Velkommen til PLUS Bolig strategi casen for foråret 2009

Transkript

1 Velkommen til PLUS Bolig strategi casen for foråret 2009

2 Hvor var vi da vi startede Hvordan gjorde vi.. Hvad var de første resultater Oplæg til sammenskrivning Hvad skal vi så nu. Eksempler på de næste udfordringer..

3 Hvor var vi da vi startede Der var en stigende utilfredshed blandt personalet Der var en uholdbar situation mellem medarbejderne indbyrdes Forholdet mellem organisationens ledelse og medarbejderne var anstrengt Der var ikke blandt medarbejderne en forståelse af organisationens strategi Der var ikke et fælles værdigrundlag Der var en stigende uenighed i ledelsen Flere medarbejdere overvejede seriøst deres fremtid i organisationen Bestyrelsen arbejdede ikke nævneværdigt på det strategiske niveau

4 Step 1: Discuss how you in your department can contribute to the critical success factor Which efforts should we in our department focus on to influence the critical success factor? Step 2: Choose the most important effort Which effort will influence the critical success factor the most? STEP 3: Define an indicator/ratio/measure for the effort How will we measure that we make the effort, i.e. by which specific indicator? STEP 4: Determine a specific goal for the effort, as well as frequency and method of reporting, and who is responsible for registering/reporting the effort Which specific goal (a number) are we striving for? E.g.: How many? How much? 1. How often will we report the efforts? 2. How will we do it? 3. Who is responsible? STEP 5: Determine who is responsible for taking action Who is responsible for taking action, if we do not make the efforts we strived for? Hvordan gjorde vi.. Der gennemføres en medarbejdertilfredshedsanalyse i 2008 Alle medarbejdere gennemfører en personprofilanalyse og der skabes et billede af organisationens sammensætning. Bestyrelsen deltager i en workshop foråret bestyrelsen arbejder med mission, vision & værdier - bestyrelsen arbejder med de strategiske fokusområder Medarbejderne gennemfører 3 workshops - workshop 1 handler om Værdier - workshop 2 handler om Mission & Vision - workshop 3 handler om strategiske fokusområder Bestyrelsen holdes orienteret og godkender materialet Nu skal der så arbejdes med indsatserne Perspective: Strategic Focus Area: Department/area Strategic Objective: Critical Success Factor: Measured by:

5 Alle bekymringer nedskrives i en bog, som alle ser, og forholder sig til. Ledergruppen udarbejder svar til hver eneste spørgsmål.

6 Hvad var de første resultater hvad kunne vi måle?

7 Vores lejere Afdeling Afdeling Afdeling Boligorganisationer Ejendomsfunktionærer Administration Repræsentantskab Hoved bestyrelsen Formanden Forretningsfører Kommunale og andre offentlige inst. Øvrige omverden

8 Interessentanalyse Kommuner og amt Staten Folketing/ Lovgivning Politi Fagforeninger Beboere og naboer Medarbejdere EU Finansielle partnere Interesse org. og pressen LLO Den almene udlejningsbranche Leverandører Private boligudlejere Andre boligorganisationer Sociale organisationer Alle disse kan påvirke din SWOT

9 Interne forhold Styrker Omstillingsparat God aldersspredning Godt teamwork Faglighed Fleksible Kollegiale forhold Mere fokus på medarbejderne Fælles værdigrundlag På vej mod frihed under ansvar Attraktive boliger... Svagheder Organisationens størrelse (for lille) Tendenser til silodannelse Manglende kommunikation Amatør bestyrelser Uddannelse Uklart og svingende ledelsesgrundlag Ikke bevidst arbejde med organisationsudvikling Kundefokus Markedsføring Vi har ikke noget der gør os unikke

10 Eksterne forhold Trusler Andre boligorganisationer -De bliver meget større end os -De er mere proaktive end os De finansielle markeder Lovgivning nye rammer Konjukturerne tilgang til eksterne ydelser Pressen dårlig omtale Manglende visitation fra Kommunen Privat boligudlejning Leverandører der svigter Ghettodannelser Muligheder Fusioner Mulighed for ansættelser af specialister når vi bliver Større Tilbyde ferieboliger Sparring med andre Boligorganisationer Sammenlægning af afdelinger Kulturelle arrangementer Fremtidssikring af vores Boliger Nybygninger og renoveringer

11 Oplæg til sammenskrivning Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Kommunikation Humor

12 Oplæg til sammenskrivning Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Kommunikation Humor

13 Hvad var de første resultater Ledelse + bestyrelse Mission Vi er et kosteffektivt administrationsselskab, der servicere alle vores kunder med drift og udlejning af almene boliger.

14 Hvad var de første resultater Medarbejderne Mission Vi er en visionær organisation der administrere og fremtidssikre almene boliger i Nordjylland

15 Vi valgte denne beskrivelse

16 Hvad var de første resultater Ledelse + bestyrelse Vision Med kompetente medarbejdere vil vi være den største og mest attraktive boligadministration i Nordjylland 16 Copyright : Wise Mind ApS Homepage :

17 Hvad var de første resultater Medarbejderne Vision Vi ønsker med kompetente og engagerede medarbejdere at skabe en af de største og mest dynamiske boligorganisationer i Nordjylland

18 Vi valgte denne beskrivelse

19 Fælles resultat Kunder Beboerdemokrati Service Information Tilfredshed Økonomi Administrationsbidrag Kosteffektivitet Budgetstyring Leverandørstyring Likviditetsstyring Interne Processer Fællesindkøb Teams Effektive arbejdsgange Forvaltningsrevision Intranet Medarbejdere Læring og uddannelse Tilfredshed MUS-samtaler Personalemøder

20 Den nye strategiplakat for PLUS BOLIG

21

22 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 Mål 2011 Mål 2012 Beboerdemokrati 30 % 2009 indeks 100 Fremmøde til afdelingsmøderne Service niveau 30 % 2009 indeks Information Nyhedsbreve Kundetilfredshed < 20 % 2009 indeks

23 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 Mål 2011 Mål 2012 Administrationsbidrag Fremtidig stigning lavere end prisindeks 0 % - 5 % - 10 % Budgetstyring Indgreb og kontrol ved overforbrug Indgreb og kontrol ved overforbrug Indgreb og kontrol ved overforbrug Indgreb og kontrol ved overforbrug Leverandørstyring Kosteffektivitet Graduering og reduktion. Øget antal boliger uden stigning af medarbejdere - 20 % - 10% - 5 % + 50 boliger Likviditetsstyring Nedsættelse af renteudgifterne - 10 % - 10 % - 10 %

24 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 Mål 2011 Mål 2012 Fællesindkøb Der skal skabes besparelser via fællesindkøb Der skal etableres indkøbsaftaler i kategorierne A-B-C 5 stk Der skal etableres indkøbsaftaler i kategorierne A-B-C 7 stk Der skal etableres indkøbsaftaler i kategorierne A-B-C 10 stk Teams Vi skal arbejde med teams 30 % af alle ansvarsområder er placeret i teams 45 % af alle ansvarsområder er placeret i teams 60 % af alle ansvarsområder er placeret i teams Effektive arbejdsgange Udnyttelsesgraden af EG-Bolig skal forbedres med 70 % 30 % i % i % i 2012 Forvaltningsrevisionen Vi vil være proaktive med hensyn til forvaltningsrevisionen 20 % af forretningsgangene gennemgås og revideres hvert år 20 % af forretningsgangene gennemgås og revideres hvert år 20 % af forretningsgangene gennemgås og revideres hvert år Intranet Alle vores forretningsgange skal på intranet Vi skal have et velfungerende INTRANET 50 % af alle forretningsgange er på INTRANETTET 70 % af alle forretningsgange er på INTRANETTET

25 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 Mål 2011 Mål 2012 Læring + uddannelse Individuelle udviklingsplaner på alle 70 % har en personlig handlingsplan 90 % har en personlig handlingsplan 100 % har en personlig handlingsplan Medarbejdertilfredshed Forbedres med 10 % 2009= MUS-samtaler Grus-samtaler Gennemføres min 2 gange pr år. 1 MUS 1 Grus 1 MUS 1 Grus 1 MUS 1 Grus Personalemøder Forbedres med 10 % 2009=indeks 100 Alle deltager i 7 møder pr år Alle deltager i 9 møder pr år Alle deltager i 12 møder pr år

26 Nu skal der laves indsatser af medarbejderne og bestyrelsen Men alle skal jo ikke lave indsatser om ALT

27 Vi ser naturligt 4 teams + en aktiv bestyrelse til de strategiske indsatser Team Økonomi Team Service Team Support Team HR JB ANH XX HHK CNK MP SN BS SVA BL FN AL KD AO JH

28 Hvad skal vi så lave indsatser på?

29 Team Økonomi Team Service Team Support Team HR Bestyrelsen Service Administrations bidrag Budget styring Likviditets styring Forvaltningsrevisionen Forvaltningsrevisionen Effektive arbejdsgange Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Beboerdemokrati Service Kundetilfredshed Information Cost effektivitet Effektive arbejdsgange Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Cost effektivitet Fælles indkøb Intranet Effektive arbejdsgange Information Budget styring Intranet Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Teams Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Beboerdemokrati Service Kundetilfredshed Information Administrations bidrag Leverandørstyring Leverandørstyring ALLE DELTAGERE SKAL ARBEJDE MED MIN. ET FOKUSOMRÅDE FRA HVERT PERSPEKTIV MAN KAN IKKE FORPLIGTIGE ANDRE END SIG SELV Alle skal være involveret i min. 4 konkrete indsatsområder

30

31 Hvert år skal strategi gruppen præsenterer præsentere et oplæg til bestyrelsen Team Økonomi Team Service Team Support Team HR JB ANH XX HHK CNK MP SN BS SVA BL FN AL KD AO JH 1 deltager + 1 deltager + 1 deltager + TEAM HR = Strategi gruppen

32 Step 1: Discuss how you in your department can contribute to the critical success factor Which efforts should we in our department focus on to influence the critical success factor? Step 2: Choose the most important effort Which effort will influence the critical success factor the most? STEP 3: Define an indicator/ratio/measure for the effort How will we measure that we make the effort, i.e. by which specific indicator? STEP 4: Determine a specific goal for the effort, as well as frequency and method of reporting, and who is responsible for registering/reporting the effort Which specific goal (a number) are we striving for? E.g.: How many? How much? 1. How often will we report the efforts? 2. How will we do it? 3. Who is responsible? STEP 5: Determine who is responsible for taking action Who is responsible for taking action, if we do not make the efforts we strived for? Finance: Wise Mind Processen Medarbejderne i hver afdeling fastsætter indsatser og evt. effektmål Ledergruppen godkender de centrale temaer og KPI er på tværs af funktioner (suboptimering?) Perspective: Strategic Focus Area: Strategic Objective: Critical Success Factor: Measured by: Evaluering og valg af afdelingsindsatser, målepunkter og ambitionsniveau Godkendelse af centrale temaer og KPI er Department/area Præsentation A B C Indlevering af budgetter? Customers: PLUS BOLIG BSC Processes: Scenarie tænkning Opdatering af den strategiske analyse Strategi 2005 People: Ledergruppen udpeger, hvilke funktionsområder der skal arve resultatmålene

33

34 Nu kan Plus Bolig igen leve op til sit image.