Statement Intelligence Payment Management

Indholdsfortegnelse 1 Payment Management Statement Intelligence... 3 1.1 Kontoudtog... 4 1.2 Indbetalinger... 4 2 PM Statement Intelligence Opsætning... 6 2.1 Basisopsætning... 6 Opsætning FIK... 6 3 BankStatement Intelligence... 9 3.1 Elektronisk Statement Intelligence... 9 3.2 Opsætning af Statement Intelligence... 10 3.3 Indlæsning af elektronisk kontoudtog... 13 3.4 Afstemningsforslag... 15 3.5 Udvælge en Bankpost... 15 3.6 Udvælge en Debitorpost... 15 3.7 Linje Samle funktionen (Brug af Wildcards)... 16 3.8 Betalings Reference søgeregel... 17 3.9 Debitor udligningsregel... 17 4 Udligningslogik (afstemningsalgoritme)... 19 5 Payment Management Indbetalinger... 20 5.1 Generel info - Fælles/Giro Indbetalingskort... 20 Sådan opsættes FIK/GIK stamoplysninger... 20 Udskrivning af FI-kort... 21 5.2 Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger... 21 Indlæsningen af indbetalingsfilen... 22 Manuel udligning af indbetalinger... 23 Bogføring af indbetalingskladden... 23 5.3 Indlæsning af CREMUL Indbetalinger Danske Bank / Nordea E-Gateway... 23 5.3.1 BetalingsID maske... 24 5.4 Gebyr Bankkonto... 25 Copyright 2018 Continia Software A/S

1 Payment Management Statement Intelligence Modulet Payment Management Statement Intelligence indeholder funktionalitet til indlæsning af elektroniske kontoudtog fra bankens betalingsprogram. Modulet indeholder udbygget funktionalitet til automatisk afstemning af bankposter, samt automatisk oprettelse af udgiftsposter som tilskrevne gebyrer og renter. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 3 af 25

1.1 Kontoudtog Med granulet Statement Intelligence giver Payment Management mulighed for at afstemme bankkonti. Det kræver blot et kontoudtog i elektronisk form. Dette kontoudtog indlæses i Payment Management, der finder de tilsvarende bankposter eller danner forslag, hvis der er flere muligheder. Der oprettes endvidere automatiske forslag til modposter, hvis bankposten ikke kan findes. Det kan f.eks. være indbetalinger, renter, gebyrer med mere, hvis det er nødvendigt. 1.2 Indbetalinger Kontoudtog Efter indlæsning af kontoudtogsfil fra banken. I salgsdelen kan brugeren udskrive fakturaer, kontoudtog, rykkere og rentenotaer med standard FI-kort påtrykt. Når kunderne indbetaler, kan Statement Intelligence oprette linjer i indbetalingskladden hvor de kan bogføres. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 4 af 25

2 PM Statement Intelligence Opsætning Dette kapitel indeholder basisopsætningen af PM Statement Intelligence: 2.1 Basisopsætning Opsætningen kan gøres enkelt gennem en dedikeret PM Statement Intelligences opsætningsguide. Guiden findes på NAV bankkonto kortet samt under Betalingsformidling Payment Management -> Guides. Endvidere findes de forskellige opsætningspunkter under menupunktet Afstemning. Opsætning FIK Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr, hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 6 af 25

Debitor kontoudtogsnumre Opsætningsformen Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som betalingsid på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages. FIK/GIRO-nr. Felt Her angiver du virksomhedens kreditornummer over for PBS (FIK) eller BG-Bank (Giro). Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. IK Kortart Her angiver du kortart koden for virksomhedens indbetalingskort. Kortart koden vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71 og de nyere kortart 73 og 75. Af figuren nedenfor fremgår forskellen mellem kortart 71, 73 og 75 Copyright 2018 Continia Software A/S Side 7 af 25

Type af kort Afsenders navn med til modtager Adviseringstekst med til modtager Betalings Identifikation 71 Nej Nej Ja 73 Ja Ja Nej 75 Nej Ja Ja Forskellen mellem hvad der sendes med kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation er betalingsid i OCR linjen på indbetalingskortet. BetalingsID maske Der er i Payment Management muligt at angive en BetalingsID maske for PBS fastformat samt Total In og BG Max filer. Her kan angives en alternativ opbygning af betalings-id et, hvis ikke man ønsker at benytte den opbygning, som Payment Management normalt benytter (Bilagsnr., bilagstype og Modulus kontrolciffer). Masken angives på følgende måde: A = Debitornr. B = Bilagsnr. (Fakturanr.) C = Bilagstype D = Modulus kontrolciffer X = Skal ignoreres af indlæsningen Hvis et betalings ID, ser sådan ud 0000123456005432105, hvor de første seks cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det sidste er Modulus kontrolciffer (sidste ciffer er pr definition altid et kontrolciffer), så vi masken se ud på følgende måde: XXXXAAAAAAXXBBBBBCD Masken skal bestå af 19 tegn, da det er det som modtages fra banken uanset kort art type. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 8 af 25

3 BankStatement Intelligence PM Statement Intelligence er et selvstændigt granul i Payment Management. Det er samtidig en intelligent og avanceret alternativ til den, der følger med til NAV. PM Statement Intelligence er udbygget således det indeholder flere og mere avancerede funktioner. 3.1 Elektronisk Statement Intelligence Statement Intelligencesgranulet til Payment Management giver mulighed for at afstemme bankkonti helt automatisk. Det kræver blot, at banken kan levere et kontoudtog i elektronisk format. Kontoudtoget indlæses i Payment Management, hvor der dannes et kontoudtogshoved med bl.a. saldooplysninger samt naturligvis alle posteringslinjerne i udtoget. Programmet finder herefter de tilsvarende bankposter i Navision og udligner dem, eller danner forslag til udligninger, hvis der er flere udligningsmuligheder. BankStatement Intelligence efter indlæsning af kontoudtogsfil. Endvidere kan granulet automatisk oprette forslag til modposter i indbetalingskladden, hvis der f.eks. er foretaget direkte indbetalinger på konti, kan en debitorpost findes ud fra f.eks. bilagsnummeret i kontoudtogets posteringstekst. Herudover dannes automatisk forslag i indbetalingskladden, hvis der er tale om FI-indbetalinger, hvor betalingsid et er dannet i henhold til Payment Management fakturaer eller kontoudtogsudskrifterne. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 9 af 25

Tilsvarende kan granulet oprette forslag til posteringslinjer i kassekladden for renter, gebyrer m.m., der er tilskrevet kontoudtoget af banken. Dette sker på baggrund af de regler i form af tekststrenge, der opsættes herfor i tabellen afstemningsregler. Endelig kan man naturligvis foretage en manuel udligning af en eller flere bankposter. 3.2 Opsætning af Statement Intelligence For at anvende Statement Intelligences granulet skal nogle få, men væsentlige ting opsættes: Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den indbetalingskladde, som afstemningssystemet skal oprette forslag til indbetalingslinjer i. Der skal angives kladdetype og kladdenavn for den kassekladde som afstemningssystemet skal oprette forslag til pålignede udgiftsposteringer i. Evt. kan angives et max. beløb som Statement Intelligencesbeløbet må afvige fra fundne debitorposter, så der trods en mindre afvigelse alligevel oprettes forslag i indbetalingskladden. Alle tre oplysninger angives på bankkontokortet på fanebladet Bogføring. På fanen bogføring skal du udfylde 3 felter, for at kunne køre Statement Intelligence. Endvidere skal der angives en Afsenderreference kode på bankkontoen, som bestemmer den posteringstekst banken påfører som posteringstekst på udbetalingsposter i kontoudtoget. Det anbefales at angive koden AFSEND, der tilknytter en unik reference i form af et fortløbende nr. Dette gøres tilsvarende på bankkontokortet men på fanebladet Betaling. Hvis du ønsker at Payment Management automatisk skal oprette pålignede udgiftsposteringslinjer i den angivne kassekladde, skal reglerne herfor opsættes i tabellen Afstemningsregler. Eksempler på sådanne påligninger er renter og gebyrer. Der kan angives, om der skal søges på den eksakte tekst eller om teksten blot skal være indeholdt i posteringsteksten. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 10 af 25

Afstemningsreglerne sættes op i dette vindue. Du får adgang til tabellen afstemningsregler fra Bankkontokortet via knappen Afstemningsregler. Generelle regler kan dog også sættes for alle konti under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Økonomistyring/'Finans/Betalingsformidling - Payment Management/Afstemning/Generelle Afstemningsregler; dette vil dog sjældent kunne anbefales, bortset fra steder, hvor man anvender en del bankkonti og kun bruger én bank. Afstemnings tweaks Du har endvidere mulighed for selv at påvirke, hvordan systemet skal reagere i nogle situationer. Dette indstilles på henholdsvis bankstatement Intelligence opsætnings formen og Bank formen. På bankstatement Intelligence opsætnings formen, som du tilgår fra menuen Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Økonomistyring/Finans/Betalingsformidling - Payment Management/Afstemning/Opsætning, har du følgende muligheder: Renummerér bilagnr. I kladder Ved indlæsning af kontoudtog re-nummereres de enkelte kladder der benyttes af kontoudtog når dette felt markeres. Tillad delvise bank kto.udtog En markering i dette felt gør det muligt at køre videre på samme kontoudtog i NAV. Du kan desuden bogføre delvise kontoudtog, så de uafklarede poster bliver tilbage i kladden. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 11 af 25

Indbetalingskladdelinie Dan I dette felt kan du angive, hvordan systemet skal håndtere positive poster i et kontoudtog fra banken. Der findes følgende valgmuligheder: Bilag fundet - Dette er standardindstillingen. Indbetalingskladdeposter bliver dannet, hvis systemet ud fra adviseringen kan finde en debitorpost, som er åben. Hvis der er tvivl om, hvilken debitorpost betalingen vedrører, skal brugeren selv ind og vælge, før der kan oprettes en indbetalingskladde post. Ingen Der bliver ikke automatisk oprettet indbetalingskladdeposter. Alle positive v/import Her vil alle positive poster blive oprettet i en indbetalingskladde. Så skal man selv slette de poster i kladden, som ikke er indbetalinger. Alle positive manuelt Denne mulighed gør det samme, som Bilag fundet. Dog giver denne indstilling mulighed at man med funktionen manuel håndtering kan danne en post i en indbetalingskladde. Lås afstemningslinier Ved at markere dette felt, kan du låse afstemningslinjerne, så der skal bestemte rettigheder til at rette i dem. På Bankformen, som du tilgår fra menuen Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Betalingsformidling - Payment Management/Opsætning/Bank, via knappen Afstem. Opsætning har du følgende muligheder: Kontoudtogsformat Bestemmer det format som kontoudtoget bliver indlæst via Blank er standardformat understøttet af PM. MT940 er formatet MT940. Dette benyttes typisk for udenlandske konti. Special format er et speciel format udarbejdet af den enkelte forhandler. Afstem. metode I dette felt kan man angive, hvordan systemet skal håndtere bankposter i NAV, som har samme dato og beløb. Du har følgende muligheder: Åben post Systemet sikrer, at det er den helt rigtige bankpost, der bliver lukket. Det vil sige at systemet ikke automatisk vil udpege en bankpost, hvis der er to bankposter med samme dato og beløb. Her skal du selv ind og aktivt vælge den rigtige bankpost. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 12 af 25

Saldo Med denne indstilling vil systemet udpege den første bankpost, der opfylder betingelserne (samme dato og beløb). Det vil sige at systemet automatisk udligner med en bankpost, selv om der er flere bankposter, der opfylder betingelserne. OBS Du skal være opmærksom på, at det kan give nogle uheldige situationer, hvis du blander Saldo udligning og angivelse af tolerancedage. Skip dato/beløb søgning En markering i dette felt vil slå søgning af bankposter fra under indlæsning af en afstemningsfil. Det vil betyde at du selv skal ind og vælge poster, der skal udlignes. Tolerancedage Før/Efter Normalt vil systemet finde bankposter under indlæsning af kontoudtog ud fra samme dato og beløb. Ved at angive et antal dage i dette felt kan du få systemet til at søge på poster, som ligger hhv. før og efter den dato, der står angivet på kontoudtoget fra banken. Før en optimal automatisk udligning opnås skal Payment Management have været anvendt et stykke tid. Således skal kontoudtogslinjerne omhandle linjer, der refererer til udbetalinger og indbetalingskort, der er dannet i Payment Management. Det er her vigtigt, at Afsenderreferencekoden har været angivet på bankkontoen og betalingsid et er opbygget tilsvarende som i de medfølgende faktura- og kontoudtogsrapporter. For BetalingsID et gælder at det skal være opbygget efter følgende skabelon: 0000XXXXXYM Hvor X er Fakturanr. eller Kontoudtogsnr, foranstillet med 0. Y angiver Bilagstype (0=faktura, 1=kontoudtog, 2=rykker og 3=rentenota) M angiver modulus kontrolciffer. 3.3 Indlæsning af elektronisk kontoudtog Det elektroniske kontoudtog leveres normalt som en fil fra banken. I Navision vælger du under Økonomistyring/Likviditetsstyring menupunktet Bankkonti og finder den bankkonto, som du vil afstemme kontoudtog på. Gå i menuen Naviger=>Bankkonto=>Afstemning (PM) og du er nu i Statement Intelligences vinduet. Vælg herefter Handlinger=>Funktion=>Indlæs kontoudtog og vælg kontoudtogsfilen. Angiv filnavn, og tryk på ok for at indlæse kontoudtoget Tryk OK og kontoudtoget indlæses og den automatiske afstemning begynder. Af kontoudtogshovedet fremgår oplysninger om kontoudtogsnr., saldo før og efter indlæsning af kontoudtoget, samt hvor mange linjer der oprettes forslag på i henholdsvis indbetalingskladde og kassekladde. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 13 af 25

Af linjerne fremgår udover udligningsbeløb, dato m.m. følgende vigtige oplysninger: om der er advarsler i afstemningen af den pågældende post Hvor mange debitorposter der er fundet forslag til at udligne. Det er muligt at angive et debitornummer i feltet Debitornr. på afstemningslinjen. Dette giver mulighed for, funktionen Udlign, selv at angive, hvilke debitorposter betalingen vedrører. Hvorvidt afstemningen er fundet på baggrund af betalingsid, bilagsnr eller debitornr. om der findes yderligere advisering til posten Endvidere fremgår i bunden af vinduet status for den linje man står på; Status kan være Ok, Uafklaret, Kassekladde venter, Indbetalingskladde venter m.m. Man kan ved valg af Handlinger=>Funktion=>Kontoudtog=>Kassekladde se og tjekke evt. oprettede kassekladdelinjer for pålignede renter og gebyrer; som modpost på udgiftsposteringerne er sat den aktuelle bankkonto og der dannes således relaterede bankposter ved bogføring af kladden. Når kassekladden forlades vil programmet automatisk søge efter nye bankposter og afstemme dem med kontoudtoget. Efterfølgende kan man ved valg af Handlinger=>Funktion=>Kontoudtog=>Indbetalingskladde bogføre indbetalinger som programmet automatisk har fundet tilhørende åbne debitorposter til. Hvis der er en lille udligningsdifference skal man manuelt i en anden kladde bogføre differencen som fejlindbetaling, hvis man ønsker debitorposten lukket. Efter indbetalingskladden er bogført og vinduet forlades, vil programmet endnu engang automatisk køre funktionen Afstem kontoudtog, så bankpostafstemningen opdateres. Denne funktion kan også kaldes manuelt. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 14 af 25

Eventuelle øvrige poster, der stadig ikke er afstemt med bankposter, skal manuelt vælges før kontoudtoget kan bogføres. Afstemningsforslaget sker som nævnt i forbindelse med indlæsningen af kontoudtoget og forløber efter algoritmen. 3.4 Afstemningsforslag Ved indlæsning af kontoudtog vil der typisk blive fundet et og nogen gange flere afstemningsforslag. Disse vil kunne vælges under Vælg Afstemning. 3.5 Udvælge en Bankpost Der er i BankStatement Intelligenceen gjort muligt at kunne åbne Bankpost oversigten direkte fra afstemningen. Den vil vise de åbne poster der er for den konto man står og afstemmer. Såfremt systemet har udvalgt nogle poster automatisk vil disse være angivet. Der er gjort meget ud af at man nemt kan se hvilke poster systemet selv har fundet med de tre funktionsknapper der er under Udlign bankposter. 3.6 Udvælge en Debitorpost Debitorposter vil som udgangspunkt blive fundet automatisk af systemet. For de debitorer der betaler andet beløb, sender áconto, eller andet, kan man son bruger selv nemt navigere til posterne. Dette gøres fra kladdens Afstem Debitorposter. Denne vil åbne en oversigt for alle debitorposter. Såfremt der er angivet et debitornummer på linjen vil det være en oversigt over denne debitors åbne poster. Systemet vil typisk selv kunne angive en debitor ud fra en regel. Opsæt af en sådan regel ses i 3.9 Debitor udligningsregel Copyright 2018 Continia Software A/S Side 15 af 25

3.7 Linje Samle funktionen (Brug af Wildcards) Der er flere muligheder for at der på indlæste kontoudtog eller ved indlæsning af samme vil blive foretaget en samling af linjer automatisk. Manuel samling. Dette foretages ved at markere to eller flere linjer og trykke Saml linjer. Man kan herved samle fx to indbetalinger fra samme Dankort terminal der dækker over en enkelt bankpost. Samleregler ignoreres ved manuel samling. Automatisk samling vha. Bankafstemningsregel. Det er muligt at oprette regler der samler flere poster fra banken. Eksempel på en afstemningsregel hvor der er brugt wildcard (*). Den originale tekst fra filen er DKFLCS0102 4015711830300. Her står eksempelvis datoen fra position 7-10 (0102). og Dankort terminal nummeret hedder 4015711 og herefter kan numrene være forskellige, derfor sætte et wildcard (*). Man skal huske ikke at bruge reglen saml pr. dag, når man bruger wildcard. Ved indlæsning bliver linjer samlet i henhold til den regel der er sat op. PM Statement Intelligence giver mulighed for at samle på tekst strenge der indeholder wildcards. Dette er unikt og giver vid mulighed for intelligent brug af samlefunktionen. Eksempel på en samlet linje. Reglen er desuden påført linjens posteringstekst. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 16 af 25

Adviseringen på de linjer der er samlet. Manuel samling vha. Bankafstemningsregel. Hvis man efter indlæsning af kontoudtoget ønsker at samle linjer kan det gøres ved at oprette en regel og derefter køre denne regel for det kontoudtog man afstemmer. Reglen sættes op på Banksafstemningsregler. Resultatet af en samling vha. handlingen vil være det samme som en Manuel samlet linje dog skal der ikke markeres linjer da reglen/reglerne bliver benyttet. 3.8 Betalings Reference søgeregel Betalings Reference søge regel har mulighed for at søge i følgende felter: Posteringstekst, Egen Ref., Afsender Ref., Bank Ref., Advisering Herved er det muligt at få en Statement Intelligence til at matche en betalingsreference på en debitorpost. 3.9 Debitor udligningsregel Det er muligt at opsætte Debitor udligningsregler. Dette giver mulighed for at såfremt reglen finder noget match vil afstemningen begrænse sig og dermed søge på den fra reglen angivne Debitor. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 17 af 25

Betalings Reference søge regel har mulighed for at søge i følgende felter: Posteringstekst, Egen Ref., Afsender Ref., Bank Ref., Advisering Herved er det muligt at få en Statement Intelligence til at matche en betalingsreference på en debitorpost. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 18 af 25

4 Udligningslogik (afstemningsalgoritme) De indlæste kontoudtogslinjer indeholder 3 referencefelter, som i forskellig grad udfyldes alt efter hvilken bank kontoudtoget kommer fra, og hvad afsenderen har sendt med. Felterne er: Egenreference, Posteringstekst og Afsenderreference. Afstemningen foretages efter nedenstående algoritme. Hver kontoudtogslinje gennemgås selvstændigt og findes der flere forslag, vil det fremgå af feltet Antal afstemningsforslag, og man skal da selv vælge den rigtige linje. Først forsøges det at finde bankposter, der svarer til kontoudtogslinjerne til direkte afstemning. Programmet leder efter bogførte betalingsposter ud fra feltet Afsenderreference. Feltet Afsenderreference vil for alle udbetalinger foretaget via Payment Management optimalt være udfyldt med det unikke UPR-nummer; udfyldningen af feltet defineres som ovenfor beskrevet via Afsenderreferencekoden på bankkontokortets faneblad Betaling. Transaktionsnummeret på den fundne betalingspost vil herefter blive brugt til at finde den tilhørende bankpost, som herefter markeres til afstemning. Herefter forsøges det at finde lukkede debitorposter, der svarer til oplysningerne i kontoudtogslinjen; dette sker ud fra Debitornr., BetalingsID eller Bilagsnr - samt naturligvis beløb og dato Findes en lukket debitorpost, findes den tilhørende bankpost der herefter markeres til afstemning. Herefter forsøges det at finde afstemningsforslag ved at søge direkte på bankposter med beløb og dato som søgenøgle. Er der stadig ikke fundet en bankpost for posteringslinjen gennemløbes de åbne debitorposter igen med Debitornr, BetalingsID eller Bilagsnr. som søgenøgle dette gøres med henblik på at finde debitorposter, der er blevet betalt uden det endnu er registreret i Navision. For åbne debitorposter fundet ud fra den sidste måde, opretter systemet samtidig forslag til indbetalingerne i indbetalingskladden lige klar til at bogføre Efter bogføring vil betalingen således være lavet og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes kontoudtogslinjen. Til sidst vil alle ikke afstemte kontoudtogslinjer gennemløbes for at se om der er nogen, der matcher med de afstemningsregler, der er opsat på bankkontoen. Findes en sådan regel, oprettes forslag til ud- eller indtægtsposteringslinjer i kassekladden. Når kassekladden bogføres, vil de tilsvarende indbetalingslinjer være dannet som betalingsposter og den tilhørende bankpost vil kunne afstemmes med kontoudtoget. Linjer der endnu ikke er afstemt korrekt må håndteres manuelt via knappen Udlign. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 19 af 25

5 Payment Management Indbetalinger Dette kapitel beskriver hvordan indbetalingsdelen i Payment Management anvendes. For at anvende Indbetalingsdelen i Payment Management, er det nødvendigt at medsende et indbetalingskort, når der sendes fakturaer, Rykkere, Rentenotaer eller kontoudtog til debitorerne. Når debitorerne betaler med dette indbetalingskort, kan oplysningerne hentes vedrørende disse indbetalingerne og derefter indlæse og bogføre dem i Payment Managements indbetalingsdel. Du kan bruge FI kort på fakturaer, rykkermeddelelser, rentenotaer og kontoudtog. 5.1 Generel info - Fælles/Giro Indbetalingskort Før du kan fakturere med FI-kort, skal du have et kreditornummer (FIK nummer). Når FI/GI-kort anvendes, er det vigtigt at overholde de regler, der er for FI/GI-kort, da der ellers kan opkræves gebyr ved brug af kortet. Derfor skal dine FI-/GI kort godkendes, inden de tages i brug. FI/GI-kortet består af en hoveddel og en kvittering. På hoveddelen står beløbsmodtageroplysninger, indbetaleroplysninger samt de oplysninger banken i øvrigt skal bruge for at kunne overføre betalingen. Sidstnævnte skal være identiske med oplysningerne på OCR-linjen nederst på hoveddelen. Opbygningen af en indbetalingskort Sådan opsættes FIK/GIK stamoplysninger For at PM kan udskrive FIK/Giro-nummer samt Kortart på FIK/GIK-kortet, skal det angives i Payment Management. Dette gøres under Betalingsopsætning. Vælg Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Økonomistyring/Finans/Betalingsformidling - Payment Management/Opsætning Copyright 2018 Continia Software A/S Side 20 af 25

På denne form indtastes FIK/GIRO nummer, som skal bruges på faktura, kontoudtog etc. De medfølgende rapporter understøtter kortart 71, 73 og 75. Udskrivning af FI-kort Når der udskrives faktura, rentenota, rykkermeddelelse og kontoudtog, skal man kunne vælge udskrifterne under menupunktet Dokumenter i menuen Salg. Hvis du f.eks. vil bruge rapporten Faktura PM m/fi-kort som standardudskrift ved bogføring og under bogførte fakturaer, gør du følgende: Vælg Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Salg & Marketing/Salg/Rapportvalg - Salg. Klik på AssistButton i feltet Rapporttype, og vælg Faktura. Klik på feltet Rapport-ID, og klik på AssistButton. Klik på Faktura PM m/fi-kort, og klik på OK. Systemet er nu klar til at bruge Payment Management Indbetalinger med FI-kort på dine fakturaer. 5.2 Indlæsning af FIK/GIK Indbetalinger I Payment Management skal den bankkonto oprettes hvor indbetalingerne kommer på - modkontoen for indbetalingerne. For at bruge bankkonto til indbetalingshåndtering, skal felterne Bank reg nr. og Bankkontonr udfyldes det anbefales også at IBAN + SWIFT indtastes ved import af indbetalinger gennem direkte kommunikation PÅ indbetalingskladden angives denne modkonto. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 21 af 25

Understøttede formater. Det fælles indbetalingsformat PBS sektor formatet(dk) OCRgiro (NO) Indbetalingsservice OCR (SE) BGMAX (SE) Webservice integration CAMT 054C Indlæsningen af indbetalingsfilen Webservice. Tryk Indlæs Cremul Uden direkte kommunikation: Tryk Indlæs FIK/GIK fra fil Herefter fremkommer indlæsningsvinduet: I Filnavn angives sti og filnavn til den FIK eller GIK-fil, der er hentet hjem fra banken. I kladdedato vælger du den dato som indlæsningen skal bruge i kladden; det kan enten være Indbetalingens indbetalingsdato eller bogføringsdato. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 22 af 25

I feltet Evt. Beskrivelse kan du indsætte en beskrivelse til kladdeteksten. Hvis der ikke angives en beskrivelse, vil programmet indsætte debitorens navn. I Ingen udligning på debitorer med udligningsmetode = Saldo skal du sætte et hak, hvis debitorer hvorpå der anvendes saldometode ikke skal udlignes automatisk. I Samling af modkonto pr. dag skal du sætte et hak, hvis der ønskes en samlet modpostering på bankkontoen pr. dag. Når felterne er udfyldt klikker du på OK og indbetalingslinjerne indlæses: Afhængigt af om du har valgt at samle modkonto pr. dag, vil der enten blive dannet en bankpostering pr. linje eller blive oprettet en bankpostering pr. dag. Bilagsnummeret udfyldes automatisk af kørslen med det næste ledige nummer i nummerserien for de kladdenavne, der hører til indbetalingskladden. Bilagsnummeret er det nummer, der står på den første indbetalingskladdelinje. De efterfølgende kladdelinjer bliver nummereret fortløbende. Du kan dog også udfylde feltet manuelt. Manuel udligning af indbetalinger Alle indbetalinger hvor debitornr. eller fakturanummer findes bliver normalt påført et udlignings-id, når de bliver indlæst i indbetalingskladden. De eneste tilfælde hvor ID ikke bliver indsat er: Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og der i indlæsningen er valgt, at disse ikke skal udlignes. Hvis debitor har udligningsmetode = saldo, og indbetalt beløb ikke stemmer med fakturaens restbeløb. Hvis faktura allerede er udlignet. I det sidste tilfælde kan det være nødvendigt at sætte et udlignings-id på manuelt. Bogføring af indbetalingskladden Når indbetalingerne er indlæst og eventuelle tilretninger foretaget, er kladden klar til bogføring: Klik på Bogføring og vælg Bogfør eller Bogfør og udskriv, hvis journalen ønskes udskrevet. 5.3 Indlæsning af CREMUL Indbetalinger Danske Bank / Nordea E-Gateway Gennem Danske Bank Webservice er det muligt at få CREMUL filer CAMT 054C. Disse CREMUL filer vil indeholde mere data end de sædvanlige FIK Indbetalingsfiler. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 23 af 25

De vil ud over FIK indbetalinger også indeholde data over kontooverførsler, som også vil kunne ses i kontoudtoget. De vil dog først være at se i kontoudtoget næste dag. Indlæsning af CREMUL filer sker på samme måde som PBS indbetalingsfilerne. Siden CREMUL filerne indeholder samme data kan man med fordel alene benytte CREMUL indlæsningen til filer fra Danske Bank ved brug af webservice kommunikation. Den senere Statement Intelligence vil senere basere sig på bank posterne, bankposterne som vil være oprettet efter bogføring af indbetalingsfilen. Ved debug vil Bank Export Data indeholder info om de enkelte linjer der er indlæst vha. CREMUL import. 5.3.1 BetalingsID maske Fra PM 2.50 understøtter maskeopsætning ud over TotalIn, OCR også BG Max og PBS FIK indbetalingsfiler. Opsætningen af maske gør det muligt at håndtere OCR strenge af anden opbygning end den Payment Management understøtter fra Payment Managements egne rapporter. BetalingsID maske angives med det antal karakterer der kommer ind via filen. For DK indbetalingsfiler er det total 19 karakterer. Ved brug af udskrevet OCR der er opbygget af Fakturanummer (8 cifre) + BilagsType + Modulus vil derfor kunne hedde: XXXXXXXXXBBBBBBBBCD Copyright 2018 Continia Software A/S Side 24 af 25

På denne form indtastes FIK/GIRO nummer, som skal bruges på faktura 5.4 Gebyr Bankkonto Hvis betalings-id en på FI/GI-kortet (OCR-linjen) ikke har været korrekt skrevet eller placeret, vil din bank opkræve et gebyr for ekspedition af FI/GI kortet. Dette gebyr vil blive hævet på din bankkonto, og oplysningen om gebyret vil typisk ligge sammen med FIK/GIK-betalingen. I indlæsningen opretter systemet en linje med ekspeditionsgebyret og en beskrivelse af årsagen til gebyr pålæggelsen. For at programmet kan finde ud af, hvor i finanskontoplanen gebyret skal posteres ved bogføringen, skal du på den bogføringsgruppe, bankkontoen bruger, vælge en gebyrkonto: Vælg Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bankkonti, og find den bankkonto frem, hvortil FIK/GIKindbetalingerne går. Vælg fanebladet Bogføring, klik i feltet Bank-bogføringsgruppe, klik på AssistButton og klik på Avanceret. Højreklik på linjen, der skal rettes og vælg Redigér liste. Klik i feltet Gebyrkontonr., og klik på AssistButton. Vælg den finanskonto, bankgebyrer skal føres på, og klik på OK. Bank bogføringsgrupper Copyright 2018 Continia Software A/S Side 25 af 25