C5 Light - introduktionskursus til C5

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 version 2012 C5 Light - introduktionskursus til C5 Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning C5 s opbygning og navigation... 6 Hovedmenuer... 6 Moduler... 8 Menupunkter... 9 Menulinjen Værktøjsbjælken Sidepanelet Navigation i skærmbilleder Regnskaber Huskeliste: C5 s opbygning Opgaver: C5s Opbygning Hjælpen Hjælpen Søg efter hjælp om et specifikt emne Tekst i statuslinjen Huskeliste: Hjælpen Opgaver: Hjælpen Nødvendig opsætning før ibrugtagning Regnskabsperioder Momskoder Systemkonti Bilagsserier Parametre (Finans og Bogføring) Nøgletalskonti Tid og dato Øvrig opsætning Huskeliste: Finans opsætning Opgaver: Nødvendig opsætning før ibrugtagning Oprettelse af poster Valg af oplysninger Standard kunder, leverandører og varenumre Rettelse af data

3 Huskeliste: Oprettelse af poster Opgaver: Oprettelse af poster Skærmbilleder Flyt felter Slet eller tilføj felter Ændre skærmbilledets størrelse Opsætning af felt Gem/slet ændringer Opgaver: Skærmbilleder Introduktion til bogføring Kassekladder Huskeliste: Introduktion til bogføring Opgaver: Introduktion til bogføring Fakturering Simpel faktura Faktura Fakturerings forløb Ordrehovedet Fakturalinjer Bogføring af faktura Kreditnotaer Huskeliste: Fakturering Opgaver: Fakturering Udskrifter i C Udskrivning af standardrapporter Afgrænsning af udskrifter Sortering af data på udskrifter Ændring af formatet på en udskrift Subtotaler Udskriftssted og brugerprintere Huskeliste: Udskrifter Opgaver: Udskrifter Appendix - Wizard Beskrivelse af de forskellige Wizards

4 Hvordan bruger man Wizards Huskeliste: Wizards Appendix C5 genveje og opstartsparametre Start C Opstartsparametre Huskeliste: Genveje og opstartsparametre Opgaver: Genveje og opstartsparametre Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Light. Kurset er berammet til 1 dage. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til nye C5 og C5 Light brugere. Forudsætninger Kendskab til Windows og generel brug af Pc er er nødvendigt for at få et optimalt udbytte af kurset. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring. Formål Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de mest basale funktioner og arbejdsprocesser i C5. Emner Efter dette kursus skal deltagerne: Kende til C5 s opbygning Kunne navigere rundt i C5 Kende de mest brugte genvejstaster og knapper på værktøjslinjen Kende til Hjælpen i C5 Kunne oprette regnskabsperioder Kunne oprette finanskonti, debitorer, kreditorer og varenumre Kende til muligheden for at ændre på skærmbilleder Kunne foretage indtastning og bogføring af simple bilag Kunne bogføre og udskrive enkle fakturaer og kreditnotaer Kende til mulighederne for at udskrive rapporter i C5. Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 5

6 1. C5 s opbygning og navigation Formål Formålet med denne lektion er, at give et generelt overblik over, hvad C5 kan og hvordan det er bygget op. Efter denne lektion bør du have en forståelse for, hvorledes C5 s menu struktur er og hvorledes du bevæger dig rundt i C5. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Hovedmenuer Moduler og menupunkter Sidepanelet Menulinjen Knappanelet / lokalmenuen Værktøjsbjælken Funktionstaster Hovedmenuer Når C5 startes vises en hovedmenu. Det er muligt, at vælge mellem tre forskellige hovedmenuer. Valg af hovedmenu Hovedmenuen kan skiftes på følgende måde: Luk hovedmenuen der vises nu, ved at klikke på at taste ESC På værktøjslinjen vælges Opsætning/System standard et i højre øverste hjørne af menuen eller ved I punktet Hovedmenu vises som vælges hvilken hovedmenu, der ønskes at anvende Afslut med F3 Alt efter hvilken menu, kan har valgt, kan én af disse knapper nu vælges på værktøjslinjen, hvis den valgte hovedmenu ikke vises automatisk: 6

7 Navigationsmenuen Navigationsmenuen er den hovedmenu, der vises som standard ved installation af C5. Navigationsmenuen minder om menuen i MS Outlook. Navigation i navigationsmenuen Hvert modul vises på bjælkerne nederst. Man kan vælge et modul, ved at klikke på én af bjælkerne med musen. Man kan også vælge modulet, ved at benytte tasterne Ctrl+Tab/Ctrl+Shift+Tab til at markere et modul, og så taste ENTER for at vælge modulet. Man kan også benytte genvejene Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3 osv. Med Ctrl+1 vælges Finansmodulet, med Ctrl+2 vælges Debitormodulet osv. Når et modul vælges, vises modulets menupunkter øverst i hovedmenuen. For at vælge et menupunkt, klikkes med musen på + (plus) ud for menupunktet eller der dobbeltklikkes på menupunktets navn. Når et menupunkt er åbent, vises et - (minus) ud for menupunktet og underpunkterne til dette menupunkt vises. Et menupunkt lukkes igen ved at klikke med musen på (minus). Man åbner, lukker og vælger underpunkterne på samme vis. Ved hjælp af piletasterne (pil ned) og (pil op) er det muligt at navigere op og ned i menupunkterne uden brug af musen for derefter at vælge menupunktet med ENTER. Et menupunkt åbnes med (pil til højre) og lukkes med (pil til venstre). Træmenuen Træmenuen ser således ud. Navigation i træmenuen Hvert modul vises på fanerne i venstre side. Når man vælger et faneblad vises menupunkter og underpunkter til dette modul. Der navigeres mellem moduler, menupunkter og underpunkter på samme vis, som beskrevet under navigationsmenuen. Dog kan genvejene Ctrl+1 osv. ikke benyttes i træmenuen. 7

8 Gittermenuen Gittermenuen er formet som et gitter, hvorfra alle punkter vælges med tasten ENTER Navigation i gittermenuen Vandret i gittermenuen vises de forskellige moduler. Lodret vises valgmulighederne til det enkelte modul (svarende til træmenuens menupunkter). Ved at dobbeltklikke på et felt i gittermenuen vælges samtidig et modul og et menupunkt. Når et felt vælges vises underpunkterne på en liste. Ved hjælp af piletasterne på tastaturet er det muligt, at navigere rundt i gittermenuen uden brug af musen. Et felt kan åbnes ved at vælge ENTER. Underpunkterne vælges ved at dobbeltklikke på det ønskede underpunkt. Alternativt kan man taste Enter for at vælge underpunktet. I nogle tilfælde er der yderligere valgmuligheder under det enkelte underpunkt. Dette ses ved at der til højre for underpunktet vises en (pil). Ved hjælp af piletasterne (pil ned) og (pil op) er det muligt at navigere op og ned i underpunkterne uden brug af musen. Et menupunkt åbnes med ENTER. Indeholder feltet kun ét underpunkt, åbnes skærmbilledet til dette underpunkt automatisk. Moduler I C5 er økonomistyringsopgaverne fordelt på 10 moduler. Dette giver den enkelte virksomhed mulighed for at vælge, hvor meget af programmet, der skal anvendes; altså hvilken funktionalitet der ønskes. Der er en dybtgående integration mellem de forskellige moduler. Det betyder, at hvad der registreres i et modul, f.eks. fakturaopdatering i debitor-modulet, kan opdateres i andre moduler automatisk og oplysninger kan søges på tværs af modulerne. Modulerne findes i fanebladene på hovedmenuen, som vises som en træstruktur-menu. C5 er bygget op som en træstruktur-menu og minder om MS Windows stifinder. Modulerne findes som sagt i fanebladene og hvert faneblad repræsenterer et modul. Under hvert modul er der menupunkter, som man vælger afhængigt af, hvilken arbejdsopgave man skal i gang med. Finansmodulet Finansmodulet er uden tvivl det centrale modul i programmet, idet det er her alle regnskabsinformationer samles. Al økonomisk aktivitet, der registreres i C5 s øvrige moduler afspejles i C5 s Finansmodul. Af arbejdsopgaver i Finansmodulet kan nævnes indtastning i finanskassekladden, oprettelse og vedligeholdelse af kontoplanen, udskrift af posteringslister og balancer. 8

9 Debitor- og Kreditormodulerne Kunder og leverandører skal også styres, og det er dette Debitor- og Kreditor-modulerne er beregnet til. Hvem er vore kunder, hvad skylder de os, hvad har de købt af os, er nogle af de informationer der opdateres i Debitormodulet. Ligeledes kan man i Kreditormodulet opdatere stamdata om kreditorerne, hvad der er skyldigt pr. kreditor, om vi kan udnytte kasserabatter med mere. I Debitorog Kreditormodulerne er det muligt at opdatere og bogføre fakturaer. Lagermodulet I virksomheder, der ønsker lagerstyring, er Lagermodulet lige så vigtigt, idet det er i dette modul, der holdes styr på alle varer, varebeholdninger og lagerværdien. Alle af- og tilgange registreres og muliggør beholdningsstyring med mere. Lagerreguleringer kan bogføres og opdateres i lagerkladden. Ordre- og Indkøbsmodulerne Fakturaopdatering sker også fra disse moduler. Men, i Ordre- og Indkøbsmodulerne kan der opnås endnu mere kontrol med status på leveringer ind og ud af huset. Ordremodulet muliggør bl.a. stående ordrer, registrering af følgeseddelleverancer, del-leverancer, restordrestyring og massefaktureringer. Indkøbsmodulet indeholder samme funktionalitet bare med modsat fortegn selvfølgelig. Projektmodulet Projektmodulet, er et stærkt redskab til styring af projekter. Projektmodulet giver flere muligheder for oplysninger på projekters omkostninger og indtægter, lige såvel som periodeafgrænsning af projekter kan automatiseres til en vis grad. Ehandel Det ottende modul, ehandel, åbner mulighed for at udbyde firmaet på internettet og derigennem forestå al eller noget af firmaets handel. Lønmodulet Lønmodulet, som er nyt fra version 3.0, giver mulighed for beregning af løn til den enkelte medarbejder, samt en række øvrige kørsler som f.eks. feriepengeberegning og fratrædelse. Endvidere gives der også mulighed for indberetning til diverse myndigheder f.eks. told og skat. Genereltmodulet Genereltmodulet indeholder en lang række stamdata vedrørende din virksomhed. Så som hvilke medarbejdere er der i virksomheden, hvilke afdelinger osv. Desuden findes f.eks. postnummerkartoteket i dette modul. Herudover indeholder Genereltmodulet forskellige opsætnings- og tilpasningspunkter, Rapportgenerator, samt Udviklingsmenuen, som giver mange muligheder for tilretninger til eget behov. Menupunkter Hvert modul har menupunkter, der afspejler bestemte arbejdsopgaver. Dagligt Under Dagligt, foretages daglige rutiner relateret til arbejdsopgaverne i modulerne, såsom arbejde med kassekladde i Finansmodulet. Kartotek Under Kartotek, vedligeholdes de stamdata, der skal bruges i C5. Det være sig finanskontoplanen, debitorkartoteket eller medarbejderkartoteket. 9

10 Periodisk Under Periodisk, foretages periodiske rutiner, dvs. lejlighedsvis efterberegning af data i C5, ændring af kontonummer, dannelse af primo poster og lignende rutiner. Rapporter Under Rapporter, udskrives rapporter med de data der er opdateret i C5. Tilpasning Endelig er der Tilpasning, hvor C5 kan/skal tilpasses inden det tages i brug, men som herefter kun sjældent tages i brug. Menulinjen Øverst i dialogboksen vil du altid, i Windows versionen, se en generel menulinje. Her findes menuer såsom C5, Værktøjer og Kommando. Nogle menuer er fremhævede, medens andre står med udviskede skrifttyper. De menuer, der er fremhævede kan vælges, hvorimod de andre er inaktive dette sted i programmet. Denne generelle menulinje minder meget om den du sikkert kender fra andre Windows baserede programmer. Klik på menupunktet og en menu dukker frem med en række undermenuer. Hvis man ikke vil bruge musen, kan denne menulinje fanges ved at trykke Alt+en række bogstaver. Hver menu og undermenu har et bogstav, der er understreget. Hvis man trykker Alt efterfulgt af det understregede bogstav vælges denne menu. Ydermere kan man i underpunkterne, i de fleste af menuerne, se genvejstasten til højre for teksten i underpunkterne. Værktøjsbjælken Når man vælger et underpunkt til træstruktur-menuen fremkommer der flere knapper lige under den generelle menulinje. Dette kaldes værktøjsbjælken. Ved at holde musemarkøren over en værktøjsknap, uden at trykke, vises der en kort forklaring til denne knap. Disse knapper kan bruges i stedet for at taste en funktionstast i C5. Omvendt behøver du ikke at bruge knapperne, hvis du hellere vil bruge tastaturet eller den generelle menulinje. Beskrivelse af udvalgte knapper på værktøjsbjælken Bladre På værktøjslinjen findes der følgende knapper til at bladre med: Forrige/næste post Forrige/næste sides poster Første/sidste post Forrige/næste faneblad 10

11 Oprette, slette og kopiere Følgende knapper bruges til oprettelse, sletning og kopiering af felter, linjer og poster i kartotekerne: Opret Slet Kopiér Genvejstaster Bagerst i dette kursusmateriale er et appendix, hvori de oftest anvendte genveje i C5 er beskrevet. Sidepanelet I højre side af skærmbilledet i C5 ses et sidepanel. I den øverste del af sidepanelet er der links til nogle af de oftest anvendte funktioner i C5. I den midterste del af sidepanelet kan der søges efter dokumenter i C5 s dokumentstyringsarkiv (som standard er dokumentstyringsarkivet lig med undermappen DocMgmt i C5 s datamappe). I den nederste del af sidepanelet er der links til forskellige hjemmesider. Opsætning vedr. sidepanelet Sidepanelet gør brug af to filer ved navn Default.html og Links.html. Disse to filer findes pr. sprog, og er som standard placeret under f.eks. C:\ProgramData\Microsoft Dynamics C Data\Country i undermapperne DK, IS og UK. Hvis linkene på sidepanelet ikke vises, kan dette skyldes en manglende eller fejlagtig angivelse af stien til ovennævnte to filer. Denne sti oplyses i C5 under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation på fanen Opsætning i feltet Sti til filer. Hvis sidepanelet er blevet lukket ved en fejl, kan det genåbnes ved at vælge Generelt/Dagligt/Sidepanel. 11

12 Navigation i skærmbilleder Uanset hvilken hovedmenu der benyttes, navigeres der på samme vis i skærmbillederne der vises, når menupunkterne vælges. De forskellige skærmbilleder i C5 består ofte at forskellige faneblade, linjer, en masse felter og nogle knapper m.m. Faneblade Fanebladene vælges ved at klikke på dem med musen eller ved at benytte Alt+F7 (forrige fane) og Alt+F8 (næste fane). Linjer En linje i C5 består oftest af en masse felter, der tilsammen danner information om én bestemt post. Vær opmærksom på, at oplysningerne i de felter der er angivet i bunden af skærmbilledet, relaterer sig til den linje, man har valgt øverst i skærmbilledet. Knapper I hvert skærmbillede er der mulighed for at vælge nogle knapper i højre side af skærmbilledet. Det er ikke muligt at vælge de knapper, der er nedtonet. Knapperne vælges ved at klikke på dem med musen, eller ved at vælge Alt+ det bogstav der er understreget i knappens navn. F.eks. tastes Alt+P for at vælge knappen Posteringer i skærmbilledet ovenfor. Felter Det er muligt at hoppe fra felt til felt vha. Tabulator-tasten eller Enter. I de felter, hvor der eksisterer valgmuligheder, vises en lille pil ( eller ) til højre i feltet, og det er muligt vha. Alt+H, at se en liste over valgmulighederne. En valgmulighed vælges ved at klikke på listen, eller ved at markere et valg på listen og taste Enter. I felter hvor knappen mellemrums-tasten. vises, er det ligeledes muligt at skifte mellem valgmulighederne ved at bruge 12

13 I nogle felter, er det ligeledes muligt at højre-klikke med musen, hvorefter der f.eks. kan vælges Klip, Kopier, Indsæt og Hop til hovedkartotek. NB! Vær opmærksom på, at oplysningerne i de felter der er angivet i bunden af skærmbilledet, relaterer sig til den linje, man har valgt øverst i skærmbilledet. Når markøren er placeret i et felt, vil der i nederste venstre hjørne i C5 skærmbilledet ofte blive vist en lille hjælpetekst, der forklarer hvilken information feltet bør indeholde. Regnskaber I C5 findes der som standard altid 2 regnskaber: DAT Standardregnskabet, hvor virksomhedens regnskab føres. DMO Demo-regnskabet som du kan bruge til at øve dig i. Alt hvad du foretager dig i demo-regnskabet, vil ikke få indvirkning på standardregnskabet. Mange gange er det en god ide at afprøve funktioner i DMO-regnskabet, før man endeligt registrer sine data i DAT-regnskabet. Hvis du ønsker at dit demo-regnskab ligner dit rigtige regnskab, DAT-regnskabet, kan DATregnskabet kopieres over i DMO-regnskabet. Man skifter mellem DAT- og DMO-regnskaberne i hovedmenuen ved at vælge C5/skift regnskab eller ved at vælge menupunktet Generelt/Dagligt/ Skift regnskab. Begge steder listes, hvilke regnskaber der kan vælges imellem. I titellinjen vil stå skrevet, hvilket regnskab man arbejder i. Har man tilkøbt modulet Flere regnskaber, kan man oprette og skifte mellem et ubegrænset antal af regnskaber. 13

14 Huskeliste: C5 s opbygning Funktion Fremgangsmåde Tast Lukke et vindue Skift hovedmenu Skift regnskab At bladre Listehjælp Åbn sidepanel Kan gøres på 4 forskellige måder: (På værktøjslinjen) (I øverste højre hjørne af vinduet) Vælg Opsætning/System standard og vælg en hovedmenu i feltet Hovedmenu vises som Vælg C5 i menulinjen og vælg undermenu Skift regnskab eller vælg modulet Generelt og vælg undermenu Dagligt/Skift regnskab. Du vil herunder se de regnskaber, du har til rådighed i C5. Vælg det relevante regnskab med musen eller piletaster og tast ENTER. Man kan bladre tilbage og frem mellem poster. Eller én hel skærmside af gangen. Man kan bladre frem til første eller sidste post. Bladre mellem fanebladene. Står man i et felt med én af følgende to knapper, aktiveres en liste over de eksisterende muligheder. Med -knappen kan man bladre mellem de aktuelle muligheder. Vælg Generelt/Dagligt/Sidepanel F3 ESC Shift+F12 F7/F8 pg up/pg dn CTRL+F7/ CTRL+F8 ALT+F8 (næste) ALT+F7 (forrige) ALT+H Mellemrumstasten 14

15 Opgaver: C5s Opbygning Opgave 1: Skift regnskab Kan man se i skærmbilledet, hvilket regnskab man er i? Skift regnskab til Demoregnskabet (DMO), såfremt dette regnskab ikke allerede er valgt. Opgave 2: Firmaoplysninger Hvor i C5 indtastes firmaoplysninger? Ændr firmanavnet i demoregnskabet. Dvs. indtast dine egne firmaoplysninger eller find selv på et firmanavn. Opgave 3: Valg af hovedmenu Hvor vælges der mellem de forskellige hovedmenuer i C5? Vælg den hovedmenu du ønsker at benytte på dette kursus. 15

16 2. Hjælpen Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne et indblik i, hvorledes Hjælpen i C5 benyttes. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: Søge og slå op i Hjælpen i C5 Hjælpen I C5 kan du få hjælp overalt i programmet. Der findes flere forskellige måder, man kan få hjælp på. Eksempelvis kan man få hjælp til at udfylde felter eller hjælp til funktioner. Der tastes F1, klik på knappen med spørgsmålstegn eller vælge menupunkt Hjælp for at fremkalde den interne manual. Den interne manual slår automatisk op på den side i Hjælpen, programmet tror, vil være relevant for en. Står man f.eks. i Debitor/Kartotek/Debitor vil man automatisk få vist hjælpeteksten til netop dette menupunkt. Figur 1: Eksempel på hjælpefunktion De med blå markerede tekster kan der klikkes på for at få mere information. Hjælpeteksterne kan også udskrives ved at vælge knappen Udskriv på værktøjslinjen i Hjælpen. 16

17 Søg efter hjælp om et specifikt emne Når der slås op i den interne manual på fanen Indhold, findes der mulighed for at søge videre ved hjælp af fanen Søg. Sådan søger man i hjælpen Søgeteksten indtastes og knappen Vis emner vælges Marker det ønskede emne på listen over søgeresultater, og vælg knappen Vis Emnet vises i højre side af skærmbillede. NB! Der kan søges på flere ord samtidig ved hjælpe af AND, OR, NEAR og NOT. Disse kan også vælges ved hjælp af den lille knap med pilen til højre for søge-feltet. AND betyder og, OR betyder eller, NEAR betyder tæt på, NOT betyder ikke. Hvis man f.eks. taster Opsætning NEAR renter, så foreslår Hjælpen at brugeren læser afsnittet Rentesatser. Tekst i statuslinjen Når man står i et felt, vises der en kort hjælpetekst i nederste venstre hjørne af dialogboksen. Hjælpeteksten består af en forklaring/beskrivelse af feltet og/eller en beskrivelse af valgmuligheder i feltet. Der vises også en hjælpetekst, når man står på et undermenupunkt fra menulinjen. Ligeledes vises en hjælpetekst, hvis man peger med musemarkøren på en af knapperne under værktøjslinjen. 17

18 Huskeliste: Hjælpen Funktion Fremgangsmåde Tast Åbn hjælpen Søg Hjælpetekst til felter Hjælpen i C5 kan åbnes både fra hovedmenuen samt fra forskellige skærmbilleder. I Hjælpen er der mulighed for at søge. Klik på fanen Søg Når man står i et felt, er der til alle felter en kort hjælpetekst til netop det felt man står i. Denne hjælpetekst vises nederst til venstre i statuslinjen. F1 eller 18

19 Opgaver: Hjælpen Opgave 1: Find genvejstast I C5 kan dataene fra det aktuelle skærmbillede overføres til MS Excel. Men hvilken genvejstast er det man bruger hertil? (Find svaret ved hjælp af Hjælpen i C5). TIP! Søg efter Excel AND Genvejstast. 19

20 3. Nødvendig opsætning før ibrugtagning Formål Formålet med lektionen er, at give kursisten et overblik over den nødvendige opsætning før ibrugtagning af C5. Hermed menes primært opsætning af Finansmodulet, men også den øvrige opsætning der bør foretages, før Finansmodulet kan benyttes optimalt. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: Oprette regnskabsperioder Oprette momskoder Angive systemkonti Angive/ændre bilagsserier Og kende til: Finansparametre Nøgletalskonti Systemdatoen Generel opsætning vedr. visning af datoer og beløb Regnskabsperioder For at kunne bogføre i C5, skal der være oprettet regnskabsperioder for regnskabsåret. I C5 kan der oprettes valgfrit antal regnskabsår. Man opretter og vedligeholder regnskabsår via Finans/Tilpasning/Perioder. C5 arbejder med et år opdelt i 14 perioder. Første periode er en Primo periode. Bagefter følger de almindelige måneder. Endelig er der en Ultimo periode. På næste side er skitseret hvorledes regnskabsåret er opdelt. Et regnskabsår kan være op til 18 måneder langt. Lovgivningsmæssigt er der regler for længden af regnskabsår. Forhør dig evt. hos din revisor, hvis du er i tvivl. Man opretter et nyt regnskabsår via Nyt år-knappen ved at indtaste startdato og slutdato for året. Det er muligt, at slette en periode igen ved hjælp af Slet-knappen. Det man sletter er udelukkende perioden, man sletter ikke de posteringer, der har været i perioden. Det er også muligt, at indsætte perioder i et regnskabsår hvis man f.eks. omlægger sit regnskabsår, skal det være muligt at omrokere på ultimo- og primo perioder ved hjælp af Slet og Indsætknapperne. Herved kan 2 regnskabsår à 12 måneder, for eksempel omlægges til ét regnskabsår, et på 18 måneder og ét på 6 måneder. 20

21 I tabellen ses en oversigt over de forskellige regnskabsperioder: Regnskabs år Periode Status Indeholder oplysninger om DEC Åben Postering pr. konto i måneden. ULTIMO Spærret Ultimo saldo pr. konto = Primo saldo plus postering i løbet af året PRIMO Lukket Primo saldo = Ultimo saldo overført fra forrige regnskabsår. JAN Åben Postering pr. konto i måneden. FEB Åben Postering pr. konto i måneden. NOV Åben Postering pr. konto i måneden. DEC Åben Postering pr. konto i måneden. ULTIMO Spærret Ultimo saldo pr. konto = Primo saldo plus postering i løbet af året PRIMO Lukket Primo saldo = Ultimo saldo overført fra forrige regnskabsår. JAN Åben Postering pr. konto i måneden. Periodeafgrænsning Der kan foretages periodespærring, dvs. måneder kan spærres for posteringer. Så længe en periodes status er Spærret, kan man på ingen måde postere i denne periode. Ligeledes kan man lukke en periode for posteringer. Hvis man lukker en periode, kan man ikke åbne perioden igen. Pas derfor på med at lukke en periode. Sammenhæng mellem perioder og kontoplanens faneblad, Statistik Vær opmærksom på, at efter oprettelse/ændring af perioder skal kørslen Efterberegn perioder, via Finans/Periodisk, afvikles for det nye regnskabsår (gælder også efter oprettelse af kontoplanen). Denne kørsel forbinder kontoplanens Statistik-fanen med det nye regnskabsår og viser hvor meget, der er posteret pr. måned på den givne konto. Momskoder Under indtastning af bilag vil programmet anvende dine momskoder for at beregne momsen. Der kan oprettes så mange momskoder som ønsket. Der skal angives en kode, en forklarende tekst, der vises på fakturaer, satsen, (som er beregningsprocenten) og et kontonummer til bogføring. Hvis der anvendes konti til EU køb, skal disse kontonumre angives ved momskoderne for EU indg. og EU udg. % Fri bruges til angivelse af procentdel, der ikke skal afløftes moms af, f.eks. repræsentationsmoms hvor der ikke afløftes moms af 75% af momsbeløbet. I Forfald-feltet angives hvor ofte momsen afregnes. Der kan vælges mellem Måned, Kvartal eller År. 21

22 Opret momskoder Momskoder oprettes under Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder. Klik på den næste tomme linje eller tast F2. Indtast en kode, en beskrivelse, satsen og et kontonummer. Nedenfor ses eksempler på de oftest benyttede momskoder. Feltet Modkonto benyttes kun i forbindelse med EU momskoder. Feltet % Fri benyttes eksempelvis i forbindelse med repræsentationsmoms som vist ovenfor. Afslut skærmbilledet med F3 for at godkende. Systemkonti Hvad sker der, hvis der ved en fejltagelse indtastes et beløb uden et kontonummer? Hvor vil dette blive bogført? Hvor bogføres kursdifferencer, og hvordan skal der holdes styr på sådanne? I C5 anvendes der nogle systemkonti, som programmet anvender til sådanne informationer. Ved oprettelse af et nyt regnskab dannes der automatisk et antal systemkontonavne, men kontonumrene skal angives manuelt. Systemkontiene oplyses under Finans/Tilpasning/Systemkonti. Som minimum skal der oplyses et kontonummer ud for systemkontiene: Fejlkonto, Øredifference og Årets resultat. Det er vigtigt at angive de rigtige kontonumre, hvis programmet skal kunne fungere korrekt. NB! Sørg for at kontonummeret til systemkontoen Fejlkonto kun anvendes som fejlkonto. Derved er det nemmere at se, om der har været bogført på fejlkontoen. Er dette sket, er der mangler i opsætningen af C5. 22

23 Bilagsserier Under Finans/Tilpasning/Bilagsserier vedligeholdes alle de bilagsserier, som ikke har med indtastningskladderne at gøre, f.eks. fakturanummer, transaktionsnummer og ordrenummer. Der kan angives minimum og maksimums grænser. I Bilag-feltet angives hvilket nummer serien skal begynde med. Hvis man f.eks. gerne vil fortsætte med en eksisterende nummerserie på sine fakturaer, når C5 tages i brug, defineres denne nummerserie under Finans/Tilpasning/Bilagsserie ud fro bilagsserien Faktura I Bilag-feltet angives det næste fakturanummer, der skal bruges, og dette felt opdateres så automatisk hver kan en faktura bogføres. Parametre (Finans og Bogføring) Mange har forskellige ønsker mht. indtastningsprocedurer og hvordan bogføringen skal styres. Derfor er der mulighed for at vælge imellem forskellige opsætninger i C5. Disse valg kontrolleres af parametre. I Finansmodulet er disse parametre delt op i to grupper, nemlig finansparametre og bogføringsparametre. De fleste parametre er Ja/Nej valg (en afmærkning betyder Ja). Finansparametre Under finansparametrene kan man f.eks. vælge om posttypen for posteringslinjerne i kassekladden automatisk skal skifte til faktura, når man enten debiterer en debitor eller krediterer en kreditor. Er dette tilfældet, skal man sige ja til (afmærke) parametrene Salgsfaktura posttype og Købsfaktura posttype, ellers skal man manuelt vælge posttypen faktura i kassekladden. Afmærkningen fås ved at dobbeltklikke på feltet, eller ved at stille markøren på feltet og trykke på mellemrumstasten. Alle parametre er beskrevet i den interne manual. Vælg f.eks. Finans/Tilpasning/Parametre/Finansparametre og tast F1 for at åbne hjælpen på siden der beskriver finansparametrene. 23

24 Bogføringsparametre Et eksempel på funktionen af én af ovennævnte parametre kunne være Tvungen åbenpost. Hvis der er svaret ja til denne parametre, kan der ikke bogføres indbetalinger i kassekladderne, uden at der er foretaget en udligning dvs. uden at man har markeret hvilken faktura det er der betales. Import/eksport af parameteropsætning Der er mulighed for at importere og eksportere parameteropsætningen i C5. Dette er en fordel, hvis det f.eks. er en forhandler eller en revisor, som sætter parametrene op for dig. Derudover kan det give dig bedre support, da man hurtigt kan se opsætningen af C5. Parametrene eksporteres og/eller importeres via Generelt/Tilpasning/Parameter Import/Eksport. Ydermere kan man udskrive en rapport af parameteropsætningen. Udskriften foretages via Generelt/ Rapporter/Parameterstatus og er derved nem at udskrive og/eller sende til den aktuelle modtager. Nøgletalskonti For at give overblik over den økonomiske temperatur i virksomheden, kan man analysere nogle forskellige nøgletal. Til det formål er der som standard en rapport, som kan samle og udregne et stort antal relevante nøgletal. Nøgletalsrapporten udskrives via Finans/Rapporter/Periodisk/Nøgletalsrapport. Hvis man har foretaget ændringer i kontoplanen, eller har valgt ikke at bruge standardregnskabet, skal der angives hvilke konti som skal indgå i nøgletalsberegningen. De finanskonti, som danner udgangspunkt for beregningen af nøgletallene defineres under Finans/Tilpasning/Nøgletalskonti. For beregning af de forskellige nøgletal henvises til den interne manual, hvor samtlige beregninger forefindes. 24