Udbudsbetingelser Begrænset EU-udbud 2015/S Kontrakt om udvikling, drift og vedligehold af et IT-system til håndtering af Familieydelser

Transkript

1 Udbudsbetingelser Begrænset EU-udbud 2015/S Kontrakt om udvikling, drift og vedligehold af et IT-system til håndtering af Familieydelser Version

2 Indhold 1 INDLEDNING TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON GENERELT OM RAMMERNE FOR UDBUDSFORRETNINGEN BAGGRUND FOR UDBUDDET OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE TIDSPLAN INFORMATIONSMØDE YDERLIGERE OPLYSNINGER TIL UDBUDSMATERIALET SPØRGSMÅL TIL ATP FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT FORHANDLINGSFORBUDDET TILBUDDET GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV TILBUDSFRIST SPROG HONORAR RETURNERING AF MODTAGNE TILBUD ÅBNING AF TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD SPØRGSMÅL INSTRUKTIONER KONTROL OG EVALUERING AF TILBUD Udbudsbetingelser Side 1 af 26

3 4.1 VURDERING AF KONDITIONSMÆSSIGHED VURDERING AF FORBEHOLD TILBUDSEVALUERING TILDELINGSKRITERIUM: DET ØKONOMISK MEST FORDELAGTIGE TILBUD UNDERKRITERIER UNDERRETNING (MEDDELELSE OM RESULTATET) KONTRAKTINDGÅELSE STAND-STILL PERIODE AFLYSNING AF UDBUDSFORRETNINGEN OVERSIGT OVER UDBUDSMATERIALETS DOKUMENTER Udbudsbetingelser Side 2 af 26

4 1 Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for ATP s udbud af IT løsning til administration og udbetaling af Familieydelser i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S fremsendt til offentliggørelse den 23. februar 2015 i den Europæiske Unions Tidende (TED). 1.1 Tilbudsgivers kontaktperson De virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, betegnes herefter Tilbudsgiver. Medmindre andet klart og tydeligt angives af Tilbudsgiver, vil ATP stile eventuelle meddelelser under udbudsforretningen til den medarbejder hos Tilbudsgiver, som Tilbudsgiver har anført i ATP s elektroniske udbudssystem Mercell, herefter betegnet Mercell. Tilbudsgiver kan overfor ATP via Mercell til enhver tid udpege en anden kontaktperson. Udbudsbetingelser Side 3 af 26

5 2 Generelt om rammerne for udbudsforretningen 2.1 Baggrund for udbuddet Folketinget har ved lov flyttet dele af kommunernes myndighedsområder til én ny selvejende institution, kaldet Udbetaling Danmark, der bl.a. varetager og administrerer udbetalinger af Familieydelser. ATP yder i henhold til lov nr. 324 af 11. april 2012 om Udbetaling Danmark (i det følgende benævnt Udbetaling Danmark loven ) teknisk og administrativ bistand til Udbetaling Danmark og har blandt andet til opgave at udbyde nye it-løsninger, som kan understøtte Udbetaling Danmarks administrations- og udbetalingsopgaver. Læs mere om udbuddet på: Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres i henhold til Udbudsdirektivet, Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter efter reglerne om begrænset udbud. Det forhold, at udbudsforretningen er omfattet af EU s udbudsregler indebærer endvidere, at ATP er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker ATP bl.a. at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på, at: ATP er berettiget til, og kan være forpligtet til, at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, dvs. ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, herunder forbehold overfor minimumskrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller hvis det indeholder væsentlige uklarheder. ATP er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, og Udbudsbetingelser Side 4 af 26

6 Det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 2.3 Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle. Dato Milepæl Udsendelse af opfordring til afgivelse af tilbud samt udbudsmateriale kl. 09:00-12:30 Informationsmøde, hvor ATP vil gennemgå hovedelementerne i Kontrakten med tilhørende bilag. Spørgsmål, der måtte blive stillet af Tilbudsgivere, vil blive besvaret løbende til og med den angivne dato Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret inden udløbet af fristen for besvarelse af spørgsmål. Spørgsmål, der er modtaget senere end seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ATP ikke vil besvare spørgsmål i uge 28 og :00 Frist for aflevering af tilbud i Mercell Primo oktober Tildeling af Kontrakten (vejledende) Medio oktober Stand-still periode påbegyndes (vejledende) - jf. afsnit 5.1 Ultimo oktober Kontraktunderskrivelse (vejledende) Tabel 1 Tidsplan for udbudsforretningen. 2.4 Informationsmøde Der vil blive afholdt et informationsmøde onsdag den 13. maj 2015 fra kl til Nærmere oplysninger om informationsmødet vil blive meddelt via Mercell. På informationsmødet vil ATP gennemgå materialets hovedpunkter og struktur samt den overordnede tilgang til tilbudsgivning og -udarbejdelse. Udbudsbetingelser Side 5 af 26

7 Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter ATP s vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos ATP, kan ATP dog henvise Tilbudsgiver til at stille spørgsmålet skriftligt. ATP vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som alle tilbudsgivere efterfølgende vil få adgang til. 2.5 Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet Såfremt ATP finder det relevant, kan ATP frem til seks (6) dage før tilbudsfristens udløb fremsende yderligere oplysninger til udbudsmaterialet, jf. Udbudsdirektivets artikel 40, stk Spørgsmål til ATP Tilbudsgiverne kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles i Mercell. Spørgsmål skal stilles på dansk. Hvis der stilles flere spørgsmål ad gangen, vil ATP opfordre Tilbudsgiver til at fremsende spørgsmålene i tabelform. Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke punkter i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. ATP ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 10. august Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret senest seks (6) dage inden tilbudsfristens udløb, medmindre ATP vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål og svar vil løbende blive gjort tilgængelige i anonymiseret form i Mercell. 2.7 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt ATP vil, så vidt muligt sikre fortroligheden af oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet gælder dog ikke, såfremt lovgivningen forpligter ATP til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de Udbudsbetingelser Side 6 af 26

8 pågældende oplysninger, hvorefter ATP inden for lovgivningens rammer vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver fortrolig oplysning om ATP og de deltagende kommuner, der kommer til deres kendskab i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 2.8 Forhandlingsforbuddet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør Tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at Kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ATP. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Udbudsbetingelser Side 7 af 26

9 3 Tilbuddet 3.1 Generelle form- og procedurekrav Tilbuddet kan alene afgives via Mercell og inden tilbudsfristen udløber. Tilbudsgiveren får, ved aflevering via Mercell, en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Det er denne tidsangivelse, som er gældende for rettidigt modtaget tilbud. Tilbudsgiver har ansvaret for, at uploaded tilbud er modtaget rettidigt. Tilbudsgiver opfordres til sammen med sit tilbud at aflevere et ledelsesresume, som giver en kort beskrivelse af det tilbudte Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 20. august 2015 kl. 12:00. Det er særligt vigtigt, at Tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning Sprog Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Eventuelle licensbetingelser til standardprodukter eller eventuelle generelle produktbeskrivelser, samt eksempler på dokumentation (dog undtaget brugerdokumentation) som måtte være en del af Tilbudsgivers tilbud, kan dog vedlægges tilbuddet på engelsk Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning Returnering af modtagne tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til, at Tilbudsgiver kan overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Udbudsbetingelser Side 8 af 26

10 3.2 Forbehold Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold over for Kontrakten, som er mindstekrav, og dermed er ufravigelig. Der kan ikke tages forbehold over for bilag og underbilag. Såfremt Tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til Kontrakten, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold. Endvidere vil manglende eller delvis opfyldelse af fakultative krav (ikke mindstekrav) i bilag 3A.1 (Kravliste) ikke blive betragtet som forbehold, men vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier som nærmere angivet i punkt Spørgsmål Tilbudsgiverne opfordres til at udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, jf. pkt. 2.6, hvis der konstateres væsentlige uhensigtsmæssigheder i Kontrakten, der ikke kan tages forbehold overfor, idet ATP i givet fald - inden for udbudsreglernes rammer - vil overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer. I sådanne spørgsmål bedes Tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. I tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold kan medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres Tilbudsgiver ligeledes til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. 3.4 Instruktioner I Kontrakten med bilag og underbilag samt i Dokumenterne 1, 2 og 3 (se punkt 6) fremgår gult markeret tekst i kursiv i firkantede parenteser: [xx]. Denne tekst, uanset om denne er fremhævet med gult eller ikke, er instruktioner til Tilbudsgiver og angiver, hvad Tilbudsgiver skal gøre i forbindelse med udarbejdelse af det pågældende dokument. Tilbudsgiver skal derfor følge instruktionen og kan med fordel fjerne instruktionen i forbindelse med udarbejdelse af sit tilbud, da instruktionen udgår inden Kontraktindgåelsen. Hvor Tilbudsgiver indsætter egen tekst, ser ATP gerne, at Tilbudsgiver gør dette med en anden skriftfarve end sort. Endvidere er der forrest i hvert bilag indsat en vejledning til Tilbudsgiver, som indeholder nærmere instrukser om, hvad Tilbudsgiver skal gøre i forbindelse med udarbejdelse af det pågældende dokument. Denne vejledning skal ikke fjernes. Udbudsbetingelser Side 9 af 26

11 De enkelte dokumenter ses gerne afleveret i samme format som i udbudsmaterialet (Word og Excel). Dokumenter udarbejdet i øvrige programmer (som f.eks. Microsoft Project) kan afleveres i PDF-format. Udbudsbetingelser Side 10 af 26

12 4 Kontrol og evaluering af tilbud 4.1 Vurdering af konditionsmæssighed Efter tilbuddene er åbnet, vil ATP som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. ATP forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ATP sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 12 i ovennævnte bekendtgørelse. ATP er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra Tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ATP sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler Vurdering af forbehold Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ATP foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 4.2 Tilbudsevaluering Tildelingskriterium: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på grundlag af en række underkriterier som angivet nedenfor Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af følgende underkriterier i overensstemmelse med den angivne vægtning. Udbudsbetingelser Side 11 af 26

13 Underkriterier Kvalitet af løsningen 40 % % vægtning af kriteriet Sikker drift 20 % Projekt- og leveringssikkerhed 15 % Pris 25 % Tabel 2 Underkriterier ATP vil vurdere disse underkriterier på grundlag af delkriterierne anført nedenfor Kvalitet af løsningen Underkriteriet Kvalitet af løsningen vurderes på baggrund af følgende delkriterier. Delkriterie 1 og 2 vægter højere end delkriterie 3 og Delkriterium 1 Kvalitet: Kundeservice og manuel sagsbehandling Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for følgende kravgrupper: Dan Opkrævning Dan Udbetaling Manuelle Breve Opgaveindbakke Sagshåndtering Selvbetjening Tværgående overblik Kravgruppe: Brugergrænseflader Brugervenlighed (non-funktionelle krav) Vurderingsgrundlag Ovenstående delkriterier vurderes under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav. Udbudsbetingelser Side 12 af 26

14 Delkriterium 2 - Kvalitet: Automatiseret sagsbehandling og løbende konfiguration Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for nedenstående non-funktionelle kravgrupper, samt af Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) af cases i punkt 5.1.3: Kravgrupper a) Beregning af ydelser b) Beskedhåndtering c) Hændelser d) Kontrol e) Modregning f) Modtagelse af post g) Regeladministration h) Systemadministration i) Validering j) Arkitektur (non-funktionelle krav) Case A til E Kravgrupperne har samlet en højere vægt end case besvarelserne. Vurderingsgrundlag Ovenstående delkriterier vurderes under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav. Ved vurderingen af case besvarelserne A og B tillægges det positiv betydning: I jo højere grad ATP s forretningsadministratorer uden særlige tekniske forudsætninger selv har mulighed for at løse opgaven. I jo højere grad ændringerne kan testes og i driftssættes meget hurtigt og uden påvirkning på driften. At Tilbudsgiver via besvarelsen dokumenterer en enkel, hurtig og sikker change proces for ændringer af denne type. Ved vurderingen af case besvarelsen C, D og E tillægges det positiv betydning, at: Udbudsbetingelser Side 13 af 26

15 I jo højere grad ændringerne kan håndteres via konfiguration, herunder opsætning af nye regler. I jo højere grad ATP s forretningsadministratorer uden særlige tekniske forudsætninger selv har mulighed for at løse hele eller dele af opgaven. I jo højere grad ændringerne kan testes og i driftssættes indenfor tidsfristen og uden væsentlig påvirkning på driften Delkriterium 3 - Kvalitet: Grundlæggende funktionalitet og non-funktionelle krav Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for følgende kravgrupper: Kravgruppe: Grundlæggende funktionalitet Kravgruppe: Informationsmodel Kravgruppe: Beslutningsmodeller og regler Kravgruppe: Løsningsflow Kravgruppe: Løsningssubflow Kravgruppe: Aktivitetsbeskrivelser Design og applikationsstrukturer (non-funktionelle krav) a) Integrationer b) Rapportdesign Lovgivning (non-funktionelle krav) Systemfleksibilitet (non-funktionelle krav) Tilgængelighed (non-funktionelle krav) Vurderingsgrundlag Ovenstående delkriterier vurderes under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav Delkriterium 4 - Kvalitet: Støttefunktionalitet Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for følgende funktionelle kravgrupper: Afstemning Arkivering Udbudsbetingelser Side 14 af 26

16 Indekssynkronisering Jobafvikling Persondata Rapporter Sager & Dokumenter Sikkerhed Økonomi Vurderingsgrundlag Ovenstående delkriterier vurderes under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav Sikker drift Underkriteriet Sikker drift vurderes på baggrund af følgende delkriterier anført i prioriteret rækkefølge Delkriterium 1 - Drift: Opfyldelse af krav til logning, design og applikationsstrukturer, miljøer, idriftsættelse, hypercare og Ydelserne Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for: Non-funktionelle kravgrupper a) Design og applikationsstrukturer (i) Automatiske kørsler (ii) Operationelt design (iii) Systemdesign b) Hypercare c) Idriftsættelse d) Logning e) Miljøer Krav til Ydelserne (driftskrav) a) Alle kravgrupper Vurderingsgrundlag: Ovenstående delkriterier vurderes under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved Udbudsbetingelser Side 15 af 26

17 vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav Delkriterium 2 - Drift: Sikkerhed Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte sikkerhedsydelser, jf. bilag 13 (Sikkerhed), og bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for følgende non-funktionelle kravgrupper a) Sikkerhed b) Test Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at de tilbudte test og afprøvningsydelser understøtter en sikker, effektiv og automatiseret afprøvning af den tilbudte løsning. Vurderingen af ovenstående kravgrupper sker under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav Delkriterium 3 - Drift: Dokumentationsydelser. Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte dokumentationsydelser, jf. bilag 4 (Dokumentation). Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at ATP på effektiv vis har adgang til opdateret dokumentation, samt at de tilbudte eksempler på dokumentation er velstruktureret samt indholds- og omfangsmæssigt er fyldestgørende i forhold til ATP s brug af løsningen Delkriterium 4 - Drift: Måling og rapportering på servicemål. Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte måling og rapportering af servicemål, jf. bilag 7 (Servicemål). Vurderingsgrundlag: Udbudsbetingelser Side 16 af 26

18 Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at Tilbudsgiver har leveret en fyldestgørende beskrivelse af hensigtsmæssige processer for måling af overholdelsen af servicemål, rapportering på overholdelsen af servicemål, samt beskrivelsen af hvilke værktøjer Tilbudsgiver vil anvende for at sikre en effektiv og fleksibel systemunderstøttelse Delkriterium 5 - Drift: ATP s medvirken efter Overtagelsesdagen. Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers beskrivelse af ATP s medvirken efter overtagelsesdagen, jf. bilag 9 (ATP s medvirken). Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at omfanget af leverandørens forventede forbrug af ATP s timer ikke er underestimeret men realistisk ift. de i bilaget af ATP angivne rammer for ressourcer, samt at omfanget af de i bilag 9 angivet rollers medvirken er specificeret. Det tillægges endvidere positiv betydning, at Tilbudsgiver har angivet omfanget af ATP s medvirken i forhold til driftsprocesserne samt hvordan det er relevant, at ATP er inddraget. Endelig tillægges det positiv betydning, at beskrivelsen af ATP s Medvirken er tilpasset den samarbejdsorganisation, der er skitseret i bilag 8 (Samarbejde og rapportering) Projekt- og leveringssikkerhed Underkriteriet Projekt- og leveringssikkerhed vurderes på grundlag af følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge Delkriterium 1 - Projekt: Tidsplan Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte tidsplan, jf. bilag 1 (Tidsplan) og bilag 1A (Hovedtidsplan og detaljerede tidsplaner). Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at den tilbudte tidsplan er robust, realistisk, tager hensyn til eventuelle risici samt at tidsplanen understøtter en sikker overgang til drift. Udbudsbetingelser Side 17 af 26

19 Delkriterium 2 - Projekt: Konverteringsstrategi Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte konverteringsstrategi, jf. bilag 3B pkt Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at den tilbudte konverteringsstrategi understøtter en korrekt, automatiseret og valideret konvertering af data Delkriterium 3 - Projekt: Afprøvning Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte test og afprøvningsydelser, jf. bilag 6 (Afprøvning). Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at de tilbudte test og afprøvningsydelser understøtter en sikker, effektiv og automatiseret afprøvning af den tilbudte løsning Delkriterium 4 - Projekt: Samarbejdsorganisation, rapportering, metode og bemanding Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers tilbudte projektledelse, metoder og bemanding, jf. Tilbudsgivers besvarelse i bilag 5 (Priser og Betalingsplan) punkt bilag 8 (Samarbejdsorganisation og rapportering) bilag 8A (Leverandørens metode) bilag 8B (Leverandørens nøglemedarbejdere) bilag 8C (Leverandørens sikring af kompetencer). bilag 3A.1 (Kravliste) og tilhørende løsningsbeskrivelse i bilag 3B (Løsningsbeskrivelse) for den non-funktionelle kravgruppe: a) Uddannelse Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at den tilbudte samarbejdsorganisation, rapportering, metode og bemanding understøtter projektets størrelse og kompleksitet herunder, at der tilbydes nøglemedarbejdere med relevante kompetencer, der løbende sikres vedligeholdt. Vurderingen af ovenstående kravgruppe sker under hensyn til den i vejledningen til bilag 3A.1 (Kravliste) anførte prioritering af kravtyper og løsningsmåder (hvis Udbudsbetingelser Side 18 af 26

20 relevant). Ved vurderingen tillægges det vægt i hvilken grad og med hvilket indhold (løsningsbeskrivelse i bilag 3B) tilbuddet opfylder de i bilag 3A.1 (Kravliste) anførte krav Delkriterium 5 - Projekt: ATP s medvirken i udviklingsprojektet Vurderet på grundlag af Tilbudsgivers inddragelse af ATP og ATP s eksterne leverandører, jf. bilag 9 (ATP s medvirken) Vurderingsgrundlag: Ved vurderingen tillægges det positiv betydning, at ATP inddrages, hvor det er relevant og hensigtsmæssigt. Det tillægges endvidere positiv betydning, at leverandøren har redegjort for, hvilke opgaver ATP skal varetage, og hvordan det er relevant, at ATP er inddraget i de angivne opgaver i udviklingsprojektet er specificeret. Endelig tillægges det positiv betydning, hvis ATP s medvirken ikke kræver særlige tekniske eller løsningspecifikke forudsætninger for de involverede medarbejdere. Inddragelse skal ske i overensstemmelse med de af ATP anførte rammer, jf. bilag 9 (ATP s medvirken) Pris Underkriteriet Pris vurderes på baggrund af den samlede evalueringstekniske pris som anført i Prisberegningsark for bilag 5 under fanen Vejledning og TCO. Såfremt priser eller antal enheder måtte være anført flere steder for samme Leverance eller Ydelse, er de i Prisberegningsark for bilag 5 anførte priser og antal enheder, der er gældende, hvis der måtte være uoverensstemmelser mellem tallene. Dette gælder eksempelvis, men ikke udelukkende, hvis der måtte være uoverensstemmelse mellem de i Prisberegningsark for bilag 5 anførte priser og de i bilag 5 anførte subtotaler i tabeller eller såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem enheder anført i Prisberegningsark for bilag 5 og løsningsbeskrivelsen i bilag 3B, punkt 7) Underretning (meddelelse om resultatet) Når ATP har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt anførte kriterier, træffer ATP beslutning om tildeling af Kontrakten. Udbudsbetingelser Side 19 af 26

21 ATP underretter herefter samtidigt samtlige Tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de Tilbudsgivere, der ikke tildeles Kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og karakteristika ved det vindende tilbud. Uanset om Kontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ATP har indgået Kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af Tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når Kontrakten er underskrevet. Udbudsbetingelser Side 20 af 26

22 5 Kontraktindgåelse Der vil ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, jf. ovenfor pkt , hvorfor Tilbudsgiveren bør drage omsorg for, at dennes tilbud er så præcist og fyldestgørende, at en Kontrakt kan indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og ATP. 5.1 Stand-still periode Kontrakten vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af stand-still perioden, jf. Tabel 1. Stand-still perioden er 10 kalenderdage og regnes fra dagen efter afsendelse af meddelelse om resultatet til samtlige Tilbudsgivere pr. . ATP anser ikke udbuddet for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet. 5.2 Aflysning af udbudsforretningen ATP er ikke forpligtet til at tildele Kontrakt og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af Kontrakt. Udbudsbetingelser Side 21 af 26

23 6 Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter Nedenstående tabel indeholder en oversigt over udbudsmaterialets dokumenter. Af oversigten fremgår for hvert dokument, hvorvidt: Dokumentet skal indgå i Tilbudsgivers tilbud Dokumentet skal udfyldes af Tilbudsgiver Dokument Titel Indhold Skal indgå i tilbud Dette dokument Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser Skal udfyldes af Tilbudsgiver Dokument 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrev Dokument 2 Ledelsesresumé Kortfattet beskrivelse af tilbuddets indhold, inkl. summarisk prisoversigt. Dokument 3 Bankerklæring Tilbudsgivers bank skal give tilsagn om at ville stille den i bilag 16 vedlagte anfordringsgaranti, såfremt Tilbudsgiver måtte få tildelt Kontrakten., samt underskrives af Tilbudsgivers bank. Kontrakten Kontrakt om udvikling drift vedligehold og videreudvikling af et ITsystem til administration af familieydelser Kontrakt om levering af et ITsystem til administration af familieydelser (navn m.v.) Bilag 0 Definitioner Definitioner Bilag 1 Tidsplan Krav til Tidsplan Bilag 1A Hovedtidsplan og detaljerede tidsplaner Grafisk illustration af Tidsplan Bilag 2 Situationsbeskrivelse Beskrivelse af ATP og Udbetaling Danmark, den eksisterende løsning, samt ATP s driftsprocesser. Bilag 2A Sådan forretningsmodellerer vi i ATP Beskrivelse af ATP s metoder til forretningsmodellering og opgørelse af forretningsmæssige behov. Bilag 2B Eksisterende data En introduktion til de data, der skal konverteres fra den nuværende løsning. Bilag 2C ATP PC-arbejdsplads Beskrivelse af ATP s PCarbejdsplads Udbudsbetingelser Side 22 af 26

24 Dokument Titel Indhold Bilag 3 Leverancebeskrivelse Beskrivelse af baggrund for udbuddet, målsætninger for det nye System samt forretnings- og IT-målarkitektur Skal indgå i tilbud Skal udfyldes af Tilbudsgiver Bilag 3A Behovsopgørelse Overordnet beskrivelse af kravene til Systemet. Bilag 3A.1 Kravliste ATP s krav samt Tilbudsgivers opfyldelse af de af ATP fremsatte krav Bilag 3A.2 Løsningsflows Beskrivelse af løsningsflows i forretningsprocesserne for et IT-system til administration af familieydelser Bilag 3A.3 Aktivitetsbeskrivelser Beskrivelse af aktiviteter i løsningsflows i forretningsprocesserne for et IT-system til administration af familieydelser Bilag 3A.4 Informationsmodeller Informationsmodeller for et ITsystem til administration af familieydelser Bilag 3A.5 Regel- og beslutningsmodeller Regel- og beslutningsmodeller for et IT-system til administration af familieydelser Bilag 3A.6 Integrationer Beskrivelse af de integrationer, som skal etableres fra Systemet. Bilag 3A.6a Produkt- og snitfladebeskrivelser Detaljerede produkt- og snitfladebeskrivelser for Systemets integrationer. Bilag 3A.7 Brugergrænseflader Inspirationsgivende wireframes for Systemets brugergrænseflader Bilag 3A.8 Oversigter Brevoversigt Krydstabulering af løsningsflows mod aktivitetsbeskrivelser Bilag 3B Løsningsbeskrivelse Tilbudsgivers beskrivelse af det tilbudte System Bilag 4 Dokumentation Beskrivelse af krav til dokumentation Udbudsbetingelser Side 23 af 26

25 Dokument Titel Indhold Skal indgå i tilbud Bilag 5 Priser og betalingsplan Priser og betalingsplan Skal udfyldes af Tilbudsgiver Prisberegningsark for bilag 5 Prisberegningsark Prisberegningsark Bilag 5A Standardserviceydelser Standardserviceydelser, som Leverandøren er ansvarlig for at levere på forespørgsel fra ATP Bilag 6 Afprøvninger Krav til Afprøvning Bilag 7 Servicemål Servicemål for de leverede ydelser. Bilag 8 Samarbejdsorganisation og rapportering Samarbejdsorganisation, rapportering og beskrivelse af Leverandørens metode Bilag 8A Leverandørens metode Beskrivelse af de metoder, værktøjer og procedurer mv., der anvendes i projektet Bilag 8B Leverandørens nøglemedarbejdere CV er for Leverandørens nøglepersoner Bilag 8C Leverandørens sikring af kompetencer Sikring af kompetencer hos Leverandørens projektteam Bilag 9 ATP s medvirken ATP s deltagelse i Udviklingsprojektet og efter Overtagelsesdagen Bilag 10 Licensbetingelser Licensbetingelser Bilag 11 Ændringshåndtering Ændringshåndtering Bilag 12 Underleverandører og ydelseslokaliteter Oversigt over Leverandørens underleverandører og ydelseslokaliteter Bilag 13 Sikkerhed ATP s informationssikkerhedspolitik mv. Bilag 13A Politik for informationssikkerhed ATP s politik for informationssikkerhed Udbudsbetingelser Side 24 af 26

26 Dokument Titel Indhold Bilag 13B Sikkerhedshåndbogen Uddybende sikkerhedsbestemmelser for ATP-koncernen Skal indgå i tilbud Skal udfyldes af Tilbudsgiver Bilag 14 Accelereret konfliktløsning og mediation Procedure for konflikthåndtering og mediation Bilag 14A Regler for juridisk/teknisk udtalelse i IT-sager Voldgiftsinstituttets Regler for juridisk/teknisk udtalelse i ITsager Bilag 15 Leverandørkoordinering Beskrivelse af Leverandørens forpligtelse til samarbejde med ATP og ATP s øvrige leverandører Bilag 16 Garanti Anfordringsgaranti Bilag 17 Benchmarking Bestemmelser om Benchmarking af Leverandørens priser Bilag 18 Projektaftale Projektaftale skabelon Bilag 19 Projektvilkår Vilkår for projektaftaler Bilag 20 Ophørsbistand Beskrivelse af Leverandørens forpligtelser i forbindelse med Driftskontraktens ophør Tabel 3 Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter Tilbudsgiver vil sammen med udbudsmaterialet, jf. Tabel 3, få adgang til en klikbar version af løsningsflows, løsningssubflows og aktivitetsbeskrivelser for Systemet til administration af familieydelser, som ligeledes findes i pdf-format i udbudsmaterialet bilag 3A.2 (Løsningsflows) og bilag 3A.3 (Aktivitetsbeskrivelser). Fra de enkelte aktivitetsbeskrivelser vil der være links til informationsmodellen og regler. Disse findes i pdf-format i udbudsmaterialet bilag 3A.4 (Begrebs- og informationsmodeller) og bilag 3A.5 (Regel- og beslutningsmodeller). Den klikbare version af løsningsflows og aktivitetsbeskrivelser forefindes i en zip-fil som skal udpakkes lokalt, hvorefter Tilbudsgiver kan få adgang til materialet ved at klikke på filen index.htm. Udbudsbetingelser Side 25 af 26

27 Når den klikbare version åbnes, vises via et procesoverblik (figur 1) sammenhængen mellem de 7 løsningsflows. Desuden vises de tværgående kommunikationsprocesser nederst i procesoverblikket. Figur 1: Procesoverblik for familieydelser Når der klikkes på ikonet under de blå procesfisk, vises de enkelte løsningsflows. På løsningsflows ene kan man klikke sig ned på aktivitetsniveau og herfra videre til beskrivelsen af regler og beskrivelserne i informationsmodellen af input eller output. Den klikbare version af materialet er ikke en del af udbudsmaterialet, men vil alene udgøre en hjælp til Tilbudsgiver i forbindelse med afgivelsen af tilbuddet. Udbudsbetingelser Side 26 af 26