UDBUDSBETINGELSER. Folketingets udbud af udvikling og vedligeholdelse af talegenkendelsesmodul til Folketingets indskrivningssystem

Transkript

1 Folketingets udbud af udvikling og vedligeholdelse af talegenkendelsesmodul til Folketingets indskrivningssystem UDBUDSBETINGELSER - Inkl. rettelser iht. rettelsesblad af 18. december FOLKE TINGS TIDE NDE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING GENERELLE OPLYSNINGER Ordregivende myndighed Ordregivers kontaktpersoner Udbudsform UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE EGNETHEDSVURDERING Egnethed, herunder dokumentation vedrørende egnethed Oplysning om økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger om teknisk kapacitet Underleverandører TILDELINGSKRITERIER MV Tildelingskriterier og underkriterier Tildelingsprocedurer og vurderingsgrundlag FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Grundlæggende udbudsbetingelser Behandling af forbehold Mindstekrav Udkast til kontrakt: Udkast til bilag 1-13: ALTERNATIVE TILBUD SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Generelt Sprog Udformning af tilbud Tro og love erklæring FREMSENDELSE AF TILBUD Tilbudsafgivelse Tilbudsfrist Form og mærkning VEDSTÅELSESFRIST BEHANDLING AF TILBUD

3 12.1 Adgang til at præsentere tilbud FORHANDLINGSFORBUD FORTROLIGHED TIDSPLAN

4 1. INDLEDNING Nærværende udbudsbetingelser gælder for Folketingets udbud af udvikling og vedligeholdelse af talegenkendelsesmodul til Folketingets indskrivningssystem. Udbuddet er offentliggjort i Supplement til De Europæiske Fællesskabers Tidende og i TED databasen den 4. december 2014 ved udbudsbekendtgørelse med ref.nr. 2014/S Folketinget udarbejder og publicerer elektronisk det skriftlige referat af Folketingets forhandlinger. Der er et eksisterende og velfungerende it-system (Edixi), der understøtter denne opgave. Edixi består overordnet af tre moduler, og det er nødvendigt at genudvikle det modul i indskrivningssystemet, der benyttes til redigering af referatet. Arbejdet med referatet foregår ved hjælp af talegenkendelse (respeak) og tastatur og mus. Opgaveområdet er redigeringsmodulet i Edixi, og der ønskes et tilbud på et modul indeholdende en editor og talegenkender samt på vedligeholdelse og support af modulet. Modulet omfatter hentning af oplysninger fra Edixis database og lydoptagelser fra Folketingets forhandlinger, der bruges ved indtaling og redigering af referatet. Referatteksten afleveres til Edixis database, hvor andre moduler sørger for den automatiske publicering på Folketingets hjemmesider. 2. GENERELLE OPLYSNINGER 2.1 Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed og kontraherende part er: Folketinget Christiansborg DK-1240 København K 2.2 Ordregivers kontaktpersoner Susanne Kvist Jensen Susanne.Jensen@ft.dk Telefon: samt Jenni Birklund Jenni.Birklund@ft.dk Telefon: Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal rettes til ordregivers kontaktpersoner. 2.3 Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv nr. 2004/18/EF. Da udbuddet er omfattet af udbudsdirektivet, er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske for at sikre ligebehandling af tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen. 4

5 Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i punkt 3 nævnte udbudsmateriale. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til udkastet til kontrakt og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de særskilte bilag, herunder særligt bilag 2A (kravspecifikation). Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksomme på, at der ikke må tages forbehold over for kontraktens bestemmelser. Bilag 1-13 bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten og skal således kunne håndhæves over for den leverandør, som ordregiver indgår kontrakt med. Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Ordregiver ønsker i øvrigt at henlede opmærksomheden på følgende: Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som ikke er til stede på adressen og tidspunktet for tilbudsfristens udløb. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor udelukkende tilbudsgiveren. 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse med ID: , jf. punkt 1. Det samlede udbudsmateriale ud over udbudsbekendtgørelsen består af følgende dokumenter: Nærværende generelle vilkår for tilbudsafgivelsen (udbudsbetingelser) Udkast til kontrakt Bilag 1: Tidsplan Bilag 2 A: Kravspecifikation Bilag 2 B: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 A: Kontraktsum og betalingsplan Bilag 3 B: Evalueringsteknisk kontraktsum Bilag 4: Specifikation af udstyr m.v. Bilag 5: Beskrivelser af tilknyttede ydelser 5

6 Bilag 6: Kundens deltagelse Bilag 7: Specifikation af vedligeholdelse med priser Bilag 8: Prøver Bilag 9: Licensbetingelser for standardprogrammel og kildekoder til kundespecifikt programmel Bilag 10: Servicemål Bilag 11: Samarbejdsorganisation Bilag 12: Ændringsprocedure Bilag 13: Specifikation af optioner med priser Formular, der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige samt oplysning om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver bør kontrollere, at alle ovennævnte dokumenter er til stede. 4. EGNETHEDSVURDERING Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. punkt og tilbudsgivernes oplysninger om teknisk kapacitet, jf. punkt i relation til opfyldelsen af de angivne mindstekrav. 4.1 Egnethed, herunder dokumentation vedrørende egnethed Oplysning om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge revisorpåtegnet oplysning om virksomhedens omsætning og soliditetsgrad i seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal oplysninger gives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver har en omsætning på min. 3,5 mio. kr. og en soliditetsgrad på min. 12 % i seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal disse krav være opfyldt af alle de økonomiske aktører tilsammen Oplysninger om teknisk kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen: 1) Referenceliste med tilbudsgivers mest betydelige leverancer sammenlignelige med den udbudte opgave, jf. punkt II.1.5) som tilbudsgiver har udført inden for de tre seneste år. Referencerne bør som minimum indeholde oplysninger om opgavens karakter, omfang og periode for udførsel samt kundenavn og kontaktoplysninger på opgavens ordregiver, således at referencen kan efterprøves. Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver skal have dokumenteret erfaring med levering af ydelser inden for den udbudte opgaves område (og talegenkendelse specifikt) inden for de seneste tre år, bedømt på grundlag af referenceliste. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal disse krav være opfyldt af alle de økonomiske aktører tilsammen. 6

7 4.2 Underleverandører Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. 5. TILDELINGSKRITERIER MV. 5.1 Tildelingskriterier og underkriterier Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres på grundlag af følgende underkriterier med de angivne vægte: 1. Kvalitet 50 % 2. Leveringssikkerhed 20 % 3. Pris 30 % 5.2 Tildelingsprocedurer og vurderingsgrundlag Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure: Mindstekrav: I første omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold i forhold til overholdelse af kontrakten og de opstillede mindstekrav, jf. punkt 6.1 og punkt 6.3. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. Tildeling af kontrakt: I anden omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af det foranstående tildelingskriterium i udbudsmaterialet og den nedenfor angivne beskrivelse af vurderingsgrundlaget. Kvalitet (50 %) Ved dette underkriterium foretages en samlet vurdering af graden af opfyldelse af kravene vedrørende a) brugervenlighed, understøttelse af arbejdsfunktioner, fleksibilitet og enkelthed i anvendelsen af Modulet, jf. krav 3, 8, 9, 10,17, 18 og 30, og b) driftsikkerhed og tilgængelighed, jf. krav 4, 13, 16, 22, 38, 39 og 40 samt bilag 9, punkt 2 (vedr. geografiske begrænsninger). Punkt a og b vægtes ligeligt. Leveringssikkerhed (20 %) Ved dette underkriterium foretages en samlet vurdering af, a) hvorvidt den af Leverandøren foreslåede tids- og projektplan afspejler et realistisk forløb, der tager højde for Leverandørens og Folketingets ressourcer i forhold til årshjulet, se bilag 2 A, punkt 1, og 7

8 b) Leverandørens foreslåede samarbejdsform og udviklingsmetode samt graden af inddragelse af Folketinget, jf. krav 32. Punkt a og b vægtes ligeligt. Pris (30 %) Dette underkriterium vurderes på baggrund af den evalueringstekniske kontraktsum, som er beregnet i bilag 3 B. Skemaet i bilag 3 B udregner den evalueringstekniske kontraktsum baseret på tilbudsgivers priser og et af Kunden skønnet forbrug af timer og licenser. Det skønnede forbrug er alene fastsat af evalueringstekniske årsager og er således ikke udtryk for en garanteret omsætning under Kontrakten. 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV 6.1 Grundlæggende udbudsbetingelser Der kan ikke tages forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ukonditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 8. Spørgsmål skal i givet fald udformes, således at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og derved kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud. 6.2 Behandling af forbehold Tilbudsgiver har inden for de nedenfor angivne rammer mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for, og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af ordregiver, medmindre der er tale om forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt ordregiver ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på sikker og saglig vis, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. 6.3 Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. 8

9 I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold Udkast til kontrakt: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for bestemmelser i udkastet til kontrakt, der således er at betragte som et mindstekrav Udkast til bilag 1-13: I hvert bilag er det direkte angivet, hvorvidt et krav er mindstekrav, som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for. Mindstekrav er markeret med et (MK). Ordregivers behov er således klassificeret i følgende to kategorier: Mindstekrav (MK): Skal opfyldes af tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Opfyldes et mindstekrav ikke, eller tages der forbehold herfor, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, vil blive afvist. Krav (K): Kan opfyldes af tilbudsgiver og vil fremstå som et konkurrenceparameter i tilbudssammenligningen. Opfyldes et krav ikke, vil dette inden for rammerne af tildelingskriterierne tillægges negativ betydning i tilbudsevalueringen. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser samt afklare eventuelle uklarheder ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. , til kontaktpersonerne, jf. punkt 2.2. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende gøres tilgængelige på Spørgsmål, der modtages senest den 16. januar 2015, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9

10 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 9.1 Generelt Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af nærværende punkt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt med udkast til bilag 1-13, der udtrykker de krav og forventninger, som ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud. De af bilagene, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag. Tilbud bør indeholde et resumé og en samlet gengivelse af tilbudsgiverens eventuelle forbehold, og hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiveren vil indgå på, jf. herved udbudsbetingelsernes punkt 6. De bilag, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal indleveres sammen med tilbudsgivers tilbud. Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver under alle omstændigheder også indleverer udbudsmaterialets øvrige bilag, som ikke forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren som en del af dennes tilbud. Indleveres sådanne øvrige bilag ikke sammen med tilbudsgivers tilbud, anses disse dele af udbudsmaterialet som accepteret af tilbudsgiver. 9.2 Sprog Tilbud skal udarbejdes på dansk. Beskrivelser og specifikationer, som ikke forefindes på dansk, kan dog afleveres på engelsk. 9.3 Udformning af tilbud Følgende tilbudsdokumenter bør indgå ved tilbudsgiverens udarbejdelse af tilbud: Tilbudsbrev Eventuel forbeholdsliste, jf. punkt 6 Bilag 1: Tidsplan Bilag 2 A: Kravspecifikation Bilag 2 B: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 A: Kontraktsum og betalingsplan Bilag 3 B: Evalueringsteknisk kontraktsum Bilag 4: Specifikation af udstyr m.v. Bilag 5: Beskrivelser af tilknyttede ydelser Bilag 6: Kundens deltagelse Bilag 7: Specifikation af vedligeholdelse med priser Bilag 8: Prøver Bilag 9: Licensbetingelser for standardprogrammel og kildekoder til kundespecifikt programmel Bilag 10: Servicemål Bilag 11: Samarbejdsorganisation Bilag 12: Ændringsprocedure Bilag 13: Specifikation af optioner med priser Tro og love erklæringer om gæld til det offentlige samt oplysning om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. 10

11 Forespurgte oplysninger ifm. dokumentation af økonomisk og finansiel samt teknisk kapacitet, jf. punkt 4 samt udbudsbekendtgørelsen. Underskrevet konsortieerklæring såfremt tilbuddet fremsættes af et konsortium. Tilbudsbrevet bør indeholde oplysninger om tilbudsgivers identitet og angivelse af udbuddet, der gives tilbud på. Sammen med tilbudsbrevet bør tilbudsgiver vedlægge sin eventuelle forbeholdsliste, jf. nærmere punkt 6. Kontraktbilagene er vedlagt som skabeloner, hvor det i de enkelte bilag er beskrevet, hvordan tilbudsgiver bør forholde sig til de enkelte dele af dokumentet, hvorledes dokumenterne bør udfyldes, og hvilke informationer de bør indeholde. Tilbuddet skal herudover indeholde de erklæringer, som er angivet nedenfor punkt Det er vigtigt, at erklæringerne vedrører netop den juridiske enhed, som afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, vil ikke blive taget i betragtning Tro og love erklæring Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Tilbudsgiveren skal tillige underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsenteres, jf. bl.a. udbudsdirektivets artikel 27. Tilbudsgiveren har modtaget en formular sammen med udbudsmaterialet, som kan bruges til afgivelse af disse erklæringer. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive en sådan erklæring. Tilbudsgiver kan få relevante oplysninger vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser i Danmark med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt hos følgende myndigheder: Skatter og afgifter Skat, Hovedcentret Tlf Østbanegade 123 Fax Dk-2100 København Ø skat@skat.dk Miljøbeskyttelse Miljøstyrelsen Tlf Strandgade 29 Fax Dk-1401 København K mst@mst.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt: Arbejdstilsynet Tlf Landskronagade 33 Fax København Ø at@at.dk 11

12 10. FREMSENDELSE AF TILBUD 10.1 Tilbudsafgivelse Tilbud afleveres til: Folketinget Christiansborg DK-1240 København K Att.: Susanne Kvist Jensen Susanne.Jensen@ft.dk Telefon: Tilbudsfrist Tilbud afleveres senest onsdag den 28. januar 2015 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen Form og mærkning Tilbuddet bedes afleveret både i papirformat og elektronisk format. Tilbudsgivere bedes i papirformat aflevere 1 original version og 2 kopieksemplarer i lukket forsendelse og mærket: Tilbud på udvikling og vedligeholdelse af talegenkendelsesmodul til Folketingets indskrivningssystem Må ikke åbnes af portåbningen. Tilbudsgivere bedes yderligere i kuverten aflevere 1 elektronisk eksemplar på USB eller CD-Rom i MS Word, Adobe eller andet udbredt format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det papirbaserede og det elektroniske materiale vil det papirbaserede have forrang. 11. VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgivers bud skal uanset tilbudsfrist vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 12. BEHANDLING AF TILBUD Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. 12

13 Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 11. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Samtidig med tildeling af kontrakten vil ordregiver skriftligt orientere de tilbudsgivere, der ikke er blevet tildelt kontrakten, om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele. Ordregivers interne forvaltning afgiver ikke kontrolbud i forbindelse med dette udbud Adgang til at præsentere tilbud Hver tilbudsgiver har mulighed for at præsentere sit tilbud ved et præsentationsmøde af en varighed på max. 30 minutter, der afvikles hos Folketinget. Tilbudsgiver modtager kort tid efter tilbudsfristens udløb besked om det endelige tidspunkt for præsentationsmødet. Information gives til de enkelte tilbudsgivere på samme tidspunkt. Vurderingen af tilbudsgivers tilbud vil alene ske på baggrund af tilbudsgivers skriftlige tilbud. Tilbudsgiver har således ikke ved præsentationsmødet mulighed for at supplere eller udbygge sit tilbud. Formålet med præsentationsmødet er således alene, at tilbudsgiver får lejlighed til at præsentere tilbuddene og det heri indeholdte. Oplysning afgivet under præsentationen, som ikke er gengivet i det skriftlige tilbud vil ikke blive tillagt nogen betydning ved bedømmelsen af tilbuddet. Tilbudsgivere bedes i den forbindelse reservere fredag den 30. januar Nærmere information vedr. tid og sted fremsendes senere. 13. FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, som der bl.a. er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." 13

14 Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 14. FORTROLIGHED Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af adgang til aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt. 15. TIDSPLAN Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan frem til underskrift af kontrakt: Offentliggørelse af udbud den 4. december Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet den 16. januar Svarliste vil blive fremsendt senest den 21. januar Tilbudsfrist onsdag den 28. januar 2015 kl Præsentation af tilbud fredag den 30. januar Vurdering af de indkomne tilbud foregår i uge 5-6. Forventet tildeling af kontrakt samt afslagsskrivelser i uge 6. Forventet underskrift af kontrakt i uge 8 efter udløb af standstill-periode. Forventet kontraktstart den 1. marts