Udtalelse. TEKNIK OG MILJØ Administration og Ejendomme Aarhus Kommune

Transkript

1 Side 1 af 6 Udtalelse TEKNIK OG MILJØ Administration og Ejendomme Aarhus Kommune Til Aarhus Byråd via Magistraten 6. april 2017 Forslag fra Venstre om tilbundsgående, uvildig undersøgelse af Center for Byens Anvendelse Konklusion Venstre har foreslået en tilbundsgående, uvildig undersøgelse, der skal afdække følgende forhold i relation til Center for Byens Anvendelse: 1. Hvem havde kendskab til den usunde kultur i forbindelse med udbudsprocesser - lige fra mellemledere til rådmand? 2. Hvem har accepteret konstruktionen, hvor en afdeling både er tilbudsgiver og indkøber? 3. Har der været tilfælde, hvor man har accepteret tilbud fra egen organisation, som ud fra en almindelig forretningsmæssig vurdering har været urealistiske? 4. Hvem har været beslutningstagere, og hvem har været orienteret, i sådanne sager? 5. Hvad er foregået, som ikke er kommet til offentlighedens kendskab? 6. Har der fra politisk hold været instrukser eller signaler i retning af, at udbudsregler skulle bøjes for at sikre en bestemt leverandør eller sådan at Natur- og Vejservice selv kunne vinde udbud? Bautavej Aarhus V Telefon: Direkte telefon: admejd@aarhus.dk Direkte mijo@aarhus.dk Sag: 16/ Sagsbehandler: Michael Johansson Teknik og Miljø vurderer, at sagskomplekset i relation til Center for Byens Anvendelse, herunder Natur og Vej Service, er afdækket via de allerede gennemførte interne og eksterne undersøgelser. Det anbefales derfor, at der ikke iværksættes yderligere undersøgelser.

2 Vurdering af beslutningsforslaget Side 2 af 6 Redegørelse for gennemførte undersøgelser Teknik og Miljø begyndte allerede sidste år en indledende opretningsplan for blandt andet udbud af opgaver i Center for Byens Anvendelse samt en fuldstændig gennemgang af økonomihåndteringen. Revisionsselskabet Ernst & Young har de seneste måneder gennemgået et omfattende materiale i Center for Byens Anvendelse og Natur og Vej Service. Revisorerne har haft fri adgang til at interviewe både nuværende og tidligere medarbejdere i Teknik og Miljø og har på denne baggrund foretaget interview af 48 medarbejdere samt syv fratrådte medarbejdere. Ernst & Young har haft fri adgang til alle bilag i virksomheden og er blevet bevilget adgang til den tidligere chefs mailboks. Aarhus Kommunes advokat Bech-Bruun er på baggrund af revisionsrapporten blevet bedt om en vurdering af sagen. Bech-Bruun har anbefalet Aarhus Kommune at skride til konkret politianmeldelse af den tidligere chef. Samtidig bemærker Bech-Bruun, at de kritisable forhold i Center for Byens Anvendelse efter rapporten at dømme ser ud til at være centreret omkring få personer, at forholdene har været vanskelige at afdække i en intern revision, og at EYs rapport ikke giver grund til at antage, at der mere generelt findes systemfejl eller en dårlig kultur i forvaltningen. Arbejdstilsynet har været på uanmeldt tilsynsbesøg hos Center for Byens Anvendelse på Kalkværksvej og har gennemført besøg ved fire enheder og den ansvarlige ledelse. På bagrund af observationer og indsamlede informationer ved besøgene har Arbejdstilsynet givet Teknik og Miljø to påbud om at sikre, at arbejdet ikke medfører risiko for fysisk eller psykisk helbredsforringelse som følge af mobning i to af de fire enheder. Med påbuddene fulgte et krav om at bruge en godkendt ekstern rådgiver i arbejdet med efterfølgende at rette op på forholdene. Endelig har Teknik og Miljøs HR-afdeling i perioden fra slutningen af september 2016 frem til begyndelsen af marts 2017 været i kontakt med og/eller behandlet henvendelser og informationer fra en række tidligere og nuværende medarbejdere ved Center for Byens Anvendelse, herunder tidligere og nuværende tillidsrepræsentanter. Der har tilsvarende været møder med en faglig organisation, en borger og et medlem af Teknisk Udvalg. Teknik og Miljø vurderer, at sagskomplekset i relation til Center for Byens Anvendelse, herunder Natur og Vej Service, er afdækket via disse undersøgelser. Det anbefales derfor, at der ikke iværksættes yderligere undersøgelser.

3 Redegørelse for initiativer på baggrund af gennemførte undersøgelser Teknik og Miljø har iværksat og vil iværksætte følgende initiativer på baggrund af de forhold vedrørende Center for Byens Anvendelse, herunder Natur og Vej Service, der er afdækket i ovennævnte undersøgelser: Side 3 af 6 1. Sikring af konkurrenceudsættelse af og aftaledækning for alle relevante indkøb af varer og tjenesteydelser hos Natur og Vej Service. 2. Intern gennemgang af økonomihåndteringen i alle Teknik og Miljøs centre og afdelinger. Gennemgangen er startet primo 2016, og gentages periodisk. 3. Skærpet fokus på anlægssager i Center for Byens Anvendelse, dvs. på bestillers specifikation af opgaven; på udførers kalkulation og tilbud, samt på sikring af overholdelse af udbudsreglerne. Endvidere skærpet fokus på dokumentation af aftaler o.l. i forbindelse med ændringer af anlægsprojekter. 4. Skærpet fokus på tilsyn med afspærringer, herunder krav om systematisk dokumentation af tilsynet. 5. Generel indskærpelse af undersøgelsens konklusioner og anbefalinger for den samlede ledelse i Teknik og Miljø. Forstærket vejledning af ledere og medarbejdere, herunder om forholdet til leverandører, habilitet, udbudsregler m.m. 6. Styrket intern controllerfunktion med fokus på standardisering, vejledning, kontrol og retledning. 7. Øvrige opstramninger, herunder stop for julegaver, sikring af fuld afregning for madordninger, sikring af korrekt prissætning af visse interne ydelser m.m. 8. Efterlevelse af påbud fra Arbejdstilsynet vedr. indsats mod mobning 9. Vurdering af, om der skal gives tjenstlige sanktioner i forhold til en række ledende medarbejdere. 10. Politianmeldelse af forhold vedrørende tidligere centerchef Claus Peter Pedersen, samt fortsat dialog med Østjyllands Politi.

4 Bemærkninger til de konkrete spørgsmål fra Venstre Side 4 af 6 Ad 1) Hvem havde kendskab til den usunde kultur i forbindelse med udbudsprocesser - lige fra mellemledere til rådmand? Ernst & Youngs rapport, som er gennemgået for Magistraten og Teknisk Udvalg den 27. marts, viser en række eksempler på uregelmæssigheder med udbudsprocesser. Det gælder både anlægssager, med Center for Byens Anvendelse/Kalkværksvej som bestiller og Natur og Vej Service som udfører, Natur og Vej Services anskaffelser af varer og tjenesteydelser, hvor der er påvist en række tilfælde af manglende konkurrenceudsættelse. Det kan oplyses, at den manglende konkurrenceudsættelse af Natur og Vej Services anskaffelse af varer og tjenesteydelser er afdækket via interne undersøgelser v. Teknik og Miljøs indkøbsafdeling primo Der er herefter igangsat en proces med at sikre fuld konkurrenceudsættelse af alle relevante indkøb af varer og tjenesteydelser en proces, der forventes afsluttet inden 1. maj Teknisk Udvalg er orienteret om denne plan på mødet den 12. september De tjenstlige samtaler, der nu gennemføres med en række ledende medarbejdere i Center for Byens Anvendelse, skal bl.a. afdække kendskabet til de øvrige uregelmæssigheder, Ernst & Young har afdækket. Det drejer sig først og fremmest om de ca. 400 mindre anlægssager, hvoraf Ernst & Young har gennemgået en væsentlig andel, og hvor der er konstateret en række mangler i bestillingen af opgaverne (specifikationen) og den efterfølgende styring af udførelsen af opgaverne. Teknik og Miljøs topledelse fik kendskab til nogle af de ovennævnte forhold i november Det drejede sig dels om enkelte sponsoraftaler, dels om manglende konkurrenceudsættelse af maskinindkøb i Natur og Vej Service. Anledningen til at dette kom frem var aktindsigtsforespørgsler fra Århus Stiftstidende. Disse havde afsæt i henvendelser til avisen fra tidligere medarbejdere ved Center for Byens Anvendelse/Natur og Vej Service. Kendskabet førte bl.a. til den ovennævnte interne undersøgelse ved Teknik og Miljøs indkøbsafdeling primo Den havde primært fokus på konkurrenceudsættelse, indkøb og bilagshåndtering/bogføring. Kendskabet til forholdene er yderligere udbygget, via flere aktindsigtsforespørgsler fra Århus Stiftstidende, men især gennem Ernst & Youngs udredning, som er afsluttet 24. marts Ad 2) Hvem har accepteret konstruktionen, hvor en afdeling både er tilbudsgiver og indkøber? Organiseringen af Center for Byens Anvendelse er enstemmigt godkendt af Byrådet, 21. maj Af indstillingen fremgik:

5 Center for Byens Anvendelse varetager daglig drift og løbende forandringer af byrummet. Der skal sikres en høj byrumskvalitet og gode rammer for sundhed og fremkommelighed i byen. Byens Anvendelse skal varetage opgaver indenfor dele af byarkitektur, vejanlæg og vejdrift samt grønne områder. Den nuværende udførerenhed, Natur og Vej Service, indgår heri. Side 5 af 6 Ad 3) Har der været tilfælde, hvor man har accepteret tilbud fra egen organisation, som ud fra en almindelig forretningsmæssig vurdering har været urealistiske? Ernst & Youngs rapport har afdækket tilfælde, hvor tilbuddet fra udfører kunne have været underkendt som urealistisk lavt og hvor der efterfølgende er påløbet ekstraregninger. Det drejer sig om seks af 15 undersøgte sager, hvor Natur og Vej Service har været udfører. Ad 4) Hvem har været beslutningstagere, og hvem har været orienteret, i sådanne sager? Beslutninger om tildeling af opgaver, accept af merbetalinger m.v. træffes almindeligvis af den projektleder el.lign., der har ansvaret for det konkrete projekt. De ovennævnte tjenstlige samtaler skal afdække, i hvilket omfang centerets ledelse har været bekendt med konkrete dispositioner, beslutninger, aftaler o.l. Det kan i øvrigt oplyses, at Center for Byens Anvendelse har implementeret nye processer, der skal mindske tilfælde af, at anlægsprojekter overskrider budgettet pga. uforudsete udgifter. Ad 5) Hvad er foregået, som ikke er kommet til offentlighedens kendskab? Ernst & Young har arbejdet med et frit mandat til at inddrage yderligere områder og emner i deres undersøgelse; hvad enten det skete på baggrund af oplysninger fra nuværende eller tidligere medarbejdere, eller med afsæt i Ernst & Youngs erfaringer fra andre, tilsvarende undersøgelser. Undersøgelserne har først og fremmest vist, at omfanget af sponsorater til en badmintonklub i Aalborg, der er kommet kom i stand ved Claus Peter Pedersens personlige mellemkomst, var langt mere omfattende, end han selv havde redegjort for i forbindelse med en tjenstlig samtale i januar Endvidere er det eftervist, at sponsoraftalerne mellem diverse leverandører til Natur og Vej Service og den bemeldte badmintonklub er kommet i stand ved Claus Peter Pedersens misbrug af sin ledende stilling ved Aarhus Kommune. Undersøgelserne har herudover klarlagt detaljer vedr. de forhold, der løbende er omtalt i medierne fra 28. oktober 2016 og frem. Der er enkelte af de omtalte forhold, som har kunnet afvises, herunder først og fremmest at der skulle have været sket en åbning af tilbud vedr. en licitation før tilbudsfristens udløb.

6 Ernst & Young har tilkendegivet, at de ikke har været begrænset i udførelsen af undersøgelsen. De er heller ikke stødt på ting i forbindelse med undersøgelsen, som kunne give anledning til at efterforske ting hos andre personer i kommunen end de, der indgår i undersøgelsen. Magistraten og Teknisk Udvalg har modtaget orientering herom den 5. april. Side 6 af 6 Ad 6. Har der fra politisk hold været instrukser eller signaler i retning af, at udbudsregler skulle bøjes for at sikre en bestemt leverandør eller sådan at Natur- og Vejservice selv kunne vinde udbud? Nej. --- Venstre har herudover ønsket en undersøgelse af, hvordan lønudbetalingen til Claus Peter Pedersen kunne stoppes. Her har begivenhederne overhalet forslaget, idet Claus Peter Pedersen blev bortvist den 21. december. Lønudbetalingen blev ved samme lejlighed stoppet. Venstre har endvidere foreslået, at revisionen kommer med et bud på, hvordan en fremtidig organisering af Center for Byens Anvendelse kan se ud, så der sikres et godt arbejdsklima. Ernst & Young oplyser, at de ikke har vurderet dette, og at det i givet fald vil være en ny opgave, som skal udføres af en anden del af Ernst & Young. Det kan endvidere oplyses, at der er iværksat et udviklingsforløb hos henholdsvis Center for Byens Anvendelse/Kalkværksvej og Natur og Vej Service. Begge forløb sigter på at bringe medarbejde, ledere og organisation videre, men ikke på at ændre grundlæggende på den organisatoriske opbygning i Teknik og Miljø. Der iværksættes desuden et forløb, der skal adressere de påbud, Arbejdstilsynet har givet om afhjælpning af konstaterede problemer med mobning i de to nævnte enheder under Center for Byens Anvendelse. Kristian Würtz / Erik Jespersen