Ny release til Eftermarkedsportalen 31. marts 2014 Beskrivelse, overblik og vejledninger til nye funktioner
Opsummering over nye funktioner i Eftermarkedsportalen Kære Bruger, Mandag den 31. marts opdateres Eftermarkedsportalen med en række nye funktioner, samt rettelser og forbedringer til eksisterende funktionalitet, som tilsammen skal give en lettere og mere effektiv arbejdsdag i Eftermarkedsportalen. De nye funktioner betyder samtidigt, at en del af den eksisterende funktionalitet skal betjenes på en ny måde. Vi vil derfor anbefale, at du finder tid til at læse de følgende vejledninger igennem, så du er klar til at arbejde med Eftermarkedsportalen på mandag den 31. marts. Blandt nyhederne i Eftermarkedsportalen er det nye tilbudsmodul som er integreret med Fabrikkens nye pakkeprisløsning. I denne release er det i første omgang Skoda Servicepartnere, som får glæde af pakkepriserne, men vi arbejder på at kunne tilbyde pakkepriser for vores øvrige mærker også inden for kort tid. Læs mere om Tilbudsmodulet og Pakkepriser her En anden nyhed, vi er glade for at kunne præsentere, er en forbedret arbejdsgang i dagsoversigten, hvor vi med en ny højrekliksmenu giver mulighed for, med få klik, at redigere bookingen, værkstedsordren og udskrive arbejdskort. Derudover har vi med den nye time-for-time fraværs funktion, tilføjet mulighed for at booke tid på ressourcer, uden der er tilkoblet en booking eller oprettet fravær i tidsregistreringen. Læs mere om forbedringerne på Dagsoversigten her: På værkstedsordrer har vi ændret den måde, hvorpå kundens kontaktoplysninger gemmes og bruges, hvilket blandt andet betyder at den automatiske opdatering af telefon og e-mail oplysninger i KUK er slået fra, og som nu skal vælges aktivt. Ændringen til kontaktoplysninger betyder også, at kun de valgte telefonog e-mailoplysninger udskrives på arbejdskortet, for dermed at sikre, at arbejdskort udskrives med korrekte informationer. Læs mere opdateringen til siden Værkstedsordrer her. Det er også værd at notere, at bookingsiden har fået et ansigtsløft. Informationerne på siden er struktureret for et bedre overblik og en lettere bookingproces. F.eks. ved tilføjelse af ressourcer til en booking, hvor systemet nu selv foreslår, hvor lang tid der skal bookes, baseret på solgt tid på ordren. Derudover er det nu også muligt at booke tid i dagsoversigten, hvis Pladeværkstedsmodulet benyttes. Læs mere om den ny Bookingside her Til reservedelsmedarbejderne har vi tilføjet en helt ny forpluksoversigt, hvorfra der blandt andet kan tilføjes reservedelslokation for forplukkede reservedele og udskrives pluklister. Læs mere om de nye funktioner til Reservedele her. Endelig kan vi præsentere de første tidsregistreringsfunktioner i Eftermarkedsportalen, som giver mulighed for at rette, slette og godkende stemplinger. Det er også herfra, at time-for-time fravær vedligeholdes. Læs mere om Tidsregistreringsfunktionerne her. Nogle af de nye funktioner vil kræve opsætning i Eftermarkedsportalen, som først kan gennemføres fra den 31. marts. Vores Callcenter og konsulenter sidder parate til at hjælpe på 43 28 83 00 eller callcenter@semler.dk. Med venlig Hilsen, Portalteam Eftermarked Nicolai Capion Rasmussen Mogens Bach Nielsen Benjamin Veng Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 2 af 36
Indholdsfortegnelse Opsummering over nye funktioner i Eftermarkedsportalen... 2 Værkstedsordrer overblik over ændringer... 6 Værkstedsordrer - Brugerindstillinger... 6 Værkstedsordrer vis ordrelinjer... 6 Værkstedsordre side 1 - Kontaktoplysninger (telefon og e-mail) på kunde... 7 Værkstedsordre side 1 Indtastet KM stand opdateres direkte i NT20... 7 Værkstedsordre side 1 - Mulighed for at vælge / redigere bilens typekode... 8 Værkstedsordre side 1 Forbedrede Links til ELSA Pro... 8 Værkstedsordrer side 2 Visning af Kunde/Brugeroplysninger... 9 Værkstedsordrer side 2 Redigering af kundeanke... 9 Bookingoversigten overblik over ændringer... 10 Bookingoversigten Bilstatus... 10 Bookingoversigten Vis ordrelinjer... 11 Dagsoversigten overblik over ændringer... 12 Højrekliksmenu på Dagsoversigten... 12 Oprettelse af time-for-time fravær fra Dagsoversigten... 13 Visning om der skal benyttes udlejningsbil til Bookingen... 13 Opret / Rediger Booking overblik over ændringer... 14 Booking informationer... 14 Planlægning... 14 Bil modtagelse / afhentning... 15 Ejer / Bruger... 15 Tid / Estimat... 16 Bilstatus... 16 Visning af kundeanke... 16 Opret / Rediger Booking overblik over ændringer til Pladeværkstedsmodulet... 17 Tilføjelse af ressourcer til pladeværkstedsbookinger... 17 Visning af skadestørrelse på bookinger på Biloversigten... 17 Visning om booking Lejebil er valgt på bookingen på Biloversigten... 17 Visning af kapacitet på Biloversigten... 18 Ugeoversigten... 18 Reservedele... 19 Forpluksoversigten... 19 Skift reservedelsstatus... 19 Opdatering af reservedelslokation... 20 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 3 af 36
Udskriv plukliste... 20 Vis ordrelinjer... 20 Statusoversigten... 20 Tidsregistreringer... 21 Tidsstemplinger - Søg stemplinger... 21 Ret stemplinger... 21 Godkend stemplinger... 22 Afvis stemplinger... 22 Slet Stemplinger... 22 Time-for-time fravær... 23 Opret time-for-time fravær... 23 Søg time-for-time fravær... 23 Tilbud Pakkepriser... 25 Forhandlerindstillinger... 25 Egne reservedele... 25 Oversigt over væsketyper der skal opdateres med reservedelsnumre i Egne reservedele :... 26 Olie-PC... 26 Foretrukken ordretype... 26 Lejebiler... 26 Brugerindstillinger... 27 Tilbudsoversigten... 28 Opret nyt tilbud... 28 Søg kunde / Bil... 28 Søg kunde / Bil... 29 Tilføj pakker til tilbuddet... 30 Tilføj arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt til tilbuddet... 30 Tilføj arbejdsposition... 31 Tilføj reservedel... 31 Tilføj AZ tid... 32 Miljøomkostninger og Diverse Materialer... 32 Indsæt Lejebil... 33 Sådan virker tilbudsbilledet (arbejdsbilledet)... 33 Rabat... 34 Gem tilbud... 34 Overførsel af tilbud til ordre... 34 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 4 af 36
Overførsel til ordre Kendt kunde... 34 Overførsel til ordre Ukendt kunde... 34 Automatisk oprettelse af reservedelsnumre på lageret... 34 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud Vis tilbudslinjer (fra tilbudsoversigten... 35 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT12... 35 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT15... 36 Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT17... 36 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 5 af 36
Værkstedsordrer overblik over ændringer Følgende opdateringer er tilføjet til værkstedsordrer. Værkstedsordrer - Brugerindstillinger Det bliver nu muligt, ligesom på bookingsiden, at vælge hvilke afdelingers værkstedsordrer der skal vises på siden Værkstedsordrer. Arbejder du kun med enkelte specifikke afdelinger i din forretning får du dermed et forbedret overblik over åbne ordrer for netop de afdelinger du arbejder med. Sådan gør du: 1. Vælg Tilpas indstillinger ved at klikke på blyanten på siden værkstedsordrer 2. Vælg afdelinger der skal vises og klik Opdater Værkstedsordrer vis ordrelinjer På siden værkstedsordrer er der tilføjet link/ikon til åbning af side der viser ordrens indhold. Du finder linket til Vis ordrelinjer ved siden af Print arbejdskort ikonet. Siden Vis ordrelinieer viser ordreindhold fra KT12, KT15 og KT16 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 6 af 36
Værkstedsordre side 1 - Kontaktoplysninger (telefon og e-mail) på kunde Funktionaliteten omkring valg af kundens telefon og e-mail oplysninger til ordren er ændret. Den automatiske opdatering af telefon og e-mail i KUK er slået fra og skal nu aktivt tilvælges for at opdateres oplysninger i KUK. Derudover medfører funktionaliteten to vigtige ændringer. 1. Der udskrives kun kontakttelefon og e-mail adresse på arbejdskortet, hvis de er valgt på ordren. Hvis der ikke er valgt kontakttelefon eller e-mail på ordren, vil kontaktoplysninger på arbejdskortet være blanke. 2. Det er kun de valgte kontaktoplysninger, der overføres til en booking. Værkstedsordre side 1 Indtastet KM stand opdateres direkte i NT20 For at sikre at DISS oprettes med korrekt KM grundlag, er funktionaliteten omkring opdatering af bilens KM stand i NT20 ændret, så NT20 opdateres ved ordreoprettelse og ikke som nu, når ordren faktureres. I Eftermarkedsportalen er visning uændret, men i AutoCore KT11 og KT12 vises nu KM stand fra NT20. Hvis indtastet KM ved ordreoprettelse er for høj, er det muligt at indtaste et KM tal, der op til 5000 lavere i Eftermarkedsportalen, KT11 eller KT12. Hvis KM standen er endnu lavere, skal denne rettes i NT20. 1. Visning af KM stand i KT11 2. Visning af KM stand i KT12 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 7 af 36
Værkstedsordre side 1 - Mulighed for at vælge / redigere bilens typekode Vi har på det seneste haft mange henvendelser vedr. manglende mulighed for kunne redigere bilens (BMSR) typekode på ordren. Dette er nu muligt. Eksempel 1 Typekode ikke fundet på bilen Eksempel 2 søgning og valg af typekode der kan søges på både tal og beskrivelse Værkstedsordre side 1 Forbedrede Links til ELSA Pro Ved søgning og visning af bil på værkstedsordre er der nu tilføjet yderligere to direkte links til ELSA Pro. Funktionen kræver, at Dealer portalen er åben (du er logget på ELSA Pro). 1. ELSA Pro Service Online - Direkte link til bilen i ELSA Pro Service Online 2. ELSA Pro Diagnose protokoller Direkte link til bilens diagnose protokoller I ELSA Pro 3. ELSA Pro Aktionshistorik Direkte link til oversigt for bilens aktionshistorik i ELSA Pro Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 8 af 36
Værkstedsordrer side 2 Visning af Kunde/Brugeroplysninger Ordreinformationerne på siden Værkstedsordre side 2, er udvidet så kundenavn vises og hvis der er vist / indtastet brugeroplysninger på bilen, vises denne information også. Eksempel 1: Kundenavn og brugeroplysninger på bilen værkstedsordre side 1 Eksempel 2: Kundenavn og brugeroplysninger på bilen værkstedsordre side 2 Værkstedsordrer side 2 Redigering af kundeanke Funktionaliteten omkring redigering af kundeanken er nu forbedret, hvilket betyder at kundeanken nu kan redigeres uden at sorteringen af ordrelinjer i KT12 påvirkes. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 9 af 36
Bookingoversigten overblik over ændringer Følgende opdateringer er tilføjet til Booking oversigten Bookingoversigten Bilstatus Bil ankommet funktionen er omdøbt til Bilstatus og det er muligt at angive følgende status på bilen: - Bil ankommet (Her angives hvem der har modtaget bilen og hvor den er parkeret) - Bil klar til udlevering (Denne status angiver at bilen er klar til udlevering) - Bil afhentet (Denne status angiver at bilen er afhentet og fjerner booking fra infoskærmen) Bil Klar til udlevering Send SMS Vælges denne status, markeres bilen klar til udlevering og åbner en pop-up med mulighed for at afsende en SMS til kunden, med advisering om at bilen er klar til afhentning. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 10 af 36
Bookingoversigten Vis ordrelinjer Som på siden værkstedsordrer er der tilføjet link til åbning af side, der viser ordrens indhold. Knap til Vis ordrelinjer vises til venstre for Print arbejdskort ikonet. Bemærk at diverse materialer og miljøomkostninger ikke kan beregnes og vises på siden og at reservedele, som ikke er på lager, vises med fed rød skrift i feltet Antal. Eksempel 1: Knap til Vis ordrelinjer Eksempel 2: Siden Vis ordrelinjer Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 11 af 36
Dagsoversigten overblik over ændringer Følgende funktionalitet er tilføjet dagsoversigten. Bemærk at ændringerne medfører, at bookinger ikke længere kan åbnes med dobbeltklik. Højrekliksmenu på Dagsoversigten På Dagsoversigten er navigationen forbedret med introduktion af en ny højrekliksmenu, som også tilbyder genveje til at redigere reservationen/bookingen. For dig, som bruger, betyder det at det eksisterende enkeltklik med musen for at redigere reservationen og dobbeltklikket for at redigere bookingen, ikke længere kan benyttes. Følgende funktioner er tilgængelige i højrekliksmenuen: 1. Åben booking vælges denne, åbnes siden Rediger booking. Denne funktion erstatter dobbeltklik funktionen på dagsoversigten. 2. Rediger reservation vælges denne, åbnes pop-up vinduet Rediger reservation, der giver mulighed for at flytte reservationen til en anden ressource og/eller ændre tid og varighed for reservationen. Denne funktion erstatter Enkeltklik funktionen på dagsoversigten. 3. Rediger reserveret tid Dette menupunkt og undermenu giver mulighed for at hurtigt at redigere den reserverede tid for reservationen. 4. Rediger kunde/bil vælges denne, åbnes ordren på værkstedsordre side 1 hvor ordre, bil og kundeoplysninger vises og kan redigeres. 5. Rediger kundeanke vælges Rediger kundeanke, åbnes siden Værkstedsordre side 2 hvor kundeanken kan redigeres. - Bilstatus dette menupunkt og undermenu giver mulighed for at redigere bilstatus direkte fra dagsoversigten, uden at hverken bookingen eller bookingoversigten skal åbnes. Følgende statusmuligheder kan vælges fra højrekliksmenuen: - Bil ankommet (Her angives, hvem der har modtaget bilen og hvor den er parkeret) - Bil klar til udlevering (Denne status angiver, at bilen er klar til udlevering) - Bil klar til udlevering Send SMS (denne mulighed giver samme status, som beskrevet ovenfor, men åbner samtidig en pop-up med mulighed for at sende SMS til kunden med advisering om at bilen er klar til udlevering) - Bil afhentet (Denne status angiver at bilen er afhentet og fjerner booking fra infoskærmen) 6. Print arbejdskort vælges denne funktion, udskrives ordrens arbejdskort. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 12 af 36
Oprettelse af time-for-time fravær fra dagsoversigten Time-for-time fravær fra KT75, kan nu også oprettes direkte i dagsoversigten. Funktionen gør det muligt at reservere tid på en ressource i dagsoversigten, uden der er en tilhørende booking. Time-for-time fraværet kan i dagsoversigten oprettes en for enkelt medarbejder eller en hel afdeling ved at højreklikke på enten medarbejder eller afdelingsnavn. Herefter åbnes en på pop-up, hvor der vælges dato, til og fra tid samt beskrivelse for fraværet. Time-for-time fraværet vises som reserveret tid i dagsoversigten med mørkegrå farve ud for de(n) ressource(r), hvor fraværet er oprettet. Time-for-time fravær kan redigeres og slettes fra fanen Tidsregistreringer. Visning om der skal benyttes udlejningsbil til bookingen Er der valgt Lejebil under transport ved oprettelse af bookingen, vil der blive vist en bil på reservationen Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 13 af 36
Opret / Rediger Booking overblik over ændringer Bookingsiden har fået et gennemgående ansigtsløft, og den er blevet omstruktureret og gjort mere overskuelig. Følgende ændringer er foretaget på bookingsiden: Booking informationer Feltet Booking info er ændret, så det nu samler kunde- og biloplysninger på samme måde som på værkstedsordrer side 2. Som noget nyt er det muligt at kontrollere for ELSA Pro aktioner og hvis der er indtastet en bruger på bilen, vil denne information også blive vist her. Planlægning Feltet Planlægning erstatter den eksisterende funktion til planlægning af tid. I stedet for de to store ikoner til valg af Akutbil eller tilføjelse af ressourcer, skal der nu vælges om ordren skal bookes til: - Akutbil - Mekanisk værksted - Pladeværksted (Vises kun hvis Pladeværkstedsmodulet er aktiveret for brugeren) Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 14 af 36
Vælges Mekanisk værksted eller Pladeværkstedet, tilføjes ressourcer på samme måde som i dag, ligesom Akutbil funktionaliteten er uændret. Der to ændringer, man skal være særligt opmærksomme på: 1. Reserveret tid viser nu timer/minutter i stedet for tidsenheder 2. Hvis der er registreret arbejde på ordren vil der ved tilføjelse af første ressource automatisk blive indsat reserveret tid svarende til den solgte tid på ordren (med afrunding op til nærmeste kvarter) Bil modtagelse / afhentning Feltet Bil modtagelse / afhentning erstatter feltet Oplysninger til forberedelse af besøg. Nyt her er, at valg af Lejebil i dropdown menuen Transport udløser visning af et bilikon på reservationen på Dagsoversigten og indtastning af reservedelslokation tilføjer en ny linje på arbejdskortet med reservedelslokationen. Eksempel 1: Lejebil valgt under transport Eksempel 2: Ikon for udlejningsbil vist på dagsoversigten Ejer / Bruger Visning af kontaktoplysninger i Ejer/Bruger feltet er ændret, så kun de kontaktinformationer (telefonnummer og e-mail), der er valgt på ordren, vises. Hvis der ikke er valgt kontakttelefon og e-mail på ordren, vil feltet være blankt ligesom disse oplysninger heller ikke vil blive vist på arbejdskortet. Eksempel 1 Kontakttelefon og e-mail valgt på ordren Eksempel 1 Kontakttelefon og e-mail ikke valgt på ordren Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 15 af 36
Tid / Estimat I feltet Solgt tid vises den samlede solgte tid på ordren (hvis der er registreret arbejde i KT12) i timer og minutter Bilstatus Feltet Modtagelse af bil omdøbes til Bilstatus og indeholder nu udover Bil modtaget funktionen flere statusmuligheder, som nu er: - Bil ankommet (funktionen er uændret) - Bil klar til udlevering (Denne funktioner viser et nyt ikon på bookingoversigten og dagsoversigten der markerer, at bilen er klar til at blive udleveret til kunde). Her er der også mulighed for at afsende en SMS til kunden, om at bilen er klar til afhentning. - Bil afhentet (Denne status markerer at bilen er afhentet af kunde og fjerner samtidig kunden fra infoskærmen). På bookingen bliver det samtidig vist, hvem der har markeret bilen udleveret. Visning af kundeanke Funktion til visning af kundeankelinjer er uændret: Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 16 af 36
Opret / Rediger Booking overblik over ændringer til Pladeværkstedsmodulet Følgende ændringer tilføjet pladeværkstedsmodulet i Eftermarkedsportalen: Tilføjelse af ressourcer til pladeværkstedsbookinger Pladeværkstedsmodulet er nu ændret så det også er muligt at booke ressourcer til pladeværkstedet så bookinger både vises i Dagsoversigten og i pladeværkstedets Biloversigt. Tilføjes der ikke ressourcer til pladeværkstedsbookinger, er funktionaliteten uændret i forhold til nuværende funktionalitet. Visning af skadestørrelse på bookinger på Biloversigten Udover muligheden for at tilføje ressourcer til bookinger på pladeværkstedet, er det muligt at vælge skadesstørrelse på bookingen som efterfølgende vises med et ikon på bookingen på Biloversigten. Eksempel 1: Valg af skadestørrelse på bookingen Eksempel 2: Visning af skadestørrelse på Biloversigten Visning om booking Lejebil er valgt på bookingen på Biloversigten Ligesom på Dagsoversigten, vises der i Biloversigten nu også et ikon, hvis der er tilføjet en lejebil til bookingen. Se ovenstående eksempel, hvor der vises et ikon (blå bil) på bookingen. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 17 af 36
Visning af kapacitet på Biloversigten Der er tilføjet ny mulighed for at få vist kapacitet på Biloversigten. Kapaciteten viser, hvor mange timer der er ledige for de valgte afdelinger på oversigten. Visning af kapacitet kan slåes til og fra under brugerindstillinger ved at klikke på blyanten Tilpas. Derefter åbnes brugerens booking indstillinger For at slå kapacitetsvisning til, skal der sættes flueben i feltet Vis Kapacitet på oversigter. På Biloversigten vises ledig tid (kapacitet) for de afdelinger, der er valgt under bookingindstillinger. Se nedenstående eksempel. Ugeoversigten Vælges Vis kapacitet under bookingindstillinger, som beskrevet i foregående afsnit, vises kapaciteten også på Ugeoversigten. Her vises ledig tid sammentalt pr. afdeling og dag, så der hurtigt gives et overblik over den ledige tid, der kan bookes på de enkelte afdelinger. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 18 af 36
Reservedele Som noget nyt introduceres nu et nyt faneblad målrettet til reservedelsmedarbejdere. Fanebladet indeholder to menupunkter Forpluksoversigten og Statusoversigten. Forpluksoversigten Forpluksoversigten viser alle bookinger, hvor der i reservedelsmenuen er valgt Dele forplukkes. Bookinger er vist efter dato med ældste først (øverst). I forpluksoversigten er det muligt at opdatere bookinger med ny reservedelsstatus og reservedelslokation, hvorefter bookingen fjernes fra oversigten. På forpluksoversigten er det desuden muligt at ændre status for hjul samt se oplysninger om DISS. Derudover kan man ved mouse-over på en bookinglinje, se oplysninger fra kundeanken. Skift reservedelsstatus For at ændre status på booking på forpluksoversigten, skal der vælges ny reservedelsstatus og evt. indtastes en reservedelslokation til de forplukkede reservedele. For at fjerne bookingen fra oversigten, klikkes på ikonet diskette for at opdatere siden. Som standard vises alle bookinger med reservedelsstatus Dele forplukkes efter dato på oversigten. Det er muligt også at vælge at se bookinger med Dele forplukkes for en specifik dato ved hjælp af datovælgeren. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 19 af 36
Opdatering af reservedelslokation Opdateres reservedelslokationen på bookingen, vil denne blive udskrevet på arbejdskortet ligesom den også vil blive vist i mouse-over informationen på dagsoversigten. Udskriv plukliste Klikkes der på printerikonet, vil ordrens plukliste blive udskrevet. Vis ordrelinjer Ligesom på siden værkstedsordrer og bookingoversigten, kan man også på forpluksoversigten åbne siden Vis ordrelinjer, for at se at registreret arbejde og dele på ordren. Statusoversigten Statusoversigten indeholder samme funktionalitet som forpluksoversigten, men viser som standart alle bookinger efter dato. På oversigten er det muligt at foretage yderligere sortering efter reservedelsstatus og efter dato. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 20 af 36
Tidsregistreringer Til tidsregistreringer er der tilføjet følgende ny funktionalitet, så der udover muligheden for at følge dagens arbejde i situationsrapporten, nu også er mulighed for at se og redigere stemplinger samt at oprette timefor-time fravær. Tidsstemplinger - Søg stemplinger Det er nu muligt som i KT60 i AutoCore at søge på stemplinger fra tidsregistreringen. Det er muligt at søge stemplinger på en eller flere af følgende parametre: - Til og fra dato - Lønnumre - Afdelinger - Medarbejderkategorier - Medarbejdertyper - Jobkoder - Ordrenumre (til og fra) Derudover der muligt at sortere søgninger, så det er muligt f.eks. kun at se stemplinger, der skal godkendes, så de hurtigt kan behandles. Ret stemplinger Stemplinger redigeres og rettes efter samme regler i KT60 og der oprettes evt. nye stemplinger for at udfylde evt. huller ved rettelse af tidspunkter for eksisterende stemplinger. For at ramme en stempling, klikkes på det felt, der skal rettes (f.eks. sluttid) og derefter på ikonet diskette for at gemme ændringerne Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 21 af 36
Godkend stemplinger Stemplinger, der kræver godkendelse, vises med et blåt ikon med spørgsmålstegn og kan godkendes enkeltvis eller flere på engang. Mangler en stempling sluttid, skal denne opdateres, før den kan godkendes. For at godkende en stempling, holdes musen over status ikonet. Herefter fremkommer mulighed for at skifte status til Godkendt. Godkendte stemplinger vises med et grønt ikon. Afvis stemplinger Stemplinger, som er afvist, vises med et rødt ikon. Stemplinger kan afvises enkeltvist eller flere på en gang. For at afvise en stempling, benyttes samme fremgangsmåde, som beskrevet ovenfor der skal blot vælges det røde ikon for Afvist. Slet Stemplinger Det er muligt at slette stemplinger fra siden tidsstemplinger og det sker efter samme regler som i KT60. Det vil sige, når en stempling er slettet, er det ikke muligt at genoprette den. Derfor er det kun muligt at slette stemplinger enkeltvist og der vil blive vist en advarsels pop-up ved hver sletning. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 22 af 36
Time-for-time fravær Med Time-for-time fravær kan der bookes tid på en tekniker eller afdeling på Dagsoversigten, uden der er tilknyttet en booking eller fravær fra fraværsregistreringen i KT60 (tidsregistreringen). Bemærk at der også kan oprettes time-for-time fravær direkte fra dagsoversigten se afsnit Oprettelse af time-for-time fravær fra dagsoversigten side 12 Opret time-for-time fravær For at oprette time-for-time fravær, klikkes på knappen Opret Herefter åbnes en pop-up, hvor registreringen oprettes. Det er muligt at tilføje flere medarbejdere eller afdelinger til samme registrering. For at oprette en registrering, skal følgende være udfyldt: - Medarbejder eller afdeling (eller kombination) - Dato - Fra og til klokken - Beskrivelse. Ved klik på Opret oprettes registreringen og time-for-time fraværet vil blive vist på dagsoversigten Søg time-for-time fravær Hvis en time-for-time fraværsregistrering skal slettes, benyttes funktionen Søg time-for-time fravær som er vist, når siden Time-for-time fravær åbnes. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 23 af 36
Det er muligt at søge registreringer frem på: - Dato - Medarbejder - Afdeling. Fra søgeresultatet er det muligt at slette eller redigere registreringer Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 24 af 36
Tilbud Pakkepriser Tilbudsfanen er helt ny funktionalitet i Eftermarkedsportalen og tilbyder integration til fabrikkernes PPS system. I denne release er tilbudsfunktionen kun tilgængelig for Skoda Servicepartnere, da pakker for Volkswagen, Audi og SEAT endnu ikke er tilgængelige i fabrikkens løsning, hvorfra pakkepriser hentes. Tilbudsfunktionen gør det muligt at: - Oprette tilbud baseret på pakkepriser (PPS) - Tilføje ekstra indhold til tilbuddet i form af arbejdspositioner, reservedele, AZ tid (Lønart 2) og fastpris på arbejde (lønart 8) - Sende tilbud på mail til kunde med tilbud vedhæftet som PDF fil. - Konvertere tilbud til en værkstedsordre. Forhandlerindstillinger Under forhandlerindstillinger redigeres foretrukken ordretype, der skal benyttes ved oprettelse af værkstedsordre fra tilbud, reservedelsnumre til væsker, samt reservedelsnumre til lejebiler. Forhandlerindstillinger redigeres ved at klikke på blyant i cirkel i tilbudsoversigten. Egne reservedele Nogle pakker i tilbudsmodulet indeholder væsker som f.eks. olie, bremsevæske og kølervæske. Gældende for disse er, at de reservedelsnumre, der skal benyttes, er forhandlerspecifikke, og derfor ikke kendt af fabrikken. Det betyder, at reservedelsnumre for olie, bremsevæske og kølervæske skal oprettes i egne reservedele under delte indstillinger på tilbudsoversigten (Blyant med cirkel) Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 25 af 36
Oversigt over væsketyper, der skal opdateres med reservedelsnumre i Egne reservedele : Bremsevæske Kampagnemotorolie (benzin/diesel) Kampagnemotorolie PD 505 01 Kampagnemotorolie 503 00/506 00 Kampagnemotorolie 504 00/507 00 Motorolie (benzin) Motorolie (diesel) Motorolie (diesel) PD VW 505 01 Motorolie SAE 75 W90 Motorolie SAE 90/5 W90 Motorolie VW 503 00/506 00 Motorolie VW 503 01 Motorolie VW 504 00/507 00 Motorolie VW 506 01 Kølervæske Olie-PC Ud fra hvert af ovenstående reservedelsnumre, er det muligt at markere Olie-PC. Markeres et reservedelsnummer med Olie-PC markering, vil reservedelsnummeret ikke blive overført til KT15 i forbindelse med overførsel af et tilbud til en værkstedsordre. Foretrukken ordretype Tilbud oprettes uafhængigt af værkstedsordrer. I forbindelse med overførsel at tilbud til værkstedsordrer er det muligt at vælge hvilken ordretype, der default skal benyttes ved oprettelse af værkstedsordrer fra tilbudsmodulet. Ved opstart vil ordretypen som standard være valgt til type 6 proforma ordre. Lejebiler Lejebiler oprettes ved at klikke på det grønne plus ikon og derefter indtaste et reservedelsnummer og gemme. Løsningen forudsætter at lageret opretter reservedele for lejebiler i KT22. Reservedelene skal oprettes som reservedelsnumre uden beholdning og uden indkøbspris- Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 26 af 36
Eksempel på udlejningsbil oprettet i KT22 Brugerindstillinger Brugerindstillinger redigeres ved at klikke på Blyanten (Tilpas) på tilbudssiden. Her er det muligt at angive, hvor mange rækker (tilbud), der skal vises pr. side i tilbudsoversigten. Derudover er det muligt at indtaste og gemme det lønnummer, der skal gemmes på tilbuddet, samt hvilken afdeling, tilbuddet skal oprettes under. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 27 af 36
Tilbudsoversigten Tilbudsoversigten viser alle tilbud, der er oprettet, inden for seneste 3 måneder. Det betyder samtidigt at alle tilbud, der er ældre end 3 måneder, automatisk slettes. Fra tilbudsoversigten findes følgende muligheder: 1. Rediger tilbud (Klik på tilbudsnummeret for åbne og redigere tilbuddet) 2. Print tilbud (klik på printer ikonet for at udskrive tilbuddet) 3. Send tilbud (Klik på mail ikon for at oprette en e-mail med tilbuddet til kunden) 4. Vis tilbudslinjer (Klik på Vis tilbudslinjer for at se indholdet på tilbuddet, uden at åbne det) 5. Overfør til ordre (klik på Overfør til ordre ikonet for at overføre tilbuddet til en ordre) Derudover kan tilbud søges frem efter lønnummer, oprettelsesdato, kundenavn og registreringsnummer ved at benytte Søgefunktionen. Opret nyt tilbud For at oprette et nyt tilbud, klikkes først på Opret knappen. Søg kunde / Bil For at oprette et nyt tilbud og tilføje pakker, skal der først tilføjes en bil til tilbuddet. Dette gøres på samme måde, som ved oprettelse af en værkstedsordre, hvor bilen kan søges frem på registreringsnummer eller stelnummer og/eller ved at søge en kunde, som har tilknyttet en bil. Når bil og kunde er fundet, vises et udsnit af kunde- og bildata øverst på tilbudssiden og der bliver tjekket for aktioner på bilen. Hvis kun bilen findes frem ved søgning, vil kundeoplysninger ikke blive vist, før de tilføjes til tilbuddet. Skulle kunden være ukendt i KUK, kan tilbuddet oprettes på to måder: 1. Kunden søges frem ved telefonnummer og/eller navn. Findes kunden ikke, kan kunden oprettes på samme måde, som ved oprettelse af ny kunde på en værkstedsordre. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 28 af 36
2. Kunden kan indtastes direkte på tilbuddet med navn, e-mail og telefon. Herefter kan tilbuddet oprettes og sendes til kunden. Skal tilbuddet overføres til en ordre, skal kunden oprettes senere på værkstedsordre, side 1. Søg kunde / Bil Når bilen er søgt frem, vises bilens oplysninger (mærke, model, 1. registrering, stelnummer, Motorkoder, Gearkassetype og sidste KM stand) I indtastningsfeltet til KM stand, vil indtastede KM blive gemt, og senere overført til værkstedsordren, hvis tilbuddet overføres. Sygejournal Sygejournalen viser seneste to reparationer. Ved mouse over vises udvidede sygejournal oplysninger og knappen Vis alle åbner siden med hele bilens sygejournal. Serviceaftaler og Udvidet garanti Har bilen udvidet garanti eller er der registreret en serviceaftale vises denne i et separat felt under bilen: Hvis der er udvidet garanti, vises kun denne information i feltet Service og garanti. Det samme gælder for serviceaftaler. Har bilen både udvidet garanti og en serviceaftale, vises begge informationer. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 29 af 36
Tilføj pakker til tilbuddet For at tilføje pakker, arbejde og reservedele til tilbuddet, vælges menupunktet Arbejde & Dele I midterste kolonne vises de pakker, som er tilgængelige via fabrikkens PPS system. Pakker tilføjes til tilbuddet, som vises i tredje kolonne ved at klikke på den pakke, der skal overføres til tilbuddet. Bemærk: Alle pakker leveres og vedligeholdes fra fabrikken. Det betyder at tilbudsmodulet kun kan vise og tilbyde de pakkepriser, fabrikken stiller til rådighed. Tilføj arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt til tilbuddet For at tilføje arbejdspositioner, reservedele og AZ tid manuelt, klikkes på knappen Tilføj Linje Herefter åbner en pop-up, hvor arbejde og dele kan søges og indsættes: Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 30 af 36
Tilføj arbejdsposition Arbejdspositioner tilføjes enten ved at indtaste hele nummeret eller ved at benytte søgefunktionen, hvor der kan søges på grupper og efterfølgende, fra en liste, vælge den arbejdsposition, der skal tilføjes. Bemærk at tider vises i timer og minutter. Tilføj reservedel Reservedele tilføjes ved at søge reservedelen frem på enten beskrivelse eller reservedelsnummer. Er reservedelen ikke på lager, vises et gult advarselsikon under beholdningskolonnen i søgeresultatet. For at indsætte en reservedel, skal der klikkes på den reservedelslinje, som skal tilføjes til tilbuddet. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 31 af 36
Tilføj AZ tid AZ tid kan tilføjes tilbuddet, enten som Lønart 2 eller som fastpris. Vælges Lønart 2, skal følgende indtastes for at indsætte AZ tid: - Tekst - Konteringsart (default sat op til 1 Mekanisk arbejde, men kan ændres) - Tid (format: timer og minutter) Vælges fastpris skal følgende indtastes: - Tekst - Konteringsart (default sat op til 1 Mekanisk arbejde, men kan ændres) - Pris Miljøomkostninger og Diverse Materialer Miljøomkostninger og Diverse Materialer bliver som standard beregnet på tilbuddet, med mindre kundens opsætning i KUK er indstillet til ikke at betale for disse omkostninger. Har kunden Nej til Miljøomkostninger og Diverse materialer, kan indstillingen overskrives på tilbuddet. Beregning af miljøomkostninger og diverse materialer kan slåes fra og til øverst over tilbudsindholdet Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 32 af 36
Indsæt Lejebil For at indsætte en lejebil (oprettet under forhandlerindstillinger), vælges menupunktet Lejebil. Vælges menupunktet, vises der en oversigt over oprettede lejebiler. Klik på den lejebil, som skal med på tilbuddet, hvorefter den tilføjes som ny linje. Skal kunden have pris på flere dage, kan der rettes på antal i tilbudskolonnen (tredje kolonne). Bemærk at fordi lejebilen er oprettet som en reservedel uden beholdning, vil antal altid blive vist som om lejebilen ikke er på lager. Sådan virker tilbudsbilledet (arbejdsbilledet) Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 33 af 36
Rabat På tilbuddet er det muligt at tildele rabat, både på en hel pakke og på enkelte tilbudslinjer. Regler for rabatgivning styres enten af kundens rabatkode eller af brugerens rettigheder i KT12 og K15. Tilbud uden kendt kunde Er kunden ikke kendt i KUK, beregnes priser som standard uden rabat. Hvis brugeren har rettighed til at give rabat, enten på løn eller dele eller begge, er der mulighed for det. Det styres i brugerens opsætning i ZT19. Tilbud til kunder med rabatkode Er kunden kendt i KUK, er det kundens rabatkode, der afgører om tilbuddet beregnes med rabat. Det er altid muligt at ændre evt. beregnet rabat til en højere rabat eller helt til 0,00. Ændres rabatten til en højere rabat, styres dette jf. brugerens rettigheder i KT12 og KT15. Gem tilbud Når alt arbejde er tilføjet til tilbuddet, kan tilbuddet afsluttes med følgende muligheder: - Annuller - Opret (Gemmer tilbuddet) - Opret og send (Gemmer tilbuddet og opretter en e-mail med tilbuddet vedhæftet som pdf) - Opret og print (Gemmer tilbuddet og opretter en tilbuds pdf der kan udskrives) - Opret og opret ordre (gemmer tilbuddet og overfør tilbuddet til en værkstedsordre) Overførsel af tilbud til ordre Vælges funktionen Overfør til ordre, enten fra tilbuddet eller fra tilbudsoversigten, vil der automatisk blive oprettet en ordre med udgangspunkt i de oplysninger, som er valgt og indtaste på tilbuddet. Overførsel til ordre Kendt kunde Hvis kunden på tilbuddet er kendt i KUK, vil værkstedsordre side 1 automatisk blive udfyldt med både kunde og bil. Herefter opdateres kundeanke og spørgeramme på værkstedsordre side 2 og ordren kan oprettes og gemmes. Ved overførsel til en ordre, opdateres KT12 og KT15 med arbejde og dele (undtagen reservedele markeret med Olie-PC). Overførsel til ordre Ukendt kunde Er tilbuddet oprettet uden en kunde fra KUK, vil kundeoplysninger automatisk blive tilføjet Søg kunde på værkstedsordre side 1. Herfra kan kunden oprettes og der kan arbejdes videre med ordren. Automatisk oprettelse af reservedelsnumre på lageret Findes der ukendte reservedelsnumre på en eller flere pakker på et tilbud, der overføres til en ordre, oprettes disse automatisk på forhandlerlageret hermed spares reservedelsmedarbejderen for at oprette hvert nummer fra KT15. Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 34 af 36
Eksempel på ordre oprettet fra tilbud Vis tilbudslinjer (fra tilbudsoversigten) Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT12 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 35 af 36
Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT15 BEMÆRK: Reservedele, som ikke er kendt på lageret, oprettes automatisk Eksempel på ordre oprettet fra tilbud KT17 Udskrevet d. 25. marts 2014 Side 36 af 36