Referat af ordinært afdelingsmøde i afd. 1-60 Rymarksvænget Dato 22. maj 2014 Sted RyAC s sal, Rymarksvej 13, 2900 Hellerup Deltagere Fra afdelingen 28 lejemål var repræsenteret Fra fsb: Birthe Qasem, Jasper Sparre-Enger Lyngsig, Ejvind Lilaa Nielsen, Dennis Røe, Annette Stenberg, Michael Willer-Jensen, Henrik Rønnov Due, Julia Hvid Pedersen, Astrid Madsen, Jeanne West og Anette Havelund Andersen (sekretær) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af forretningsorden for mødet 3. Afdelingsbestyrelsens beretning 4. Forslag 5. Regnskaber for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 6. Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 7. Godkendelse af boligafdelingens budget for det kommende år 8. Valg 9. Eventuelt Elva Dyhr Hansen bød velkommen og foreslog Birthe Qasem som dirigent. Ad 1 Valg af dirigent Birthe Qasem, medlem af fsb s dirigentkorps blev valgt til dirigent og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Herefter gav Birthe Qasem en præsentation af afdelingsbestyrelsen, de tilstedeværende ejendomsfunktionærer og repræsentanter fra fsb. Drift Rådhuspladsen 59 1550 København V Tel 3376 8000 Fax 3314 1260 driftbygogjura@fsb.dk www.fsb.dk Giro 7 02 51 30 CVR 10 35 51 17 Træffetider man-tors 10-15 fre 10-14 Åbningstider man-tors 10-15 fre 10-14 2014 Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. På spørgsmål om, hvorfor afdelingens regnskab ikke som tidligere blev gennemgået på afdelingsmødet, henviste dirigenten til afdelingens tillæg til vedtægter, hvori fremgår, at afdelingsmødet tidligere har vedtaget, at afdelingens regnskab godkendes af afdelingsbestyrelsen på afdelingens vegne. Regnskabet fremgår af kolonne i budgettet for 2015, og der kan naturligvis stilles spørgsmål til det. 1
Valg af referent Anette Havelund Andersen, fsb s administration blev valgt. Følgende personer blev valgt til stemmeudvalget Jan Jannsen og Birgitte Hegnhøj. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v/elva Dyhr Hansen Bestyrelsen har haft rigtig mange møder i det forgangne år. Det er jo, som alle ved, store projekter, der er igangsat her i 2014: Trappebelysning med udskiftning til LED belysning samt solceller, der indebærer store besparelser for beboerne på el-regningen på fællesarealerne. Vi har fået ny driftschef, Michael Willer-Jensen, som er startet godt ud med at lytte til os samt være med til at skabe resultater. Hvilket glæder bestyrelsen til et fortsat godt samarbejde fremover. Så har vi fået ny tagbelægning på begge blokke som forberedelse til opsætning af solcellerne, hvilket betyder, at der ikke foreløbig skal skiftes tagpap på tagene. Det gælder også tag på Netto, selskabslokalet samt RYAC. Der er foretaget pudsning af vinduerne på de lukkede altaner. Dette har vi i bestyrelsen taget til efterretning, da det er ikke godt nok! Og spørgsmålet er, om vi skal finde anden løsning, hvilket vi vil vende tilbage til. Omkring tryghed i området er der sket store forandringer til det bedre, men vi mangler stadig noget. Bestyrelsen samt kontoret og Michael Willer-Jensen har 2 x årligt en gennemgang af bebyggelsen for at se, om alt er, som det bør være! Der er blandt andet igangsat slisker til nedgangene til cykelrum, hvilket er et naturligt ønske for beboeren, der arbejdes tillige på en løsning for de cykler, der ikke kan komme i nuværende cykelrum, da dørene er for smalle. Bestyrelsen må tillige henstille til, at cykler ikke bliver stillet i haveområdet, men sat i cykelstativ ved vejen (eller sat i cykelrum) og ikke op af husmuren, da dette besværliggør fejning med maskiner. Ny stor skraldeø ved blok 2 er igangsat efter lang ventetid pga. misforståelser omkring pris og udførelse. Vi har sammen med Michael Willer-Jensen og Ole Svendsen gennemgået facader og vinduer. Der har været tale om total udskiftning af vinduer Dette har ved en tilstandsvurdering vist sig ikke at være nødvendigt foreløbig gudskelov - da vi taler om rigtig mange penge. Der arbejdes videre på at tage de lejemål op, der er problemer med. 2
Affaldsøerne det er bare ikke godt nok! Der er stadig beboere, der ikke læser, hvad der står på de forskellige affaldscontainere, og det er vigtigt, da vi ellers kan risikere, at Kommunen ikke vil afhente vores affald uden yderligere omkostninger, før det er sorteret rigtigt. Det nytter heller ikke noget, at der bliver henkastet storskrald udenfor øerne og heller ikke godt nok, at voksne henkaster brugte bleer i papirkurve på legepladsen! Det er bare for ulækkert! Og hvem rydder op? Vores dygtige gårdmænd, og hvem betaler dem? Det gør vi beboere. Lad os nu alle sammen tage os sammen og gøre det bedre Sidst på året 2013 havde vi indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor vi skulle blive enige om, der skulle igangsættes fællesbelysning samt orientering vedr. tryghed i området. Vedrørende vores husorden er der beboere, der ikke helt har læst de vedtagne beslutninger! Det er noget, som loven foreskriver, her kan vi ikke ændre noget. Så er der det, som kaldes leveregler : Det er at tale pænt og tage hensyn til hinanden for evt. misforståelser, så kan alle nemlig være her. Aktivitetsudvalget, som består af næstformand Elva Dyhr, kasser Kim Matthiesen og formand Torben Lykke Sørensen, har arbejdet på rigtig mange gode emner, syntes vi selv, i årets løb. For at nævne nogle, var der Sommerturen for børn til Sommerland. Trods regnvejr blev det en stor succes for både børn og voksne. Senere havde vi så turen til Rungstedlund samt kaffe på Rosenhaven i Vedbæk med lækker hjemmebag og til slut en god buffet med afslutning til en kolde drinks på Bakken. Så havde vi Nytårskuren, hvor der i år var større fremmøde end i 2013. Vi havde ekstraordinær Blomsterdag. Normalt er det jo kun i ulige år, vi har dette, men i år besluttede vi, at der var tilbud på at købe blomster jord og lecasten, Stor tak for hjælp fra Ole Rasmussen, som altid stiller sig til rådighed med udbringning af jord mv. til beboere, der ikke lige selv har en løsning! Tak for det Ole Vi havde en Sundhedscafe med stort fremmøde! Der var rigtig mange, der lod sig overtale til at få tjek på helbredet Der var faktisk 1/3 af de fremmødte, der efterfølgende skulle bestille tid hos egen læge dagen efter Den lader vi lige stå lidt! 1 ambulance blev bestilt til en person, der havde meget lavt blodtryk, en anden kom en tur på hospitalet dagen derpå og er nu i viderebehandling for evt. hjerteproblemer! Og flere personer fik konstateret sukkersyge, som de ikke selv var klar over, at de havde. Vi var enige om at gentage dette tjek til efteråret, så vi kan beholde vores gode naboer mange år endnu. Vi vil bede beboerne om at orientere sig ved opslag på alle trappeopgange Efterfølgende kommer der program om planlagte aktiviteter til alle beboere, når tiden nærmer sig Til slut vil bestyrelsen sige stor tak til Ejvind, Dennis, Sonny og Annette samt alle andre i teamet for det gode arbejde, der er udført i årets løb. Vi håber, at alle beboerne sætter pris på det store arbejde, der er blandt andet med at rydde op efter dem, som ikke lige selv kan overskue det med at få affald på rette sted. Til allersidst vil afdelingsbestyrelsen ønske alle, der er tilknyttet Rymarksvænget, et forsat godt samarbejde 3
Der var følgende bemærkninger til afdelingsbestyrelsens beretning: En beboer henviste til afdelingsmødets beslutning på det ordinære afdelingsmøde i 2013: Bestyrelsen forpligtiges til at undersøge de økonomiske konsekvenser af hærværk, tyveri og anden kriminalitet i forhold til udgifterne ved evt. vagtordning/tv-overvågning af Rymarksvængets udendørs arealer og fremlægge resultatet af undersøgelsen på næste afdelingsmøde (2014). Bestyrelsen forpligtiges også til at fremsætte forslag om etablering af vagtordning/tvovervågning af Rymarksvængets udendørs arealer på samme afdelingsmøde, som herefter kan træffe beslutning. Beboeren ønskede en forklaring på, hvorfor afdelingsbestyrelsen ikke havde efterlevet afdelingsmødets beslutning. Hertil henviste afdelingsbestyrelsen til det afholdte ekstraordinære afdelingsmøde den 16. december 2013 med pkt. 4: Orientering om tryghed i området. Den pågældende beboer gav herefter udtryk for, at han ikke mente, at afdelingsbestyrelsen havde efterkommet afdelingsmødets beslutning fra maj 2013, og at deltagelse og beslutninger derfor var ligegyldige. Beboeren forlod herefter mødet. Efterfølgende var der en diskussion om, hvorvidt ejendomspersonalet sørgede for ordentlig oprydning af affald efter beboerne. Afdelingsmødet enedes om, at beboerne fremadrettet bør være mere bevidste om selv at holde orden efter sig på ejendommens arealer. Beretningen blev herefter godkendt. Ad 4 Forslag 1. Afdelingsbestyrelsens beretning udsendes sammen med indkaldelsen til afdelingsmødet og referat af afdelingsmødet omdeles til beboerne forslagsstiller: Daneholm Forslaget blev ikke vedtaget. 2. Der etableres flere cykelstativer forslagsstiller: Daneholm Afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at de i samarbejde med driften undersøger mulighederne for udvidelse af cykelparkering 3. Rymarksvænget undersøges for PCB forslagsstiller: Daneholm Ifølge det oplyste skulle Rymarksvængets daværende afdelingsbestyrelse i forbindelse med en byggesag i 1990, i en efterfølgende rapport have fået oplyst, at der ikke var konstateret PCB på ejendommen. Michael Willer-Jensen tjekker op på dette og orienterer via nærværende referat om rapportens konklusion på PCB i Rymarksvænget: Der foreligger en tilstandsvurdering vedr. facader fra 2012, hvor der er foretaget en stikprøve, der påviste, at der ikke var PCB. 4
4. Det foreslås, at der monteres vandmålere og nye toiletter forslagsstiller: Daneholm Forslag om nye toiletter blev ikke sat til afstemning, idet løbende udskiftning til vandbesparende toiletter pågår. Det blev oplyst, at der er ca. 10%, der endnu ikke er udskiftet. Det blev oplyst, at hvis der skal monteres vandmålere, vil det kræve en forundersøgelse, da der er mange steder, der skal sættes målere på. Udgiften til undersøgelse og eventuel montering er ikke kendt. Forslag om montering af vandmålere blev ikke vedtaget. 5. Afskærmning af containerpladsen og bænkmiljøet ved Vestblokken forslagsstiller: Daneholm Arbejdet er igangsat ved blok 2. Der er afsat 300.000 kr. til projektet. 6. Parkering forbudt striberne males forslagsstiller: Daneholm Arbejdet er igangsat resterende steder afventer ny asfalt. 7. Etablering af regnbede forslagsstiller: Daneholm Afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at de i samarbejde med driften vil arbejde videre med forslaget. 8. Tage på alle affaldsøer forslagsstiller: Ole Rasmussen Det blev problematiseret, at der skal indhentes myndighedsgodkendelser. Det blev på mødet anslået, at det ville være en udgift på ca. 250.000 kr. Forslaget blev ikke vedtaget. 9. Rymarksvænget bliver digitalt opmålt og indfører elektronisk syn forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Ved hver fra- og indflytning skal der foretages et syn. Det er en tidskrævende proces, hvor lejligheden skal kigges efter i sømmene, og der skal bestilles håndværkere til at udføre de nødvendige reparationer og udbedringer. Ved elektronisk syn bruger ejendomsfunktionæren en håndholdt computer, hvor alle data om lejemålet ligger på og hvor man direkte kan bestille håndværkere fra. I andre boligorganisationer har elektronisk syn vist sig at give store ressourcebesparelser i form af sparet tid på ejendomskontoret samt på omkostninger til istandsættelse. Det vil være til gavn for både afdelingen og for dem, som flytter. Inden elektronisk syn kan gå i gang skal ejendommen opmåles og registreres digitalt. De præcise mål- og mængdeangivelser bliver herefter brugt i håndværkerudbud. Når man får opmålt sin ejendom, resulterer det i en digital 3D-model af hele ejendommen. Ud over elektronisk syn kan modellen også bruges til at få lavere priser ved vedligeholdelsesopgaver på fx tage, vinduer og trappeopgange, man kan lave 3D-tegninger af lejemålene, som man kan fremvise til boligsøgende mv. 5
Der stilles hermed forslag om at Rymarksvænget bliver digitalt målt op og indfører elektronisk syn. Økonomi Opmålingen af ejendommen, indkøb af udstyr mv. koster ca. 584.337 kr. Udgiften betales af afdelingens egne midler og afskrives over 10 år. Hvad koster det fremover? Der vil være en mindre årlig udgift til mobilabonnement samt indkøb af ny håndholdt computer med nogen års mellemrum. Hvad betyder det for huslejen? Udgiften til at indføre elektronisk syn er indregnet i det fremsendte budget. Isoleret set betyder forslaget, at afdelingen får en forventet huslejeforhøjelse på ca. 0,19 % i 2015. Men når der har været afholdt håndværkerudbud, forventes det, at afdelingen vil kunne nedsætte huslejen med ca. 0,19 % ift. 2014-huslejen, allerede fra år 2016 eller 2017. Når hele udgiften til opmåling er betalt af efter 10 år, forventes det, at afdelingen kan nedsætte huslejen med ca. 0,38 % ift. 2014- huslejen. Heri er ikke indregnet de evt. besparelser som fraflytter vil få, eller de besparelser man evt. vil få ved at bruge den digitale model til andet end elektronisk syn. Hvad sker der efter afdelingsmødet? Opmålingen af de af fsb s afdelinger, der ønsker at indføre elektronisk syn, vil begynde i starten af 2015, og herefter vil der blive afholdt udbud på håndværkerydelser. Hvornår vores afdeling bliver målt op, afhænger af, hvor mange andre afdelinger, der også har besluttet det og hvor lang køen er. Vi forventer at blive opmålt i 2015, men måske bliver det først i 2016. Det blev på mødet oplyst, at den anslåede pris er inkl. moms. Hertil blev stillet følgende ændringsforslag: a. Finansieringen indregnes fuldt ud i budget 2015, hvilket svarer til en huslejestigning pr. 1.1.2015 på ca. 1,5% - forslagsstiller: Jan Jannsen Hertil blev stillet følgende ændringsforslag: b. Skal der indføres e-syn og dermed opmåling forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Forslaget blev ikke vedtaget. Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Dirigenten fremviste, at regnskaber er underskrevet af kasserer og revisor, selvom dette ikke fremgår af det udsendte. Regnskab for rådighedsbeløb på kr. 17.954,81 blev godkendt. Regnskab for aktivitetsmidler på kr. 65.522 blev godkendt. Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Budget for rådighedsbeløb på kr. 21.000 blev godkendt. Budget for aktivitetsmidler på kr. 100.000 blev godkendt. Ad 7 - Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Michael Willer-Jensen og Ejvind Lilaa Nielsen gennemgik budgettet. 6
Budgettet blev herefter godkendt dog fratrukket beløbet, der var indregnet til opmåling og elektronisk syn med lejenedsættelse på 0,2% pr. 1.1.2015. Ad 8 Valg Opstillede kandidater til afdelingsbestyrelsen: Annette Hellmann Jens Guttormsen Peter Kjærsgaard-Ohlin Tina Kjærsgaard-Ohlin Jens Guttormsen modtog genvalg som medlem Peter Kjærsgaard-Ohlin modtog valg som medlem Tina Kjærsgaard-Ohlin modtog valg som medlem Khalil Abdul-Hadi modtog valg som suppleant Inge Bredmose modtog valg som suppleant Maria Mathisen modtog valg som revisor Jan Jannsen modtog valg som revisorsuppleant Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efterfølgende afdelingsmødet. Bestyrelsen ser herefter således ud Torben Lykke Sørensen 2013-2015 Elva Dyhr Hansen 2013-2015 Ole Rasmussen 2013-2015 Kim Mathiesen 2013-2015 Jens Guttormsen 2014-2016 Peter Kjærsgaard-Ohlin - 2014-2016 Tina Kjærsgaard-Ohlin 2014-2016 Khalil Abdul-Hadi 1. suppleant Inge Bredmose 2. suppleant Kurt Grønborg revisor 2013-2015 Maria Mathisen revisor 2014-2016 Jan Jannsen - revisorsuppleant Ad 9 Eventuelt En beboer var utilfreds med, at ejendomskontoret, for at spare penge, har lukket for udsugningen i lejlighederne samtidig med, at radiatorerne på opgangene står tændte hele året rundt. Ejvind Lilaa Nielsen forklarede hertil, at radiatorerne reguleres af udetemperaturen. På spørgsmål om det er korrekt, at beboerne skal tegne privat glasforsikring, lovede Michael Willer-Jensen at opridse reglerne i nærværende referat: Der er ikke ændret i reglerne. fsb har 7
fortsat en glasrisikofond, der dækker, hvis en beboer uforsætligt kommer til at ødelægge en rude. Dirigenten, Birthe Qasem takkede herefter for et godt møde og erklærede mødet for hævet kl. 22.05. 8