Indstilling. Nye principper og rammer for organisering af beskæftigelsesindsatsen i Jobcenter Aarhus. 1. Resume

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sociale Forhold og Beskæftigelse Den 23. februar 2011 Nye principper og rammer for organisering af beskæftigelsesindsatsen i Jobcenter Aarhus 1. Resume Beskæftigelsesområdet har igennem en årrække gennemgået betydelige forandringer lovgivningsmæssigt, ligesom de incitamenter, der regulerer og styrer indsatsen, har været under stor forandring. Endvidere har Aarhus Kommune foretaget ændringer i den måde, som centrale samarbejdspartnere organiserer sig på. På den baggrund er der behov for en ny organisering af Jobcentret i Beskæftigelsesforvaltningen, så organisationen i højere grad understøtter de ændringer og udfordringer, som området skal løse i de kommende år. Aarhus Kommune Beskæftigelsesforvaltningen Sociale Forhold og Beskæftigelse Jægergården 8000 Aarhus C M1/2010/ Sagsnummer M1/2010/01518 Sagsbehandler Jesper Bork Telefon Direkte telefon Telefax E-post beskaeftigelse@aarhus.dk E-post direkte jbor@aarhus.dk Nærværende indstilling omhandler en ændret organisations- og ledelsesstruktur i Jobcenter Aarhus. Med indstillingen frigøres et økonomisk potentiale bl.a. i form af færre ledere/chefer og medarbejdere, hvilket har været en forudsætning i budgetforliget. Samtidig fokuseres der på udvikling af kvaliteten i forhold til borgerne. Ud over en faglig specialisering vil den nye organisation bygge på et princip om en teamorganisering af indsatsen, således at borgerne vil opleve så få overgange og overleveringer i sagsbehandlingen som muligt samt en større organisatorisk gennemsigtighed. Det forventes, at den nye organisation vil være implementeret ultimo 2011.

2 2. Beslutningspunkter 1) At rådmanden for Sociale Forhold og Beskæftigelse bemyndiges til at gennemføre en ny organisering af Jobcenter Aarhus med et bærende princip om faglig specialisering. 2) At de forudsatte besparelser i budgetforliget implementeres efter principperne i denne indstilling. 3) At eventuelle meromkostninger afholdes indenfor Beskæftigelsesforvaltningens nuværende budget. 3. Baggrund Byrådet traf i 2006 beslutning om Beskæftigelsesforvaltningens organisation, herunder organiseringen af Jobcenter Aarhus med en bydækkende del af Jobcentret, der udgør en fælles indgang for alle ledige i kommunen. Endvidere blev der etableret 4 lokale afdelinger af Jobcentret, der geografisk dækker distrikterne Nord, Vest, Centrum og Syd. Den decentrale forankring var bl.a. begrundet i behovet for en lokal sammenhængende indsats for de grupper af ledige, der var længst væk fra arbejdsmarkedet, understøttet af decentrale afdelinger som samarbejdspartnere fra Ydelsescentret og fra Socialforvaltningen. Siden denne organisering trådte i kraft pr. 1. januar 2007, er der løbende sket ændringer af lovgivningen, der bl.a. nødvendiggør en øget specialisering og effektivisering af borgerbetjeningen. Samtidig har Socialforvaltningens nye organisation betydet, at den geografiske nærhed ikke i samme udstrækning har sammenhæng med indsatsen i Beskæftigelsesforvaltningen. Endvidere overtog kommunen den 1. august 2009 ansvaret for den samlede beskæftigelsesindsats. I stedet for at beskæftigelsesindsatsen tidligere var delt, så staten havde ansvaret for de forsikrede ledige, og kommunerne havde ansvaret for de ikke-forsikrede ledige, er den nu samlet ét sted hos kommunen. Hertil kommer, at Jobcentret står overfor en række udfordringer på følgende områder: Side 2 af 11

3 1. Lovgivning løbende ændringer af lovgivningen samt et stadigt voksende administrativt pres vanskeliggør udgiftsstyring og god borgerbetjening. 2. Økonomi og effektiviseringskrav beskæftigelsesområdet er underlagt kommunale og statslige effektiviseringskrav. Ligeledes er der krav om et øget serviceniveau, og at dette sker med anvendelse af færre ressourcer. 3. Borgerbetjeningen borgerne udsættes ofte for mange sagsbehandlerskift, fx ved ny matchkategori, hvilket er med til at efterspørge en koordineret og fleksibel tilrettelæggelse af indsatsen. 4. Entydighed i organisationen den nuværende organisation er vanskelig at overskue for såvel borgere som medarbejdere, og snitfladerne til øvrige afdelinger kan fremstå uklare og med en del mindre enheder. Med henblik på at imødegå ovennævnte udfordringer blev der i august 2010 igangsat en proces i Jobcenter Aarhus med det formål at undersøge, om organiseringen af indsatsen er tidssvarende og fortsat effektiv, eller om der er behov for justeringer, så strukturen modsvarer de udfordringer, der skal håndteres nu og i de kommende år. Repræsentanter fra Ydelsescentret og Udførerafdelingen har deltaget i arbejdsgrupperne, da eventuelle ændringer i Jobcentret kan få betydning for disse afdelinger. Særlig samspillet med Ydelsesafdelingen vil i den kommende periode få ekstra fokus. En hovedlinje fra det igangsatte arbejde har været, at der er behov for en fornyelse og modernisering af såvel organisation som ledelsesstruktur. 4. Den forventede effekt Ønsket med justering af beskæftigelsesindsatsen er at sikre, at Jobcenter Aarhus som organisation kan matche fremtidens opgaver, udfordringer og præmisser såvel på resultatsiden som på økonomisiden. Samtidig er der et ønske om at opnå en så tydelig og enkel organisation som muligt både for borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere. Der er ligeledes et behov for at sikre et mere strategisk og entydigt ledelsesmæssigt fokus på de enkelte fagområder og en højere grad af fleksibilitet indenfor fagområderne. Side 3 af 11

4 5. Nye principper og rammer Med det formål at sikre en effektiv, robust og serviceminded organisation, som kan møde fremtidens krav, foreslås det at arbejde medfølgende 3 bærende principper: 1. Udgangspunkt i målgrupper i stedet for geografisk opdeling Beskæftigelsesområdet er karakteriseret ved en kompliceret lovgivning, som løbende ændres, hvilket stiller høje krav til medarbejdernes kompetencer indenfor de enkelte lovkomplekser. Fx er der stor forskel på at forvalte lovgivningen på kontanthjælpsområdet og indsatsen på sygedagpengeområdet. En specialisering vil være med til at underbygge en endnu højere kvalitet i borgerbetjeningen fremadrettet og giver samtidig mulighed for mere målrettet og individuel indsats. På den baggrund vurderes det, at det er nødvendigt at forlade den nuværende geografiske opdeling og i stedet tage udgangspunkt i de målgrupper af borgere, som Jobcentret betjener. Ved at tage udgangspunkt i de målgrupper af borgere, som Jobcentret har, og ikke i en geografisk opdeling, skabes bedre mulighed for et mere ensartet serviceniveau for borgerne samt mulighed for at styrke specialisering og vidensdeling indenfor de enkelte fagområder. Endvidere giver det bedre mulighed for fælles prioritering, ledelsesmæssig sparring samt uddannelsesinitiativer med henblik på styrkelse af de enkelte indsatsområder. Sigtet er endvidere, at der bliver mulighed for at anvende lovgivningens redskaber mere fleksibelt, således at fx igangsætning af et revalideringsforløb ikke nødvendigvis betyder, at sagen overdrages til en anden fysisk enhed. 2. Færre overgange i sagsbehandlingen bl.a. via teamorganisering Borgerne bør opleve så få skift som muligt, og ved overgange mellem to fagområder er der bedre mulighed for at arbejde videre på allerede kendte oplysninger, således at indsatsen er sammenhængende og koordineret. Det foreslås at organisere borgerbetjeningen med vægt på teams. Side 4 af 11

5 Sigtet er at styrke en metodeudvikling, hvor medarbejderne får nye muligheder for at arbejde tværfagligt. Det vil indebære, at der i højere grad skal være de relevante kompetencer i teamet, eller de skal være let tilgængelige, fx via sociallægebetjening og virksomhedsrettede jobkonsulenter. I udviklingen af metodikken vil der blive inddraget erfaringer fra forsøget på sygedagpengeområdet med projektet Tilbage til arbejde. Ud over metodeudvikling via tværfaglighed skal der i samspil med ledelsen sikres et fælles ansvar i hvert team, således at det i fællesskab sikres, at borgernes betjenes efter reglerne under fx ferie og sygdom. Teamorganiseringen vil blive anvendt der, hvor den vurderes mest hensigtsmæssig for borgerbetjeningen. 3. Den fremtidige organisering skal være enkel og tydelig En enkel og overskuelig organisation er befordrende for en aktiv deltagelse fra borgere og fra øvrige samarbejdspartnere. Det er samtidig med til at skabe gode arbejdsbetingelser, når medarbejderne har forudsætninger for at arbejde tværfagligt. Med henblik på at omsætte de nævnte principper foreslås en ny organisations- og ledelsesstruktur i Jobcentret indenfor følgende overordnede ramme: Side 5 af 11

6 Sygedagpengemodtagere I denne afdeling samles indsatsen for sygedagpengesager, der sagsbehandles i Jobcentret. Sygedagpengeområdet er tæt lovreguleret og kræver et indgående kendskab til sygedagpengeloven og særlige kompetencer i forhold til samarbejdet med den sygemeldte og øvrige samarbejdspartnere så som læger, psykologer mv. Der er et stort fokus på sygedagpengeområdet. Når området samles i en afdeling er det bl.a. med det formål at målrette indsatsen overfor forskellige grupper af sygemeldte, herunder arbejdet med de lange sygedagpengesager over 26 uger. Det vurderes endvidere, at der er et potentiale i at øge vidensdelingen / læringen internt bl.a. om hvilken indsats, der bedst hjælper. Job på særlige vilkår Personer, der har nedsat erhvervsevne eller borgere, der lever på kanten af arbejdsmarkedet, og som har brug for en særlig ofte mere håndholdt - indsats i forhold til at få fodfæste på arbejdsmarkedet vil være de centrale målgrupper for denne afdeling. Det betyder, Side 6 af 11

7 at personer, der er visiteret til fleksjob, samt førtidspensionister, der gerne vil have et job, kræver en særlig viden om lovgivningens muligheder for støttet beskæftigelse og om mulighederne på denne del af arbejdsmarkedet. Denne viden samles her. Derudover vil afdelingen have en række initiativer, der forudsætter en håndholdt indsats, fx beskæftigelsesintiativer i forbindelse med hjemløseplanen, mikrolån og personer med psykiatriske lidelser. Afdelingen vil have et tæt samarbejde med Socialforvaltningen. Voksne (over 30 år) Efter sammenlægningen af den statslige og kommunale del af Jobcentret og dermed også harmoniseringen af dele af lovgivningen for kontanthjælpsmodtagere og forsikrede ledige, er det mere naturligt at dele indsatsen op, så den følger lovgivningen over/under 30 år. Afdelingen vil omfatte alle matchkategorier dvs. både arbejdsmarkedsparate (Match 1) og de indsatsklare/midlertidigt passive (Match 2-3). Fagligt er der god mening i at tilbyde ensartede tilbud og muligheder for de arbejdsmarkedsparate ledige uanset forsørgelsesgrundlag og derfor samle målgruppen i en afdeling. Når match 2-3 foreslås i samme afdeling er det for at undgå, at borgerne stigmatiseres indenfor matchkategorierne og sikre, at der er fokus på progression i indsatsen. En stor del af afdelingens borgere vil være forsikrede ledige, og der vil i den efterfølgende implementering være fokus på, at arbejdsdelingen internt i afdelingen er hensigtsmæssig, og at de styrker, der eksisterer i dag også vil eksistere i den nye organisering. Unge (under 30 år) De unge er et stort indsatsområde i Aarhus kommune. Formålet med at samle de unge i en afdeling er at skabe en sammenhængende indsats overfor de unge og ikke mindst at medvirke til at indfri 95 % målsætningen i forhold til unge uden en ungdomsuddannelse. I denne afdeling vil der således ske en samling af UU (Ungdommens Uddannelsesvejledning), Ungecentret (kontanthjælpsmodtagere) og forsikrede ledige under 30 år. Ungeområdet er også underlagt særlig lovgivning og ikke mindst som en følge af Ungepakkerne, er kravene til fx rettidig og vedvarende aktivering skærpet væsentligt. Arbejdet med de unge kræver således også et særligt kendskab til lovgivning og vejledning, ligesom det Side 7 af 11

8 kræver, at medarbejderne har et særligt kendskab til og interesse for at arbejde med de unge. En del af de unge under 30 år vil have gennemført en uddannelse, fx en videregående uddannelse, som er et særligt fokusområde i Jobcenteret. Indsatsen for disse unge vil skulle tilrettelægges i snævert samarbejde med indsatsen for de forsikrede ledige over 30 år. Tværgående drift Her ligger de opgaver, der går på tværs i Jobcentret, fx Jobcentrets modtagelse - Jobinfo. Det er fortsat meningen, at Jobinfo skal være den fælles indgang til Jobcentret. Jobcentret ønsker desuden at styrke samarbejde med virksomhederne i Aarhus Kommune, herunder samarbejdet i forbindelse med partnerskabsprojekter og virksomhedscentre, hvor ledige og sygemeldte borgere kommer i praktik og løntilskud på virksomhederne. I Virksomhedsservice koordineres Jobcentrets kontakt med virksomhederne, og det er her virksomhederne kan henvende sig og få råd og vejledning om diverse ordninger for støttet beskæftigelse og fastholdelse af medarbejdere. I den fremtidige organisering vil der fortsat være vægt på den faglige koordinering og udvikling af jobkonsulenternes arbejde på tværs af jobcentret. Sekretariatet Jobcentrets sekretariat servicerer Jobcentrets ledelse og drift på en række områder. Det drejer sig om udarbejdelse af statistisk materiale med status for indsats, økonomi og ressourcer. Desuden serviceres Jobcentret i forhold til lovgivning, herunder udarbejdelse af instruktioner og arbejdsgange. Sekretariatet gennemfører også udbud af beskæftigelsesopgaver til andre aktører og følger løbende op på de leverede ydelser. Endelig medvirker sekretariatet ved planlægning og styring af forskellige samarbejdsprojekter, ligesom det løser sekretæropgaver for ledelsen og varetager diverse administrative og personalerelaterede opgaver. Lokaler Jobcentret råder i dag over en række adresser. Med den nye organisering vil der være behov for en vis omflytning af medarbejderne. Jobcentret vil foretage omflytningen indenfor de lokaler, der er til rådighed i dag. Side 8 af 11

9 6. Organisering af den videre proces Der arbejdes videre med en fremtidig struktur for Jobcenter Aarhus indenfor de ovenfor redegjorte principper. Samtidig bør der tages stilling til evt. afledte konsekvenser for Ydelsescentret og Udførerafdelingen, hvorfor disse afdelinger også inddrages i kommende arbejdsgrupper. Indstillingen har behandlet i MED-systemet, og høringssvarere er gennemgået. På det grundlag er der foretaget ændringer og justeringer i nærværende indstilling. Den ændrede indstilling har været behandlet på BEF-MED møde. Høringssvarene vedlægges som bilag. Såfremt indstillingen tiltrædes af byrådet, vil der blive tilrettelagt en proces, hvor MED-systemet vil blive inddraget i tilrettelæggelsen af omstillingen, og medarbejderne vil blive inddraget, bl.a. ved deltagelse i arbejdsgrupper om de mere konkrete afgrænsninger og udvikling af organisationen. Et tema i høringssvarene har været bekymringen for, om borgerbetjeningen lider skade i omstillingsperioden. Dette vil blive forsøgt imødegået ved at tilrettelægge en omstillingsproces, hvor borgerbetjeningen påvirkes så lidt som muligt og med fokus på, at omstillingen skal gennemføres med så få omkostninger som muligt. Udkast til overordnet tidsplan for den videre proces Dato Marts 2011 Marts 2011 Handling Byrådsbeslutning om principper og overordnede rammer for indsatsen Etablering af ny ledelsesgruppe Marts/april 2011 Medio/ultimo 2011 Nedsættelse af arbejdsgrupper til afdækning af snitflader indenfor/på tværs af de nye områder/afdelinger, herunder også med deltagelse af repræsentanter fra Ydelsescentret og Udførerafdelingen. Implementering af ny struktur Implementeringen vil foregå løbende i perioden, og vil være en proces mellem den nye ledergruppe og medarbejderne Side 9 af 11

10 I høringssvarerne efterspørges en organisatorisk placering af integrationsindsatsen, som går på tværs af de fire nye driftsenheder. Såfremt nærværende principindstilling vedtages, vil placeringen af integrationsindsatsen indgå i arbejdsgruppernes arbejde med henblik på afklaring og rådmandsbeslutning vedrørende den mest hensigtsmæssige placering. 7. Konsekvenser for ressourcer Jobcentrets budgetramme bliver reduceret fra som en konsekvens af statslige effektiviseringskrav samt budgetforliget for samme periode, der ligeledes rummer en reduktion i rammen. Samlet set vil den foreslåede organisationsændring i Jobcentret medføre en personalereduktion i 2011 på 4 chef-/lederstillinger og 9 medarbejderstillinger, stigende til i alt 18 personer i Dette er den samlede reduktion i forbindelse med både statens effektiviseringskrav og byrådets vedtagelse af budget for Samlet gælder, at de økonomiske konsekvenser afholdes indenfor Beskæftigelsesforvaltningens budgetområde. Den foreslåede organisatoriske ændring vil dermed bidrage til at gøre det muligt at gennemføre budgetforligets vedtagne besparelser og opretholde høj kvalitet i borgerbetjeningen. Hans Halvorsen / Erik Kaastrup-Hansen Bilag Side 10 af 11

11 Bilag 1: Oversigt over høringssvar (Kopi til alle + elektronisk) Bilag 2: Høringssvar (Kopi til alle + elektronisk) Tidligere beslutninger Den 21. juni 2006 vedtog Aarhus Byråd indstilling om Beskæftigelsesforvaltningens organisation pr. 1. januar 2007 Side 11 af 11