PROJEKTORIENTERET ARBEJDE I

Transkript

1 PROJEKTORIENTERET ARBEJDE I HVERDAGEN Den 12. april 2016 Gentofte Centralbibliotek Amalie Ørum Hansen

2 PROGRAM FOR DAGEN : 00 Rammesætning og check in : Hvorfor tænke projektorienteret : 15: Hvad er et formål : Pause : Hvad er leverancer : Fasemodellen : Frokost : Kobling til egen kontekst og samarbejde : Aktiv lytning og hvordan forhandler vi? : 30 Pause : Det gode samarbejde : Ind i egen praksis og check ud

3 CHECK IN Hvad hedder du og hvor kommer du fra? Hvorfor har du tilmeldt dig kurset? Hvad forventer du at få med hjem fra kurset?

4 FORMÅL MED DAGEN Introduktion til de vigtigste værktøjer fra projektarbejdet jd t Refleksioner koblet til jeres egen praksis Skabe en forandring i egen praksis

5 REFLEKSION

6 EN KONTEKSTNÆR PROJEKTDEFINITION Et projekt er, en opgave der: Er tidsbegrænset med fastlagt start- og sluttidspunkt Har et bestemt og afgrænset formål Kompleks natur Kræver en tværfaglig og/eller og tværorganisatorisk indsats Begrænset i forhold til medarbejderressourcer og økonomi Har oftest karakter af udvikling Engangskarakter

7 PROJEKTETS FORDELE: Giver mulighed for: At fokusere Skabe konkrete arbejdsfællesskaber Finde specifikke løsninger på specifikke udfordringer

8 5 GODE GRUNDE TIL AT ARBEJDE PROJEKT- ORIENTERET PÅ BIBLIOTEKET Gir struktur til opgaven Hjælper med at afstemme forventninger Sikre en klar ansvarsfordeling Understøtter videndelingen Kan sikre den strategiske kobling mellem projekt og organisationens vision og mål

9 SPØRGSMÅL?

10 PAUSE

11 Hvordan laver man en god projektbeskrivelse?

12 PROJEKTBESKRIVELSE Biblioteksledelsen/ Projektejer Kontrakt Projektleder/ Projektgruppen

13 PROJEKTBESKRIVELSE - HVORFOR? Fra dynamisk dokument til kontrakt Skabelon som hjælp til: At fastholde projektets idé, sigte og afgrænsning At gennemtænke fremgangsmåde og organisering At skabe et beslutningsgrundlag i forhold til ledelsen

14 PROJEKTBESKRIVELSE INDHOLD: Målbeskrivelse Organisering Milepælsplan

15 MÅLBESKRIVELSE: Formål Leverancer/delleverancer Succeskriterier

16 FORMÅL: HVORFOR GØR VI DET? Eksempel: I forbindelse med projekt: Synliggørelse af e-resurser kunne en del af formålet være, at få flere brugere på betalingsbelagte e-resurser, dvs.: Hvorfor laves projektet? Fordi der skal rekrutteres flere brugere til e-resurserne (bl.a.).

17 EKSEMPEL FRA UDVIKLINGSFORUM Eksempel: Formålet er at etablere en lektiecafé på biblioteket, der har åbent hver eftermiddag mellem Bud på alternativ ti formulering: Formålet er at skabe et miljø på biblioteket, der kan støtte op om skoleelevers lektielæsning særligt med henblik på tosprogede børn, der ikke har rammer, der egner sig til lektielæsningen derhjemme.

18 GENERELLE FIF - FORMÅL Formålet: Skal ikke beskrive hvad projektet går ud på, men svare på hvorfor projektet giver mening Skal kunne begrunde projektets leverancer Skal være præcist formuleret men må gerne være abstrakt bt

19 LEVERANCER: HVORDAN SKAL FORMÅLET REALISERES? Dvs. hvad skal vi som projektgruppe levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e- resurser til potentielle brugere.

20 GENERELLE FIF - LEVERANCER Vær opmærksom på, at jo mere overordnet leverancerne er formuleret, jo svære er det at gennemskue hvordan projektet er tænkt udført jo mere man kan bryde sine hovedleverancer ned i mindre delleverancer (opgaver) jo bedre Gør det tydeligt hvilke delleverancer der tilhøre hvilke hovedleverancer, fremmer overskuelighed og sammenhæng

21 GENERELLE FIF - LEVERANCER Leverancer: Pas på jeres leverancer ikke får for meget karakter af målsætninger tænk hele tiden i konkrete opgaver Hvis jeres leverance har karakter af udvikling, så husk at benytte jer af metoder, som kan honorere dette fokus/understøtte det kreative/innovative element i udviklingsprocessen så det fremgår af delleverancerne hvordan I ønsker at gribe udviklingen an!

22 MÅLHIERAKI FORMÅL HVORDAN? HVORFOR? LEVERANCER

23 PRÆSENTATION AF CASE

24 ØVELSE: Formål: Hvorfor gør vi det? (Eller: Hvorfor er projektet sat i verden)

25 SPØRGSMÅL?

26 PAUSE

27 HVORDAN LAVER MAN EN MILEPÆLSPLAN?

28 LEVERANCER: HVORDAN SKAL FORMÅLET REALISERES? Dvs. hvad skal vi som projektgruppe levere for at realisere formålet? Eksempel: Hvis man ønsker at finde ud af, hvordan formålet fra før kan realiseres spørges, hvordan kommer der flere brugere af de betalingsbelagte e-resurser? Svar: Bl.a. ved at informere om e-resurserne. Første leverance er altså information om e- resurser til potentielle brugere.

29 MILEPÆLSPLAN VÆRKTØJ 2 Definition af milepæl: En milepæl er den enkelte leverance/ delleverances slutprodukt dvs. hver leverance afsluttes ved en milepæl Eksempel: Hvis leverancen er udarbejdelse af en invitation, it ti er milepælen l den dato, hvor invitationen er færdig og udsendt til deltagerne

30 HVORFOR LAVE EN MILEPÆLSPLAN? Skaber overblik Tdli Tydeliggør sammenhænge/afhængigheder /fh ihd Gør projektet mere håndterbart og overskueligt Projektlederens vigtigste styrings- og delegeringsredskab

31 MILEPÆLSPLAN FRA TEORI TIL PRAKSIS Projektet opdeles i leverancer Leverancer/delleverancer tildeles milepæle Afhængigheder leverancerne imellem og tidsmæssig rækkefølge afdækkes Faseskift identificeres jf. fasemodellen

32 HVORDAN: GANT DIAGRAM

33 KENDETEGN VED EN GOD MILEPÆLSPLAN: Skaber fælles forståelse og accept af projektet Skaber tempo og intensitet it t i projektet t Skaber sammenhæng mellem formål og leverancer, den enkeltes indsats og ansvar Kan bruges som styringsredskab og til a b uges so sty gs eds ab og t projektopfølgning

34 EKSEMPEL PÅ MILEPÆLSPLAN Projekt: Forårsfest Projektleder: Mette Dato: X/X- XX Leverance/ Milepæl Ansvar Deadline Ok Delleverance Lave invitation Invitationen skal være udarbejdet, layoutet og udsendt (X/X 20XX) Mette 1/ Skrive tekst Teksten til invitationen skal være skrevet færdig (X/X 20XX) Erik X/X 20XX V Layoute Invitationen er færdig layoutet og Pia X/X invitation godkendt af projektleder (X/X 20XX) 20XX Udsendelse af invitation Invitationen er udsendt til deltagerne (1/3 2011) Erik 1/ Leje lokaler l

35 SPØRGSMÅL?

36 ØVELSE

37 ØVELSE : Leverance: Hvad skal vi levere for at realisere formålet? Milepæl: Hvad er leverancens slutprodukt og hvornår er deadline?

38 REFLEKSION: 1) Hvilke tanker sætter vores projektdefinition i gang hos jer? 2) Synes I den giver mening, i forhold til den ) y g g, virkelighed, som I bevæger jer i til dagligt?

39 Fasemodel

40 HVAD ER EN FASEMODEL? Projektets overordnede struktur dvs. projektets ydere ramme fasemodellen viser hele (projekt)processen fra start til slut, og giver et overblik over hele projektforløbet.

41 BUD PÅ FASEMODEL Refleksion Planlægning Udvikling Implementering Idéfase Planlægning Handlefase Udbredelsesfase

42 FASE 1 REFLEKSION/IDÉ Refleksioner over projektidéen

43 FASE 2 PLANLÆGNING Viderereflektion Konkret og detaljeret t planlægning

44 FASE 3 UDVIKLING/HANDLING Udvikling af projektet Gennemførelse af de planlagte l aktiviteter

45 FASE 4 IMPLEMENTERING/UDBREDELSE Udbredelse af resultatet!

46 FASESKIFT Ved faseskift tages stilling til: Om projektet t er på sporet Om der skal justeres på den valgte retning Om projektgruppens sammensætning er rigtig I yderste konsekvens om projektet skal stoppes

47 FASEMODEL Første projektbeskrivelse Endelige projektbeskrivelse Ide Planlægning Handling Udbredelse Bib.ledelsen Bib.ledelsen Projektejer Ved hvert godkendelse af faseskift påbegyndes næste fase eller projektet stoppes og lukkes

48 FORMÅLET MED DEN FASEVISE TILGANG Sikre styrbarhed mht. retning og omfang, og derfor: At virkeliggørelsen af projektidéen tager rigtig omfang og løsningsmæssig retning At d ikk ild i d t / å f k t ll At der ikke spildes indsats/ressourcer på forkerte eller overflødige undersøgelser

49 SPØRGSMÅL?

50

51 GRUPPEN OG SAMARBEJDE - EFTERMIDDAG Styring i forhold til det fælles mål (fokus på det vi er sat i verden for) Arbejdsdeling d og koordinering i (hvad er vi fælles om/ikke) Træffe beslutninger (hvilke beslutningsprocesser har vi, og hvilken logik styrer disse) (lederskab/følgeskab) Læring og udvikling Vedligeholdelse af velfungerende og positive samarbejdsrelationer

52 STYRINGSLOGIKKER Hvilke styringslogikker er på spil, når I skal træffe beslutninger i grupper? Hvilke konsekvenser har det?

53 REFLEKSION FORMÅLET SOM STYRINGSREDSKAB Styring i forhold til det fælles mål (fokus på det vi er sat i verden for)

54 PERSPEKTIVER

55 HVAD ER EN KOMMUNIKATIV KONTEKST? En kontekst er en menings- og En kontekst er en menings- og forståelsesramme, der manifestere sig t t f ill l f h d d som et sæt af spilleregler for, hvad der er muligt at sige og hvad der er muligt at høre.

56 DE 4 KONTEKSTMARKØRER Tid Sted Relation Indhold

57 REFLEKSIONSRUM Hvilke kontekst-markører har I lagt mærke til/har været i spil i forhold til jeres møder? Hvilken betydning har det haft for gruppen giv et kort eksempel?

58 DOMÆNER KOMMUNIKATION OG POSITIONER Det personlige domæne Produktionens domæne Refleksionens domæne

59 HVOR SKAL MØDELEDEREN HAVE SIT FOKUS? 1. På processen/faciliteringen af processen dvs. på at styre mødedeltagerne sikkert gennem mødeforløbet 2. På at skabe rum for at alle mødedeltagere kan komme på banen 3. På at mødet opfylder sit formål (tag konsekvensen k af mødets formål) 4. På at alle dagsordenspunkter blive nået indenfor den afsatte tid (styre tiden) 5. På at der bliver truffet de nødvendige beslutninger

60 HVAD ER EN GAMEMASTER? Sprogspil (game) ethvert samspil imellem mennesker følger bestemte regler for roller og handlinger som i et spil dette gør sig også gældende på et møde.

61 HVAD ER EN GAMEMASTER? Gameplayer (mødedeltager): En gameplayer kender spillets regler og ved hvordan man følger dem, men har ikke blik for de overordnede betingelser og værdier spillet bygger på. Gamemaster (mødeleder): En gamemaster har gameplayerens færdigheder + en overordnet forståelse af hvornår det er hensigtsmæssigt at variere spillet, samt evne til at introducere nye variationer og nye sprogspil

62 GAMEMASTERFÆRDIGHEDER Evnen til at deltage i mødet på linje med de andre mødedeltagere d Samtidig med at man styrer og koordinerer møde Samtidig med at man styrer og koordinerer møde hen imod fælles definerede mål

63 GAMEMASTERFÆRDIGHEDER Tre teknikker til at styre processen!

64 KONTRAKT Mødelederens vigtigste opgave er at sikre en fælles for-forståelse af: Hvad er formålet med mødet Hvordan skal mødet forløbe for at opfylde formålet

65 TIME-OUT Lad os lige stoppe op et øjeblik. Hvor er vi på vej hen, i forhold til det vi aftalte tidligere? For mig at se er der nu i hvert fald tre veje at gå: 1, 2 og 3 Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?

66 AFSLUTNING Vigtig at mødelederen sikre: At alle ved hvad, der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er Har vi fundet frem til nogle gode løsninger? Er vi kommet videre ift. emnet? Hvad sker der herfra? Hvad gør vi konkret? Hvordan griber vi det an?

67 IND I PRAKSIS Tag 2 min til individuel id refleksion og herefter en snak 2 og 2: Hvilke perspektiver fra i dag kunne være interessante at tage med ind i jeres praksis? Og hvordan kunne man gøre dette? Hvordan kunne det se ud fra et deltagelsesperspektiv? Hvordan kunne det se ud fra et tingsliggørelsesperspektiv? Vælg 1-2 nedslag og beskriv: Hvor er der konkrete anledninger til at øve dette?

68 SPØRGSMÅL UDFORDRINGER?

69 CHECK UD Hvad overraskede dig mest i løbet af i dag? Hvad synes du de andre har bidraget med i dag?

70