Vedrørende Lægemiddelstyrelsens it-projekt DAHLIA

Finansudvalget 2009-10 FIU alm. del 16 Bilag 3 Offentligt Folketingets Finansudvalg Vedrørende Lægemiddelstyrelsens it-projekt DAHLIA Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse gav ved brev af 5. november 2009 Folketingets Finansudvalg statusredegørelse nr. 2. om fremdriften i Lægemiddelstyrelsens itprojekt om Digitalisering Af Hele Lægemiddelstyrelsens Interne Arbejdsgange (DAH- LIA). Redegørelsen omhandlede status ved afslutningen af makrodesignfasen i maj 2009 og forløbet herefter frem til medio juni 2009 samt perioden fra medio juni til ultimo juni, som vedrørte opsætning af basal ESDH-funktionalitet. Desuden blev der knyttet bemærkninger til perioden fra ultimo juni til ultimo september 2009 for hvert af de 4 risikoområder fra Finansministeriets Vejledning om risikovurdering af IT-projekter. Slotsholmsgade 10-12 DK-1216 København K Tlf. +45 7226 9000 Fax. +45 7226 9001 E-mail sum@sum.dk Hjemmeside www.sum.dk Dato: 10. december 2009 Sags nr.: 0901827 Sagsbeh.: sumgbr Dok nr.: 148741 Som det fremgår af de 2 første statusredegørelser er der indgået aftale med Deloitte om udarbejdelse af kvartalsvise reviews af DAHLIA projektets risikoprofil samt økonomien i bussinesscasen. Denne statusredegørelse nr. 3 tager udgangspunkt i et review, som Deloitte har gennemført medio november 2009 i forbindelse med projektets milepæl knyttet til en verificering af 18 processer implementeret i ESDH løsningen GoPro. Fasen er en del af Release 1.A, som er en af de to store leveranceafslutninger, og som primært vedrører intern funktionalitet ved DAHLIA, herunder bl.a. ESDH-løsningen. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse forventer at give Folketingets Finansudvalg den 4. statusredegørelse om fremdriften i DAHLIA i første kvartal 2010. Herudover forventer Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse at give en statusredegørelse i 2010 i relation til idriftsættelsen af Release 1.A ultimo juni 2010. Endeligt vil Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse give en statusredegørelse i relation til idriftsættelsen ultimo 2010 af Release 1.B, som er den anden af de to store leveranceafslutninger, og som især vedrører ekstern funktionalitet ved DAHLIA, herunder bl.a. funktioner knyttet til digital modtagelse og behandling af ansøgninger om markedsføringstilladelse af lægemidler m.v. Overordnet statusvurdering af tidsplan, risikobillede og økonomi På baggrund af Deloittes interviews med Lægemiddelstyrelsen, der har omfattet DAH- LIA risikolog og businesscase, kan ministeriet oplyse, at det er Deloittes vurdering, at Lægemiddelstyrelsen fortsat giver projektet stor bevågenhed og, at projektet har en betydelig ledelsesmæssig opmærksomhed og opfølgning. I forhold til Lægemiddelstyrelsens bedømmelse af risikoniveauet for de identificerede risici er det Deloittes vurdering, at risikoniveauet for projektet er faldende i forhold til igangsættelsestidspunktet, Finansudvalgets tiltrædelse af Akt 18 den 30. oktober 2008,

2 hvor der var en samlet risikoprofil på 3, hvor 1 er laveste risikoniveau og 5 er højeste, jf. Finansministeriets Vejledning om risikovurdering af IT-projekter. Deloitte bemærker generelt, at DAHLIA er godt i gang med at bliver implementeret, og at Lægemiddelstyrelsen har modtaget og godkendt de første leverancer fra IBM inden for tidsplanens ramme og i en kvalitet, som efter Lægemiddelstyrelsens vurdering er tilfredsstillende. Desuden bemærker Deloitte, at Lægemiddelstyrelsen løbende har evalueret DAHLIA projektet og i den forbindelse har vurderet og justeret arbejdsformen og processerne i forhold til de erfaringer, der er opnået med de gennemførte faser. Desuden bemærker Deloitte, at DAHLIA er i konstruktionsfasen, hvor Lægemiddelstyrelsens egen organisation er dybt involveret både ressourcemæssigt og i forhold til godkendelser af design af de enkelte processer samt i forhold til test og verifikation af systemleverancer. En tilstand der må forventes at vare frem til projektets afslutning. I relation til DAHLIA s økonomi er det fortsat Lægemiddelstyrelsens vurdering, at de samlede omkostninger forbundet med projektet er uændrede, ligesom de forventede gevinster forbundet med projektet gennemførelse forventes at være af samme størrelse som hidtil forventet. Lægemiddelstyrelsen vurderer dermed, at projektets forretningsmæssige værdi er uændret i forhold til den senest gennemførte undersøgelse, jf. nærmere under afsnittet Businesscasens økonomi. Ministeriet kan således oplyse, at det er Lægemiddelstyrelsens vurdering, at projektet vil holde sig inden for den økonomiske ramme på 204 mio. kr. for projektperioden. Særskilt risikovurdering af organisatoriske forhold, teknisk løsning, leverandør og interessenter Organisatoriske forhold Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan oplyse, at det overordnet er Deloittes vurdering, at Lægemiddelstyrelsen frem til tidspunktet for reviewets gennemførelse har foretaget en hensigtsmæssig styring af projektets fremdrift, og at der er taget de rigtige og nødvendige initiativer for løbende at justere styringen af projektet på baggrund af erfaringer fra de hidtidige faser. Projektet er således nu blevet opdelt i 4 hovedprojekter med hver sin projektejer samt med én eller flere projektledere og stabsfunktioner tilknyttet. Deloitte vurderer, at der ud fra den organisering og arbejdsform projektet anvender, er etableret et veldefineret og fast planhierarki med forskellige niveauer i henseende til omfang og detaljeringsgrad. Der er herved skabt sammenhæng mellem projektets organisering og struktureringen af masterplanen og det underliggende planhierarki. Deloitte vurderer, at justeringerne i DAHLIA projektets struktur og ledelse har styrket projektets evne til at holde fokus på fremdrift samtidig med, at det sikres, at eventuelle problemer hurtigt bliver eskaleret til relevante beslutningsfora, således at der ikke opstår unødig ventetid eller tab af fremdrift. Ligeledes er styringsprocedurer blevet samlet i én projekt-håndbog, der letter overblikket og tilgangen til projektets organisering og spilleregler.

3 Ministeriet kan endvidere oplyse, at Deloitte støtter, at Lægemiddelstyrelsen har foretaget en række justeringer af arbejdsprocessen omkring fastlæggelse af procesdesign med IBM, herunder dannelsen af et team af forretningsarkitekter (personer på ledelsesniveau med betydelig indsigt i Lægemiddelstyrelsens processer), som har fået kompetence til at træffe beslutninger omkring procesdesign. Deloittes er af den opfattelse, at Lægemiddelstyrelsen fortsat skal have fokus på den interne ressourceanvendelse, da nøgleressourcer går igen gennem projektets forskellige faser, hvilket øger risikoen for at dobbelt booke ressourcerne - ikke mindst da Lægemiddelstyrelsen bevæger sig ind i test og verifikationsfasen af leverance 1.A samtidig med, at designfasen af leverance 1.B påbegyndes,. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan endvidere oplyse, at Det er Deloittes vurdering, at der er frem mod afslutningen af DAHLIA projektet (november 2010) er behov for at beslutte, hvorledes opgaven med at realisere effektiviseringsgevinsterne skal overdrages til enten en instans i basis organisationen eller et andet efterfølgende projekt. Herudover anbefaler Deloitte, at der udarbejdes en tidsplan for realiseringen af gevinsterne afstemt med planen for ibrugtagning af DAHLIA. Teknisk løsning Løbende verifikation af den konstruerede løsning Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan oplyse, at det er Deloittes vurdering, at Lægemiddelstyrelsen initiativer med hensyn til løbende at evaluere og vurdere løsningen er hensigtsmæssige, og at Lægemiddelstyrelsen skal fastholde fokus på evaluering af den tekniske løsning - specielt i forhold til de planlagte Proof of Technology (PoT) demonstrationer, der viser den tværgående integration mellem løsningens mange komponenter og platforme. Det er Deloittes vurdering, at en verifikation af den samlede løsnings performance forsat spiller en central rolle for DAHLIAs succes, og at performance fortsat bør opfattes som et centralt risikoelement for projektet. Renovering af Lægemiddel Oplysningens System (LOS) Det er fortsat Deloittes opfattelse, at LOS migreringen udgør en kritisk komponent i forhold til det samlede projekt. LOS migreringen er forbundet med et særligt risikoelement, som fortsat skal håndteres gennem den detaljerede planlægning, opfølgning og koordinering, der er etableret mellem Lægemiddelstyrelsen og IBM. I den forbindelse bemærker Deloitte, at Lægemiddelstyrelsen i sin risikolog har noteret, at der er nogle tekniske udfordringer i forhold til at migrere LOS til den nye database platform. Ibrugtagelsesstrategi samt driftsaftale af den samlede løsning Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan oplyse, at det er Deloittes vurdering, at Lægemiddelstyrelsen med en forventet afklaring og valg af strategi for etablering af en ny driftsaftale i indeværende år er rettidigt ude i forhold til at kunne have en ny driftsaftale på plads ved projektets afslutning den 18. november 2010. Det er desuden Deloittes opfattelse, at en fastlæggelse af en ibrugtagningsstrategi i indeværende år også er en nødvendighed for at undgå en forøgelse af projektets risikoprofil, og at de igangværende initiativer vurderes som tilstrækkelige i den henseende. Lægemiddelstyrelsen vurderer tre scenarier for ibrugtagning i forhold til den praktiske

4 tilrettelæggelse i Lægemiddelstyrelsen, herunder med hensyn til den mest hensigtsmæssige rækkefølge for ibrugtagning af den idriftsatte funktionalitet, samt i forhold til opgaven med at uddanne brugerne. Strategi for ibrugtagelsen er færdiggjort i indeværende år. Leverandør Det er Deloittes vurdering, at IBM s tilgang til gennemførelse af projektet er af afgørende betydning for, i hvor høj grad dette kan gennemføres succesfuldt. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan i den forbindelse oplyse, at det er Deloittes vurdering, at den etablerede kommunikationsstruktur på ledelsesniveau - med bl.a. løbende fælles styregruppemøder med deltagelse af IBM s danske topledelse - samt på det operationelle plan - mellem DAHLIA s Programkontor og IBM s projektledelse - har den ønskede effekt i forhold til styringen og kvaliteten af leverancerne. I relation til kvaliteten af IBM s leverancer har IBM således i flere situationer måttet arbejde med flere iterationer af procesdesignet, før dette arbejde har været på det af Lægemiddelstyrelsen efterspurgte kvalitetsniveau. Det er Lægemiddelstyrelsens forventning, at det fortsatte samarbejde med IBM vil kræve en uændret betydelig opfølgning fra styrelsens side. Ministeriet for Sundhed og forebyggelse kan endvidere oplyse, at det er Deloittes vurdering, at et af IBM foretaget projektlederskift bliver håndteret professionelt. Ifølge Deloitte skal Lægemiddelstyrelsen være opmærksom på, at der ikke ved skiftet opstår et tab af fremdriftshastighed, som kan påvirke projektets leverancer, kvalitet eller tidsplan. Interessenter Ministeriet kan oplyse, at det er Deloittes vurdering, at der aktuelt ikke er nogen særlige risici knyttet til inddragelse af lægemiddelindustrien. Deloitte baserer bl.a. denne vurdering på, at Lægemiddelstyrelsens løbende information om projektet fortsat vurderes af Lægemiddelstyrelsen at blive positivt modtaget af Lægemiddelindustrien. Desuden planlægger Lægemiddelstyrelsen at indgå et samarbejde med få udvalgte virksomheder, som skal fungere som piloter forud for den endelige frigivelse af DAHLIAs portalløsning, der blandt andet skal understøtte leverandørernes mulighed for afgivelse af elektroniske ansøgninger. Businesscasens økonomi Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan oplyse, at det fortsat er Lægemiddelstyrelsens vurdering, at de samlede omkostninger forbundet med projektet er uændrede, ligesom de forventede gevinster forventes at være af samme størrelse som hidtil forventet. Lægemiddelstyrelsen vurderer derfor, at projektets forretningsmæssige værdi er uændret i forhold til den senest gennemførte undersøgelse. Lægemiddelstyrelsen vurdering er bl.a. foretaget ud fra en vurdering af det konstaterede forbrug, der således ikke har givet Lægemiddelstyrelsen anledning til at ændre ved Lægemiddelstyrelsens vurdering af, at projektet vil holde sig inden for den økonomiske ramme på 204 mio. kr. for projektperioden.

5 Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan i den forbindelse oplyse, at Lægemiddelstyrelsen er blevet anmodet om en nærmere vurdering af det interne ressourceforbrug i projektets løbetid. Dette skal ses i lyset af, at DAHLIA er overgået til konstruktionsfasen, hvor Lægemiddelstyrelsens egen organisation frem til projektets afslutning vil være dybt involveret både ressourcemæssigt og i forhold til godkendelser af design af de enkelte processer samt i forhold til test og verifikation af systemleverancer. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan endvidere oplyse, at Lægemiddelstyrelsen vil følge Deloittes anbefaling om, at Lægemiddelstyrelsens opfølgning på businesscasens økonomi fremover sker i direkte tilknytning til projektets masterplan. Med venlig hilsen Jakob Axel Nielsen / Gregers Dröge Bruun