Vurderede konsekvenser af træghed i ansættelser

NOTAT 20. marts 2018 Vurderede konsekvenser af træghed i ansættelser Indledning På Økonomiudvalgets møde den 14. marts 2018 blev punkt vedr. aktuel økonomi, herunder likviditet drøftet. En aktuel økonomistatus for 2018 viser merudgifter i størrelsesordenen 20-25 mio. kr. i forhold til det budgetlagte og det vurderes afgørende, at budgetudfordringen håndteres i 2018 af hensyn til kommunens likviditet. Af Økonomiudvalgets dagsorden fremgår, at administrationen bl.a. har peget på følgende forslag til kompenserende tiltag med henblik på håndtering af budgetudfordringen: Journal nr. Sagsbehandler HMSOE Træghed i ansættelser i den resterende del af 2018 forstået på den måde, at ledige stillinger først genbesættes efter tre måneder. Et tiltag, der vurderes at kunne tilvejebringe en besparelse i 2018 i størrelsesordenen 23 mio. kr. baseret på personaleomsætningshastighed opgjort for en 12-måneders periode pr. august 2017. Økonomiudvalget besluttede på mødet at anbefale overfor Byrådet at sende forslaget om træghed i ansættelser i høring i MED-systemet. Udvalget anbefalede endvidere, at mindreforbrug fra 2017 som udgangspunkt overføres til 2019. Der udarbejdes et notat forud for Byrådsmødet, der belyser, hvorledes forslaget om træghed i ansættelser kan implementeres. Økonomiudvalget er opmærksom på, at der kan være områder, hvor træghed rammer uhensigtsmæssigt. Normal procedure ved ledigblevne stillinger Når en stilling bliver ledig, vil der normalt være et slip på 1-2 måneder, før stillingen genbesættes. Eksempel: En medarbejder opsiger den 26. marts sin stilling med 1 måneds varsel, dvs. til fratræden den 30. april. Lederen nedsætter et ansættelsesudvalg, udarbejder og indrykker stillingsopslag med 2-3 ugers ansøgningsfrist i løbet af april måned, ansættelsesudvalget afholder ansættelsessamtaler og beslutning om ansættelse af ny medarbejder træffes. Hvis beslutningen kan træffes inden udgangen af april måned, vil den nye medarbejder kunne tiltræde den 1. juni og der vil derved være en ubesat stilling i 1 måned. I en del tilfælde vil

ansættelsesprocessen strække sig over 2 måneder, hvorved der vil være en ubesat stilling i 2 måneder. På de store driftsområder (Dagtilbud, Skoler, Ældre og Social Service) bliver den ledige lønsum anvendt til vikarbistand, idet områderne i forvejen har vikarkorps, der anvendes i forbindelse med sygdom, barsel, ferie. I administrationen vil der normalt ikke være vikarer - en periode med ubesatte stillinger vil derfor medføre en stram prioritering af arbejdsopgaver. Feriepenge ved stillingsophør Når en medarbejder ophører, vil den pågældende med de nuværende regler have optjent feriepenge for den tid, ansættelsen har varet. I det oven for nævnte tilfælde vil medarbejderen hvis ansættelsen har varet i hele 2017 have krav på et feriekort dels for 2017 og dels for perioden indtil 30. april 2018. Feriepengene svarer ca. til lidt over 1 måneds løn, som belaster lønkontoen på fratrædelsestidspunktet. Dette opvejes imidlertid af, at den nye medarbejder vil blive trukket i løn, når vedkommende holder ferie inden for ca. det første års ansættelse. Afhængig af, hvornår på året en medarbejder fratræder og en ny tiltræder, vil der kunne blive tale om, at institutionen/området har en udgift til feriepenge det ene år, mens mindreforbrug som følge af at den nye medarbejder trækkes i ferie først indtræffer året efter. Forslag om træghed i ansættelser på 3 måneder På de store driftsområder vil stillinger ikke kunne være ubesatte i 3 måneder uden det vil få konsekvenser for borgerne og kan give udfordringer i forhold til overholdelse af lovgivning. Der vil derfor i et vist omfang fortsat skulle anvendes vikarer. Såfremt den ledige lønsum fjernes, vil det i stedet være vikarbudgetterne, der anvendes hertil. Dagtilbud (0-6 års institutioner) På dagtilbudsområdet er man dels underlagt en politisk fastsat normering, der fastsætter antallet af børn pr. voksen, dels underlagt et generelt behov for sikkerhed i forhold til opsyn med små børn. Det vurderes, at træghed i ansættelser vil kunne gennemføres i et vist omfang. Dog er det vurderingen, at træghed i ansættelser skal følges tæt og også i et vist omfang bør ske ud fra konkrete vurderinger af eksempelvis områdeleder, så det sikres, at sikkerhed i forhold til opsyn med børn opretholdes. Fritids- og Ungdomsklubber Fritids- og ungdomsklubområdet er rammestyret og det vurderes, at træghed i ansættelsen ved stillingsvakancer kan gennemføres. 2/5

Skoler Området er underlagt Folkeskoleloven, undervisningsforpligtelse, planlægningsgrundlag, samt politiske servicemål. Det vurderes, at træghed i ansættelser vil kunne gennemføres i et vist omfang. Dog er det vurderingen, at træghed i ansættelser skal følges tæt og også i et vist omfang bør ske ud fra konkrete vurderinger af eksempelvis fagchef, så det sikres, at undervisningsforpligtelsen opretholdes. SFO På SFOområdet er man dels underlagt en politisk fastsat normering, der fastsætter antallet af børn pr. voksen, dels underlagt et generelt behov for sikkerhed i forhold til opsyn med børn. Det vurderes, at træghed i ansættelser vil kunne gennemføres i et vist omfang. Dog er det vurderingen, at træghed i ansættelser skal følges tæt og også i et vist omfang bør ske ud fra konkrete vurderinger af eksempelvis fagchef, så det sikres, at sikkerhed i forhold til opsyn med børn opretholdes. Kultur og Fritid På Kultur og Fritidsområdet vurderes det, at træghed i ansættelsen ved stillingsvakancer vil kunne gennemføres. Dog vil det betyde et lavere serviceniveau. Det må endvidere forventes, at vikarkonti i et vist omfang vil blive anvendt, ligesom der formentlig vil blive oparbejdet overarbejde for at dække vagter. Omsorgscentre og Døgnpleje: Omsorgscentre og døgnpleje er underlagt politisk fastsatte kvalitetsstandarder. Området opererer i dag i nogen grad med at udskyde genansættelser, særligt i døgnplejen, hvor antallet af stillinger hele tiden tilpassses antallet af visiterede timer. Dvs. lønsummen udmøntes ikke fuldt ud i forvejen. Det vurderes, at træghed i ansættelser på området vil kunne gennemføres i et vist omfang. Dog er det vurderingen, at træghed i ansættelser skal følges tæt, og også i et vist omfang bør ske ud fra konkrete vurderinger af eksempelvis fagchef, så det sikres, at vagtdækningen opretholdes. Træghed i ansættelser vil trække ekstra på de eksisterende ressourcer, herunder vikarkontiene, som dermed vil blive yderligere belastet. Social Service: De sociale tilbud er underlagt politisk fastsatte kvalitetsstandarder. I de sociale tilbud opereres der i forvejen med at udskyde ansættelser 2-3 måneder. Det vurderes, at træghed i ansættelser på området vil kunne gennemføres. Dog vurderes det, at træghed i ansættelser skal følges tæt, og også i et vist omfang bør ske ud fra konkrete vurderinger af eksempelvis fagchef, så det sikres, at vagtdækningen opretholdes. Træghed i ansættelser vil trække ekstra på de eksisterende 3/5

ressourcer, herunder vikarkontiene, som dermed vil blive yderligere belastet. Sundhedsområdet: På Sundhedsområdet vurderes det, at træghed i ansættelser ved stillingsvakancer umiddelbart vil kunne implementeres på alle områder. Det vil have betydning for serviceniveauet i Sundhedsplejen, Tandplejen, Træningsenheden og Rehabiliteringsafdelingen, idet der vil være færre hænder til at varetage den daglige drift. Konsekvenserne vil derfor være, at: - Der går lidt længere tid, inden børn indkaldes til tandlæge. - Træning med borgere aflyses, hvis det ikke er muligt at sammenlægge hold. - Kvaliteten af tilbuddet i Rehabiliteringsafdelingen forringes, når der mangler hænder og nogle borgere vil opleve travlhed. - Sundhedsplejen må foretage en stram prioritering af barselsbesøg og behovsbesøg og om nødvendigt nedprioritere indsatsen i skolerne. Administrationen, herunder Visitationen, Voksenområdet, Familieafdelingen, Job- og Borgercentret samt de administrative stabe i driftsområderne: Træghed i ansættelser ved stillingsvakancer vurderes at kunne gennemføres. Det vil medføre en stram prioritering af arbejdsopgaver, ligesom det kan betyde længere sagsbehandlingstid. I Borgercentret kan det generelt betyde længere ventetid, særligt i en højsæson (ferieperioden), hvor borgere har behov for pas. Administrationen har ikke vikarkonti, der kan trækkes på. I Jobcentret er det via ansættelse af ekstra personale lykkedes at nedbringe omfanget af forsørgelsesudgifter ganske væsentligt. Det er vigtigt at følge udviklingen, således at en træghed i ansættelser ikke betyder en større stigning i forsørgelsesudgifterne end det, der spares på lønbudgetterne. Hvad gør andre kommuner Flere af vores omegnskommuner og andre kommuner i regionen har i perioder arbejdet med træghed i ansættelser/ansættelsesstop. De har i den forbindelse enten helt eller i et større omfang undtaget lærere, døgnområdets pleje- og pædagogisk personale samt pædagogisk personale i dagtilbud og sfo er. Et par kommuner har en ordning, hvor lederen hver gang en stilling bliver vakant skal overveje grundigt, om den kan vente med at blive 4/5

besat eller opgaver kan omfordeles i en kortere eller længere periode. Drøftelsen tages med nærmeste leder/chef. I et par kommuner er det Direktionen, der løbende træffer beslutning om dispensation fra en overordnet beslutning om, at stillinger skal stå ledige i en nærmere fastsat periode. Praktisk implementering af træghed i ansættelsen ved vakancer i Frederikssund Kommune Personaleafdelingen foretager i slutningen af hver måned et udtræk over fratrådte fordelt på områder/institutioner. Listen sendes til lederne med henblik på kvalitetssikring og efterfølgende til Økonomi med henblik på udmøntning af besparelse. Hvis der gør sig særlige forhold gældende, sender lederen følgende dispensationsansøgning til Personaleafdelingen: Afdeling/Institution: Vakant stilling Ugtl. timetal Vakant pr. (dato) Årsag til dispensation, dvs. uddybende begrundelse, hvis det ikke anses for muligt at have stillingen ubesat i 3 mdr. Forslag til alternative muligheder for besparelser (eks. vakance i mindre omfang, besparelse på vikarkonto, andre konti mv) Lederen inddrager løbende den/de lokale TR i håndtering af vakante stillinger, herunder dispensationsansøgninger, ligesom det lokale MED-udvalg løbende informeres og inddrages i drøftelser om håndtering af vakante stillinger, jfr. MED-aftalens 6 og 7. Beslutning om konkrete dispensationer træffes af Direktionen. Inddragelse af MED Beslutning om træghed i ansættelse kan træffes af Byrådet efter forudgående høring af MED-systemet. Endvidere har organisationerne ret til at anmode administrationen om en forhandling af spørgsmålet. Det foreslås, at der indkaldes til et ekstraordinært møde i Hoved MED-udvalget, inden nærværende notat med forslag om træghed i ansættelser sendes i høring i MED-systemet. 5/5