1. Indledning. 2. Hensyn. Notat vedr. politisk struktur. Bilag til Økonomiudvalgets møde den 23. august

Transkript

1 Bilag til Økonomiudvalgets møde den 23. august Kommunaldir. område Rådhuset Ramsherred Svendborg Tlf Notat vedr. politisk struktur svendborg@svendborg.dk 1. Indledning I forbindelse med budgetforliget for 2011 blev det besluttet, at undersøge den samlede politiske organisation med henblik på at opnå en udgiftsreduktion. En eventuel ny politisk organisation skal kunne træde i kraft med virkning fra næste byrådsperiode. Når den politiske organisation skal drøftes kan det være hensigtmæssigt ikke kun at drøfte antal byrødder isoleret, men også se på de politiske rammer, arbejdsformer m.v. 16. august 2011 Sagsid: 11/4004 Afdeling: Direktionssekretariat Ref. OKRSBM Økonomiudvalget besluttede på mødet den 22. marts følgende proces: At afholde et temamøde med input fra en ekstern oplægsholder, efterfølgende interviews alle politikere med henblik på, at undersøge medlemmernes syn på de politiske roller og vilkår. Evt. studiebesøg hos en relevant kommune/region eller lign., såfremt det blev vurderet udbytterigt. Inddragelse af borgere og politiske samarbejdspartner (f.eks. brugerbestyrelser, folkeoplysningsudvalg m.fl.) for dermed at få de lokale synspunkter i forhold til temaet ind over. I nedenstående er politiske hensyn og roller beskrevet samt hvordan disse kan understøttes. 2. Hensyn Ifølge litteraturen 1 sætter styreformen rammerne for samspillet mellem borgere, politikere og embedsmænd. I forhold til styreformen kan der tages udgangspunkt i 3 forskellige hensyn: Det demokratiske hensyn, hensynet til politisk lederskab og hensyn til professionalisme. Alle hensynene bør varetages optimalt, men enhver styreform vil understøtte nogle hensyn på bekostning af andre. Derfor vil valget af styreform altid indebære et kompromis mellem de forskellige hensyn. I nedenstående model skelnes der mellem de 3 forskellige hensyn: Hensyn Dimension Konkret betydning 1 Niels Dyhrberg, Simon Krogh og Niels Opstrup, kap. 3 Styreformer en teoretisk introduktion.

2 Det demokratiske hensyn Hensyn til politisk lederskab Hensyn til professionalisme Lægmandsinddragelse Politisk ansvarligholdelse Politisk rekruttering Overordnet politisk kurs Politisk koordination Politisk stabilitet Professionel kompetenceinddragelse Professionelle standarder Kilde: Niels Dyhrberg, Simon Krogh og Niels Opstrup, kap. 3 Styreformer en teoretisk introduktion. Det demokratiske hensyn: I forhold til det demokratiske hensyn er det et spørgsmål om graden af befolkningens mulighed for at øve indflydelse på, blive involveret i og kontrollere de politiske og administrative processer. Dimensionen lægmandsinddragelse beskriver, hvordan borgernes synspunkter inddrages i de politiske beslutninger, og hvordan administrationens arbejde kontrolleres. Lægmandsinddragelsen vil blive intensiveret jo flere politikere, der skal vælges. Men omvendt vil meget store I hvor høj grad involveres de folkevalgte i det konkrete politiske arbejde? I hvor høj grad fungerer de folkevalgte som borgernes ombudsmand overfor administrationen? Hvor entydigt er ansvaret placeret? Hvor gennemskuelig er beslutningsprocessen? Hvor gode muligheder har borgerne for at sanktionere politikerne? I hvor høj grad afspejler den folkevalgte forsamlings personsammensætning befolkningens? I hvor høj grad afspejler den politiske ledelses personsammensætning befolkningens? I hvor høj grad formuleres overordnede politiske visioner? I hvor høj grad igangsættes politiske initiativer med henblik på at realisere bestemte politiske visioner? I hvor høj grad afstemmes prioriteringen af de politiske opgaver på tværs af det politiske system? I hvor høj grad sikres der sammenhæng i og på tværs af de politiske beslutningers økonomi og indhold? I hvor høj grad er der på politisk niveau en vedvarende opbakning til de politiske projekter? I hvor høj grad er der på længere sigt kontinuitet i den overordnede politiske linje? I hvor høj grad inddrages aktører med særlig faglig ekspertise i det politiske arbejde? I hvor høj grad er de politiske aktører i stand til at agere på baggrund af faglig ekspertise? I hvor høj grad bestræber politikerne sig efter professionelle standarder frem for politiske hensyn? I hvor høj grad bestræber embedsmændene sig efter professionelle standarder frem for politiske hensyn? Side 2 af 7

3 folkevalgte forsamlinger, gøre det sværere at inddrage den enkelte politiker intenst i de daglige beslutninger. I forhold til et repræsentativt demokrati skal dimensionen politisk ansvarligholdelse ses som borgernes mulighed for at placere et politisk ansvar. Det vil sige borgeren skal kunne gennemskue, hvem der har ansvaret for en politisk beslutning og have mulighed for at overvåge og kontrollere politikernes forvaltning af deres mandat samt have mulighed for at sanktionere de politikere, som ikke imødekommer borgernes præferencer eller lever op til deres løfter. Et repræsentativt demokratis legitimitet afhænger delvist af, at borgernes politiske interesser og præferencer er repræsenteret i den folkevalgte forsamling. Den politiske rekruttering til den folkevalgte forsamling og politiske ledelse har dermed indflydelse på, i hvor høj grad borgernes interesser er repræsenteret i et politisk system. Hensynet til politisk lederskab: Politisk lederskab kan siges at være en aktivitet, der udøves med det formål at realisere politiske projekter. At udstikke en overordnet kurs for det politiske arbejde er at formulere og sælge en politisk vision for organisationens politiske arbejde. Dimensionen politisk koordination beskriver, hvordan den politiske indsats koordineres, så der træffes sammenhængende og bæredygtige politiske beslutninger. Det vil sige at prioritering af de politiske opgaver afstemmes på tværs af det politiske system, så der sikres sammenhæng mellem indtægter og udgifter i kommunens økonomi samt mellem de politiske beslutningers indhold. Når der ses på dimensionen politisk stabilitet tænkes der på, hvor vedvarende opbakningen til de politiske projekter er og hvordan kontinuiteten er? Stabilitet i den politiske linje er medvirkende til at skabe troværdighed og forudsigelighed i forhold til omgivelserne. Hensynet til professionalisme: Hensynet til professionalisme refererer til inddragelsen af ekspertise i det politiske arbejde. I forhold til dimensionen professionel kompetenceinddragelse tænkes der på, inddragelse af aktører med særlig ekspertise. Aktør her kan f.eks. være administrationen der inddrages i den politiske beslutningsproces som et rådgivende organ, der kan bidrage med analyser af beslutningsalternativer, strategiske overvejelser og anbefalinger baseret på faglig ekspertise. Politikerne kan også besidder professionel kompetence qua deres uddannelse/arbejde og den kan udvikles gennem flere års politisk arbejde inden for samme fagområde. Ifølge litteraturen er det at agere professionelt således kendetegnet ved at baserer sine handlinger på saglige frem for politiske hensyn og derved at tilstræbe visse professionelle standarder. Professionelle Side 3 af 7

4 standarder refererer til idealet om at agere effektivt, objektivt, upartisk og fair i det politiske og administrative arbejde. 3. Roller Litteraturen 2 beskriver flere forskellige politikerroller i det kommunalpolitiske arbejde: Ombudsmandsrollen, bestyrelsesmedlems rollen, kommunikatorrollen m.fl. Ombudsmandsrollen defines som en person, der har til opgave at overvåge at gældende love og regler overholdes. Bestyrelsesmedlemmet fokuser på effektiv og strategisk ledelse. Kommunikatoren kan beskrives, som den der skaber og formidler forståelse for, hvorfor politikken er udformet som den er, hvorfor de populære/upopulære beslutninger træffes og hvad det er politikerne vil med den offentlige sektor og dens institutioner. Når disse roller er interessante er det fordi de kan supplere hinanden i det daglige. Samtidig skal man dog være bevist om at rollerne også kan komme i konflikt med hinanden. Spørgsmålet er hvordan kan man udnytte det bedste i dem? 4. Hvordan påvirkes hensyn og roller? Tages der udgangspunkt i de teoretiske vinkler i afsnit 2 og 3 er der nedenstående bud på, hvordan de forskellige hensyn/dimensioner og roller påvirkes afhængig af antallet af medlemmer i byrådet og antallet af udvalg: Jo flere fagudvalg, des større vil politikernes mulighed for kontrol alt andet lige være, idet fagområderne er mindre, men det vil kunne svække bestyrelsesmedlemsrollen og dimensionen politisk koordinering, idet der vil være større behov for at afstemme og prioritere de politiske opgaver på tværs af fagudvalg. Jo flere medlemmer i byrådet, jo større er lægmandsinddragelsen og ombudsmandsrollen, idet der er flere politikere som kan involvere de folkevalgte i det politiske arbejde og flere politikere der kan overvåge at gældende lov og regler overholdes. Ved færre medlemmer i byrådet, vil der være færre til at varetage udvalgsposter, men såfremt antallet af udvalg reduceres og udvalgenes ansvarsområder øges vil dette kunne være med til at skabe større indsigt bredt i kommunen. 2 Kurt Klaudi Klausen: Kap. 3 Fra Public Administration over New PA til NPM en fortolkningsramme for reformer. Side 4 af 7

5 Ved mange udvalg reduceres dimensionen politisk ansvarligholdelse, idet det kan være svært for borgeren at finde ud af præcist, hvor beslutningerne træffes. Ved færre medlemmer i byrådet vil dimensionen politisk rekruttering svækkes, idet der er færre til at repræsentere borgernes politiske interesser og præferencer. Modsat vil bestyrelsesmedlemsrollen styrkes, idet færre medlemmer alt andet lige vil skabe større effektiv og strategisk ledelse. Jo flere medlemmer i byrådet, jo mere svækkes dimensionen overordnet politisk kurs, da det kan være sværere at formulere en overordnet kurs jo flere der er om at udarbejde denne. Modsat vil kommunikatorrollen styrkes, idet der vil være flere medlemmer som kan formidle budskaberne ud til borgerne. Ved færre udvalg vil dimensionen politisk koordination styrkes, idet der vil være færre sager der lapper ind over flere udvalg og samtidig vil der være færre udvalg, som skal samarbejde. I forhold til at sikre sammenhæng mellem indtægter og udgifter vil færre udvalg give større ansvarsområder og større økonomisk ansvar, som alt andet lige kan være en styrke, når der økonomisk skal prioriteres inden for eget fagområde. Det er ikke kun ovenstående rammer, som har betydning for den politiske organisering. Nedenstående er forskellige mere praktiske vinkler beskrevet. Teknologisk og digital platform 3 : Kan en teknologisk og digital platform skabe en bedre dialog mellem borgere og politikere? Teknologien er klar til, at hjemmesider kan bruges som et strategisk redskab. Der er mulighed for at kommunalbestyrelsen kan bruge en hjemmeside til at fortælle borgerne, hvad der optager dem lige nu, hvilke debatter der er, man kan bruge hjemmesiden til at kommenterer på de landspolitiske debatter (f.eks. lukkedage i institutionerne) m.v. Tid til politik: Prioritering af sager: Jævnfør artikel fra KL 4 er det i en tid, hvor de politiske udvalg får stadig mere at se til, behov for at få de vigtigste sager frem i lyset stort. De kan f.eks. deles op i: sager der sætter retningen for kommunens udvikling, sager som lægger rammen for kommunens økonomiske prioriteringer, sager som fastlægger velfærd og forsyning, sager som foregår i samspil med andre kommuner og sager som vedrører kommunens indretning. 3 KL-artikel: Kommunalbestyrelsens samspil med borgerne en stærkere profil som demokratisk aktør. 4 KL- artikel: Kommunalbestyrelsernes dagsordner og møder hvordan får vi tid til politik? Side 5 af 7

6 Ikke alle sager er lige afgørende og sagerne kan og skal ikke behandles ens. Skal kommunalbestyrelsen fokusere på de sager som virkelig flytter noget, er det væsentligt at kommunalbestyrelsen får redskaber til at sortere. For at kunne sortere er det vigtigt, at politikerne i kommunalbestyrelsen har en fælles forståelse af, hvilke sager, der er afgørende for det kommunalpolitiske arbejde. Det giver mulighed for at prioritere arbejdet. Samtidig giver det forvaltningen en vigtig pejling på, om en given sag skal klargøres til behandling i det politiske system eller om politikerne har en forventning om, at forvaltningen håndterer den selv. Løbende overblik: Artiklen fra KL anbefaler endvidere, at der skabes et løbende overblik over de afgørende sager, der er på vej. Det er vurderingen at politikerne derved får bedre tid til at modne den politiske debat, før sagerne skal endelig behandles i udvalget eller i kommunalbestyrelsen. Mødeformer: Det kan også overvejes om andre mødeformer skal prøves af f.eks.: Temamøder: Ved behov for mere viden og afklaring. Fælles tema- eller udvalgsmøder: Når sagerne går på tværs af fagområder. 1. og 2. behandling af almindelige sager: Ved 1. behandling vendes sagens detaljer og der er en indledende drøftelse. Ved 2. behandling bredes debatten ud, så den involverer offentligheden inden der træffes en endelig beslutning. Sagsfremstilling: Litteraturen stiller spørgsmålstegn ved om en sagsfremstilling skal være kort og præcis eller skal indeholde alle informationer. Her er der et dilemma. Dilemmaet er at det på den ene side er vigtigt, at få fokus på sagens politiske kerne og på den anden side er der ønsket om at få adgang til så mange informationer om sagen som muligt, således at beslutningen kan træffes på så oplyst et grundlag som muligt. 5. Den videre proces Interview: I forhold til den videre proces forslås det, at der foretages interview af byrådet med henblik på at skabe klarhed over, hvad der politisk tænkes om politiske roller og vilkår. Eksempelvis kunne spørgsmålene være i stil med nedenstående: Føler du, at der er for mange detaljer i de politiske sager? Hvor tæt er du på borgerne? Føler du, at der er mulighed for at komme i dialog med borgeren? Oplever du at der er plads/tid nok til politik? Hvordan føler du, at de nuværende mødeformer fungerer? m.v. Side 6 af 7

7 Interviewprocessen foreslås gennemført med ekstern bistand ultimo september/primo oktober. Andre interessenter: Inddragelse af samarbejdspartnere og borgerne tjener flere formål. Det er med til at skabe åbenhed i processen og det kunne være interessant at undersøge, hvad de tænker om de beskrevne hensyn, roller m.v. Samarbejdspartnerne kunne f.eks. være Svendborg Erhvervsråd, Turistforeningen, forskellige brugerbestyrelser, folkeoplysningsudvalg. De kunne evt. blive inddraget via en spørgeskemaundersøgelse. I forhold til borgerne generelt kunne der laves en borgerhøring (i stil med Højlunds forsamlingshus). Fyns Amts avis har tidligere positivt tilkendegivet, at de gerne ville facillitere en sådan proces. Inddragelse af andre interessenter vil kunne foregå parallelt med den politiske interviewrunde i september oktober. Fakta: Med henblik på at undersøge hvilke styreformer der arbejdes med andre steder vil der blive taget kontakt til andre kommuner. I forhold til styreformer tænkes der på forvaltnings-, enhedsmodel m.v. Opsamling: På baggrund af input fra ovenstående udarbejdes der en opsamling og beskrivelse af forskellige modeller. Modellerne skal omhandle: Antal medlemmer, udvalgsstruktur, arbejdsformer, inddragelsesformer m.v. Dette vil blive udarbejdet primo 2012 med henblik på efterfølgende politisk vurdering af modellerne samt ændring af styrelsesvedtægten. Side 7 af 7