Kontoplan. Lokalmenu for kontoplan. Vælges under Økonomi / Kontoplan. Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for kontoplan

Transkript

1 Kontoplan Vælges under Økonomi / Kontoplan Lokalmenu for kontoplan Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for kontoplan 1. Tilføj en ny finanskonto 1. Tilføjer en ny finanskonto til kontoplanen 2. Rediger 1. Redigerer en allerede oprettet finanskonto 3. Opdater 1. Efter en ændring eller oprettelse af en ny konto, skal man trykke på Opdater, for at se de nyeste konti eller rettelser. 4. Layout 1. Bliver beskrevet under Generelle funktioner 5. Fordelinger & Periodiseringer 1. Fordeling & periodisering på den valgte konto 6. Budget 1. Budget for den valgte konto 7. Kontoudtog 1. Se kontoudtog for den valgte konto 8. Posteringer 1. Se alle posteringer på den valgte konto 9. Kontosummer 1. Viser saldi per måned på den enkelte konto 10. Moms per Debitor/Kreditor

2 1. Moms per Debitor/Kreditor, Resultatopgørelsen Fanen Rediger alle for Kontoplan Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for kontoplan for Rediger alle fanen 1. Rediger alle 1. For at aktivere de næste knapper, skal man være i editerings tilstand. Det bliver man ved at trykke på knappen Rediger alle 2. Tilføj finanskonto 1. Tilføjer en ny finanskonto til kontoplanen 3. Kopier finanskonto 1. Kopierer den finanskonto man har markeret, og indsætter den lige under den konto man ønsker kopieret 4. Slet finanskonto 1. Sletter den finanskonto man har markeret 5. Gem 1. Gemmer de ændringer man har lavet Ved valg af Rediger alle får man mulighed for at redigere i alle konti, uden at skulle åbne hvert enkel, en af gangen, hvilket øge hastigheden hvis der er flere ændringer. Se video guide på Tilføj finanskonto For at oprette en ny finanskonto, skal man udfylde de relevante felter.

3 Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Tilføj finanskonto 1. Gem 1. Gemmer din nye finanskonto, når du har udfyldt de relevante felter 2. Annuller 1. Annullerer indtastningen og vender tilbage til forrige skærmbillede 3. Slet 1. Sletter den aktuelle konto bliver slettet. Der kommer en advarsel inden kontoen slettes. 4. Skabeloner (er beskrevet under Generelle funktioner) 5. Layout (er beskrevet under Generelle funktioner) Felter. Specielle funktioner Opslags-Id. Her er det muligt f.eks at skrive B or Bank til opslag Systemkonti.: Læs mere Kontotyper.: Læs mere. DK forslag Vælges DK Forslag forslag hoppes direkte til debet/kredit kolonnen Opsætning af bogføringskladder

4 Opsætning Kladde Der kan oprettes flere bogføringskladder med hver deres navn/betegnelse. Hver med deres formål (daglige poster, betalinger, månedlige poster, bank, valuta osv.) Hver kladde kan opsættes individuelt mht. til håndtering af data og input. Herunder beskrives bogføringskladdernes opsætning og Spring til Layout Skabeloner ikke deres layout (felter, rækkefølge mv.), der beskrives i et separat afsnit. Bogføringskladders opsætning gælder for alle brugere i modsætning til deres layout, der gælder pr. bruger individuelt i alle regnskaber og ikke alle brugere i alle regnskaber. En bogføringskladde kan benyttes til forskellige formål, og derfor kan den sættes op til at håndtere individuelle måder at bogføre på. For eksempel Søg om bilagsnummer skal tælles automatisk op, om der må være momskode på både debet og kreditpostering osv. Hvor gælder opsætning af bogføringskladder Opsætningen gælder kun pr. kladdenavn i det aktuelle regnskab og for alle brugere. Opsætningen gælder ikke samme kladdenavn i andre regnskaber. Opsætning af en bogføringskladde 1. Vælg regnskabet øverst i værktøjslinjen, hvori bogføringskladden skal sættes op. Det kræver, du har adgang til regnskabet, ellers vises det ikke i listen over dine regnskaber. 2. Vælg Økonomi/Bogføring. Markér kladdenavnet, der skal sættes op, og klik på Rediger i Båndet. Felter i kladdeopsætning

5 Kladde Kladde ID. Kan ændres frit. Alle bogførte kladder og deres posteringer ændres tilsvarende. Så det er intet problem at omdøbe en kladde. Navn Kladdenavn, en uddybende betegnelse for kladde ID. Nummerserie Nummerserie til tildeling af bilagsnumre i kladden. Der skal angives en nummerserie, og nummerserierne findes under Økonomi/Vedligeholdelse/Bilagsnummerserier. Flere kladdenavne kan godt dele samme nummerserie. Bemærk: Hvis flere kladder benytter samme nummerserie, og en kladde ikke bogføres med det samme, og man udfylder en anden kladde, vil posterne benytte samme numre. Hvis du f.eks. opdeler bogføring af finansbilag i flere kladder efter type eller bruger, kan de sagtens dele bilagsnummerserie. Du bør ikke anvende ordre- og købsbilagsserierne til bogføringskladder. En kladdes nummerserienavn bør heller ikke ændres, efter kladden er taget i brug. Manuel tildeling Bilagsnummer skal tildeles manuelt i kladden. Tildeling af bilagsnummer under bogføring af kladde Bilagsnummer tildeles automatisk pr. bilag ved bogføring af kladden startende fra Næste nr jfr. valgt bilagsserie. Når kladden er bogført, har hvert bilag fået tildelt et nummer automatisk. Du kan vælge at påføre numrene manuelt pr. bilag med pen bagefter det er lidt den omvendte verden, i forhold til at nummerere bilagene før eller under bogføring. Metoden sikrer, at der ikke bliver huller i bilagsserien. Feltet Bilagsnr. forsvinder fra kladden. Bogfør alle transaktioner i finans under samme bilagsnummer Som ovenfor under Tildeling af bilagsnummer under bogføring af kladde, her får alle bilagene samme bilagsnummer. Blokeret Kladden er blokeret for posteringer. Anvendes, hvis kladden ikke skal benyttes mere. Det er ikke muligt at slette en kladde, der er bogført i, så derfor skal den i stedet blokeres. Auto Gem Sættes denne gemmes kladden automatisk og løbende Slet linjer efter bogføring Alle linjer slettes, når de er bogført. Hvis feltet ikke markeres, forbliver linjerne i kladden hvilket anses som en stående kladde, hvor posterne kan bogføres gang på gang (men med ny dato og nyt bilagsnummer), hvilket er praktisk ifm. med poster der går igen med faste intervaller. For eksempel en lønkladde. Momskode for både konto og modkonto Det er muligt at indtaste en momskode både for konto og modkonto. Praktisk ifm. med revisors omposteringer ved periodeslut, hvor poster skal flyttes fra en finanskonto til en anden og begge har momskode. Men en fælde at markere ifm. daglige poster, hvor oftest kun en af kontiene skal have momskode. Brug momskode fra Debitor & Kreditor Sættes denne bruges momskoden fra Debitor & kreditor i kladden Generer beløb i modpostering Her kan vælges om en ny linje automatisk skal foreslå ubalancen i beløbskolonnen, således at linjen bringer kladden i 0 Vis tom dato ved ubalance Datofeltet på efterfølgende linjer efterlades blankt, hvis der er ubalance, og anses som hørende til første linje ovenover med en dato. Hop til Konto ved ubalance Hvis feltet markeres, hopper markøren udenom dato og bilag og direkte til feltet Konto på næste linje, hvis der er ubalance i kladden. Det er en hurtig måde at indtaste poster i kladden uden modkonto. Sæt tom konto felt på vent Hvis konto-feltet er tomt er linjen på vent og bogføres ikke og fejlmeldes ikke. Kladde linje skal godkendes før bogføring Vælges denne kan kassekladden bruge godkendelse. Så vil alle linjer have en godkendt kolonne. Linjer vil så kun blive bogført, hvis de er godkendt

6 Tilføj Reference til Fysisk bilag på betaling Sættes denne vil det fysiske bilag fra indbakken følge fakturaen til betalingen. Bogføringsdatoprincip Indtast dato : Bilagsdato skal indtastes Dags dato : Alle bilag bogføres pr. computerdato. Datofeltet er skjult i kladden. Valgt dato : Alle bilag bogføres pr. valgt dato, der indtastes ved bogføring. Datofeltet er skjult i kladden. Kontroller om fakturanummer er benyttet Sættes denne kontrollerer kladden og Faktura nummeret fra Kreditoren allerede er brugt og dermed måske betalt Sum per dato skal være 0 Kladden skal stemme per Dato Sum per bilag skal være 0 Kladden skal stemme per bilag Afstemningskonti Beholdningskonti viser løbende saldo for de angivne konti i kladden, efterhånden som der bogføres. Afstemningskonto vises på bogføringslinjen. Alle afstemningskonti vises i bunden af kladden. Beholdningen ændres linje for linje efterhånden som der bogføres eller bladres i kladden. Beholdningskonti gælder som al anden opsætning kun det aktuelle kladdenavn. Standardværdier Kontotype, konto og moms er standardværdier der autoudfyldes pr. linje i kladden. Praktisk f.eks. i forbindelse med bankimport at modkonto altid er bankkontoen. Eller ifm. med indbetalinger at Kontotype altid er Debitor. Standardværdier kan altid overskrives i kladden. Dimensioner Vises kun, hvis dimensioner er oprettet og aktiveret. Forslag til dimensioner og kan altid overskrives i kladden. Andre funktioner vedr. Kladde opsætninger Indlæs bankkontoudtog Se Import af bankontoudtog Importer fra fil Importerer en fil i den kladde markøren står på. Slet poster i kladde Sletter alle poster i den kladde markøren står på

7 Fasttekster Standardmodkonto Excel, export og import I alle skærmbilleder, der er lister, oversigter, balancer, kladder etc., kan der både exporteres og importeres mellem Uniconta og Excel. Export benyttes f.eks. til at udlæse data fra posteringsoversigter, balancer, rykkerlister osv. til Excel til videre bearbejdning. Import benyttes f.eks. til import af posteringer til bogføringskladden etc. Mulighederne er mange. Export til Excel Export er i virkeligheden kopiering af data til Excel. Der er to måder: 1. Export til åbent Excel-ark, kopierer kun markerede linjer. 2. Export til ny Excel-fil, kopierer alle linjer i skærmbilledet. I dette eksempel exporteres en balanceudskrft til Excel. Balancen er genereret og vises på skærmen. Tast Ctrl+A (Markér alt) for at kopiere alle linjer. Tast Ctrl+museklik pr. linje for at udpege linje for linje. Valgte linjer markeres med gul (i dette valgte farvetema Blue).

8 Når alle (eller de ønskede) linjer er markeret: Tast Ctrl+C (Kopier) for at kopiere til udklipsholder. Eller klik på ikonet Klip til Udklipsholder/ i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet. Export til åbent Excel-ark Kopierer kun markerede linjer. Åbn Excel-arket, hvor data skal indsættes. Data indsættes i arket, hvor markøren er placeret, når du vælger Indsæt data. Ctrl+V (Indsæt fra udklipsholder), eller højreklik og vælg Indsæt i højrekliksmenuen. Export til ny Excel-fil Kopierer alle linjer i skærmbilledet. Klik på ikonet Eksporter til Excel i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet. Herefter åbnes Gem som-dialogboxen. Vælg placering og angiv et filnavn og klik på Gem. Du er herefter automatisk tilbage i Uniconta, Excel-filen åbnes ikke automatisk. Åbn den gemte Excel-fil ved at vælge den der, hvor du valgte at gemme den. Kolonneoverskrifter er vigtige i Excel Kolonneoverskrifter kopieres med fra Uniconta til Excel. Det er praktisk, så du kan se, hvilke felter kolonner og data kommer fra. Men især også hvis du skal have data retur igen til Uniconta, for der skal kolonneoverskrifterne være med i import-filen fra Excel for at Uniconta kan placere data i de rigtige kolonner.

9 I dette tilfælde er der kopieret finansposteringer til Excel, læg mærke til kolonneoverskrifterne: Som nævnt ovenfor; hvis du skal kopiere data fra Excel til Uniconta, skal kolonneoverskrifterne med og indgå i området/cellerne, der kopieres til Uniconta. Ellers ved Uniconta ikke, hvor data skal placeres. Import fra Excel I alle indtastnings-skærmbilleder (kladder og linjer) kan der importeres data fra Excel. Det kræver blot kolonneoverskrifter i Excel-arket matcher feltnavne/kolonneoverskrifter i Uniconta, samt at data matcher formatet i Uniconta. For at få de korrekte kolonneoverskrifter er det nemmeste at exportere skærmbilledet fra Uniconta til Excel, dermed får du automatisk hele opsætningen fra Uniconta til Excel med de korrekte kolonneoverskrifter. Det siger sig selv, at Excel-arket og skærmbilledet, der importeres til i Uniconta, skal være af samme art, f.eks. bogføringskladde til bogføringskladde, lagerkladde til lagerkladde, ordrelinjer til ordrelinjer. Sådan gør du: 1. Kopier alle import-data fra Excel-arket, incl. kolonneoverskrifter. 2. Åbn skærmbilledet i Uniconta, hvortil data skal kopieres. 3. Markér første linje/placér markøren i første linje, hvortil data skal indsættes. 4. Tast Ctrl+V(Indsæt) eller vælg Udklipsholder-ikonet/Sæt ind fra Excel øverst i værktøjslinjen. Problemer med at importere data til Uniconta: De fleste fejl skyldes, at data ikke matcher Uniconta i format eller valid værdi. For eksempel kan du ikke kopiere forkerte kontonumre ind, ej heller bogstaver i beløbsfelter eller ukendte momskoder. Du må tilbage og rette, kontrollere og forsøge igen. Du har valgt det forkerte skærmbillede at kopiere til. Du har ikke oprettet en ny tom linje i skærmbilledet, hvortil data skal kopieres. Der er ikke markeret en linje, hvortil data skal kopieres. Oprettelse af egne felter. Guidelines. I Uniconta kan der på hvert regnskab tilføjes egne felter. Dette gøres i menuen Værktøjer / Brugerdefinerede felter.

10 User felt Der kan tilføjes felter på de listede tabeller Under navn testes feltets navn Ledetekst = Feltets ledetekst Format følger.net s formatering for hver felttype Gruppenavn = Her vælges det hvilken gruppe af felter det oprettede felt skal vises sammen med. Reference = Hvis brugerfeltet har reference til en anden tabel end den tabel feltet tilføjes, så kan det vælges her. OBS.: For at feltet kan være et reference felt, skal det være en string. Typer: Feltets type. Der er følgende muligheder String Alfanumerisk tekst. Er feltet en string kan der i format skrives en længde. F.eks 10 og så tillades max 10 tegn i indtastning. Det er ikke et krav der skrives noget. Boolean True or False Integer Heltal Date Kun dato DateTime Dato og tid. På serveren gemmes tiden i GMT format, så hvis tiden taster i Danmark til kl 19:00, så vil den i USA vise 13:00, da tiden jo i USA er 13:00, når den er 19:00 her. Money Altid 2 decimaler og gemmes på serveren i øre eller cent. Double & Single Kommatal. Enum Et udvalg af valg. Skrives eksempelvis Op;Ned;Højre;Venstre i feltet Format, så vises disse 4 muligheder i comboboxes.

11 Visning af egne felter. Egne oprettede felter vises på de tabeller og dermed de skærmbilleder de er tilføjet til. Her er eksempel på tilføjet felt på debitor Systemkonti Systemkonti angives i kontoplanen. Systemkonti benyttes til automatiske posteringer af f.eks. kursdifferencer, øredifferencer, overført årets resultat osv. Mange vil nok genkende systemkonti fra Parametre i andre økonomisystemer. Systemkonti kan kun angives på konti, der også kan bogføres på. Det vil sige konti under typerne drift og status. Du kan sagtens angive systemkonti på konti, hvor der i forvejen bogføres manuelt eller automatisk. For eksempel kan du anvende vareforbrugskontoen i driften til også at bogføre lager tab/vind. De kan ikke angives på konti af typen Overskrift, Sum og Beregningsudtryk. Systemkonto Beskrivelse Konto til overførsel af årets resultat Under Dan primoposter nulstilles driften og årets resultat overføres automatisk til denne konto. Typisk en konto under egenkapitalen. Afgiftskonto Konti til opsamling af afgifter. Enten manuel bogføring eller via en særlig opsætning af varenumre og varegrupper, der indeholder afgifter. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Udgående moms Konto der opsamler udgående moms. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Indgående moms Konto der opsamler indgående moms. Det er udelukkende en oplysning og kan anvendes til rapportering. Det har ingen betydning for momsrapporten. Kursdifference Konto til bogføring af automatisk beregnede kursdifferencer ved køb og salg i fremmed valuta. Kursdifferencen opstår typisk, når kursen ændrer sig i tiden mellem fakturering og betaling. Øredifference Konto til bogføring af øredifferencer.

12 Momsafrunding Lagerværdiregulering Konto til automatisk bogføring af momsafrunding. Ved fakturering beregnes momsen pr. linje, hvis der er mange linjer og nogle har skæve beløb, kan det hænde at momssummen af hver linje ikke er lig momsen af den samlede sum excl. moms. Der kan være en eller få ører til forskel. Forskellen er momsafrunding og typisk en konto under ind- og udgående moms. Konto til bogføring af bevægelsestype Regulering i lagerkladden. Systemkontoen anvendes typisk på en driftkonto, da den repræsenterer udgiften/indtægten. Hvis denne systemkonto ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bogføres bevægelsestype Regulering i lagerkladden ikke i Finans. Systemkontoen har en modkonto, der angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladde), der typisk er statuskontoen, der repræsenterer til/afgang. Kladde til indtastning af tab/vind Konto til bogføring af bevægelsestype Optælling, Tab/vind og Forældet i lagerkladden. Systemkontoen anvendes typisk på en driftkonto, da den repræsenterer udgiften/indtægten. Hvis denne systemkonto ikke er anvendt på en konto i kontoplanen, bogføres bevægelsestype Optælling, Tab/vind og Forældet i lagerkladden ikke i Finans. Systemkontoen har en modkonto, der angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper: i gruppen Konti: feltet Lager, tilgang (Lagerkladde), der typisk er statuskontoen, der repræsenterer til/afgang. Indgår ikke i momsrapporten. Alle poster der har en momskode kommer med ud på Modregning af momspligtig import momsrapporten. Det er 3 typer konti, der får en momskode: 1. Posteringeskontoen. 2. Selve momskontoen i momskartoteket, der typisk er ind- eller udgående moms. 3. Evt modkonto iå momskartoteket. Nr. 3 skal ikke med på momsrapporten. Den har ingen nytte der. Den fjernes fra momsrapporten ved, at angive at det er en Modregning af momspligtig import som systemkonto på kontoen i kontoplanen. Uniconta Report Generator The report generator in Uniconta is a standard report generator from the company Devexpress. We have integrated the report generator, so it now is as a part of the Uniconta Windows client. The data for the report generator is selected from the Uniconta API, which is part of the Uniconta client, and passed to the report engine. Now the Devexpress report engine formats the report and pass it to the printer or screen. To create a new report, you can use the wizard; we have built, to easily create a report. Once the report is created from the wizard, you can edit it using all the tools provided inside the report designer. During the design phase, you can preview the report and finally when done, you can save it. You can anytime edit the report and save it again. You can run it directly from the report designer. You can also use the Uniconta Menu Designer and integrate your report in the menu tree in the main menu. Then it is easy for users in you company, to find the report and execute it. Designing a report As described, the Uniconta report generator is a report generator from the Company Devexpress. Devexpress have several links on their website that explains how to design reports. We have composed a list of links, where you can read more about how to design a report.

13 Report Designer Basics This page gives a detailed view and understanding of Report designer. Report Class Hierarchy It gives the basic architecture of the components that our report designer has. It briefly explains about the XRControls and Bands used while designing a report in the designer. Reporting Bands This page describes the bands used in the report designer. Every band in the report designer has a role and with this documentation, you would be able to make use of the correct band while designing reports through our report designer. Units of Measurement This page briefly describes units available with the report designer. The images displayed in the pages are of xtrareport inside the visual studio. Locating Report Controls This page describes the various locating controls in the report designer, so that the controls do not overlap with other controls. Reporting Events This document helps you write events. Events are written in c# script code. While designing and on running, these events are fired, and the script is executed. Most of the events, displayed in the page, explains how it is being used in the visual studio. You can also have those events at run-time when our report designer is running. Parameters in Report This document helps you to write parameters in the report. These parameters are to calculate Sum of columns and rows at run-time. Our Report Designer has the capability to add parameters while designing. The image used are of the Visual Studio. Varegrupper Lagergrupper bestemmer bogføring af vareforbrug (salg) og bevægelser i lagerkladden. Lagergrupper bestemmer også købs- og salgskontering, hvis det ikke er bestemt af Debitor- eller Kreditorgrupper. Hvis der er angivet kontering på Debitor- eller Kreditorgruppe, har lagergrupper ingen indflydelse på bogføring af køb eller salg. Lokalmenu

14 I det følgende beskrives Bogføring af Vareforbrug Bogføring af Bevægelser i lagerkladden Bogføring af Køb (efter varegruppe) Bogføring af Salg (efter varegruppe) Debitorpostering. Læs mere Kreditorpostering. Læs mere Vareforbrug og Lagerafgang Konti til bogføring af vareforbrug i finans angives under Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper. Vareforbrug bogføres ved fakturering. NB! Vareforbrug bogføres kun i Finans, hvis der er angivet konti i feltet Vareforbrug og Lagerafgang på varegruppen. Hvis ikke de to felter er udfyldt, bogføres vareforbrug ikke i Finans. Hvis vareforbruget ikke bogføres i forbindelse med fakturering, beregnes og bogføres det manuelt efter en lageropgørelse/lageroptælling. Vareforbrug er typisk en driftkonto i resultatopgørelsen. I eksemplet er konto 1330: Vareforbrug (Lagermodul) anvendt. Lagerafgang er typisk en statuskonto i balancen fra gruppen af lagerkonti. I eksemplet er konto 5540: Varelager afgang, vareforbrug (Lagermodul) anvendt. Konti angives per varegruppe. Varegrupperne kan anvende forskellige konti. Hvis der er varegrupper, hvor der ikke skal bogføres vareforbrug automatisk, skal du ikke udfylde konti på de respektive grupper.

15 Lager, tilgang (Lagerkladde) Dette er en modkonto til bogføring af poster fra lagerkladden (Lager/Lagerkladde). Det er typisk en statuskonto i balancen fra gruppen af lagerkonti. I eksemplet er konto 5545: Varelager regulering anvendt. Lagerkladden bogføres kun i finans, hvis konto er angivet i feltet Lager, tilgang (Lagerkladde). Konto angives per varegruppe. Varegrupperne kan anvende forskellige konti. Hvis der er varegrupper, hvor lagerkladden ikke skal bogføres i finans, skal du ikke udfylde konti på de respektive grupper. En kort forklaring på varebevægelsestyperne i lagerkladden: Bevægelse Danner ingen finans postering Regulering Bogføres på Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Optælling Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Tab/Vind Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Forældet Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Systemkontiene angives i kontoplanen i feltet Systemkonto. Der er to systemkonti til lagerkladden:

16 Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Bevægelsestype Regulering. Kladde til indtastning af tab/vind (systemkonto 2) Bevægelsestype Optælling, Tab/Vind & Forældet. Alle modposteres på varegruppens konto Lager, tilgang (Lagerkladde): : Køb, Salg og Momskonti i Varegrupper I Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper kan der angives konti og momskoder til brug ved købs- og salgsfaktura.

17 De benyttes kun, hvis: Debitor- og kreditorgruppen har omsætningskontering efter Varegrupper Debitorgruppen: Kreditorgruppen:

18 Konti og momskoder fra Varegrupper benyttes ikke, hvis Debitorgruppen har angivet kontering efter Debitorgrupper og Kreditorgruppen har angivet kontering efter Kreditorgrupper. Momszonen Momszonen på debitor og kreditor bestemmer købs- og salgskonto samt momskode (med mindre der er specificeret en særlig momskode på debitor eller kreditor). Momszoner: Indland EU-medlemslande Udland (ikke EU) Ikke momsregistreret Momsfri

19 Momszone på Debitor: Momszone på Kreditor:

20 Automatisk kolonnenummer, På grupperne kan sættes en nummerserie op, som vil generere et nummer på posten ved oprettelse, såfremt man ikke selv har påført et nummer. Nummerserier har to formål På nummerserie kan bestemmes, om serien skal bruges til bilagsnumre eller til at generere nøgleværdier på poster. Bemærk at nummerserie nu har fået et længdefelt, så Uniconta kan foranstille 0 er samt påføre prefix.

21

22 Lagerkladde: Bogføring i finans Bevægelser i lagerkladden bogføres kun i finans, hvis der er sat konti op i Varegrupper og Systemkonti i kontoplanen. Lager/Vedligeholdelse/Varegrupper: Konti: Lager, tilgang (Lagerkladde) Dette er en modkonto til bogføring af poster fra lagerkladden (Lager/Lagerkladde). Det er typisk en statuskonto i balancen fra gruppen af lagerkonti. I eksemplet er konto 5545: Varelager regulering anvendt. Lagerkladden bogføres kun i finans, hvis konto er angivet i feltet Lager, tilgang (Lagerkladde). Konto angives per varegruppe. Varegrupperne kan anvende forskellige konti. Hvis der er varegrupper, hvor lagerkladden ikke skal bogføres i finans, skal du ikke udfylde konti på de respektive grupper. En kort forklaring på varebevægelsestyperne i lagerkladden: Bevægelse Danner ingen finans postering Regulering Bogføres på Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Optælling Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Tab/Vind Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Forældet Bogføres på tab/vind (systemkonto 2) Systemkontiene angives i kontoplanen i feltet Systemkonto. Der er to systemkonti til lagerkladden:

23 Lagerværdiregulering (systemkonto 1) Bevægelsestype Regulering. Kladde til indtastning af tab/vind (systemkonto 2) Bevægelsestype Optælling, Tab/Vind & Forældet. I eksemplet ovenfor er konto 1335 anvendt til Systemkonto Kladde til indtastning af tab/vind. Konto 1340, Lagerværdiregulering, er anvendt til systemkonto Lagerværdiregulering.

24 Alle modposteres på varegruppens konto Lager, tilgang (Lagerkladde): : Hints Regulering af lager med 0 i antal, der har en kostpris.

25 OData (ODBC i skyen) Odata adgang fra Excel til Uniconta. Data fra Uniconta kan via Microsoft Odata let og sikkert overføres til Excel. Odata kan overføres til almindelige pivottabeller og tabeller eller data kan overføres til PowerPivot. Princippet i overførslerne er det samme. Overførsel at data fra Uniconta til Excel. Krav til Excel Minimumsversion Office 365 eller Excel 2016 Hent data 1. Vælg data i Excel menuen 2. Vælg From other Sources 3. Vælg From Odata data feed Dette skærmbillede fremkommer

26 Indtast Link or File.: Indtast User Name og Password. Såfremt Uniconta User Name og Password er lig Uniconta kan Sign-in information bruges. Skal der vælges et andet regnskab end standard regnskabet, så skal der i feltet User Name skrives : <>/User Name Tryk [Next] Vælg den eller de tabeller der skal overføres data fra til Excel

27 Tryk på [Finish] Vælg hvorledes data skal overføres til Excel. Vælges 1 tabel er Table Default. Vælges flere tabeler er PivotTable Report Default. Her er PivotTable Report valgt

28 Pivottablen kan nu udfyldes ved at trække felterne ned i de fire tomme kasser nederst i højre side. Gem regnearket. I fremtiden kan Data opdateres fra Excel blot ved at trykke på [Refresh] i PivotTabellen. Trouble shooting Beløb er forkerte. Dette skyldes at der bruges lokal tegnsætning. Dette kan ændres under fil / Options. Under Advanced skal fjernes i Use system seperators og Decimal skal sættes til. og Thousand seperators skal sættes til,.

29

30 Data hentes fra forkert regnskab Data hentes altid fra brugerens standardregnskab. Dette sættes op i Uniconta Klik på Sæt i Standard og tryk [OK]

31 Alternativt kan et andet regnskab vælges ved at der i feltet User Name skrives <<Regnskabsnavn>>\User Name Eksporter udskrifter og data til fil Alt hvad der vises og udskrives i udskrifter og skærmbilleder i Uniconta kan eksporteres gemmes i diverse filformater. Alle rapporter og skærmbilleder kan modificeres, før de gemmes som fil. Du kan: Rykke rundt på felter Fjerne/indsætte felter Bestemme feltbredde Sortere Filtrere og søge mv., alt sammen inden du udskriver og/eller gemmer. Dermed kan du nemt og hurtigt justere indholdet og designet før eksport til fil. Eksempler Eksport af Kontoplan til fil: Åbn kontoplanen (Økonomi/Kontoplan) og klik på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen øverst i skærmbilledet.

32 Herefter åbnes indholdet af skærmbilledet/udskriften som forhåndsvisning. Dokumenter kan gemmes i forskellige filformater, der er til rådighed. Øverst til højre i Vis udskrift-vinduet er Eksporter dokument-ikonet.

33 Klik på pilen i højre side af Eksporter dokument-ikonet for at få vist en oversigt over, de filformater, der er til rådighed. Hvis du blot klikker på Eksporter dokument-ikonet (uden at åbne oversigten over formater) anvendes seneste valgte format. Hvis du f.eks. senest har anvendt XLS Fil, husker Uniconta dit valg til næste eksport. Vælg det ønskede format. Alt efter det valgte format åbnes herefter et vindue, hvor du kan angive yderligere valg, klik på OK og vælg herefter placering og filnavn. Herefter er udskriften gemt som fil med det valgte filnavn og den ønskede placering.

34 Du kan også benytte Eksporter til Excel eller Eksporter til CSV-ikonet til at gemme data i ekstern fil. Men som du ser ovenfor, er der flere formater at vælge imellem under Udskriv. Ovenfor er vist eksport af kontoplanen til ekstern fil. Det samme kan du gøre med Debitorer, Kreditorer, Varer etc. Alle rapporter kan også eksporteres til ekstern fil. Eksempel: Revisoren ønsker en rapport over alle bogførte fysiske bilag i regnskabsåret 2016: Vælg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Klik på Filter-knappen i båndet for at åbne filter-funktionen. I Feltnavn åbnes oversigten over felter, vælg feltet Bogføringsdato. I Filtrer efter angives Klik på OK. Herefter vises kun bilag fra 2016 i rapporten.

35 Fjern eventuelt overflødige felter. Klik på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen, herefter åbnes rapporten i forhåndsvisning. I eksemplet her har vi fjernet overflødige felter, før vi klikkede på Udskriv. Da rapporten indeholder mange felter og flere lange felter, har vi ændret den til Landskab vha. Sideopsætning-ikonet i værktøjslinjen. Den ønskes gemt i PDF-format. Klik på Eksporter dokument-ikonet og vælg PDF Fil. Udfyld evt. yderligere options og angiv derefter placering og filnavn. Hermed er rapporten eksporteret til ekstern fil: