R dgivning i forbindelse med autoriseret arbejdsmiljłr dgivningsp bud i Randers Kommune

Transkript

1 R dgivning i forbindelse med autoriseret arbejdsmiljłr dgivningsp bud i Randers Kommune - forebyggelse og lłsning af arbejdsmiljłproblemer p tv rs i organisationen

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 2 Hovedkonklusioner samt forslag til handleplan ArbejdsmiljłCentrets hovedkonklusioner Anbefalinger Forslag til handleplan 6 3 Aftale og forlłb Aftale om opgavelłsningen Metodebeskrivelse 7 4 Tendenser fra interviews og analyse Tendenser fra interviews Tendenser i analyse 10 Bilagsliste 12 De anvendte forkortelser: SiG LMU SMU OMU HU APV SR DSL = Sikkerhedsgruppe = Lokal-MED-udvalg = Sektor-MED-udvalg = Omr de-med-udvalg = Hovedudvalget = Arbejdspladsvurdering = Sikkerhedsrepr sentant = Daglig sikkerhedsleder i hele kommunen 1 Indledning Randers Kommune har indg et aftale med BST Jylland A/S, nu ArbejdsmiljłCentret A/S Side 2 af 22

3 ArbejdsmiljłCentret A/S, om r dgivning. Baggrunden er et p bud fra Arbejdstilsynet om at bruge autoriseret arbejdsmiljłr dgiver til at sikre, at ergonomiske arbejdsmiljłproblemer forebygges og lłses p tv rs af produktionsenheder. Arbejdstilsynets sagsnr. er /1. Opgaven for ArbejdsmiljłCentret er at komme med forslag i forhold til arbejdsmiljłomr der bredt og ikke kun de ergonomiske. (Undervejs i forlłbet er tilkommet et tilsvarende p bud p det kemiske/biologiske omr de, dette p bud kan d kkes af den allerede indg ede aftale). Form let er at finde frem til arbejdsgange/procedurer, der kan sikre, at arbejdsmiljłproblemer forebygges/lłses det tilsigtede sted i MED-organisationen. Desuden łnskes sikret, at der foreg r videndeling p tv rs i organisationen, og at arbejdsmiljłet er hłjt prioriteret i hele MED-organisationen samt p den enkelte arbejdsplads i Randers Kommune. Rapporten her er grundlag for hovedudvalgets drłftelse og beslutning den 29. maj Indhold p młdet forventes at v re: ArbejdsmiljłCentret pr senterer v sentlige pointer fra rapporten. Drłftelse og beslutning vedrłrende handleplan (Forslag til handleplan for implementering og opfłlgning ses i afsnit i 2.3). Aftaler om det videre forlłb i processen. Rapportens centrale del er afsnit 2, hvor de v sentligste konklusioner og forslag til handlinger findes. Dette afsnit er sammendrag og konklusion p resten af rapporten, der kan l ses for yderligere forst else. Arbejdet er udfłrt af ArbejdsmiljłCentret A/S ved John Bjerre og Linda Rolsted i samarbejde med HR-afdelingen ved Kresten Ulrik Nielsen og Dorthe Undall- Behrend, og rapporten er udarbejdet p baggrund af den viden ArbejdsmiljłCentrets konsulenter har haft adgang til via undersłgelser, baggrundsmateriale og młder i forlłbet, ligesom kommunens v rdier er iagttaget. Randers Kommunes v rdier: Central styring - decentral ledelse Brugerorientering og borgerinvolvering Faglighed, kvalitet og helhed Effektivitet Baggrundsmateriale: MEDaftalen for Randers Kommune af 27. april Notat fra personaleafd. HR-team af januar 2008 om arbejdsmiljłindsatsen for Randers Kommune. Rammeaftale om medarbejderrepr sentanternes vilk r i Randers Kommune af 1. januar Hovedkonklusioner samt forslag til handleplan ArbejdsmiljłCentret A/S Side 3 af 22

4 2.1 ArbejdsmiljłCentrets hovedkonklusioner Arbejdsmiljłarbejde anses for vigtigt alle steder i MED-organisationen og beslutningskompetencerne findes i udvalg og institutioner, dette błr give sig udslag i mere effektiv handling. Roller og forpligtelser p de forskellige niveauer i MED-organisationen błr synliggłres (Se organisationsdiagram i bilag 5) Der er handlekraft og łkonomi ved p bud fra Arbejdstilsynet, denne błr udnyttes til forebyggelse. Der mangler systemer, traditioner, procedurer og netv rk til deling af viden og information uden for den enkelte institution o Herunder mangler stillingtagen til, hvilke v rktłjer og procedurer der skal laves lokalt og hvilke centralt. Det samarbejde der foreg r mellem afdelingen for Bygning og Energi og arbejdsmiljłsystemet decentralt giver sig ikke udslag i fordelingen af midler til vedligeholdelse. Der skabes mange gode erfaringer rundt i systemet. Dette bliver ikke bredt ud p tv rs i organisationen. 2.2 Anbefalinger Med baggrund i interviews, analyse og konklusioner samt de ideer, der er fremkommet i undersłgelsen (se bilag 1), beskrives her de v sentligste konkrete forslag til opstramninger/forandringer. (Mere uddybet beskrivelse af forslag ses i bilag 4). ArbejdsmiljłCentret mener, at gennemfłrelse af disse forslag vil głre arbejdsmiljłarbejdet i Randers Kommune mere effektivt og skabe mere helhed. Vi mener samtidig, at gennemfłrelse af forslagene vil medvirke til en mere effektiv forebyggelse og lłsning af arbejdsmiljłproblemer p tv rs i organisationen og dermed leve op kravene i Arbejdstilsynets p bud. Nogle af tiltagene foreg r allerede nogen steder, men de fremh ves her mhp. udbredelse i hele organisationen Sikring af struktur og effektivisering af arbejdsmiljłarbejdet i den enkelte Sikkerhedsgruppe (SiG) o Faste młder i SiG med faste dagsordenspunkter o Regelm ssige arbejdsmiljłrunder p arbejdspladsen o Arbejdsmiljłet skal v re fast punkt p personalemłderne Sikring af effektivitet og fokus p arbejdsmiljł i alle MED-udvalg o Faste arbejdsmiljłpunkter p dagsordenen o Udvalgets rolle afklares og beskrives o Opfłlgning p arbejdsskader, sygefrav r og p bud fra Arbejdstilsynet, herunder drłftelse af hvem andre i organisationen der kunne l re af det, samt sikre formidling o Erfaringer fra medlemmerne af udvalget deles 3. Etablering af videndeling mellem centrale personer og afdelinger o Finde kontaktpersoner med indsigt i arbejdsmiljłarbejdet i alle fagomr der Skabe netv rk mellem kontaktpersoner og daglig ArbejdsmiljłCentret A/S Side 4 af 22

5 o o o sikkerhedsleder Bruge kontaktpersoner til r dgivning og videndeling lokalt Etablere łget samarbejde mellem afdelingen for Bygning og Energi og den daglige sikkerhedsleder samt MED-organisationen i łvrigt. Form let med samarbejdet er, at de informationer, som byggeteknisk r dgiver fra Bygning og Energi f r ved bygningssyn og lłbende samarbejde med de enkelte institutioner, kan inddrages i fordelingen af den centrale vedligeholdelsespulje, som Bygning og Energi administrerer. Hvis arbejdsmiljłm ssige overvejelser inddrages i prioriteringen af midlerne kan kommende p bud m ske afv rges, ligesom man kunne afs tte en del af den f lles pulje til ikke forudsigelige p bud. S tte arbejdsmiljłet synligt p dagsordenen p alle relevante ledermłder p tv rs i organisationen Etablere formelle netv rk for sikkerhedsgrupperne 4. Etablere struktur og overblik over arbejdsmiljł i kommunen o Implementere et elektronisk arbejdsmiljłsystem der kan h ndtere APV og sikre overblik lokalt og centralt ArbejdsmiljłCentret A/S Side 5 af 22

6 2.3 Forslag til handleplan 3 Aftale og forlłb Emne 1. Sikring af struktur og effektivisering af arbejdsmiljłarbejde i den enkelte Sikkerhedsgruppe Beskrivelse af konkrete handlinger a. Faste młder i SiG med faste dagsordenspunkter b. Regelm ssige arbejdsmiljłrunder p arbejdspladsen c. Arbejdsmiljłet er fast punkt p personalemłder De enkelte SiG. 1/ Evalueres 1. kvartal 2010 Ansvarlig for handling Tidsfrist Opfłlgning Ansvarlig for koordine ring og overblik DSL 2. Sikring af effektivitet og fokus p arbejdsmiljł i alle MED-udvalg Faste arbejdsmiljłpunkter p dagsordenen p alle udvalgsmłder. Udvalgets rolle afklares og beskrives i en h ndbog for MED-organisationens medlemmer. Opfłlgning p arbejds- skader, sygefrav r og p bud fra Arbejdstilsynet Erfaringer fra medlemmer deles a. b. c. d. Alle MEDudvalg samt DSL 1/ Evalueres 1. kvartal 2010 DSL 3. Etablering af videndeling mellem centrale personer og afdelinger a. b. c. d. e. f. Finde kontaktpersoner med indsigt i arbejdsmiljłarbejdet i alle fagomr der skabe netv rk mellem kontaktpersoner og daglig sikkerhedsleder Bruge kontaktpersoner til r dgivning og videndeling lokalt Etablere łget samarbejde mellem afdelingen for Bygning og Energi og den daglige sikkerhedsleder samt MED-organisationen i łvrigt. S tte arbejdsmiljłet synligt p dagsordenen p alle relevante ledermłder p tv rs i organisationen Etablere formelle netv rk for sikkerhedsgrupperne DSL og kontaktperson i hvert fagomr de 1/ Status 3. kvartal 2010 og evaluering 1. kvartal 2011 DSL 4. Etablere struktur og overblik over arbejdsmiljł i kommunen Implementere elektronisk arbejdsmiljłsystem DSL i samarbejde med HU og den łverste ledelse 1/ ArbejdsmiljłCentret A/S Side 6 af 22 1/ DSL

7 3.1 Aftale om opgavelłsningen Der er lavet fłlgende aftale om opgavelłsningen mellem Randers Kommune og ArbejdsmiljłCentret: a) Der foretages en kortl gning af, hvordan arbejdsmiljłproblemer forebygges i dag, samt en kortl gning af rsager til, at lłsninger p arbejdsmiljłproblemer ikke implementeres p tv rs af produktionsenhederne. Desuden indhentes forslag til, hvad der skal til for, at det kan lykkes. b) Der udarbejdes forslag til arbejdsgange/procedurer, der sikrer bedre forebyggelse/lłsninger p tv rs af produktionsenhederne. c) Der udarbejdes handlingsplan for implementering af arbejdsgange/procedurer. Der udarbejdes retningslinier for opfłlgning p handlingsplanen. Kortl gningen er i styregruppen aftalt afgr nset til błrne- og skoleomr det samt sundhed- og ldreomr det for at kunne holde projektet inden for tidsrammen og samtidig undersłge et repr sentativt udsnit af MED-organisationen. Kortl gningen d kker alle niveauer fra Sikkerhedsgruppe til Hovedudvalg. 3.2 Metodebeskrivelse Efter et indledende młde den 14/ mellem HR-afd. og konsulenter fra ArbejdsmiljłCentret, fremsendte ArbejdsmiljłCentret et tilbud til Randers Kommune. Herefter blev der indg et endelig aftale om r dgivning. P et efterfłlgende młde den 26/ mellem HR-afd. og konsulenter fra ArbejdsmiljłCentret, blev det drłftet mere detaljeret, hvordan projektet skulle gennemfłres. Her blev nedsat en styregruppe best ende af: Fra Randers Kommune, Kresten Ulrik Nielsen, Kirsten Ohmand og Dorthe Undall-Behrend. Fra ArbejdsmiljłCentret, John Bjerre og Linda Rolsted. P det 3. młde i styregruppen den 30/ blev det endelige projektforlłb aftalt, og den 31/ blev projektet pr senteret og vedtaget i hovedudvalget. Der blev fłrst gennemfłrt interviews med sikkerhedsgruppen p to institutioner. P styregruppemłde 30. oktober blev aftalt, hvilke to institutioner, der fłrst skulle interviewes, det blev en vuggestue samt et ldrecenter, som begge havde f et p bud fra Arbejdstilsynet vedrłrende ergonomi. Disse p bud var en del af de p bud, der udlłste r dgivningsp budet, som behandles i rapporten her. Form let var at finde temaer og meningssammenh nge, der kunne spłrges mere pr cist ind til i de kommende interviews, samt samle data om: - hvordan fungerer arbejdsgange og rutiner for sikkerhedsorganisationens arbejde o hvordan er l ringsveje / videndeling hvilke kanaler findes/findes ikke o hvem er involveret i arbejdsmiljłarbejdet p hvilken m de o hvad er det, der fungerer, og hvad fungerer ikke o hvordan kunne det fungere o n r nogen głr noget uhensigtsm ssigt hvad głr de s ArbejdsmiljłCentret A/S Side 7 af 22

8 de konkrete p bud, rsager og lłsninger hvordan forebygges og lłses arbejdsmiljłproblemer hvilke formelle og uformelle kanaler bruges hvilke rsager er der, hvis lłsninger p arbejdsmiljłproblemer ikke implementeres p tv rs i organisationen forslag til, hvad der skal til for at det kan lykkes orientering af/i sikkerhedsorganisationen hvordan kommunens v rdibaserede og decentrale opbygning influerer p varetagelsen af arbejdsmiljłlovgivningens regler eller omvendt. Herefter blev sikkerhedsgruppen i to andre institutioner interviewet. P et młde i styregruppen den 14/ blev de sidste to institutioner, der skulle deltage, udpeget. Det drejede sig om en integreret daginstitution samt en folkeskole. Disse blev udvalgt for at f et forskelligartet grundlag for kortl gningen. Form let var at f flere idøer til, hvad der virker, og hvad der mangler for at effektivisere arbejdet med forebyggelse. Vi havde her s rligt fokus p : struktur og procedurer lokalt erfaringer med samarbejdet i MED-strukturen o IdØer til effektivisering af struktur og procedurer. idøer til hvad der kunne centraliseres samarbejde p tv rs i organisationen netv rk o Hvad kunne v re nyttigt for dem at f fra andre hvilken forskel ville det głre? Interviews af Sektor-MED-udvalg (SMU), Omr de-med-udvalg (OMU) og Hovedudvalg (HU). P młdet den 14/ blev desuden besluttet, hvilke udvalg i MEDorganisationen der skulle deltage i projektet. Der skulle udpeges repr sentanter dels fra lederside og dels fra medarbejderside i 2 SMU, 2 OMU samt HU. Herefter blev der gennemfłrt interviews i: - Sektor-MED, błrn og skole - Omr de-med, błrn og skole - Sektor-MED, psykiatri og ldre - Omr de-med, sundhed og ldre - Hovedudvalget Form let med disse interviews var s rligt at f noget at vide om videndeling op og ned samt p tv rs i organisationen. Desuden at undersłge, hvordan udvalgene fłlger op p arbejdsmiljłtiltagene i de enkelte LMU, f.eks. arbejdspladsvurdering (APV) samt efterkommelse af p bud fra Arbejdstilsynet. Vi ville ogs gerne have idøer til effektivisering/systematisering af ovenst ende, mhp. sikring af, at arbejdsmiljłproblemer forebygges/lłses p tv rs i organisationen. Efter gennemfłrelse af ovenst ende interviews, blev der 26/ afholdt młde i styregruppen. Her fremlagde ArbejdsmiljłCentret v sentlige pointer fra undersłgelsen, og disse blev drłftet. ArbejdsmiljłCentret A/S Side 8 af 22

9 Samtidig blev drłftet, at der til Randers Kommune er kommet p bud p det kemiske/biologiske omr de tilsvarende det p bud p det ergonomiske omr de, der igangsatte nuv rende arbejde. Da det igangv rende arbejde ser bredt p organisationen, kan det nye p bud falde ind herunder, og ArbejdsmiljłCentret har udarbejdet redegłrelse for, hvorledes de nytilkomne omr der implementeres i den nuv rende opgave. Udkast til n rv rende rapport er drłftet med styregruppen den 30. marts samt 1. april. Der blev afholdt młde mellem styregruppen og den nyansatte daglige sikkerhedsleder, Lis Skov, den 30. april, hvor hun blev sat ind i forlłbet indtil da og det resterende forlłb incl. ArbejdsmiljłCentrets rolle blev drłftet. Herefter blev endelig rapport fremsendt til hovedudvalget som opl g til młde den 29. maj ArbejdsmiljłCentret udarbejder til slut en redegłrelse om, hvordan r dgivningsp budet er efterkommet, og tilbagemelding fremsendes til Arbejdstilsynet senest i uge Tendenser fra interviews og analyse 4.1 Tendenser fra interviews (Se bilag 2 for uddybning) Arbejdsmiljłet tages alvorligt, og der er ingen udtalelser om, at der ikke er afsat tid nok til arbejdsmiljłarbejde. Det er dog forskelligt, hvor meget arbejdsmiljł tages p dagsordenen lokalt og op gennem systemet, og der opleves uigennemskuelighed i MED-strukturen i forhold til roller og opgaver i MED-udvalgene. Der foreg r meget arbejde p LMU-niveau, og kun det, der ikke kan lłses her, sendes op i systemet, hvor konkrete problemer dog opleves at tone sig ud. Til geng ld sendes gode erfaringer heller ikke op eller ned i systemet og der er ikke meget videndeling p tv rs. Indtrykket er, at der oftere er systematik og effektive tiltag p ldre og psykiatriomr det end p błrneomr det. Det lader til, at der har v ret stłrre personudskiftning i forbindelse med kommunesammenl gningen i błrneomr det, og det er i det hele taget stadig en ny kommune, hvor ikke alt er faldet p plads, arbejdsmiljłarbejdet fylder mindre end tidligere, og medarbejderne har skullet finde nye veje. P den undersłgte skole har arbejdsmiljłarbejdet plads p intranettet og er derfor meget synligt. De konkrete p bud i de undersłgte institutioner har v ret mindre ting, som er lłst, og der er kommet l rdom ud af dem. Men Arbejdstilsynet opleves ikke altid fornuftige og rimelige i de p bud, de giver. Det opleves problematisk, at decentralisering er en v rdi i kommunen, samtidig med at der er lovbundethed i arbejdsmiljłloven, fx i forhold til politikker hvem har ansvaret og hvilke sanktionsmuligheder er der. Det er problematisk, hvis łnskede forbedringer gennem flere r fłrst bevilliges af kommunen, n r Arbejdstilsynet giver p bud. Man vil gerne lokalt głre noget for arbejdsmiljłet, men har ikke altid penge til det. Desuden sidder Bygning og Energi ArbejdsmiljłCentret A/S Side 9 af 22

10 afdelingen inde med viden om problematikker fra bygningssyn p den enkelte institution, men der er ingen forbindelse til arbejdsmiljłorganisationen i łvrigt, og der kan spłrges om arbejdsmiljłm ssige overvejelser har indflydelse p fordelingen af midler fra den centrale vedligeholdelsespulje. 4.2 Tendenser i analyse (Se bilag 3 for uddybning) Ud fra interviews samt oplysninger fra MED-aftalen, har vi udarbejdet fłlgende analyse af situationen i MED-strukturen. Sikkerhedsgruppen har ansvar for lłsning af de lokale sikkerheds- og sundhedsproblemer. Dette vanskeliggłres dog n r p pegede fx bygningsm ssige sundhedsproblemer ikke lłses, enten pga. manglende samarbejde mellem teknisk afdeling og sikkerhedsleder eller pga. łkonomi. Dette rejser spłrgsm l som hvordan skal samarbejdet p tv rs vedr. dette v re fremover? Og hvad skal/kan lłses inden for de eksisterende rammer (łkonomiske eller andre), og hvad bevilliges der penge til centralt fra? N r SiG har ansvar for lłsning af de lokale sikkerheds- og sundhedsproblemer fordres desuden, at der er information, r dgivning og v rktłjer til r dighed til sikkerhedsarbejdet. Herom viser interviewene, at information virker til at kunne hentes, men kan m ske głres mere nemt tilg ngelig. Der łnskes mere tilg ngelighed til r dgivning, og central udvikling/udarbejdelse af relevante v rktłjer kunne v re en hj lp. Det er meget op til den enkelte arbejdsplads at implementere procedurer, hvilket kan betyde, at der arbejdes dobbelt. F.eks. sidder man p den enkelte arbejdsplads og udarbejder APV-skemaer, arbejdspladsbrugsanvisninger, forflytningsinstruktioner m.v. Spłrgsm l, der kan overvejes er, i hvor stor udstr kning en forbedring af information, r dgivning og v rktłjer kan v re en effektiv hj lp, og i hvor stor udstr kning der er gavn af at lave processen lokalt. Ifłlge MED-aftalen har Sektor-MED-udvalg til opgave at drłfte spłrgsm l af overordnet karakter og tv rg ende interesse for sektoromr det. SMU skal dog ikke p tage sig opgaver, der hłrer naturligt hjemme i de lokale MED-udvalg eller OMU og det skal ikke p tage sig en koordinerende rolle i forhold til disse. P baggrund af denne beskrivelse undrer det ikke, at interview i SMU for błrn og skole viser en usikkerhed i forhold til rolle og kompetencer. Det kan v re, at der er brug for en pr cisering af kompetencer/opgaver i forhold til OMU. SMU for psykiatri viser ikke samme usikkerhed, m ske pga. det lille fagomr de og den m de MED-strukturen under dette SMU er organiseret. I MED-aftalen er oplistet en r kke opgaver for OMU. Herunder at r dgive ved lłsning af arbejdsmiljłm ssige spłrgsm l, informere de ansatte om arbejdsmiljłarbejdet samt fastl gge principper for opl ring og instruktion af de ansatte. Man kan spłrge, i hvilket omfang OMU lever op de beskrevne forpligtelser. Og i lyset af den forskellighed der, via interviews i denne undersłgelse, er fundet i udfłrelsen af arbejdsmiljłarbejdet i de lokale institutioner, kan der ogs spłrges, om der er behov for en tydeligere melding til LMU om disse arbejdsomr der, og hvordan LMU kan benytte sig af r dgivning, information og principper. N r vi sammenholder MED-aftalens indhold med arbejdsmiljłloven, lever MEDaftalen op til bestemmelserne i Arbejdsministeriets bekendtgłrelse nr. 575 af 21. ArbejdsmiljłCentret A/S Side 10 af 22

11 juni 2001 med senere ndringer om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Spłrgsm let er som n vnt, om organisationen lever til forpligtelserne. I virksomhedsaftalen for arbejdsmiljłarbejdet i Randers Kommune (bilag 1 i MEDaftalen) n vnes at SR og arbejdsledere skal indg i et tv rg ende arbejdsmiljłarbejde i MED-systemet og i tv rg ende arbejdsmiljłnetv rk, s tv rg ende arbejdsmiljłspłrgsm l kan afklares i f llesskab og v re med til at forbedre arbejdsmiljłet, og ny viden kan nyttiggłres, s gode erfaringer kan v re med til at udvikle arbejdspladserne inden for omr det Vore interviews har belyst, at dette foreg r via repr sentanter i SMU, OMU og HU, samt i nogle netv rk for ledere. Men der er ikke organiserede netv rk for SR. Da der ikke er procedurer for videndeling p tv rs i forskellige netv rk, forbliver mange gode erfaringer p den enkelte arbejdsplads. Vi har ikke i vore interviews hłrt, at de lokale virksomhedsaftaler, der er beskrevet i virksomhedsaftalen er blevet lavet til HU, men dette ville styrke informationen op gennem systemet og głre problemerne med fx manglende bevillinger til arbejdsmiljłm ssigt vigtige investeringer synlige. ArbejdsmiljłCentret vil gerne takke de involverede personer for den venlige modtagelse samt engagement i undersłgelsesforlłbet. ArbejdsmiljłCentret den 6. maj 2009 John Bjerre Organisationskonsulent Linda Rolsted Afdelingschef ArbejdsmiljłCentret A/S Side 11 af 22

12 Bilagsliste Bilag 1: Ideer Bilag 2 :Tendenser fra interviews mere uddybet Bilag 3: Analyse mere uddybet Bilag 4: Forslag mere uddybet Bilag 5: Organisationsdiagram over MED-strukturen i Randers Kommune Bilag 1 Ideer Herunder oplistes i stikordsform et bredt udvalg af, hvad der er fremkommet i undersłgelsen vedrłrende ideer til arbejdsgange og procedurer, der kan sikre bedre forebyggelse / lłsninger p tv rs i organisationen. Ideer fra SiG/ LMU - Błrn, skole, ldre ArbejdsmiljłCentret A/S Side 12 af 22

13 Sted p Broen, hvor alle kan tr kke oplysninger om ideer mv. Noget i personaleblad om gode ideer HR-afd. kunne v re mere p banen ift. arbejdsmiljł? Fx samle de gode historier Udl n af SR dag til andre til at l re fra sig, der hvor der er gode ideer at dele ud af Introduktionsskrivelse om, hvad SR kan bruges til Skolens intranet fungerer godt ift. arbejdsmiljłsynlighed og dokumentation kommer ikke l ngere dele det? SR temadage skal v re relevante o Spłrge ude i SG hvad der er brug for o Lave konkret erfaringsudveksling o Fort lle solstr le-historier til hinanden At man kunne hidkalde DSL fra kommunen til at f viden / erfaring o At DSL selv tilbyder sin hj lp en slags forscreening Fast pkt. p centralt ledermłde for institutionsledere om MED/SIG s er der nemlig referat En aften ind imellem med erfaringer og ny viden inden for arbejdsmiljł Kun sende relevante mails ud, ikke for mange mails stilet til brede grupper Faste SR punkter p P-młder o Ide: time med: giv 3 gode bud p, hvordan vi forbedrer dialogen p arbejdspladsen Mere fokus p at informere p tv rs i organisation BUPL mv. er gode samarbejde med kommunen? Relevante og systematiske netv rk laves, hvor der ikke er det Bytte medarbejdere til deling af erfaringer Central eller systematiseret deling af sikkerhedsarbejdsopgaver, der ligner hinanden fx arbejdspladsbrugsanvisninger Ressourceteam (forflytning i ldreplejen) ide kan bruges andre steder. Ideer fra SMU, OMU og HU Gode ideer skal deles, gerne netv rk til dette Efter młder kunne de tre vigtigste punkter komme ud som minireferat Hvordan f r vi den relevante viden og kun den? Intranet opleves af nogle meget effektivt, af andre mindre effektivt kan det głres mere effektivt? Hvordan kan arbejdsmiljł komme synligt p dagsordenen? Der er uigennemskuelighed i MED-organisationen, er der et niveau for meget? Samarbejde med FOA, BUPL og andre fagforeninger om tema mv.? Kommunal portal der handler om arbejdsmiljł med mulighed for: o At słge ideer o Kommunikation blog-agtig o Ideer til konkret problemlłsning via andres erfaring ArbejdsmiljłCentrets ideer MED-aftalen synliggłre de ting der er beskrevet deri Sikre at de relevante referater og videninput kommer direkte til de relevante personer Lave elektronisk APV som sikrer, at hovedudvalget lever op til forpligtelsen ArbejdsmiljłCentret A/S Side 13 af 22

14 om, at dokumentationen fra sikkerhedsorganisationen er tilg ngelig samt synliggłr alle de arbejdsmiljłhandlinger der foreg r S tte faste arbejdsmiljłpunkter p ledernetv rksmłder Afs tte faste młder til SiG alle steder Strukturerede netv rk Fast procedure p n rved-ulykker Procedure for arbejdsmiljłpunkter p P-młder / MED-młder, hvor der ikke er det, herunder have APV fremme ved hvert młde og ajourfłre. Lave introduktionsplan for sikkerhedsarbejde og skrift om brug af SR Lave koordinering for APB-udarbejdelse p ledergruppeniveau, hvor der ikke er det Arbejde med og afs tte refleksionsrum i SiG, netv rk, MED-udvalg mv., for at kunne tage h nd om videndeling i institution og op-ned-p tv rs. o Tilbageskuende o Fremadrettet o Indadrettet S tte et arbejde i gang om, hvilke informationer hvem skal have hvorn r. Hvilket młdemłnster kan leve op til dette? Hvilke netv rk vil v re gavnlige at have? S tte arbejde i gang i relevante institutioner om, hvad tid bruges p /hvad den skal bruges p /hvad giver mest mening i forhold til institutionens kunder og medarbejdere (SR arbejde/spłrge til kolleger/passe błrnene/lave procedurer p forh nd eller handle i situationen osv) Hvad łnsker man oppefra i MED-organisationen og i kommunens ledelse i forhold til arbejdsmiljł kan det formidles? Hvordan sikres, at alle forbedringsforslag behandles systematisk og hurtigt? Hvordan kan de gode historier deles med andre inden for og uden for institutionen? Bilag 2 Tendenser fra interviews mere uddybet Sikkerhedsgruppe (SiG)/lokal-MED (LMU) - błrn, skole, ldre Fungerer godt: Arbejdsmiljł prioriteres hłjt. SiG młdes enten fast eller efter behov Meget arbejde foreg r i LMU-niveau, dør lłses meget og udvikles meget ArbejdsmiljłCentret A/S Side 14 af 22

15 De konkrete p bud er mindre ting, ikke noget at głre med manglende overholdelse af procedurer mv. De har lłst problemerne og l rt af dem Der er opm rksomhed p at t nke arbejdsmiljł i dagligdagen i den enkelte institution F lles uddannelse for MED-organisation er god til at f samarbejdet i gang. Błrneinstitution med fuld integration opleves af SiG positivt i forhold til arbejdsmiljł og ressourcer Ingen udtalelser om, at der ikke er afsat tid nok til arbejdsmiljłarbejde ldreplejen har ressourceteam, KLARanalyse, sikkerhedsrunderinger og andre faste arbejdsmiljłtiltag Fungerer mindre godt: Arbejdsgange og procedurer vedr. arbejdsmiljłarbejde fungerer forskelligt, nogle steder systematisk, andre steder usystematisk. o Forskelligt om der er faste arbejdsmiljłpunkter p Personale-/MED- młder. o Ikke meget systematisk netv rk, mest hos ledere samt i ldreplejen og Skolefritidsordninger. Generelt kommer ideer / lłsninger ikke ud i organisationen. Indtryk er dog, at det sker oftere i ldreomr det end p błrneomr det. Systematik i forhold til videndeling er meget forskellig lokalt o Nogen steder rigtig god, andre steder usystematisk. o Ikke meget videndeling op-ned i MED-organisation. o Ledere słger selv informationer om arbejdsmiljłarbejde og deler i institutionen. o Ingen videndeling p tv rs. Hvor der er arrangerede eller selvvalgte netv rk, synes videndeling at v re bedre. Problem med decentralisering som v rdi, samtidig med lovbundethed i arbejdsmiljłloven o hvem tager ansvaret og hvem giver sanktionsmuligheder? o Best practice udveksles ikke. o politikker kan v re konfliktstof lokalt sendes ud fra oven og skal laves lokalt. Problematisk, hvis łnskede forbedringer gennem flere r fłrst bevilliges af kommunen, n r Arbejdstilsynet giver p bud. o Afdelingen for Bygning og Energi sidder inde med viden om problematikker der har betydning for arbejdsmiljł er der effekt p fordeling af midler? N r der er pres pga. manglende leder, kommunesammenl gning, store ndringer, p virker det arbejdsmiljłet. Vil gerne głre noget for arbejdsmiljł, men har ikke altid penge til det. SMU, OMU og HU Fungerer godt: Arbejdsmiljł tages alvorligt Der er mange arbejdsmiljłpunkter p i LMU og de bliver lłst. o Hvis der er problemer meldes opad i systemet, ellers klarer LMU sig ArbejdsmiljłCentret A/S Side 15 af 22

16 selv Stort sikkerhedsrepr sentantmłde (SR) to gange rligt startet i februar 2009, overordnet tema. Skulle samle op p erfaringer, n r de kommer godt i gang rlig tillidsrepr sentantdag (TR) SR skal med n ste gang ldreomr det har temadage for SR, hvor sikkerhedsspłrgsm l drłftes og erfaringer deles Omr deledere i ldreomr det er gode til at formidle viden p tv rs Initiativ er taget til database med kvalifikationer vedr. sikkerhedsarbejde Psykiatrien har en MED-opbygning med geografisk spredning og megen dynamik og videndeling kan andre l re af det? Fungerer mindre godt: Niveau, hvor problemer med arbejdsmiljł skal behandles er ikke arbejdet p plads o Det, der skal laves i LMU pga. v rdibaseret og decentraliseret ledelse, ogs politikker, kontrolleres ikke fra de overliggende niveauer i MEDorganisationen o Hłjere oppe hłres kun om det der ikke fungerer o Meget laves i LMU, l ngere oppe toner de konkrete problemer sig ud o Der er usikkerhed om rolle / opgaver i MED-udvalgene o Der er uigennemskuelighed i MED-strukturen for mange lag? Ny kommune, alt er ikke p plads o Sikkerhedsarbejde fylder mindre end tidligere o Folk har skullet finde nye veje i kommunen Forskelligt om arbejdsmiljł er p dagsorden, det fylder forskelligt i forskellige MED-udvalg Kontakt mellem MED-udvalg op-ned kun lidt, p tv rs slet ikke Erfaringer deles ikke og MED-udvalgene hłrer ikke om alle de gode ideer Arbejdstilsynet er ikke altid fornuftige og rimelige Der mangler nogle steder kommunikation mellem ledelseslagene og MEDstrukturen Arbejdsmiljł kan koste penge, fx hvis det handler om manglende h nder. Sv r opgave at f snakket godt nok sammen i de store enheder. Tendens til at starte fra bunden i stedet for at bygge p andres erfaringer. Bilag 3 Analyse - mere uddybet Ud fra interviews samt oplysninger fra MED-aftalen, har vi udarbejdet fłlgende analyse af situationen i MED-strukturen. ArbejdsmiljłCentret A/S Side 16 af 22

17 Ifłlge MED-aftalens har sikkerhedsgruppen ansvar for lłsning af de lokale sikkerheds- og sundhedsproblemer. Dette vanskeliggłres o N r p pegede fx bygningsm ssige sundhedsproblemer ikke lłses, enten pga. manglende samarbejde mellem teknisk afdeling og sikkerhedsleder eller pga. łkonomi. Dette rejser spłrgsm l som hvordan skal samarbejdet p tv rs vedr. dette v re fremover? o N r łnskede fx ergonomiske problemstillinger ikke kan lłses pga. manglende łkonomi eller andet. Dette rejser spłrgsm let hvad skal/kan lłses inden for de eksisterende rammer (łkonomiske eller andre), og hvad bevilliges der penge til centralt fra? Dette fordrer ogs, at den fornłdne tid er til r dighed o Vores indtryk er, at medlemmerne af MED-organisationen har tid til at udfłre de arbejdsmiljłm ssige opgaver Dette fordrer desuden, at der er information, r dgivning og v rktłjer til r dighed til sikkerhedsarbejdet o Information virker til at kunne hentes, men kan m ske głres mere nemt tilg ngelig o R dgivning er der łnske om mere tilg ngelighed til o Central udvikling/udarbejdelse af relevante v rktłjer kunne v re en hj lp o Det er meget op til den enkelte arbejdsplads at implementere procedurer, hvilket kan betyde, at der arbejdes dobbelt. F.eks. sidder man p den enkelte arbejdsplads og udarbejder APV-skemaer arbejdspladsbrugsanvisninger, forflytningsinstruktioner m.v. Spłrgsm l, der kan overvejes, er, i hvor stor udstr kning en forbedring af information, r dgivning og v rktłjer kan v re en effektiv hj lp og i hvor stor udstr kning, der er gavn af at lave processen lokalt P de arbejdspladser, hvor arbejdsmiljłarbejdet er struktureret og p dagsordenen p forskellige personalemłder, f r arbejdsmiljłet en fremtr dende plads i den enkelte medarbejders bevidsthed. o Hvor SiG har sin egen hjemmeside, n r informationerne ud til den enkelte medarbejder Ifłlge MED-aftalens 7 har Sektor-MED-udvalg til opgave at drłfte spłrgsm l af overordnet karakter og tv rg ende interesse for sektoromr det. SMU skal dog ikke p tage sig opgaver, der hłrer naturligt hjemme i de lokale MED-udvalg eller OMU og det skal ikke p tage sig en koordinerende rolle i forhold til disse. SMU vil skulle forholde sig til mange af de samme emner som de lokale MED-udvalg, men ud fra et mere overordnet og tv rg ende helhedssyn til sektoromr det. Anbefalinger fra SMU kan efterfłlgende indg i den lokale beslutningsproces. P baggrund af denne beskrivelse undrer det ikke, at interview i SMU for błrn og skole viser en usikkerhed i forhold til rolle og kompetencer. o Det kan v re, at der er brug for en pr cisering af kompetencer/opgaver i forhold til OMU (det er ikke alle OMU, der har SMU under sig). SMU for psykiatri viser ikke samme usikkerhed, m ske pga. det lille ArbejdsmiljłCentret A/S Side 17 af 22

18 fagomr de og den m de MED-strukturen under SMU er organiseret. Ifłlge MED-aftalens 8 samt er der nedsat et Omr de-med-udvalg inden for hver direktłrs kompetenceomr de. OMU har til opgave at virke for, at arbejdsmiljłet p institutionerne under det p g ldende udvalg forbedres, og at samarbejdet p arbejdsmiljłomr det etableres, udvikles og vedligeholdes p en tilfredsstillende m de. Dette sker ved koordinering og udveksling af erfaring vedrłrende arbejdsmiljłarbejdet inden for omr det. I er oplistet en r kke opgaver for OMU. Herunder: R dgive ved lłsning af arbejdsmiljłm ssige spłrgsm l, informere de ansatte om arbejdsmiljłarbejdet samt fastl gge principper for opl ring og instruktion af de ansatte. Man kan spłrge, i hvilket omfang OMU lever op de beskrevne forpligtelser I lyset af den forskellighed der, via interviews i denne undersłgelse, er fundet i udfłrelsen af arbejdsmiljłarbejdet i de lokale institutioner, kan der ogs spłrges, om der er behov for en tydeligere melding til LMU om disse arbejdsomr der, og hvordan LMU kan benytte sig af r dgivning, information og principper. I forhold til hele MED-strukturen er det usikkert, hvordan og hvor arbejdsmiljłemnerne behandles i MED-organisationen. Det betyder at de gode erfaringer og problemstillinger ofte ikke kommer videre end til LMU. Problemstillingerne kan kłre op og ned i MED-organisationen, da ingen rigtig ved, hvem der har beslutningskompetencen. Eksempelvis i forhold til emner fra APVen man har sendt videre op i systemet. Da det tilsyneladende kun er problemer, man ikke selv kan lłse lokalt, der sendes videre i systemet, bliver de gode erfaringer ikke udbredt. Arbejdstilsynets p bud er lokalt ofte kun kendt i LMU, samt hvis de tilf ldigt n vnes i lokale ledernetv rk. Chefer og direktłrer ser ogs p bud, men det ser ikke ud til, at de bliver delt med andre sektorer/omr der. Det kan v re Øn af rsagerne til, at der udlłses mange p bud p de samme problemer. N r vi sammenholder MED-aftalens indhold med arbejdsmiljłloven, lever den op til bestemmelserne i Arbejdsministeriets bekendtgłrelse nr. 575 af 21. juni 2001 med senere ndringer om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. I virksomhedsaftalen for arbejdsmiljłarbejdet i Randers Kommune (bilag 1 i MEDaftalen) n vnes at SR og arbejdsledere skal indg i et tv rg ende arbejdsmiljłarbejde i MED-systemet og i tv rg ende arbejdsmiljłnetv rk, s tv rg ende arbejdsmiljłspłrgsm l kan afklares i f llesskab og v re med til at forbedre arbejdsmiljłet og ny viden kan nyttiggłres, s gode erfaringer kan v re med til at udvikle arbejdspladserne inden for omr det Vores interviews har belyst, at dette foreg r via repr sentanter i SMU, OMU og HU, samt i nogle netv rk for ledere. Men der er ikke organiserede netv rk for SR. Da der ikke er procedurer for videndeling p tv rs i forskellige netv rk, forbliver mange gode erfaringer p den enkelte arbejdsplads. Man kan spłrge, om ikke arbejdsmiljłdialogen burde bredes mere ud og forankres i bredere netv rk. I virksomhedsaftalen beskrives, at den enkelte arbejdsplads skal udarbejde en lokal ArbejdsmiljłCentret A/S Side 18 af 22

19 virksomhedsaftale til brug for HUs rlige arbejdsmiljłredegłrelse. Den lokale virksomhedsaftale kan indeholde punkter som: Hvor er problemerne med arbejdsmiljłet stłrst p vores arbejdsplads? Hvad głr vi ved dem og hvad vil vi głre i fremtiden? Hvad er prisen for at lłse problemerne og hvad koster det at lade v re? Hvordan skal problemerne og indsatsen m les og dokumenteres? Vi har ikke i vore interviews hłrt, at disse lokale virksomhedsaftaler er blevet lavet til HU, men dette ville styrke informationen op gennem systemet og głre problemerne med fx manglende bevillinger til arbejdsmiljłm ssigt vigtige investeringer synlige. Bilag 4 Forslag mere uddybet Med baggrund i interviews, analyse og konklusioner samt de ideer, der er fremkommet i undersłgelsen (se bilag 1), beskrives her konkrete forslag til ArbejdsmiljłCentret A/S Side 19 af 22

20 opstramninger/forandringer. ArbejdsmiljłCentret mener, disse vil głre arbejdsmiljłarbejdet i Randers Kommune mere effektivt og skabe mere helhed. Vi mener samtidig, at gennemfłrelse af forslagene vil medvirke til en mere effektiv forebyggelse og lłsning af arbejdsmiljłproblemer p tv rs i organisationen og dermed leve op kravene i Arbejdstilsynets p bud. Nogle af tiltagene foreg r allerede nogen steder, men de fremh ves her mhp. udbredelse i hele organisationen Sikring af struktur og effektivisering af arbejdsmiljłarbejdet i den enkelte Sikkerhedsgruppe (SiG). o Faste młder i SiG med dagsorden: nye informationer identificering af tilkomne problemer / planl gning af nye aktiviteter status p APV herunder igangv rende projekter opfłlgning p evt. arbejdsskader hvilke gode erfaringer eller spłrgsm l kunne vi dele med udvalgene og netv rket o Regelm ssige arbejdsmiljłrunder p arbejdspladsen inspektion af hvilke fysiske forbedringer der er foretaget inspektion af hvilke fysiske problemer der er opst et spłrge medarbejderne om den generelle trivsel fłlge op p hvordan procedurer virker eks. introduktion af nye medarbejdere, arbejdspladsbrugsanvisninger, forflytningsinstruktioner m.v. o S tte arbejdsmiljłet som et fast punkt p personalemłderne her er der mulighed for at fłlge op p de tiltag der er iv rksat, fx i forbindelse med APV-handleplanen. Lave korte informationsseancer eller fokus p arbejdsmiljłemner Sikring af effektivitet og fokus p arbejdsmiljł i alle MED-udvalg o Faste arbejdsmiljłpunkter p dagsordenen o Udvalgets rolle afklares og beskrives o Opfłlgning p igangsatte tiltag o Opfłlgning p arbejdsskader og sygefrav r o Opfłlgning p p bud fra Arbejdstilsynet, samt drłftelse af hvem andre i organisationen der kunne l re af det (og formidle at det kommer dertil) o Behandling af problemstillinger der er fremkommet til udvalget o Runde, hvor erfaringer fra medlemmerne deles 3. Etablere videndeling mellem centrale personer / afdelinger o Finde kontaktpersoner med indsigt i arbejdsmiljłarbejdet i alle fagomr der ArbejdsmiljłCentret A/S Side 20 af 22

21 o o o skabe kontakt mellem kontaktpersoner i et netv rk samt mellem kontaktpersoner og den daglige sikkerhedsleder. Bruge kontaktpersoner til r dgivning lokalt til r dgivning og videndelingen Etablere łget samarbejde mellem afdelingen for Bygning og Energi og den daglige sikkerhedsleder samt MED-organisationen i łvrigt. Form let med samarbejdet er, at de informationer, som byggeteknisk r dgiver fra Bygning og Energi f r ved bygningssyn og lłbende samarbejde med de enkelte institutioner, kan inddrages i fordelingen af den centrale vedligeholdelsespulje, som Bygning og Energi administrerer. Hvis arbejdsmiljłm ssige overvejelser inddrages i prioriteringen af midlerne kan kommende p bud m ske afv rges, ligesom man kunne afs tte en del af den f lles pulje til ikke forudsigelige p bud. S tte arbejdsmiljłet synligt p dagsordenen p ledermłder p tv rs i organisationen Etablere formelle netv rk for sikkerhedsgrupperne Der eksisterer allerede ledernetv rk som młdes regelm ssigt. Her kan man s tte udveksling af arbejdsmiljłemner som fast punkt p dagsordenen (gode erfaringer, problemstillinger, Atp bud m.v.) 2 faste rlige młder for SR i de enkelte sektorer/omr der. Form let med disse młder er at dele gode erfaringer samt problemstillinger. 4. Etablere struktur og overblik over arbejdsmiljł i kommunen samt strukturere informationsflow i MED-organisationen o Implementere et elektronisk arbejdsmiljłsystem. Her kan l gges APV- handleplaner, statistikker, etableres chatrum m.v. Der findes systemer, der rummer alle oplysninger og giver adgang p alle niveauer til den relevante information. Godt v rktłj til den enkelte institution og godt overblik til MED-udvalgene. o Udvalgene beslutter hvilke informationer de łnsker f.eks. APV-handleplan sendes til n rmeste udvalg, s der kan fłlges op. arbejdsskade- og frav rsstatistikker sendes til n rmeste udvalg o Referater fra młderne er allerede tilg ngelige for de ansatte i Randers Kommune, men vigtige arbejdsmiljłemner kunne fremh ves, s sikkerhedsgrupperne f r łje p dem ArbejdsmiljłCentret A/S Side 21 af 22

22 Bilag 5 Figur 1. Organisationsdiagram over MED-strukturen i Randers Kommune ArbejdsmiljłCentret A/S Side 22 af 22