Public 360 er en unik standardløsning til sagsbehandling, dokumenthåndtering og arkivering til offentlig forvaltning, bygget på Microsoft SharePoint og Office. Public 360 danner grundlag for en effektiv, digital og åben forvaltning, enkelt samarbejde og god borgerdialog. Public 360 er en komplet FESD-godkendt sags- og arkivløsning som sikrer at lovpålagte krav til journalisering og arkivering opfyldes, samtidig med at den gennem sin brugervenlighed forenkler den generelle dokumenthåndtering i virksomheden. Public 360 effektiviserer sagsbehandling gennem gode arbejds- og sagsfunktioner, elektroniske sagsmapper og nye funktioner for samarbejde, som er tilgængelige gennem løsningens Microsoft SharePoint og Office platform. Public 360 giver ledere nem adgang til rapporter, statistik, relevante sagsdetaljer og historik, noget som også gør løsningen til et vigtigt ledelsesværktøj. Samtidig understøtter Public 360 målene om en åben og borgerorienteret forvaltning gennem internetbaserede tjenester til modtagelse af elektroniske skemaer og henvendelser, anmodninger om aktindsigt, publicering af sager og dokumenter etc. Public 360 er med sin tekniske arkitektur en god platform som kan fungere som et Records Management Center til andre fagsystemer eller til at bygge en fagspecifik sagsbehandlingsløsning. Hvad får du i standardløsningen? I den færdigkonfigurerede standardløsning Public 360 medfølger altid: En sags-og arkivløsning som møder selv de strengeste krav fra Statens Arkiver. Generelle arkiv- og dokumenthåndteringsfunktioner for andre typer af ikke journalpligtige dokumenter. Rettigheder til at konfigurere og udvide løsningen i henhold til virksomhedens behov med det værktøj som produktet stiller til rådighed. Løsningen er prekonfigureret og bliver færdiginstalleret klar til brug til alle roller, uanset om det er arkivarer, sagsbehandlere, ledere eller andre. Konfigureringen er baseret på krav og anbefalinger fra FESD-standard samt Software Innovations mangeårige erfaring med arbejde indenfor den statslige sektor.
Journal- og arkivhåndtering: Værktøj til administration af arkiv og klassifikationsstrukturer Standardrapporter og restancekontrol Funktioner til sikker udførelse af kassation Log ind på sags, dokument-og filniveau Værktøjer til aflevering og deponering Sagsbehandling og ledelse: Rollebaseret skræddersyet skrivebord Opgavelister, fristopfølgning og mulighed for varsling på e-mails Workflow til kommentering og godkendelser Integreret dokumentproduktion og - arkivering Automatisk versionshåndtering af filer Samarbejdsrum i SharePoint LYNC og Outlook integration Løsningen omfatter også funktionalitet til håndtering af ikke journal pligtige dokumenter. Her kan alle typer dokumenter lagres og genfindes, og du har avancerede funktioner til revisionsstyring og - udgivelse, som kan bruges til håndtering af styrende dokumenter, præsentationsmateriale, rundskriv eller anden information, som man vil dele på en kontrolleret måde. Alle dokumenterne kan knyttes til de virtuelle mapper som Public 360 tilbyder til strukturering af både sagsarkiv og dokumentcontainer (sagsmapper, kontaktmapper, project-mapper mm.). Selv om Public 360 leveres med en "best practice" konfigurering, har du ydermere en række muligheder for at konfigurere og videreudvikle løsningen, også på egen hånd. Der kan blandt andet defineres nye skriveborde, favoritsøgninger og rapporter. SharePoint webparts resultatliste, nye metadata, sagstyper, sagsskabeloner, workflow og "look and feel"-tema. Dette gør, at løsningen kan tilpasses virksomhedens specifikke behov. Alt sammen uden programmering. Public 360 er bygget på "360 platformen" og følgende standardkomponenter og moduler indgår altid: "360 -modellen": Al generel funktionalitet i 360 til håndtering af kontrakter, sager, projekter, dokumenter og aktiviteter - inklusiv rettigheder til at kunne modellere og konfigurere datamodeller, relationer og skærmbilleder. Microsoft SharePoint 2010 og 2013: Al funktionalitet, webparts og alle funktioner som leveres af Microsoft kan benyttes i 360 standardløsning. Microsoft Outlook Integration: Add-in til Outlook til arkivering af e-mail med automatisk udtræk af metadata og bilag, arkivering af aftaler, drag & drop arkivering af e-mails, overføring af kontakter til lokal adressebog og integreret afsending af e-mails fra 360 webklient eller Outlook. Løsningen muliggør også Outlook som klient. Brugeren vil ikke behøve at gå ind i den fulde 360 webklient for at udføre grundlæggende opgaver, såsom at oprette et svar på et modtaget dokument, godkende og afsende dokumenter, oprette nye dokumenter eller udføre workflow task management. Microsoft Office integration: Add-in til Word, Excel og PowerPoint som understøtter lagring af dokumenter i 360, lagring som bilag, brug af standardtekster og adgang til arbejdslister samt søgning i 360. Office integrationen inkluderer også funktionalitet til fletning af metadata til dokumentskabeloner. Microsoft Office skabelondesigner: Add-in som benyttes for at etablere koblinger mellem metadata i 360 og felter/content controls i Word-skabeloner. Dokumentproduktion understøtter også opdatering af felter i 360 fra "content controls" til metadata i 360. Husk at du i Public 360 også har adgang til alle standardfunktioner i SharePoint. Public 360 er en del af SharePoint - og SharePoint en del af Public 360.
Workflow værktøj: Indbygget funktionalitet og teknologi til at styre og automatisere dokument- og sagsbehandlingsprocesser. Her inkluderes færdige workflows til kommentering, godkendelser, og afsending af dokumenter, og muligheder for at definere checklister og Lean driftsplaner. Webparts som selvstændige enheder: Standard 360 webdeling kan genbruges på andre SharePoint sites ved at installere "360 BIF stand-alone" rammeværket. Dokumentation og installationsprogram medfølger. Web Services: Gennem 360 Web Services er det muligt at benytte sig af alle Windows Communication Foundation (WCF) baserede web services som 360 tilbyder. Al forretningslogik i 360 eksponeres som web services. Dette gør det muligt at både læse samt skrive data og dokumenter. På toppen af disse "lavniveau"- tjenester kan der etableres "højniveau"-tjenester ("strongly-typed") efter behov. Dokumentation og eksempler er tilgængelige. Formatkonvertering: Et serverprogram som automatisk konverterer Office-dokumenter til PDF-/Aformat og lagrer de ny formatvarianter i 360. Konvertering kan køres som en planlagt opgave på serveren eller kan initieres fra 360 webgrænsefladen. Administrator: Værktøj til at administrere 360, heriblandt kan brugerprofiler, adgangsmatricer, kodetabeller og "settings" mm. opdateres. Værktøj til administration af metadata og teknisk konfigurering af løsningen er også tilgængelig. SharePoint Records Management Web Services: Standardunderstøttelsen til SharePoint Records Repository API Web Services gør det muligt at arkivere filer fra SharePoint dokumentbibliotek til 360 med automatisk overførsel af metadata. Kan konfigureres med standard SharePoint funktioner, og dokumentation samt eksempler medfølger. SharePoint sites via Business Connectivity Services som eksterne lister, som BCS webparts eller til søgning. Dokumenter og eksempelkode medfølger. Muligheder for tilvalg I Public 360 findes der en række tilvalgsmoduler til forskellige formål: a) "best-practice" opsætning, b) integrationskomponenter og c) forskellige løsninger til data/dokument/skjemafangst. Du kan frit vælge fra denne menu af moduler uafhængig af brancheløsningen. Nye moduler vil komme til efterhånden som produktet videreudvikles. Du kan vælge fra denne menu af moduler uanset hvilken virksomhedsapplikation, du bruger. Nye moduler vil komme til efterhånden, som produktet bliver udviklet yderligere. Tillægsmoduler som sædvanligvis vælges af Public 360 kunder er: 360 Forsendelse: Med dette modul automatiseres og effektiviseres distributionen af dokumenter. Ved færdiggørelse af et dokument distribueres filer direkte til modtagere via forskellige kanaler. 360 Forsendelse leveres med distributionskanal til e-mails og "send til printer". Nye adaptere til distribution kan tilpasse den enkelte virksomhed. 360 Offentlig journal: Løsning til publicering af offentlige journaler, postliste og tilhørende offentlige dokumenter på internettet, således at informationen er søgbar og tilgængelig for borgerne. Løsningen giver også mulighed for bestilling af aktindsigt i sager, som ikke er publiceret. Modulet har en brugergrænseflade, som også er tilpasset tablets og mobile enheder og nemt kan integreres i virksomhedens egen internetportal. 360 OpenGov Cases: En cloud baseret publiceringsløsning til offentlig adgang til information vedrørende fremgang i sager samt dokumenter og filer fra en internetside. SharePoint BCS web services: Standard services designet for at gøre 360 tilgængelig på andre i
360 OpenGov Meetings: En webapplikation der er i cloud'en som tillader automatisering af den online publicering af dokumenter, såsom dagsordener. Du kan også publicere information om bestyrelser, medlemmer, møder og sagsfremgang online ved hjælp af 360 Møde- og udvalgshåndtering. 360 Møde- og udvalgshåndtering: Løsningen er specielt udviklet til virksomheder, hvor en væsentlig del af beslutningsprocesserne foregår i formelle møder i bestyrelser, råd og udvalg. Sager kan forberedes og sættes på sagskort med dokumenter og bilag, samt møder kan planlægges, og indkaldelser genereres, protokoller produceres, og der kan følges op på beslutninger. Information om medlemmer og anden information om udvalgene kan administreres. Modulet til Papirløse Møder er tæt knyttet til modulet til Mødeog Udvalgsbehandling. 360 Klientscanning: Applikationer til scanning og optical character recognition (OCR), der kan bruges direkte gennem 360 s online interface. Applikationen består af klientscanning og batchscanning. Klientscanning er velegnet for virksomheder, hvor rutinerne er indrettet således, at brugeren anvender en desktop scanner og/eller ønsker at scanne dokumentet sådan, at det på samme tid registreres og arkiveres. Batchscanning er velegnet, når rutinerne er indrettet således, at brugeren først registrerer dokumenterne, genererer skilleark og derefter automatisk scanner og importerer hele bunker af dokumenter på en fælles scanningsstation. Andre valgmuligheder: 360 File Viewer: Et tillægsmodul som gør, at du kan læse filer direkte i 360 webklient uden at åbne andre applikationer. 360 File Viewer støtter over 300 forskellige filformater og kræver ingen installation på klient-pc'er. 360 Papirløse Møder: Med 360 Papirløse Møder får brugeren adgang til dagsordener samt møde- og sagspapirer direkte fra ipad eller tablet PC. Brugeren kan arbejde digitalt og papirløst med sagsforberedelser, oprette kommentarer, navigere mellem sager etc. Løsningen giver adgang til al sagsinformation, mens brugeren er på farten, og sager samt dokumenter kan deles og distribueres elektronisk. ipad-applikationen til Papirløs møder er tilgængelig i AppStore under navnet "emeetings". 360 Virksomhedssøgning: Løsningen tilgængeliggør web services, som eksterne søgemotorer kan benytte til "crawling" af 360 metadata og dokumenter, for derefter at gøre informationen søgbar sammen med andre informationskilder i en fælles virksomhedssøgning. Der tilbydes også web services til "trimming" af søgeresultatet i forhold til adgangskontrol og derudover en service for "Federated søgning". Det vil sige, at 360 s interne søgemaskine benyttes direkte. 360 PDF-signering: Et modul som gør det muligt at påføre en digital signatur og/eller et "stempel" til PDFfiler. Ved at påføre en digital signatur vil du for eftertiden kunne verificere, hvem der har udgivet dokumentet, samt at det ikke er blevet ændret, siden signaturen blev påført. Den digitale signatur kan være et PKI-baseret standard virksomhedscertifikat. 360 Styrende dokumenter: Med modulet til styrende dokumenter kan rutiner, procedurer, skemaer, håndbøger og andre styringsdokumenter struktureres og vedligeholdes. Sporbarheden sikres gennem revisionshåndtering, og kontrol sikres gennem godkendelsesrutiner. Ansvar for vedligeholdelse og ændringer kan fordeles til afdelinger og personer. Brug af "Fejldokument" hindres via "dynamiske links " til den nyeste version automatisk bliver opdateret fra den intranetside eller processkort, hvor dokumenter er refereret. Funktionalitet for på forhånd defineret distribution af nye revisioner kan også blive brugt til at strømline distribution samtidig med, at der bliver skabt et overblik over, hvilke dokumenter der bliver distribueret til hvem, og om modtagerne har læst dokumenterne.
360 Kontrakthåndtering: Med dette modul kan virksomheden etablere et fælles kontraktarkiv og processer til opfølgning og ændringshåndtering. Løsningen giver alle medarbejdere hurtig adgang til alle gældende kontrakter og et overblik over for eksempel udløbsperioder, kontraktsparter, internt ansvarlige, historik og tidligere revisioner. Løsningen understøtter også processer ved forhandling, fornyelse og ændringer. Al information kan adgangstyres. Funktionalitet for på forhånd defineret distribution af nye revisioner kan også blive brugt til at strømline distribution samtidig med, at der bliver skabt et overblik over, hvilke dokumenter der bliver distribueret til hvem, og om modtagerne har læst dokumenterne. 360 Historisk søgning: Med dette modul kan gamle databaser fra DocuLive og lignende systemer gøres søgbare i 360 uden konvertering. Sager og dokumenter kan genfindes, og information samt fuldtekstdokumenter præsenteres i 360 webklient i SharePoint. 360 Aktindsigt: 360 Aktindsigt er et modul, som gør det nemt for virksomheden at registrere og behandle de anmodninger om agtindsigt i dokumenter, der modtages. Modulet hjælper dig med at følge op på agtindsigt indenfor fristerne, og gør det samtidig enkelt at ekspedere filer til modtagere efterhånden som aktindsigten bevilliges. Modulet leveres med relevante rapporter og understøtter automatisk import af agtindsigt. 360 Læseadgang fra portal: Med 360 Læseadgang fra portal kan virksomheden publicere information lagret i 360, således at denne er tilgængelig for alle inklusiv kontakter, som ikke har adgang til 360. Modulet er baseret på publicering af forhåndsdefinerede lister i 360, sådan at processen med tilgængeliggørelse af information forenkles, og man sikrer, at det altid er den nyeste version af filen der publiceres. Importcenter: 360 Importcenter er en konfigurierbar opsætning med web services og Windows serverprogram, som for eksempel kan benyttes til import af elektroniske skemaer, til arkivering af dokumenter fra fagsystemer, eller til at oprette nye sager i 360. Importcenteret er meget fleksibelt og understøtter sager, dokumenter og kontaktdata i en og samme transaktion. 360 Samarbejdsrum: 360 Samarbejdsrum gør det muligt for brugerne at oprette et SharePoint samarbejdsrum, som er knyttet til en sag eller et projekt i 360. Information om sagen/projektet, status og tilhørende dokumenter kan præsenteres i arbejdslister. Dette, sammen med centrale funktioner for lagring af dokumenter, gør at interne og eksterne projektdeltagere eller interessenter kan læse og dele information samt samarbejde om dokumenter før disse lagres i 360 s egentlige struktur. 360 Sikret zone: Mange virksomheder håndterer personfølsomme sager og dokumenter, hvor det er påkrævet, at disse kun må lagres og behandles i en "Sikret zone", hvor der ikke er adgang til hverken internet eller e-mail systemer. "Sikret zone" er en løsning, som gør det muligt at opfylde disse krav uden at det skal være nødvendigt at håndtere personfølsomme dokumenter i et separat sags/dokumentsystem. Teknisk opsætning, adgangskontrol og sporbarhed gør dette muligt. 360 Integrationer: Integrationsmulighederne er uendelige med 360. Nogle eksempler inkluderer: 360 Microsoft Dynamics CRM Integration, 360 SAP Integration og IFS Integration. Integrationer med andre systemer kan blive oprettet hvis det er nødvendigt.
360 Borger web services: 360 Borger web services er et sæt med sikre web services, som kan benyttes for, at kunden selv kan se status og detaljer om sine sager i en ekstranetløsning. Verifikation kan for eksempel ske vi eid eller BankID. Web services er konfigurierbare og og tilbyder information om for eksempel sagsstatus, dokumenter og sagsadgang. 360 emeetings: 360 emeetings er ipadapplikationen til 360 Papirløse Møder. Med 360 emeetings kan sagskort og mødedokumenter distribueres elektronisk til alle mødedeltagere på en effektiv og miljørigtig måde. Ved at dokumenterne struktureres får brugeren et enkelt overblik over- og navigation i sagspapirerne. Al tekst er søgbar og egne notater bliver sikkerhedskopieret. 360 eworker: Applikationen 360 eworker er en mobil klient til 360. Med denne applikation kan du læse dokumenter og udføre opgaver tilknyttet sagsbehandlingen og dokumenthåndtering direkte fra ipad. 360 eworker har en brugervenlig grænseflade designet til at forenkle arbejdet, øge effektiviteten og skabe en mere mobil arbejdshverdag. Fordele med Public 360 : Er en del af SharePoint, samtidig er SharePoint en del af 360 - en unik integreret totalløsning for Enterprise Content Management (ECM). Er en fleksibel løsning som dækker et bredt spekter af behov indenfor dokumenthåndtering, arkivering, sagsbehandling og samarbejde i den offentlige sektor. Er en "best practice" brancheløsning baseret på mere end 25 års samarbejde med offentlige virksomheder og som understøtter behovene i en moderne og fremtidssikret offentlig forvaltning. Sørger for en sikker informationshåndtering og én fælles virksomhedshukommelse - i henhold til vigtige krav og standarder. Er en fleksibel platform for effektivisering af virksomhedsprocesser med arkitektur for åben og enkel integration med andre systemer. Er en prekonfigureret brancheløsning bygget på standard Microsoft teknologi, og sikrer derfor en hurtig implementering og lavere driftsomkostninger. Har en effektive og enkle brugergrænseflader tilpasset brugernes roller, arbejdsopgaver og processer. Anvendes direkte i kendte brugergrænseflader som Microsoft Outlook, Office og SharePoint. Skaber effektiv sagsbehandling med enkle procesværktøjer.