Udbudsbetingelser. Rammeaftale Rejsebureauydelser

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rammeaftale 16.05

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Rammeaftalen har følgende formål: Generelt Aftalestruktur Prisstruktur Mulige købsformer Leveringsaftale Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsform Egnethedsvurdering Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen Hvem kan afgive tilbud Enkeltstående virksomhed Konsortium Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud afgives ved at uploade følgende materiale: Tildelingskriterier Evaluering og tildeling Laveste Pris Underkriterier, delkriterier og lavere kriterier Vurdering Evaluering Valget af Leverandører efter score Forbehold og mindstekrav Forbehold - generelt Mindstekrav Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Informationsmøde Tilbuddets indhold og udformning Generelt Særlige erklæringer Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tjekliste Side 2 af 31

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Henrik Østergaard heo@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudssiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 31

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag A Liste over kunder o Bilag A 1 - Kundeliste Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud o Bilag B 1 Miniudbudsskabelon Inhouse løsning o Bilag B 2 Miniudbudsskabelon Implant løsning Bilag C 1 Leveringsaftale Full Service løsning med bilag Bilag C 2 Leveringsaftale Implant løsning med bilag Bilag C 3 Leveringsaftale Inhouse løsning med bilag Bilag D - Leverandørens rapportering til SKI Bilag E - Kravspecifikation o Bilag E 2 Leverandørens priser Bilag F Opdatering af sortiment og indeksregulering af priser Bilag G E-katalog - Udgår Bilag H - CSR Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige Generelle tilbudsgiverspørgsmål enkeltstående virksomhed (EV) Generelle tilbudsgiverspørgsmål befuldmægtigede i konsortium (KB) Generelle tilbudsgiverspørgsmål deltagende i konsortium (KD) Tilbudsliste Side 4 af 31

5 3. Udbuddets indhold 3.1. Rammeaftalen har følgende formål: Rammeaftalens formål er at imødekomme SKI kunders behov for rejsebureauydelser i forbindelse med bestilling af flyrejser, hotelovernatninger, billeje, togbilletter, færgebilletter etc. samt administration af rejsepolitik og andre ydelser i forbindelse med rejsebestilling Generelt Rejsebureauernes kerneydelse består af bestilling, udstedelse og fakturering af billetter/reservationer til rejseaktiviteter inkluderende flyrejser, hotelophold, billeje samt tog- og færgebilletter. Den primære ydelse er bestilling af en enkeltrejse med et givent transportmiddel via et onlinesystem eller telefon. Kerneydelsen kan overordnet set opdeles i 3 varianter: Full Service løsning Bestilling foretaget af den rejsende eller rejsebestillere via enten onlineløsning eller telefon (tilkøb af tillægsydelser efter behov) Implant løsning Bestilling foretaget af rejsebureauets ansatte placeret på kundens lokation (har adgang til bureauets almindelige tillægsydelser) Inhouse løsning Bestilling foretaget af professionelt rejseteam ansat af organisation. Bestillinger foretages direkte i GDS systemet, f.eks. Amadeus (har adgang til bureauets almindelige tillægsydelser) Mindstekravene til de 3 løsninger er beskrevet i bilag E, Kravspecifikation. Det sekundære produkt er de ekstra ydelser (tillægsydelser), som kunden vælger skal være en del af leveringsaftalen. Tillægsydelser prissættes og faktureres særskilt. Tillægsydelser er (listen er udtømmende): Dansktalende 24 timers hotline ikke billetændringer eller annullering Konsulentydelser Visum Valutaudlevering Side 5 af 31

6 Valutaindlevering Pakkelevering Lufthavnsservice Håndtering af bonusordning Sporingssystem Miljøopgørelser CO2 Web baseret undervisning Undervisning hos kunden 3.3. Aftalestruktur Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Tilbudsgivere SKAL kunne levere og tilbyde alle de efterspurgte ydelser. Priser på de forskellige ydelser anføres i Tilbudsliste. Mindstekrav som tilbudsgiver skal opfylde, er beskrevet i bilag E, Kravspecifikation. SKI tildeler Rammeaftalen til 3 tilbudsgivere baseret på tildelingskriteriet Laveste Pris Prisstruktur Tilbudsgiver skal tilbyde faste priser i DKK på hovedparten af de udbudte rejsebureauydelser. På de øvrige rejsebureauydelser skal der tilbydes en fast procentsats i forhold til den gennemfakturerede omsætning. Det fremgår af Tilbudsliste, hvornår tilbudsgiver skal afgive tilbud på transaktionsbaserede gebyrer i henholdsvis kroner og i procent. I henhold til Tilbudsliste angives priserne for henholdsvis: Full Service løsning (priser angives for kunder i 4 omsætningsintervaller) Implant løsning Inhouse løsning Tillægsydelser I Tilbudsliste skal tilbudsgiveren angive maks. priser i forbindelse med Implant løsning og Inhouse løsning. Se også Definitioner i Leveringsaftalerne (C1, C2 og C3), afsnit 1. Regulering af de tilbudte priser vil ske som beskrevet i bilag F, Opdatering af sortiment og indeksregulering af priser Mulige købsformer Tildeling af leveringsaftale skal ske ved Direkte tildeling, når kunden skal have en Full Service løsning. Med udgangspunkt i kundens årlige omsætning, behov og forhold sker tilde- Side 6 af 31

7 ling til den tilbudsgiver, der har den laveste pris på kundens efterspurgte kombination af behov og forhold. Tilbudsgiveren med den laveste pris findes gennem excel baseret beregningsmaskine, jf. Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud. Tildeling af leveringsaftale skal ske ved Miniudbud, når kunden skal have enten en Implant eller en Inhouse løsning. Med udgangspunkt i kundens konkrete behov og forhold gennemføres et Miniudbud i henhold til relevant skabelon. Virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse ved miniudbud af Implant løsning og regulerer forhold for Implant medarbejdere. I henhold til Bilag E, Kravspecifikation skal leverandøren kunne overtage Implant medarbejdere placeret hos kunden. Vilkår beskrives i Miniudbudsskabelon Implant løsning. Bilag B, Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud beskriver detaljeret, hvordan kundens tildeling af aftale om rejsebureauydelser til tilbudsgiveren med den laveste pris skal foregå Leveringsaftale Når kunden på baggrund af Direkte tildeling eller Miniudbud har identificeret og tildelt til tilbudsgiveren med den laveste pris, skal der indgås og underskrives en leveringsaftale mellem kunden og den tildelte tilbudsgiver. Leveringsaftalen inkl. bilag til leveringsaftalen beskriver forhold omkring levering og drift af aftalen i aftaleperioden supplerende til Rammeaftalen inkl. bilag. Bilag C indeholder Leveringsaftalerne. Side 7 af 31

8 4. Tidsplan for udbudsforretningen 1. august 2011 Offentliggørelse af udbudsmaterialet 4. august 2011 Informationsmøde afholdes, jf. punkt september 2011 Skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret. 22. september 2011, kl Tilbudsfrist 8. november 2011 Forventet tildeling 21. november 2011 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstillperiode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 8 af 31

9 5. Udbudsform Dette er et udbud af en ydelse omfattet af bilag II B til udbudsdirektivet som offentliggøres i overensstemmelse med kravene til annoncering i den danske tilbudslov. Bortset fra udbudsdirektivets artikel 23 og 35, stk. 4 finder udbudsdirektivets regler således ikke anvendelse i nærværende udbud. Udbuddet gennemføres efter de procedurer, der er fastlagt i nærværende udbudsbetingelser, som følger den samme proces som ved et offentligt udbud Egnethedsvurdering På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af spørgeskemaet Generelle tilbudsgiverspørgsmål foretager SKI udvælgelsen af de tilbudsgivere, som SKI anser for værende egnede. For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde mindstekrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2 og III 2.3, og som er gengivet i punkt og Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiveren skal i Tro- og loveerklæringen angive at tilbudsgiveren ikke er under konkursbehandling Teknisk og faglig formåen Der er ingen Mindstekrav til Teknisk Kapacitet Side 9 af 31

10 6. Hvem kan afgive tilbud Enhver økonomisk aktør, er berettiget til at afgive tilbud. Heri betegnes disse som virksomheder eller Tilbudsgivere Enkeltstående virksomhed En virksomhed kan vælge at afgive et tilbud som en enkeltstående virksomhed. Spørgeskemaet Generelle tilbudsgiverspørgsmål enkeltstående virksomhed (EV) skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelse, jf. punkt Konsortium En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et konsortium. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse hvis de tildeles kontrakt, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontrakten til SKI. Hvis tilbudsafgivelse sker fra et konsortium, skal spørgeskemaerne Generelle tilbudsgiverspørgsmål befuldmægtigede i konsortium (KB) og Generelle tilbudsgiverspørgsmål deltagende i konsortie virksomhed (KD) udfyldes. Side 10 af 31

11 7. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Link til udbudssiden: t Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde skemaerne i Pdf- og Excel-format. Skemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Skemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner af Adobe kan ikke anvendes til dette formål. Tilbudsgiveren skal selv tilmelde sig udbuddet og downloade alt relevant materiale Tilbud afgives ved at uploade følgende materiale: Generelle tilbudsgiverspørgsmål besvaret Tro- og loveerklæring besvaret. SKAL SIGNERES Tilbudsliste - besvaret Følgebrev - genereres i ETHICS under menupunktet "Afslut Tilbud" når alt materiale er uploadet. SKAL SIGNERES HUSK at pdf-skemaer med signatur-felt SKAL signeres med korrekt digital signatur, som kun kan være ETHICS signatur (ETHICS signatur fremsendes automatisk i forbindelse med tilmelding til udbuddet). Tilbud anses først for afgivet og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signeret og registreret modtaget i ETHICS. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Der gøres opmærksom på, at det er den elektroniske tidsangivelse på ETHICS udbudssiden, som er afgørende for hvornår klokkeslættet for tilbudsfristen er udløbet. Når tilbudsfristen ud- Side 11 af 31

12 løber på udbudssiden, er det ikke længere muligt at uploade tilbudsmateriale. Det anbefales derfor at starte i god tid. Side 12 af 31

13 8. Tildelingskriterier 8.1. Evaluering og tildeling Der vil blive foretaget én samlet evaluering og tildeling for Rammeaftalen. Evaluering foretages på baggrund af tilbudsgiverens besvarelse i Tilbudsliste. Når tilbudsgiveren i Tilbudsliste har udfyldt/besvaret alle indtastningsfelter evalueres hver enkelt besvarelse (Pris/procentsats) relativt i forhold til de øvrige tilbudsgiveres tilsvarende besvarelse Laveste Pris Tildeling på Rammeaftalen sker på grundlag af tildelingskriteriet Laveste Pris Underkriterier, delkriterier og lavere kriterier Evalueringen i forhold til laveste pris vil ske på baggrund af de i Tilbudsliste anførte priser/procentsatser for de efterspurgte ydelser under de angivne kriterier. Underkriterierne er vægtet i procent som angivet nedenfor: Underkriterier Full Service løsning / transaktionsbaserede gebyrer 91% Inhouse løsning 2% Implant løsning 2% Tillægsydelser 5% Laveste pris Delkriterierne er vægtet i procent som angivet nedenfor: 0-10 mio DKK 10% Delkriterier Full 10,1-20 mio DKK 15% Service løsning 20,1-40 mio DKK 15% 40,1 mio og opefter DKK 60% Laveste pris Side 13 af 31

14 Delkriterier Inhouse løsning Fast årlig omkostning per inhouse medarbejder der 40,0% skal dække licenser, øvrig drift samt tre timers undervisning. (jf. kravspecifikation afsnit ) Udstedelse af billet via inhouse løsning uden 40,0% kvalitetskontrol. Udstedelse af billet via inhouse løsning med 10,0% kvalitetskontrol. Ændring af billet via inhouse løsning. 5,0% Annullering af billet via inhouse løsning. 5,0% Laveste pris Delkriterier Implant løsning Pris for implant-medarbejdere (jf. kravspecifikationen afsnit 1.1.9) 60,0% Udstedelse af billet via implant løsning 30,0% Ændring af billet via implant løsning. 5,0% Annullering af billet via implant løsning. 5,0% Laveste pris Delkriterier Tillægsydelser Dansktalende 24 timers hotline ikke billetændringer eller 6,40% annullering Konsulentydelser 30,00% Visum 6,36% Valutaudlevering 6,36% Valutaindlevering 6,36% Pakkelevering 6,36% Lufthavnsservice 6,36% Laveste pris Håndtering af bonusordning 6,36% Sporingssystem 6,36% Miljøopgørelser CO2 6,36% Web baseret undervisning 6,36% Undervisning hos kunden 6,36% Side 14 af 31

15 Lavere kriterier (kun Full Service) er vægtet i procent som angivet nedenfor: Lavere kriterier Full Service løsning Telefon-henvendelse Fly Indenrigs ruter Online-bestillingssystem med kvalitetskontrol 15,75% Fly Skandinaviske ruter 6,30% Fly Europæiske ruter 22,05% Fly Interkontinentale ruter 18,90% Telefon-bestilling Hotel Alle destinationer 2,10% Tog Alle destinationer 1,40% Billeje Alle destinationer 0,70% Færge Alle destinationer 0,70% Grupperejser Alle destinationer 1,40% Konferencebooking og alle øvrige bookinger Alle destinationer 0,70% Fly Alle destinationer 9,00% Hotel Alle destinationer 0,50% Laveste pris Online-bestillingssystem Tog Alle destinationer 0,20% uden kvalitets- Billeje Alle destinationer kontrol 0,20% Færge Alle destinationer 0,10% Fly Alle destinationer 4,50% Hotel Alle destinationer 0,25% Tog Alle destinationer 0,10% Billeje Alle destinationer 0,10% Færge Alle destinationer 0,05% Ændring af billet Alle destinationer 10,00% Annullering af billet Alle destinationer 5,00% Underkriterier, delkriterier og lavere kriterier er vægtet i procent. Alle kriterier og vægtninger fremgår samlet af Tilbudsliste Vurdering Tilbudsgiverne vil blive vurderet på baggrund af, hvilken samlet score de opnår på besvarelsen af de i udbudsmaterialet opstillede underkriterier, delkriterier og lavere kriterier. Hvert kriterium vurderes på baggrund af Tilbudsgivernes besvarelse i Tilbudsliste. SKI bruger en skala fra 0 til 10 til at bedømme besvarelserne i Tilbudsliste Evaluering Der vil ske konkret vurdering pr. tilbudt pris/procentsats. Det fremgår af Tilbudsliste, hvornår tilbudsgiver skal afgive tilbud på transaktionsbaserede gebyrer i henholdsvis kroner og i procent. Alle indtastningsfelter evalueres på tværs. Hver tilbudsgivers besvarelse af et givent indtastningsfelt vurderes i forhold til de øvrige tilbudsgiveres besvarelse af samme felt. Side 15 af 31

16 Alle indtastningsfelter er vægtet i procent. Den procentvise vægtning fremgår af Udbudsbetingelsernes afsnit 8.3 og Tilbudsliste. Hver besvarelse i Tilbudsliste får point efter skalaen Laveste pris i et givent indtastningsfelt får altid tildelt 10 point. Point til laveste pris og højeste pris gives i henhold til nedenstående: 10 point Laveste pris 9 point Næstlaveste pris. KUN hvis laveste pris er DKK 0,00 eller 0 % 5 point Højeste pris, HVIS prisen er mindre end 25 % dyrere end laveste pris. 3 point Højeste pris, HVIS prisen er 25 % eller mere dyrere end laveste pris. 0 point Højeste pris, HVIS prisen er 100% eller mere dyrere end laveste pris. Point til de tilbudsgivere, der ligger mellem laveste og højeste pris beregnes matematisk, som lineær funktion, efter nedenstående formel: f(x) = a x + b Hvis laveste pris i nogle besvarelser er DKK 0,00 eller 0 % beregnes point til de tilbudsgivere, der ligger mellem laveste og højeste pris i forhold til næstlaveste pris, der får tildelt 9 point i henhold til ovenstående. Nedenfor er 3 eksempler, der indeholder: a. vilkårlige tilbudspriser b. angivelse af de point de vilkårlige tilbudspriser ville opnå i henhold til 0-10 skalen c. endelige score i forhold til den opstillede vægtning Tilbudspriser i DKK og Fee i procent Tilbudsgiver a b c d e 10% Ydelse y1 DKK 35,00 33,00 26,00 32,00 22,00 40% Ydelse y2 DKK 13,00 14,00 11,00 6,00 8,00 20% Ydelse y3 Fee i procent 3,00 2,60 3,20 1,90 2,40 30% Ydelse y4 DKK 0,00 54,00 34,00 46,00 52,00 Side 16 af 31

17 Point i henhold til 0-10 skala Tilbudsgiver a b c d e 10% Ydelse y1 DKK 3,00 4,08 7,85 4,62 10,00 40% Ydelse y2 DKK 1,25 0,00 3,75 10,00 7,50 20% Ydelse y3 Fee i procent 4,08 6,23 3,00 10,00 7,31 30% Ydelse y4 DKK 10,00 5,00 9,00 6,60 5,40 Uddybende forklaring Ydelse y1 : Uddybende forklaring Ydelse y2 : Uddybende forklaring Ydelse y3 : Uddybende forklaring Ydelse y4 : Tilbudsgiver e har den laveste pris og får 10 point. Tilbudsgiver a har den højeste pris (der er 59 % dyrere end laveste pris) og får 3 point. Tilbudsgiver d har den laveste pris og får 10 point. Tilbudsgiver b har den højeste pris (der er 133 % dyrere end laveste pris) og får 0 point. Transaktionsbaseret gebyr i procent. Tilbudsgiver d har den laveste pris og får 10 point. Tilbudsgiver c har den højeste pris (der er 68 % dyrere end laveste pris) og får 3 point. Tilbudsgiver c har den næstlaveste pris og får 9 point, fordi laveste pris er DKK 0,00. Tilbudsgiver a har den laveste pris og får 10 point. Tilbudsgiver b har den højeste pris (der er 23 % dyrere end næstlaveste pris) og får 5 point. Samlet score efter vægtning Tilbudsgiver a b c d e 10% Ydelse y1 DKK 0,30 0,41 0,78 0,46 1,00 40% Ydelse y2 DKK 0,50 0,00 1,50 4,00 3,00 20% Ydelse y3 Fee i procent 0,82 1,25 0,60 2,00 1,46 30% Ydelse y4 DKK 3,00 1,50 2,70 1,98 1,62 4,62 3,15 5,58 8,44 7,08 Uddybende forklaring vægtning: De point, som tilbudsgiverne opnåede i hvert enkelt indtastningsfelt / position vægtes i forhold til den på forhånd angivne vægtning. Tilbudsgiver d opnåede fx 10 point på Ydelse y2, der vægter 40 %. Den vægtede score bliver således 4,00. Uddybende forklaring samlet score: Tilbudsgiver d opnår den højeste samlede score på 8,44 og har således tilbudt den laveste pris. Side 17 af 31

18 Tilbudsgiver e opnår den anden højeste samlede score på 7,08 og har således tilbudt den anden laveste pris. I tilfælde af at der i Tilbudsliste er blanke/uudfyldte felter i vil det blive håndteret på følgende måde: I et Felt, hvor der skal angives pris i kr. fortolkes et blankt/uudfyldt felt som svarende til en tilbudt pris på 0,00 kr. I et Felt, hvor der skal angives transaktionsbaserede gebyrer i procent fortolkes et blankt/uudfyldt felt som svarende til et transaktionsbaseret gebyr på 0% Det er et mindstekrav at alle de efterspurgte løsninger og tillægsydelser tilbydes og prissættes i Tilbudsliste. Når alle de tilbudte priser i de respektive indtastningsfelter er evalueret og tildelt point, er hver enkelt tilbudsgivers samlede point blevet udregnet på baggrund af den indbyrdes vægtning, der fremgår i Tilbudsliste. Tilbudsgiveren med den højeste score har den laveste pris. Tilbudsgiveren med den næsthøjeste score har den næstlaveste pris osv Valget af Leverandører efter score Der indgås Rammeaftale med de 3 tilbudsgivere, hvis tilbud hver især opnår de højeste samlede scorer. Side 18 af 31

19 9. Forbehold og mindstekrav 9.1. Forbehold - generelt Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold for mindstekrav i udbudsmaterialet, jf punkt 9.2 I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11.1 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrenceforvridning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via Udbudssiden, jf. punkt 11.1, og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. Side 19 af 31

20 10. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Hver tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. et konsortium, og samtidig selv afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 20 af 31

21 11. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål For at sikre, at tilbud udformes i overensstemmelse med de stillede krav, gennemføres der en spørgerunde, hvor tilbudsgiveren kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget i form af Rammeaftale og Bilag. Spørgsmål stilles via udbudssiden via menupunktet Send spørgsmål. Fremgangsmåden er følgende: Klik på Send spørgsmål Skriv det konkrete spørgsmål (kortfattet) Klik på Send spørgsmål Skriv og send kun ét spørgsmål ad gangen. Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal sendes inden udløb af den fastsatte spørgefrist, der vises i venstre side på udbudssiden. Spørgsmål besvares løbende og forventes besvaret inden for 5 arbejdsdage. Alle spørgsmål besvares og offentliggøres i anonymiseret form på udbudssiden for udbuddet under punktet Spørgsmål og svar. Alle tilbudsgivere orienteres således skriftligt og samtidigt. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret med indholdet i Spørgsmål og svar. De stillede spørgsmål kan give anledning til tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt. For god ordens skyld skal det understreges, at tilbudsgiveren, i henhold til udbudsdirektivet, efter spørgerundens gennemførelse, kan stille yderligere spørgsmål til udbudsmaterialet. I givet fald vil spørgsmål blive besvaret senest 6 kalenderdage inden udløbet af tilbudsfristen, forudsat at spørgsmålet er fremsat i tide. Hvis tilbudsgiver, efter udløb af den fastsatte spørgefrist, ønsker at stille spørgsmål, så skal SKI kontaktes pr. mail på heo@ski.dk og kundeservice@ski.dk med henblik på forlængelse af spørgefristen på udbudssiden for udbuddet, så den ovenfor beskrevne fremgangsmåde for spørgsmål og svar kan følges. Side 21 af 31

22 11.2. Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted torsdag, den 4. august 2011 kl Informationsmødet afholdes på adressen SKI, Islands Brygge 55, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 2. august 2011 give SKI, jf. punkt 1, besked om, hvor mange der deltager i mødet. Tilmelding kan ske til Merete Simonsen, msi@ski.dk. Ved tilmelding skal oplyses om deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. SKI vil efterfølgende gøre præsentationen fra informationsmødet tilgængelig på Side 22 af 31

23 12. Tilbuddets indhold og udformning Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med bilag A H, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal afleveres i elektronisk signeret stand, jf. punkt 7 Tilbud skal indeholde en Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, jf. punkt 13. Det samlede udbudsmateriale i form af generelle dokumenter, Rammeaftaledokumenter og spørgeskemaer findes i SKI udbudssystem på udbudssiden for det relevante udbud under menupunktet: Udbudsmateriale. På udbuddets hjemmeside under menupunktet Udbudsmateriale vil følgende kategorier fremgå: Generelt vedr. tilbudsafgivelse indeholder nærværende: Udbudsbetingelser Rammeaftale inkl. bilag indeholder: Rammeaftale Bilag A-H Skemaer til udfyldelse indeholder: Generelle tilbudsgiverspørgsmål enkeltstående virksomhed (EV) Generelle tilbudsgiverspørgsmål befuldmægtigede i konsortium (KB) (Skal kun udfyldes, såfremt der afgives tilbud som konsortium) Generelle tilbudsgiverspørgsmål deltagende i konsortium (KD) (Skal kun udfyldes, såfremt der afgives tilbud som konsortium) Tro- og loveerklæring Tilbudsliste Side 23 af 31

24 13. Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 13.1 omtalte erklæring. Formular for erklæringen kan hentes via: endocument&login Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige Elektronisk signeret Tro- og loveerklæring om: hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af at virksomheden ved udarbejdelsen af tilbud tager hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø SKI er forpligtet til at anmode virksomhederne om, at de ved udarbejdelsen af tilbud tager hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2005 sammenholdt med artikel 27 i udbudsdirektivet. Erklæringer vedrørende gæld til det offentlige samt om overholdelse af arbejdspladshensyn skal afgives ved afkrydsning i Tro- og loveerklæringen. Af nærværende Udbudsbetingelser afsnit 18 fremgår oplysninger om de relevante organer, hvor virksomheden kan få oplysninger om de gældende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. Side 24 af 31

25 14. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er Tordag, den 22. september, kl SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på: endocument&login, der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Bemærk! Når tilbudsfristen udløber på udbudssiden lukkes adgangen til udbuddet og det er dermed ikke længere muligt at uploade tilbudsmateriale. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 25 af 31