C5 Light - introduktionskursus til C5

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 version 2012 C5 Light - introduktionskursus til C5 Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning C5 s opbygning og navigation... 6 Hovedmenuer... 6 Moduler... 8 Menupunkter... 9 Menulinjen Værktøjsbjælken Sidepanelet Navigation i skærmbilleder Regnskaber Huskeliste: C5 s opbygning Opgaver: C5s Opbygning Hjælpen Hjælpen Søg efter hjælp om et specifikt emne Tekst i statuslinjen Huskeliste: Hjælpen Opgaver: Hjælpen Nødvendig opsætning før ibrugtagning Regnskabsperioder Momskoder Systemkonti Bilagsserier Parametre (Finans og Bogføring) Nøgletalskonti Tid og dato Øvrig opsætning Huskeliste: Finans opsætning Opgaver: Nødvendig opsætning før ibrugtagning Oprettelse af poster Valg af oplysninger Standard kunder, leverandører og varenumre Rettelse af data

3 Huskeliste: Oprettelse af poster Opgaver: Oprettelse af poster Skærmbilleder Flyt felter Slet eller tilføj felter Ændre skærmbilledets størrelse Opsætning af felt Gem/slet ændringer Opgaver: Skærmbilleder Introduktion til bogføring Kassekladder Huskeliste: Introduktion til bogføring Opgaver: Introduktion til bogføring Fakturering Simpel faktura Faktura Fakturerings forløb Ordrehovedet Fakturalinjer Bogføring af faktura Kreditnotaer Huskeliste: Fakturering Opgaver: Fakturering Udskrifter i C Udskrivning af standardrapporter Afgrænsning af udskrifter Sortering af data på udskrifter Ændring af formatet på en udskrift Subtotaler Udskriftssted og brugerprintere Huskeliste: Udskrifter Opgaver: Udskrifter Appendix - Wizard Beskrivelse af de forskellige Wizards

4 Hvordan bruger man Wizards Huskeliste: Wizards Appendix C5 genveje og opstartsparametre Start C Opstartsparametre Huskeliste: Genveje og opstartsparametre Opgaver: Genveje og opstartsparametre Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Light. Kurset er berammet til 1 dage. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til nye C5 og C5 Light brugere. Forudsætninger Kendskab til Windows og generel brug af Pc er er nødvendigt for at få et optimalt udbytte af kurset. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring. Formål Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de mest basale funktioner og arbejdsprocesser i C5. Emner Efter dette kursus skal deltagerne: Kende til C5 s opbygning Kunne navigere rundt i C5 Kende de mest brugte genvejstaster og knapper på værktøjslinjen Kende til Hjælpen i C5 Kunne oprette regnskabsperioder Kunne oprette finanskonti, debitorer, kreditorer og varenumre Kende til muligheden for at ændre på skærmbilleder Kunne foretage indtastning og bogføring af simple bilag Kunne bogføre og udskrive enkle fakturaer og kreditnotaer Kende til mulighederne for at udskrive rapporter i C5. Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 5

6 1. C5 s opbygning og navigation Formål Formålet med denne lektion er, at give et generelt overblik over, hvad C5 kan og hvordan det er bygget op. Efter denne lektion bør du have en forståelse for, hvorledes C5 s menu struktur er og hvorledes du bevæger dig rundt i C5. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Hovedmenuer Moduler og menupunkter Sidepanelet Menulinjen Knappanelet / lokalmenuen Værktøjsbjælken Funktionstaster Hovedmenuer Når C5 startes vises en hovedmenu. Det er muligt, at vælge mellem tre forskellige hovedmenuer. Valg af hovedmenu Hovedmenuen kan skiftes på følgende måde: Luk hovedmenuen der vises nu, ved at klikke på at taste ESC På værktøjslinjen vælges Opsætning/System standard et i højre øverste hjørne af menuen eller ved I punktet Hovedmenu vises som vælges hvilken hovedmenu, der ønskes at anvende Afslut med F3 Alt efter hvilken menu, kan har valgt, kan én af disse knapper nu vælges på værktøjslinjen, hvis den valgte hovedmenu ikke vises automatisk: 6

7 Navigationsmenuen Navigationsmenuen er den hovedmenu, der vises som standard ved installation af C5. Navigationsmenuen minder om menuen i MS Outlook. Navigation i navigationsmenuen Hvert modul vises på bjælkerne nederst. Man kan vælge et modul, ved at klikke på én af bjælkerne med musen. Man kan også vælge modulet, ved at benytte tasterne Ctrl+Tab/Ctrl+Shift+Tab til at markere et modul, og så taste ENTER for at vælge modulet. Man kan også benytte genvejene Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3 osv. Med Ctrl+1 vælges Finansmodulet, med Ctrl+2 vælges Debitormodulet osv. Når et modul vælges, vises modulets menupunkter øverst i hovedmenuen. For at vælge et menupunkt, klikkes med musen på + (plus) ud for menupunktet eller der dobbeltklikkes på menupunktets navn. Når et menupunkt er åbent, vises et - (minus) ud for menupunktet og underpunkterne til dette menupunkt vises. Et menupunkt lukkes igen ved at klikke med musen på (minus). Man åbner, lukker og vælger underpunkterne på samme vis. Ved hjælp af piletasterne (pil ned) og (pil op) er det muligt at navigere op og ned i menupunkterne uden brug af musen for derefter at vælge menupunktet med ENTER. Et menupunkt åbnes med (pil til højre) og lukkes med (pil til venstre). Træmenuen Træmenuen ser således ud. Navigation i træmenuen Hvert modul vises på fanerne i venstre side. Når man vælger et faneblad vises menupunkter og underpunkter til dette modul. Der navigeres mellem moduler, menupunkter og underpunkter på samme vis, som beskrevet under navigationsmenuen. Dog kan genvejene Ctrl+1 osv. ikke benyttes i træmenuen. 7

8 Gittermenuen Gittermenuen er formet som et gitter, hvorfra alle punkter vælges med tasten ENTER Navigation i gittermenuen Vandret i gittermenuen vises de forskellige moduler. Lodret vises valgmulighederne til det enkelte modul (svarende til træmenuens menupunkter). Ved at dobbeltklikke på et felt i gittermenuen vælges samtidig et modul og et menupunkt. Når et felt vælges vises underpunkterne på en liste. Ved hjælp af piletasterne på tastaturet er det muligt, at navigere rundt i gittermenuen uden brug af musen. Et felt kan åbnes ved at vælge ENTER. Underpunkterne vælges ved at dobbeltklikke på det ønskede underpunkt. Alternativt kan man taste Enter for at vælge underpunktet. I nogle tilfælde er der yderligere valgmuligheder under det enkelte underpunkt. Dette ses ved at der til højre for underpunktet vises en (pil). Ved hjælp af piletasterne (pil ned) og (pil op) er det muligt at navigere op og ned i underpunkterne uden brug af musen. Et menupunkt åbnes med ENTER. Indeholder feltet kun ét underpunkt, åbnes skærmbilledet til dette underpunkt automatisk. Moduler I C5 er økonomistyringsopgaverne fordelt på 10 moduler. Dette giver den enkelte virksomhed mulighed for at vælge, hvor meget af programmet, der skal anvendes; altså hvilken funktionalitet der ønskes. Der er en dybtgående integration mellem de forskellige moduler. Det betyder, at hvad der registreres i et modul, f.eks. fakturaopdatering i debitor-modulet, kan opdateres i andre moduler automatisk og oplysninger kan søges på tværs af modulerne. Modulerne findes i fanebladene på hovedmenuen, som vises som en træstruktur-menu. C5 er bygget op som en træstruktur-menu og minder om MS Windows stifinder. Modulerne findes som sagt i fanebladene og hvert faneblad repræsenterer et modul. Under hvert modul er der menupunkter, som man vælger afhængigt af, hvilken arbejdsopgave man skal i gang med. Finansmodulet Finansmodulet er uden tvivl det centrale modul i programmet, idet det er her alle regnskabsinformationer samles. Al økonomisk aktivitet, der registreres i C5 s øvrige moduler afspejles i C5 s Finansmodul. Af arbejdsopgaver i Finansmodulet kan nævnes indtastning i finanskassekladden, oprettelse og vedligeholdelse af kontoplanen, udskrift af posteringslister og balancer. 8

9 Debitor- og Kreditormodulerne Kunder og leverandører skal også styres, og det er dette Debitor- og Kreditor-modulerne er beregnet til. Hvem er vore kunder, hvad skylder de os, hvad har de købt af os, er nogle af de informationer der opdateres i Debitormodulet. Ligeledes kan man i Kreditormodulet opdatere stamdata om kreditorerne, hvad der er skyldigt pr. kreditor, om vi kan udnytte kasserabatter med mere. I Debitorog Kreditormodulerne er det muligt at opdatere og bogføre fakturaer. Lagermodulet I virksomheder, der ønsker lagerstyring, er Lagermodulet lige så vigtigt, idet det er i dette modul, der holdes styr på alle varer, varebeholdninger og lagerværdien. Alle af- og tilgange registreres og muliggør beholdningsstyring med mere. Lagerreguleringer kan bogføres og opdateres i lagerkladden. Ordre- og Indkøbsmodulerne Fakturaopdatering sker også fra disse moduler. Men, i Ordre- og Indkøbsmodulerne kan der opnås endnu mere kontrol med status på leveringer ind og ud af huset. Ordremodulet muliggør bl.a. stående ordrer, registrering af følgeseddelleverancer, del-leverancer, restordrestyring og massefaktureringer. Indkøbsmodulet indeholder samme funktionalitet bare med modsat fortegn selvfølgelig. Projektmodulet Projektmodulet, er et stærkt redskab til styring af projekter. Projektmodulet giver flere muligheder for oplysninger på projekters omkostninger og indtægter, lige såvel som periodeafgrænsning af projekter kan automatiseres til en vis grad. Ehandel Det ottende modul, ehandel, åbner mulighed for at udbyde firmaet på internettet og derigennem forestå al eller noget af firmaets handel. Lønmodulet Lønmodulet, som er nyt fra version 3.0, giver mulighed for beregning af løn til den enkelte medarbejder, samt en række øvrige kørsler som f.eks. feriepengeberegning og fratrædelse. Endvidere gives der også mulighed for indberetning til diverse myndigheder f.eks. told og skat. Genereltmodulet Genereltmodulet indeholder en lang række stamdata vedrørende din virksomhed. Så som hvilke medarbejdere er der i virksomheden, hvilke afdelinger osv. Desuden findes f.eks. postnummerkartoteket i dette modul. Herudover indeholder Genereltmodulet forskellige opsætnings- og tilpasningspunkter, Rapportgenerator, samt Udviklingsmenuen, som giver mange muligheder for tilretninger til eget behov. Menupunkter Hvert modul har menupunkter, der afspejler bestemte arbejdsopgaver. Dagligt Under Dagligt, foretages daglige rutiner relateret til arbejdsopgaverne i modulerne, såsom arbejde med kassekladde i Finansmodulet. Kartotek Under Kartotek, vedligeholdes de stamdata, der skal bruges i C5. Det være sig finanskontoplanen, debitorkartoteket eller medarbejderkartoteket. 9

10 Periodisk Under Periodisk, foretages periodiske rutiner, dvs. lejlighedsvis efterberegning af data i C5, ændring af kontonummer, dannelse af primo poster og lignende rutiner. Rapporter Under Rapporter, udskrives rapporter med de data der er opdateret i C5. Tilpasning Endelig er der Tilpasning, hvor C5 kan/skal tilpasses inden det tages i brug, men som herefter kun sjældent tages i brug. Menulinjen Øverst i dialogboksen vil du altid, i Windows versionen, se en generel menulinje. Her findes menuer såsom C5, Værktøjer og Kommando. Nogle menuer er fremhævede, medens andre står med udviskede skrifttyper. De menuer, der er fremhævede kan vælges, hvorimod de andre er inaktive dette sted i programmet. Denne generelle menulinje minder meget om den du sikkert kender fra andre Windows baserede programmer. Klik på menupunktet og en menu dukker frem med en række undermenuer. Hvis man ikke vil bruge musen, kan denne menulinje fanges ved at trykke Alt+en række bogstaver. Hver menu og undermenu har et bogstav, der er understreget. Hvis man trykker Alt efterfulgt af det understregede bogstav vælges denne menu. Ydermere kan man i underpunkterne, i de fleste af menuerne, se genvejstasten til højre for teksten i underpunkterne. Værktøjsbjælken Når man vælger et underpunkt til træstruktur-menuen fremkommer der flere knapper lige under den generelle menulinje. Dette kaldes værktøjsbjælken. Ved at holde musemarkøren over en værktøjsknap, uden at trykke, vises der en kort forklaring til denne knap. Disse knapper kan bruges i stedet for at taste en funktionstast i C5. Omvendt behøver du ikke at bruge knapperne, hvis du hellere vil bruge tastaturet eller den generelle menulinje. Beskrivelse af udvalgte knapper på værktøjsbjælken Bladre På værktøjslinjen findes der følgende knapper til at bladre med: Forrige/næste post Forrige/næste sides poster Første/sidste post Forrige/næste faneblad 10

11 Oprette, slette og kopiere Følgende knapper bruges til oprettelse, sletning og kopiering af felter, linjer og poster i kartotekerne: Opret Slet Kopiér Genvejstaster Bagerst i dette kursusmateriale er et appendix, hvori de oftest anvendte genveje i C5 er beskrevet. Sidepanelet I højre side af skærmbilledet i C5 ses et sidepanel. I den øverste del af sidepanelet er der links til nogle af de oftest anvendte funktioner i C5. I den midterste del af sidepanelet kan der søges efter dokumenter i C5 s dokumentstyringsarkiv (som standard er dokumentstyringsarkivet lig med undermappen DocMgmt i C5 s datamappe). I den nederste del af sidepanelet er der links til forskellige hjemmesider. Opsætning vedr. sidepanelet Sidepanelet gør brug af to filer ved navn Default.html og Links.html. Disse to filer findes pr. sprog, og er som standard placeret under f.eks. C:\ProgramData\Microsoft Dynamics C Data\Country i undermapperne DK, IS og UK. Hvis linkene på sidepanelet ikke vises, kan dette skyldes en manglende eller fejlagtig angivelse af stien til ovennævnte to filer. Denne sti oplyses i C5 under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation på fanen Opsætning i feltet Sti til filer. Hvis sidepanelet er blevet lukket ved en fejl, kan det genåbnes ved at vælge Generelt/Dagligt/Sidepanel. 11

12 Navigation i skærmbilleder Uanset hvilken hovedmenu der benyttes, navigeres der på samme vis i skærmbillederne der vises, når menupunkterne vælges. De forskellige skærmbilleder i C5 består ofte at forskellige faneblade, linjer, en masse felter og nogle knapper m.m. Faneblade Fanebladene vælges ved at klikke på dem med musen eller ved at benytte Alt+F7 (forrige fane) og Alt+F8 (næste fane). Linjer En linje i C5 består oftest af en masse felter, der tilsammen danner information om én bestemt post. Vær opmærksom på, at oplysningerne i de felter der er angivet i bunden af skærmbilledet, relaterer sig til den linje, man har valgt øverst i skærmbilledet. Knapper I hvert skærmbillede er der mulighed for at vælge nogle knapper i højre side af skærmbilledet. Det er ikke muligt at vælge de knapper, der er nedtonet. Knapperne vælges ved at klikke på dem med musen, eller ved at vælge Alt+ det bogstav der er understreget i knappens navn. F.eks. tastes Alt+P for at vælge knappen Posteringer i skærmbilledet ovenfor. Felter Det er muligt at hoppe fra felt til felt vha. Tabulator-tasten eller Enter. I de felter, hvor der eksisterer valgmuligheder, vises en lille pil ( eller ) til højre i feltet, og det er muligt vha. Alt+H, at se en liste over valgmulighederne. En valgmulighed vælges ved at klikke på listen, eller ved at markere et valg på listen og taste Enter. I felter hvor knappen mellemrums-tasten. vises, er det ligeledes muligt at skifte mellem valgmulighederne ved at bruge 12

13 I nogle felter, er det ligeledes muligt at højre-klikke med musen, hvorefter der f.eks. kan vælges Klip, Kopier, Indsæt og Hop til hovedkartotek. NB! Vær opmærksom på, at oplysningerne i de felter der er angivet i bunden af skærmbilledet, relaterer sig til den linje, man har valgt øverst i skærmbilledet. Når markøren er placeret i et felt, vil der i nederste venstre hjørne i C5 skærmbilledet ofte blive vist en lille hjælpetekst, der forklarer hvilken information feltet bør indeholde. Regnskaber I C5 findes der som standard altid 2 regnskaber: DAT Standardregnskabet, hvor virksomhedens regnskab føres. DMO Demo-regnskabet som du kan bruge til at øve dig i. Alt hvad du foretager dig i demo-regnskabet, vil ikke få indvirkning på standardregnskabet. Mange gange er det en god ide at afprøve funktioner i DMO-regnskabet, før man endeligt registrer sine data i DAT-regnskabet. Hvis du ønsker at dit demo-regnskab ligner dit rigtige regnskab, DAT-regnskabet, kan DATregnskabet kopieres over i DMO-regnskabet. Man skifter mellem DAT- og DMO-regnskaberne i hovedmenuen ved at vælge C5/skift regnskab eller ved at vælge menupunktet Generelt/Dagligt/ Skift regnskab. Begge steder listes, hvilke regnskaber der kan vælges imellem. I titellinjen vil stå skrevet, hvilket regnskab man arbejder i. Har man tilkøbt modulet Flere regnskaber, kan man oprette og skifte mellem et ubegrænset antal af regnskaber. 13

14 Huskeliste: C5 s opbygning Funktion Fremgangsmåde Tast Lukke et vindue Skift hovedmenu Skift regnskab At bladre Listehjælp Åbn sidepanel Kan gøres på 4 forskellige måder: (På værktøjslinjen) (I øverste højre hjørne af vinduet) Vælg Opsætning/System standard og vælg en hovedmenu i feltet Hovedmenu vises som Vælg C5 i menulinjen og vælg undermenu Skift regnskab eller vælg modulet Generelt og vælg undermenu Dagligt/Skift regnskab. Du vil herunder se de regnskaber, du har til rådighed i C5. Vælg det relevante regnskab med musen eller piletaster og tast ENTER. Man kan bladre tilbage og frem mellem poster. Eller én hel skærmside af gangen. Man kan bladre frem til første eller sidste post. Bladre mellem fanebladene. Står man i et felt med én af følgende to knapper, aktiveres en liste over de eksisterende muligheder. Med -knappen kan man bladre mellem de aktuelle muligheder. Vælg Generelt/Dagligt/Sidepanel F3 ESC Shift+F12 F7/F8 pg up/pg dn CTRL+F7/ CTRL+F8 ALT+F8 (næste) ALT+F7 (forrige) ALT+H Mellemrumstasten 14

15 Opgaver: C5s Opbygning Opgave 1: Skift regnskab Kan man se i skærmbilledet, hvilket regnskab man er i? Skift regnskab til Demoregnskabet (DMO), såfremt dette regnskab ikke allerede er valgt. Opgave 2: Firmaoplysninger Hvor i C5 indtastes firmaoplysninger? Ændr firmanavnet i demoregnskabet. Dvs. indtast dine egne firmaoplysninger eller find selv på et firmanavn. Opgave 3: Valg af hovedmenu Hvor vælges der mellem de forskellige hovedmenuer i C5? Vælg den hovedmenu du ønsker at benytte på dette kursus. 15

16 2. Hjælpen Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne et indblik i, hvorledes Hjælpen i C5 benyttes. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: Søge og slå op i Hjælpen i C5 Hjælpen I C5 kan du få hjælp overalt i programmet. Der findes flere forskellige måder, man kan få hjælp på. Eksempelvis kan man få hjælp til at udfylde felter eller hjælp til funktioner. Der tastes F1, klik på knappen med spørgsmålstegn eller vælge menupunkt Hjælp for at fremkalde den interne manual. Den interne manual slår automatisk op på den side i Hjælpen, programmet tror, vil være relevant for en. Står man f.eks. i Debitor/Kartotek/Debitor vil man automatisk få vist hjælpeteksten til netop dette menupunkt. Figur 1: Eksempel på hjælpefunktion De med blå markerede tekster kan der klikkes på for at få mere information. Hjælpeteksterne kan også udskrives ved at vælge knappen Udskriv på værktøjslinjen i Hjælpen. 16

17 Søg efter hjælp om et specifikt emne Når der slås op i den interne manual på fanen Indhold, findes der mulighed for at søge videre ved hjælp af fanen Søg. Sådan søger man i hjælpen Søgeteksten indtastes og knappen Vis emner vælges Marker det ønskede emne på listen over søgeresultater, og vælg knappen Vis Emnet vises i højre side af skærmbillede. NB! Der kan søges på flere ord samtidig ved hjælpe af AND, OR, NEAR og NOT. Disse kan også vælges ved hjælp af den lille knap med pilen til højre for søge-feltet. AND betyder og, OR betyder eller, NEAR betyder tæt på, NOT betyder ikke. Hvis man f.eks. taster Opsætning NEAR renter, så foreslår Hjælpen at brugeren læser afsnittet Rentesatser. Tekst i statuslinjen Når man står i et felt, vises der en kort hjælpetekst i nederste venstre hjørne af dialogboksen. Hjælpeteksten består af en forklaring/beskrivelse af feltet og/eller en beskrivelse af valgmuligheder i feltet. Der vises også en hjælpetekst, når man står på et undermenupunkt fra menulinjen. Ligeledes vises en hjælpetekst, hvis man peger med musemarkøren på en af knapperne under værktøjslinjen. 17

18 Huskeliste: Hjælpen Funktion Fremgangsmåde Tast Åbn hjælpen Søg Hjælpetekst til felter Hjælpen i C5 kan åbnes både fra hovedmenuen samt fra forskellige skærmbilleder. I Hjælpen er der mulighed for at søge. Klik på fanen Søg Når man står i et felt, er der til alle felter en kort hjælpetekst til netop det felt man står i. Denne hjælpetekst vises nederst til venstre i statuslinjen. F1 eller 18

19 Opgaver: Hjælpen Opgave 1: Find genvejstast I C5 kan dataene fra det aktuelle skærmbillede overføres til MS Excel. Men hvilken genvejstast er det man bruger hertil? (Find svaret ved hjælp af Hjælpen i C5). TIP! Søg efter Excel AND Genvejstast. 19

20 3. Nødvendig opsætning før ibrugtagning Formål Formålet med lektionen er, at give kursisten et overblik over den nødvendige opsætning før ibrugtagning af C5. Hermed menes primært opsætning af Finansmodulet, men også den øvrige opsætning der bør foretages, før Finansmodulet kan benyttes optimalt. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: Oprette regnskabsperioder Oprette momskoder Angive systemkonti Angive/ændre bilagsserier Og kende til: Finansparametre Nøgletalskonti Systemdatoen Generel opsætning vedr. visning af datoer og beløb Regnskabsperioder For at kunne bogføre i C5, skal der være oprettet regnskabsperioder for regnskabsåret. I C5 kan der oprettes valgfrit antal regnskabsår. Man opretter og vedligeholder regnskabsår via Finans/Tilpasning/Perioder. C5 arbejder med et år opdelt i 14 perioder. Første periode er en Primo periode. Bagefter følger de almindelige måneder. Endelig er der en Ultimo periode. På næste side er skitseret hvorledes regnskabsåret er opdelt. Et regnskabsår kan være op til 18 måneder langt. Lovgivningsmæssigt er der regler for længden af regnskabsår. Forhør dig evt. hos din revisor, hvis du er i tvivl. Man opretter et nyt regnskabsår via Nyt år-knappen ved at indtaste startdato og slutdato for året. Det er muligt, at slette en periode igen ved hjælp af Slet-knappen. Det man sletter er udelukkende perioden, man sletter ikke de posteringer, der har været i perioden. Det er også muligt, at indsætte perioder i et regnskabsår hvis man f.eks. omlægger sit regnskabsår, skal det være muligt at omrokere på ultimo- og primo perioder ved hjælp af Slet og Indsætknapperne. Herved kan 2 regnskabsår à 12 måneder, for eksempel omlægges til ét regnskabsår, et på 18 måneder og ét på 6 måneder. 20

21 I tabellen ses en oversigt over de forskellige regnskabsperioder: Regnskabs år Periode Status Indeholder oplysninger om DEC Åben Postering pr. konto i måneden. ULTIMO Spærret Ultimo saldo pr. konto = Primo saldo plus postering i løbet af året PRIMO Lukket Primo saldo = Ultimo saldo overført fra forrige regnskabsår. JAN Åben Postering pr. konto i måneden. FEB Åben Postering pr. konto i måneden. NOV Åben Postering pr. konto i måneden. DEC Åben Postering pr. konto i måneden. ULTIMO Spærret Ultimo saldo pr. konto = Primo saldo plus postering i løbet af året PRIMO Lukket Primo saldo = Ultimo saldo overført fra forrige regnskabsår. JAN Åben Postering pr. konto i måneden. Periodeafgrænsning Der kan foretages periodespærring, dvs. måneder kan spærres for posteringer. Så længe en periodes status er Spærret, kan man på ingen måde postere i denne periode. Ligeledes kan man lukke en periode for posteringer. Hvis man lukker en periode, kan man ikke åbne perioden igen. Pas derfor på med at lukke en periode. Sammenhæng mellem perioder og kontoplanens faneblad, Statistik Vær opmærksom på, at efter oprettelse/ændring af perioder skal kørslen Efterberegn perioder, via Finans/Periodisk, afvikles for det nye regnskabsår (gælder også efter oprettelse af kontoplanen). Denne kørsel forbinder kontoplanens Statistik-fanen med det nye regnskabsår og viser hvor meget, der er posteret pr. måned på den givne konto. Momskoder Under indtastning af bilag vil programmet anvende dine momskoder for at beregne momsen. Der kan oprettes så mange momskoder som ønsket. Der skal angives en kode, en forklarende tekst, der vises på fakturaer, satsen, (som er beregningsprocenten) og et kontonummer til bogføring. Hvis der anvendes konti til EU køb, skal disse kontonumre angives ved momskoderne for EU indg. og EU udg. % Fri bruges til angivelse af procentdel, der ikke skal afløftes moms af, f.eks. repræsentationsmoms hvor der ikke afløftes moms af 75% af momsbeløbet. I Forfald-feltet angives hvor ofte momsen afregnes. Der kan vælges mellem Måned, Kvartal eller År. 21

22 Opret momskoder Momskoder oprettes under Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder. Klik på den næste tomme linje eller tast F2. Indtast en kode, en beskrivelse, satsen og et kontonummer. Nedenfor ses eksempler på de oftest benyttede momskoder. Feltet Modkonto benyttes kun i forbindelse med EU momskoder. Feltet % Fri benyttes eksempelvis i forbindelse med repræsentationsmoms som vist ovenfor. Afslut skærmbilledet med F3 for at godkende. Systemkonti Hvad sker der, hvis der ved en fejltagelse indtastes et beløb uden et kontonummer? Hvor vil dette blive bogført? Hvor bogføres kursdifferencer, og hvordan skal der holdes styr på sådanne? I C5 anvendes der nogle systemkonti, som programmet anvender til sådanne informationer. Ved oprettelse af et nyt regnskab dannes der automatisk et antal systemkontonavne, men kontonumrene skal angives manuelt. Systemkontiene oplyses under Finans/Tilpasning/Systemkonti. Som minimum skal der oplyses et kontonummer ud for systemkontiene: Fejlkonto, Øredifference og Årets resultat. Det er vigtigt at angive de rigtige kontonumre, hvis programmet skal kunne fungere korrekt. NB! Sørg for at kontonummeret til systemkontoen Fejlkonto kun anvendes som fejlkonto. Derved er det nemmere at se, om der har været bogført på fejlkontoen. Er dette sket, er der mangler i opsætningen af C5. 22

23 Bilagsserier Under Finans/Tilpasning/Bilagsserier vedligeholdes alle de bilagsserier, som ikke har med indtastningskladderne at gøre, f.eks. fakturanummer, transaktionsnummer og ordrenummer. Der kan angives minimum og maksimums grænser. I Bilag-feltet angives hvilket nummer serien skal begynde med. Hvis man f.eks. gerne vil fortsætte med en eksisterende nummerserie på sine fakturaer, når C5 tages i brug, defineres denne nummerserie under Finans/Tilpasning/Bilagsserie ud fro bilagsserien Faktura I Bilag-feltet angives det næste fakturanummer, der skal bruges, og dette felt opdateres så automatisk hver kan en faktura bogføres. Parametre (Finans og Bogføring) Mange har forskellige ønsker mht. indtastningsprocedurer og hvordan bogføringen skal styres. Derfor er der mulighed for at vælge imellem forskellige opsætninger i C5. Disse valg kontrolleres af parametre. I Finansmodulet er disse parametre delt op i to grupper, nemlig finansparametre og bogføringsparametre. De fleste parametre er Ja/Nej valg (en afmærkning betyder Ja). Finansparametre Under finansparametrene kan man f.eks. vælge om posttypen for posteringslinjerne i kassekladden automatisk skal skifte til faktura, når man enten debiterer en debitor eller krediterer en kreditor. Er dette tilfældet, skal man sige ja til (afmærke) parametrene Salgsfaktura posttype og Købsfaktura posttype, ellers skal man manuelt vælge posttypen faktura i kassekladden. Afmærkningen fås ved at dobbeltklikke på feltet, eller ved at stille markøren på feltet og trykke på mellemrumstasten. Alle parametre er beskrevet i den interne manual. Vælg f.eks. Finans/Tilpasning/Parametre/Finansparametre og tast F1 for at åbne hjælpen på siden der beskriver finansparametrene. 23

24 Bogføringsparametre Et eksempel på funktionen af én af ovennævnte parametre kunne være Tvungen åbenpost. Hvis der er svaret ja til denne parametre, kan der ikke bogføres indbetalinger i kassekladderne, uden at der er foretaget en udligning dvs. uden at man har markeret hvilken faktura det er der betales. Import/eksport af parameteropsætning Der er mulighed for at importere og eksportere parameteropsætningen i C5. Dette er en fordel, hvis det f.eks. er en forhandler eller en revisor, som sætter parametrene op for dig. Derudover kan det give dig bedre support, da man hurtigt kan se opsætningen af C5. Parametrene eksporteres og/eller importeres via Generelt/Tilpasning/Parameter Import/Eksport. Ydermere kan man udskrive en rapport af parameteropsætningen. Udskriften foretages via Generelt/ Rapporter/Parameterstatus og er derved nem at udskrive og/eller sende til den aktuelle modtager. Nøgletalskonti For at give overblik over den økonomiske temperatur i virksomheden, kan man analysere nogle forskellige nøgletal. Til det formål er der som standard en rapport, som kan samle og udregne et stort antal relevante nøgletal. Nøgletalsrapporten udskrives via Finans/Rapporter/Periodisk/Nøgletalsrapport. Hvis man har foretaget ændringer i kontoplanen, eller har valgt ikke at bruge standardregnskabet, skal der angives hvilke konti som skal indgå i nøgletalsberegningen. De finanskonti, som danner udgangspunkt for beregningen af nøgletallene defineres under Finans/Tilpasning/Nøgletalskonti. For beregning af de forskellige nøgletal henvises til den interne manual, hvor samtlige beregninger forefindes. 24

25 Tid og dato Det er muligt, at ændre systemets dato uden at forstyrre computerens dato. Dette kan med fordel gøres, når der er mange indtastninger til en anden dato. Når der tastes CTRL+T vises et lille vindue, hvor datoen kan ændres efter behov. Husk at ændre den tilbage når bogføringen er færdig, idet ændringen er bibeholdt indtil den rettes manuelt. Øvrig opsætning Ud over ovennævnte opsætningskrav i Finansmodulet, anbefales det også at opsætte følgende ting, således at C5 kan benyttes uden at støde på fejlmeddelelser m.m. Firmakartotek Under Generelt/Kartotek findes punkter til angivelse af firma stamdata. Disse oplysninger bliver af C5 benyttet på forskellige udskrifter. Hvis man f.eks. ønsker at få udskrevet virksomhedens CVR nummer på fakturaerne, er det nødvendigt at indtaste CVR-nummeret her i firmakartoteket. Kurstab/kursgevinst Selvom der kun føres danske kroner, kræver systemet et kontonummer i Tab og Vind-feltet, samt en kurs på danske kroner. Dette angives via Generelt/Kartotek/Valuta. Kontrollér, at kursen er angivet i den nederste blok (klik med musen eller SHIFT+F8). NB! Hvis kontoen for Tab og Vind ikke er sat op, får man en fejlmeddelelse i Kassekladden og får ikke lov til at bogføre. 25

26 Datoformat, antal decimaler m.m. Under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation kan du vælge, hvordan du ønsker at få datoer vist i dato-felter, hvilken beløbsseparator der skal benyttes, hvor mange decimaler beløbsfelter skal vise osv. I Antal decimaler-feltet angives et 2 tal, såfremt beløb skal vises med 2 decimaler f.eks. 999,99 kr. I Dato-formatering-feltet kan man ved at taste ALT+H f.eks. angive, at år angives som 2 cifre frem for 4. 26

27 Huskeliste: Finans opsætning Funktion Fremgangsmåde Tast Perioder Momskoder Systemkonti Bilagsserier Nøgletalskonti Parametre Firmaoplysninger Formater Kurstab/ kursgevinst Parametre Udskrivning Opret finansperioder under Finans/Tilpasning/Perioder ved at vælge knappen Nyt år. Skriv primo dato som MM. ÅÅÅÅ. Og ultimo dato som MM. ÅÅÅÅ. Markér Skal regnskabsår oprettes-feltet. Ellers vil regnskabsåret ikke blive oprettet. Godkend og afslut. Åben Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder. Opret momskoder. Via Finans/Tilpasning/Systemkonti skal systemkonti oprettes. Som minimum skal kontiene Fejlkonto, Øredifference og Årets resultat oprettes. Bilagsserier undtagen for indtastningskladderne, skal oprettes/ændres via Finans/Tilpasning/Bilagsserier. Vil man gerne benytte sig af nøgletal, skal nøgletalskonti oprettes via Finans/Tilpasning/Nøgletalskonti. Nøgletalsrapporten udskrives via Finans/Rapporter/Periodisk. Opsætninger vedrørende bogføring og Finans findes via Finans/Tilpasning/Parametre. I Firmakartoteket under Generelt/Kartotek indtastes generelle oplysninger om virksomheden. Som f.eks. CVR-nummer, adresse osv. Skift faneblad med NB! Disse oplysninger benyttes på diverse udskrifter i C5. Opsætning af datoformat, beløbsseparatorer osv. opsættes under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation I Generelt/Kartotek/Valuta skal der angives kontor for tab og vind også selvom der kun anvendes Danske kroner. Udskrivning af en rapport foregår via Generelt/Rapporter/Parameterstatus. Vælg hvilken udskriftsenhed, der skal udskrives til og godkend, dernæst afmærk de parametre der skal udskrives. ALT+R SPACE F3 F2 F2 F2 F2 SPACE ALT+F8/ ALT+F7 ALT+H for oversigt 27

28 Funktion Fremgangsmåde Tast Parametre Eksport/Import Eksport/import af parameter-opsætningen foregår via Generelt/Tilpasning/ Parameter Import/Eksport. Systemdato Angiv om der er tale om eksport eller import. Giv den et filnavn og afmærk hvilke parametre der skal eksporteres/importeres. Ændring af systemdatoen gøres ved at vælge Klokken fra Værktøjer-menuen CTRL+T 28

29 Opgaver: Nødvendig opsætning før ibrugtagning Opgave 1: Oprettelse af regnskabsår Opret regnskabsåret Opgave 2: Ændring af bilagsserie Virksomheden ønsker at ændre bilagsserien til deres fakturaer, således at fakturaerne vil blive nummereret fra og opefter. Foretag denne ændring på bilagsserien Faktura. 29

30 4. Oprettelse af poster Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne en introduktion til hvordan stamoplysninger oprettes. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne oprette: Finanskonti Kunder Leverandører Varer og ydelser og kende til: Standard kunder, leverandører og varenumre Oprettelse af poster Skal man oprette en kartotekspost i C5, eksempelvis en finanskonto, en kunde, en leverandør eller en vare, gøres dette ved at åbne kartoteket og herefter enten: Taste F2 Vælge Kommando/Tilføj post eller Vælge den tilsvarende knap på værktøjslinjen Taste Shift+F2 (dublér post) eller Vælge den tilsvarende knap på værktøjslinjen. En finanskonto oprettes således ved at åbne kontoplanen under Finans/Kartotek/Kontoplan og benytte én af de ovennævnte muligheder. Herefter skal data naturligvis indtastes. Valg af oplysninger I visse felter skal der ikke indtastes data, men vælges data via en hjælpeliste. Eksempelvis vises der en oversigt over kontotyper i Kontotype-feltet i kontoplanen under Finans/Kartotek/Kontoplan. Hjælpelister kan vises i felter, hvor følgende knapper vises i højre side af feltet. Hjælpelisterne vises ved at klikke på knappen med venstre musetast eller ved at taste ALT+H. Valgmulighederne markeres ved hjælp af piletasterne (op og ned) og vælges ved at taste ENTER. Forskellen på de to knapper er, at der ved knappen er et begrænset antal valgmuligheder, mens man ved knappen selv kan oprette poster til feltet. Hvis der i forvejen findes en post der ligner den der skal oprettes, kan denne kopieres ved at bruge SHIFT+F2, Kommando/Dubler post eller den tilsvarende knap på værktøjslinjen. Dette gør f.eks. oprettelsen af nye kunder og leverandører nemmere, idet en del stamdata føres med over på den nye post. Alternativt kan der oprettes en eller flere standard debitorer, kreditorer eller varenumre, hvilket beskrives nærmere nedenfor. 30

31 Standard kunder, leverandører og varenumre Fra og med C5 version 2012 (4.4) kan der oprettes flere standard kunder, leverandører og varenumre, der herefter kan benyttes som skabeloner når der oprettes nye poster i Debitor-, Kreditor- og Lagerkartotekerne. Standard kunder oprettes som en hvilken som helst anden kunde i Debitorkartoteket, blot afmærkes feltet Standard på fanen Opsætning. Når der er oprettet flere standard debitorer vil der ved oprettelsen af nye debitorer med F2 blive vist en lille liste, hvorfra det er muligt at vælge hvilken standard debitor der skal benyttes som skabelon i forbindelse med den nye debitorer: Standard leverandører og varenumre oprettes og benyttes på tilsvarende vis. I tidligere versioner af C5 kunne der kun oprettes én standard debitor, kreditor og varenummer. Her skulle kontonummeret på standard kunden, leverandøren og varenummeret være lig med standard, og når der var oprettet f.eks. en standard kunde blev der automatisk tages udgangspunkt i denne når der blev oprettet en ny post med F2. Rettelse af data Rettelse af stamdata, bortset fra kontonumre, sker ved, at man på kartotekskortet stiller sig i det relevante felt og indtaster de nye data ved at overskrive de eksisterende oplysninger eller vælger nye data via hjælpelisterne med ALT+H. Kontonumre ændres særskilt under Finans/Periodisk/Ændre kontonummer. Tilsvarende mulighed for at ændre kontonumre findes også i Debitor-, Kreditor- og Lagermodulerne under Periodisk/Ændre kontonummer eller Periodisk/Ændre varenummer. Gem tilføjelser / ændringer C5 gemmer tilføjelser og ændringer i takt med at disse indtastes. Hvis der f.eks. oprettes en ny konto i kontoplanen gemmes denne, når der hoppes til næste linje for at oprette endnu en konto, eller når der tastes F3 for at forlade skærmbilledet. NB! Hvis man er ved at ændre kontonavnet på en eksisterende konto, men fortryder midt i indtastningen af ændringen, kan man med ALT+U fortryde ændringen. Dette er dog kun muligt såfremt markøren stadig er placeret i feltet der ændres. Når man først er gået videre til et andet felt, er eneste mulighed for at fortryde, at forlade skærmbilledet med ALT+Q (Fortryd). Herved gemmes ændringer foretaget på den aktive linje ikke. 31

32 Huskeliste: Oprettelse af poster Funktion Fremgangsmetode Tast Bladre mellem fanebladene Opret ny konto i kontoplanen Opret ny debitor Opret ny kreditor Opret ny vare eller ydelse Du kan bladre mellem fanerne. Hvis du bruger musen, klikkes på den fanen du vil aktivere. Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan. Vælg Kommando/Tilføj post Udfyld som minimum følgende felter: Konto Kontonavn Kontotype Resten af felterne kan udfyldes efter behov se fanen Opsætning. Godkend oprettelsen af kontoen ved enten at: Godkende og afslutte eller Oprette endnu en konto. Typisk fejlmeddelelse: DB-fejl posten kunne ikke oprettes. Dette betyder som oftest, at det kontonummer du har angivet, er brugt i forvejen. Det vil sige at du allerede har oprettet en konto med det samme kontonummer. Angiv et nyt kontonummer for at rette fejlen. Debitorer oprettes under Debitor/Kartotek/Debitorer Vælg Kommando/Tilføj post Udfyld som minimum følgende felter: Konto Gruppe Kreditorer oprettes under Kreditor/Kartotek/Kreditorer Vælg Kommando/Tilføj post Udfyld som minimum følgende felter: Konto Gruppe Varenumre oprettes under Lager/Kartotek/Lager Vælg Kommando/Tilføj post Udfyld som minimum følgende felter: Konto Gruppe Varetype (Her vælges vare eller ydelse) NB! Vær desuden opmærksom på felterne Kostpris, (salgs)pris, Kostmodel, Salgsmodel og Lagermodel. ALT+F8 ALT+F7 F2 F3 eller F2 F2 F2 32

33 Slet konto En posteringskonto i kontoplanen kan ikke umiddelbart slettes, såfremt der er posteret på kontoen. Øvrige kontotyper kan altid slettes. Vær dog opmærksom på, at du f.eks. ikke sletter en overskriftskonto, der er udgangspunkt for en sammentælling i en Sumkonto. ALT+F9 En debitor og kreditor kan godt slettes selvom der er posteringer på kontoen, men kun såfremt saldoen er nul m.m. Læs om kravene samt hvordan en debitor kan slettes i Hjælpen under Debitor eller Kreditor/Periodisk/Oprydning/Debitorer eller Kreditorer. Et varenummer kan også slettes selvom der er posteringer på varenummeret. Læs mere herom i Hjælpen under Lager/Periodisk/Oprydning/Slet varer. NB! Det anbefales dog ikke at slette hverken debitorer, kreditorer eller varenumre med posteringer i indeværende regnskabsår. Opret ny konto med udgangspunkt i eksisterende konto Ofte skal en ny konto indeholde mange af de samme data som en eksisterende konto. Disse data kan kopieres til en ny konto ved oprettelse. Find frem til den konto, du vil tage udgangspunkt i når stamdata skal kopieres. Vælg Kommando/Dubler post og C5 kopierer udvalgte felter med over på den nye konto. SHIFT+F2 Ændring af stamdata for en konto Udfyld udover de kopierede felter: Konto Kontonavn Godkend oprettelse af konto ved enten at: Godkende og afslutte eller Oprette endnu en konto. Du kan rette stamdata på en konto, hvis du ønsker dette. OBS! Du kan ikke umiddelbart ændre et kontonummer. Læs nedenfor. Vælg f.eks. Finans/Kartotek/Kontoplan og find den konto du vil rette stamdata på. Placér markøren i det felt du ønsker at rette. Slet indholdet af feltet. Skriv hvad du ønsker, skal erstatte den tidligere information. Godkend rettelse. Oplysninger på debitorer og kreditorer kan ændres på tilsvarende vis, blot ved at vælge Debitorkartoteket eller Kreditorkartoteket. F3 eller F2 F3 33

34 Ændre kontonummer Du kan ikke umiddelbart ændre et kontonummer i C5 ved at overskrive kontonummeret i kontoplanen. Vælg f.eks. Finans/Periodisk/Ændre kontonummer. Fra-feltet: Angiv kontonummeret på den konto, hvor du vil ændre kontonummeret. Til-feltet: Angiv kontonummeret du vil ændre til. Skriv: Ændre, i det nederste felt for at kunne igangsætte kørslen med et klik på OK-knappen. OBS! Alt efter hvor mange transaktioner der ligger i datafilen, vil systemet nu blive låst indtil C5 har ændret alle registreringer med det gamle kontonummer. Kontonumre på debitorer og kreditorer kan ændres på tilsvarende vis under menupunktet Periodisk i Debitor- og Kreditormodulerne. Find en finanskonto Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan. Indtast kontonummeret i Konto-feltet og tast ENTER. Find en debitor-, kreditor eller vare Hvis du ikke kender kontonummeret, men kender navnet på kontoen kan du søge efter kontoen. Vælg Debitor-, Kreditor eller Lagerkartoteket. Tast Ctrl+F hvorefter markøren automatisk flyttes til feltet Søg efter. Indtast f.eks. noget af kundens, leverandørens- eller varens navn. NB! Hvis der er en markering i feltet Hurtig søgning og der f.eks. tastes Hans i feltet Søg efter så vil resultatet af søgning kun indeholde de kunder der starter med Hans. Hvis der IKKE er en markering i feltet Hurtig søgning ville resultatet af søgningen også indeholde de kunder hvor ordet Hans er en del af navnet - f.eks. Peter Hansens efterfølger ApS. F4 CTRL+F 34

35 Opgaver: Oprettelse af poster Opgave 1: Opret finanskonti Opret følgende finanskonti i kontoplanen Kontonummer Kontonavn Kontotype Moms 1160 Salg af konsulenttimer Drift Salg 4035 Rengøring Drift Køb Opgave 2: Ændring af navn på en finanskonto Lav navnet på finanskonto nr om fra Privatforbrug til Hævet/indskudt privat. Opgave 3: Opret nye kunder Opret følgende kunde i Debitorkartoteket: Felt Navn, Adresse m.m. Gruppe Attention Moms Godkendt Valuta Sprog Betaling Prisgruppe Glas-Tek A/S Meterbuen Hvidovre tlf.: fax: NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Indland Nadine Andersen [email protected] Salg Ja DKK Dansk Netto 14 dage Grossist 35

36 Opgave 4: Opret ny leverandør Opret følgende leverandør i Kreditorkartoteket: Felt Navn, Adresse m.m. Itsa Ripoff Skovbrynet Holte tlf.: NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Gruppe Attention Moms Godkendt Valuta Sprog Betaling Indland Peter Petersen [email protected] Køb Ja DKK Dansk Løbende mdr dage Opgave 5: Opret en vare og en ydelse Opret følgende varenumre i Lagerkartoteket: Varenummer Varenavn Lænestol Designkonsulent Varetype Vare Ydelse Varegruppe Stole ProjTim Kostpris 3.000,- 300,- Salgspriser: Detail (inkl. moms) 5.500,- 750,- Grossist (ekskl. moms) 3.900,- 500,25 Kostmodel Sidste Køb Uændret Salgsmodel Uændret Uændret Lagermodel FIFO Kostpris Negativ Ja 36

37 5. Skærmbilleder Formål Formålet med denne lektion er at lære deltagerne, hvorledes der kan hurtigt kan ændres på indtastningsrækkefølgen m.m. i skærmbilleder. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: Flytte felter i skærmbillederne Slette felter i skærmbillederne Og kende til: Muligheden for indsættelse af flere felter. Skærmbilleder Mange skærmbilleder vil ofte indeholde flere felter end man har brug for. Andre felter ligger måske i en rækkefølge man ønsker ændret. I C5 er det nemt at lave om på skærmbilledets opbygning. I nedenstående eksempler, er der taget udgangspunkt i kassekladden, men muligheden for at redigere i skærmbilleder er generelt til stede i de fleste skærmbilleder i C5 og fremgangsmåden er den samme. Vælg skærmbilledet der skal ændres og tryk CTRL+ALT+F6, alle sammen på én gang. Nu er skærmbilledet skiftet til redigeringstilstand og feltet markøren stod i er fremhævet med en ramme med sorte trækbokse i siderne og top/bund. Man kan flytte til andre felter, enten med Tabulatortasten eller musen. NB! I kassekladden kan der vha. knappen Simpel/avanceret automatisk skiftes mellem to kladdelayouts, hvoraf den avancerede indeholder flere felter end den simple. Vælg derfor det kassekladdelayout der kommer tættest på det du ønsker, før du foretager ændringer vha. Ctrl+Alt+F6. 37

38 Flyt felter Et felt flyttes ved at klikke midt på feltet og holde venstre museknap nede, samtidig med at musemarkøren flyttes. Alternativt kan man bruge tasterne CTRL+pil op og CTRL+pil ned. Markøren flyttes til det sted på skærmen, hvor man ønsker feltet placeret og museknappen slippes. Feltet som før var på denne plads, bliver sort når man holder musemarkøren over det og rykkes til højre, når man slipper museknappen. Ved at taste Ctrl+pil til højre eller Ctrl+pil til venstre kan feltet gøres kortere eller bredere. Slet eller tilføj felter Felter slettes vha. Kommando/Slet felt menupunkt eller med ALT+F9. Et felt indsættes vha. Kommando/tilføj felt menupunkt eller med F2. Felter der slettes, slettes ikke permanent, men kun fra skærmbilledet. Ændre skærmbilledets størrelse Hvis man gerne vil skabe ekstra plads til felterne, således at flere felter bliver flyttet op fra bunden af skærmbilledet, kan skærmbilledets størrelse ændres. Det er imidlertid ganske let, at skaffe den fornødne plads. Ved at flytte musemarkøren til kanten af skærmbilledet, så den ændres til en dobbeltpil, er det muligt at trække skærmbilledet til den rette størrelse og felterne vil automatisk flytte op, når der er tilstrækkelig plads til det pågældende felt. Opsætning af felt Det er ligeledes muligt, at ændre nogle felters opsætning. Det er f.eks. muligt i tekstfelter, at få C5 til at rette alle små bogstaver til store. Det kunne være nyttigt, evt. i forbindelse med firmanavne. Afhængigt af feltets type, findes forskellige muligheder for ændringer. Når man placerer markøren i feltet og trykker på Enter-tasten åbnes et skærmbillede med feltets opsætning. Det skal dog nævnes, at der findes visse begrænsninger for ændring af feltets opsætning, da nogle ting ikke er defineret på skærmbilledet men i C5 s database. 38

39 Tekstfeltets opsætning Gem/slet ændringer Gem ændringer Når man er færdig med at tilrette skærmbilledet, klikkes på godkend/f3. Når man forlader skærmbilledet, vil C5 spørge, om man ønsker at gemme de foretagne brugerrettelser. Hertil svares Ja svarer man Nej, vil skærmbilledet vende tilbage til standardopsætningen. Slet ændringer Skærmbilledets oprindelige form kan altid gendannes vha. Kommando/Slet brugerrettelser eller CTRL+ F9. Skulle man derfor, på et senere tidspunkt, fortryde de ændringer, man har foretaget, er det nemt at komme tilbage til standardopsætningen. Det kan derfor anbefales, at eksperimentere med skærmopsætningen og få lige netop den skærmopsætning, der passer til de daglige arbejdsopgaver. NB! Når C5 opdateres med f.eks. servicepacks eller hotfixes nulstilles ændringerne i skærmbillederne. 39

40 Huskeliste: Skærmbilleder Funktion Fremgangsmåde Tast Skift til redigeringstilstand Flyt felt Åbn skærmbilledet du vil ændre. Ved skift til redigeringstilstand ændrer skærmbilledet farve og det aktuelle felt markeres med en ramme. Flyt markør til det rigtige felt. Marker feltet du vil flytte med musen eller flyt til det med tabulator-tasten. Placer musemarkøren midt i feltet, tryk venstre musetast ned og hold den nede, mens du flytter feltet til den nye placering. CTRL+ALT+F6 TAB CTRL+PIL OP/NED Slet felt Marker feltet du vil slette (stå i feltet). ALT+F9 Tilføj felt Opsætning af felt Fortrydelse af ændringer i skærmbilledet Med kommandoen Opret post får du en liste over felter der er til rådighed i det aktuelle skærmbillede. Stil markøren i feltet du ønsker at tilføje og klik ok. Ønsker du at ændre på et felts opsætning stil markøren i feltet og tryk Retur Vil du have standard-skærmbilledet tilbage, åbn det skærmbillede du vil have tilbage til standard. Skift til menulinjen, Kommando, og vælg Slet brugerrettelser. Vælger du ja for supervisor vil, kun du, få standardskærmbilledet tilbage (hvis du er logget ind i C5 med brugernavnet Supervisor) og ændrer derved ikke noget ved andre brugeres skærmtilretninger. F2 ENTER el. OK ENTER CTRL+F9 40

41 Opgaver: Skærmbilleder Opgave 1: Slet og flyt felter i Kassekladden Åbn en kassekladde under Finans/Dagligt/Kassekladde Skift til det simple layout ved hjælp af knappen Simpel/Avanceret Tast Ctrl+Alt+F6 Fjern feltet Identifikation (PaymID) Flyt Tekst-feltet hen før Konto Flyt Modfaktura hen efter Moms Gør skærmbilledet bredere så Modfaktura vises lige efter Moms-feltet øverst Tast F3 to gange og svar ja til at gemme brugerrettelserne Åbn nu kassekladden igen og se om de foretagne ændringer i skærmbilledet er som ønsket 41

42 6. Introduktion til bogføring Formål Formålet med denne lektion, er at give deltagerne en introduktion til hvorledes der bogføres i kassekladderne i C5. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: Indtaste og bogføre simple bilag i kassekladderne Udskrive kasserapporter eller kassekladder Og kende til: Mulighederne for at tjekke kassekladderne før bogføring Kassekladder Under Finans/Dagligt/Kassekladde findes kassekladderne. Kassekladderne er dér, hvor bilag registreres og bogføres. Det er muligt at arbejde med flere kassekladder i C5. Dog kan kun én bruger ad gangen anvende den pågældende kassekladde. Navigation i kassekladden Man flytter markøren i kassekladderne med ENTER eller TAB og baglæns med SHIFT+TAB. Der flyttes til næste linje med F8, Pil ned eller ved at pege og klikke med musen. Linjer i kassekladden Oftest benyttes kun én linje i kassekladden pr. bilag, idet der både kan angives en konto og en modkonto på den enkelte linje. Men det er også muligt at opsplitte ét bilag på flere linjer i kassekladden f.eks. som vist i det efterfølgende skærmbillede. Indtastning i kassekladden Valget i kolonnen K bestemmer om kontonummeret i konto-feltet er fra Finans-, Debitor- eller Kreditorkartoteket. NB! Kontonummeret i Modkonto-feltet skal altid være fra kontoplanen. Det er Konto-kolonnen, der styrer om beløbet skal indtastes i debet eller kredit-kolonnen. Kontonavn og Modkontonavn til de indtastede kontonumre står nederst i skærmbilledet. Hvis der bliver ubalance i kladden, vises dette i feltet til højre lige under beholdningsfelterne. 42

43 Knappanelet i kassekladden Check kladde Kappen Check kladde benyttes til at tjekke kladden for eventuelle fejl. Udskriv Knappen Udskriv benyttes til at vælge mellem udskrifterne Kassekladde og Kasserapport. Det er valgfrit om man overhovedet vil udskrive, og om det skal være kassekladden eller kasserapporten, men husk altid at udskrive inden bogføring, såfremt du ønsker at udskrive kladden. Bogføring Knappen Bogføring benyttes til at bogføre de indtastede linjer i kladden. Man bør dog kontrollere posteringslinjerne og hvis det ønskes udskrive enten en kassekladde og/eller en kasserapport inden bogføring. 43

44 Arbejdsgangen i kassekladder Arbejdsgangen i kassekladder kan beskrives med nedenstående figur: Indtast bilag i kassekladden Check kassekladden Ret fejl i kladden Nej Er kladden ok? Ja Hertil kan du stadig nå at ændre på de indtastede bilag Udskriv kassekladde eller kasserapport Bogfør kassekladden 44

45 Huskeliste: Introduktion til bogføring Funktion Fremgangsmetode Taste Vælg Finans/Dagligt/Kassekladde Vælg den kladde, der skal posteres i: Markér og tryk ENTER. ENTER Er der flueben i et kladdenavn betyder det, at der er posteringslinjer i kladden. Posterings-linjer Indtast posterings-linjerne. Kontotypen: F = Finans D = Debitor K = Kreditor Kontrollér kassekladde Vælg knappen Check kladde ALT+A Udskriv kassekladde/ Kasserapport Bogføring af bilag Vælg knappen Udskriv og herefter Kassekladde eller kasserapport. Inden bogføring bør du have checket og udskrevet kladden (se ovenfor). Vælg knappen Bogfør Bekræft, at kladden er udskrevet ved at sætte en afmærkning. Ellers bogføres kladden ikke. ALT+V ALT+Ø Valg af bogføringskladde Mellemrumstasten Mellemrumstasten 45

46 Opgaver: Introduktion til bogføring Der foreligger en række bilag, der skal bogføres i den daglige kassekladde. Opgave 1: Bogføring via kassekladden Vælg indtastning i den daglige kladde. Indtast følgende bilag: Posthuset - Dagsdato Frimærker betalt fra kassen 200,- (Brug kontoen for Porto og Kassen) Internt bilag - Dagsdato Overført fra bank til kasse ,- (Brugen kontoen for Banken og Kassen) Turbo Kaj - Dagsdato Betaling af rengøring for indeværende måned Moms I alt 8.000, , ,- (Brug kontoen for Rengøring og Kassekreditten) Kontroller kladden for fejl. Ret evt. fejl Udskriv en kasserapport til skærmen Bogfør kassekladden. 46

47 7. Fakturering Formål Formålet med lektionen, er at lære deltagerne hvorledes der faktureres via Debitormodulet i C5. Emner Efter denne lektion, skal kursister kunne: Anvende faktureringsmulighederne under Debitor/Dagligt Simpel faktura Under Debitor/Dagligt/Simpel faktura kan der udskrives og bogføres simple fakturaer. I feltet L bestemmes, om den aktuelle linje vedrører en vare (V), en finanskonto (K) eller en blank varelinje (B). Hvis der vælges V, kan der vælges eller indtastes et varenummer i feltet Vare/Konto. Vælges der K, kan der vælges en finanskonto i feltet Vare/Konto. Hvis der vælges B, er der tale om en blank varelinje dvs. en linje hvorpå der kun kan indtastes tekst. Fakturaen udskrives og bogføres ved at vælge knappen Fakturering. Såfremt det samlede fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen Fakturering vælges. 47

48 Simpel kreditnota En simpel kreditnota laves ligesom en simpel faktura, blot med negativt antal på linjerne. Såfremt det samlede fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen Fakturering vælges. Det er også muligt at lave en simpel kreditnota som en kopi af en tidligere bogført simpel faktura. Dette gøres ved at vælge en kunde i feltet Konto, vælge knappen Kopier faktura, udpege fakturaen der ønskes kopieret og vælge knappen Kopier. Faktura Via Debitor/Dagligt/Faktura kan der ligeledes bogføres fakturaer. I den simple faktura er der visse begrænsninger, hvorfor det kan være nødvendigt at bogføre og udskrive fakturaer via den almindelige fakturering. Fakturerings forløb Nedenstående figur illustrerer integrationen til kartotekerne ved fakturering. Fakturering Ordrekartotek Fakturering Ordrelinjer Faktura Lagerkartotek Debitorkartotek Finans-kartotek kartotek (posteringer) (posteringer) Opdatering af kartoteker 48

49 Ordrehovedet Når der faktureres via Debitor/Dagligt/Faktura vises først et ordrehoved. Ordrehovedet består af 4 faner. På Generelt-fanen hentes kunden ind fra debitorkartoteket med navn og adresse, og der er mulighed for at indtaste/hente en evt. leveringsadresse. Salgsbetingelser vil være illustreret på Opsætning-fanen. Indtastning af gebyr, fakturatotal mm. findes via Statistik-fanen. Der kan ændres i alle felter efter behov og disse ændringer vil ikke blive registreret i debitorkartoteket, men kun på denne faktura. Fakturalinjer Fakturalinjerne indtastes under Linjer-knappen. Herunder findes der også funktioner, hvor bevægelser, beholdning og posteringer kan ses. Fakturalinjer med varenumre Du kan vælge at sælge varer, du har oprettet i lagerkartoteket eller du kan lave fritekst fakturaer. Vælger du varer fra lagerkartoteket vil de relevante stamoplysninger blive overført til ordrelinjen. Har du angivet salgspriser i lagerkartoteket samt hvilken prisgruppe, kunden tilhører, vil den korrekte salgspris også blive overført fra lagerkartoteket. Fakturalinjer uden varenumre Ønsker du ikke at anvende varenumre, skal du blot undlade at udfylde varenummer-feltet, og i stedet selv indtaste en tekst, pris, enheder mm. Bruger du ofte den samme tekst, kan du med fordel oprette denne tekst, så du slipper for hver gang at skrive det samme. Teksten oprettes med et nummer, fra nr. 100 og opefter, under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre og overføreres ved at indtaste tekstnummeret i tekstfeltet. Notater på fakturalinjer Der er mulighed for, at indtaste et notat til hver linje. Notatet vil blive udskrevet på fakturaen umiddelbart under varelinjen. Endvidere kan der angives et notat på selve fakturahovedet. Et eksempel kunne være angivelse af ferieperiode. Bogføring af faktura Efter indtastning af fakturalinjerne lukkes linjerne, og fakturaen er klar til at blive bogført. Fakturaen bogføres ved at vælge knappen Fakturering. Ved fakturering bogføres fakturaen i Finansmodulet og opdaterer samtidig Debitor- og Lagerkartotekerne. Lagerkartoteket opdateres dog kun såfremt der er benyttet varenumre på fakturalinjerne. Bemærk! Efter at fakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes uden at lave en kreditnota og/eller en ny faktura. Det anbefales derfor, at anvende Proforma faktura, hvis man ønsker at se fakturaen INDEN denne bogføres. I Debitormodulet sker der ingen bogføring, når du laver et tilbud eller en ordrebekræftelse, og man kan derfor forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden efterfølgende at foretage sig mere. Man skal imidlertid huske på, at tilbuddet eller ordrebekræftelsen ikke bliver gemt i systemet såfremt man ikke har licenskoden til Ordremodulet. Skal du senere udarbejde en faktura på basis af tilbuddet/ordrebekræftelsen, skal alle oplysningerne derfor indtastes igen. 49

50 Laver du en følgeseddel (dvs. varelevering), kan du ikke forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden at fakturere. Kreditnotaer Kreditnotaer indtastes og bogføres på samme måde som ved oprettelse af fakturaer. Den eneste forskel er, at du skal indtaste negativt antal, idet eventuelle varer så vil blive lagt tilbage på lageret igen. Kreditnota som kopi af faktura Ved at vælge Debitor/Kartotek/Debitorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier ordre er det muligt at lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret faktura. Husk at svare ja til at vende fortegnet. Der kan ligeledes dannes kreditnotaer som kopi af en faktura under Ordre/Kartotek/Ordrearkiv/Knappen Kopier ordre på tilsvarende vis. Udligning af faktura når der laves en kreditnota Før en kreditnota bogføres kan der foretages en udligning, således at kreditnotaen automatisk modregnes i en bestemt faktura. Denne udligning foretages ved at taste F5 på selve ordren med kreditnotaen. I udligningsbilledet udpeges den faktura som kreditnotaen skal modregnes i vha. F5. NB! Når en kreditnota dannes som en kopi af en faktura, er ovennævnte udligning allerede foretaget, men denne kan ændres ved at taste F5 og foretage ændringen inden kreditnotaen bogføres. Kostpris på varer ved bogføring af kreditnota Når der bogføres en kreditnota bliver varerne lagt på lager igen. Som udgangspunkt vil varerne blive lagt på lager til den kostpris der er defineret på varen i Lagerkartoteket på bogføringstidspunktet. I feltet Kostpris på ordrelinjerne er det dog muligt at taste ALT+H og vælge hvilken kostpris der skal benyttes, således at varerne ligges på lager igen til samme kostpris, som der blev benyttet da varerne blev trukket ud af lageret. 50

51 Huskeliste: Fakturering Funktion Fremgangsmåde Tast Simpel faktura/kreditnota Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Konto-feltet. Indtast varelinjer V = varelinjer K= finanskontolinjer B= blanke linjer (dvs. blanke varelinjer = tekstlinjer) Udfyld øvrige felter mht. betalingsbetingelser osv. Vælg knappen Fakturering ALT+H ALT+G Kopier simpel faktura Faktura Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Konto-feltet. Vælg knappen Kopier faktura, marker den faktura der skal kopieres og vælg knappen Kopier Vælg Debitor/Dagligt/Faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Levkonto-feltet. Indtast eventuel leveringsadresse eller vælg en leveringsadresse fra Adressekartoteket på kunden. Åben Linjer Indtast varelinjer: Varenummer, Antal og Pris Du kan også indtaste linjer uden varenummer (Antal, Pris og Tekst). Indtast eventuelt et notat til den enkelte linje. Godkend varelinjer. Kontrollér eventuelt totalerne på Statistik-fanen. Udskriv og bogfør fakturaen ved at vælge knappen Fakturering. Du kan udskrive følgeseddel, varelevering, før du udskriver faktura, men ikke efter. ALT+H ALT+O ALT+O ALT+H ALT+H ALT+F1 / ALT+L ALT+H ALT+N F3 ALT+K ALT+Ø 51

52 Funktion Fremgangsmåde Tast Kreditnota som kopi af faktura Vælg Debitor/Kartotek/Debitorer Vælg debitoren der skal have en kreditnota. Vælg knappen Journal. Marker fakturaen der skal krediteres Vælg knappen Arkiv Vælg knappen Kopier ordre og svar ja til at vende fortegnet. NB! Alternativ kan kreditnotaen laves på samme måde som en faktura, men blot med negativ fortegn. ALT+J ALT+V ALT+O MELLEMRUM 52

53 Opgaver: Fakturering Opgave 1: Simpel faktura Glas-Tek A/S skal have en faktura dags dato på 2 stk. lænestole á kr. Bogfør og udskriv denne faktura til skærmen via Debitor/Dagligt/Simpel faktura. Opgave 2: Fakturering Kombi Borde ønsker at foretage et køb ved os. Der foreligger følgende oplysninger om fakturaen, som skal indtastes: Teksten Bestilt via vores hjemmeside skal indtastes som en tekst på en linje uden antal og beløb (Husk at linjetypen skal være Blank ). Indtast teksten Arbejdstimer ved montage som et notat til varelinjen med Montage. Specialtillægget og fragten skal bogføres på finanskonto 5030, og indtastes uden varenummer. Kombi Borde Jelshøj Rødovre Tlf.: Fax.: Dato: Sælger: Betalingsbet.: Levering: Dags dato KIS Netto 14 dage Med lastbil Varenr. Betegnelse Antal Stk. Pris Beløb Bestilt via vores hjemmeside: Sovesofa Montage Arbejdstimer ved montage ,75 285, ,25 571,50 Specialtillæg Fragt I alt ekskl. moms Moms 25 % Beløb i alt ,00 650,00 150,00 650, , , ,94 Kontroller at totalerne er korrekte på Statistik-fanen før fakturering Udskriv proforma faktura på skærmen Er proforma fakturaen i orden, kan du foretage den endelige fakturering og udskrive fakturaen til skærmen Opgave 3: Kreditnota som kopi af faktura Toftmark Møbel skal have en kreditnota dateret med dags dato, der svarer til hele fakturabeløbet på faktura nr Lav en kreditnota som en kopi af faktura nr Bogfør kreditnotaen og udskriv denne til skærmen. 53

54 8. Udskrifter i C5 Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et kendskab til udskrivning og afgrænsning af rapporter i C5. Emner Efter lektionen skal deltagerne kunne: Udskrive forskellige standardrapporter i C5 Og kende til: Afgrænsning af rapporter Udskrivning af standardrapporter De rapporter, der kan trækkes fra C5, præsenterer de data, der er opdateret heri, på den ene eller anden måde. Alt efter hvilke oplysninger, der skal trækkes ud af C5, vælges det modul, hvorfra man vil trække en rapport. Ønskes en debitor-fakturajournal, vælges Debitor/Rapporter som udgangspunkt. Ønskes en finansposteringsliste vælges Finans/Rapporter som udgangspunkt. Hvad man ønsker er, at få information om ens virksomhed og økonomien. Information er data, der er ordnet og bearbejdet. C5 kan ordne og præsentere data således, at du hurtigt får det overblik du vil have. Når du skal udskrive en rapport vil du få mulighed for at afgrænse på forskellige felter, f.eks. hvilken periode rapporten skal være for (dato-felt på en postering). Hvilke felter der kan afgrænses på, vil variere alt efter, hvilken rapport der udskrives. Du kan afgrænse rapporten, så det kun er de data, der interesserer dig, som er med i rapporten. Denne funktion er særdeles nyttig og gør informationsværdien af udskrifterne større. Hvis afgrænsninger ikke bruges, vil du hurtigt drukne i data informationsværdien mistes. Rapporter kan udskrives til skærm, printer, , tekstfil eller spoolfil. En tekstfil kan importeres i tekstbehandlingsprogrammer. En spoolfil kan opsamle udskrifter til senere udskrift. De fleste rapporter afvikles ved at: Vælge den ønskede rapport Foretage afgrænsninger og evt. sorteringer Vælge udskriftsted 54

55 Afgrænsning af udskrifter Generelt set kan man afgrænse på alle de felter, der findes i det kartotek, der trækkes oplysninger fra. Hvis du ikke kender så meget til databaser (C5 er bygget op omkring en database), så siger dette dig måske ikke så meget. Men efterhånden som du får arbejdet med C5 vil det ikke forekomme dig så fremmed. Princippet er, at alle felterne i et kartotek indeholder/kan indeholde oplysninger (data). Når vi udskriver rapporter afgrænses data det vil rent faktisk sige, at vi kan afgrænse på feltindhold i kartotekerne. Måske du stadig er forvirret? Tag et kig på Finanskartoteket! På kontokortet for en finanskonto findes f.eks. Konto-feltet, der indeholder oplysninger om kontonummeret på kontoen. Når vi udskriver en kontoplan under Finans/Rapporter/Stamdata/Kontoplan kan vi afgrænse på feltet konto, f.eks. konto 1000 til Dette er en afgrænsning på et felt. Ønsker du yderligere at begrænse din udskrift til kun at udskrive en given kontotype, kan du yderligere begrænse udskriften til dette. Hvis der, når du vil udskrive en rapport, ikke er en linje, hvor du kan afgrænse på det felt du gerne vil, kan du tilføje dette. Tilføje og fjerne ekstra afgrænsninger Man kan altid tilføje eller fjerne afgrænsningsfelter ved at taste følgende: F2 ALT+F9 Tilføj afgrænsning Fjern afgrænsning Hvis kommandoen tilføj/fjern afgrænsning vælges, vises en liste over mulige afgrænsningsfelter. Tilføjede afgrænsningsfelter kan altid fjernes igen. Ved at taste Ctrl+F9 får du mulighed for at slette eventuelle brugerrettelser til det aktuelle afgræsningsbillede. Med ALT+L er det muligt at sammenlægge afgrænsningsfelter, således at der kun er ét afgrænsningsfelt i stedet for et til- og fra afgrænsningsfelt. Sortering af data på udskrifter Du har også mulighed for at ændre i hvilken rækkefølge data skal udskrives. I afgrænsningsboksen er der en Sortering-knappen øverst, som aktiveres ved at klikke på knappen. Et nyt skærmbilledet dukker frem og man har mulighed for at vælge hvordan rækkefølgen skal prioriteres eksempelvis på kontonummer, dato mm. Dette vælges i venstre side af skærmbilledet. De felter, der er til højre, er bestemmende for om tallene/navne skal vises i stigende rækkefølge (de mindste tal først) eller faldende rækkefølge (de største tal først). Er feltet blankt betyder det, at data vises i faldende rækkefølge. Man kan sortere på flere felter, f.eks. først sortere på kontonummer og derefter på dato. 55

56 Ændring af formatet på en udskrift Du kan altid ændre formatet på en rapport. Når du er nået til at skulle vælge, hvor en rapport skal udskrives til, kan du klikke på Format-knappen. Herefter kan du vælge skrifttype, skriftstørrelse, linjeafstand, og skalering af rapporten, den kan f.eks. gøres 10 % større ved at angive skalering 110 %. Man skal være opmærksom på, at man kan komme til at skalere rapporten så meget op, at ikke al teksten kan være på udskriften. Det betyder, at den tekst der ikke kan være på papiret, ikke bliver skrevet ud. Desuden kan du under Format vælge knappen Vælg papir for at angive papirtype m.m. Når man én gang har sat formatet for udskriften af rapporten, gemmer C5 indstillingerne til næste gang den samme rapport skrives ud. Subtotaler Det kan defineres, hvornår en subtotal skal udskrives. Dette sker vha. Subtotaler-knappen, som findes i skærmbilledet, hvor man vælger om man vil udskrive til skærm, printer osv. 56

57 Her er en forklaring til de væsentligste felter omkring subtotaler: Feltnavn Udskriv subtotal Udskriv kun totaler Niveau Indhold Svar Ja, hvis subtotaler skal udskrives Hvis du kun ønsker sub- og grand totalerne udskrevet, og ikke de enkelte posteringer, sættes feltet til Ja. Her angiver du, hvor mange af niveauerne (angivet under Sortering), du vil have udregnet subtotaler på. Er sorteringsindeks f.eks. KontoNr, Dato, Beløb, og er Niveau sat til 2, vil en subtotal blive udregnet og udskrevet, hver gang kontonummeret og/eller dato skifter. Se nedenstående figur. Øvrige felter omkring subtotaler er udelukkende af kosmetisk betydning. Figuren på næste side er et eksempel, på en posteringsliste med subtotaler, der er sorteret efter kontonummer (1. sorteringsindeks) og derefter dato (2. sorteringsindeks). Der er valgt subtotaler i 2 niveauer. Subtotaler i 2 niveauer Subtotal pr. konto og dato Subtotal pr. konto 57

58 Udskriftssted og brugerprintere Når en rapport udskrives kan det vælges, hvortil rapporten skal udskrives. Der kan vælges mellem følgende udskriftssteder: Skærm Printer Spoolfil Tekstfil Disse udskriftssteder kan så kombineres med følgende brugerprintere: Standard Windows MS Word MS Excel MS Word PDF MS Excel PDF De printere der er installeret i Windows Hvis man ønsker rapporten udskrevet til PDF, kan man f.eks. vælge Skærm som udskriftssted og MS Word PDF som brugerprinter. NB! For at kunne udskrive til PDF via C5 kan det være nødvendigt, at installere en add-in til MS Office der hedder 'Save as PDF or XPS add-in for Microsoft Office programs'. Denne add-in kan downloades fra Dette er kun nødvendigt i ældre versioner af MS Office. Læs mere om ovennævnte udskriftssteder, brugerprintere og kombinationerne i Hjælpen i C5. Søg f.eks. på Udskrivning NEAR PDF hvorefter afsnittet Udskrivning til Word, Excel og PDF vises som ét af søgeresultaterne. 58

59 Huskeliste: Udskrifter Funktion Fremgangsmåde Tast Valg af udskrift Indsæt nye afgrænsningsfelter Udskriftsmulighederne findes under rapporter. F.eks. posteringslister under Finans/rapporter og kundelister etc. under Debitor/rapporter. Efter valg af udskrift vises en menu hvori der vha. værktøjslinjen frit kan defineres hvilke udvælgelseskriterier, der skal være gældende. Kriterierne bestemmer hvilke oplysninger der skal med på udskriften ikke hvordan de udskrives. Man tilføjer afgrænsningsfelter med Man fjerner afgrænsningsfelter ved at stå på den linje, der skal slettes og herefter taste F2 ALT+F9 Slet brugeroprettede afgrænsningsfelter Hvis der er ændret meget i afgrænsningsbilledet i forbindelse med en bestemt udskrift, og man ønsker at få vist standard opsætningen i stedet for, kan man slette brugeropsætningen på afgrænsningsbilledet ved at vælge Slet brugerrettelser. CTRL+F9 Sortering af data Det er også muligt selv at definere, hvordan udskriftens data skal sorteres. Dette gøres ved at klikke på Sortering-knappen, hvorefter sorterings-kriterierne vælges. Retning: Blankt felt = Stigende orden. Faldende = Faldende orden. Subtotal Definér subtotaler ved hjælp af knappen Subtotal. Bemærk! På visse udskrifter er det ikke muligt at definere subtotaler. Ændring af udskriftformat Ved at klikke på Format-knappen er det muligt at ændre f.eks. papirformat, skrifttype og skalering på udskriften. 59

60 Opgaver: Udskrifter Opgave 1: Rapporter i finansmodulet Udskriv til skærm den totale kontoplan Udskriv til skærm en posteringsliste, der indeholder dagens posteringer Udskriv til skærm en posteringsliste over dagens posteringer, sorteret efter beløbets størrelse i DKK Udskriv alle finansposteringer for december 2011 med subtotal for hvert kontonummer. Udskriv rapporten til skærm. Opgave 2: Rapporter i debitormodulet Udskriv til skærm en liste over debitorernes åbne forfaldne poster. Denne rapport giver dig information om, hvad dine kunder skylder dig Udskriv til skærm en Journal over Kombi Borde samt Kontor & Møbel på én udskrift, men med en subtotal pr. konto. Opgave 3: Rapporter i kreditormodulet Udskriv til skærm en saldoliste, således at du får et overblik over, hvad vi skylder vores kreditorer. 60

61 9. Appendix - Wizard Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne et overblik over de indbyggede Wizards i C5. Emner Efter lektionen skal deltagere kunne: Anvende Wizards i C5 Wizards En Wizard er en udvidet guide i C5, hvor målet er at hjælpe brugeren i gang med opsætningen af C5 inden ibrugtagning. Dette er naturligvis kun relevant, hvis du ikke allerede har sat C5 op, eller når du opretter et nyt regnskab. Selv om du allerede har sat C5 op, kan du alligevel afvikle wizards for at se, om du har fået det hele med i opsætningen og kan evt. rette de steder det er nødvendigt. Wizarden kan afvikles, uanset om du har indlæst standardregnskabet, der følger med C5 og vælges ved installationen, eller ej. Når du aktiverer en Wizard, bliver du guidet gennem nogle punkter, ét skridt ad gangen. Det foregår således, at der først kommer en kort forklaring, om det du skal gøre, og straks derefter får du mulighed for at foretage netop den funktion, du lige har fået forklaring om inden du går videre med næste punkt. Der findes forskellige Wizards i C5: Kom nemt i gang Opsætning af debitormodulet Opsætning af kreditormodulet Opsætning af lagermodulet Registrering af åbningsbalancen Likviditetsberegning Budgetberegning Opsætning af printere Opsætning af lønmodulet. Beskrivelse af de forskellige Wizards Nedenfor redegøres kort, for nogle af de punkter du bliver guidet igennem. Kom nemt i gang Denne wizard guider dig igennem minimums opsætning af C5, så du efterfølgende kan komme i gang med at bruge systemet. Den behandler følgende områder; Firmaoplysninger, kontoplan, finansperioder, momskoder, parametre, systemkonti, valutakoder og kassekladder. Opsætning af debitormodulet Wizarden guider dig igennem opsætningen af debitormodulet. Den behandler; Debitorgrupper, betalingsbetingelser, leveringsmetoder, rentesatser, kasserabatter, parametre og debitorer. 61

62 Opsætning af kreditormodulet Wizarden guider dig igennem opsætningen af kreditormodulet. Den behandler følgende; Kreditorgrupper, betalingsbetingelser, leveringsmetoder, kasserabatter, parametre og kreditorer. Opsætning af lagermodulet Wizarden guider dig her igennem opsætning af lagermodulet. Den behandler følgende; Varegrupper, enheder, parametre og lagerkartoteket. Registrering af åbningsbalance Denne wizard guider dig igennem indtastning af åbningsbalancen, når du skal starte med C5. Den behandler; Regnskabsperioder, kassekladde, åbningsbalance på debitorer og kreditorer, åbning af lageret, dannelse af primo poster og afslutter med, at du skal kontrollere balancen. Når du har gennemgået en af de ovenstående wizards, vil du automatisk gå videre med den næste wizard i rækken. Forlader du wizards, inden du har været alle punkter igennem, vil wizarden gøre dig opmærksom på hvilke punkter du har været igennem. Hvordan bruger man Wizards Start en Wizard For at aktiverer wizards, skal du taste ALT+W og en dialogboks, med de mulige wizards, åbnes. Du skal så markere den wizard du gerne vil gennemgå og vælge OK eller F3. 62

63 Følg trinene i Wizarden Når man har startet en Wizard, følger man trinene i Wizarden således: Åbn I titellinjen kan du, i parentesen, se hvilket emne der er tale om. I dette tilfælde er det Firmaoplysninger. Vælger du Åbn-knappen vil C5 gå direkte til firmakartoteket, hvor du kan indtaste dine firmaoplysninger. Har du indtastet firmaoplysninger, skal du godkende med F3 og du vil automatisk komme tilbage til wizarden. Næste Ved at vælge Næste vil wizarden gå videre til næste punkt. Det er ikke nødvendigt at vælge Åbn i alle trinene i Wizarden. Har man f.eks. allerede udfyldt firmaoplysningerne i Firmakartoteket, kan man blot vælge Næste uden at vælge Åbn først. Forrige Er du kommet for langt eller har glemt at indtaste oplysninger, kan du altid vælge Forrige og komme til et af de tidligere skærmbilleder og så derfra vælge Åbn og indtaste de relevante oplysninger. Wizards kan køres igennem flere gange alt efter behovet. Afbryd en Wizard Du kan altid afbryde Wizards vha. ESC-tasten eller i højre hjørne af Wizard-skærmbilledet. NB! Wizards kan startes og afbrydes lige så ofte som man har behov for det. 63

64 Huskeliste: Wizards Funktion Fremgangsmåde Tast Wizard Start Wizards ved at vælge Hjælp/Wizards Markér en Wizard og vælg knappen OK. Brug knapperne Næste, Forrige og Åbn til at navigere rundt i wizarden. Afbryd wizarden ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne af skærmbilledet med Wizarden. ALT+W ESC 64

65 10. Appendix C5 genveje og opstartsparametre Formål Formålet med lektionen er at lære deltagerne hvorledes der kan oprettes en genvej til at starte C5 med, og ligeledes introducere begrebet opstartsparametre. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: Oprette en genvej til C5 Og kende til: Nogle af de oftest anvendte opstartsparametre Start C5 Sådan startes C5 C5 kan startes på flere forskellige måder: Via Start/Programmer/Microsoft Dynamics C5/Microsoft Dynamics C Ved at dobbeltklikke med venstre musetast på C5-ikonet (genvejen) på dit skrivebord Genvej til C5 vha. Start-menuen Hvis ikke du i forvejen har en genvej til C5 på dit skrivebord, kan du selv oprette én på følgende måder: Vælg Start/Programmer/Microsoft Dynamics C5 Markér Microsoft Dynamics C (tryk én gang med venstre musetast) Hold højre musetast nede, mens du trækker musen ud på skrivebordet. Giv slip på musetasten og vælg Kopiér hertil Genvej til C5 via skrivebordet Klik én gang med højre musetast på skrivebordet Vælg Ny/Genvej Vælg Gennemse og placeringen af din installation vælges: Vælg knappen Næste Indtast et sigende navn for genvejen og vælg knappen Udfør Du har nu lavet din egen genvej på skrivebordet, som kan benyttes til at starte C5 ved at dobbeltklikke på den med venstre musetast. 65

66 Opstartsparametre Eksempler på opstartsparametre -u betyder user (bruger) og ved at skrive u efterfulgt af Supervisor ved C5, at det er Supervisor der logger på. Angives udelukkende u vil C5 spørge om det er User eller Administrator som man skal logges på som. Som standard logger man altid på C5 som den bruger man også er logget på Windows med. -f Betyder firma (regnskab) og ved at skrive f efterfulgt af f.eks. dmo startes C5 automatisk op i demoregnskabet. Det er unødvendigt at angive fdat idet C5, som standard, altid starter op i datregnskabet med mindre andet er angivet. Opstartsparameter på genvejen Når ikonet er på skrivebordet, kan det være praktisk at anvende en opstartsparameter. Dette gøres således: Højre klik med musen på dit ikon Vælg Egenskaber Vælg Genvej-fanen. På stien klikker du dig ind efter det sidste tegn og tilføjer et mellemrum og skriver f.eks. fdmo, hvorved denne genvej altid vil starte C5 med demo-regnskabet åbent 66

67 Huskeliste: Genveje og opstartsparametre Funktion Fremgangsmåde Tast Opret genvej Vælg Start/Programmer/Microsoft Dynamics C5/Microsoft Dynamics C Hold højre musetast nede og træk musen ud på skrivebordet. Gik slip på musetasten og vælg Kopiér hertil. -u -u betyder user (bruger) Klik med højre museknap på ikonet der starter C5 Vælg Egenskaber Vælg Genvej-fanen Efter stien skrives f.eks. usupervisor. NB! Husk et mellemrum inden du skriver -usupervisor -f -f betyder firma (regnskab) Klik med højre museknap på ikonet der starter C5 Vælg Egenskaber Vælg Genvej-fanen Efter stien og eventuelt andre parametre, skrives f.eks. fdmo NB! Husk et mellemrum inden du skriver fdmo 67

68 Opgaver: Genveje og opstartsparametre Opgave 1: Opret genvej til C5 Kontrollere at du har en genvej til C5. Hvis ikke skal du oprette én. Kontrollér at genvejen virker Opgave 2: Opret regnskab Opret et nyt regnskab i C5. Dette gøres ved at vælge Generelt/Tilpasning/Vedligeholdelse/ Database/Opret regnskabet. Regnskabet skal have forkortelsen KUR (kursus) og firmanavnet bestemmer du selv. Der skal oprettes grunddata. Vælg OK til evt. dialogbokse der bliver vist. Luk C5 eren igen når regnskabet er oprettet. Opgave 3: Opstartsparametre Angiv opstartsparametrene fkur på genvejen fra opgave 1. Dette gøres ved at højre klikke på genvejen og vælge Egenskaber og skrive opstartsparameteren efter stinavnet (husk mellemrum efter stinavnet). Kontrollér at genvejen stadig virker, samt at C5 automatisk starter op i KUR-regnskabet. 68

69 11. Appendix Genvejstaster Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes. Emner I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5. Værktøjslinjen I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5. Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der i naturligvis også mulighed for, at benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til hvilke genvejstaster i listen nedenfor. Generelle genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F1 ALT+H MELLEMRUMS- TASTEN ALT+N CTRL+ALT+F6 CTRL+F9 SHIFT+F5 ALT+I ALT+F4 ALT+W CTRL+T D ALT+C CTRL+ J Åbn den interne hjælp Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt Afmærk ja/nej felter Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen højre side) Åbn notatfelter Redigér det aktuelle skærmbillede Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede Kopier Indsæt Afslut C5 Start Wizards Systemdato og tid Indsætter dagsdato i dato-felter Kopiér informationer fra feltet ovenfor f.eks. i kassekladder Overfør data til Excel i 69

70 Navigation i C5 Tast Beskrivelse Knap CTRL+TAB CTRL+SHIFT+TAB ALT+F8 ALT+F7 F8 F7 PgUp (page up) PgDn (page down) CTRL+F8 CTRL+F7 SHIFT+F8 SHIFT+F7 ENTER og TAB SHIFT+TAB PIL venstre og højre CTRL+ALT+F4 CTRL+F10 Næste faneblad (modul) Forrige faneblad (modul) Næste faneblad (kartoteker) Forrige faneblad (kartoteker) Næste post eller linje Forrige post eller linje Næste sides poster/linjer Forrige sides poster/linjer Sidste post eller linje Første post eller linje Hop til næste blok på skærmbilledet Hop til forrige blok på skærmbilledet Næste felt Forrige felt Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur Hop til hovedkartotek Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig Vedligeholdelse af stamdata Tast Beskrivelse Knap F2 SHIFT+F2 ALT+F9 F3 CTRL+F2 ALT+D eller DELETE BACKSPACE ALT+U ALT+Q ALT+C Opret ny post, linje eller afgrænsning Opret en ny post som kopi af den valgte Slet post, linje eller afgrænsning Godkend og luk aktuelt skærmbillede Opdatér post eller linje Slet indholdet i et felt Slet tegn til venstre i et felt Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold) Fortryd sidste handling og luk skærmbillede Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje 70

71 Søgning og filtrering af poster Tast Beskrivelse Knap F4 SHIFT+F4 SHIFT+ALT+F4 ALT+F5 F2 ALT+F9 ALT+L Find post Filtrer poster Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne Fritekstsøgning i kartoteker Indsæt afgrænsningsfelt Slet afgrænsningsfelt Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet for et fra og et til afgrænsningsfelt) Øvrige genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F5 CTRL+L CTRL+Q CTRL+W CTRL+U CTRL+N Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster Lommeregner Vis billede Sæt præsentationsvaluta Udskrifter - spoolfil Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor 71

72 NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under Opsætning/Taster og værktøjslinje: I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på værktøjslinjen. 72