DDElibra H Å N D B O G

Transkript

1 H Å N D B O G Axiell Danmark A/S Version GUI Copyright 2016

2 2 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse Introduktion Søgning i dokumentationen Låner Introduktion Åbning af "Låner" Funktioner Modulvinduets opbygning Liste Kolonner Formular Felter Funktionalitet i "Låner" Oprettelse af lånere i lånerregisteret Udskrivning af lånerkort-label Hent data Gem data Hent data Søgning Overførsel af låner til andre moduler Overførsel af låner fra andre moduler Sletning Opdatering Opdatering af "Bibliotekskode" (biblioteksnummer) Send Skriv besked eller SMS Gruppelister Skriv besked Oprettelse af gruppelister Sletning af gruppelister Tilføj medlemmer på gruppelisterne Beskedindikator Slet medlemmer fra gruppelisterne Send besked til gruppelistemedlemmer Sygesikringskort Oprettelse af lånere i lånerregisteret med sygesikringskort Opdatering af låneroplysninger ved aflæsning af sygesikringskort Håndtering af stjålet sygesikringskort Låneroplysninger via Serviceplatformen Serviceplatformen, online opslag fra GUI-klienten Indmeldelse af børn via Serviceplatformen Lånerkategori i forbindelse med opslag via serviceplatformen Lånertransaktioner Introduktion Identifikationslinien Identifikationsliniens opbygning... 25

3 Kviklåner Funktionalitet i "Kviklåner" Funktionalitet i "Identifikationslinien" UDLÅN, AFLEVERING, FORNYELSE OG LÅNERSTATUS Ekspeditionsmodulet Antal vises i statuslinjen yderst til højre Ekspedition, visning af opfyldte reserveringer og fjernlån Introduktion Åbning af "" Medbring låner til "Låner" Menupunktet - Upload Funktioner Modulvinduets opbygning "Identifikationslinien" Felter Kolonner Funktionalitet i "" Låner blankes i sbilledet ved skift fra te i Ekspedition Kvikregistrering Kvittering Blokering Afleveringsfrist Ændring af afleveringsfrist Note på udlån af hjemkomne fjernlån af fjernlånt materiale til forkert låner af opfyldte reserveringer eller bestillinger af reserveret materiale af booket materiale Fornyelse af udlån i booking Begrænsning på antal udlånte materialer til "Biblioteket kommer" lånere til biblioteker Forny alle Aflevering Introduktion Åbning af "Aflevering" Menupunktet - Upload Funktioner Modulvinduets opbygning Felter Kolonner Funktionalitet i "Aflevering" Aflevering Kvittering Opfyld ikke reservering Kontrol af afleveringssted Materialer der er reserveret/bestilt Materialer der er reserveret til andre biblioteker Materialer med overskredet afleveringsfrist Betalingsoversigt Funktionalitet i "Betalingsoversigt" Afleveringer og fornyelser af materialer med samme afleveringsfrist Aflevering af materialer med regning Aflevering af materiale lånt fra andre biblioteker Aflevering af materialer sat i bero... 47

4 Forny alle Fornyelse Introduktion Åbning af "Fornyelse" Funktioner Modulvinduets opbygning Felter Kolonner Funktionalitet i "Fornyelse" Fornyelse Forny alle Kvittering Afleveringsfrist Fornyelsesbegrænsning Fornyelse af reserveret materiale Materialer med overskredet afleveringsfrist Fornyelse af materialer med regning Fornyelse af fjernlånt materiale Svar ved fornyelse på SMS Lånerstatus - te Introduktion Åbning af "Lånerstatus te Funktioner Kolonner Bestillinger reserveringer og fjernlån Kolonner i Reserveringer Kolonner i Fjernlån Mellemværende Kolonner Funktionalitet i "Lånerstatus - te" Forny via fanen te Forny alle Forny udvalgte via fanen te Forny alle og Forny udvalgte kan få ændret afleveringsdatoen direkte i Lånerstatus/te Lånerstatus som Bero Gebyr for materialer i bero Betaling af mellemværender Ny bøderegel Kassefunktion Funktioner Funktionalitet i kassefunktion Betaling Kvittering Fremsøgning af erstattet materiale Tilbageførsel Tilbagelevering Tilbagebetaling Håndtering af salgsartikler Oprettelse af speciallånere Oprettelse af regninger på salgsartikler... 69

5 Salg af salgsartikler Reservering Introduktion Åbning af "Reservering" Funktioner Modulvinduets opbygning Faner Overførte poster Låners reserveringer Reserveringer på idnr Fremsøgte reserveringer Reserveringsstatus "Identifikationslinien" Felter til identificering af post ved hjælp af idnr. eller materialenummer Træstruktur Formular Overførsel af poster fra søgning Funktionalitet i "Reservering" Reservering på idnr Reservering på materialenummer Reservering find materiale ved hjælp af chiplæser Kontrolreservering Kædereservering Fordeling af reserveringer på alle udgaver Seriereservering Reservering på tidsskrift Reservering af ikke reserverbart materiale - Plus Reservering til BK lånere Fremsøgning af reserveringer Reservering - Søgning på løbenr. / afhentningsnr Flyt reservering Slet reservering Meddelelse om forgæves reservering Besked (sms) om forgæves reservering ved sletning Sletning af opfyldte reserveringer Opdater reservering Forlængelse af afhentningsfrist og selvafhentning Fratagne reserveringer og fraværsperiode Påmindelse til reserveringer til afhentning Reservering mulighed for at prioritere opfyldelse Reservering, rækkefølge i nedtagning af bestillinger Aktivering af inaktive reserveringer Visning af reserveringstræ Materialestatus Introduktion Åbning af "Materialestatus" Funktioner Modulvinduets opbygning Felter "Udvidede oplysninger" i formularen Faner Bibliografiske oplysninger... 90

6 Materialer Overførsel af poster fra søgning Funktionalitet i "Materialestatus" Overførte poster Afgrænsning på beholdningsniveau Fremsøgning af materialer Søgning på materialenummer fra chip Inaktive reserveringer vises ikke i Materialestatus Overførsel af data til andre moduler Låner og Lånerstatus/te Materialehistorik Kolonner Felter Materialehistorik : Låner gemmes til materialet afleveres Online statistik Funktionalitet i online statistik Udskrivning af online statistik Regning Introduktion Åbning af "Regning" Overførsel af data til andre moduler Funktioner Modulvinduets opbygning Faner Overførte udlån Låners regninger Historik Fremsøgte regninger Formular Sortering af lister Funktionalitet i "Regning" Oprettelse af regninger Automatisk Manuelt Fremsøgning af regninger Visning af sluttede regninger Regning - find materiale ved hjælp af chiplæser Sletning af regning Opdatering af regning Automatiske statusskift Udskrivning Formater Udskrivning af låners regninger uanset status : Regningsbilledet markering af fjernlån Regning: Søgning i note Tilføjelse af DIBS transaktionsnummer Faktisk pris på regning i forbindelse med Att st e-boks Løsningen Ændringer i skærmbilleder Hjemkaldelser via e-boks Diverse andre nyheder i fra seneste versioner Fjernelse af resnr. ved udlån fra automater af kontrolreserverede materialer UNI*Login fra automater

7 Lånerautentificering, aktivdato Blokering og dato Filialafhængigt stop for hjemkaldelser Fraværsperiode på et afhentningssted Selvbetjening, tjek af lånernr Reservering må ikke kunne opfyldes ved aflevering Abonnement på påmindelser og advisering af låner ved udløb Debitor tilbagebetal kan slås fra Autoudlån og deaktivering af tyverialarm Reserveringer, interess og sms Interess , godkendelse af sletning

8 8 2 Introduktion ssystemet er en delmængde af DDElibra. ssystemet omfatter følgende moduler: "Låner", Ekspedition (hvor modulerne, Aflevering, Fornyelse og Lånerstatus nu er samlet i ét modul), "Reservering", "Materialestatus" og "Regning". Dokumentationen forudsætter kendskab til " Topvindue & Generelt. Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af mus. I dokumentationen er aktiveringen udelukkende beskrevet ved brug af tastatur. 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen som pdf eller html med (Ctrl+F). Rettelser siden sidste version er markeret med blåt. 4 Låner 4.1 Introduktion "Låner" indeholder funktioner til oprettelse, vedligeholdelse, sletning og søgning af lånere. Det er en forudsætning for udlån og reservering, at låneren er oprettet og således findes i lånerregisteret. 4.2 Åbning af "Låner" "Låner" åbnes med (Ctrl+D).

9 9 4.3 Funktioner I "Låner" kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Opret F7 Opretter ny låner. Slet Shift+F7 Sletter låner. Find F8 Åbner søgedialogen til at finde allerede oprettede lånere. Opdater Shift+F8 Opdaterer/gemmer låneroplysninger. Send F9 Åbner mailprogram med de markerede låneres -adresser i bcc feltet. Send besked Alt+F9 Åbner besked-dialog til at sende beskeder som eller SMS til én eller flere lånere Tjenester Shift+F9 Viser hvilke "Tjenester" en fremsøgt låner er tilmeldt. Mulige tjenester er p.t. levering af påmindelser som og / eller som sms. NB: Kræver implementering af påmindelser. Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu til at kopiere feltets oplysninger samt til at åbne Gem og Hent data. Send ny pinkode Shift+F11* Kan sende en ny pinkode til låner på og/eller SMS. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker lånerbilledet og sætter markør tilbage i standard-feltet Kortnr.. Hent data Ctrl+F12 Henter datasæt nr.1 gemt med "Gem data". Udskriv Ctrl+P Viser dialog med udskrivningsmuligheder. Skift Alt+F12 Skifter til Gruppeadministration til oprettelse af Gruppelister.

10 Modulvinduets opbygning Modulvinduet indeholder øverst en "liste" over fremsøgte lånere. Under listen findes en "formular" til registrering af låneroplysninger Liste Listen indeholder fremsøgte lånere. Når listen er aktiv, kan der blades imellem lånerne med Pil-ned/Pil-op. Når en låner er markeret, vil formularen vise samtlige registrerede oplysninger for den markerede låner Kolonner Følgende kolonner findes i listen: Kolonnebetegnelse: Navn Gade Postnr. og by Lånernr. Kortnr. Telefon Indhold: Lånerens navn. Gade. Postnummer og by. Lånerens lånernummer. Lånerens kortnummer. Lånerens telefonnummer. Kolonne der ved symbol angiver, om der til låneren er registreret en adresse, og eller om låneren har været spurgt. låneren er registreret med adresse, låneren er ikke registreret med e- mail adresse, låneren har været spurgt, men ønsker ikke at få registreret en adresse. SMS Kolonne, der ved symbol angiver, om låner er registreret med mobilnummer og dermed ønsker at modtage SMS beskeder: låneren er registreret med sms nummer, låneren er spurgt, og ikke ønsker sms nummer registreret (angives med et "-" i lånerregisteret) og at låneren er registreret uden sms nummer BK Kolonnen indeholder følgende symbol, når låneren er oprettet i BK modulet, og der "køres" til låneren. Kolonnen indeholder følgende symbol, når låneren er oprettet i BK modulet, men vedkommende figurerer ikke på kørelisten er p.t. Inaktiv. sendt SMS sendt Der er sendt en besked pr. via Skriv besked Der er sendt en sms via Skriv besked.

11 Formular Felter Feltbetegnelse: Kortnr. Lånernr. Navn PIN-kode Fødselsdato Sprog Fax Indhold: Kortnummeret er en entydig identifikation af låneren. Kortnummeret vil normalt være en stregkode eller en magnetkortkode placeret på et lånerkort/sygesikringskort, som låneren opbevarer. En låners kortnummer og lånernummer kan godt være det samme, som f.eks. CPRnummer. Lånernummeret er lånerregistrets nøglefelt. Lånernummeret anvendes internt i de administrative registre, dvs. udlånsregister, reserveringsregister og mellemværenderegister. For at kunne oprette en ny låner, skal der derfor være indlæst eller indtastet et unikt lånernummer i lånerformularen (svarende til idnr. i en bibliografisk post). Lånernummer vil altid være CPR-nummeret for almindelige lånere. Lånerens navn. Navnet anvendes bl.a. på hjemkaldelser og reserveringsmeddelelser til låneren. Indeholder en evt. PIN-kode for den aktuelle låner. Formatet på PINkoden (dvs. om den skal bestå af cifre og/eller bogstaver) er på forhånd sat op i systemet. PIN-koden anvendes i forbindelse med udlån og reservering m.v. I DDElibra s publikumsweb er PIN-kode obligatorisk, idet der kræves indtastning af såvel kortnummer som PINkode. PIN-kode anvendes desuden ved selvbetjening. PIN-koden fremstår i lånerformularen med en "*" for hvert ciffer/bogstav der skrives, dvs. at det ikke er muligt at se den indtastede PIN-kode, hverken når man ændrer koden, eller når låneren søges frem. (I DDElibra Web Professionel, der anvendes af nogle skole- og uddannelsesbiblioteker, kan PIN-kode udelades). Det er blevet muligt at autogenerere ny pinkode til en låner. Låneren søges frem og der vælges "Send ny pinkode" fra menuen Funktioner eller ved at trykke (Shift+F11). Hvis låner er oprettet med både og SMS sendes den nye pinkode til begge dele. Fødselsdato. Skal indtastes i følgende format: YYYYMMDD. Her angives evt. sprogkode for låneren. En dropdown boks indeholder mulige koder. En systemmæssig anvendelse af feltet er p.t. ikke implementeret. Her angives evt. faxnummer.

12 12 / SMS UNI*Login Forældre lånernr. Vis alternativ adresse / Vis adresse Gade, Postnr. og by, c/o Navn, Lokaladresse, Tlf. og Land Lånerkategori Kommunenr. Her angives en evt. adresse og SMS nr. (mobilnr.). Der kan godt angives mere end en adresse eller mere end et SMS nr. De enkelte adresser / nr. skal adskilles af "," (komma) uden mellemrum. Anvendelse af SMS forudsætter, at biblioteket har indgået aftale med en udbyder. I de moduler, der har en identifikationslinie, vil man kunne se følgende ikoner, der angiver om låneren er registreret med / sms eller uden / sms. Hvis man i felterne sætter en "-" (bindestreg), vil følgende ikoner blive vist. Systemet advarer, hvis der er anvendt "ulovlige" tegn i feltet eller har Felt til angivelse af UNI*Login Til brug for børnelånere er der tilføjet et felt Forældre lånernr. Der kan laves et opslag i Kviklåner ved at trykke på Forstørrelsesglasset i højre side af feltet. Når kortnummeret er fundet eller scannet/tastet, ses lånerens/forælderens navn i feltet til højre. Ved at trykke (Alt+S) "Vis alternativ adresse" fremkommer felter til indtastning af alternativ adresse f.eks. sommerhusadresse eller efterskoleophold. Her indtastes den periode, hvor den alternative adresse skal være gældende. Man kan enten sætte en Fra og Til-dato eller evt. kun en Fra dato. Når perioden udløber, vil den alternative adresse automatisk blive inaktiv. Hvis der er en aktiv alternativ adresse, vil den faste adresse blive vist i listen, mens den aktive adresse vil blive vist i formularen. Alle brev-meddelelser som f.eks. regninger vil blive sendt til den aktive adresse. Man kommer tilbage til "Adresse" ved at trykke (Alt+S) "Vis adresse". Ovenstående felter kan anvendes frit, dvs. at der ikke er systemmæssige afhængigheder tilknyttet. Det bør dog tilstræbes, at de anvendes i henhold til deres ledetekst, da bl.a. hjemkaldelser, reserveringsmeddelelser og regninger vil indeholde oplysninger hentet fra disse felter. "Postnr. og by" indeholder en dropdown boks med mulige danske værdier. Indtast enten postnummer eller by og tryk Retur. Alternativt kan dropdown boksen åbnes og den relevante værdi vælges. Der kan også manuelt indtastes f.eks. udenlandske postnumre. Den lånerkategori, som låneren er tilknyttet. En dropdown boks oplyser mulige værdier. Lånerkategorierne defineres i trimmetabellen. Lånerkategorierne styrer den enkelte låners rettigheder, bl.a. udlånsperioder og gebyrsatser ved for sen aflevering. "Kommunenr." indeholder en dropdown boks med mulige danske værdier. Det er muligt at indskrive enten kommunenummer eller

13 13 kommunenavn, når feltet "Kommunenr." skal udfyldes. NB: Det der "søges" på, SKAL stå til venstre i dropdown boksen. Indholdet i dropdown boksen kan "vendes" med (Alt+Pil-højre) eller (Alt+Pilvenstre). Den aktuelle indstilling vil kunne gemmes i opsætningen. Tilhørsfilial Klasse Fraværende periode Særlig låneperiode Note Intern note Blokeringskode Vores lånernr. Angiver tilhørsforhold for den enkelte låner. Der kan bruges de samme koder for filial, som de, der anvendes i beholdningsregistret. En dropdown boks oplyser mulige værdier. Systemet kan sættes op til, at ændring af tilhørsfilial (i publikums web eller GUI) medfører opdatering af afhentningssted for ikke opfyldte reserveringer og bestillinger, samt fjernlån, der ikke er klar til afhentning / selvafhentning. Det er trimbart, hvilke filialer, der skal kunne vælges i dette felt. Anvendes i forbindelse med skolebiblioteker. En dropdown boks oplyser mulige værdier. Her kan angives et datointerval, hvor reserveringer til låneren ikke vil blive opfyldt. Låneren vil beholde sin plads i reserveringskøen. Feltet kan opdateres af låneren selv fra publikumswebben. Der kan defineres en speciel udlånsperiode (antal dage) for en låner. Et blankt felt eller et 0 i feltet vil medføre, at der anvendes standard udlånsperiode, for den relevante lånerkategori. Notefeltet kan anvendes frit. Indholdet kan ses i alle udlånsmoduler ved aktivering af feltet "OBS", når låneren er identificeret i "Identifikationslinien". Kan anvendes frit ligesom notefeltet. Evt. tekst i dette felt vil ikke medføre advisering i andre moduler, men kun blive vist i lånerregistret. En låner kan, hvis det ønskes, blokeres manuelt. Blokeringskoden er en et-tegns kode med tilhørende tekst. En blokering medfører, at den aktuelle låner ikke kan låne, forny eller reservere materialer. Blokeringen kan midlertidigt ophæves ved en godkendelse i udlåns-, forny- eller reserveringssituationen. En dropdown boks indeholder mulige koder. Hvis en låner er blokeret, vil det blive adviseret i alle udlånsskærmbilleder. Anvendes, hvis låneren er et andet bibliotek, til angivelse af eget lånernummer i dette bibliotek (benyttes i forbindelse med fjernlån).

14 14 Bibliotekskode EAN-nr. CVR-nr. Fornyperiode Oprettet Gruppeliste Beskedindikator Rettet Sidst aktiv Gyldig fra Anvendes ligesom "Vores lånernr." i forbindelse med samarbejde med andre biblioteker. Nummeret, som inddateres her, kan hentes via en dropdown boks, når man arbejder i fjernlånsmodulet (se dok. til fjernlån). Felt til angivelse af EAN-nr. (lokationsnummer). Felt til CVR.nr., der bruges i forbindelse med afsendelse af regninger til virksomheder. Anvendes til at registrere, hvor mange dage før et fjernlåns afleveringsfrist, det er muligt at forny materialer lånt på det aktuelle bibliotek. Hvis der angives en negativ periode f.eks. -1, er det ikke muligt at forny fjernlån på dette bibliotek. Kan sættes som en generel trimmeværdi for alle biblioteker - eller forskellige perioder for de enkelte. Ligesom fjernlånsmodulet også har feltet Fornyperiode, hvor man kan definere en periode for det enkelte fjernlån. Indeholder datoen for oprettelse af låneren i lånerregisteret (indsættes automatisk). På Gruppelisten vælges, hvilke gruppelister låneren evt. skal være medlem af. Markeres med flueben. Gruppelister oprettes i Gruppeadministration via funktionsknappen Skift Alt+F12. I dropdown-feltet Beskedindikator kan det vælges, hvilken type besked låneren skal modtage. Det er forudsat, at adresseog/eller sms-felterne er udfyldt i lånerbilledet for at kunne sende besked til låneren. Hvis låneren ikke ønsker at modtage besked, vælges Beskeder frabedes. Indeholder seneste dato for ændring af inddaterede data for en låner (opdateres automatisk). Her indsættes automatisk den seneste dato, hvor låneren har været registreret som aktiv i udlånssystemet. Enten ved udlån, aflevering, fornyelse eller reservering. Feltet har kun betydning, hvis der anvendes sygesikringskort aflæst med magnetkortlæser, idet feltet i givet fald automatisk vil blive udfyldt med sygesikringskortets udstedelsesdato, når sygesikringskortet aflæses i et af udlånsmodulerne. Hvis et kort bortkommer, kan kortet blokeres via dette felt ved at opdatere feltet med en dato før dags dato.

15 Funktionalitet i "Låner" Oprettelse af lånere i lånerregisteret Relevante oplysninger indtastes i lånerformularen. Herefter trykkes (F7) "Opret". Hvis obligatoriske felter ikke er indtastet, eller hvis der er syntaks fejl i nogle af felterne, vil låneren ikke blive oprettet, men statuslinien vil indeholde en fejlmeddelelse. Når fejlen er rettet, trykkes atter (F7) "Opret". I statuslinien vil der stå "Låner er oprettet" Udskrivning af lånerkort-label Lånerkort-label kan herefter udskrives med (Crtl+P) "Udskriv". En dialog giver mulighed for at vælge "Antal eksemplarer". Hvis der ønskes en label med både navn og adresse, markeres i feltet "Adresse" med (Alt+D). Hvis der ønskes en label (uden navn og adresse) markeres i feltet "Lånerkort" med (Alt+L). Herefter trykkes (Alt+U) "Udskriv". Det er også muligt at udskrive til skærm med (Alt+T). Der kan desuden annulleres med (Alt+A) eller (Esc) Hent data Det er muligt at gemme op til 16 datasæt pr. login og genkalde dem efter behov Gem data Udfyld formularen med data, der ønskes gemt. Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk "Shift+F10" (Aktiver genvejsmenu). Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast. Vælg menupunktet "Gem data" og herefter det nr. data ønskes gemt under og tryk (Retur). Indskriv navn på de gemte data i feltet "Navn" og tryk (Alt+O) "Ok" eller (Retur) Hent data Hvis man ønsker at hente data gemt i datasæt nr. 1 trykkes (Ctrl+F12) "Hent data". Ønskes et andet datasæt hentet gøres følgende:

16 16 Anbring markøren et tilfældigt sted i formularen og tryk "Shift+F10" (Aktiver genvejsmenu). Alternativt kan der - med musen placeret et tilfældigt sted i formularen trykkes på højre musetast. Vælg menupunktet "Hent data" og herefter det nr. de relevante data er gemt under og tryk (Retur). De ønskede data vil herefter blive indsat i formularen Søgning En allerede oprettet låner søges frem fra lånerregisteret på følgende måde: Tryk "Find" (F8) og indtast søgekriterier i den søgedialog, der fremkommer. Hvis lånerens kortnummer eller lånernummer er kendt, er det kun nødvendigt at indtaste én af disse oplysninger, da de hver for sig er entydige. Søgning efter lånere kan foretages på baggrund af en hvilken som helst registreret oplysning om låneren. Man skal være opmærksom på, at der ikke står uvedkommende oplysninger i felterne, når søgningen foretages, idet disse ellers vil blive brugt ved søgningen. Der kan søges med trunkering og maskering i alle felter. Trunkerings- og maskeringstegn er de samme, som anvendes i søgesystemet. Tegnet "?" anvendes ved trunkering og "!" ved maskering af enkelttegn. Der kan både venstre- og højretrunkeres. Når de relevante oplysninger er indtastet trykkes (Retur). Der kan alternativt trykkes (Alt+F) "Find". Søgedialogen forsvinder, og de fundne lånere fremkommer i listen med den første låner markeret. Registrerede oplysninger for den markerede låner vises i formularen. Til højre i statuslinien, vil der efter en søgning være en tæller, som dels viser, hvor mange lånere søgningen resulterede i, dels hvilken af de søgte lånere, der aktuelt bliver vist. Ønsker man at afgrænse en søgning trykkes endnu engang "Find" (F8). Søgedialogen vil stadig indeholde tidligere indtastede søgekriterier, der kan suppleres, inden der igen trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Ønskes der foretaget en helt ny søgning trykkes "Blank" (Shift+F12) i søgedialogen, inden nye søgekriterier indtastes.

17 Overførsel af låner til andre moduler Nyoprettede eller fremsøgte lånere kan medtages til relevante moduler med Ctrl+Shift+bogstav Overførsel af låner fra andre moduler Fra alle moduler med en identifikationslinie, er det muligt at medtage en registreret låner til modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den pågældende låner vil blive fundet frem Sletning Når en låner er fundet frem fra lånerregisteret, kan vedkommende slettes ved tryk på (Shift+F7) "Slet". Man skal være opmærksom på, at det er den ønskede låner, der vises i formularen, idet den foretagne søgning kan have resulteret i, at flere lånere er blevet fundet frem. Efter aktivering af "Slet" bliver man dog bedt om at bekræfte sletningen. Det er normalt ikke muligt at slette en låner, som har udlån, reserveringer eller mellemværende. Hvis låneren har udlån, reserveringer eller mellemværender, vil følgende meddelelse blive vist: "Låner kunne ikke slettes pga. udlån, reserveringer eller mellemværender". Når evt. udlån, reserveringer og/eller mellemværender er afviklet, vil man, hvis låneren på et tidspunkt har haft et økonomisk mellemværende med biblioteket, få følgende meddelelse, når låneren forsøges slettet: "Skal regninger slettes?" da låneren stadig vil være registreret i mellemværende-registeret med et skyldigt beløb på 0.00 kr. Svares der (Alt+J) "Ja" eller "Retur", vil de betalte gebyrer/bøder blive fjernet fra mellemværende-registeret, og låneren vil blive slettet.

18 Opdatering Når den relevante låner er fundet frem fra lånerregisteret, foretages de ønskede rettelser i formularen. Herefter trykkes (Shift+F8) "Opdater". Hvis en låner har mistet sit lånerkort og dermed sit kortnummer, kan vedkommende få udstedt et nyt. Låneren søges frem, f.eks. ved søgning på lånerens navn. I feltet "Kortnr." indlæses det nye kortnummer, hvorefter der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Ny lånerkort-etiket (Ctrl+P) kan herefter udskrives. På tilsvarende måde kan lånernummer udskiftes Opdatering af "Bibliotekskode" (biblioteksnummer) Hvis man overskriver et biblioteks bibliotekskode med en ny bibliotekskode og trykker Opdater, vil tilhørende fjernlån blive konsekvensrettet. Ændringen kan først ses, når GUI'en har været lukket ned og op igen Send Det er muligt at sende til fremsøgte markerede lånere, der har registreret en adresse i lånerregisteret. 1. Søg aktuelle lånere frem 2. Marker de lånere der skal sendes til. Det fremgår af kolonnen " ", hvem af de fremsøgte lånere der er registreret med adresse. 3. Tryk "Send (F9). 4. Det aktuelle program vil blive kaldt med de markerede låneres adresser anført i "Bcc" feltet Skriv besked eller SMS Det er også muligt at sende en besked til en låner enten pr. eller SMS via funktionsknappen (Alt+F9) Skriv besked Gruppelister Skriv besked Det er nu muligt at sende beskeder som sms eller til forskellige grupper fra lånermodulet. Der kan f.eks. oprettes grupper til bibliotekets læsekredse eller til lånere, der er interesserede i en bestemt type arrangementer. Kan trimmes.

19 Oprettelse af gruppelister Nye lister oprettes ved at stå i lånermodulet og trykke Skift (Alt+F12). Herved skiftes til Gruppeadministration. Tryk (F7) for at oprette en ny gruppeliste. Giv listen et navn og en beskrivelse ved at udfylde felterne Gruppenavn og Beskrivelse. Opdater med (Shift+F8) for at oprette gruppelisten. Bemærk at der kan vælges, hvilke lister der skal vises i oversigten: Alle, Kun aktive eller Kun ikke-aktive Sletning af gruppelister Marker den ønskede gruppeliste og slet med (Shift+F7) Tilføj medlemmer på gruppelisterne Gå tilbage til Lånerbilledet med (Alt+F12) og fremfind en låner. På gruppelisten i højre side kan der vælges, hvilke gruppelister låneren skal være medlem af. Markeres med flueben.

20 Beskedindikator I dropdown-feltet Beskedindikator kan det vælges, hvilken type besked låneren skal modtage. Det er forudsat, at adresse- og/eller sms-felterne er udfyldt i lånerbilledet for at kunne sende besked til låneren. Hvis låneren ikke ønsker at modtage besked, vælges Beskeder frabedes, så låneren ikke bliver spurgt igen Slet medlemmer fra gruppelisterne Medlemskaber slettes ved at fjerne flueben fra de ønskede gruppelister Send besked til gruppelistemedlemmer Fra Gruppeadministrationsbilledet vælges den liste, der skal sendes besked til. Herefter trykkes Skriv besked (Alt+F9) for at skrive og udsende en ny besked. Øverste felt Besked er til sms er og er afgrænset til 160 tegn. Der er sat tæller på feltet, så man kan se, hvor mange tegn, der er tilbage. Hvis der sættes flueben i feltet Synkron vil tekst, der skrives i sms-beskedfeltet også blive indsat i -tekstfeltet. Herefter kan der skrives videre i -tekstfeltet. Næste del af Skriv besked -billedet er til afsendelse af . Her kan felterne Fra, Svar til, Emne, Cc, Bcc og Tekst udfyldes. Standardværdier til disse felter er trimbare og kan til- og fravælges ved hjælp af feltet Hent std.headers, når dialog åbner og knappen Hent nu.

21 21 Afsendelse kan ske ved at trykke på Send for samtidig afsendelse af sms og , på SMS for afsendelse af sms eller på for afsendelse af .

22 22 Blank fjerner indhold i alle felter. Afbryd lukker Skriv besked -vinduet uden at der bliver sendt beskeder. Kan trimmes Sygesikringskort Oprettelse af lånere i lånerregisteret med sygesikringskort Vedrører kun lånere, som anvender sygesikringskort (kræver magnetkortlæser med aflæsning af mindst 2 spor). Sygesikringskortet aflæses med markøren placeret i feltet "Kortnr.". Ved aflæsningen indsættes CPR-nummer automatisk i felterne "Kortnr." og "Lånernr.". Navn og adresse, udstedelsesdato samt kommunenummer fra sygesikringskortet indsættes desuden (også automatisk) i de respektive felter. Yderligere oplysninger kan indtastes, hvorefter der trykkes (F7) "Opret" Opdatering af låneroplysninger ved aflæsning af sygesikringskort Ved aflæsning af sygesikringskortet i alle øvrige moduler hvor lånerkort skal aflæses, indsættes CPR-nummer automatisk i feltet "Kortnummer". Navneoplysninger hentes fra lånerregisteret og udskrives på skærmbilledet. Det kontrolleres, om der er forskel imellem - navneog/eller adresseoplysningerne, kommunenummer eller udstedelsesdato - på sygesikringskortet og i lånerregisteret. Er dette tilfældet promptes for accept af en ajourføring Håndtering af stjålet sygesikringskort Et bortkommet/stjålet sygesikringskort kan blokeres via feltet "Gyldig fra". Datoen ændres til dagen efter dags dato, og der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Herefter vil forsøg på udlån m.v. med det bortkomne kort, (som indeholder en ældre gyldighedsdato), medføre, at kortet afvises som ugyldigt. Et nyt udstedt kort vil have en nyere gyldighedsdato, og vil dermed blive accepteret. Første gang det nyt sygesikringskort aflæses, vil man blive spurgt, om man ønsker systemet opdateret. Hvis man svarer bekræftende, vil det nye sygesikringskorts gyldighedsdato blive indsat i lånerregisteret.

23 Låneroplysninger via Serviceplatformen Når en låner selvindmelder sig med Nem-ID sker der følgende: låneren indmelder sig via bibliotekets hjemmeside og derfra sendes en request til DDElibra om indmeldelsen DDElibra forespørger Serviceplatformen om stamdata på baggrund af cprnummer stamdata modtages, og DDElibra kører de regler, der styrer automatisk ændring af lånerkategori låneren bliver indsat i lånerregisteret med korrekt lånerkategori, og DDElibra svarer tilbage til hjemmesiden Serviceplatformen, online opslag fra GUI-klienten Hvis der er implementeret integration til Serviceplatformen, er det muligt at lave online opslag på lånerne. Det sker ved at markere en fremsøgt låner og vælge menupunktet Funktioner, Opslag (F11) Indmeldelse af børn via Serviceplatformen I er der indført en mulighed for at indmelde børn via den person, som har forældremyndigheden. Man søger personen frem i låner-registeret og vælger Opslag på børn (Ctrl+Shift+F11). Herved hentes en liste over lånerens børn fra Serviceplatformen. I listen over lånerens børn fremgår det, om barnet allerede er oprettet som låner eller ej: Ud fra listen kan børnene oprettes som lånere. Ovenstående forudsætter, at der er implementeret integration til Serviceplatformen, og at kommunen har lavet en serviceaftale for Familie+ hos Serviceplatformen. Det skal bemærkes, at registrering af forældremyndighed i cpr-registeret først begyndte 27. maj 2004, så det vil kun være muligt at slå børn op via en person med forældremyndighed, hvis barnet er 12 år eller yngre Lånerkategori i forbindelse med opslag via serviceplatformen I sættes der automatisk korrekt lånerkategori, når låner indmeldes via online opslag ( Opslag (F11)) fra GUI-klienten. Det forudsætter, at der er implementeret integration til Serviceplatformen.

24 24 5 Lånertransaktioner 5.1 Introduktion For moduler, der håndterer lånertransaktioner, er der en fælles funktionalitet i "Identifikationslinien". En lånertransaktion er efterfølgende defineret, som de udlån, afleveringer, fornyelser og reserveringer, der foretages, fra aflæsning/indtastning af første materialenummer/indsættelse af første reservering, indtil der afsluttes med (F9) "Afslut". Ikonen "Afslut" (F9) er aktiv, når der er en igangværende lånertransaktion. Ved tryk på (F9) "Afslut", skal der tages stilling til evt. opsamlede mellemværender i den aktuelle transaktion. Hvis der er en markering i feltet "Kvittering", vil der ved tryk på (F9) "Afslut" blive udskrevet kvitteringer for den aktuelle transaktion. En transaktion kan kun indeholde udlån for en enkelt låner. Når en låner er identificeret i "", vil låneren derfor blive låst, når første materialenummer aflæses/indtastes, og det vil først være muligt at identificere en ny låner, når der er trykket (F9) "Afslut". Alle "Identifikationslinier" i hele systemet blankes, når der i et af modulerne trykkes (F9) "Afslut". Sidst aktive låner kan derefter - i de moduler, der håndterer lånere - hentes med (F12) "Sidste låner". Hvis det sidste man har foretaget sig, er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være denne låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Hvis funktionsknappen "Afslut" er aktiv, når man skifter til et af ovennævnte moduler, bør man derfor afslutte ved at trykke (F9), med mindre man er sikker på, at de transaktioner man skal i gang med at udføre, vedrører den låner, der har uafsluttede transaktioner.

25 Identifikationslinien Identifikationsliniens opbygning Identifikationslinien indeholder følgende felter: Felter Feltbetegnelse: Kortnr. Låner Kviklåner OBS Mellemvær. Kr. Indhold: Felt til indlæsning/indtastning af kortnummer. Kortnummeret er en entydig identifikation af en låner, der typisk vil kunne aflæses fra en stregkode eller en magnetkortkode placeret på et lånerkort, som låneren opbevarer. Det vil således i de fleste tilfælde være muligt at aflæse kortnummeret maskinelt. Det er også muligt at taste kortnummeret og trykke Retur ligesom det er muligt at taste de første tal og trunkere med et?. Felt, der identificerer den p.t. aktive låner ved kortnummer, lånerkategori og navn. Navnet er det navn, som låneren er registreret under i lånerregisteret. Felter indeholder en dropdown boks, hvor de 15 sidste lånere, der har været aktive i et af udlånsmodulerne, gemmes, og hvorfra de kan hentes frem igen. Der gemmes desuden lånere, der oprettes eller opdateres i modulet "Låner". Feltet kan desuden indeholde ikoner, der angiver, om der er registreret en adresse og / eller et sms nummer for låneren. Det er desuden muligt at få vist ikoner der angiver, at låneren har været spurgt, men ikke ønsker at få registreret eller sms. Knap til aktivering af "Kviklåner". Knap, der er aktiv, hvis den aktuelle låner er blokeret, eller hvis der foreligger meddelelser til låneren. Ved aktivering åbnes en dialogboks, der angiver årsagen til en eventuel blokering og viser foreliggende meddelelser. Når en låner er blokeret vil knappen fremstå med en gul advarselstrekant. Hvis OBS udelukkende indeholder meddelelser, vil knappen fremstå med et "I" for "Information". Felt, der viser den aktuelle sum af evt. mellemværender for den låner, der p.t. er aktiv i "Identifikationslinien". Feltet opsummerer mellemværender siden sidste aktivering af "Afslut" (F9). Er der ingen mellemværender, er feltet inaktivt. Feltet kan indeholde mellemværender for flere lånere.

26 26 Felterne "OBS" og "Mellemvær." bliver normalt opdateret løbende under en transaktion, men hvis man afvikler systemet via "tynde linier", er det muligt af performance hensyn at ændre systemets opsætning, så denne løbende opdatering ikke foretages. Ønsker man i så fald "OBS" og "Mellemvær." opdateret under en transaktion, kan man trykke (F5) "Gentegn" Kviklåner Kviklåner anvendes til fremfinding af lånere, når lånernummer, navn eller adresse er kendt. Ved aktivering af "Kviklåner" fremkommer en dialog, der indeholder felter til indtastning af søgekriterier og en liste over fremsøgte lånere Felter I "Kviklåner" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Lånernr. Navn Adresse Fødselsdato Indhold: Lånernummer Lånerens navn Lånerens adresse Låners fødselsdato. Kan hentes via Kalenderen. Skal indtastes i følgende format: YYYYMMDD Liste Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Kat. Navn Gade Postnr. og by Indhold: Lånerkategori Lånerens navn Gade og nr. Postnummer og by

27 Funktionalitet i "Kviklåner" "Kviklåner" aktiveres med (Alt+N), hvorefter der fremkommer en søgedialog. Efter indtastning af søgekriterier trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Der kan trunkeres og maskeres som i lånerregistrets Find F8. Søgeresultatet vises i en liste under søgedialogen. Den relevante låner markeres, og der trykkes (Retur), hvorved den markerede låner bringes over i feltet "Låner" i det modul, hvorfra "Kviklåner" blev aktiveret. Der er i "Kviklåner" desuden mulighed for at blanke søgekriterierne med (Alt+B), eller "Kviklåner" kan forlades uden søgning ved tryk på (Alt+A) eller (Esc) "Annuller" Statuslinien vil indeholde oplysning om antal fundne lånere. Der vises højest 20 lånere. Hvis låneren ikke kan identificeres ud fra de muligheder "Kviklåner" giver, må låner findes frem i lånerregisteret Funktionalitet i "Identifikationslinien" En låner identificeres ved indlæsning/indtastning af kortnummer i feltet "Kortnr.", eller ved identificering ved hjælp af "Kviklåner". Har "Kviklåner" ikke tilstrækkelige søgemuligheder, kan låneren og dennes lånernummer findes i modulet "Låner". Den identificerede låner fremstår i feltet "Låner" med: - kortnummer - lånerkategori - ikon der oplyser, at låneren er registreret med adresse, at låneren har været spurgt, og ikke ønsker adresse registreret (angives med et "-" i lånerregisteret) og at låneren er registreret uden adresse. - ikon der oplyser, at låneren er registreret med sms nummer, at låneren har været spurgt, (angives med et "-" i lånerregisteret) og at låneren og ikke ønsker sms nummer registreret er registreret uden sms nummer. - ikon der viser, at låneren er tilmeldt en eller flere "Tjenester" (påmindelser). - navn. -ikon der viser, hvis låner er tilmeldt en tjeneste, hvor abonnementet er udløbet. Hvis biblioteket ikke ønsker de beskrevne ikoner vist, kan de trimmes bort.

28 28 Feltet har en dropdown boks, der gemmer oplysninger om de sidste 15 lånere, der har været aktive i et af "smodulerne" på den aktuelle arbejdsplads. Ved at vælge fra denne dropdown boks kan fornyet indlæsning / fremfinding spares. Her gemmes desuden lånere, der er oprettet eller opdateret i modulet "Låner". Hvis det er den sidst aktive låner, man ønsker at fremkalde igen, benyttes i stedet (F12) "Sidste låner". Fra alle moduler med en identifikationslinie er det muligt at medtage en identificeret låner til modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den aktuelle låner vil blive fundet frem. 6 UDLÅN, AFLEVERING, FORNYELSE OG LÅNERSTATUS 6.1 Ekspeditionsmodulet Modulerne, Aflevering, Fornyelse og Lånerstatus er fra og med vers. 9.9 samlet i ét modul, Ekspedition. Hvor funktionerne før havde hver sit modul, har de nu hver sin fane i det samme modul. De gamle genveje, (Ctrl+U), (Ctrl+T) Aflevering, (Ctrl+O) Fornyelse og (Ctrl+L) te fungerer stadig ved åbning af modulet fra andre moduler - og åbner den ønskede fane. Ligeledes kan oplysninger fra andre moduler tages med over i Ekspeditionsmodulets enkelte faner ved hjælp af (Ctrl+Shift+U), (Ctrl+Shift+T) Aflevering, (Ctrl+Shift+O) Fornyelse. Lånerstatus er ændret på den måde, at Ctrl+L vil nu åbne fanebladet 4. te - dvs. de materialer lånerne har hjemme p.t. mens faneblad 5. Bestillinger er en samlet fortegnelse over lånerens reserveringer og fjernlån og faneblad 6. er Mellemværende. I Ekspedition er følgende funktionsknapper tilføjet i fane 1, 2 og 4: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Forny udvalgte Shift+F11 Fornyer den eller de markerede post(er) Modulet Ekspedition indeholder 6 faneblade:, Aflevering, Fornyelse, te, Bestillinger og Mellemværende. ((Ctrl+U) fra andre moduler) / ((Ctrl+U) eller (Alt+1) internt i modulet) Uændret i forhold til 9.8. Aflevering ((Ctrl+T) fra andre moduler) / ((Ctrl+T) eller (Alt+2) internt i modulet) Uændret i forhold til 9.8.

29 29 Fornyelse ((Ctrl+O) fra andre moduler) / ((Ctrl+O) eller (Alt+3) internt i modulet) Uændret i forhold til 9.8. te ((Ctrl+L) fra andre moduler) / ((Ctrl+L) eller (Alt+4) internt i modulet) te giver et samlet overblik over en låners udlån såvel fra eget bibliotek som fjernlån. Fjernlånte titler vil være markeret med fjernlåns-ikon i oversigten. Bestillinger (Alt+5) Bestillinger givet et samlet overblik over en låners bestillinger, reserveringer og fjernlån. Vinduet er delt i to dele. Øverst, i Reserveringer vises bestillinger og reserveringer fra eget bibliotek. Nederst, i Fjernlån, vises bestillinger og lån fra andre biblioteker. Mellemværende (Alt+6) Der er tilføjet en ekstra kolonne som viser, hvis en regning ikke må betales (inkasso/fogedsag) Antal vises i statuslinjen yderst til højre I fanen te, Bestillinger og Mellemværende vises nu antal poster i statuslinjen. I fanen Bestillinger vises tallet, når man har fokus i sektionen Reservationer eller i sektionen Fjernlån Ekspedition, visning af opfyldte reserveringer og fjernlån Koderne for opfyldte reserveringer (Ors) og opfyldte fjernlån (Ofj), som tidligere er blevet anvendt i tegnbaseret, bliver nu vist umiddelbart i nederste højre hjørne i GUI-klienten, når en låner søges frem i f.eks. ekspedition Introduktion Faneblad 1. i modulet Ekspedition håndterer udlån af materialer, og har en grøn titellinie for at skelne mellem de andre lignede faneblade i modulet aflevering (rød) og Fornyelse (orange).

30 Åbning af "" "" åbnes med (Ctrl+U) som tidligere eller med Alt+1direkte i modulet Ekspedition Medbring låner til "Låner" En registreret låner kan medbringes til modulet "Låner" med (Ctrl+Shift+D). Den aktuelle låneren vil blive søgt frem Menupunktet - Upload Hvis der på pc'en har være foretaget offline udlån / aflevering, vil der i "" og "Aflevering" være et ekstra menupunkt "Upload". Fra menupunktet er det muligt at: "Overføre" offline transaktioner (der ikke allerede er overført). Se venligst beskrivelsen i " - Offline". "Se sidste overførsel" - til opfølgning. Ved aktivering af "Se sidste overførsel" vises et skærmbillede med følgende faner: Fane: Alle trans. Upload rapport Ukendte lånere Indhold: Indeholder alle transaktioner siden sidste upload. Indeholder de transaktioner, der i GUI ville have resulteret i en statusmeddelelse. Indeholder de transaktioner, der indeholder kortnumre, der ikke er registreret i systemet. I alle faner findes følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Transaktion Login Materialenummer Indhold: Viser om transaktionen er et udlån eller en aflevering (loan eller checkin). Det login der har foretaget transaktionen i "Offline" modulet. Det registrerede materialenummer.

31 31 Kortnummer Trans.tidspunkt Afl.frist Status Titel Det registrerede kortnummer, hvis det er et udlån. Tidspunktet for transaktionen. Afleveringsfrist for udlån. Viser om overførslen er gået godt, og hvis det ikke er tilfældet hvorfor overførslen har fejlet. Viser det aktuelle materiales titel. Det er muligt at udskrive de viste transaktioner ved tryk på "Udskriv" (Alt+U). NB: Reserverede materialer, der kan ses i "Upload rapport", skal efterfølgende afleveres igen for at blive opfyldt / frataget Funktioner I faneblad 1. " kan følgende funktion benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn F5* Opdaterer skærmbilledet. Afslut F9 Afslutter igangværende transaktion. Vil medføre udskrift af kvittering, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering. Ved løbende udskrift afsluttes udskriften. Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu. Forny alle F11 Medtager den identificerede låners udlån til faneblad 4. te. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold.

32 Modulvinduets opbygning "Identifikationslinien" Øverst findes "Identifikationslinien" Felter Under "Identifikationslinien" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Særlig afl.frist Afl.frist Gebyr i alt Liste Kvittering Indhold: Materialenummeret er en entydig identifikation af et materiale. Nummeret kan aflæses eller indtastes. Hvis stregkoden indtastes, skal indtastningen efterfølges af (Retur). Ved indtastning af en dato i feltet "Særlig afl.frist" kan systemets standard afleveringsfrist ændres, indtil "Topvinduet" lukkes ned. Ved indtastning/rettelse af en dato i feltet "Afl.frist" kan afleveringsfristen ændres for efterfølgende udlån i den igangværende transaktion. Datoen bibeholdes indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til feltet rettes/blankes. Hvis der er gebyr på udlån, vil summen af gebyr for udlån blive vist i dette felt. Opdateres af systemet. Indeholder informationer om de udlånte materialer. Kolonnerne i listen beskrives nedenfor. Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som . Hvis låner ikke har en E- mailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere. Fra DDElibra version er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12. Hvis der er sat markering i menupunktet Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.

33 33 Kvikregistrering Når feltet er markeret, er det muligt at lave en kvikregistrering af et materiale, der ikke er kendt i systemet. Materialet vil blive kontrolreserveret til internt lånerkort, så det kan tages fra - med henblik på endelig registrering - når det afleveres. Har materialet tidligere været kasseret, vil man i en popup få spørgsmålet: Materialet er kasseret, skal det genindgå i bestanden?. Svares Ja, udlånes materialet umiddelbart og vil indgå i den almindelige bestand 8 Intern status i Beholdning ændres automatisk til 0 I beholdning ). Er materialet helt ukendt, får man fortsat muligheden for at foretage en Kvikregistrering. Kvikregistrering er en af de nye muligheder i Indstillinger F12 i, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition Kolonner Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Nr. Mat.nr. Titel Gebyr Udl.dato Afl.frist Indhold: Løbenummer. Materialenummer. Forfatter og titel for det aktuelle materialenummer. Hvis der er gebyr på udlån, vil det være anført her. Er der ikke gebyr på udlån, vil kolonnen være tom. sdato. Afleveringsfrist. 6.4 Funktionalitet i "" Det er en forudsætning for udlån, at materialer, der skal udlånes, er beholdningsregistrerede, og at låneren er oprettet i lånerregisteret.

34 34 Markøren vil ved åbning af modulet være placeret i feltet "Kortnr". Når den aktuelle låner er identificeret (Se beskrivelsen af "Indentifikationslinien"), flyttes markøren automatisk til feltet "Mat.nr.". Hvis låneren er registreret til at skulle indtaste PIN-kode, vises der efter identificeringen af låneren en dialogboks, til indtastning af PIN-kode. Når PIN-koden er indtastet trykkes (Alt+O) "OK" eller (Retur). Hvis PIN-koden kan godkendes, lukkes dialogboksen, og markøren flyttes til feltet "Mat.nr.". Hvis PIN-koden ikke kan godkendes, kan PIN-kodedialogen forlades med (Alt+A) "Annuller" eller (Esc). Den indtastede PIN-kode bliver ikke vist på skærmen, men for hvert tegn bliver der vist en * i PIN-kode feltet. Hvis låneren har glemt PIN-koden, er det ikke muligt at foretage udlån, før en ny PIN-kode er registreret i lånerregisteret. Herefter foretages udlån ved aflæsning/indtastning af materialenumre. Hvis materialenummeret indtastes, skal der for hvert materialenummer afsluttes med (Retur). Efter aflæsning af det første materialenummer bliver "Afslut" aktiv i funktionslinien, og "Indentifikationslinien" bliver inaktiv, så der ikke kan registreres en ny låner, før der er afsluttet med (F9) "Afslut". Efter hver aflæsning vil relevante oplysninger fremkomme i listen. et afsluttes med "Afslut" (F9), hvorefter et nyt kortnummer kan indlæses. Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner. Det er først nødvendigt at trykke (F9) "Afslut", når alle lånerens transaktioner er afsluttet Låner blankes i sbilledet ved skift fra te i Ekspedition Hvis der i Ekspeditionsmodulet skiftes fra Fane 4 "te" til Fane 2 "" bliver låneren nu blanket i lånerhovedet Kvikregistrering Det er muligt at beholdningsregistrere et materiale i "". Hvis materialet ikke er beholdningsregistreret, vil der ved indlæsning af materialenummeret stå - "Materialet er ikke kendt i systemet" - i statuslinien og listen vil være tom. 1. Marker feltet "Kvikregistrering" og indlæs materialenummeret igen. 2. Skriv så mange oplysninger om materialet som muligt i popup'en "Kvikregistrering". 3. Tryk "OK" (Alt+O). 4. Slet evt. markeringen i "Kvikregistrering". Materialet registreres på en post oprettet til formålet. Materialet vil automatisk blive

35 35 kontrolreserveret, så det kan tages fra - med henblik på endelig registrering - når det afleveres. Har materialet tidligere har været kasseret, vil man fra og med vers få spørgsmålet: Svares Ja udlånes materialet umiddelbart og vil igen indgå i den almindelige bestand ( Intern status i Beholdning ændres automatisk til 0 I beholdning ). Er materialet helt ukendt fås fortsat muligheden for at foretage en Kvikregistrering : Kvikregistrering er en af de nye muligheder i, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap Indstillinger F Kvittering Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som . Hvis låner ikke har en adresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere. Fra DDElibra version er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12. Hvis der er sat markering i menupunktet Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste gang, GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt.

36 Blokering Hvis der til låneren er knyttet enten en manuel blokering eller en systemblokering (se modulet "Låner"), bliver markøren stående i feltet "Kortnr." og en dialog vises på skærmen med angivelse af årsagen til blokeringen. En blokering kan midlertidigt ophæves med (Alt+G) "Godkend", hvorefter udlån kan foretages. Alternativt kan der trykkes (Alt+A) "Afvis" eller (Retur). Dialogen kan også forlades med (Esc). Hvis en blokeret låner er godkendt, gælder godkendelsen i alle moduler, hvor låneren er identificeret, indtil der trykkes (F9) "Afslut" Afleveringsfrist Ved et udlån vil der automatisk blive beregnet en afleveringsfrist ud fra de specifikationer, der er sat op i systemet. sperioden kan gøres afhængig af følgende: - hvilken lånerkategori låneren tilhører - hvilken materialesamling eller opstilling materialet tilhører - den enkelte låner (se under låner.) - antal reserveringer på materialet Endelig kan der anvendes en standard udlånsperiode.

37 37 Der kan indlægges en kalender i systemet ( lukkedage ), således at afleveringsfristen ikke falder på ferie-/helligdage eller i weekends Ændring af afleveringsfrist Felterne "Afl.frist" og "Særlig afl.frist" kan anvendes til midlertidig ændring af afleveringsfristen. Hvis, der ikke foretages indtastning i disse felter, benyttes systemets standard afleveringsdato jvf. ovennævnte specifikationer. For alle ændringer gælder det, at systemet selv regulerer datoen til næste åbningsdag, hvis den indtastede dato falder på en lukkedag. For igangværende transaktion Ønskes afleveringsfristen ændret for en enkelt lånertransaktion indtastes den ønskede afleveringsfrist i feltet "Afl.frist". Den indtastede dato vil blive anvendt indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til feltet rettes/blankes. Ændringen er kun gældende i "". Det er her desuden muligt at registrere timeudlån. Tidspunktet angives på følgende form: YYYYMMDDHHMI eller alternativt YYYYMMDD HH:MI. Tidspunktet kan ses i lånerstatus. Det er muligt at sætte systemet op til at beregne gebyr for timeudlån, der afleveres for sent. For allerede registrerede materialer Ønskes afleveringsfristen ændret for et materiale, der allerede er registreret i udlånsbilledet, kan dette ske, indtil der trykkes "Afslut" (F9). Marker feltet "Afl.frist" for det relevante materiale. Feltet vil være omgivet af en gul ramme. Når der trykkes (Retur), bliver rammens farve sort, og der kan rettes i den anførte dato. Efter udført rettelse trykkes atter (Retur), eller feltet forlades med en af piletasterne. Det er her også muligt at registrere timeudlån som beskrevet ovenfor. Hvis der anvendes kvittering via løbende print, vil afleveringsfristen dog ikke være rettet på kvitteringen. Indtil DDElibra lukkes ned Ønskes afleveringsfristen ændret indtil DDElibra lukkes ned, indtastes den ønskede afleveringsfrist i feltet "Særlig afl.frist". Når feltet forlades, efter at der er foretaget en indtastning/rettelse, sættes den samme dato automatisk i feltet "Afl.frist", idet det er datoen i feltet "Afl.frist" der styrer, hvilken afleveringsfrist systemet sætter. Ændringen er gældende i alle moduler, der anvender en afleveringsfrist.

38 Note på udlån Ved udlån af materiale i charteque, som normalt vil være registreret under et fælles "charteque-idnr", kan der i stedet for titlen fra charteque-katalogposten, påføres en note på udlånet. Først foretages udlånet på normal vis, herefter markeres feltet "Titel" for det aktuelle materiale. Feltet vil være omgivet af en gul ramme, der bliver sort, når der trykkes (Retur). Når rammen er sort, kan der rettes i feltet. Indskriv den ønskede note og tryk (Retur) eller forlad feltet med en af piletasterne. Systemet sætter en * foran den påførte note, så materialer udlånt i charteque kan genkendes bl.a. på udlånskvitteringer. Noten forsvinder automatisk, når materialet afleveres af hjemkomne fjernlån Ved udlån af hjemkomne fjernlån vil fjernlånet ændre status til "Afhentet" (se " - Fjernlån"). Hvis det fjernlånte materiale forsøges udlånt, til en anden låner end den som står registreret for fjernlånet, skal udlånet først godkendes. Bemærk at fjernlånet også vil skifte til status "Afhentet", selv om materialet udlånes til en anden låner af fjernlånt materiale til forkert låner Ved forsøg på udlån af fjernlånt materiale til forkert låner gives i 9.11 en advis ligesom ved egne reserverede materialer af opfyldte reserveringer eller bestillinger Ved udlån af et materiale fra reserveringshylden (opfyldte reserveringer) vil det blive kontrolleret, om udlånet sker til den rette låner, dvs. til vedkommende, som har reserveret det givne materiale. Hvis man ønsker at udlåne et opfyldt materiale til en anden låner, end den der har reserveret det, skal udlånet godkendes. Systemet spørger herefter, om den oprindelige reservering skal bevares, eller om den skal slettes af reserveret materiale Eftersom der kan lægges reserveringer ind på materialer, som står på hylden, er der mulighed for at lade udlånssystemet undersøge, om der er reserveringer på et materiale, som udlånes. Et evt. udlån kan godkendes, selv om der er reserveringer på materialet. Hvis låneren finder et materiale på hylden, som vedkommende har reserveret, vil systemet ved udlån af materialet vise følgende note: Materialet er reserveret af denne låner. Gennemfør udlånet?

39 39 Hvis der svares ja vil der efterfølgende fremkomme følgende note: Ønskes reserveringen slettet? Det normale vil her være at slette reserveringen, da låneren jo selv har fundet bogen af booket materiale Det er i GUI en muligt i særlige situationer at godkende udlån af et booket materiale til en låner, der ikke tilhører det hold/den klasse, der er booket til Fornyelse af udlån i booking Det er i version muligt at forny materialer med "Std.dato", selvom de indgår i en booking. Det er således ikke nødvendigt selv at angive dato. Fornyelsen skal dog godkendes Begrænsning på antal udlånte materialer Systemet kan være trimmet, så der er begrænsning på, hvor mange materialer en låner i alt må have hjemlånt. Hvis låneren allerede har lånt det maksimale antal materialer, vil man blive bedt om at godkende yderligere udlån. Hvis der herefter trykkes (Alt+G) "Godkend", vil man uden yderligere advarsler kunne låne efterfølgende materialer ud til låneren. Begrænsningen træder først i kraft igen, når der trykkes (F9) "Afslut". Endelig kan systemet være trimmet så der er en begrænsning på antal hjemlånte materialer af en bestemt type, f.eks. cd'er. Hvis låneren allerede har lånt det maksimale antal materialer af den type der er begrænsning på, vil systemet bede om godkendelse. En godkendelse gælder i dette tilfælde kun den aktuelle materialetype. Mulige materialetyper afhænger af systemets optrimning.

40 til "Biblioteket kommer" lånere Hvis man udlåner et materiale til en "Biblioteker kommer" låner, som denne har haft før, får man en advarsel, hvor man promptes for, om lånet ønskes gennemført til biblioteker Det er muligt at anvende det låntagende biblioteks bibliotekskode som kortnummer Forny alle Man kan Forny alle lån for en låner via faneblad 1. med knappen Forny alle F11. Hvis den aktuelle låner ikke allerede er i identifikationslinien, søges denne frem, og der trykkes "Forny alle" (F11). Nu medtager den identificerede låners udlån til faneblad 4. te, hvorfra udlån, der umiddelbart ikke kan fornyes, kan forsøges godkendt. Følgende materialer vil ikke umiddelbart blive fornyet: - materialer med regning - reserverede materialer - materialer med fornyelsesbegrænsning - fjernlånte materialer Håndteringen af disse materialer er beskrevet under "Fornyelse". Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage". N.B. Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal denne sættes i feltet "Afl.frist" i faneblad "3. Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres. 6.5 Aflevering Introduktion Faneblad "2. Aflevering" anvendes ved aflevering af udlånte materialer. Aflevering fremstår med rød titellinie Åbning af "Aflevering" "Aflevering" kan åbnes med (Ctrl+T) som tidligere eller direkte i modulet Ekspedition med Alt+2.

41 Menupunktet - Upload Hvis der på pc'en har være foretaget offline udlån / aflevering, vil der i "" og "Aflevering" være et ekstra menupunkt "Upload". Fra menupunktet er de muligt at: "Overføre" offline transaktioner (der ikke allerede er overført). Se venligst beskrivelsen i " - Offline". "Se sidste overførsel" - til opfølgning. Ved aktivering af "Se sidst overførsel" vises et skærmbillede med følgende faner: Fane: Alle trans. Upload rapport Ukendte lånere Indhold: Indeholder alle transaktioner siden sidste upload. Indeholder de transaktioner der i GUI ville have resulteret i statusmeddelelser. Indeholder de transaktioner der indeholder kortnumre, der ikke er registreret i systemet. I alle faner findes følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Transaktion Login Materialenummer Kortnummer Trans.tidspunkt Afl.frist Status Titel Indhold: Viser om transaktionen er et udlån eller en aflevering (loan eller checkin). Det login der har foretaget transaktionen i "Offline" modulet. Det registrerede materialenummer. Det registrerede kortnummer, hvis det er et udlån. Tidspunktet for transaktionen. Afleveringsfrist for udlån. Her vises de meddelelser, der var blevet vist i statuslinien i GUI, hvis materialet var blevet udlånt / afleveret der. Viser det aktuelle materiales titel.

42 42 Fra hver fane kan der, ved tryk på "Udskriv" (Alt+U), udskrives en liste over de registrerede transaktioner. NB: Reserverede materialer, der kan ses i "Upload rapport", skal efterfølgende afleveres igen, for at blive opfyldt / frataget Funktioner I fanebladet"2. Aflevering" kan følgende funktion benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn F5* Opdaterer skærmbilledet. Afslut F9 Afslutter igangværende transaktion. Vil medføre udskrift af kvittering, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering. Ved løbende udskrift afsluttes udskriften. Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu. Forny alle F11 Medtager den identificerede låners udlån til faneblad 4. te. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold Modulvinduets opbygning Øverst findes "Identifikationslinien" Felter Under "Identifikationslinien" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Indhold: Materialenummer

43 43 Liste Kvittering Indeholder informationer om de afleverede materialer. Kolonnerne i listen beskrives nedenfor. Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som . Hvis låner ikke har en E- mailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere. Fra DDElibra version er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12. Hvis der er sat markering i menupunktet Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt. Vis antal tilbageværende materialer Vis antal tilbageværende materialer er en af de nye muligheder i Aflevering, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap Indstillinger F12. Opfyld ikke reservering Slås til, hvis der ikke ønskes opfyldte reserveringer på f.eks. et beskadiget materiale. Opfyld ikke reservering er en af de nye muligheder i Aflevering, der kan gemmes i opsætningen i Ekspedition via den nye funktionsknap Indstillinger F Kolonner Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Nr. Blokeret Låner Indhold: Løbenummer. Indeholder et B, hvis der er en blokering på låneren, det kan være en manuel blokering eller en systemgenereret blokering forårsaget af for sen aflevering eller mellemværende. Lånerens navn.

44 44 Mat.nr. Titel Afl.frist Gebyr Status Reserveret Filial Materialenummer. Forfatter og titel for det aktuelle materialenummer. Indeholder sidste afleveringsfrist for materialet. Ved for sen aflevering indeholder feltet et gebyr i kroner og ører. Gebyrer er trimbare og kan eventuelt helt udelades (se sysadm). Indeholder information om hjemkaldelsesstatus for materialet. I feltet vil der stå "Reserveret", hvis der er reservering(er) på det afleverede materiale. Dette vil normalt betyde, at der samtidig med afleveringen udskrives en note til placering i bogen, og materialet overgår til status opfyldt reservering. Hvis materialet er hjemmehørende i en anden filial, vil det være anført her Funktionalitet i "Aflevering" Aflevering kræver ikke identifikation af låner. Hvis ikonen "Afslut" i funktionslinien er aktiv, er der en uafsluttet lånertransaktion i gang. Med mindre den uafsluttede transaktion vedrører den låner, der skal afleveres materialer for, bør der trykkes (F9) "Afslut", inden afleveringerne igangsættes Aflevering Aflevering foretages ved aflæsning af materialenumre i feltet "Mat.nr." på de materialer, der skal afleveres. Alternativt kan materialenummeret indtastes efterfulgt af (Retur). Oplysninger om de afleverede materialer vises i listen. Når alle materialenumre er aflæst, trykkes "Afslut" (F9). Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner, hvor den igangværende transaktion kan fortsættes. Det er først nødvendigt at trykke (F9) "Afslut", når alle lånerens transaktioner er afsluttet. Når der trykkes (F9) "Afslut", vil en dialog vise det antal materialer, låneren stadig har hjemlånt. Dialogen vises kun, hvis antal hjemlånte materialer er større end 0.

45 45 Hvis man ikke ønsker, at dialogen skal vises, fjernes markeringen i feltet: "Vis antal tilbageværende materialer" med (Alt+I) Kvittering I feltet "Kvittering" vil der være en afmærkning, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering, når afleveringssessionen afsluttes. Brugeren kan ændre standarden ved at trykke (Alt+G) der henholdsvis sætter og sletter markeringen. Valget kan gemmes i opsætningen Opfyld ikke reservering Feltet Opfyld ikke reservering kan markeres, hvis evt. reserveringer på det materiale der afleveres, ikke ønskes opfyldt f.eks. et beskadiget materiale Kontrol af afleveringssted Hvis et materiale afleveres et andet sted, end hvor det er hjemmehørende, vil tilhørsfilialen blive oplyst i kolonnen "Filial", der vil desuden komme en meddelelse i statuslinien. Dette forudsætter dog, at systemet er sat op til at udføre ovennævnte kontrol Materialer der er reserveret/bestilt Hvis der er reserveringer på det afleverede materiale, overgår materialet automatisk til opfyldt reservering, og der udskrives en reserveringsnote til placering i bogen. Hvis materialet er reserveret, men afhentningsstedet er i en anden filial, vil der i stedet blive udskrevet en fratagningsnote, som angiver, hvor materialet skal sendes hen. I den modtagende filial skal materialet igen køres igennem aflevering, hvorved der udskrives en normal reserveringsnote. Først herefter bliver der udskrevet en reserveringsmeddelelse til låneren om, at materialet kan afhentes. Princippet med fratagningsnote osv. vil dog afhænge af, hvorledes systemet er sat op. Hvis bestilte materialer afleveres, virker systemet i princippet som ved reserverede materialer Materialer der er reserveret til andre biblioteker Der vil automatisk blive udskrevet en "Køreseddel" ("Knudepunkt"), når en reservering / bestilling opfyldes ved aflevering af et materiale, hvis låneren har en lånerkategori, der er defineret i systemet. Køresedlen vil også blive udskrevet, hvis man anvender auto-udlån Materialer med overskredet afleveringsfrist Ved afleveringen bliver det kontrolleret, om materialet har overskredet afleveringsfristen. Hvis dette er tilfældet, bliver der automatisk tilskrevet gebyr (kan undlades).

46 46 Gebyrerne bliver lagt sammen for alle materialer i én afleveringstransaktion. Det samlede gebyr fremgår af feltet "Kr.". Ved tryk på (F9) "Afslut" vises dialogen: "Betalingsoversigt" Betalingsoversigt Betalingsoversigten indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Type Titel Låner Gebyr Indhold: Materialenummer Mellemværendets type Titel for det aktuelle materialenummer. Lånerens navn Tilhørende gebyr Betalingsoversigten indeholder følgende felter: Gebyr i alt Summen af de mellemværender der skal betales - svarende til beløbet i feltet "Kr.". Betalingsoversigten kan kaldes frem midt i en transaktion ved tryk på feltet "Kr.". Det er dog kun muligt at overføre eller betale mellemværender, når der er trykkes "Afslut" Funktionalitet i "Betalingsoversigt" Man kan vælge at overføre alle gebyrer til mellemværende-registeret (se evt. dokumentationen til Lånerstatus) med (Retur) eller (Alt+O). Hvis låneren betaler alle gebyrer trykkes (Alt+B) "Betal". Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Hvis de afleverede materialer har været lånt af forskellige lånere, vil "Overfør" resultere i at gebyrerne bliver overført til de respektive låneres mellemværender Afleveringer og fornyelser af materialer med samme afleveringsfrist Hvis man afleverer og fornyer materiale med samme afleveringsdato i den samme transaktion, vil der kun blive tilskrevet ét gebyr (trimbart).

47 47 Hvis man afleverer eller fornyer flere materialer med denne afleveringsfrist, senere samme dag (i en anden transaktion), vil der ikke blive tilskrevet yderligere gebyr Aflevering af materialer med regning Hvis der er oprettet regning på et materiale, der afleveres, vil det fremgå af kolonnen "Status". Når materialet afleveres, slettes erstatningsbeløbet, og et evt. tilbageværende gebyr fremgår af kolonnen "Gebyr" og summes op i feltet "Kr.". Ved afslut figurerer gebyret i betalingsoversigten, med mulighed for at overføre eller betale. NB: Forudsætter at systemet er sat op til - ved aflevering - at ændre regningen til en status, der ikke slettes ved natkørslen. Alternativt, skal status ændres manuelt, hvis beløbet overføres. For eventuel efterbehandling af regninger, henvises til modulet "Regning" Aflevering af materiale lånt fra andre biblioteker Der vil der automatisk blive udskrevet en "Køreseddel" ("Knudepunkt"), hvis et fjernlån ved aflevering skifter til en defineret status (normalt status 80 "Pakkes og afs."), og långivende bibliotek har en defineret lånerkategori Aflevering af materialer sat i bero Ved aflevering af et materiale sat i bero, beregnes et evt. gebyr med skyldig hensyntagen til den tid materialet har stået i bero. Det vil fremgå af afleveringsbilledet, at det er et materiale der er sat i bero Forny alle Man kan Forny alle lån for en låner via faneblad 2. Aflevering med knappen Forny alle F11. Hvis den aktuelle låner ikke allerede er i identifikationslinien, søges denne frem, og der trykkes "Forny alle" (F11). Nu medtager den identificerede låners udlån til faneblad 4. te, hvorfra udlån, der umiddelbart ikke kan fornyes, kan forsøges godkendt. Følgende materialer vil ikke umiddelbart blive fornyet: - materialer med regning - reserverede materialer - materialer med fornyelsesbegrænsning - fjernlånte materialer Håndteringen af disse materialer er beskrevet under "Fornyelse".

48 48 Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage". N.B. Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal denne sættes i feltet "Afl.frist" i faneblad "3. Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres. 6.6 Fornyelse Introduktion Bemærk at fra og med version 9.9 benyttes faneblad 3. Fornyelse primært, når materialer skal fornyes direkte på stregkoden, dvs. når materialet er fysisk tilstede. Man skal dog også gå direkte til 3. Fornyelse, hvis der er behov for at ændre den nye afleveringsfrist. De allerfleste fornyelser vil fra og med version 9.9 foregå via faneblad 4. te, hvortil materialerne også føres, hvis der vælges Forny alle F11 i 3. Fornyelse. Læs derfor mere under afsnittet: 6.12 Forny via fanen te Åbning af "Fornyelse" "Fornyelse" åbnes med (Ctrl+O) eller direkte i modulet Ekspedition med Alt Funktioner I fornyelse kan følgende funktion benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn F5* Opdaterer skærmbilledet. Afslut F9 Afslutter igangværende transaktion. Vil medføre udskrift af kvittering, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering. Ved løbende udskrift afsluttes udskriften. Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu. Forny alle F11 Medtager den identificerede låners udlån til faneblad 4. te. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den

49 49 Blank Shift+F12 Blanker feltindhold. oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner" Modulvinduets opbygning Øverst findes "Identifikationslinien" Felter Under "Identifikationslinien" findes følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Særlig afl.frist Afl.frist Liste Kvittering Indhold: Materialenummer Ved indtastning af en dato i feltet "Særlig afl.frist" kan systemets standard afleveringsdato ændres indtil "Topvinduet" lukkes ned. Ved indtastning/rettelse af en dato i feltet "Afl.frist" kan afleveringsdatoen ændres for efterfølgende fornyelser i den igangværende transaktion. Datoen bibeholdes indtil "Afslut" (F9) aktiveres, eller til feltet rettes/blankes. Foretages fornyelsen ved overførsel af materialer fra "Lånerstatus", skal den ønskede dato sættes i "Afl.frist", inden materialerne overføres. Indeholder informationer om de afleverede materialer. Kolonnerne i listen beskrives nedenfor. Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som . Hvis låner ikke har en E- mailadresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere. Fra DDElibra version er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12. Hvis der er sat markering i menupunktet Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbille-

50 50 det, bliver ikke gemt. Godkend fornyelse Hvis et materiale ikke umiddelbart kan fornyes, fordi det kræver godkendelse, vil der i en popup komme oplysninger om, hvorfor materialet ikke umiddelbart bliver fornyet - med mulighed for at gennemføre fornyelse alligevel f.eks. Maks antal fornyelser. Gennemfør fornyelse? Ja/Nej. Fornyelse kan ikke godkendes for materialer med regning.

51 Kolonner Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Nr. Blokeret Låner Mat.nr. Titel Afl.frist Ny afl.frist Gebyr Status Note Indhold: Løbenummer. Indeholder et B, hvis der er en blokering på låneren, det kan være en manuel blokering eller en systemgenereret blokering forårsaget af for sen aflevering eller mellemværende. Lånerens navn. Materialenummer. Forfatter og titel for det aktuelle materialenummer. Indeholder oprindelig afleveringsfrist for materialet. Indeholder aktuel afleveringsfrist for materialet Ved for sen aflevering indeholder feltet et gebyr i kroner og ører. Gebyrer er trimbare og kan eventuelt helt udelades (se sysadm). Indeholder information om hjemkaldelsesstatus for materialet. Felt der giver oplysning om en af evt. flere årsager til, at et materiale ikke umiddelbart kan fornyes. Hvis der er flere årsager, vil det fremgå af de dialoger, der fremkommer, når materialenummer indlæses eller godkend fornyelse aktiveres.

52 Funktionalitet i "Fornyelse" Fornyelse Fornyelse foretages ved, aflæsning eller indtastning af relevante materialenumre i feltet "Mat.nr". Afslutning foretages med tryk på "Afslut" (F9). Alternativt kan der skiftes til et af de øvrige moduler, der håndterer lånertransaktioner, hvor den igangværende transaktion kan fortsættes. Det er først nødvendigt at trykke (F9) "Afslut", når alle lånerens transaktioner er afsluttet Forny alle Anvendes hvis de aktuelle materialer ikke er til stede. Søg den aktuelle låner frem og tryk "Forny alle" (F11). Nu medtages den identificerede låners udlån til faneblad 4. te. De aktuelle materialer vil blive vist i listen her, hvor den nye afleveringsfrist vil fremgå. Materialer, der ikke umiddelbart kan fornyes, fordi det kræver godkendelse, vil være markerede, og der vil ikke være data i kolonnen "Ny afl.frist". De markerede materialer kan nu forsøges fornyet via knappen "Godkend alle" Alt+A. Det er ikke muligt at godkende fornyelse for materialer med regning. Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage". Bemærk at hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal materialerne overføres fra te til Fornyelse med Ctrl+Shift+O! Kvittering Hvis systemet er sat op til automatisk udskrivning af kvittering, vil feltet være afmærket. Der kan vælges mellem Ingen kvittering, Kvittering eller Kvittering som . Hvis låner ikke har en adresse, bliver man spurgt, om der skal udskrives en almindelig kvittering. Afleveres der materialer for flere lånere, sendes der kvitteringer til de respektive lånere.

53 53 Fra DDElibra version er der tilføjet en indstillingsdialog i Ekspedition - til at styre de specifikke radioknapper og checkbokse, der findes nederst i de forskellige faner. Indstillingsdialogen findes i en ny knap i funktionslinien Indstillinger F12. Hvis der er sat markering i menupunktet Gem opsætning ved afslut", gemmes de valg, der foretages under Indstillinger F12 til næste gang GUI'en startes. Ændringer, der foretages direkte i skærmbilledet, bliver ikke gemt Afleveringsfrist Den nye afleveringsfrist bliver beregnet efter samme principper som ved udlån. Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage". Hvis man ønsker en fornyelsesdato, der er forskellig fra den systemet vil sætte, skal denne sættes i feltet "Afl.frist" i "Fornyelse", inden "Forny alle" aktiveres Fornyelsesbegrænsning Systemet kan være sat op til, at der kun kan fornyes et bestemt antal gange eller til en bestemt dato, der svarer til et bestemt antal gange den oprindelige udlånsperiode. Man kan f.eks. tage udgangspunkt i den situation, at et materiale er blevet udlånt den 1. februar, udlånsperioden er en måned, og der er en fornyelsesbegrænsning på 2 gange den oprindelige udlånsperiode (d.v.s. en samlet udlånstid på maximalt 3 måneder). Sidste tilladte afleveringsfrist ved fornyelse vil derfor være den 1. maj. Hvis låneren kommer og fornyer materialet den 15. marts vil systemet sætte afleveringsfristen til den 15. april. Hvis låneren derimod kommer efter 1. april, vil systemet skrive: "Kan ikke fornyes, maks. 2 gange", da der ikke mere er en måned til sidste tilladte afleveringsfrist. Det skal bemærkes at en evt. fornyelsesbegrænsning ikke træder i kraft, hvis afleveringsdatoen sættes i "Særlig afl.frist" eller "Afl.frist" Fornyelse af reserveret materiale Hvis der er reserveringer på materialet, der skal fornyes, skal fornyelsen godkendes. Hvis fornyelsen afvises, skal materialet afleveres på normal vis i afleveringsmodulet, og der vil blive udskrevet reserveringsnote Materialer med overskredet afleveringsfrist Ved fornyelsen bliver det kontrolleret, om materialet har overskredet afleveringsfristen. Hvis dette er tilfældet, bliver der automatisk tilskrevet gebyr (kan undlades) efter de samme specifikationer, som anvendes ved aflevering.

54 54 Gebyrer håndteres på samme måde, som det sker i aflevering Fornyelse af materialer med regning Hvis der er oprettet regning på det materiale, der forsøges fornyet, vil der blive vist en note med teksten: "Der er regning på materialet. Fornyelse er ikke mulig." Materialet skal så først afleveres og eventuelt genudlånes Fornyelse af fjernlånt materiale Hvis materialet er bestilt online via z39.50, og långivende bibliotek anvender DDElibra, vil det være muligt at sætte systemet op til at foretage online forespørgsel om fornyelse hos långivende bibliotek, når materialenummeret indlæses i "Fornyelse", eller materialet forsøges fornyet i te. Hvis materialet kan fornyes, vil der som ved egne materialer nu komme en dato i feltet "Ny afl. frist", og materialet vil beholde sin status som "t". Kan materialet ikke fornyes, vil der som ved egne materialer, der ikke kan fornyes, ikke være en dato i feltet "Ny afl. frist". Det vil på sædvanlig måde være muligt at gennemtvinge en fornyelse, hvorved fjernlånet vil skifte status til "Fornyet med forbehold" Svar ved fornyelse på SMS Hvis en låner forsøger at forny på SMS, når webinterfacet ikke svarer, returneres nu en SMS til låneren med teksten: "Servicen er p.t. ikke tilgængelig". 6.8 Lånerstatus - te Introduktion Modulet Ekspedition s faneblad 4. te giver overblik over en låners udlån også udlånte fjernlån. Herudover kan man "Forny alt" eller Forny markerede samt sætte et materiale i bero Åbning af "Lånerstatus te "Lånerstatus" kan åbnes med (Ctrl+L) som tidligere eller med (Alt+4) i modulet Ekspedition Funktioner I "Lånerstatus - te" kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger

55 55 Gentegn F5* Opdaterer skærmbilledet. Afslut F9 Afslutter igangværende transaktion. Vil medføre udskrift af kvittering, hvis systemet er sat op til automatisk at udskrive kvittering. Ved løbende udskrift afsluttes udskriften. Bero F10 Sætter udlånet i bero. Dette medfører, at der ikke vil blive sendt hjemkaldelser eller oprettet regning på udlånet. Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu. Forny alle F11 De lån, der bliver fornyet umiddelbart vil få en ny dato i kolonnen Ny afl.dato samt et grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet - med mulighed for at Godkend alle via knappen forneden i skærmbilledet. Forny udvalgte Shift+F11 De lån, der bliver fornyet umiddelbart vil få en ny dato i kolonnen Ny afl.dato samt et grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet - med mulighed for at Godkend alle via knappen forneden i skærmbilledet. Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold. Udskriv Ctrl+P Udskriver aktuel låners lånerstatus.

56 Kolonner Fanen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Indhold: Oplyser materialenummer for et udlånt materiale. Status Udl.sted Udl.dato Afl.frist Ny afl. frist Påmindet Fornyet Titel Oplyser om der er genereret hjemkaldelse eller regning på materialet, samt dato for genereringen. Viser kode for udlånssted. Oplyser oprindelig udlånsdato. Oplyser aktuel afleveringsfrist. Den nye afleveringsdato, når der bliver fornyet direkte i te. Dato for påmindelser. De lån, der bliver fornyet umiddelbart, vil få et grønt flueben i kolonnen Fornyet. De lån, der ikke umiddelbart kan fornyes, vil blive markeret og få et rødt kryds i kolonnen Fornyet - med mulighed for at Godkend alle via knappen forneden i skærmbilledet. Oplyser forfatter og titel for et udlånt materiale. Hvis det drejer sig om et udlånt fjernlån, vil der være denne markering.

57 Bestillinger reserveringer og fjernlån Viser både en låners reserveringer og fjernlån Kolonner i Reserveringer Fanen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Indhold: Idnr. Titel Res.nr. Res.dato Afh.sted Afh.frist Opfyldt dato Res.type Status Løbenr. Det reserverede materiales idnr. Det reserverede materiales klassemærke, forfatter og titel. Reserveringsnummer. Den dato reserveringen er foretaget. Afhentningssted. Sidste afhentningsdato for opfyldte reserveringer. Eller fratagningsdato for reserveringer, der er frataget. Dato for opfyldelse / fratagning. Viser reserveringstype, f.eks. stregkodereservering, kædereservering, kontrolreservering. Indeholder oplysninger om kø-nr. for den aktuelle reservering. Løbenummer til selvafhentning Kolonner i Fjernlån Fanen indeholder følgende kolonner: Ledetekst: Idnr. Mat.nr. Titel Fjernlånsnr. Indhold: Idnr. på den bibliografiske post. Det långivende biblioteks materialenummer. Kort titel på det fjernlånte materiale. Fjernlånsnummer.

58 58 Oprettet Afh.sted Udløb Status Løbenr. Oprettelsesdato for fjernlånet. Afhentningssted for fjernlånet. Udløb for den aktuelle status i fjernlånsmodulet. Fjernlånets aktuelle status. Løbenummer til selvafhentning Mellemværende Faneblad 6. Mellemværende viser en låners mellemværende - med mulighed for at betale diverse beløb også delbeløb Kolonner Fanen har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Oprettet Type Status Titel Nr. Erstat. Gebyr Div. I alt Indhold: Materialenummer på det materiale, som gebyret/regningen er oprettet på. Oprettelsesdato for gebyret/regningen. Mellemværendets type. Aktuel statuskode for regninger. Angående anvendte koder henvises til "Systemadministration for udlån". Materialetype, forfatter og titel. Hvis en regning ikke er oprettet på et materiale fra beholdningsregisteret, vises i stedet en note. Regningsnummer. Erstatningsbeløb. Gebyr. Beløb der ikke vedrører erstatningsbeløb eller gebyr. Sum af erstatning, gebyr og diverse beløb for det enkelte materiale. En sum af disse beløb for alle lånerens mellemværender findes i feltet "OBS" i identifikationslinien.

59 59 Betalt Rest Ej bet. bar Den del af mellemværendet, som låneren har betalt. Den del af mellemværendet som låneren ikke har betalt. Rest = I alt Betalt Mulighed for at markere et mellemværende, der ikke må betales (inkasso/fogedsag) 6.11 Funktionalitet i "Lånerstatus - te". Aflæs lånerens kortnummer. Lånerfeltet udfyldes med kortnummer, lånerkategori og navn, mens feltet "Kortnr." blankes. Relevante data vises i den aktive fane. Når der skiftes til ny fane, vises relevante data automatisk. Fane kan desuden vælges med (Alt+understreget tal) Forny via fanen te Forny alle Søg den aktuelle låner frem og tryk "Forny alle" (F11). Hele forny-processen vil fra og med version 9.9 kunne foregå direkte i faneblad te med mulighed for at godkende fornyelse på materialer, der ikke umiddelbart kan fornyes.

60 60 Kolonnen yderst til højre Fornyet vil med grønt flueben markere de materialer, der umiddelbart er fornyet samt give en ny afleveringsfrist i kolonnen Ny afl. Frist. Materialer der ikke umiddelbart kan fornyes, vil få et rødt kryds blive markeret med mulighed for at godkende fornyelse på alle med knappen Godkend alle. Følgende materialer vil ikke umiddelbart blive fornyet: - materialer med regning - reserverede materialer - materialer med fornyelsesbegrænsning - fjernlånte materialer Ved fornyelse, vil den automatiske beregning af afleveringsfristen ikke medføre, at den oprindelige afleveringsfrist "stilles tilbage" Forny udvalgte via fanen te Søg den aktuelle låner frem. Marker de materialer, der ønskes fornyet. Vælg Forny udvalgte Shift+F11. Kolonnen yderst til højre Fornyet vil med grønt flueben markere de materialer, der umiddelbart er fornyet samt give en ny afleveringsfrist i kolonnen Ny afl. Frist.

61 61 Materialer der ikke umiddelbart kan fornyes, vil få et rødt kryds blive markeret med mulighed for at godkende fornyelse på alle med knappen Godkend alle Forny alle og Forny udvalgte kan få ændret afleveringsdatoen direkte i Lånerstatus/te Hvis man ønsker at ændre afleveringsdatoen ved fornyelser, kan det nu foregå direkte i Lånerstatus/te. Når man her vil Forny alle eller Forny udvalgte, åbner en popup, hvor ny afleveringsdato kan sættes i kalenderen. Den samme popup åbner nu også i fanen Forny Lånerstatus som I kan lånerstatus sendes som . I Ekspeditionsmodulets fane 4 te, fane 5 Bestillinger og fane 6 Mellemværende, er der nu mulighed for at markere, at en lånerstatus skal sendes som Det vil være en låners hele status, der sendes uamset hvilken fane, der vælges Bero Det materiale, der ønskes sat i "Bero", markeres, hvorefter der trykkes (F10) "Bero". Materialer, hvorpå der er oprettet regning, kan ikke sættes i bero. Ved markering af et materiale, hvor materialet allerede er i bero - efterfulgt af tryk på (F10) "Bero", vil status blive normal igen. Når materialet får sin normale status tilbage, vil der blive beregnet en ny afleveringsfrist, som findes ud fra den oprindelige udlånsperiode plus den tid udlånet har stået i bero. Ved fornyelse vil der komme en besked på skærmen ved udlån, der er sat i bero. I massefornyelse vil fornyelse af udlån, der er sat i bero, skulle godkendes. Ved selvbetjening fra f.eks. selvbetjeningsautomater sker fornyelsen ubetinget. Fornyelse fra Web er ikke mulig. I alle tilfælde vil en gennemført fornyelse medføre, at udlånet ikke længere står i bero. Ved aflevering af materiale sat i bero, beregnes et evt. gebyr med skyldig hensyntagen til den tid materialet har stået i bero. Det vil fremgå af afleveringsbilledet, at det er et materiale, der er sat i bero Gebyr for materialer i bero Ved aflevering beregnes der nu kun ét gebyr for alle materialer, der har været i bero, hvis systemet er sat op til at tilskrive ét gebyr pr. afleveringsfrist.

62 Betaling af mellemværender Vælg fane 6. Mellemværende. Find den aktuelle låner frem. Marker evt. den eller de regninger, der skal betales. Tryk (Shift+F9) "Betal" og følgende popup fremkommer: Ud for de 2 øverste betalingsmåder, er det i kolonnen "Rest" oplyst, hvilket beløb der vil blive betalt, hvis "Betal kontant" aktiveres. Beløbene i kolonnerne "Erstatning", "Gebyr" og "Diverse" er summen af disse felters indhold, for henholdsvis alle og de markerede regninger. Flyt markeringen til den ønskede betalingsmåde og tryk "Betal kontant". Betaling af delbeløb Hvis markøren flyttes til "Betal beløb" bliver feltet i kolonnen "Rest" aktivt. Indskriv det beløb, der skal betales og tryk "Betal kontant". Når "Betal beløb" anvendes, vil systemet først betale eksisterende gebyrer (det ældste først), herefter de eksisterende diverse beløb (det ældste først) og endelig erstatningsbeløbene (det ældste først). Systemet sættes op til, hvornår betalte mellemværender slettes fra lånerstatus. Hvis årsagen til blokeringen bortfalder, når et skyldigt beløb betales, ophæves blokeringen umiddelbart Ny bøderegel Fra og med vers. 9.9 er der kommet en ny bøderegel. Ved aflevering og fornyelse af materialer med samme aktuelle afleveringsfrist, hvor aflevering og/eller fornyelsen bliver foretaget efter den aktuelle afleveringsfrist, må der ikke beregnes gebyr, hvis ikke alle materialer med den samme aktuelle afleveringsfrist fornyes eller afleveres samlet (i det samme døgn).

63 63 Dette betyder i praksis, at bøden vedr. for sen aflevering/fornyelse tilskrives, når sidste materiale med en given afleveringsfrist afleveres/fornyes. Baggrunden er, at beregningen af gebyrer skal foregå således, at Styrelsens beslutning om, at der ikke må opkræves 2 gebyrer ved fornyelser, bliver overholdt samtidig med, at der kun opkræves 1 gebyr, hvis materialer har samme afleveringsfrist og afleveres samme døgn. Kan trimmes. 7 Kassefunktion NB: Vil kun kunne anvendes, hvis man har anskaffet modulet "Kassefunktion". Når modulet anvendes, vil alle økonomiske transaktioner (såvel indbetalinger som udbetalinger) blive gemt. Man kan derfor anvende DDElibra GUI som kasse, idet det er muligt at udskrive en kasserapport. Låneren vil endvidere få udskrevet en betalingskvittering. Det er desuden muligt at håndtere salg af salgsartikler (f.eks. teaterbilletter). Salg af diverse artikler håndteres ved, at der oprettes "lånere" for hver af de ønskede salgsartikler, hvor lånerens navn beskriver den aktuelle salgsartikel, Herefter oprettes regninger til hver af disse "lånere", på det beløb der skal betales (fiktivt eller reelt) for varelageret af den pågældende artikel (ved salg af 50 teaterbilletter af 10 kr. vil man oprette en regning på kr. 500). Ved salg betales af på den aktuelle "låners" regning, og låneren får en kvittering på det købte. Det er i version blevet muligt at lave kasserapport for forskellige grupper (filialer) på forskellige datoer. 7.1 Funktioner Ændrede funktioner i lånerstatus Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Tilbagefør Ctrl+F9 Giver mulighed for at tilbageføre et beløb, der er betalt ved en fejl. Det er kun muligt at tilbageføre beløb, der er betalt samme dag. Tilbagelevering Ctrl+F10 Vil være aktiv, når en regning - med et betalt erstatningsbeløb - markeres. Hvis materialet er kasseret, vil en aktivering desuden flytte materialet fra kassationsbasen til beholdningsbasen. Endelig udskrives et bilag med plads til lånerens kvittering vedrørende tilbagebetalingen, og erstatningsbeløbet på den aktuelle regning nulstilles. Tilbagebetal Alt+F10 Vil være aktiv, hvis låneren har betalt mere

64 64 end regningen lyder på (regningen lyder på et negativt beløb).

65 Funktionalitet i kassefunktion Betaling Find den aktuelle låner frem. Marker evt. den eller de regninger, der skal betales. Tryk (Shift+F9) "Betal" og følgende popup fremkommer: Ud for de 2 øverste betalingsmåder er det i kolonnen "Rest" oplyst, hvilket beløb der vil blive betalt, hvis "Betal kontant" aktiveres. Beløbene i kolonnerne "Erstatning", "Gebyr" og "Diverse" er summen af disse felters indhold, for henholdsvis alle og de markerede regninger. Flyt markeringen til den ønskede betalingsmåde og tryk "Betal kontant". Hvis systemet er sat op til det, vil det også være muligt at registrere betalingen som "Betalt pr. giro". Hvis markøren flyttes til "Betal beløb" bliver feltet i kolonnen "Rest" aktivt. Indskriv det beløb, der skal betales og tryk "Betal kontant". Systemet vil først betale eksisterende gebyrer (det ældste først), herefter de eksisterende diverse beløb (det ældste først) og endelig erstatningsbeløbene (det ældste først).

66 66 Hvis det fulde erstatningsbeløb betales for en regning, vil det tilhørende udlån blive slettet og materialet vil blive forsøgt kasseret. Kassation vil dog ikke blive gennemført, hvis det er sidste eksemplar og der desuden er reservering på materialet eller - afhængig af optrimningen hvis det er sidste eksemplar af materialet. Det er muligt at sætte systemet op til automatisk at ændre regningsstatus, sætte en midlertidig profilværdi som udlånsregel (f.eks. "mistet" på materiale der er erstattet) samt sætte en "bortedato". Profilværdien sættes også, hvis materialet er blevet kasseret automatisk Kvittering Når der betales et beløb, hvad enten det sker fra "Lånerstatus" eller i forbindelse med afslutningen af en transaktion, vil der blive udskrevet en betalingskvittering Fremsøgning af erstattet materiale Ud fra profilværdi og "bortedato" er det efterfølgende muligt at søge de erstattede materialer frem i søgesystemet med henblik på efterfølgende opfølgning. Eksempel: bk=mistet og bd=201101? Vil finde poster, hvor et eller flere materialer er blevet erstattet i januar Foretages søgningen i base "bib", vil de ikke kasserede materialer blive fundet. Foretages søgningen i base "kas", vil de automatisk kasserede materialer blive fundet. Ved søgning i regningsmodulet, på den aktuelle status, vil materialerne ligeledes kunne findes frem, men her er det ikke muligt at periodisere eller adskille kasserede materialer fra ikke kasserede materialer Tilbageførsel Anvendes hvis man har registreret en betaling, og låneren alligevel ikke kan betale. Funktionen "Tilbagefør" vil være aktiv, hvis der samme dag er registreret betaling for den aktuelle låner. Når "Tilbagefør" aktiveres fremkommer en popup "Tilbagefør betaling(er)", hvor de beløb, der er betalt dags dato, kan ses. Marker det ønskede beløb og tryk "Tilbagefør".

67 Tilbagelevering Anvendes hvis låneren tilbageleverer et materiale der allerede er erstattet. Efter markering af det / de aktuelle materiale(r) trykkes (Ctrl+F10) "Tilbagelevering". Tilbageleveringen bekræftes i den popup der vises, ved tryk på "Tilbagelever". Erstatningsbeløbet på den / de aktuelle regning(er) vil blive nulstillet, og materialet vil ændre status til "I beholdning". Endelig vil der blive udskrevet en returbetalingskvittering, hvor låneren kan kvittere for modtagelse af erstatningsbeløbet. Der kan ikke ske tilbagelevering, hvis regningen er blevet slettet. Hvor hurtigt regninger slettes afhænger af, hvordan regningsstyringen er sat op Tilbagebetaling Anvendes, hvis der på en regning registreres betaling af et beløb, der er større end regningens restbeløb. Regningens restbeløb vil fremstå negativt. Marker den aktuelle regning og tryk "Tilbagebetal" (Alt+F10) og bekræft tilbagebetalingen ved tryk på (Alt+U) "Udbetal". Restbeløbet nulstilles og der udskrives en returbetalingskvittering, hvor låneren kan kvittere for modtagelse af det for meget betalte beløb. Tilbagebetaling forudsætter, at regningen ikke er blevet slettet.

68 Håndtering af salgsartikler Salg af diverse artikler håndteres ved, at der oprettes "speciallånere" for hver af de ønskede salgsartikler, hvor lånerens navn beskriver den aktuelle salgsartikler. Herefter oprettes der regninger til hver af disse "lånere", på det beløb, der skal betales (fiktivt eller reelt) for varelageret af den pågældende artikel (ved salg af 50 teaterbilletter af 10 kr. vil man oprette en regning på kr. 500). Ved salg betales af på den aktuelle "låners" regning, og låneren får en kvittering på det købte Oprettelse af speciallånere Aktiver modulet "Låner" med (Ctrl+D). Udfyld navnefeltet, der anvendes til at navngive salgsartiklen, som den ønskes vist på kvitteringen til låneren. Det foreslås, at der før navnet skrives "- " (streg og mellemrum) og at navnet sluttes med " -" (mellemrum streg). Formålet med at skrive "- " i starten er, at gøre det muligt efterfølgende at søge alle salgsartikler frem på en gang. Dette gøres med "-?" som søgekriterium. " -" i slutningen, vil få kvitteringen til at se pænere ud, idet lånerens navn som repræsenterer salgsartiklen, vil blive skrevet ud øverst på kvitteringen. Anvend en stregkode som kort- og lånernummer (hvis biblioteket anvender ticifrede materialenumre, er det muligt at anvende et sådant). Det anbefales at klæbe de anvendte stregkoder på en gennemsigtig A4 plastisklomme af den type, der kan sættes i et ringbind. I lommen anbringes et print, hvor man har skrevet speciallånerens navn f.eks. "- Fotokopi A4 pris 2 kr. -". Man kan så genbruge stregkoden til nye salgsartikler, ved at ændre navnet i lånerregisteret samt udskifte printet i plastiklommen. Stregkoden anvendes når "lånerens" regning efterfølgende skal findes frem i "Lånerstatus". I ovennævnte eksempel indgår stykprisen i artiklens navn, så denne umiddelbart kan ses. Alternativt kan stykprisen angives i notefeltet. Vælg den lånerkategori, der er oprettet til formålet (sædvanligvis kategori "00"). Udfyld evt. andre obligatoriske felter (er uden betydning for håndteringen). Tryk (F5) "Opret".

69 Oprettelse af regninger på salgsartikler Der oprettes en særlig regning, der repræsenterer "varelageret" på låneren. Aktiver modulet "Regning" med (Ctrl+E). Indlæs / indtast kortnummer for den aktuelle speciallåner i fane 1 "Overførte udlån". Hvis kortnummeret indtastes, efterfølges indtastningen af (Retur). Vælg typen for salgsartikler (sædvanligvis "00 Salgsartikler"). Vælg status for oprettede salgsartikler (sædvanligvis "00 Salgsartikel oprettet"). Udfyld feltet "Diverse" med den samlede pris på det aktuelle varelager. Tryk (F7) "Opret" Salg af salgsartikler Indlæs / indlæs kortnummer for den aktuelle speciallåner i "Lånerstatus" og skift til fane 3 "Regninger". Marker lånerens regning. Tryk (Shift+F9) "Betal". Flyt markeringen til "Betal beløb". Indskriv stykprisen på salgsvaren i beløbsfeltet og tryk "Betal kontant". Der vil blive udskrevet en kvittering, hvor salgsvarens "navn" er angivet øverst.

70 70 8 Reservering 8.1 Introduktion Reserveringer kan foretages på flere forskellige måder, men fælles for alle er, at der placeres en reservering på en delmængde af bibliotekets samlede beholdning. Forskellen imellem de forskellige typer reserveringer består i, hvorledes denne delmængde afgrænses. Reservering indeholder derudover funktioner til at slette, flytte, opdatere og finde reserveringer. Systemet kan sættes op til at håndtere bestillinger via WWW. I givet fald vil materialer, der er registreret som værende hjemme blive bestilt, mens andre materialer vil blive reserveret. Den eneste forskel på et reserveret og et bestilt materiale er, at det bestilte materiale kan udskrives på en liste, (eller hvis systemet er sat op til det direkte på en printer), med henblik på fremfinding på hylden. En reservering kan foretages på flere måder: - reservering af et bestemt idnr. - reservering af et bestemt materiale (stregkode) - kontrolreservering (stregkode) - reservering af et af flere idnr. (sammenkædning) - reservering af serie - reservering af et tidsskrift 8.2 Åbning af "Reservering" "Reservering" åbnes med (Ctrl+R).

71 Funktioner I reservering kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Gentegn F5* Opdaterer skærmbilledet. Opret F7 Opretter reserveringer og bestillinger. Slet Shift+F7 Sletter reserveringer. Opr. kæder. Alt+F7 Opretter kædereservering på markerede poster. Opr. serie Ctrl+Shift+F7 Knap i Funktionslinien. Opretter seriereservering på markerede poster, når ønsket rækkefølge er angivet i en popup. I seriereserverings-popup en vises felt 440 delfelt a og v i kolonnen Serietitel, således, at man umiddelbart kan se titlens nummer i serien. Hvis felt 440 delfelt a og v ikke findes i marcposten, får man en popup, med besked om at Nr. i serie skal udfyldes manuelt. Find F8 Finder eksisterende reserveringer Opdater Shift+F8 Opdaterer eksisterende reserveringer. Afslut F9 Afslutter igangværende transaktion. Flyt op Shift+F9 Flytter en reservering et nr. op i reserveringsrækkefølgen. Flyt ned Ctrl+F9 Flytter en reservering et nr. ned i reserveringsrækkefølgen. Flyt forrest Ctrl+Shift+F9 Flytter en reservering forrest i reserveringsrækkefølgen. (Efter evt. opfyldte eller fratagne reserveringer). Genvejsmenu Shift+F10* Aktiverer genvejsmenu.

72 72 Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold. Hent poster Alt+F12 Henter poster fra søgning, der er markeret og hvor der efterfølgende er trykket (Ctrl+C) "Kopier". Fra og med vers. 9.9 hentes markerede poster i Søgning nemmere til Reservering med funktionsknappen Reservér F Modulvinduets opbygning Øverst findes et område med 5 faner: "Overførte poster", "Låners reserveringer", Reserveringer på idnr.", "Fremsøgte reserveringer" og "Status". Fanerne indeholder lister. Under fanerne findes "Identifikationslinien". Nederste del af modulvinduet er opdelt i: - venstre del, hvor en bibliografisk post kan identificeres ud fra kendskab til idnr. eller materialenummer. Under disse felter findes en træstruktur til identificering af stregkodereserveringer, kontrolreserveringer og tidsskriftreserveringer. - højre del, er en formular til registrering af detaljer om den aktuelle reservering. 8.5 Faner Overførte poster Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Res.markering Forfatter Indhold: Ved idnr. reservering fremkommer en hængelås, når materialet er reserveret i den igangværende transaktion. Ved kædet reservering fremkommer en kæde, ud for de materialer der indgår i den kædede reservering. Forfatterangivelse.

73 73 Titel Mat.type Opstilling Titelangivelse. Materialetype. Materialets opstilling Låners reserveringer I fanen "Låners reserveringer" vises en liste over en identificeret låners reserveringer. Reserveringer der er foretaget i den igangværende transaktion vil være markeret med et gult "Ny". Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Res.nr. Serie res.nr. Idnr. Titel Res.dato Indhold: Nummer der identificerer reserveringen. Nummer der identificerer en seriereservering. Idnr. på det reserverede materiale. Forfatter, titel, evt. materialetype og opstilling samt vol. og nr. ved periodica - på de fremsøgte reserveringer. Reserveringsdato. Res.filial De filialer materialet er reserveret i. Afh.sted Afh.frist Opfyldt dato Res.type Status Løbenr. Afhentningssted for den aktuelle reservering. Afhentningsfrist for opfyldte reserveringer. Dato for opfyldelse / fratagning. Reserveringstype. Giver oplysning om hvor langt reserveringen er i reserveringsprocessen/kønummer. Indeholder løbenummer til selvafhentning af materialer.

74 Reserveringer på idnr. I fanen "Reserveringer på idnr." vises en liste over reserveringer på det idnr., der er anført i idnr.-feltet i formularen med reserveringsdetaljer. Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Kønr. Res.nr. Serie res.nr. Kortnr. Låner Interessedato Period.spec Res.type Løbenr. Indhold: Angiver hvilket nummer man har i reserveringskøen. Hvis reserveringen er opfyldt eller frataget, vil det fremgå. Nummer der identificerer reserveringen. Nummer der identificerer en seriereservering. Lånerens kortnummer. Lånerens navn. Eventuel interessedato. År, vol. og nr. for tidsskrifter. Reserveringstype. Indeholder løbenummer til selvafhentning af materialer Fremsøgte reserveringer Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Res.nr. Serie res.nr. Kortnr. Låner Interessedato Titel Indhold: Nummer der identificerer reserveringen. Nummer der identificerer en seriereservering. Lånerens kortnummer. Lånerens navn Eventuel interessedato. Forfatter, titel, evt. materialetype og opstilling samt vol. og nr. ved periodica - på de fremsøgte reserveringer.

75 75 Res.type Status Løbenr. Reserveringstype. Giver oplysning om, hvor langt reserveringen er i reserveringsprocessen/kønummer. Indeholder løbenummer til selvafhentning af materialer Reserveringsstatus I fanen "Reserveringsstatus" vises detaljer om de materialer, der indgår i en given reservering. Kolonnebetegnelse: Idnr. Mat.nr. Titel Status Afl.frist Kønr. Indhold: Idnr. på materialer, der indgår i reserveringen. Tilhørende materialenummer. Materialets titel. Materialets udlånsstatus. Heraf vil det fremgå, om materialet er "t", om det står som "Opfyldt" til denne reservering, om det står som "Opfyldt" til en anden reservering, eller om det er "Frataget" og dermed på vej fra en anden afdeling. Afleveringsfrist for materialer der er udlånt. Nummer i reserveringskø. Reserveringsstatus for en reservering vises, når der efter markering af den aktuelle reservering skiftes til fanen "Reserveringsstatus".

76 "Identifikationslinien" Se venligst under "Identifikationslinien" Felter til identificering af post ved hjælp af idnr. eller materialenummer Felter Feltbetegnelse: Idnr. Mat.nr. Indhold: Felt til indtastning af idnr. Felt til indtastning af materialenummer Træstruktur Indeholder mappen "Materialer" Når et materiale markeres, og der findes beholdningsregistrerede materialer på det aktuelle idnr., vil de enkelte beholdningsregistrerede materialer for det pågældende idnr. blive vist i mappen "Materialer". I forbindelse med tidsskriftsreserveringer er mappen underdelt i: - år - vol. og nr. - filial og materialenummer I forbindelse med reservering af andre materialer end tidsskrifter underdeles mappen i: - filial og materialenummer

77 Formular Formularen indeholder følgende felter: Felter der vedrører det aktuelle Idnr. Feltbetegnelse: Titel Idnr. Mat.nr. År, Vol. og Nr. samt Note1 og Note2 Registr. Reserv. t Hjemkaldt Opfyldt: Indhold: Det markerede materiales titel. Materialets idnr. Udfyldes af systemet, hvis der foretages en "Stregkodereservering" eller en "Kontrolreservering". Disse felter svarer til felterne i beholdning. De vil automatisk blive udfyldt ved reservering af tidsskrifter. Angiver antallet af beholdningsregistrerede materialer, der eksisterer på den/de idnr., som reserveringen omfatter. Udfyldes automatisk når en reservering foretages. Angiver antallet af beholdningsregistrerede materialer, som reserveringen reelt kommer til at omfatte, idet en del af materialerne registreret under "Registr." kan være indeholdt i en opstilling eller materialesamling, som ikke kan reserveres (f.eks. kviklån). Angiver antallet af udlånte materialer (delmængde af Registr.). Angiver antallet af hjemkaldte materialer (delmængde af t). Angiver antallet af materialer, der står som opfyldte reserveringer (delmængde af Registr.). Felter der vedrører den aktuelle reservering: Res.nr. Oprettet Er et entydigt nummer for den aktuelle reservering. Ved oprettelse af en reservering vil der automatisk blive tilknyttet et nummer til denne. Oprettelsesdato for reserveringen. Indsættes automatisk.

78 78 Type Kønr. Initialer Int.dato Inaktiv til Res.filial Filialer Afh.sted Antal Hjemkomne Reserveringstypen vil blive indsat automatisk, når en reservering foretages. Angiver kønummeret for en given reservering. Ved tidsskriftreservering og reservering af sammenkædede poster kan kønummeret være upræcist. Udfyldes med brugers login, hvis systemet er sat op til det. Angiver sidste interessedato for den foretagne reservering. Anvendes til frasortering af forældede reserveringer. Det er muligt at specificere en default/standard interesseperiode. Her kan der angives en dato, fra hvilken reserveringen skal træde i kraft. Hvis der ingen dato angives, træder reserveringen i kraft med det samme. Hvis der angives en dato, svarer det i praksis til, at reserveringen bliver foretaget på normal vis på den angivne dato. Hvis feltet "Res.filial" er tomt, vil systemet reservere i default filialer. Ønskes man ønsker at reservere i andre filialer end standard, ændret åbnes popup'en "Filialer", hvor de ønskede filialer markeres. De ønskede filialer vil blive vist i feltet "Res.filial". Markeringerne i popup'en "Filialer" slettes, når man igen ønsker at reservere i default filialer. Knap der ved aktivering fremkalder en dialog med mulige reserveringsfilialer. Knappen benyttes, hvis der ikke findes materialer i defaultfilial/filialer, eller hvis man ønskes at ændre default reserveringsfilial(er). Det er desuden muligt at ændre reserveringsfilial(er) ved at indskrive ønskede filialer direkte i feltet "Res.filial". Ønskede filialer anføres med mellemrum. Alle filialer angives med "-" i feltet. Her angives den filial, hvor materialet ønskes afhentet. Det antal eksemplarer, der ønskes af den givne reservering. Hvis feltet ikke udfyldes sættes antal automatisk til 1. Funktionaliteten ved reservering af flere eksemplarer af samme titel er ændret i version Hvis der foretages en reservering, hvor ønsket antal f.eks. sættes til 3, vil der automatisk blive oprettet 3 reserveringer med hver 1 i ønsket antal. Reserveringerne vil dog systemmæssigt være kædet sammen, så der stadigvæk først sendes besked til låneren, når alle eksemplarer er hjemkommet. Den del af det reserverede antal der er hjemkommet d.v.s. afviklet eller opfyldt.

79 79 Res.hylde Afh.frist Note Gebyr Serie res.nr. Brev Note Kontr.res. Plus Afh.nr. Alle udgaver Den del af det reserverede antal der står på reserveringshylden. Delmængde af "Hjemkomne". Angiver afhentningsfrist for de materialer, der står på reserveringshylden. Anvendes til at knytte en note til den aktuelle reservering. Noten vil blive vist, når reserveringen findes frem. Hvis systemet er sat op til automatisk at tilskrive gebyr for reserveringer, vil feltet indeholde gebyret for den sidst foretagne reservering. Felt hvor et evt. seriereserveringsnummer bliver indsat af systemet. Feltet vil være afkrydset, hvis systemet er sat op til, at den lånerkategori den aktuelle låner tilhører, skal have reserveringsmeddelelse. Afkrydsningsfelt, til angivelse af, om en evt. note ønskes udskrevet på reserveringsmeddelelsen. Felt til afkrydsning ved kontrolreservering. Felt der afkrydses, hvis man ønsker at gennemtrumfe reservering af materialer, der er registreret som ikke reserverbare. Afkrydsningsfelt der anvendes, hvis man ønsker at "trække" et nyt afhentningsnummer. Afkrydsningsfelt der anvendes, hvis man ønsker at oprette reservering på alle sideordnede udgaver af en titel. 8.6 Overførsel af poster fra søgning I "Søgning" fremfindes den eller de poster, man ønsker at reservere. Posten/posterne markeres og der trykkes (Ctrl+Shift+R) "Kopier til reservering", hvorefter "Reservering" åbnes/aktiveres. Fra og med vers. 9.9 gøres dette nemmere med funktionsknappen Reservér F11 i Søgning dvs. det kan gøres på begge måder. Fanen "Overførte poster" vil være aktiv, og de markerede poster vil findes i listen.

80 80 Alternativt kan der efter markeringen af poster trykkes (Ctrl+C) "Kopier". Reserveringsmodulet åbnes/aktiveres med (Ctrl+R) og posterne hentes over i fanen "Overførte poster" med (Alt+F12) "Hent poster". 8.7 Funktionalitet i "Reservering" Ved alle former for reservering identificeres den aktuelle låner i "Identifikationslinien" Reservering på idnr. Den normale reservering vil være reservering på et idnr., det vil sige, at man ønsker et eller flere eksemplarer af et bestemt idnr. Der kan reserveres flere poster ad gangen. Alle overførte poster vil da være markeret i Reservering. Eventuelle ændringer af default indhold i felterne: "Initialer", "Int.dato", "Inaktiv til", Res.filial", "Afh.sted", "Antal", "Res.note", "Brev" og "Note" indtastes og der trykkes (F7) "Opret". Ønskes der ikke foretaget ændringer, er det tilstrækkeligt at trykke (F7) "Opret". Når der er trykket "Opret" fremgår det af feltet "Res.filial", hvilke filialer der default er reserveret i. Ændringer af "Res.filial" foregår ved aktivering af knappen "Filialer" og efterfølgende markering af den / de filialer reserveringen ønskes foretaget i. De markerede filialer vil fremgå af feltet "Res.filial". Alternativt kan ønskede reserveringsfilialer angives direkte i feltet "Res.filial". Ønskede filialerne adskilles med mellemrum. Hvis låneren allerede har reserveret det pågældende idnr., giver systemet besked, og det er muligt at afbryde reserveringen. Hvis materialet er registreret som "ikke udlånt", kommer der en meddelelse om at materialet findes på hylden. Meddelelsen kommer i statuslinien. Hvis der ikke findes beholdningsregistrerede materialer til det pågældende idnr., eller hvis der ikke findes materialer i den ønskede reserveringsfilial, giver systemet besked om, at der ingen beholdningsposter findes for den pågældende reservering. I sidstnævnte tilfælde kan en filial, der har et beholdningsregistreret materiale vælges ved aktivering af knappen "Filialer".

81 81 Det fremgår af mappen "Materialer", hvilke filialer der har beholdningsregistrerede eksemplarer. Vælges en filial, hvor det beholdningsregistrerede materiale ikke er reserverbart, giver systemet besked om, at reservering ikke er mulig. Hvis idnr. kendes på den post der ønskes reserveret, er det muligt at indtaste et idnr. direkte i idnr.-feltet i venstre side af skærmbilledet efterfulgt af (Retur). Herved spares søgning og overførsel af poster Reservering på materialenummer En stregkodereservering foretages på næsten samme måde som en normal reservering. Marker det ønskede materiale i "Overførte poster". Marker det ønskede materialenummer i mappen "Materialer". Materialenummeret overføres automatisk til feltet "Mat.nr." i "Reserveringsdetaljer". Herefter gennemføres reserveringen på samme måde som ved "Reservering på idnr.". Det er også muligt at indlæse et materialenummer direkte i feltet: "Mat.nr." i venstre side af skærmbilledet efterfulgt af (Tab). Herved spares søgning, overførsel af poster og markering af materialenummer i træstrukturen. Hvis der er brug for at lave mange stregkodereserveringer, gemmes de oplysninger, der er skrevet i notefelt og initialer Reservering find materiale ved hjælp af chiplæser I forbindelse med stregkodereserveringer kan man nu få materialenummeret ind i reserveringsbilledet ved at lægge materialet på læseren og trykke (Alt+Højrepil). Det er desuden muligt at søge stregkodereserveringer eller ID-nummerreserveringer frem ved at lægge pågældende chip på pladen og trykke Find (F8) Kontrolreservering Kontrolreservering kan benyttes, hvis man forsøger at få fat i materialer, der er blevet væk. En kontrolreservering virker som en speciel form for "Reservering på materialenummer". En kontrolreservering kan således kun foretages på et materialenummer. Inden det trykkes (F7) "Opret" markeres feltet "Ktrl.res.". Det specielle ved kontrolreserveringen er, at yderligere reserveringer på materialet blokeres. Det er tillige muligt at vælge at en kontrolreservering automatisk vil rykke et internt lånerkort op som nr. 1 i reserveringskøen. Skal trimmes.

82 82 Hvis en kontrolreservering slettes, fratages eller opfyldes, vil materialet igen blive gjort reserverbart Kædereservering "Sammenkædning af reserveringer" foretager reservering på en række idnr. Reserveringen opfyldes, når det første materiale tilhørende et af disse idnr. afleveres. Sammenkædning af reserveringer er velegnet, hvis man ønsker en vilkårlig udgave af en bog, eller hvis man ønsker én ud af en række bøger omhandlende et bestemt emne. De poster, der skal indgå i en sammenkædet reservering, søges frem i søgesystemet og overføres til reservering med funktionsknappen Reservér F11 i søgning. Alle de overførte poster er nu markeret i listen. Bemærk at nu er både funktionsknappen "Opret F7" og funktionsknappen "Opr. kæderes. Alt+F7" aktive. Når der trykkes (Alt+F7) "Opr. kæderes.", vil systemet reservere de markerede poster i en sammenkædet reservering Fordeling af reserveringer på alle udgaver Funktionen foretager automatisk reservering på alle sideordnede udgaver af en bestemt titel, hvis posternes idnr. er kædet sammen med førsteudgavens idnr. i marcpostens felt 017. Reserveringen opfyldes, når det første materiale tilhørende et af disse idnr. afleveres. Reservering på Alle udgaver er velegnet, hvis man ønsker en vilkårlig udgave af en bestemt titel, og posternes idnr. er kædet sammen som beskrevet. Én af de relevante poster søges frem i søgesystemet og overføres til reservering med funktionsknappen F11 Reservér" i søgning. Markér i checkboksen Alle udgaver. Når der trykkes (F7) Opret vil systemet oprette en reservering indeholdende relevante poster Seriereservering Reservering af et antal poster, der ønskes opfyldt i en bestemt rækkefølge. De poster, der skal indgå i seriereserveringen søges frem i søgesystemet og overføres til Reservering med funktionsknappen Reservér F11 i Søgning.

83 83 I Reservering vælges funktionsknappen Opr. serie Ctrl+Shift+F7. Fra og med vers. 9.9 er der tilføjet en popup, der gør det nemmere at gennemføre en seriereservering. I seriereserverings-popup en vises felt 440 delfelt a og v i kolonnen Serietitel, således at man umiddelbart kan se titlens nummer i serien. Hvis felt 440 delfelt a og v ikke findes i marcposten, får man en popup med besked om at Nr. i serie skal udfyldes manuelt. Bemærk, at det er muligt at skrive det samme nummer ud for flere poster. I givet fald vil poster med samme nummer fungere som kædede reserveringer, hvor den første reservering, der bliver opfyldt medfører, at de øvrige med samme "Nr. i serie" slettes. Systemet vil tildele de aktuelle reserveringer et fælles "Serie res.nr.". I "Låners reserveringer" vil de reserveringer, der indgår i en seriereservering, være sorteret i den ønskede serierækkefølge. De poster, der er oprettet som kædede seriereserveringer, vil fremstå som "Res. serie+" i kolonnen "Res.type" i "Låners reserveringer".

84 Reservering på tidsskrift Reserveringen foregår på samme måde som "Reservering på materialenummer". Blot udpeges den relevante årgang, vol. og nr. i mappen "Materialer". Hvis det er en materialenummerreservering, der ønskes på det pågældende tidsskrift, udpeges desuden filial og materialenummer. Relevante oplysninger overføres automatisk til felterne i "Reserveringsdetaljer". Herefter gennemføres reserveringen på samme måde som ved "Reservering på idnr." Reservering af ikke reserverbart materiale - Plus Hvis man ønsker at reservere materialer, der ifølge opsætningen af systemet ikke er reserverbare f.eks. håndbøger, afkrydses feltet "Plus", inden der trykkes (F7) "Opret" Reservering til BK lånere Ved reservering til en BK låner får man besked, hvis BK låneren tidligere har lånt materialet Fremsøgning af reserveringer Eksisterende reserveringer findes frem ved tryk på (F8) "Find", hvorefter søgekriterier indtastes i søgedialogen, og der trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Trykkes atter (F8) "Find" kan yderligere kriterier indtastes, eller søgedialogen kan blankes med (Alt+B) "Blank", hvorefter nye kriterier kan indtastes Reservering - Søgning på løbenr. / afhentningsnr. Der er muligt at søge med "Find" (F8) på "Placering" som vil være reserveringens løbenr./afhentningsnr.