Statsforvaltningens brev af 12. juli 2012 til en kommune. Vedrørende kommunens sagsnr

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 12. juli 2012 til en kommune T I L S Y N E T Vedrørende kommunens sagsnr M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K Dette er en opfølgning på statsforvaltningens udtalelse af 20. december 2011 i sagen om Varde Kommune og del e- gation af myndighedskompetence. Perioden 1. januar 2007 til 20. oktober 2010 Det fremgår af statsforvaltningens udtalelse af 20. d e- cember 2011, at Varde Kommune som udgangspunkt vil have pligt til at genoptag e de sager, hvor Hjælpemidde l- centralen har meddelt helt eller delvist afslag, og som i k- ke er påklaget til Det Sociale Nævn. Statsforvaltningen oplyste samtidig, at genoptagelse sku l- le ske af egen drift, medmindre det vil være faktisk um u- ligt eller dog sær deles vanskeligt og overordentligt re s- sourcekrævende af finde frem til de relevante sager. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Varde Kommune har pligt til af egen drift at genoptage de sager, hvor Hjælpemiddelcentralen har meddelt helt eller delvist afslag. Kommunens oplysninger om det administrative merarbe j- de ved at finde frem til de relevante sager er efter stat s- forvaltningens opfattelse ikke ensbetydende med, at det vil være faktisk umuligt eller dog særdeles vanskeligt og overordentligt ressourcekrævende at finde frem til de r e- levante sager. S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V A A B E N R A A J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : S B S O E D I R E K T E T E L E F O N : T E L E F O N : T E L E F A X : E A N - N R SE- N R t i l s y n s y s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : Statsforvaltningen lægger vægt på, at der er tale om en af afgrænset sagsgruppe, og det er således ikke vanskeligt at finde frem til de relevante sager, om end det vil tage noget tid.

2 Varde Kommune bedes derfor oplyse, hvad den agter at foretage i den anledning. Perioden 20. oktober 2010 til 1. januar 2012 Statsforvaltningen forstår kommunens oplysninger sål e- des, at kommunen har forholdt sig kritisk til sagens o p- lysninger, og har foretaget en afvejning a f modsatrettede hensyn og en selvstændig prøvelse. På den baggrund er det statsforvaltningens opfattelse, at kommunen har påtaget sig sit myndighedsansvar. Selvom Varde Kommune i denne periode ulovligt havde delegeret myndighedskompetence til Hjælpemidde lcentralen for så vidt angår de sager, hvor der er blevet meddelt bevilling, har statsforvaltningen ikke bemærkninger til, at disse sager ikke bliver genoptaget. Perioden 1. januar 2012 og fremefter Det er statsforvaltningens opfattelse, at Varde Kommune, som arbejdsproceduren er beskrevet i notat af 12. januar 2012, påtager sig sit myndighedsansvar, og en sagsb e- handling i overensstemmelse med notatet af 12. januar 2012 indebærer således ikke en delegation af myndi g- hedskompetence. Her følger en ge nnemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Statsforvaltningen har den 20. december 2011 udtalt fø l- gende om Varde Kommune og delegation af myndighed s- kompetence: Perioden 1. januar 2007 t il 20. oktober 2010 Det er stat sforvaltningens opfattelse, at det ikke har v æ- ret i overensstemmelse med lovgivningen, at Varde Kommune har overladt det til Hjælpemiddelcentralen at forest å såvel sagsbehandlingen som myndighedsudøve l- sen, herunder t ræffe a fgørelser som foretage genvurd e- ring på vegne af Varde Kommune. Varde Kommune har herved i st rid med lovgivningen d e- legeret myndighedskompetence. Varde Komm une har derfor som udgangspunkt, se n e- den for, pligt til at genoptage behandlingen af de sager, S I D E 2

3 hvor Hjælpemiddelcent ralen har givet afslag på det a n- søgte, og som ikke er påklaget til Det Sociale Nævn. Kommunen anmodes om at oplyse, hvad den agter at f o- retage sig i den anledning. Perioden 20. oktober 2010 og fremefter Statsforvaltningen lægger t il gru nd, at det er Varde Kommunes opfattelse, at den nye aftale med Hjælp e- middelcentralen ikke indebærer overladelse af myndi g- hedskompetence til H jælpemiddelcentralen. Statsforvaltningen har noteret sig, at Hjælpemiddelce n- tralen indstiller til kommunen, om det ansøgte kan bevilges eller ej, at kommunen giver tilbagemelding t il Hjælpemiddelcent ralen herom, således at Hjælpemidde l- centralen giver beskeden videre til borgeren, hvis det ansøgte bevilges, og at kommunen selv udfærdiger et (helt eller delvist) afslag. Statsforvaltningen kan ikke udelukke, at tilrettelægge l- sen af H jælpemiddelcentralens sagsforberedende arbe j- de indebærer delegation af myndighedskompetence, uanset om der meddeles bevilling eller ej. Statsforvaltningen har hæftet sig ved, at Hjælpemidde l- centralens sagsforberedende arbejde indeholder en in d- stilling til komm unen om sagens resultat. Det er i den sammenhæn g uden betydning om der in d- stilles til bevilling eller til helt eller delvist afslag. Som sagen foreligger oplyst, lægger stat sforvaltnin gen til grund, at al sagsbehandling, indtil sagen ligger klar til afgørelse, foretages af Hjælpemiddelcentralen. Der foreligger derimod ikke entydige præcise oplysni n- ger om, hvorledes kommunen forholder sig til sagerne, når de modtages i kom munen. Hvis kommunen ikke i forbindelse med modtagelse af sagens oplysninger fr a Hjælpemiddelcentralen påtager sig sit myndighedsansvar og herunder forholder sig kr i- tisk til sagens oplysninger, foretager afvejningen af modsatrettede hensyn og foretager en selvst ændig prøvelse, vil det ikke vær e åben bart, at sagsforberedelsen fra Hjælpemiddelcentralen er uden indflydelse på fo r- valtningsprocessen og forvaltningsaktens indhold. S I D E 3

4 I så fald vil der være t ale om delegation af myndighed s- kompetence fra kommunen til Hjælpem idde lcentralen, og dette vil være i st rid m ed lovgivningen. Kommunen bedes derfor indsende nærmere oplysninger om, hvorledes komm unen har tilrettelagt sin sagsbehan d- ling af de omhandlede sager, når den modtager fra s a- gerne fra Hjælpemiddelcentralen, til brug for stat sforvaltningens vurdering af, om kommunen har varetaget sit myndighedsansvar. Statsforvaltningen har derudover noteret sig komm unens oplysning om, at der for tiden pågår et arbejde med at udfærdige ny aft ale med H jælpemiddelcent ralen. Kommunen bedes derfor oplyse om resultat et af dette arbejde til brug for st atsforvaltningens vurdering af, om komm unen frem adrettet varetager sit myndighedsa n- svar. Varde Kommune har den 4. juni 2012 oplyst følgende: På baggrund af udtalelse fra Tilsynet ved Stat sforvaltningen Syddanm ark d. 20. december 2011 frem sender Varde Komm une hermed svar på tilsynets spørgsmål om, hvilke tiltag kommunen har gjort i anledning af sagen om sam arbejdet med Hjælpemiddelcent ralen i Esbjerg i sager om optiske synshjælpemidler. Vi skal gøre opm ærksom på, at Varde Kommunes svar er på vegne af alle de involverede kommuner i samarbejdet : Vejen, Billund og Fanø Kommuner. 1. Perioden fra 1. januar 2007 til 20. oktober 2010 Tilsynet anmoder Varde Kommune om at oplyse, hvad vi agter at foretage med hensyn til genoptagelse af de s a- ger, hvor ansøger har fået helt eller delvist afslag på o p- tiske synshjælpemidler fra Hjælpem iddelcentralen, og som ikke er påklaget til Det sociale Nævn. Borgerens retssikkerhed har ikke v æret forringet Varde Komm une og de andre kommuner vurderer, at borgerens retssikkerhed ikke har været forringet ved, at myndighedsopgaven i sager om optiske synshjælpemi d- ler har været uddelegeret til hjælpemiddelcentralen. Hjælpemiddelcent ralen er en institution under Esbjerg komm une, og derfor har sagsbehandlingen fulgt de a l- mindelige forvaltningsretlige regler og god forvaltning s- skik. Alle afgørelser har været forsynet med en klageve j- S I D E 4

5 ledning til Det Sociale Nævn, hvorfor borgerens retssi k- kerhed har været i orden. De berørte borgere har således ikke fået en ringere sagsbehandling eller retssikkerhed af, at det var Hjæ l- pemiddelcentralen i Esbjerg, der behandlede sagerne. Genoptagelse af egen drift er forbundet med store a d- ministrative v anskeligheder Varde Kommune og de øvrig e kommuner vurderer, at genoptagelse af egen drift vil volde st ørre administrative vanskeligheder, idet det vil være meget ressourcekr æ- vende at gennemgå sagerne for at finde frem til de s a- ger, hvor der er givet helt eller delvist afslag og derefter behandle sagerne på ny. Hjælpemiddelcent ralen har i den pågældende periode behandlet ca sager om året om optiske synshjæ l- pemidler for de involverede komm uner. Det drejer sig derfor om knap 4000 sager, der skal gennemgås m an u- elt. I Varde Kommunes tilfælde d rejer det sig om ca. 200 sager om året. Hjælpemiddelcentralen vurderer, at de skal bruge timer alene på at finde sagerne frem. De vurderer også, at langt de fleste sager er delv i- se afslag på at bruge mere en 1000 kr. på et brillestel. Da der er tale om et meget stort antal sager, og da langt de fleste borgere alene har fået delvist afslag på at br u- ge mere end 1000 kr. på et brillestel, vurderer vi, at det er meget store administrative vanskeligheder forbundet med genoptagelse af egen drift. Dette s kal særligt ses i forhold til, at de forvaltningsretlige regler for sagsb e- handling har været iagttaget, og at der har været muli g- hed for at klage til Det Sociale Nævn. 2. Perioden fra 20. oktober 2010 til 20. december 2011 Tilsynet anmoder om oplysninger om, hvordan Varde Kommune har tilrettelagt sagsbehandlingen af sagerne om optiske synshjælpemidler i perioden fra Det Sociale Nævns afgørelse den 20. oktober Som beskrevet i det fremsendt bilag om procedure for samarbejde mellem Hjælpemiddelcentralen og Esbjerg, Vejen, Billund, Fanø og Varde Kommuner blev sagerne delt på i to typer for sikre flow og mindst mulig ressou r- ceforbrug i sagerne. I sager, hvor der ikke var behov for en skriftlig afgørelse til borgeren, traf H jælpemiddelcent ralen afgørelsen o g S I D E 5

6 gav borgeren m undtlig besked. Det har således alene v æ- ret rene bevillinger, der har været om fatt et af denne procedure. I sager, hvor der var behov for en skriftlig afgørelse pga. helt eller delvist afslag, foretog Hjælpemiddelcentralen en udredning og lavede på baggrund heraf en sagsfre m- stilling. Fremstillingen blev herefter sendt til kommunen, der foretog myndighedsudøvelsen med behandling af s a- gen og udarbejdelse af afgørelse me d klagevejledning, hvorefter en klage skulle sendes til kommunen. Hjælp e- middelcentralen bistod med faglig vejledning, hvis der var behov for dette. I t ilfælde af fastholdelse af afgøre l- sen blev genvurderingen udarbejdet af kommunen og sendt t il vurdering i Det Sociale Nævn. 3. Perioden januar 2012 og fremefter Varde Kommune og de andre kommuner har indgået en ny aft ale om samarbejdet i hjælpemiddelsager, herunder sager om optiske synshjælpemidler gældende fra januar En kopi af den nugældende aft ale er vedlagt i kopi. I den nye sam arbejdsaftale er det præciseret, at det alene er sagens udredning og sagsfremst illing, der for e- tages af H jælpemiddelcentralen. Myndighedsudøvelsen skal foretages af den enkelte borgers hjemkommune. Kommunerne skal således i hver enkelt sag forholde sig til sagens oplysninger og foretage en selvst ændig pr ø- velse af berettigelse t il det ansøgte hjælpemiddel. Det er præciseret, at der skal foret age en selvstændig pr ø- velse i hver enkelt sag, herunder skal sagsbehandlerne kont rollere, at de fornødne oplysninger for at kunne træffe en afg ørelse foreligger, forholde sig kritisk til s a- gens oplysninger og foretage en afvejning af modsatre t- tede hensyn m v. i vurderingen af, om den pågældende borger er berett iget til det ansøgte. Den gælden de aft ale er udarbejdet under iagttagelse af den samarbejdsaft ale, der foreligger mellem CRS og fl e- re fynske kommuner, herunder Odense Kommune. Følgende fremgår af notat af 12. januar 2012: Samarbejde i hj ælpemiddelsager Håndtering af ansøgninger om h jælpemidler, hvor Hjæ l- pemiddelcentralen, Esbjerg Komm une foret ager udre d- ning for Billund, Fanø, Varde og Vejen Komm uner. S I D E 6

7 Udredning af forhold, som er relev ante for borgerens ansøgning om et hjælpemiddel Nedenst ående udredning og procedure skal sikre, at det alene er sagens udredning, som foregår på Hjælpemi d- delcentralen, og at m yndighedsudøvelsen foregår i komm unen. Kommunerne skal kritisk kunne forholde sig til sagens oplysninger og foretage en selvst ændig prøve l- se. En udredning af forholdene, som er relevante for borgerens ansøgning om et hjælpemiddel, har til formål a t samle de indhentede data og fremstille dem, så komm u- nen kan t ræffe afgørelse. U dredningen indeholder oply s- ninger om : Hvem ansøger. Diagnose, prognose og funktionsnedsættelsens varighed. Beskrivelse af funkt ionsnedsættelsen. Hvad søges der om : Hvilke hjælpemidler og/eller forbrugsgoder? Beskrivelse af borgerens behov, der ligger til grund for ansøgningen og beskrivelse af hvilke aktiviteter, det ansøgt e hjælpemiddel skal bruges til. Beskrivelse af hvordan borgeren klarer aktiviteten nu, og hvorfor borgeren søger nu. (For at komm u- nen kan tage stilling til kompensationsprinci p- pet). Beskrivelse af, hvad borgeren forventes at kunne komme til med det ansøgte og i hvilket om fang. (For at komm une kan tage stilling til væsentli g- heden: I hvilken grad hjælpemidlet eller fo r- brugsg odet kan forventes at afhjælpe de varige følger af funktionsnedsættelsen og lette den da g- lige tilværelse). Beskrivelse af m ulige valg af hjælpemi d- del/forbrugsgode. ( For at kommunen kan tage stilling til, hvilket produkt der er bedst egnet og billigst). Procedure Borger henvender sig til Hjælpemiddelcentralen (HMC). H MC foretager udredning som beskrevet ovenfor. H MC giver den relevante rådgivning og undervi s- ning i kompensatoriske strategier undervejs i fo r- løbet. H MC sender en udredning af forholdene, som er relevant for borgerens ansøgning om et hjælp e- S I D E 7

8 middel, til kommunen. Det sker i alle sager. Un d- tagen reparat ionssager. Kommunen træffer en afgørelse. Kommunen medde ler afgørelsen til borgeren i s a- ger med helt eller delvist afslag, samt hvis der er behov for en skriftlig bevilling. Kommunen meddeler afgørelserne til Hjælpemi d- delcentralen. H MC meddeler afgørelsen til borgeren, i sager med fuldt medhold, hvor der ikke e r behov for en skriftlig bevilling, og hvor H MC skal udlevere hjælpemidlet. H MC sørger for udlevering af hjælpemidlet og r e- gist rering i lagerstyringssystemet. H MC foret ager nødvendig inst rukt ion eller unde r- visning i brug af hjælpemidlet. Forhold af mere p raktisk karakter Ovenstående procedure og udredning følges. For at kunne foret age en udredning er H MC ofte nødt til at afprøve et eller flere hjælpem idler. I mange sager vil det kunne foregå således: H vis det i udredningen er relevant med en afprøvning, og der er tale om hjælpemidler fr a lager, prøver borgeren hjælp e- midlet og beholder det til afprøvning, mens komm unen træffer afgørelse. Dett e er for at gøre sagsgangen så e n- kelt som m ulig. Hvis borgeren søger et hjælpemiddel, og det ikke er r e- levant med en afprøvning inden en afgørelse, eller et hjælpemiddel ikke uden nyindkøb er tilgængelig for en afprøvning, sendes sagen til kommunen t il afgørelse i n- den en afprøvning. Den e ndelige afgørelse vil ofte være afhængig af en efterfølgende afprøvning. For at det bliver så enkelt som m uligt for den komm un a- le sagsbehandler, bliver alle udredninger skrevet i sa m- me skabelon. H MC kan komme til møder i kommunerne 2-3 gange i måneden for at gennemgå skabelonerne eller kan kontaktes løbende via mail eller telefon. Ordningen starter fra januar 2012 og evalueres ved 2. følgegruppemøde i Statsforvaltningens udtalelse: S I D E 8

9 For så vidt angår statsforvaltningens kompetence og det retlige grundlag henvises til udtalelsen af 20. december Perioden 1. januar 2007 t il 20. oktober 2010: Det fremgår af statsforvaltningens udtalelse af 20. d e- cember 2011, at Varde Kommune som udgangspunkt vil have pligt til at genoptage de sager, hvor Hjælpemidde l- centralen har meddelt helt eller delvist afslag, og som i k- ke er påklaget til Det Sociale Nævn. Statsforvaltningen oplyste samtidig, at genoptagelse sku l- le ske af egen drift, medmindre det vil være faktisk um u- ligt eller dog særdeles vanskeligt og overordentligt re s- sourcekrævende af finde frem til de relevante sager. Statsforvaltningen har noteret sig kommunens oplysninger om, at Hjælpemiddelcentralen i den pågældende periode har behandlet ca sager om optiske hjælpemidler i perioden vedrørende borgere i Billund, Fanø, Vejen og Varde Kommuner, og at Hjælpemiddelcentralen sk al anvende ca timer på at gennemgå sagerne manuelt for at finde frem til de relevante sager. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig kommunens oplysninger, om at det formentligt drejer sig om ca. 200 sager pr. år for Varde Kommune, og at en genoptagelse af egen drift således er forbundet med store administrative vanskeligheder. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Varde Kommune har pligt til af egen drift at genoptage de sager, hvor Hjælpemiddelcentralen har meddelt helt eller delvist afslag. Kommunens oplysninger om det administrative merarbe j- de ved at finde frem til de relevante sager er efter stat s- forvaltningens opfattelse ikke ensbetydende med, at det vil være faktisk umuligt eller dog særdeles vanskeligt og overordentligt ressourcekrævende at finde frem til de r e- levante sager. Statsforvaltningen lægger vægt på, at der er tale om en af afgrænset sagsgruppe, og det er således ikke vanskeligt at finde frem til de relevante sager, om end det vil tage noget tid. Kommunens bemærkninger om, at borgerens retssikke r- hed ikke har været forringet, fordi Hjælpemiddelcentr a- len, som en del af Esbjerg Kommune, har behandlet s a- gerne i overensstemmelse med de almindelige forval t- S I D E 9

10 ningsretlige regler og god forvaltningsskik, og at afslag ene for en stor dels vedkommende vedrører delvise afslag på brillestel over kr., ændrer ikke statsforvaltningens opfattelse. Statsforvaltningen lægger vægt på, at Hjælpemiddelce n- tralen ikke kan træffe afgørelser på Varde Kommunes ve g- ne, og at Varde Kommu nes aftale med Hjælpemiddelce n- tralen om at træffe afgørelse i sager om optiske hjælp e- midler på kommunens vegne således er udtryk for en klar ulovlighed, også uanset hvad der er søgt om, og dermed givet helt eller delvist afslag på. Som det fremgår af stat sforvaltningens udtalelse af 20. december 2011, vil der være en pligt til genoptagelse af egen drift, såfremt forvaltningens tidligere retsanvendelse er udtryk for en klar ulovlighed. Varde Kommune bedes derfor oplyse, hvad den agter at foretage i den anledning. Perioden 20. oktober 2010 til 1. januar 2012 Som det fremgik af udtalelsen af 20. december 2011, a n- modede statsforvaltningen Varde Kommune om at oplyse, hvorledes kommunen sagsbehandlede de sager, hvor Hjælpemiddelcentralen ikke traf afgørelse o m bevilling. Varde Kommune har præciserende oplyst, at Hjælpemi d- delcentralen foretog en udredning og på den baggrund l a- vede en sagsfremstilling. Sagsfremstillingen blev herefter sendt til kommunen, der foretog myndighedsudøvelsen med behandling af sagen o g udarbejdelse af afgørelse med klagevejledning. I tilfælde af klage, genvurderede kommunen sagen. Isoleret set indebærer Hjælpemiddelcentralens udredning og sagsfremstilling, at Hjælpemiddelcentralen har vurd e- ret, hvilke oplysninger der skulle indhentes. Dette kan efter statsforvaltningens opfattelse - ikke uden andre ho l- depunkter ikke antages at være åbenbart uden indfl y- delse på forvaltningsprocessen og forvaltningsaktens in d- hold. Statsforvaltningen forstår kommunens oplysninger sål e- des, at kommunen efter modtagelse af udredningen og sagsfremstillingen har forholdt sig kritisk til sagens o p- lysninger, og har foretaget en afvejning af modsatrettede hensyn og en selvstændig prøvelse. På denne baggrund er det statsforvaltningens opfattelse, at kommunen har påtaget sig sit myndighedsansvar. S I D E 10

11 Selvom Varde Kommune i denne periode ulovligt havde d e- legeret myndighedskompetence til Hjælpemiddelcentralen for så vidt angår de sager, hvor der er blevet meddelt b e- villing, har statsforvaltningen ikke bemærkninger t il, at disse sager ikke bliver genoptaget. Begrundelsen er, at genoptagelse af en sag, hvor der er meddelt en begunstigende forvaltningsakt normalt er et dybere indgreb over for adressaten, som typisk har in d- rettet sig på og disponeret i tillid til den be gunstigende forvaltningsakt. Perioden 1. januar 2012 og fremefter: Som statsforvaltningen forstår notatet af 12. januar 2012 om proceduren for samarbejdet mellem Varde Kommune og Hjælpemiddelcentralen, foretager Hjælpemiddelcentr a- len det sagsforberedende arbejde, der består i afdækning af de faktiske forhold. Udredningen skal således indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at kommunen kan tage stilling til kompensationsprincippet, væsentligheden og hvilket pr o- dukt der er bedst egnet og bill igst. Isoleret set kan Hjælpemiddelcentralens vurdering af, hvilket oplysninger der skal indhentes efter statsforval t- ningens opfattelse - ikke uden andre holdepunkter ikke antages at være åbenbart uden indflydelse på forval t- ningsprocessen og forvaltningsaktens indhold. Statsforvaltningen har imidlertid noteret sig, at Hjælp e- middelcentralen ikke afgiver indstilling om sagens resu l- tat, men at Hjælpemiddelcentralen afleverer alle sagens oplysninger til kommunen med henblik på at kommunen selv træffer afgørelse i sagen. Statsforvaltningen har tillige noteret sig, at det fremgår af notatet, at proceduren skal sikre, at myndighedsud ø- velsen foregår i Varde Kommune, der skal forholde sig kr i- tisk til sagens oplysninger og foretage en selvstændig prøvelse. Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at Varde Kommune ved at følge den nye procedure påtager sig sit myndighedsansvar og en sagsbehandling i overensste m- melse med den nye procedure indebærer således ikke d e- legation af myndighedskompetence. I øvrigt: S I D E 11

12 Social- og integrationsministeriet og Det Sociale Nævn har modtaget en kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive gjort tilgængelig på statsfo r- valtningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Ninna Würtzen Direktør /Stella Bøttger specialkonsulent S I D E 12