Udbudsmateriale Vikarservice til Ældreplejen m.v.

Transkript

1 U d v i k l i n g s a f d e l i n g e n Udbudsmateriale Vikarservice til Ældreplejen m.v. Marts

2 Indholdsfortegnelse 1. Tilbudsbetingelser Udbudsform og omfang Tilbudsfrist Afleveringsadresse Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Vedståelsesfrist for tilbud Tro- og loveerklæring Generelt om tilbudsmaterialet Forbehold Udvælgelseskriterier Alternative tilbud Tildelingskriterier Meddelelse om resultatet Udbudsmaterialet Kontakt mellem Morsø Kommune og leverandør Telefontræffetid Responstid ved bestilling Implementering af og opfølgning på aftale Handelsmæssige betingelser Aftaleperioden Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Fakturering Statistik Overdragelse Misligholdelse og øvrige betingelser Tvistigheder Kontrakt...10 Bilag 1 Kodeks for godt medarbejderskab i Morsø Kommune...11 Bilag 2 Erklæring om gæld til det offentlige...12 Bilag 3 - Skat, miljøbeskyttelse og sikkerhed på arbejdspladsen

3 1. Tilbudsbetingelser 1.1 Udbudsform og omfang Opgaven udbydes efter reglene i lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligtstøttede kontrakter (Tilbudsloven) 15a 15b samt reglerne i EU Udbudsdirektivet (Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Da der er tale om en bilag IIB ydelse, følger udbuddet dog ikke alle direktivets regler og formalia. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle interesserede såvel private som offentlige leverandører kan afgive tilbud på opgaven. Udbudsmaterialet kan rekvireres ved henvendelse til Udviklingsafdelingen, Jernbanevej 7, 7900 Nykøbing Mors. Kontaktperson er Anne Sieg, tlf , mail: asi@morsoe.dk. Udbudet omfatter hjemmeplejen og plejecentre i Morsø Kommune. Morsø Kommune anvender vikarservice for ca.1 mio. kr. pr år. Morsø Kommune forpligter sig ikke til at aftage vikarservice for ovenstående beløb, da behovet for vikarer til en hver tid afhænger af kommunens egen mulighed for at dække vagter. Udbuddet omfatter 4 faggrupper af plejepersonale til ældresektoren. Den porcentvise fordeling af anvendelse af vikartimer fra vikarbureau har i 2009 været: Social- og sundhedsassistenter: 33 % Social- og sundhedshjælpere: 61 % Sygehjælpere: 4 % Sygeplejersker : 2 % Ca. halvdelen af vikartimerne har været dagvagter på hverdage, mens den øvrige halvdel har været aften-/nattevagter, weekend og helligdagsvagter. Vikarydelserne drejer sig primært om afløsning af en eller nogle få dages varighed. Det vil være sjældent forekommende at en vikarydelse skal vare mere end 14 dages afløsning. 1.2 Tilbudsfrist Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være Morsø Kommune i hænde senest den 14. april 2010, kl Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af indkomne tilbud. 1.3 Afleveringsadresse Tilbud med tilhørende bilag skal fremsendes elektronisk på til asi@morsoe.dk. 3

4 Tilbudsarket, bilag 4 skal returneres i excel-format. 1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal rettes pr. til Anne Sieg, Indkøbsfunktionen, asi@morsoe.dk. Såfremt tilbudsgiver har spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles senest den 6. april 2010, kl pr. mail til asi@morsoe.dk. Såvel spørgsmål som svar vil senest den 9. april 2010 i anonymiseret form blive sendt til samtlige tilbudsgivere, som har fået udleveret udbudsmaterialet. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Morsø Kommune. Morsø Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgiverens tilbud, som angår tilbudsgiverens fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Morsø Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Morsø Kommune vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Det er et krav fra Morsø Kommune, at tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 1.5 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud minimum til den 31. juli Tro- og loveerklæring I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud returnere bilag 2,Tro- og loveerklæring i udfyldt stand. Morsø Kommune må som ordregiver ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet den nævnte Tro- og loveerklæring. 4

5 1.7 Generelt om tilbudsmaterialet Tilbudet samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbudet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Det afleverede tilbudsmateriale med samtlige tilhørende bilag, betragtes som Morsø Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret. Tilbud skal belyse alle forhold vedrørende samtlige krav, ønsker og bestemmelser opstillet i udbudsmaterialet. Tilbudet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som nærværende udbudsmateriale. Vedlagte bilag 2,Tro- og loveerklæring, bilag 3, Erklæring om overholdelse af gældende forpligtigelser, og bilag4, Tilbudspriser skal fremsendes sammen med tilbudet i udfyldt stand. 1.8 Forbehold Tilbudsgivers forbehold Forbeholdet skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal angive det relevante punkt i udbudsmaterialet samt begrundelse for forbeholdet. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor mindste krav i kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor forkastet af Morsø Kommune. Grundlæggende udbudsbetingelser Selv om der ikke er tale om forbehold overfor mindste krav i udbudsmaterialet, må tilbudsgiver ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Morsø Kommune indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikkekonditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden. Kapitalisering af forbehold Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Morsø Kommune, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor. Såfremt Morsø Kommune ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, er Morsø Kommune forpligtet til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. 5

6 Bagatelagtige forbehold Bagatelagtige forbehold, som ikke kan kapitaliseres, vil blive vurderet kvalitativt under de relevante evalueringskriterier, de måtte vedrøre Morsø Kommunes forbehold Opmærksomheden henledes på, at de i dette materiale angivne oplysninger om estimeret forbrug udelukkende skal opfattes som vejledende. Morsø Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger (besluttet ved lov), som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Morsø Kommune forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud. Morsø Kommune forbeholder sig ret til at frabede sig enkelte vikarer hos den valgte leverandør, f.eks. hvis vedkommende er afskediget fra Morsø Kommune på grund af vedkommendes forhold. 1.9 Udvælgelseskriterier Til brug for Morsø Kommunes vurdering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kvalifikationer skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation: 1. En redegørelse for tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af organisation, mv. 2. Kopi af tilbudsgivers seneste revisionspåtegnede årsregnskab, herunder opgørelse over aktiver og passiver (balancen). Ved koncernforhold/konsortier skal der fremsendes årsregnskaber for det selskab, der byder på kontrakten. 3. En erklæring om virksomhedens samlede omsætning og dens omsætning i forbindelse med de opgaver, som tilbudet omhandler. 4. Erklæring om eller dokumentation for erhvervsansvarsforsikring. 5. Tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet som Bilag Erklæring om at alle regler overholdes, bilag 3. Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbudet kan afvises som ugyldigt Alternative tilbud Som udgangspunkt er der ikke mulighed for at afgive alternative tilbud Tildelingskriterier Ordren vil blive givet til den tilbudsgiver, som ud fra en helhedsbetragtning afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet tildelingskriterierne er: 1. Pris (50%) 2. Leveringssikkerhed (størrelse af vikarnetværk) (20%) 6

7 3. Kvalificeret personale (15%), herunder personlige egenskaber og evne/vilje til at arbejde i overensstemmelse med Morsø Kommunes kodeks for godt medarbejderskab, vedlagt som bilag Lokalkendskab (5%) 5. Bestillings-/afbestillingsvilkår (5%) 6. Fleksibilitet med hensyn til længden af vagter (5%) Kriterierne er opstillet i prioriteret rækkefølge og vægtet. Uddybning af kravene til de enkelte kriterier: 1. Pris vil blive vurderet ud fra de oplyste priser i bilag 4, jf. afsnit 3.2 samt prisregulering, jf. afsnit Leveringssikkerheden. Tilbudsgiver bedes beskrive den under normale omstændigheder mulige leveringssikkerhed baseret på den volumen som tilbydes Morsø Kommune. Tilbudsgiver kan supplere beskrivelsen med anførsel af, hvor stor leveringssikkerheden er/har været ved tilsvarende opgaver. 3. Kvalificeret personale. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan de rekrutterer personale, herunder kompetenceafdækning. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan de sikrer vikarernes kompetenceanvendelse og hvordan der sikres kompetenceudvikling, herunder om der gives tilbud om faglig og personlig udvikling med henblik på at tilpasse de faglige og personlige kvalifikationer til en stadig øget kompleksitet i den kommunale ældrepleje. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan vikarerne identificerer sig over for kommunens borgere og personale. 4. Lokalkendskab. Tilbudsgiver bedes redegøre for hvordan det sikres at vikarerne har et rimeligt kendskab til de lokale forhold. 5. Bestillings-/afbestillingsvilkår. Tilbudsgiver bedes beskrive bestillings- og afbestillingsvilkår. 6. Længden af vagter. Tilbudsgiver bedes oplyse henholdsvis min. og max. for længden af vagter Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Morsø Kommune og den valgte tilbudsgiver Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsmateriale 15. marts Bilag 1: Kodeks for godt medarbejderskab i Morsø Kommune 7

8 Bilag 2: Tro og love erklæring (skal udfyldes og returneres) Bilag 3: Oplysning om sikkerhed og arbejdsvilkår (skal udfyldes og returneres) Bilag 4: Tilbudspriser (skal udfyldes og returneres) 2. Kontakt mellem Morsø Kommune og leverandør 2.1 Telefontræffetid Tilbudsgiver bedes redegøre for Morsø Kommunes mulighed for telefonisk træffetid 2.2 Responstid ved bestilling Tilbudsgiver bedes redegøre for retningslinier for responstid ved bestilling af: Akutte vagter Bestilling af dagvagt samme morgen Bestilling af dagvagt til næste dag Bestilling af aftenvagt samme dags morgen Bestilling af nattevagt samme dags morgen Ved bestilling af vagter 3 dage før vagtstart Ved bestilling af længerevarende vikariater (mere end 14 dage) 2.3 Implementering af og opfølgning på aftale Før indgåelse af endelig kontrakt med leverandør ønsker Morsø Kommune, at der afholdes et møde mellem leverandør og potentielle bestillere af vikarer fra Morsø Kommune. Mødet forventes afholdt i 26. april 2010 kl Derefter forventes det, at der afholdes et årligt møde med evaluering af aftalen og samarbejdet. 3. Handelsmæssige betingelser 3.1 Aftaleperioden Kontrakten forudsættes indgået for en periode af 2 år i tidsrummet 15. maj maj 2012, med mulighed for forlængelse i op til 24 måneder fra den 15. maj De første 6 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode, i hvilken Morsø Kommune er berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 1 måned. 3.2 Priser Priserne skal indeholde alle omkostninger ved kommunens brug af vikar, herunder at udgift til beklædning og fodtøj samt forsikring er Morsø Kommune uvedkommende. Prisen skal være gældende i mindst 12 måneder fra kontraktens indgåelse, jf. afsnit 3.3 Prisregulering. 8

9 Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 4 med aktuelle priser for normaltimer og for tillæg på forskellige tidspunkter. Inddelingen af de efterspurgte tillæg svarer til opbygningen i KL s overenskomster med henholdsvis Dansk Sygeplejeråd og FOA. Alle priser skal oplyses i danske kroner ex. moms. 3.3 Prisregulering De tilbudte priser skal som minimum være gældende for 12 måneder fra kontraktperiodens begyndelse. Prisregulering kan maksimalt forekomme 1 gang årligt, og tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes prisen vil blive reguleret. 3.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er løbende måned + 30 dage efter modtagelse af korrekt faktura. 3.5 Fakturering Der faktureres elektronisk direkte til bestillende enhed. Faktura skal indeholde informationer om bestillende institution/afdeling, EAN-nummeret (oplyses af Morsø Kommune ved aftalestart), leverede produkter samt priser. 3.6 Statistik Statistik skal fremsendes 1 gang årligt efter anmodning. Der skal være muligt yderligere at få fremsendt en statistik hvert halve år efter behov. Statistikkerne skal leveres på elektronisk læsbart medie kompatibelt med Microsoft Excel. 3.7 Overdragelse Tilbudsgiver kan ikke uden Morsø Kommunes skriftlige samtykke overdrage kontrakten til tredjemand. Tilbudsgiver kan ikke uden Morsø Kommunes skriftlige samtykke overdrage sine tilgodehavender hos Morsø Kommune til tredjemand. 3.8 Misligholdelse og øvrige betingelser I tilfælde af en leverandørs misligholdelse af en kontrakt forbeholder ordregiver sig ret til med øjeblikkelig virkning at kunne ophæve denne, hvorved leverandøren kan holdes ansvarlig for tab, en sådan ophævelse medfører for Morsø Kommune. Hvis tilbudsgiver i en længere periode ikke kan leve op til den beskrevne leveringssikkerhed vil det blive betragtet som misligholdelse, hvorved Morsø Kommune har ret til at ophæve aftalen øjeblikkeligt. 9

10 Tilbudsgivers generelle salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse ved indgåelse af kontrakt. 3.9 Tvistigheder Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med kontrakten indbringes for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værneting er Retten i Holstebro Kontrakt Ved indgåelse af kontrakt med den valgte leverandør udarbejdes denne af Morsø Kommune, Indkøbsfunktionen. Som udgangspunkt for indgåelse af kontrakt er, det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag samt den valgte leverandørs samlede tilbudsmateriale. Udarbejdelse af kontrakt vil således primært vedrøre en sammenskrivning af det samlede udbudsmateriale og det valgte tilbud. Begge parter underskriver kontrakten. 10

11 Bilag 1 Kodeks for godt medarbejderskab i Morsø Kommune Kodeks for godt medarbejderskab indeholder følgende 9 anbefalinger: Jeg afklarer opgaver og ansvar med min daglige leder Jeg er ansvarlig overfor fastlagte politiske og administrative beslutninger Jeg er lydhør over for borgere og samarbejdsparter Jeg bidrager til at skabe sammenhæng og helhed i organisationen Jeg har fokus på effektivitet, kvalitet og resultater Jeg er innovativ og ser muligheder i opgaveløsningerne Jeg er opmærksom på mine pligter og rettigheder Jeg udviser professionel og personlig integritet Jeg bidrager til et godt arbejdsmiljø 11

12 Bilag 2 Erklæring om gæld til det offentlige ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift 12

13 Bilag 3 - Skat, miljøbeskyttelse og sikkerhed på arbejdspladsen. Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter Told- og Skattestyrelsen Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Via hjemmesiden Internetadresse (URL): Postnummer: 2100 Telefon: Fax: Land: Danmark Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K mst@mst.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 1401 Telefon: Land: Danmark Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår Arbejdstilsynet Adresse: Postboks 1228 By: København C at@at.dk Internetadresse (URL): Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Postnummer: 0900 Telefon: Fax: Land: Danmark Det tilkendegives hermed, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dato og virksomhedens underskrift 13