AFTALE MELLEM UDVALGET FOR BØRN OG UNGE/BØRN- OG UNGEDIREKTØR OG AFDELINGSCHEF FOR PPR

Transkript

1 1

2 AFTALE MELLEM UDVALGET FOR BØRN OG UNGE/BØRN- OG UNGEDIREKTØR OG AFDELINGSCHEF FOR PPR 1. INDLEDNING Aftalestyring består af en række forpligtende aftalebeskrivelser på udvalgte områder mellem udvalg/direktion og de enkelte afdelingschefer. Aftalerne fastlægger, hvilke driftmål og strategiske forbedrings, der skal opnås inden for den aftale tidsramme, samt hvilke ressourcer der er til rådighed herfor. Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og afdelingschefen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Udvalget og direktionen har ansvaret for, at de nødvendige ressourcer er til rådighed. Direktionen har endvidere ansvaret for processen herunder, at der primo året iværksættes en dialog mellem fagudvalg og afdelingschef om indholdet af det kommende års aftaler, at der umiddelbart efter budgetvedtagelsen udarbejdes et aftaleudkast til politisk godkendelse, samt at der foretages to årlige opfølgninger. Afdelingschefen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for rammerne af kommunens værdier og styringsprincipper, områdets øvrige opgaver, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter 1. Udvalget for Børn og Unge og direktøren for Børn og Unge 2. Afdelingschefen for Pædagogisk Psykologisk Rådgivning Aftalens tidsperiode Aftalen er gældende fra aftalens indgåelse 5. marts 2008 og året ud. Vision / politik for området Svendborgs udvalg for Børn og Unge har for 2008 formuleret følgende vision/politik for en både geografisk og indsatsmæssig afgrænset del af Pædagogisk Psykologisk Rådgivnings arbejde: Vi ønsker at sikre en mere målrettet, koordineret og tidlig indsats over for børn, hvis udvikling er truet på grund af omsorgssvigt. Vi vil gennem en tidlig indsats og samarbejde på tværs af faggrænser opnå at de indstillede børn får forbedret deres trivsel og udviklingsmuligheder. Vi ønsker at fokus i første omgang rettes mod medarbejderne i PPR og Familieafdelingen der betjener distrikt Nord, som udvikler faste samarbejdsformer, og sikre hurtig og koordineret indsatser rettet mod den udpegede målgruppe. 2

3 2. INDSATSOMRÅDER, STYRINGSHISTORIER OG INDIKATORER 2.1. Hurtigere indsats Politisk ønsker man at vi gennemfører vores indsatser i forhold til målgruppen børn og unge med særlige behov i distrikt nord hurtigere end i dag. Det gør vi ved at prioritere disse sager op i forhold til andre, ved både at sikre kortere ventetider og kortere sagsbehandlingstider. Vi har en forventning om, at kortere ventetider og kortere sagsbehandlingstider vil have en positiv betydning både for barnets trivsel og udviklingsmuligheder, men også for barnets og forældrenes oplevelse af god behandling. Det bevirker dog at der fremover arbejdes med differentierede ligge- og responstider. 1 Kortere ventetid Ved hver ny sag kontrolleres om det er en sag som vedr. et barn eller ung med særligt behov i distrikt nord, som skal til behandling i både PPR og Familieafd. I så fald registreres tidspunktet fra indstillingen til 1. møde med relevante fagpersoner og forældre. Registeret antal kalenderdage fra sagens registreringsdato til registreret dato for 1. møde afholdes. Grøn: mindre end 15 dage ( pct. af sagerne) Gul: Mindre end 15 dage (66 79 pct. af sagerne) Rød: Mindre end 15 dage (under 66 pct. af sagerne) Ledelsesinformationer og strategisk information En gang i kvartalet med opgørelse af antal sager og % Registrering i vil ske i et særskilt regneark i PPR-afdelingen. Registreringen påbegyndes fra 2 Kortere sagbehandlingstid Fra 1. mødedato til den besluttende indsats formidles på et nyt møde Registrere antal kalenderdage fra 1. møde er afholdt møde afholdes hvor den besluttede indsats formidles. Grøn: Under 1 måned ( pct. af sagerne) Gul: Under 1 måned (66-79 pct. af sagerne Rød: Under 1 måned (mindre end 66 pct. af sagerne) Ledelsesinformation og strategisk information 3

4 En gang i kvartalet med opgørelse af antal sager og % i grønt, gult og rødt felt Registrering i vil ske i et særskilt regneark i PPR-afdelingen. Registreringen påbegyndes fra 2.2. Sikre mere sammenhængende/koordinerede indsatser på tværs af faggrænser. For børn og unge med særlige behov hvor der etableres en sag i både PPR og Familieafdelingen skal det sikres, at der allerede ved det første møde er repræsentanter for de nødvendige forskellige faggrupper og involverede personer, som kan sikre at en sammenhængende koordineret handleplan udarbejdes og gennemføres. Dette samarbejde på tværs af organisatorisk placering og faglige kulturer prioriteres således højt, for at udnytte den samlede viden og sikre gensidig forståelse for visitationen. 1 Nødvendige fagpersoner som deltager i 1. møde umiddelbart efter henvisning/ indberetning Repræsentanter for PPR, Familieafdeling, skole/institution og forældre. Deltagerne fremgår af sagsfremstillingen. Grøn: Alle relevante fagpersoner deltager i over 90% af møderne Gul: Alle relevante fagpersoner deltager i mellem 80 90% af møderne Rød: Alle relevante fagpersoner deltager i mindre end 80% af møderne Ledelsesinformation og strategisk information Halvårlig opgørelse over hvor mange % af møderne der ligger i de 3 kategorier. Registrering i vil ske i et særskilt regneark på PPR-afdelingen. Registrering påbegyndes fra 2.3. Forbedring af barnets trivsel/sundhed. For de børn og unge i distrikt nord med særligt behov, hvor vi har prioriteret en kortere ventetid, kortere sagsbehandlingstid og mere sammenhængende koordineret indsats i 2008 har vi en forventning om, at det vil have en positiv effekt på barnets trivsel/sundhed. De konkrete forventninger til hvilke forbedringer der kan forventes er fastlagt individuelt i forhold til det enkelte barn i den overordnede handleplan. Her kan indgå vurdering af tale- og sprog udvikling for 0 18 årige, fysisk aktivitetsniveau i fritiden, udviklingen i fraværsdage og ændringer i udad- og indadrettet negativ adfærd for 0 18 årige. 1 Sproglig udvikling 0-6 Den sproglige udvikling som Registreres ved 4

5 årige. forventes at være en væsentlig indikator fremgår af handleplanen for det enkelte barn opfølgning på handleplanen i opnåelse af nogle sproglige færdigheder i forhold til tidligere niveau Tilbagemelding fra sprogkonsulent på målfastsættelse og kategorisering Grøn: % opnået den forventede forbedring ifølge handleplanen Gul: under 75 % opnået de forventede forbedringer og mindre end 10% har ingen forbedring Rød: 10 % eller flere har ikke opnået forbedringer Ledelsesinformation Halvårlig opfølgning på %-vis udvikling for gruppen under et. Registrering i vil ske i et særskilt regneark på PPR-afdelingen. Registrering påbegyndes fra 2 Fysiske fritidsaktiviteter De fysiske aktiviteter der forventes at være en væsentlig indikator fremgår af handleplanen for det enkelte barn Registreres ved opfølgning på handleplanen i antal ugentlige timer med fysiske aktiviteter Grøn: % opnået den forventede forbedring ifølge handleplanen Gul: Under 75% opnået de forventede forbedringer og mindre end 10% har ingen forbedring Rød: 10% eller flere har ikke opnået forbedringer Ledelsesinformation Halvårlig opfølgning på %-vis udvikling for gruppen under et. Registrering i vil ske i et særskilt regneark på PPR-afdelingen. Registrering påbegyndes fra 3 Fravær i fremmøde i institution/skole Skolen/institution registrerer for meget/ulovligt fravær i antal dage. Fastlagt i handleplan. Sagsbehandleren fra PPR registrerer i regneark på grundlag af meddelelser fra skole/institution. Grøn: % Opnået den forventede forbedring ifølge handleplanen Gul: Under 75% har opnået de forventede forbedringer og under 10% har ingen forbedringer Rød: 10% eller flere har ikke opnået forbedringer Ledelsesinformationer Halvårlig opfølgning 5

6 Registrering i vil ske i et særskilt regneark på PPR-afdelingen. Registrering påbegyndes fra TEA kan benyttes for skolernes vedkommende. 4 Ændringer i udad- og indadreagerende negativ adfærd Fastlagt i handleplan Indberetning fra skole og institution som indberetter hændelser til sagsbehandler til registrering i regneark Grøn: Opfylde forventning i handleplanen?50% Gul: Under 75% har opnået de forventede forbedringer og under 10% har ingen forbedringer Rød: 10% eller flere har ikke opnået nogen forbedringer Ledelsesinformation Halvårlig opfølgning Registrering i vil ske i et særskilt regneark på PPR-afdelingen. Registrering påbegyndes fra 2.4. Økonomi Der er en klar udmelding fra direktionen om at de udmeldte budgetrammer ikke må overskrides. Derfor er det væsentligt at ledelsen for de enkelte bevillingsområder løbende følger op på det samlede forbrug indenfor både PPR og Familieafdelings område. I denne sammenhæng ønskes et særligt fokus på forbruget hvad angår børn og unge med særlige behov i distrikt nord. Her tænkes alene på forbruget til foranstaltninger der er tildelt denne gruppe i bevillingsåret pr. barn og opdelt på anbringelser udenfor hjemmet. 1 Afdelings samlede forbrug Omfatter både PPR og familieafdelingens bruttobudget Budgetopfølgning månedligt Grøn: Overholder budgetrammen Gul: Overskrider budgetrammen med tilladte 5% som modregnes i næste års budget Rød: Overskrider budgetrammen med mere end det tilladelige 5 pct. overførsel. Ledelsesinformation og strategisk information Månedlig Økonomisystemet periodiseret 6

7 2 Det samlede forbrug pr. barn/ år Grøn: Faldende Gul: Konstant Rød: Stigende Alle omkostninger til foranstaltninger excl. anbringelser (alene for Familieafdelingen) Budgetopfølgning Ledelsesinformationer og strategisk information Halvårlig opfølgning Kvartalsvise opgørelser over gennemsnitligt forbrug pr. barn og samlet forbrug sammenlignet med sidste års forbrug. Økonomisystemet og BV-systemet og TEA. 3 Omkostningudvikling pr. type af foranstaltninger Måler på følgende foranstaltninger: Anbringelser udenfor hjemme og forebyggende foranstaltninger. (Familieafdelingen)? Budgetopfølgning Grøn: Faldende Gul: Konstant Rød: Stigende Ledelsesinformationer og strategisk information Kvartalsvis opgørelser over gennemsnitlig forbrug pr. foranstaltning og samlet forbrug sammenlignet med sidste års forbrug. Økonomisystemet og BY-systemet og TEA. Økonomisystemet og BV Medarbejdernes sundhed/trivsel Der er personalepolitisk stærkt fokus på at medarbejderne er en afgørende ressource for at kommunen kan levere faglig kvalificeret og god rådgivning og service til borgerne. Ikke mindst i PPR- og Familieafdelingerne har der været en stor personaleudskiftning og rekrutteringsproblemer. Derfor er det helt central at kunne følge udviklingen både i sygefraværet og personalegennemstrømning. Der gennemføres en interviewrunde om medarbejdertilfredshed hos personalet i familieafdelingen og PPR en gang årligt, hvor bl.a. tilfredsheden med arbejdsopgaver, arbejdspres, udviklingsmuligheder og samarbejde evalueres. Der er således ikke opstillet nogle målbare succesindikatorer vedr. medarbejdertrivsel i dette styringskoncept? 1 Korttidssygefravær Registreret sygefravær for både PPR og Familieafdelingen opdelt på 0-14 dage dage dage Opgørelse på fraværslængde 0-14 dage 7

8 Over 56 dage Grøn: Sygefravær under 4,5 pct. Korttidsfravær dvs dages fravær Gul:SgefFravær 4,5 pct. 5,5 pct. korttidsfravær dvs dages fravær Rød:Sygefravær Over 5,5 pct. på korttidsfravær dvs dages fravæ Ledelsesinformationer og strategisk information Månedlig opgørelse Personale- og fraværssystemet. 2 Personalegennemstrømning Antal ansatte (undtaget pensionering) der fratræder deres job i PPR og Familieafdelingen Antal fratrådte pr. år i % af antal ansatte personer pr Grøn: under 10 % afgang Gul: Mellem % afgang Rød: Over 15 % afgang Ledelsesinformation og strategisk information En gang årligt Personale- og fraværssystemet Øget digitalisering Direktionen ønsker at alle områder i den kommunale organisation sætter fokus på en god udnyttelse af de eksisterende IT- systemer og de data som findes samt en videreudvikling af de borgerrettede ydelser. Derfor ønsker man for både PPR og Familieområdet i 2008 at udbygge den borgerrettede information på kommunens hjemmeside om PPR- og Familieafdelingen med bl.a. forventede sagsbehandlingstider og ansøgningsfrister. Det har derudover ikke været relevant for området at opstille nogen indikatorer. 3. KOMMENTARER Som det fremgår af ovenstående beskrivelse af de udvalgte Indsatsområder og indikatorer for 2008, har vi afstået fra at registrere forbruget pr. barn/ung med særligt behov i distrikt nord, hvor arbejdsgange og prioritering justeres i forhold til tidligere for at opnå større trivsel. Baggrunden er et uoverskueligt registreringsarbejde. For 2008 har man også fravalgt at gennemføre en måling af barnets/den unges/forældres tilfredshed med de foranstaltninger og den betjening de har modtaget, da det forinden kræver en meget grundig metodeafklaring. 8

9 Disse fravalg bevirker, at det i 2008 ikke er muligt ved hjælp af de målbare indikatorer at koble effekter af indsatser og ressourceforbrug umiddelbart sammen. Da der ikke foreligger tidligere for 2007 for de første 3 indsatsområder vil det ikke være muligt at vurdere effekten af den ændrede indsats i forhold til en reference. 4. GENERELLE AFTALEFORHOLD Ændring af aftalen/genforhandling Såfremt der sker en ændring af de forudsætninger, som ligger til grund for aftalen, kan aftaleparterne anmode om en genforhandling af aftalen. Dette kan eventuelt ske ved at aftalen suppleres en tillægsaftale. Ved manglende opfyldelse af aftalen, fortages en konkret individuel vurdering af situationen, årsager til situationen og fremadrettede korrigerende handlinger. Vurderingen baseres på dialog mellem parterne. Opfølgning Opfølgning på aftalen sker i august/september sammen med den løbende økonomiopfølgning til fagudvalg/økonomiudvalg. Anden opfølgning foretages sammen med regnskabsafslutningen primo Øvrige forhold Aftaleparterne er underlagt de til enhver tid gældende regler, retningslinier, lovgivning, overenskomster m.v. Underskrift Svendborg Kommune d 5. marts Børn og Unge Udvalgsformand Børn og Ungedirektør Afdelingschef for Pædagogisk Psykologisk Rådgivning 9

10 Forbrug pr. barn Forbrug pr. foranstaltning Produktivitet Kvalitet Kortere ventetid Kortere sagsbehandlingstid Sproglig udvikling Fysiske fritidsaktiviteter Fremmøde fraværd Ændret adfærd Effektivitet Tværfaglig koordinering Sygefraværd Personalegennemstrømning Samlet budgetoverholdelse 10