Bilag til Anvisninger til indberetning af testsvar COVID-19

Transkript

1 Bilag til Anvisninger til indberetning af testsvar COVID-19 Ofte stillede spørgsmål og andre præciseringer: Indhold Tidspunkter for prøvetagning og prøvesvar... 1 Formatet for tidspunkter... 2 Prøvenummer... 2 SOR-kode... 2 OBS: Ved brug af Excel til indtastning... 3 Brug af små og store bogstaver:... 3 Brug af it-leverandør til håndtering af indberetningen... 4 Hvad betyder Screening :... 4 Hvor ofte skal vi indberette data til SSI?... 5 Hvor lang tid tager det før den testede person kan se svar på Sundhed.dk... 5 CPR og erstatningscpr (ecpr)... 5 CPR... 5 ecpr... 5 Kan man rette en forkert indberetning f.eks. ved forkert angivet resultat af testen... 6 Udlændinge / vandrende arbejdere... 6 Smittestop-app... 6 Smitteopsporing... 6 Sundhed.dk og COVID-19 visningen... 6 Hvordan er kvitteringsfilen navngivet?... 6 Tidspunkter for prøvetagning og prøvesvar Præcision: Tidspunkterne behøver ikke at være særligt præcise (men skal dog nok ikke være mere upræcise end 30 minutter). Grunden til at der er to tidspunkter er, at der ved PCR-test kan gå mange timer fra testtidspunkt til svaret foreligger.

2 Hvis I laver antigen-test / kviktest, kan I godt vælge at sætte svartidspunktet ved at lægge f.eks. 30 minutter oveni testtidspunktet. Eller omvendt, hvis det er lettere. Bruger I f.eks. et system, hvor de testede identificerer sig ved at skanne et sundhedskort ved ankomst, så kan I bruge tidsstempel herfra til registreringen (og anslå tid for prøvesvar på baggrund af jeres normale ventetid på svar). Formatet for tidspunkter Iflg. Anvisningen angives tidspunkter (prøvetagningstidspunkt og prøvesvartidspunkt) i formen ÅÅÅÅ-MM-DD TT:MM Men data indberettet i formen DD-MM-ÅÅÅÅ TT:MM vil også blive accepteret (dette tilføjet løsningen februar 2021) Excel fil), skal I huske at sætte formatet for kolonner med dato-tid til et af ovenstående formater. Prøvenummer Det er vigtigt, at prøvenummeret er unikt inden for jeres virksomhed. Hvis det ikke allerede er det, kan I vælge at sætte f.eks. en afdelingskode foran prøvenummeret, så det bliver unikt. Prøvenumre kan være sammensat af bogstaver, cifre og f.eks. bindestreger. Excel fil), så se også: OBS: ved brug af Excel til indtastning. SOR-kode For lovligt at kunne foretage COVID-19 test skal man oprettes i Behandlingsstedsregisteret. Ved oprettelse i Behandlingsstedsregisteret får man tildelt en SOR-kode. Vi bruger SOR-koden i forbindelse med oprettelse af brugere til indberetningsløsningen. Da vi kun opretter en bruger pr. virksomhed, skal der i denne sammenhæng bruges enten en overordnet SOR-kode (for hele virksomheden) eller SOR-koden til en af afdelingerne (helst den der i praksis varetager opgaven med at indberette data for hele virksomheden). Virksomheder med kun én SOR-kode skal selvfølgelig bruge dette. I selve indberetningen af data om den enkelte test, anvendes SOR-koden til den afdeling, der har gennemført testen (foretaget podningen). Excel fil), så se også afsnittet: OBS: ved brug af Excel til indtastning. 2

3 OBS: Ved brug af Excel til indtastning Excel fil), skal I huske at sætte formatet for kolonnerne med CPR-nummer, prøvenummer og SOR-kode til formatet Tekst - I Excel udfordres man af, at Excel automatisk antager, at der skal anvendes talformat, så snart man begynder at skrive cifre i kolonnen. Derfor vil et langt SOR-nummer, som f.eks , blive skrevet som: 1,01484E Bruger man Excel til indtastning af sine data (eller som mellemstation) bør man derfor starte med at sætte formaterne på de kolonner, som indeholder SOR-kode, CPRnummer m.m. til tekstformat - Det her kan drille så vi anbefaler at man indtaster 4-5 data om 4-5 personer, man har testet og dernæst danner en csv-fil. Kontrollerer omhyggeligt, at alle data vises korrekt i csv-filen især SOR-kode kan drille (og f.eks. smide sidste ciffer væk). - Tjek også om din csv-fil ligner den, der er indsat som eksempel i vejledningen. Brug af små og store bogstaver: I brugernavn til SFTP-serveren og i filnavne skal der altid anvendes store bogstaver (versaler). I selve indberetningen (csv-filen) skal der anvendes store bogstaver (versaler), hvis vi i formatkolonnen (afsnittet Dataspecifikation ) har anvendt store bogstaver. I alle andre tilfælde er det valgfrit. Se i øvrigt Anvisninger til indberetning af testsvar COVID-19 3

4 Brug af it-leverandør til håndtering af indberetningen Hvis I vælger at benytte en it-leverandør til at stå for indberetningen af data: SSI opretter en SFTP-bruger pr. privat testudbyder (som beskrevet i Anvisninger ) En private testudbyder, kan vælge at overdrage login-oplysninger til en it-leverandør, så disse kan håndtere kommunikationen til SFTP-serveren. Det vil således være op til den private testudbyder og deres it-leverandør at få aftaler om (listen er ikke nødvendigvis udtømmende): Overdragelse af data (ansvaret ligger hos den enkelte testudbyder indtil det er lagt på SFTP-serveren) Håndtering af kvitteringsfil, håndtering af fejlbeskeder og håndtering af indberetning af rettede prøvesvar Overdragelse af oplysninger om login til SFTP-server Koordination af korrespondance med os i forhold til support af SSI-løsningen For at kunne håndtere en sådan ordning i SSI s daglige arbejde med løsningen, support m.m. vil SSI bede om, at private testudbydere, der benytter en it-leverandør på denne måde giver besked herom på mail til miba@ssi.dk. Der skal afleveres navn og kontaktoplysninger til itleverandøren. Det kan passende ske i forbindelse med SFTP-brugeroprettelsen. Vi kan samtidig sørge for at beskeder, der udsendes til alle de private testudbydere også kommer til valgte it-leverandør (ændringer i anvisningen, generelle fejl på løsningen, driftsforstyrrelser m.m.) og måske dermed sikre en hurtigere / smidigere reaktion. Hvad betyder Screening : De data I indberetter bliver valideret og bearbejdet og lagt ind i MiBa, hvor SSI i forvejen har data for alle test udført i offentligt regi (f.eks. TestCenter Danmark). Så det er vigtigt, at vi ikke ændrer betydningen af de data vi registrerer. Feltet Screening hænger i MiBa sammen med andre felter, der handler om, hvorvidt der har været indikation for test (f.eks. angivelse af Symptomer som lægen er blevet oplyst om og er årsag til at personen bliver sendt til test). Anvend feltet Screening, hvis I har en opgave med at teste en større klart defineret gruppe alle lærere på en skole, alle ansatte på en bestemt virksomhed eller lignende. Hvis I kører et mobilt testanlæg et sted hen, hvor alle kan gå hen og blive testet, hvis de har lyst er det ikke en screening. 4

5 Hvor ofte skal vi indberette data til SSI? Du skal mindst indberette én gang i døgnet, således at du inden kl. 8 har indberettet alle data om alle de test du har udført (og fået svar på) i det foregående døgn mellem 00:00 og 23:59. MEN, der er mange fordele ved at indberette oftere, for dets før du indberetter til SSI dets før kan de testede personer se deres data på sundhed.dk og advare dem, de har været tæt på v.hj.a. smittestop-appen. Og smitteopsporingen kan komme i gang med at bryde smittekæden. Med kviktest / antigen test vil der være en stor forventning til at man umiddelbart efter, at man har sit testsvar også kan se det på sundhed.dk og evt. bruge det som dokumentation for test. Hvor lang tid tager det før den testede person kan se svar på Sundhed.dk Fra testudbyderen har afleveret data om testen på SFTP-serveren går der 5-7 minutter, før de testede personer kan se deres testsvar i Sundhed.dk CPR og erstatningscpr (ecpr) CPR Der skal indberettes CPR-nummer for alle de personer, der faktisk har et CPR-nummer. Et korrekt CPR-nummer er f.eks. en forudsætning for at vi kan give den testede person adgang til selv at se egne testoplysninger. Men det er også en forudsætning for at vi kan anvende data i forhold til smitteovervågningen. ecpr Hvis en person ikke har et CPR-nummer kan I registrere testdata ved at tildele personen et ecpr. Brug det kun hvis det er nødvendigt og overhold nedenstående, når I konstruerer ecpr. Fx er det vigtigt at I anvender personens korrekte fødselsdato i konstruktionen samt at I følger et af de to regelsæt for ecpr, der er beskrevet herunder. Når der anvendes ecpr kan personen ikke selv se oplysninger om testen, benytte smittestop-app eller få udskrevet evt. coronapas m.m. Oplysninger om smittede personer vil dog altid blive sendt til smitteopsporingsenheden. Regler for konstruktion af erstatnings CPR kan findes på Derudover modtager vi også ecpr, i det format som anvendes i nogle Regioner (fødselsdatoen og 4 tegn, hvor tegn 8 og 9 er erstattet med initialer eks AN8). 5

6 Kan man rette en forkert indberetning f.eks. ved forkert angivet resultat af testen Hvis I, efter at I har indberettet data til SSI opdager, at der er fejl i et eller flere af de indberettede testsvar, f.eks. hvis resultat af testen er angivet forkert, så kan I følge proceduren for rettelse af fejl, som den er beskrevet i Anvisninger for indberetning af testsvar COVID-19 : De rettede testvar samles i en ny separat csv-fil og indsendes med nyt filnavn. Hvis I følger denne procedure, så vil de nye data i indberetter overskrive den tidligere indberetning i MiBa. Telefonnummer: Et telefonnummer til den testede person er afgørende for hurtig og effektiv smitteopsporing. Hvis den testede person ikke har et telefonnummer opfordrer vi til, at I spørger om der kan oplyses kontaktinformation på en kontaktperson, som smitteopsporingen kan bruge til at få fat i personen. Feltet er ikke obligatorisk da der er folk uden telefon eller som ikke ønsker at oplyse det. Udlændinge / vandrende arbejdere Med udlændinge / vandrende arbejdere tænkes der bl.a. på turister, erhvervsrejsende og udenlandsk arbejdskraft, der ikke er blevet tildelt et dansk cpr-nummer. Det kan f.eks. være italienske arbejdere ansat i et italiensk firma, som har kontrakt på anlægs- eller byggearbejde i Danmark. Da vi ikke har en afklaring på entydig identifikation til disse personer, er udgangspunktet, at data fra test af denne persongruppe må, men ikke skal, indberettes til SSI. Indtil videre kan I bruge ecpr (se afsnit om dette) og husk at få kontaktoplysninger (telefon) aht. smitteopsporing. Smittestop-app MiBa sender data en gang i timen til smittestop-app en. Det betyder, at max en time efter at data om en test er indberettet vil en smittet person, som bruger smittestop-app en kunne registrere sig som smittet og via appen orientere personer, pågældende har været tæt på. Smitteopsporing MiBa sender i faste intervaller data om alle personer, der er meldt testet positiv til Smitteopsporingsenheden hos Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS). Der går typisk 2-3 timer fra data er indberettet til SSI til smitteopsporingen har dem. Sundhed.dk og COVID-19 visningen 5-10 minutter efter at indberetningsfilen er afleveret på SFTP-serveren vil data om alle de indberettede test være tilgængelige for laboratorieportalen og for sundhed.dk / covid-19 visningen. Hvordan er kvitteringsfilen navngivet? Kvitteringsfilen har næsten samme navn, som den indberetningsfil den passer sammen med. Der er blot tilføjet: _out før filtypeangivelsen (.csv). 6

7 Eksempel: SSISOS_9002_ _048_out.csv er kvittering for SSISOS_9002_ _048.csv 7