Udbudsbetingelser FR5 Udbud af Flextrafik Rute

Transkript

1 Udbudsbetingelser FR5 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter Trafikselskabet Movia Februar 2014

2 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbuddets omfang Udbudsenheder Kørsel i julen Vogne Vogntype og materiel Miljøforhold Udstyr i vognene Fastgørelse af kørestole m.m Vognrengøring Øvrige krav Kommunikationsudstyr IT-udstyr til vognene Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Personaleforhold Arbejdsmiljø Chaufføruddannelse Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Kørslens udførelse og driftskvalitet Krav til kørslen Køretid Ruteændringer Ledsageordninger Kundeservice Kvalitetsstyring Oplysningspligt Afregning Beregning af betaling Regulering af antal vogntimer m.v Indberetning af korrektioner Bortfald af betaling Kontraktperiode og kontraktindgåelse Sikkerhedsstillelse Afgivelse og vurdering af tilbud Bydere Afgivelse af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Vurdering af tilbud Aktindsigt offentliggørelse Bilag 1 - Nyttige informationer Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud Formål/Forudsætninger... 37

3 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 3 2 Kontraktgrundlag Kontraktperioden Operatørens og Movias ydelser Ejerforhold Regnskab og budget Kontrol Underleverandører Overdragelse af rettigheder Skadeforvoldelse Konkurs m.m Erstatning Misligholdelse Modregninger i betalingen Genforhandling Sikkerhedsstillelse Diskretion Tvistigheder / Lovvalg Underskrifter... 44

4 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11/04/2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, åbne brugere ) C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, visiterede brugere. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Dette udbud omhandler kørselsordning D specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere (i det følgende kaldt brugere), til skoler, beskyttede værksteder, dagtilbud og lign. (i det følgende kaldt institutioner), hvor der foreligger et fast kørselsmønster. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca vogntimer pr. år, og til denne kørsel skal anvendes ca. 380 vogne. Udbuddet er opdelt i 57 udbudsenheder: Udbuddet omfatter kørsel for kommuner i Region Hovedstaden samt Holbæk og Odsherred Kommuner. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder fremgår af skemaet på følgende sider. Herunder også i hvilke kommuner de er hjemmehørende. Uddybende oplysninger om enhederne ligger på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale. Hver institution udbydes, så der indgåes kontrakt med én operatør pr. institution. For enkelte enheder er der pt. ikke kørsel til en eller flere af underadresserne, men dette kan ændres i kontraktperioden. Det fremgår af nedenstående liste, med et nul udfra antal borgere, hvilke underadresser, der på nuværende tidspunkt ikke er kørsel til. Såfremt der i kontraktperioden kommer kørsel til underadresserne, vil der blive taget højde for dette i forbindelse med skolestart.

5 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 5 Bemærk at aflevering/afhentning også kan ske til/fra f.eks SFO-afdelingen for de pågældende skoler, aflastningsadresser og til/fra satelitadresserne for værestederne m.m. Udbudsenhed Institutioner Region H. Nord Bemærkninger Skoler / Tilbud Antal borgere Postnr Maglebjergskolen Praktikkørsel, 1-2 uger om året Lynge Skovvangskolen SFO ordning Allerød Granbohus ture pr måned 4 forskellige adresser pr. dag By Jægerspris + Nordsjælland Åkanden Specialbørnehave Flere hjemadresser Frederikssund Gnisten Frederikssund Skolen ved Kæret Frederikssund Bredegård Blindecenter Lukket: Påske samt ugerne Fredensborg Jonstrupvang Værløse 9 Region H. Syd Hesselager daghjem / værksted Skoler / Tilbud Brøndby Kettehøj Aktivitetscenter Brøndby Strand JAC Langbjerg Brøndby Strand Skovmoseskolen Mellemkørsler til svømning Rødovre Espevangen Værkstedscenter Rødovre Klub Vest Fritids- og Ungdomsklub. Meget varierende åbningstider - også aftenåben visse dage Albertslund Åben hver anden lørdag Brøndagerskolen 2 afdelinger - samordnet kørsel Albertslund Kirkebækskolen Vallensbæk Hørkær Værksted Herlev A - Dagcenter i Ballerup - Afd.: Lundehaven 121 B - Dagcentre i Ballerup - Afd.: Kirstinehaven 121 C - Dagcentre i Ballerup - Afd.: Sønderhaven Borgere med fysiske, psykiske og kognitive problemer, som har brug for massiv støtte til at komme ud af døren og helt ind i egen bolig igen Skovlunde Ballerup Måløv Krumtappen Værksted Ballerup Maglemosen Åben 252 dage om året Ballerup Kasperskolerne - 2 afdelinger Eleverne fra de to skoler må ikke køre sammen Klubaften onsdag 20: Ballerup CHR. IV's Børnehave Kastrup Troldemosen Børnehave Gentofte Sandtoften Hjemkørsel kl Gentofte Geelsgårdskolen Fritidshjemmet er åbent i skoleferier Virum Rudegårds Alle Børnehave Holte Kellersvej Aktivitetscentret Søborg Sofieskolens Børnehave Bagsværd

6 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 6 Udbudsenhed Institutioner Bemærkninger Antal borgere Postnr Bakkeskolen Hjemkørsel og Bagsværd Birkegården Aktivitetscentret Pt. 2 solokørsler Hellerup Skovvangskolen Glostrup Herstedøster Skole Albertslund Strandgårdskolen SFO i ferier også skolesommerferier Ishøj Frydenhøjskolen Lukket i juleferien og 3 uger i sommerferien Hvidovre Vestervangskolen Glostrup Sprog- og Fonologigrupperne Holbæk Kommune Katrinedalskolen - afd. Svinninge Katrinedalskolen - afd. Gislinge Katrinedalskolen - afd. Kundby Skolen ved Tuse Næs - afd. Tuse Skolen ved Tuse Næs - afd. Hagested Skolen ved Tuse Næs - afd. Udby Engskovskolen - afd. Jernløse Engskovskolen - afd. Undløse Engskovskolen - afd. Knabstrup Kildevangens skole - afd. Vipperød Kildevangens skole - afd. Ågerup Elverdamsskolen - afd. Tølløse Elverdamsskolen - afd. St. Merløse Elverdamsskolen - afd. Ugerløse Elverdamsskolen - afd. Stestrup Tornvedskolen - afd. Jyderup Tornvedskolen - afd. Kildebjerg Sofielundskolen - afd. Bjergmarken Sofielundskolen - afd. Østre Isefjordskolen - afd. Holbæk 2 afdelinger med i alt 4 køredage ugentlig Udvalget for børn SFO en har lukket man-ons før påske, dagen efter Kr. Himmelfart, Grundlovsdag, samt uge SFO - Åbningstid på skolefridage Skolen og SFO har åben alle dage, dog ikke i uge 29 og 30, samt mellem jul og nytår SFO - Åbningstid på skolefridage SFO - Lukkedage: Jul, Påske samt uge 29 og lukkedage i SFO SFO - Lukkedage: Jul, Påske samt uge 29 og 30 By Ballerup Svinninge Gislinge Svinninge Holbæk Holbæk Holbæk Regstrup Tølløse Mørkøv Vipperød Vipperød Tølløse St. Merløse Ugerløse Kr. Eskilstrup Jyderup Mørkøv Holbæk Holbæk Holbæk Isefjordskolen - afd. Orø Holbæk Havn

7 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 7 Udbudsenhed Institutioner 520 A - Ladegårdsskolen Vandtårnsvej B - Ladegårdsskolen Allerupgård Spiretårnet Specialbørnehave Bemærkninger Klub lukketid: kl Elever, der ikke går i Fritidshjemmet køres hjem efter skole Antal borgere Postnr. By Holbæk Holbæk Holbæk Hjortholmskolen Elever der ikke er tilmeldt SFO køres Tølløse Undløse Skolehjem hjem efter skole Tølløse CSU Afd., Seminarieparken 2 Holbæk Kommune Solgården og Kig Ind SAC- Social Arbejdsmarkedscenter 532 A - Byparken Aktivitetscenter Udvalget for voksne Børn med ADHD eller/og udfordringer inden for autismespektret Holbæk Holbæk Holbæk Svinninge 532 B - Tusecentret Holbæk 532 C - Mårsøcentret Områdecenter Holbæk Rosenvænget Dagcenter Mørkøv 533 A - Tølløse Aktivitetshus Tølløse 533 B - Åvang Dagcenter Regstrup 534 A - Stenhusbakken Aktivitetscenter 534 A - Elisabeth Aktivitetscenter Odsherred Kommune Asmindrup Skole - Specialskole A-tilbud Grevinge Centralskole - Tale- og Sproggruppe Højby Skole - Modtageklasser Vallekilde-Hørve Skole - Heldagsklasse Vig Skole - Specialklasser Odsherred Kommune Bakkegården Daghjem - Hørve Solvognen Daghjem - Højby Udvalget for børn Børn med ADHD eller/og udfordringer inden for autismespektret Nogle elever skal have en fast plads Udvalget for voksne Holbæk Holbæk Nr. Asmindrup Grevinge Højby Hørve Vig Ingen kørsel mandage Hørve Ingen kørsel fredage Højby

8 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side Kørsel i julen. I forbindelse med dette udbud er det et krav, at operatører, som der indgås kontrakt med, skal stille chauffører og 75% af de tilbudte liftvogne til disposition til kørsel hvert år den 24. december i kontraktens løbetid. Såfremt operatørens liftvogne også kører variabelkørsel, og herigennem ligeledes er forpligtet til at stille vogne til rådighed juleaften, beregnes de 75 % udfra den af de to kontrakter, der indeholder flest liftbiler. Der rundes ned til nærmeste hele tal dog minimum 1 liftvogn. Den enkelte operatør skal senest 1.september hvert år oplyse om antal og type af liftvogne, som bliver stillet til rådighed for kørsel i driftsdøgnet fra kl den 24. december til 04:59 den 25. december. Køretiden vil blive fastlagt i ovennævnte tidsrum med et tidsbånd op til 10 timer. Movia forbeholder sig ret til at indlægge en spisepause på op til tre timer i forbindelse med denne kørsel. Såfremt der anvendes vogne M2 med køre- hviletidsbestemmelse fragår hviletiden som pause i vognløbet. Tidsbåndet beregnes fra afgang fra operatørens garage og til hjemkomst. Kørsel i tidsbåndet disponeres af Movia. Uanset om der planlægges en eller flere ture på en liftvogn afregnes der for 6 timer (garanti). Movia forbeholder sig dog ret til senest den 1. december at meddele operatøren, såfremt nogle liftvogne ikke skal benyttes - dermed bortfalder garantibetalingen for disse vogne. Beløbet for kørsel den 24. december fastsættes til kr ,-. For planlagt vognløb udover 6 timer afregnes pr. minut med udgangspunkt 450,- kr pr. time. Beløbene indeksreguleres én gang årligt idet indeks for 3. kvartal anvendes. Beløbet indeksreguleres efter samme metode som dette udbuds øvrige priser. Såfremt operatøren ikke leverer den aftalte vognkapacitet anses det som en kvalitetsbrist, svarende til manglende gennemførelse af vognløb. 3. Vogne Operatøren anskaffer selv de drifts- og reservevogne, der skal anvendes til kørslen. De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. Vognene skal være vel vedligeholdte og fremtræde rene og præsentable gennem hele kontraktperioden. Operatøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres efter de aftalte retningslinjer, og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. 3.1 Vogntype og materiel Der kan afgives tilbud med vogntyperne 1, 4 og 5.

9 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 9 Type 1 Lav vogn (Sedan/Stationcar) Vognen skal have plads til 4 personer (ekskl. fører) og være udstyret med mindst 4 døre. Indstigningen skal være uden trin. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 2 rollatorer. Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. For kontrakter med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 8 år. Type 4 Liftvogn Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til kørestol med maksimal længde på 140 cm. For nye liftvogne skal liften samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Dette gælder for såvel sidedør som bagdør. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede Vognens alder må ikke overstige 8 år i kontraktperioden. For kontrakterne med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 10 år. Vogntypen kan være såvel M1 som M2 vogne. Type 5 Liftvogn Krav til vogntype 5 er som angivet under vogntype 4. Derudover skal vognen skal være udstyret med transportstol og en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse) samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og hjulbredde fra 37 til 63 cm samt en vægtkapacitet på minimum 120 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i tilbudsblanketten.

10 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 10 Ved tilbud med en vægtkapacitet på minimum 160 kg skal trappemaskinen kunne betjene en manuel kørestol med hjulbredde fra 37 til 73 cm. Kørestolskunder skal, hvor der er mere end et trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen. Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. I dette udbud er der på enhed 16 behov for 1 stk. type 5 vogn. På øvrige enheder er der ikke krav om brug af trappemaskine. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Movia ønsker et lavt emmisionsniveau. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne i BKG. nr af 12. september 2013 om energi- og miljøkrav til taxier m. til enhver tid stillede energi- og miljøkrav til taxier som minimum være opfyldt. Alle dieselvogne skal fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug for udarbejdelsen af Movias grønne regnskab skal operatøren udfylde skema 1. Det oplyste brændstofforbrug, skal være det på registreringsattesten oplyste. 3.3 Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med : Håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for operatørens driftskontor / Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. GPS navigations-system (GPS = Geographic Positioning System) og altid af nyeste version. Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (bestående af engangshandsker, mundbind, beskyttelsesforklæde, opsamlingssæt i plastik, afskaffelsespose, desinfektionsservietter, desinfektionsspray til vognen, desinfektionsspray til hænderne og super absorberende pulver).

11 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 11 Minimum 1 stk. synligt Flextrafik skilte med sugekop og evt. sidestreamer. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale vedr. Flextrafik Rute. Materialet skal udleveres af chaufføren på brugerens forlangende. Almindeligt udstyr til fastspænding og lignende så som remme, seler, skjolde, donkrafte, stropper o.s.v. 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. Brugere i kørestol UskalU være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Det er chaufførens pligt at sikre, at alle passagerer er korrekt og forsvaligt fastspændt inden kørselsstart. Fastgørelse af kørestolen skal minimum være med to hold bespændingsremme foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må brugeren ikke befordres i kørestolen. I stedet kan brugeren placeres i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må brugeren ikke befordres. Babyer og små børn skal fastgøres i godkendt autostol, der udleveres af institutionen/forældrene. Nærmere om denne type kørsel aftales mellem institution og operatøren. Autostolen opbevares på ankomststedet. Alle brugere og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Udgifterne til anskaffelse af særligt indrettede specialseler og autostole afholdes af institutionen/ hjemkommunen og er institutionens/hjemkommunens ejendom. Hvis anvendelse af specialsele medfører fixering af brugeren, er det kommunens/institutionens opgave at indhente de fornødne tilladelser hertil. Al bagage og ekstra-hjælpemidler skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende.

12 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side Øvrige krav Operatøren sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Vogne skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud eller af andre årsager skal operatøren straks indsætte reservemateriel. Rygning (herunder e-cigaret og tilsvarende) er ikke tilladt i vognene. Operatørens logo skal fremgå af vognen. Reklamer Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer eller anden kommerciel kommunikation i og på vognene. Reklamer skal være lovlige, sømmelige, hæderlige, sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for reklame og markedskommunikation Det skal fremgå af reklamen, hvem der annoncerer. Reklamerne skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt efter Movias nærmere skøn. De nærmere regler for reklamer og deres indhold kan rekvireres ved henvendelse til Movia. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Der skal i alle vogne være installeret udstyr, som skal afsende gps-positioner hvert minut til Movia. Oplysningerne opsamles kun, når der er tændt for udstyret. Der kan således slukkes for udstyret i perioder, hvor der ikke køres for Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Movias planlægningssystem. Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler.

13 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 13 Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse. Nærmere information om GPS locksystemerne findes på : Udstyr til at kunne levere de ønskede data kan købes til ca kr. samt en årlig udgift til teleoperatør på ca kr. (alle beløb inkl. moms.) Kendte leverandører ProTracking (Garmin) salg@protracking.dk ABC Radiotelefon (Reeft) kaj@abcradiotelefon.dk Frogne A/S info@frogne.dk Halda AB kundsupport@halda.se TDS salg@tds.as Taxamat fklug@mail.dk Little Beacon ckj@littlebeacon.dk Partex hotline@partex.dk Austrosoft office@austrosoft.at OTT pelle@structab.se Datalogistic Trapeze info@trapezegroup.dk Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Der er planer om, at operatører elektronisk skal kunne overføre de daglige kørselsruter til Movia. Der foreligger dog endnu ikke en beskrivelse af, hvilke systemer der vil kunne afsende data direkte til Movia. I det omfang kravet indføres, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Dette tiltag skal ses i forbindelse med, at der ønskes en mere nøjagtig registrering af, hvor ofte de enkelte brugere, som er visiteret til kørselsordningerne, benytter disse. Ligeledes som et kommunalt ønske om bedre afregningsgrundlag af afviklet kørsel. Til brug for overførsel af dokumenter skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af:

14 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 14 PC Windows 95 eller nyere version adresse 5. Personaleforhold 5.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes. I så fald at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr af 12/11/2012) eller i henhold til taxiloven (LBK nr. 107 af 30/01/2013). Et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører/operatører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor skal alle operatører, som kører for Movia, have formuleret en integrationspolitik,

15 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 15 der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning fra Movia skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden. 5.2 Chaufføruddannelse Operatøren skal sørge for, at nye chauffører ikke sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, medmindre de har gennemgået grunduddannelsen Befordring af bevægelseshæmmede (BAB). Gennemførelse af uddannelsen skal efter anmodning kunne dokumenteres skriftligt. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende liften og fastspænde kunder og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne er instrueret i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr. Endelig er det operatørens ansvar, at chaufførerne har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufførerne, skal være tilgængeligt og kendt af chaufførerne. Fra 2013 er der indført et nyt BAB-kursus, som er bygget op over 3 moduler, dog vil det gamle kendte BAB-kursus forsat være eksisterende. Hvis det nye kursusforløb anvendes, skal alle chauffører i dette udbud gennemgå modul 2 og 3. Modul 1 omhandler introduktion til Offentlig service trafik (som afholdes hos Movia i forbindelse med andre udbud). Modul 2 er med et sundhedsfagligt indhold og modul 3 omhandler fastspænding af kørestole m.v. samt betjening af trappemaskiner. Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve samt en praktisk prøve i modul 3. Der indføres ligeledes et krav om efteruddannelse på 3 dage hvert 5. år. Chauffører, der har gennemgået BAB-kursus før 1. januar 2013, skal gennemgå modul 2. Movia kan sammen med institutionerne tilbyde kurser om specielle handicapgrupper (af ca. 2 timers varighed) og kan i særlige tilfælde kræve, at disse gennemføres af de chauffører, der kører med de pågældende brugere. Kursusomkostninger afholdes af operatøren. 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale, læse og forstå dansk samt være i stand til af hjælpe brugerne i tilstrækkelig omfang også i hektiske situationer.

16 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 16 Operatøren skal indsende uniformsregulativ til Movia inden driftsstart. Operatøren skal indhente straffeattest for chaufførerne og eventuelle ledsagere. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia. Der gøres opmærksom på, at chauffører i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Operatøren har pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. indenfor transportsministeriets ressortområde. Der påhviler operatøren, dennes personale og eventuelle underleverandører tavshedspligt efter 27, stk. 3, i forvaltningsloven (lovbek. nr. 988 af 9. oktober 2012) med senere ændringer omkring alle de forhold, de i forbindelse med denne befordringsopgave måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. Overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Operatøren skal så vidt muligt forpligte sig til, at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chauffør, og kun i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende tvingende grunde erstattes af anden chauffør. Det er et generelt krav, at chaufførerne har forståelse for og accept af brugergruppen og er uddannet til de særlige opgaver, som ansvaret for kørsel med handicappede indebærer. Der forudsættes en udpræget modenhed og handlekraft samt evnen til at bevare roen og overblikket i pressede situationer. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudsættes konflikter, eller andre problemer af et omfang, som er større end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte operatøren med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Fysisk og psykisk magtanvendelse er ikke tilladt. I de tilfælde, hvor en bruger udviser voldsom eller truende adfærd, som formodes at kunne medføre skade på personen selv eller på andre, kan nødværge dog anvendes. I sådanne tilfælde skal den fysiske magtanvendelse indskrænkes til det absolut nødvendige og gennemføres på lempeligst mulige måde. Har fysisk eller psykisk magtanvendelse fundet sted, skal institutionslederen, Movia og forældre underrettes herom omgående. Chaufføren skal inden kørslens påbegyndelse være gjort bekendt med ovennævnte og herunder vejledninger, der gives af skolen eller institutionen om den særlige behandling af den enkelte bruger. Operatøren skal drage omsorg for, at chaufførerne deltager i institutionens informationsmøder (max. 2 møder á 3 timer årligt) eller stiller en kontaktchauffør til rådighed, afhængig af institutionernes ønske.

17 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 17 Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav. 6. Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren udarbejder selv en køreplan og skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Al kontakt vedrørende driften skal ske via operatørens kontor til Flextrafik Rutes administartion pr. telefon lokal 4 eller mail rute@moviatrafik.dk. 6.1 Krav til kørslen Movia forpligter sig til via de deltagende kommuner og institutioner at sikre, at operatøren skriftligt får stillet de nødvendige oplysninger vedrørende brugere til rådighed. Operatøren/chaufføren må ikke medtage brugere i vognen, som ikke er tilmeldt kørselsordningerne. Hvor et forløb følger et helt skoleår, fremsender institutionerne senest 15 hverdage inden starten på en ny visitations-/kørselsperiode en liste over brugere, der skal transporteres i den kommende periode, til operatøren. Desuden sendes særlige oplysninger om brugersammensætning, krav til placering i vognen, evt. hjælpemidler, risiko for krampeanfald og lignende relevant information. Af listen fremgår afhentnings- og afsætningsadresser samt møde- og sluttid. Institutionen kan kræve faste pladser og inddrages derved i planlægningen af den mest hensigtsmæssige placering af brugerne. Senest 5 hverdage inden starten på en ny kørselsperiode fremsender operatøren rutelister til institutionen og Movia. Operatøren er ansvarlig for, at de opstillede krav til servicetider jf. afsnit 6.2 Køretid er overholdt i planlægningen. Såfremt institutionen eller Movia har bemærkninger til det fremsendte, skal dette ske inden 2 hverdage, således at operatøren kan nå at få rettet listerne til. Operatøren underretter straks efter endelig godkendelse af rutelisterne institutioner samt Movia om ruteplanen, og operatøren er herefter ansvarlig for en korrekt og rettidig befordring i henhold til planen. Operatøren underretter brugerne/pårørende om afhentnings- og tilbagekomsttidspunkterne.

18 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 18 Såfremt året er opdelt i 2-4 visitations-/kørselsperioder, fremsender institutionen oplysningerne senest 10 hverdage inden hver ny visitations-/kørselsperiode. Ved kortere visitationsperioder/undervisningsperioder fremsender institutionen oplysningerne senest 5 hverdage inden starten på en ny periode. Øvrige ændringer fremsendes hurtigst muligt. Ruteoptimering skal ske i samarbejde mellem operatør, institution og Movia. Til- og frameldinger til kørselsordning Operatøren skal uopfordret pr. mail orientere Movia i alle tilfælde om evt. permanente til- og framelding til kørselsordningerne, som kommer til operatørens kendskab. 6.2 Køretid Køretiden for den enkelte borger og dermed hver rute skal tilstræbes at være så kort som muligt. Køretiden for den enkelte borger til institutioner må højst være 1 time og 15 minutter - for førskolebørn dog maksimalt 1 time. På enkelte institutioner stilles krav om at der er kortere rutetider end de ovenfor nævnte. Dette fremgår af faktaark-oplysningerne til de enkelte enheder. I enkeltstående situationer kan længere køretid accepteres eksempelvis på grund af særligt lange køreafstande eller særlige trafikale forhold. De særlige tilfælde skal godkendes af Movia og institutionen. Den enkelte bruger skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte og på rutesedlen specificerede tidspunkt. For at leve op til kvalitetskravene kan afhentning af brugere højst afvige med 5 min. før og 15 min. efter aftalte tider. Hvis chaufføren forventer at blive mere end 15 minutter forsinket i forhold til det aftalte tidspunkt, skal forældre/værge eller skole/institution straks underrettes. I tilfælde af svigtende afhentning kontakter institutionen eller de pårørende operatøren. Anden forsvarlig afhentning skal omgående foretages af operatøren. Hvis dette ikke sker, rekvireres anden forsvarlig afhentning på operatørens regning. Operatøren indberetter derefter omgående tilfældet til Movia og institutionen. 6.3 Ruteændringer På institutioner med mange ruteændringer skal operatøren på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia dagen før inden kl. 14:00 pr. . Rutelisterne skal være fyldestgørende med angivelse af brugere og tider, og hvorledes vognen kan kontaktes fra institutionen.

19 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 19 Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionen skal senest 1 time før afhentningstidspunkt give operatøren besked, hvis en bruger ikke skal køre den pågældende dag. Afbud gives til det af operatøren opgivne telefonnummer. Operatør-telefonen skal være åben for henvendelse senest 1 time før rutens påbegyndelse samt 1 time efter rutens afslutning. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionerne skal meddele varige ændringer senest fem hverdage før, ændringen kan iværksættes, så de kan indarbejdes i ruteplanerne. Hvis operatøren modtager ændringer fra bruger, forældre/værge, skal operatøren sikre, at ændringen er indenfor rammerne af aftalen, og at institutionen er informeret. Movia skal informeres pr. mail hvis ændringerne overstiger 7 dage. Ændringer i kørslen som følge af institutionens hele eller delvise lukning under ferier og lignende meddeles skriftligt til operatøren senest 4 uger før ændringen. Operatøren er ansvarlig for at holde sig orienteret om institutionens faste ferieplaner-årsplanlægning, f.eks. via institutionens hjemmeside. Ændringer i ruter som følge af brugeres ferie skal meddeles til øvrige brugere, institutioner og Movia senest 5 hverdage før ændringens ikrafttræden. Der er på skoleområdet en folketingsbeslutning om en ny skolereform, som kan betyde ændringer i antallet af børn som skal køres på de enkelte tidspunkter. 6.4 Ledsageordninger Institutionen kan tage initiativ til etablering af ledsagerordning, såfremt institutionen skønner en sådan nødvendig. Ledsageren skal f.eks. hjælpe med medicinering, der overskrider chaufførens beføjelser eller andre funktioner for at etablere en velfungerende kørsel. Hvis en institution eller kommune ikke selv kan fremskaffe en ledsager, skal operatøren etablere ledsagerordning efter forudgående skriftlig aftale med en bevilgende kommune. Såfremt operatøren etablerer en ledsageordning, afregnes operatøren jf. kontraktens priser. Operatøren er ansvarlig for, at ledsageren opfylder samme betingelser som en ansat chauffør, herunder kursus i befordring og ren straffe- og børneattest. Undtaget dog evt. kørekort. En ledsager ansat af operatøren, skal ikke hjælpe med medicineringen. 6.5 Kundeservice Befordring af brugere til institutioner skal ske på en betryggende måde under hensyn til de specielle forhold, der gør sig gældende med transport af siddende handicappede. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe brugeren ind og ud af vognen. Chaufføren må ikke efterlade vognen uden opsyn, og brugeren må ikke efterlades uden, at institutionens personale, forældre eller plejepersonale er tilstede. Modtageren underrettes om evt. problemer under kørslen. For voksne brugere kan der skriftligt aftales andet, se under de

20 FR5 Udbud af Flextrafik Rute side 20 enkelte enheders faktaark. Der er undtagelse til dette krav på enhed 16, hvor der er brugere, der skal transporteres med trappemaskine. Se faktaark og køreliste for enhed 16. I forbindelse med julekørsel jf. afsnit 2.2 må vognen gerne forlades, da denne kørsel bl.a. kan være ture, hvor brugeren skal transporteres med trappemaskine. Hvis der ikke er nogen til at modtage en bruger, skal institutionen kontaktes for nærmere aftale. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og brugerens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra brugerne. Movia iværksætter kundetilfredshedsundersøgelser, som skal hjælpe operatøren og Movia til at yde en endnu bedre service. Movia vil i samarbejde med operatører og institutioner efter en kundetilfredshedsanalyse udarbejde handlingsplaner med fokuspunkter for at sikre en fremtidig bedring af kundetilfredsheden. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne. 6.6 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatørerne kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og opfølgningen skal foregå i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvaliteten ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. I brugerundersøgelsen lægger Movia vægt på, hvordan brugeren oplever operatørens punktlighed, vognstandarden og chaufførens adfærd. Brugerens tilfredshed er et vigtigt redskab i opfølgningen på kvaliteten. Såfremt der hyppigt opstår forsinkelser eller de stillede krav til vognstandarden ikke overholdes vil Movia sammen med operatøren udarbejde en handlingsplan for, hvorledes fremtidige problemer undgås. Chaufføren er operatørens og Movias frontperson og har derved stor indflydelse på brugerens oplevelse af kvaliteten. Chaufførens adfærd indgår derfor også, som et vigtigt kvalitetsparameter i brugerundersøgelsen.