Titel: SELVEVALUERING I PRAKSIS I RELATION TIL FKB: 2673 OPERATIV RETSHÅNDHÆVELSE 2007 Forfatter: HANS THOMSEN, ERHVERVSAKADEMIET, KØBENHAVN NORD, Undervisningsministeriet. 20-12-2007. Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Hans Thomsen, Erhvervsakademiet, København Nord. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af Selvevaluering i praksis udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Hans Thomsen, Erhvervsakademiet, København Nord.
Nr. Selvevaluering i Praksis Forløbsbeskrivelse 1. Uddannelsesmålets sammenhæng til FKB og tilhørende arbejdsmarkeds relevante kompetencer Arbejdsfunktioner Uddannelsen henvender sig til medarbejdere i den offentlige sektor som deltager i kvalitetsforbedringstiltag Deltagerforudsætninger Alle i målgruppen kan deltage. Det er dog en fordel at deltageren behersker IT og har adgang til en computer med internetadgang. Struktur Kurset indgår i en struktur med andre kvalitetsuddannelse.
Kvalitet i offentlige serviceydelser Mål og resultatsstyring Lean Selvevaluering Uddannelsesmål Er i skrivende stund ikke endelig godkendt Deltageren har viden om selvevaluering som metode i arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling på arbejdspladsen - herunder faser, roller og udfordringer i en selvevalueringsproces. Deltageren kan foretage en individuel vurdering af arbejdspladsens styrker og forbedringsmuligheder baseret på et selvevalueringsværktøj udviklet til en helhedsorienteret kvalitetsmodel, fx KVIKmodellen. Deltageren kan indgå aktivt i diskussioner på arbejdspladsen om en samlet vurdering af styrker og forbedringsmuligheder. Deltageren kan deltage i at prioritere indsatsområder, som iværksættes i forlængelse af selvevalueringen Sammenhæng til andre uddannelsesinitiativer
2. Ideer til pædagogisk tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningen Tid ca. Emne / aktivitet Mål Undervisningsmateriale / pædagogisk metode Ankomst Mental cocktail eller anden icebreaker At deltagerne lige fra ankomsten bliver mødt med en positiv kommunikationsudfordring Øvelsen er beskrevet i bilagene Der skabes en positiv kommunikativ stemning fra starten. Ved ankomst trækker deltagerne et kort med et emne på. Deltagerne skal så mingle rundt og: - Spørge de andre om hvad der står på deres kort og hvad de kan fortælle om det - Herefter selv komme med et bud på deres eget kort grupper på 2-3 personer og når alle har lyttet til alle i gruppen bevæger man sig videre 08:45 Velkomst Formål og mål med kurset Indledning tager afsæt i kvalitetsreform.dk. Der skabes mening med evalueringen i forhold til kvalitetsreformen og i relation til de andre uddannelser At kursisterne gøres bevidst om mål og ansvar for selvevalueringen og dertil hørende kvalitetsudviklingen Hvilket konkret udbytte ligger processen op til samt hvad kan kursisterne efter kurset Indblik i hvad der skal arbejdes med i forbindelse med kvalitetsevaluering, samt hvordan (pædagogikken) Dias suppleret med flipover Udlevering af materiale alt afhængig af valg af model EFQM materiale Kvik vejledning 2. udgave Pres materiale eller tilsvarende Deltagerne skal være bevidste om hvilken kompetence de står med når dag 2 er færdig
Tid ca. Emne / aktivitet Mål Undervisningsmateriale / pædagogisk metode 0900 Udfyldelse af diverse AMU skemaer Udfyldte VEU skemaer Metodefrihed lige fra - Udfyld dem selv til - Gennemgang på overhead 0915 Præsentation af deltagerne I forbindelse med præsentationen er der en bunden opgave Hvor oplever I god kvalitet i jeres virksomhed. At der skabes tryghed nysgerrighed og grobund for nogle gode konstruktive kvalitetsevalueringsdebatter og diskussioner de næste dage At deltagerne gøres bevidst om at de allerede er rigtig gode til kvalitet Valgfri præsentation Anbefaling 4 pers. Grupper - hvor de præsenterer hinanden (kort) og melder tilbage på opgaven på flip over At der er mange meninger/synspunkter omkring kvalitet At kvalitetssucceserne synliggøres for alle i plenum Pædagogikken fra AI filosofien anvendes Fokuspunkt Kvalitet Proces - discovery. Her er det en fordel at uddele en spørgeguide i forbindelse fasen 1000 Præsentation af forskellige evalueringssystemer med afsæt i EFQM kvalitetsevalueringssystemet At deltagerne har kendskab til Kvalitetsdefinitionerne der arbejdes med på tværs af kurserne Evalueringssystemer o EFQM o Kvik systemet o Pres o og lign. Kvalitetshjulet Deres rolle som individ og i forbindelse med evalueringen Pp med dialog Overblikket over processen er vigtigere end detaljerne Processen kan støttes med at vise en del af kvik filmen 1515 Afslutning og opsamling af dagen samt præsentation af forløbet frem til næste gang og programmet for næste gang/næste dag Papir / IT i den individuelle mellemforløb
Dag 2 0830 Velkomst og opsamling At erfaringerne fra dag 1 samles. Eventuelle overvejelser som den enkelte sidder med fremføres 0845 Deltagelse i en kommunikationsproces/ konsensusproces omkring kvalitetsevaluering - At alle gøres bevidst med at kommunikationen (sende og modtage) omkring kvalitetsforbedringstiltag, er vigtige for at vi forstår hinanden rigtigt - At deltagerne gøres bekendt med de udfordringer og muligheder der knytter sig til at blive enige om et område Valgfri opsamling Plenum/reflekterende team eller grupper Pp suppleret med debat med holdet Øvelse Talestaven. 1. Emne Hvad siger I til (udviklingen indenfor et generelt område som alle har en mening om) Folkeskolen indenfor de sidste 5 år. 2. Hvem har lyst til at komme med en kommentar 3. Næste der kommenterer starter med en opsummering af hvad den forrige sagde. Derefter kommer vedkommende med eget indlæg. Kommunikationsfiltre/vurderinger Præsenteres der kan med fordel anvendes teorier som TA, Assertion, NLP, AI, Der kan også lægges op til en - positiv liste ( sådan vælger vi at kommunikerer til hinanden) eller en tilsvarende negative liste (no do) 1100 Adizes eller Belbins roller Rolleindflydelse i forbindelse med kommunikationen Pp omkring Adizes Belbin eller tilsvarende der beskriver det kommunikative der er knyttet til de enkelte roller
1230 Gennemgang af de andre punkter i evalueringsmodellen. Herunder også gennemgang af evt. it. værktøjer i forbindelse med modellen - At alle bringes op til modeloverbliksniveau 1330 Vores egen proces At deltagerne får mulighed for at debattere den proces og de udfordringer, de står overfor Øvelse: Diskussionsklubben hvordan klæder man en virksomhed på til at klare de forandringer som omverdenen byder på De enkelte deltagere skal give deres mening omkring punktet til kende udfra en udpeget rolle (PAEI) Øvelse: Tegn processen på FO (Gerne som en slags storyline) 1415 Præsentation i Plenum Deling af erfaringer Kursusleder er procesansvarlig 1500 Afklaring af spørgsmål Alle får mulighed for at stille de sidste afklarende spørgsmål omkring processen 1515 Evaluering af programmet og processen 1530 afslutning At alle nu har en forståelse for hvilken proces de nu ser ind i. Udlevering af evalueringsskema Holdsammensætning Holdstørrelse Minimum 14-20 (betinget af økonomiske årsager) Maximum 20-24 (Betinget af pædagogiske årsager) Øvrige anbefalinger Kurset kan gennemføres på følgende måde: 1. Deltagerne ønsker at få praktisk kendskab til selvevalueringers metoder i det offentlige. Deltagerne kan komme fra en eller flere forskellige arbejdspladser. Kommer deltagerne fra forskellige arbejdspladser bør der sendes 3-4 fra samme arbejdsplads. 2. Arbejdspladsen har besluttet at igangsætte en selvevalueringsproces
Forudsætninger på arbejdspladsen Ledelsen og SU har taget en beslutning om at gennemføre en selvevaluering efter EFQM, KVIK, PRES eller andre helhedsorienteret kvalitetsmodeller Ledelsen har udpeget et selvevalueringsteam Der er udpeget en tovholder, som har lavet en dokumentationsliste der relateres til den pågældende arbejdsplads. Dokumentationslisten er sendt til underviseren, så han kan bruge det i undervisningen. AMU deltagerne i selvevalueringsgruppen deltager i AMU-kurset i et passende tidsrum forud for fristen for selvevalueringsgruppens udfyldelse af den individuelle selvevaluering. I kurset deltager kun de brugere, der er blevet udpeget til at indgå i selvevalueringsgruppen eller eventuelt dem, som har lignende forudsætninger for at deltage. 3. Litteratur og undervisningsmateriale Anbefalet baggrundsmateriale til underviseren SCKK har udviklet en række værktøjer, som støtter op undervejs i selvevalueringsprocessen se på www.sckk.dk EFQM center for ledelse www.cfl.dk Kvalitet i den offentlige sektor EFQM Excellence modellen 2003 i praksis udgivet af SCKK. Der er sidst i bogen angivet gode supplerende kilder. KVIK Selvevalueringsvideo er til alle, der ønsker at få et bedre overblik over, hvad en selvevalueringsproces indebærer KVIK Selvevalueringsguide er projektlederens/tovholderens manual, som guider trygt igennem alle faser www.kvikselv.dk er et elektronisk værktøj, der samler selvevalueringsgruppens input som forberedelse til konsensus Kvik vejledning 2. udgave Kvalitetsværktøj til udvikling af innovation og kompetence. Isbn 87-988053-9-8 CAF modellen PDF down load hos www.eipa.nl Ledelse mod Business excellence Klaus Lund m.fl isbn 87-7553-795-8 Helhedsorienterede ledelsesmodeller i den offentlige sektor Download www.moderniseringsprogram.dk
Anbefalet undervisningsmateriale til deltagerne Kvalitet i den offentlige sektor EFQM Excellence modellen 2003 i praksis udgivet af SCKK Kvik vejledning 2. udgave Kvalitetsværktøj til udvikling af innovation og kompetence. Isbn 87-988053-9-8 bestilles hos SCKK tlf. 33 18 69 69 Pres materiale (kun for ansatte i Politiet) Andet relevant værktøjs relateret materiale. 4. Henvisning til udviklerinstitution og øvrige ressourcepersoner Udviklerinstitution Erhvervsakademi Nord Hans Thomsen (hat@knord.dk) www.knord.dk tlf. 4552 6663 Øvrige ressourcepersoner SCKK - Inger Wesenberg Sandgrav (iws@sckk.dk), Heidi Hansen (hhe@sckk.dk), Kirsten Lotze (klz@sckk.dk) 5. Lærerprofil Kompetencer, formelle og praktiske erfaring Underviser skal have faglige kvalifikationer på et undervisningsrelateret niveau i forhold til uddannelsen formål og mål. Underviseren skal have afsluttet erhvervspædagogisk eksamen eller tilsvarende Underviseren skal have detailkendskab til EFQM modellen Kvik modellen Pres modellen En eller flere af kommunikationsmodellerne indenfor TA, Assertion, NLP Skal have relevant praktisk og teoretisk baggrund indenfor procesundervisning Underviseren skal have generelt kendskab til Interpersonelle adfærds- og reaktionsmønstre Underviseren må gerne have praksiserfaring fra den offentlig eller private sektor.
Selvevaluering med Kvik Punkt 3.3 Inddrage medarbejdere gennem dialog og medindflydelse (indholdspunkter i sætningen til analyse) Hvad vil det sige at inddrage Hvad betyder - dialog gerne suppleret med eksempler Hvad betyder medindflydelse gerne suppleret med eksempler a Hvad har institutionen gjort fx for at engagere medarbejderne i at udvikle strategier, mål, handlingsplaner, processer og procesforbedringer
b Hvad har institutionen gjort fx for at inddrage SU/MED/MIO eller andre relevante samarbejdsorganer i at udvikle institutionen
c Hvad har institutionen gjort fx for at Skabe en kultur, der fremmer en åben og ligeværdig dialog mellem ledelse og medarbejdere d Hvad har institutionen gjort fx for at efterspørge og anvende medarbejdernes erfaringer og ideer til forbedringer og innovation
e Hvad har institutionen gjort fx for at gennemføre og følge op på regelmæssige trivsels- og tilfredshedundersøgelser blandt medarbejderne
f - Hvad har institutionen gjort fx for at gennemføre og følge op på regelmæssige lederevalueringer
Selvevaluering med Kvik 3.1 Evalueringen af institutionens evne til at Planlægge og udvikle medarbejderressourcer på åben vis i forhold til den valgte strategi 3.2 Evalueringen af institutionens evne til at afdække, udvikle og vedligeholde medarbejdernes kompetencer og balancere medarbejdernes og arbejdspladsens mål
3.3 Evalueringen af institutionens evne til at inddrage medarbejderne gennem dialog og medindflydelse
Selvevaluering med Kvik 5.2 Udvikle og levere ydelser og service baseret på brugernes behov Hvem er vores brugere? Hvad er vores ydelser og service? Eksempler på udvikling 5.2 a Hvad har institutionen gjort fx for at: afstemme brugernes forventninger til ydelserne og imødekomme den enkelte brugers behov inden for de givne rammer
5.2 b Hvad har institutionen gjort fx for at inddrage brugere, borgere og andre interessenter i at formulere standarder for institutionens ydelser og service
5.2 c Hvad har institutionen gjort fx for at: inddrage bruger og borgere i at udvikle og forbedrede institutionens ydelser og service 5.2 d Hvad har institutionen gjort fx for at anvende let forståeligt sprog i kommunikationen med brugere og borgere
5.2 e Hvad har institutionen gjort fx for at støtte brugere og borgere ved at give adgang til relevant og troværdig information
5.2 f Hvad har institutionen gjort fx for at gøre det let at komme i kontakt med institutionen
Selvevaluering med Kvik 5.1 Evalueringen af institutionens evne til at Kortlægge, designe, styre og løbende forbedre processer 5.2 Evalueringen af institutionens evne til at udvikle og levere ydelser og service baseret på brugernes behov
5.3 Evalueringen af institutionens evne til at Inddrage brugere og borgere i at forny processer
Selvevaluering med Kvik Punkt Indhold (indholdspunkter i sætningen til analyse) a Hvad har institutionen gjort fx for at:
b Hvad har institutionen gjort fx for at
c Hvad har institutionen gjort fx for at d Hvad har institutionen gjort fx for
e Hvad har institutionen gjort fx for at
f - Hvad har institutionen gjort fx for at