Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 25. oktober 2012. Kl. 19.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt. Referat,25-10-2012 Side: 1
2 Revisionsprotokoller 2011 fra pwc Sag: Årsregnskab 2011 Menighedsråd (911) Gennemgang ved revisor Revisionsprotokoller 2011 fra pwc Formanden bød revisor velkommen til mødet. Revisor gennemgik herefter de enkelte revisionsprotokollater til kirkekassernes årsregnskab for 2011. Bevtoft kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Bjerning kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Fole kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Gl. Haderslev kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Gram kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev godkendt, idet menighedsrådet forventes at tage hensyn til revisors bemærkninger. Haderslev Domsogns kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Halk-Grarup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Hammelev kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Hjerndrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Hoptrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev godkendt, idet PU gør opmærksom på revisors kritiske bemærkninger. Menighedsrådet opfordres til en drøftelse af regnskabsaflæggelsesproceduren og bedes sørge for, at tingene bliver bragt i orden - evt. med hjælp fra provstirevisor. Højrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Jegerup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Maugstrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Moltrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Nustrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Sdr. Starup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Referat,25-10-2012 Side: 2
Skrydstrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Sommersted kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Vedsted kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Vilstrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Vojens kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Øsby-Årø kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Aastrup kirkekasse: Årsregnskab 2011 blev Fjelstrup kirkekasse: Der er kommet ny regnskabsfører på posten, og revidering af årsregnskab 2011 er nu i fuld gang. Vonsbæk kirkekasse: Der kan først forventes et færdigrevideret årsregnskab 2011 omkring den 26.11.12. Oksenvad kirkekasse: Årsregnskab 2011 har ikke kunnet revideres, og revisor har fortsat ikke hørt fra Oksenvad. Provstiudvalget ønsker derfor hurtigst muligt et møde med formanden og den valgte kasserer om sagen. Tingene skal bringes i orden nu, og provstiudvalget anmoder menighedsrådet om at søge hjælp hos provstirevisor. Der var ingen bemærkninger fra revisor til PUKkassens årsregnskab 2011, som PU godkendte på sit møde den 8.10.12. Formanden takkede revisor for gennemgangen. Revisor forlod herefter mødet, og provstiudvalget forsatte med de øvrige dagsordenspunkter. 3 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. Referat,25-10-2012 Side: 3
4 Budget 2013 Domprovsten gennemgik PUK-kassens reviderede budget for 2013. Provstiudvalget godkendte budgetoverskridelsen på kr. 22.900. Overskriden er et udtryk for, at der ikke var blevet søgt ligningsmidler nok på grund af den fortsat stigende aktivitet i Skole-Kirke samarbejdet. 5 Fællesmøde for stiftsråd og provstiudvalg Sag: Stiftsrådet og PU (775) - Haderslev Stift Til færdigbehandling. Fællesmøde for stiftsråd og provstiudvalg Provstiudvalget drøftede emner til oplæg på mødet - såsom udviklingspulje, visioner og konsulentmidler. Det blev besluttet, at formanden laver oplægget. 6 Øsby MR anmoder om drøftelse af gravpladsstørrelse Sag: Øsby MR - kirkegården på Årø (975) - Øsby Sogn Orientering. Helge C. Jacobsen og Arne Rudbeck orienterede fra mødet med Øsby menighedsråd, hvor sagen nu løst. Øsby MR anmoder om drøftelse af gravpladsstørrelse 7 Sognehus i Skrydstrup - ansøgning om øget bevilling Sag: Skydstrup Sognegård (599) - Skrydstrup Sogn Provstiudvalget godkendte et øget lånebeløb på kr. 200.000 kr. til uforudsete udgifter til ombygningen af præstegården til sognehus og vil anmode stiftet om at bevilge låneforhøjelsen. Sognehus i Skrydstrup - ansøgning om øget bevilling MR ansøger om 200.000 kr. til øget lånebevilling til ombygning af præstegården til sognehus. Alternativt bevilling af 5% midlerne. 8 Vedsted MR ansøger om økonomisk støtte vedr. driftsbudget 2012 Sag: Ansøgning om økonomisk støtte til driftsbudget (984) - Vedsted Sogn Vedsted MR ansøger om økonomisk støtte vedr. driftsbudget 2012 De ekstraordinære udgifter beløber sig til i alt 130.054,00 kr. Bent K. Andersen er inhabil og forlader mødet under drøftelse af punktet. Provstiudvalget udtrykte utilfredshed med, at arbejdet var bestilt, uden at det var budgetlagt, og uden det var godkendt af PU. Provstiudvalget besluttede at bevilge orgelreparationen på 52.500 kr. og renterne på lån vedr. præstegård, Kragedalsvej, Vojens på kr. 25.608, men dog også de sidste 51.946 kr., hvis menighedsrådet ikke kan skaffe dem selv. Det vil sige i første omgang bevilgede provstiudvalget 78.108 kr. af 5% midlerne. Referat,25-10-2012 Side: 4
9 Maugstrup MR sender tilrettet arbejdsbeskrivelse til godkendelse Sag: Graver ved Maugstrup kirke (981) - Maugstrup Sogn Maugstrup MR sender tilrettet arbejdsbeskrivelse til godkendelse 10 Nye regler for prisregulering af kirkegårdstakster - MILIKI Sag: GIAS (916) Nye regler for prisregulering af kirkegårdstakster - MILIKI Gravsted ØSB X Å039 - Tilbudsnr 4010 Forespørgsel fra bank vedr. priser for 2013 11 Forpagtningsdokument - vandingsanlæg Sag: Forpagtningskontrakt Bevtoft (964) - Bevtoft Sogn Nye regler for prisregulering af kirkegårdstakster - MILIKI: Taksterne reguleres med 2,6 % i forhold til 2012 priser. Dette vil ske automatisk i GIAS pr. den 25.10.2012. Gravsted ØSB X Å039 - Tilbudsnr 4010 - Forespørgsel fra bank vedr. priser for 2013: Provstiudvalget har ikke planer om at ændre på priserne i 2013, ud over at taksterne stiger med 2,6% set i forhold til 2012-priserne. Provstiudvalget besluttede, at beløbet på 150.000 kr. søges frigivet af skovsalgspuljen i stiftet. Alternativt bevilges pengene af 5% midlerne. Forpagtningsdokument - vandingsanlæg 12 Eventuelt - Fredningsnævnets afgørelse i sagen om tilladelse til etablering af bassinanlæg på areal syd for Starup kirke blev taget til orientering. - Domprovsten fremlagde forslag til vedtægt for udviklingspuljen. Sagen færdigbehandles på næste møde. - Domprovsten fremlagde et nyt projekt på vegne af sognepræsten i Hoptrup om afholdelse af en rockgudstjeneste i et samarbejde mellem Hoptrup kirke og Hoptrup efterskole for hele provstiets konfirmander i 2013. Der er tale om et kristent rockband, og man ønsker at ansøge om 30.000 kr. fra udviklingspuljen. Provstiudvalget tilkendegav at ville se positivt på en sådan ansøgning. - Provstiudvalget bekræftede, at provstikonsulent Jakob Lysemoses beskrivelse kan sendes ud til menighedsrådene til orientering. -Provstisekretæren mindede om at tage kalender 2013 med til næste møde. Referat,25-10-2012 Side: 5
Orientering 13 Budget 2013 - Fjelstrup - anmodning om udsættelse Sag: Budget 2013 (863) Budget 2013 - Fjelstrup - anmodning om udsættelse 14 Orientering fra Fjelstrup MR vedr. ny regnskabsfører Sag: Regnskabsførere (985) Orientering fra Fjelstrup MR vedr. ny regnskabsfører 15 Godkendt budget 2013 fra Haderslev kommune Sag: Budget 2013 (863) Godkendt budget 2013 fra Haderslev kommune 16 Varde budgetfordelingsmodel Sag: Budget 2013 (863) Varde budgetfordelingsmodel 17 Menighedsrådsvalg 2012 Sag: Menighedsrådsvalg 2012 (797) Menighedsrådsvalg 2012 - Vonsbæk sogn Menighedsrådsvalg 2012 Vedsted sogn Aflysning af valg - Vedsted sogn 18 Vilstrup Kirke, altertavle Sag: 2012 Vilstrup Kirkes altertavle (870) - Vilstrup Sogn Vilstrup Kirke, altertavle Referat,25-10-2012 Side: 6
Orientering 19 Lokalplan Årø Sag: Lokalplaner 2012 - Kommune (899) - Haderslev Stift Lokalplan Årø 20 Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse pr. 300912 Sag: Kvartalsrapporter 2012 (912) Kvartalsrapport Bevtoft kirkekasse pr. 300912 Referat,25-10-2012 Side: 7