Udbudsbetingelser - Begrænset udbud [Høringsudkast]

Transkript

1 Udbudsbetingelser - Begrænset udbud [Høringsudkast] Indkøb på Kantine -og Undervisningsinventar, samt Tavler Til Aalborg Universitet Danmarks Tekniske Universitet Syddansk Universitet

2 Indhold 1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbuddets omfang BAGGRUND OG FORMÅL MED UDBUDDET KONSULENT/REPRÆSENTANT AFTALENS OMFANG FASEOPDELING OG OPTION Besigtigelse Vareprøver AFPRØVNING Udbudsprocedure TILBUDSVURDERING ALTERNATIVE BUD TILDELING AF RAMMEAFTALEN - TILDELINGSKRITERIUM POINTSKALA Tilbudsbetingelser TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON TILBUDSFRIST INDLEVERINGSADRESSE VEDSTÅELSESFRIST Generelt information til tilbudsgivere SPØRGSMÅL OG SVAR YDERLIGERE OPLYSNINGER TIL UDBUDSMATERIALET ÆNDRINGER AF UDBUDSMATERIALE SPROG HONORAR EJENDOMSRET TIL MODTAGNE TILBUD FORBEHOLD TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED, AKTINDSIGT MV FORHANDLING IKKE MULIG UDBYDERS AFKLARENDE SPØRGSMÅL ELEKTRONISK BESTILLING Krav til tilbuddets opbygning OBLIGATORISKE TILBUDSDOKUMENTER TILBUDSTABELLEN DELAFTALER Underretning om tildelingsbeslutningen RETSVIRKNING E-HANDEL Aflysning Tidsplan for udbudsforretning Oversigt over tilbuddets dokumenter... 13

3 Bilagsfortegnelse: Rammeaftale (Rammeaftalen er ikke vedlagt høringsudkast) Bilag 1: Høringsudkast_Udbudsbetingelser Bilag 2: Høringsudkast_Kravspecifikation Undervisningsstole Bilag 3: Høringsudkast_Kravspecifikation Undervisningsborde Bilag 4: Høringsudkast_Kravspecifikation Tavler Bilag 5: Høringsudkast_Kravspecifikation Kateder Bilag 6: Høringsudkast_Kravspecifikation Kantinestole Bilag 7: Høringsudkast_Kravspecifikation Kantineborde Bilag 8: Tilbudsliste Priser (Prislister er ikke vedlagt høringsudkastet),.

4 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Aalborg Universitet, Danmarks Tekniske Universitet- Syddansk Universitets (herefter ordregiver) udbud af rammeaftale om levering af Kantine - og Undervisningsinventar, samt Tavler i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. xxx offentliggjort den xxx i den Europæiske Unions Tidende. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU s udbudsregler. 2. Den ordregivende myndighed Den ansvarlige ordregiver under denne udbudsforretning er Aalborg Universitet, Danmarks Tekniske Universitet, Syddansk Universitet, hvilket omfatter alle de til universiteternes tilknyttede adresser. Syddansk Universitets udbudskontor hos ordregiver er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel rammeaftale vil skulle indgås med ordregiver. Yderligere information om Aalborg Universitet, Danmarks Tekniske Universitet og Syddansk Universitet kan fås på henholdsvis på og 3. Udbuddets omfang 3.1. Baggrund og formål med udbuddet Ordregiver ønsker, at samle sine indkøb af Kantine -og Undervisningsinventar, samt Tavler på en rammeaftale, som er fordelt på (forventes at være 3 til 6 delaftaler i høringsudkast er der lagt op til 6 delaftaler). I henhold til EU's udbudsdirektiv, er der pligt til at udbyde ordregivers indkøb af ydelser, når indkøbsvolumen pr. år overstiger den tilladte tærskelværdi for indkøbet. Rammeaftalen ønskes indgået med XX tilbudsgiver. Kravspecifikationenerne for de af udbuddet omfattede ydelser fremgår af bilag 2-7 (i høringsudkastet) Det er alene disse ydelser som udbydes. Ordregiver er fra 1. januar 2014 forpligtet i relevante udbud efter følg eller forklar - princippet at overveje brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. For- Side 2 af 16

5 pligtelsen følger af finansloven for Følg- eller forklarprincippet indebærer, at ordregiver enten skal anvende sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i relevante udbud eller forklare, hvorfor ordregiver ikke gør det. I dette udbud forpligtes leverandøren derfor til at anvende xx antal praktikanter, jf. Rammeaftalens pkt Konsulent/repræsentant Tilbudsgiver skal vederlagsfrit kunne stille en konsulent/repræsentant til rådighed for Ordregiver. Denne skal kunne give råd og vejledning i korrekt og sikker brug af produkterne, og forslag til indretning således dette lever op til gældende lovgivning Aftalens omfang Hovedydelsen for nærværende Rammeaftale er levering af kantine- og undervisningsinventar samt tavler til ordregiver. Indkøb af Kantine -og Undervisningsinventar, samt Tavler til ordregiver har i gennemsnittet (årligt) været på ca. xx kr. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde i aftaleperioden eller opnå en bestemt omsætning. Alle oplysninger om forbrug har alene vejledende karakter, og er på ingen måde bindende, Den endelige mængde indkøb er afhængig af en række forhold herunder konkrete behov, udstyr der kræver udskiftning samt de bevillinger der gives i rammeaftalens løbetid. Køb af ydelser på den indgåede rammeaftale foretages som udgangspunkt af Ordregivers ansvarlige afdelinger for på området for inventar, som er ordregivers tekniske afdelinger.. Tilbudsgivere bedes venligst bemærke, at Aalborg Universitet og Danmarks Tekniske Universitet under denne udbudsforretning kun indgår i rammeaftalen for undervisningsinventar, samt tavler. Desuden vil der blive udarbejdet særskilte kontrakter for hvert universitet i forhold til kontraktforlængelsen på 1 år, da det vil være op til hvert enkelt universitet, om de vil benytte optionen på 1 år. Nærværende udbud på levering af Kantine -og Undervisningsinventar, samt Tavler. Indkøbet er fordelt på følgende delaftaler med følgende estimerede omsætning pr. aftale: Delaftale xx Undervisningsstole xx. kr. Delaftale xx Undervisningsborde xx. kr. Delaftale xx Tavler xx. kr. Delaftale xx Kateder xx. kr. Delaftale xx Kantinestole xx. kr. Delaftale xx Kantineborde xx. kr. Grundet rammeaftalens værdi forventer ordregiver at kunne opnå fordelagtige priser. Side 3 af 16

6 3.4. Faseopdeling og option Rammeaftalen gælder i 3 år fra Rammeaftalens ikrafttræden i periode [xxx. dato og årstal] og til [xxx. dato og årstal]. Ordregiver kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 2 måneder forlænge kontraktperioden med 1 år. Rammeaftalen kan maksimalt gælde i 4 år fra den oprindelige ikrafttrædelsesdato. 4. Besigtigelse Der vil være mulighed for besigtigelse af ordregivers tilknyttede adresser i xx periode for tilbudsgiverne, så tilbudsgiverne kan danne sig et indtryk af sammenhæng og helhed i forhold til ordregivers bygningsmasse herunder bygningernes overflader og arkitektoniske stil. 5. Vareprøver Til brug for vurdering af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver stille vareprøver til rådighed til evaluering af tilbud i den i afsnit 4.1 afgivne periode. Vareprøverne skal leveres på Syddansk Universitet Campusvej 55, 5230 Odense M. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Det fremgår af bilag xx, Tilbudsliste, hvilke møbler der skal fremsendes vareprøver på. Alle vareprøver skal være mærket med tilbudsgivers navn samt tilbudsgivers varenummer. For alle møbler skal der fremsendes produktdatablad samt billedmateriale sammen med tilbuddet i EU-supply. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter. Der gives først besked til tilbudsgiverne om levering af møbler til afprøvning efter vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed. Tilbudsgiver skal kunne levere vareprøver til den i afsnit 4 nævnte adresse. Afprøvningen foregår xx periode. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Manglende eller forkerte vareprøver Gældende for alle delaftaler, mangler der vareprøver eller er der vedlagt vareprøver, som åbenlyst er forkerte, får Tilbudsgiver 24 timer til at rette op på fejlen fra det øjeblik, Ordregiver har forsøgt at få kontakt med Tilbudsgiver via beskedfunktionen i EU-Supply. Har tilbudsgiveren ikke rettet op på fejlen inden for 24 timer vil tilbudsgiveren blive dømt ukonditionsmæssig. De fremsendte vareprøver skal vedlægges følgesedler og vejledning for returnering efter endt vurdering. Omkostninger forbundet med fremsendelse og returnering af vareprøver er Ordregiver uvedkommende. Ved afprøvningen gives der point med baggrund i testgruppens skøn og ud fra en vurdering af, hvorledes de testede vareprøver lever op til de i afsnit 6.3.1, Tildelingskriterium nævnte underkriterier. Side 4 af 16

7 Såfremt Testgruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende produktet, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt. 6. Udbudsprocedure Ved et begrænset udbud kan alene prækvalificerede ansøgere afgive tilbud. I tildelingsfasen foretager ordregiver en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere, der skal have tildelt ordrerne. Tildelingen vil ske på baggrund af det i pkt. 6.3 angivne tildelingskriterium Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af en konkret vurdering af tilbudsgiverens tilbud. Der foretages en samlet vurdering af de indkomne tilbud inden for det i afsnit 6.3 opstillede tildelingskriterium. Pris vurderes på baggrund af følgende parametre: Tilbudsgiver skal for hvert produkt på tilbudslisterne i bilag xx afgive sin pris ekskl. moms inkl. alle afgifter. (Prislister er ikke vedlagt i høringsudkast) Tilbudsgiver skal ligeledes angive varenummeret for hvert produkt på tilbudslisten. Tilbudsgiver bliver evalueret på sin samlede pris for tilbudslistens produkter. Den optimale pris er den samlede laveste pris afgivet af nogen tilbudsgiver. Æstetik / design vurderes på baggrund af følgende parametre: En samlet vurdering af sammenhæng og helhed imellem inventar og bygning. Det er vigtigt at et designmæssigt tema, eksempelvist materialevalg, stil, designudtryk eller lignende går igen i hele huset og udtrykker sammenhæng mens helhed opnås ved at inventarvalg spiller op til bygningens overflader og arkitektoniske stil. Det vil blive vurderet i hvor stor grad designlinjen indeholder innovativt og nyskabende design. Kvalitet / holdbarhed Bedømmelsen af kvalitet sker på baggrund af afleverede datablade, beskrivelser i den afleverede og informationer om det tilbudte inventar. I de tilfælde hvor der er certificeringsordninger bedes disse vedlagt i tilbuddet. Der henstilles til at hele leverancen er omfattet af danske kontrolordninger eller tilsvarende europæiske. Materialer der er allergifremkaldende eller sundhedsskadelige må ikke forekomme. Kvalitet / holdbarhed vurderes på baggrund af nedenstående parametre: Vurdering af vedlagt dokumentation for CE mærkning, miljømærkninger eller andre kontrolordninger. Vurdering af om materialer er gedigne med lang holdbarhed og robusthed. Side 5 af 16

8 Der vil blive lagt stor vægt på, at de anvendte materialer i så høj grad som muligt, er slidstærke og vedligeholdelsesfrie. Ved materialevalg henledes opmærksomheden på, at det anses som en kvalitet, at overflader, der berøres direkte, har en kvalitet og en stoflighed, der føles brugsmæssigt behagelige at anvende og som kan holde til at blive brugt i en hverdagssituation. Materialer og overflader bør vælges under hensyntagen til drifts- og vedligehold. Ved inventaret, der skal leveres til ordregiver vil der være fokus på møblernes udformning af hensyn til snublefare og komfort, materialernes rengøringsvenlighed og møblernes robusthed af hensyn til belastning m.m Alternative bud Ordregiver accepterer ikke alternative bud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbud, der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Tildeling af Rammeaftalen - Tildelingskriterium Valg af Tilbudsgiver vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Priserne angives som enhedspriser i danske kroner fratrukket rabat (nettopriser) og eksklusiv moms. Priserne på ydelserne skal fremgå af Tilbudsliste, jf. bilag xx. Priserne dækker alle Tilbudsgiverens udgifter, herunder udgifter og omkostninger til levering, offentlige afgifter, transport, forsikringer, administration, uddannelse mv. Delkriterium Vægtning i procent Vurdering vil blive foretaget på baggrund af: Pris 40 Æstetik / design 30 Kvalitet / holdbarhed Pointskala I udbuddet vil de indkomne tilbud blive vurderet ud fra følgende pointskala: Point Gives for Side 6 af 16

9 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) Ordregiver tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-8, hvor 0 er lavest og 8 er højest. Ad kriteriet Pris) Den højeste pointscore gives til det billigste tilbud (8) vurderet ud fra de i afsnit 5.3 angivne delkriterier og vægtning. Ad øvrige kriterier) For så vidt angår underkriterierne [Æstetik / design, Kvalitet / holdbarhed] vil Ordregiver tildele point på grundlag af en vurdering med baggrund i, hvad Ordregiver forstår ved et optimalt tilbud. Det optimale tilbud på hvert af de tre underkriterier vil blive tildelt 8 point på dette underkriterium. Tilbud, der måtte vise sig at være bedre end dette hypotetisk optimale tilbud, eksempelvis fordi de indeholder en [Æstetik / design, Kvalitet / holdbarhed], der går ud over Ordregivers behov, vil ligeledes blive tillagt 8 point. Et tilbud med den dårligst tænkelige [Æstetik / design, Kvalitet / holdbarhed], som dog opfylder de oplistede minimumskrav, vil blive tildelt 0 point på dette underkriterium. Det er således muligt, at ingen tilbud opnår maksimumspoint på et underkriterium, og det er muligt, at to eller flere tilbud opnår samme point på et underkriterium. Side 7 af 16

10 7. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til Rammeaftale med bilag Tilbudsgivers kontaktperson Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i EU-Supply Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den [xxx. dato og årstal] kl. 13:00. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil automatisk blive afvist af systemet (EU- Supply) Indleveringsadresse Dette udbud gennemføres elektronisk via Syddansk Universitets portal for elektronisk tilbudsafgivelse i EU Supply Complete Tender Management (CTM systemet). Tilbud SKAL således afleveres i det elektroniske udbudsværktøj EU-Supply via.: Tilbud modtaget på andre måder end gennem EU-Supply vil ikke blive taget i betragtning Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 6 måneder. 8. Generelt information til tilbudsgivere 8.1. Spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte skriftlige spørgsmål til materialet samlet og senest den [xxx. dato og årstal] kl. 13:00. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristen. Alle spørgsmål til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via Syddansk Universitets udbudssystem: Side 8 af 16

11 Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgivere i en anonymiseret form i EU-Supply senest den [xxx. dato og årstal] kl Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet Såfremt ordregiver finder det relevant, vil ordregiver frem til 6 dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivernes eget ansvar løbende at holde sig orienteret i EU-Supply Ændringer af udbudsmateriale Såfremt ordregiver har ændringer til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på følgende hjemmeside: Sprog Tilbuddet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk, svensk eller norsk. Såfremt den ordregivende myndighed anmoder herom, skal tilbudsgiver uden omkostninger for den ordregivende myndighed sørge for oversættelse af hele eller dele af bilagsmaterialet. Endelig rammeaftale vil blive indgået på dansk Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ordregivers ejendom Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for indholdet af bestemmelserne i udkastet til Rammeaftalen, i forhold til ubetingede krav i kravspecifikationen, jf. bilag 2-7 eller over for de grundlæggende udbudsbetingelser. Side 9 af 16

12 Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til de fastlagte udbuds- og kontraktvilkår vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen. Tilbudsgiver opfordres til hurtigst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning for udbudsmaterialet jf. pkt Rammeaftalen har altid forrang frem for Tilbudsgiverens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. Hvis leverandøren vedlægger sine egne betingelser betragtes dette alene som en serviceoplysning. Vedlæggelse af egne betingelser vil således ikke blive betragtet som et forbehold ved tilbudsevalueringen Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder. Med forbehold for ovenstående offentliggør ordregiver ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet fortrolige Forhandling ikke mulig Det skal understreges, at tilbudsgivere og ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er angivet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her,... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Side 10 af 16

13 Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbud der ikke opfylder disse krav vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen Udbyders afklarende spørgsmål Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Der er ganske snævre rammer for hvilken dialog, der må være i denne periode. Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed Elektronisk bestilling Ordregiver og dennes Rekvirenter bestiller løbende de af udbuddet omfattede ydelser ved enten at foretage elektroniske bestillinger via ordregiverens Elektroniske indkøbssystem eller ved direkte henvendelse til Tilbudsgiveren. For en uddybning af hvad elektronisk bestilling indebærer af forpligtelser for tilbudsgiver henvises til afsnit xx i rammeftalen. 9. Krav til tilbuddets opbygning [Ikke aktuelt i høringsudkast] 9.1. Obligatoriske tilbudsdokumenter Tilbud skal afgives ved at udfylde tilbudstabellen i EU-Supply [Ikke aktuelt i høringsudkast] Tilbudstabellen Tabellen i EU-Supply er opdelt som følgende: Side 11 af 16

14 Ikke aktuelt i høringsudkastet 9.3. Delaftaler [Ikke aktuelt i høringsudkastet] Såfremt tabellen ikke er udfyldt i sin helhed vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt. 10. Underretning om tildelingsbeslutningen Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen via EU-Supply. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens 3. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med afsnit 7.4. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler E-handel De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens afsnit xx E-handel. Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens afsnit xx, Bod. Side 12 af 16

15 11. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af endelig kontrakt, underskrevet af begge parter, vil udbudsforretningen af den Ordregivende myndighed kunne aflyses, såfremt der er en saglig grund hertil. 12. Tidsplan for udbudsforretning Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister: [xxx. dato og årstal] kl Offentliggørelse af udbudsbetingelserne. [xxx. dato og årstal] kl Frist for at indsendelse af skriftlige spørgsmål. [xxx. dato og årstal] kl Frist for ordregiver for afsendelse af svar på spørgsmål. [xxx. dato og årstal] kl Tilbudsfrist. Bemærk at tilbud der modtages efter udløb af fristen afvises. [xxx. dato og årstal] Resultat af tilbudsvurderingen forventes meddelt alle tilbudsgivere. [xxx. dato og årstal] Forventet kontraktindgåelse med vindende tilbudsgiver. [xxx dato og årstal] Forventet kontraktstart. 13. Oversigt over tilbuddets dokumenter (Afsnittet er ikke aktuelt i høringsudkastet) Nedenstående tabel indeholder en oversigt over udbudsmaterialets dokumenter. Af oversigten fremgår for hvert dokument hvorvidt: Dokumentet skal indgå i Tilbudsgivers tilbud Dokumentet skal udfyldes af Tilbudsgiver Der er vedlagt en vejledende engelsk oversættelse Side 13 af 16

16 Dokument Titel Indhold Skal indgå i tilbud Skal udfyldes af Tilbudsgiver Vejledende engelsk version vedlagt Dette dokument Udbudsbetingelser Indeholder generelle retningslinjer og spilleregler for nærværende udbud. Nej Nej Nej Side 14 af 16