07-1767 - - 20.12.2007 Kontakt: Mette Langager - mela@ftf.dk - Tlf: 33 36 88 00 Dokumentation af opgaver i den offentlige sektor Stort set alle FTF-ansatte i den offentlige sektor skal dokumenterer deres arbejde. Det viser en ny undersøgelse fra FTF. Undersøgelsen viser også, at mange af de ansatte oplever, at dokumentationsopgaverne ikke står mål med udbyttet. Samtidig viser undersøgelsen, at effekten af dokumentation på bl.a. service til borgerne stiger, når de ansatte har været inddraget i at udforme dokumentationsopgaverne. --- Alle dokumenterer Stort set alle offentlige ansatte FTF ere skal dokumentere deres arbejdet. Hele 70 pct. af FTF erne oplever, at de i høj grad skal dokumentere deres arbejde og 23 pct. angiver, at de i nogen grad skal dokumentere arbejdet. Kun 5 pct. oplever at de i lille grad udfører dokumentationsarbejde og blot 1 pct. angiver, at de slet ikke skal dokumentere arbejdet. Arbejdet med dokumentation er udbredt på alle centrale velfærdsområder i den offentlige sektor. Der er dog variationer mellem de enkelte velfærdsområder. Det er på sygehusene, at arbejdet dokumenteres mest. Her angiver 83 pct., at arbejdet i høj grad bliver dokumenteret. På de øvrige områder er andelen, der i høj grad mener at arbejdet dokumenteres, mellem 10 og 20 pct.point lavere, mens andelen, der mener at arbejdet i nogen grad skal dokumenteres, er tilsvarende højere. I hvilken grad oplever du, at arbejdet på dit arbejdsområde skal dokumenteres?, pct. I høj grad 63 75 74 83 66 61 70 I nogen grad 30 21 19 13 21 31 23 I lille grad 6 3 5 3 8 6 5 Slet ikke 1 0 2 0 2 0 1 Ved ikke 0 0 1 0 2 2 1 Notat - 31.01.2008 - Side 1
Mere tid til dokumentation På alle centrale velfærdsområder anvendes i dag mere tid på dokumentationsopgaver end for et par år siden. Det mener hele 80 pct. af de offentligt ansatte FTF ere. Lærere og pædagoger er de faggrupper, der i størst omfang oplever, at dokumentationsomfanget er steget. Meget få svarende til 2 pct. - mener, at der bruges mindre tid på dokumentation, mens 14 pct. oplever at der bruges den sammen tid. Er tiden, der anvendes på dokumentationsarbejdet på dit arbejdsområde ændret de sidste par år? forsvar Der bruges mere tid 85 87 77 76 72 68 80 Der bruges den samme tid 11 7 16 17 22 24 14 Der bruges mindre tid 1 3 1 1 1 3 2 Ved ikke 4 3 5 5 5 6 4 I alt Lille effekt af dokumentation Et af hovedformålene bag den øgede brug af dokumentation i den offentlige sektor er at forbedre servicen overfor borgerne og bidrage til at udvikle de enkelte fagområder. Undersøgelsen viser - desværre - at det langt fra er en oplevelse, som de offentligt ansatte kan nikke genkendende til. Kun 7 pct. af de ansatte oplever, at dokumentationsopgaverne i høj grad bidrager til at gøre servicen over for borgerne bedre. Og 27 pct. angiver, at dokumentation i nogen grad bidrager til at gøre servicen bedre. Til sammenligning oplyser hhv. 40 pct. og 23 pct., at opgaverne med dokumentation kun i lille grad eller slet ikke bidrager at forbedre servicen. Notat - 31.01.2008 - Side 2
I hvilken grad oplever du, at dokumentation af opgaverne på dit arbejdsområde bidrager til at gøre servicen for borgerne bedre?, pct. I høj grad 3 5 8 16 6 2 7 I nogen grad 20 32 37 40 23 11 27 I lille grad 46 45 39 33 32 26 40 Slet ikke 28 17 16 9 36 50 23 Ved ikke 3 1 1 1 3 11 3 Stort set samme vurdering fremkommer om end lidt mere positiv når de ansatte vurderer i hvilken grad de oplever, at dokumentation af opgaverne er med til udvikle fagområderne. Her oplever 9 pct. at dokumentation i høj grad er med til at udvikle fagområdet og 34 pct. mener, at det sker i nogen grad. Omkring 55 pct. angiver, at dokumentation slet ikke eller kun i lille grad udvikler fagområdet. I hvilken grad oplever du, at dokumentationsarbejdet på dit arbejdsområde er med til at udvikle dit fagområde?, pct. I høj grad 3 17 11 17 7 4 9 I nogen grad 25 48 36 45 25 16 34 I lille grad 45 27 39 29 31 30 36 Slet ikke 26 7 13 7 33 46 19 Ved ikke 2 1 1 1 3 4 2 Der en stor forskel mellem fagområderne i vurdering af effekten af dokumentation. Ansatte på sygehuse er klart de mest positive. Omkring 55 pct. af FTF-ansatte på sygehusene angiver, at dokumentation i høj grad eller nogen grad bidrager til at gøre servicen bedre. Modsat forholder det sig på skoleområdet, hvor 23 pct. vurderer, at dokumentation i høj grad eller i nogen grad forbedrer servicen, heraf kun 3 pct. der oplever det i høj grad. I politi og forsvar er vurderingen af sammenhæng mellem kvalitet i ydelsen og dokumentation endnu mindre positiv. Her oplever kun 13 pct. at dokumentation i høj eller nogen grad bidrager til kvaliteten. Når det drejer sig om udvikling af fagområdet gennem dokumentation er ansatte på sygehusene igen positive og på dette felt gælder det også ansatte på daginstitutionsområdet. Omkring 65 pct. af FTF-ansatte på sygehuse og dag oplever, at dokumentationsar- Notat - 31.01.2008 - Side 3
bejdet er med til at udvikle fagområdet. Derimod mener et mindretal af lærere og ansatte i politi og forsvar, at dokumentation bidrager til at udvikle deres fagområde. I undersøgelsen er deltagerne også blevet spurgt om en samlet vurdering af udbyttet af dokumentationsopgaverne ved at vurdere om resultatet af arbejdet med dokumentationsopgaverne står mål med de ressourcer, der anvendes på opgaverne. Vurderingen blandt hovedparten af de offentlige ansatte FTF ere er negativ, idet flertallet mener, at der er et misforhold mellem de ressourcer, der anvendes til opgaverne og udbyttet heraf. Godt 65 pct. vurderer således, at arbejdet med dokumentation slet ikke eller kun i lille grad står mål de ressourcer, der anvendes på opgaverne hvor hele 21 pct. svarer slet ikke. I hvilken grad oplever du, at resultatet af dit arbejde med dokumentationsopgaverne står mål med de ressourcer du anvender på dokumentationsopgaverne?, pct. I høj grad 1 4 4 6 7 4 4 I nogen grad 17 33 29 41 20 18 26 I lille grad 50 47 53 37 39 31 45 Slet ikke 29 11 12 9 29 36 21 Ved ikke 3 4 2 7 5 11 5 Et mindretal af FTF erne, svarende til 30 pct. angiver, at dokumentationsarbejdet i høj eller nogen grad står mål med ressourcerne. Men kun 4 pct. angiver, at det i høj grad er tilfældet. Igen er der forskelle mellem de enkelte FTF-grupper. FTF-ansatte på sygehusene er klart mest positive, hvor 47 pct. oplever at dokumentationsopgaverne i høj eller nogen grad står mål med ressourceanvendelsen. I modsat ende ligger lærerne og ansatte i politi og forsvar. Blandt disse faggrupper oplever kun omkring 20 pct., at udbyttet af dokumentationsopgaverne svarer til de ressourcer, der ligges i opgaverne. Ingen ressourcer til dokumentation Meget få arbejdsområder i den offentlige sektor har fået tilført ressourcer til at løse nye dokumentationsopgaver. Undersøgelsen viser, at kun 1 pct. af de offentlige ansatte FTF ere angiver, at der er fulgt ressourcer med nye dokumentationsopgaver og 11 pct. oplyser, at de delvist er blevet kompenseret ved indførelse af de nye dokumentationsopgaver. Modsvaret hertil er, at 86 pct. angiver, at de ikke har fået ressourcer til de nye opgaver. Notat - 31.01.2008 - Side 4
Misforholdet mellem nye dokumentationsopgaver og ressourcer er udtalt på alle FTFserviceområder i den offentlige sektor. Det gælder dog i særlig grad på daginstitutionsområdet og i politiet og forsvaret, hvor 97 pct. oplever det fulde mismatch. Lidt bedre ser det ud på skole- og administrationsområdet, hvor kun ca. 80 pct. angiver, at arbejdsområdet slet ikke er tilført ressourcer i forbindelse med nye dokumentationsopgaver. sområde inkluderer bl.a. socialrådgivere på jobcentre og ansatte i Skat. Er dit arbejdsområde tilført ekstra ressourcer til at løse nye dokumentationsopgaver?, pct. Ja 1 0 2 0 5 0 1 Delvist 19 4 8 7 11 1 11 Nej 78 96 88 90 80 97 86 Ved ikke 2 0 2 2 3 1 2 Mindre tid til borgerne Undersøgelsen viser, at halvdelen af de offentlige ansatte FTF ere oplever, at dokumentationsarbejdet ofte betyder mindre tid til borgerne. Dertil kommer 35 pct. som mener, at arbejdet med at dokumentere nogle gange tager tid fra borgerne. Kun 12 pct. mener, at det sker sjældent. Når så mange FTF ere oplever, at dokumentationsopgaverne reducere tiden til borgerne kan det hænge sammen med, at de samme ansatte samtidig vurderer, at nye dokumentationsopgaver skal udføres uden at der er tilført ekstra ressourcer. Det gælder på samtlige FTF-velfærdsområder, at de ansatte oplever, at dokumentationsopgaverne medfører, at tiden sammen med borgerne reduceres. På daginstitutionsområdet oplever de ansatte det i særligt udpræget grad, idet hele 68 pct. af pædagogerne oplever, at dokumentationsopgaverne ofte resulterer i mindre tid til børnene. Notat - 31.01.2008 - Side 5
Oplever du, at dokumentationsarbejdet på dit arbejdsområde tager tid fra kontakten med borgerne?, pct. Ofte 42 68 56 50 56 41 50 Nogle gange 41 27 34 37 26 26 35 Sjældent 12 5 9 10 14 22 12 Ved ikke 4 0 1 3 3 11 3 Inddragelse og effekt Undersøgelsen viser, at de offentligt ansatte FTF ere ofte ikke inddrages i udformningen af dokumentationsopgaverne. Det er kun 6 pct. af de offentligt ansatte FTF ere, der har været inddraget i at vælge alle de former for dokumentation, som anvendes på eget arbejdsområde. Knap 45 pct. har været med til at vælge nogle af dokumentationsformerne. Det skal sammenlignes med, at næsten halvdelen af offentligt ansatte FTF ere ikke har været inddraget i at vælge nogen af de former for dokumentation, der anvendes på eget arbejdsområde. Den manglende inddragelse af de ansatte er mest udbredt inden for politi og forsvar og administrationsområdet, hvor hhv. 78 pct. og 65 pct. oplyser, at de slet ikke har været inddraget i valg af dokumentationsformer. Det er på daginstitutionsområdet, at de ansatte i størst omfang oplever at blive inddraget. Her er det kun 25 pct., der slet ikke har været med til at vælgedokumentationsform. Har du været inddraget i at vælge de former for dokumentation, der anvendes på dit arbejdsområde?, pct. Ja, inddraget i alle 4 16 3 4 7 0 6 Ja, inddraget i nogle 48 58 39 44 27 18 44 Nej, ikke inddraget 46 25 57 51 65 78 48 Ved ikke 2 0 1 2 2 5 2 Notat - 31.01.2008 - Side 6
Inddragelse af de ansatte betaler sig Undersøgelsen viser, at det har en positiv effekt af at inddrage de ansatte, når dokumentationsopgaverne skal indføres. Der er således en statistisk sammenhæng mellem de ansattes inddragelse i at vælge dokumentationsformer og den effekt de ansatte oplever dokumentationsopgaverne har på servicen overfor borgerne og udviklingen af de ansattes fagområdet. Blandt ansatte, der har været inddraget i at vælge de former for dokumentationsopgaver, der anvendes på arbejdspladsen mener næsten 20 pct., at dokumentation i høj grad bidrager til at gøre servicen bedre og næsten 50 pct. oplever, at servicen i nogen grad forbedres. For ansatte, der slet ikke har været inddraget i at udforme dokumentationsopgaverne, mener kun 5 pct., at dokumentation i høj grad bidrager til at forbedre dokumentationen, mens 70 pct. mener at servicen i lille grad eller slet ikke forbedres. Sammenhæng mellem dokumentationsopgaver betydning for service og inddragelse i dokumentationsudformning, pct Ansattes indddragelse i at vælge arbejdsområdets former for dokumentation Dokumentation bidrager til at forbedre service Fuldt, inddraget Delvist inddraget Ikke inddraget I alt I høj grad 19 7 5 7 I nogen grad 49 31 22 28 I lille grad 22 46 38 40 Slet ikke 10 15 32 23 Ved ikke 0 1 3 3 I alt 100 100 100 100 Samme positive sammenhæng findes mellem ansattes indflydelse på dokumentationsopgaver og dokumentationsopgavernes betydning for fagenes faglige udvikling. Sammenhæng mellem dokumentationsopgaver udvikling af fagområde og ansattes inddragelse i dokumentationsudformning, pct Ansattes indddragelse i at vælge arbejdsområdets former for dokumentation Dokumentation udvikler fagområde Fuldt, inddraget Delvist inddraget Ikke inddraget I alt I høj grad 30 12 5 9 I nogen grad 47 41 26 34 I lille grad 15 36 38 36 Slet ikke 7 10 29 19 Ved ikke 1 1 2 2 I alt 100 100 100 100 Notat - 31.01.2008 - Side 7
Fakta om undersøgelsen Undersøgelsen er iværksat af FTF og gennemført i samarbejde med FTF s organisationer på det offentlige område på FTF s internetbaserede spørgepanel. Alle paneldeltagere er rekrutteret på baggrund af et tilfældigt udtræk af aktive beskæftigede medlemmer i de deltagende FTF-organisationer. I alt har 1.543 besvaret spørgeskemaet. Besvarelserne er vægtet for organisationsstørrelse. Dataindsamlingen er gennemført i uge 44 2007. I undersøgelsen har deltagerne fået beskrevet, hvilke opgaver, der i undersøgelsen defineres som dokumentationsopgaver ud fra følgende tekst: I denne tid tales, der meget om offentligt ansatte skal dokumentere deres arbejde. FTF vil gerne indhente viden om dokumentationsarbejdet i den offentlige sektor. Dokumentation af arbejdet kan være mange forskellige ting og have mange forskellige former alt efter, hvor man arbejder. Dokumentation kan for eksempel være at beskrive indsatsen på din arbejdsplads eller opstille mål og føre tilsyn med dem. Det kan også være at lave registreringer eller udføre evalueringer. Det kan også handle om at dokumentere kvaliteten af dit arbejde eller registrere effektiviteten. Det kan foregå på forskellige måder. Det kan være at skrive rapporter, udfylde skemaer, men kan også være at tage billeder. Det er også store forskelle på, hvad dokumentationen skal anvendes til. I nogle tilfælde bruges den måske udelukkende på arbejdspladsen. I tilfælde kan den bruges af den administrative ledelse på højere niveau eller af politikerne. Du bliver nu stillet nogle spørgsmål om dette arbejde som her i undersøgelsen med et fælles ord bliver kaldt dokumentation. Notat - 31.01.2008 - Side 8