Referat Plan- og Boligudvalget Møde nr.: 2/2018 Dannet den: Tirsdag den 27-02-2018 Mødedato: Mandag den 26-02-2018 Mødetidspunkt: 17:00-18:00 Mødested: Rønnedevej 9 - Møderum 1 Medlemmer Per Flor (pefl) A Timo Jensen Line Lynnerup (lily) V Lisbeth Andersen Daniel Nørhave (hjdan) O Lars Tegl Rasmussen (latr) C Henrik Kjær (henkj) Ø Fraværende Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 26. februar 2018...2 2. Videreførelse af ESCO og princip for udvælgelse af ejendomme...3 3. Status på proces for udbud af rengøring i Ringsted Kommune pr. 1. januar 2019...10 4. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til rådgiverydelser, samt intern projektledelse vedr.: Kunstgræsbane i Benløse...11 5. Anmodning om ændring af byggeprogram for ombygning af Benløsegårdens SFO...14 6. Forslag til Kommuneplan 2017-29...18 7. Deltagelse ved KL's konference Teknik & Miljø'18 - Fælles løsninger...23 8. Orientering om dispensationer og afslag fra byggeloven 2. halvår 2017...25 9. Orientering fra formand og direktør - februar 2018...26 10. Salg af areal ved Arsenalet, område A og A1...27 11. Salg af storparcel på Skansen Syd...28 12. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til Torvet og licitationsresultat...29 13. Sundhedshus - Orientering om forsinkelse...33
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 26. februar 2018 Åben sag Sagsid: 17/24257 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Godkendt.
Side 3 2. Videreførelse af ESCO og princip for udvælgelse af ejendomme Åben sag Sagsid: 17/3057 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1- Pixi intro til ESCO Ringsted (12936/18) 2 Bilag 2 - Scenarier for energibesparelser (12938/18) 3 Bilag 3 - Solceller og ESCO (12937/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal med denne sag tage stilling til, om ESCO-projektet skal fortsætte, og i så fald hvilke principper som skal indgå i udvælgelse af ejendomme og/eller tiltag på ejendommene. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede 11. januar 2016 (punkt 11) at give en anlægsbevilling til hovedanalysen (energianalyse) af kommunens ejendomme. ESCO-projektet blev sendt i EU-udbud november 2016, og der blev gennemført en tilbudsevaluering primo 2017, hvor Kemp & Lauritzen blev valgt som leverandør. Der blev 7. juli 2017 indgået kontrakt om hovedanalyse med Kemp & Lauritzen. I efteråret 2017 udførte Kemp & Lauritzen hovedanalyse af 65 ejendomme. I januar 2018 modtog Vej- og Ejendomscenteret data for alle ejendomme, samt en hovedrappport. Status er, at Byrådet med denne sag skal tage stilling til, om ESCO projektet skal overgå fra Fase 3: Hovedanalysen til Fase 4: Projektgennemførelse og Fase 5: garanti. Se nedenstående figur:
Side 4 I et ESCO-projekt er det primære formål, at vi skal have den energi, som vi skal bruge men kun bruge det, der giver nytte. Derfor foretages energianalyse (tidligere benævnt hovedanalyse) med det formål at finde energibesparelser - og kun tiltag, som giver energibesparelser medtages. Der er udarbejdet 516 energibesparelsestiltag på 62 ejendomme (Undervejs udgik 3 ejendomme af forskellige årsager) Resultatet af energianalysen fremgår af nedenstående, hvor alle potentielle energibesparende tiltag indgår: Økonomi: Samlet investering: Samlet besparelse: Simpel tilbagebetalingstid: kr. 141,5 mio. ekskl. moms kr. 5,6 mio. pr. år 25 år Besparelse: Emne Besparelse Procent % El besparelse 1.922.906 kwh/år 39,9 Vandbesparelse 2.869 m 3 /år 5,4 Varmebesparelse 4.004.067 kwh/år 23,5 CO 2 besparelse 1.539.888 kg/år 36,9 Fordeling: (Tiltag i de enkelte tiltagskategorier fremgår af side 1 nederst i bilag 2) Det videre forløb Byrådet skal afgøre om energianalysen og de fundne energibesparelser skal fortsættes i et ESCO-projekt eller udføres helt eller delvist internt. Ligeledes skal Byrådet tage stilling til hvilke principper, som skal ligge til grund for udvælgelsen af ejendommene og/eller tiltagene på ejendommene.
Side 5 Skal ESCO projektet videreføres fra analyse til implementering og garanti Et ESCO projekt består af 3 faser: Fase 1 Energianalyse (Ovenstående benævnt hovedanalyse) Fase 2 Entreprise (Udførelse og implementering) Fase 3 Garanti (Drift- og opfølgning) Det centrale ved et ESCO-projekt er, at leverandøren udfører implementering af de besluttede tiltag i en totalentreprise, og at leverandøren efterfølgende giver garanti for at de beregnede besparelser kan opnås. Dette medfører en tæt opfølgning på energiforbruget og bygningernes brug og dermed også en tæt kontakt til medarbejderne i kommunen. For nærmere introduktion til ESCO i Ringsted Kommune, se bilag 1. Fordelene ved et ESCO-projekt er: Arbejdet udføres i en totalentreprise: Leverandøren står for projektering og alle fagområder på den enkelte ejendom og i hele projektet Leverandøren kan indsætte mange personaleressourcer, hvilket betyder, at de energireducerende tiltag udføres hurtigt og i stort omfang, og derfor opnås hurtig effekt af energireduktionerne Der stilles garanti for, at de udførte tiltag resulterer i de beregnede besparelser. Leverandøren har derfor interesse i, at tiltagene er kvalitets- og driftsmæssige optimale, og at driften følges tæt og i samarbejde med driftsorganisationen - ellers opnås de garanterede besparelser ikke Der opnås en helhedstænkning for driften af de bygninger, som indgår i projektet. Ulemperne ved et ESCO-projekt er: Arbejdet udføres som en delvis udlicitering med involvering af et eksternt firma frem for primært egne medarbejdere Energibesparelser på mere end 3 % af den garanterede værdi skal deles i partnerskabet Arbejdet udføres i en partnering og dermed mere komplicerede samarbejdsrelationer og kontraktjuridiske forhold, frem for sædvanlige entrepriseopgaver. Alternativt kan indsatsen udføres af medarbejdere fra Ringsted Kommune. Der kan oprettes en energiorganisation med en hovedansvarlig medarbejder og 1-3 medarbejdere med en primær arbejdsindsats indenfor energi. Organisationen skal varetage udvælgelse af tiltag, indhentning af rådgivning for de forskellige fagområder, projektering samt opfølgning på driftog brugeradfærd. Fordelene ved intern udførelse er: Den opnåede faglighed bliver hos medarbejderen/centeret Der arbejdes med interne samarbejdsrelationer Økonomiske gevinster forbliver i kommunen.
Side 6 Ulempen ved intern udførelse er: Der skal opbygges en organisation med rette kompetencer Organisationen er sårbar ved personale- og organisationsændringer Der kræves meget rådgivning, da energirenoveringen bredes over mange fagligheder Der opnås færre energirenoveringer pr. år. Hvilke kriterier skal indgå i udvælgelsen af ejendomme. I de nedenstående tabeller er kort skitseret forskellige scenarier ud fra ønsker stillet af Vej- og Ejendomscenteret. I projektets bruttoliste indgår 62 ejendomme og 516 energibesparende tiltag. Kemp & Lauritzen har i de forskellige scenarier udvalgt de ejendomme og tiltag på de enkelte ejendomme, som giver det bedste resultat ud fra scenariets formål og med højest mulig energibesparelse. Investeringsrammen er sat til 70 mio.kr. eks. moms. Der er ikke indregnet supplerende midler, ligesom den igangværende proces for udmøntning af kommunens ejendomspolitik ikke indgår. Alle nedenstående scenarier er uddybet i bilag 2, som er et uddrag af Kemp & Lauritzens hovedrapport. Solceller Den nuværende lovgivning komplicerer kommunernes mulighed for at håndtere og få økonomi i opsætning af solceller på eksisterende ejendomme. Opsætning af solceller giver kun mening, såfremt at det er tale om nybyggeri og gennemgribende renovering. Derfor indgår solceller ikke i de nedenstående scenarier. For uddybende forklaring, se bilag 3. Scenarie 1- Vedligehold I scenariet er fokus på at nedbringe vedligeholdelses efterslæb. Derfor indgår tiltag, som er på Vej- og Ejendomscenterets liste over kommende vedligeholdelsesopgaver - men kun de tiltag, som samtidig medfører energibesparelser. Tilbagebetalingstiden bliver høj, fordi en del tiltag vedrører klimaskærm, som kræver stor investering - men til gengæld har lang holdbarhed. 60 % af investeringerne, som indgår i scenariet, vedrører skolerne. Ikke alle ejendomme indgår i projektet Samlet investering, eks. moms Simpel tilbagebetalingstid El-besparelse Varmebesparelse 70 mio. kr. 18 år 25.1 procent 16,5 procent Scenarie 2 Skoler I dette scenarie indgår udelukkende skoler med alle tiltag, som indgår i bruttolisten. Ved dette scenarie vedrører 53 % af investeringerne klimaskærmen. Skolerne vil få et betydeligt løft på klimaskærm og ventilation. Samlet investering, eks. moms Simpel tilbagebetalingstid El-besparelse Varmebesparelse 63,2 mio. kr. 27,9 år 11,7 procent 10,5 procent
Side 7 Scenarie 3 - Laveste tilbagebetalingstid I dette scenarie er der fokus på at opnå kortest mulig tilbagebetalingstid med en investering på 70 mio. kr. Scenariet er det mest økonomisk rentable projekt hvor der opnås størst besparelse for investeringen. Deraf følger også, at størstedelen af investeringerne er på teknik og relativ lidt er på klimaskærm. Der indgår stort set ingen vedligeholdelsesopgaver. Samlet investering, eks. moms Simpel tilbagebetalingstid El-besparelse Varmebesparelse 70 mio. kr. 16,6 år 28,3 procent 17,3 procent Scenarie 4 Vedligehold og indeklima I dette scenarie er der fokus på at efterkomme et vedligeholdelses efterslæb samt forbedre indeklimaet. Forbedring af indeklima er ofte ensbetydende med et højere energiforbrug, da det ofte forudsætter øget ventilation. Derfor vil en forbedring af indeklima medfører, at energibesparelsen reduceres. I dette scenarier er fravalgt tiltag med lavere tilbagebetalingstid for at holde investeringen under 70 mio. kr. Hvis alle tiltag med en tilbagebetalingstid under 20 år medtages, vil investeringen blive på 71,4 mio. kr. og en samlet tilbagebetalingstid på 19,2 år. Der er fravalgt mange ejendomme og en del tiltag på andre ejendomme. Samlet investering, eks. moms Simpel tilbagebetalingstid El-besparelse Varmebesparelse 70 mio. kr. 19,4 år 24,1 procent 15,6 procent Økonomi Som det fremgår af Budgetaftale 2018 arbejdes med en budgetramme på 75 mio. kr., som lånefinansieres, og hvor afdragsprofilen på lånene tilpasses investeringens tilbagebetalingstid. Budgetrammen fordeles med 25 mio. kr. på hvert af årene 2018, 2019 og 2020. Midlerne kan evt. suppleres med midler afsat i genopretningspuljen og til vedligeholdelsesefterslæb på skoler. Pr. januar 2018 udgør disse midler: Puljer i 1000 kr. 2018 2019 2020 Genopretningspuljen 3.971 8.000 8.000 Vedligeholdelsesefterslæb på skoler 0 4.843 15.000 Såfremt det besluttes at inddrage disse puljer i ESCO-projektet, må det anbefales, at nogle midler tilbageholdes til presserende opgaver på andre ejendomme. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Denne sag har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. På et senere tidspunkt vil administrationen angive de konkrete udvalgte ejendomme ud fra det scenarie, som Byrådet har valgt.
Side 8 Samtidig indstilles til frigivelse af anlægsbevilling til udførelse af energirenovering på de udvalgte ejendomme. Vurdering Administrationen vurderer, at der opnås den største effekt af energiindsatsen ved at arbejdet udføres i form af et ESCO-projekt. Og at den udførte energianalyse derfor bør fortsættes i en energirenovering i et Offentlig Privat Partnerskab med ekstern partner. I Budgetaftale 2018 er der hensigtserklæring om at Investeringer i ESCO-projekter (energirenovering) sammentænkes med øvrige midler til renovering af bygninger. Skoler prioriteres højest, således at skolernes fysiske rammer samtidig forbedres. Administrationen vurdere derfor, at det vil være hensigtsmæssigt at sætte fokus på skolerne i 2018. Den afsatte årspulje giver mulighed for at prioritere ca. halvdelen af skolerne, og dermed opfylde noget af hensigtserklæringen i Budgetaftalen 2018. Administrationen indstiller, at der successivt indgås kontrakt for hver årspulje på 25 mio. kr., og der løbende vurderes hvilke ejendomme og tiltag, der skal indgå i årspuljer for 2019 og 2020. Således vil valg af ejendomme og kontraktindgåelse for 2019 og 2020 kunne ske i samspil med ejendomspolitikken, efterhånden som denne udmøntes. Ligeledes vurderer administrationen, at de disponible midler fra genopretning og vedligeholdelsesefterslæb på skoler bør indgå i ESCO-projektet i det omfang, at der sikres en tilstrækkelig pulje til de mest presserende opgaver på de øvrige ejendomme. Solceller Fra administrationen indstilles, at solceller ikke medtages i projektet på nuværende tidspunkt. Dette er grundet i de nuværende lovgivningsmæssige forhold, som komplicerer kommunernes mulighed for at håndtere og få økonomi i opsætning af solceller på eksisterende ejendomme. Se bilag 3. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at ESCO-projektet forsætter fra Fase 1 Energianalyse til Fase 2 - Entreprise og Fase 3 Garanti, i et Offentlig Privat Partnerskab med Kemp & Lauritzen 2. at der i 2018 sættes fokus på scenarie 2 - Skoler, og at energiforbedrede foranstaltninger på de udvalgte skoler suppleres med relevante tiltag indenfor klimaskærm og ventilation. 3. at der i løbet af 2018 udvælges hvilke ejendomme, som skal indgå i energiprojekter i 2019 og at denne udvælgelse ses i sammenhæng med udmøntningen af ejendomspolitikken. Plan- og Boligudvalget orienteres om hvilke ejendomme, som udvælges til udførelse for 2019.
Side 9 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Punkt 1 anbefales godkendt. Punkt 2 anbefales godkendt med en præcisering af, at der også skal være fokus på indeklima. Punkt 3 Anbefales godkendt med den præcisering at udvælgelse af ejendommene kommer til politisk beslutning.
Side 10 3. Status på proces for udbud af rengøring i Ringsted Kommune pr. 1. januar 2019 Lukket sag Sagsid: 17/22466 Sagen afgøres i: Byrådet
Side 11 4. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til rådgiverydelser, samt intern projektledelse vedr.: Kunstgræsbane i Benløse Åben sag Sagsid: 18/1756 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til anlægsbevilling til projektering, andre rådgiverydelser. Beskrivelse af sagen I forbindelse med vedtagelse af Budget 2016, besluttede Byrådet at afsætte 3,507 mio. kr. til etablering af en kunstgræsbane i Benløse til Budget 2018. Ved administrationens opstart af projektet og med henblik på at skabe et grundlag for en kommende licitation til entreprenører, er det nødvendigt, at der kontraheres med en ekstern rådgiver. Administrationen skal, i den forbindelse, udarbejde et udbudsmateriale til gennemførelse af tilbudsgivning mellem tre eksterne rådgivere med speciale i netop gennemførelse af projekter vedrørende kunstgræsbaner. Udbudsmaterialet tilrettelægges således, at der vægtes på pris (70%), rådgivers organisation (10%), dokumentation fra lignende opgaver (10%), samt CV på medarbejdere tilknyttet projektets gennemførelse (10%). Forud for udbuddet til eksterne rådgivere foretages der jordbundsundersøgelser af en geotekniker, samt et fladenivellement udført af en landmåler. Ekstern rådgivning 450.000 Udgifter til landmåler 35.000 Udgifter til geotekniske undersøgelser 35.000 Ekstern rådgivning i alt 520.000 Uforudsete udgifter 52.000 samlet ekstern rådgivning 572.000 Intern projektledelse og administration 60.000 Rådgivning i alt 632.000 Kunstgræsbanen forventes at kunne tages i brug i ultimo efteråret 2018.
Side 12 Inddragelse og høring I forbindelse med projektets gennemførelse vil parter i sagen blive hørt. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på 3,507 mio. kr. i Budget 2018 til Kunststofbane Benløse. Der søges en anlægsbevilling på 0,632 mio. kr. til projektering, andre rådgiverydelser. Vurdering Administrationen vurderer, at en gennemførelse af projektet vil gavne brugen af de banefaciliteter, der er tilknyttet det samlede baneanlæg. Synergien mellem den nuværende oplyste græsbane og den nye oplyste kunstgræsbane, placeret ved siden af hinanden, vil være et aktiv for borgere, der ønsker at benytte baneanlægget. Ligeledes vurderer administrationen, at Benløse Skole vil drage fordel af kunstgræsbanen i forbindelse med idræt, samt skolelovens øgede fokus på elevernes motion igennem skoledagen, da kunstgræsbanen etableres i umiddelbar nærhed til skolen. For at kunne gennemføre anlægsarbejdet, skal der gives en anlægsbevilling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 0,632 mio. kr. til projektering og andre rådgiverydelser, 2. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 19-02-2018 Taget til efterretning. Børne- og Undervisningsudvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen der belyser anvendelsen af rådgiverhonoraret. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 20-02-2018 Taget til efterretning. Kultur- og Trivselsudvalget ønsker en supplerende sagsfremstilling til Plan- og Boligudvalget vedr. kunststofgræsbanen der belyser anvendelsen af rådgiverhonoraret. Supplerende sagsfremstilling I denne sag er rådgiverhonoraret 12,8 procent. Udgifter til landmåler og geotekniske undersøgelser udgør 2 procent, og intern administration udgør 1,7 procent. Normalt er honoraret til ekstern rådgivning i Ringsted Kommune 10-14 procent, dette afhængig af sagens kompleksitet og omfang. Begrundelsen for at afsætte udgifter til uforudsete udgifter er, at projektering og udbud ikke er gennemført endnu, derfor kendes den endelige pris ikke. Honoraret vil naturligvis ikke blive afregnet højere end de faktiske beløb efter tilbudsgivning fra rådgiver. Den eksterne rådgiver skal i denne sag udføre arbejder som udarbejdelse af udbudsmateriale, der skal består af udbudsbrev, tilbudsliste, beskrivelse af projektet, juridiske beskrivelse samt tegningsmateriale. Derudover skal rådgiver søge tilladelser fra alle relevante myndigheder og udarbejde plan for sundhed og sikkerhed i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. Rådgiveren skal ligeledes afholde styregruppe/projekt- bygge- og sikkerhedsmøder gennem hele processen og udarbejdelse af referat fra disse møder. Rådgiver skal afholde licitation og afleveringsforretning, samt deltage og afhold ét års gennemgang. Rådgiver er forpligtiget til at sikre, at Ringsted Kommune får et projekt, der lever op til kvaliteten af udbudsmaterialet, og at
Side 13 entreprenøren udarbejder drifts- og vedligeholdelsesplaner og udarbejder kvalitetssikringsmateriale. Udgifter til landmåler og geotekniske undersøgelser dækker over, at Ringsted Kommune skal kende så mange faktuelle forhold som muligt, eksempelvis skal nævnes, at hvis det viser sig, at muldlaget på det areal, der skal anvendes til formålet, er 10 cm tykkere end det, der forventes, så skal der afgraves og flyttes ekstra jord. Intern administration anvendes til udarbejdelse af materiale til prisdannelse af rådgivers tilbud. Administrationen deltager i den af rådgiveren indkaldte møderække. Administrationen skal sammen med rådgiveren sikre, at Ringsted Kommune får den kvalitet, der er udbudt. Administrationen styrer projektet økonomisk inden for den økonomiske ramme, der er afsat til anlægsarbejder. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Anbefales godkendt.
Side 14 5. Anmodning om ændring af byggeprogram for ombygning af Benløsegårdens SFO Åben sag Sagsid: 16/9537 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Plan over SFO (11520/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet besluttede i maj 2017 at give en anlægsbevilling på 3,775 mio. til forbedring af tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO. I denne sag skal udvalget tage stilling til en ændring af byggeprogrammet til forbedring af tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede i maj 2017 at give en anlægsbevilling på 3,775 mio. til forbedring af tilgængeligheden på Benløsegårdens SFO. Princippet for ombygningerne er et ønske om at skabe ligeværdige vilkår og adgangsforhold for alle brugerne af SFO-en. Byskovskolens Afd. Asgård har mange elever, der er kørestolsbrugere. Det er disse elevers behov ombygningerne tager sigte på. Det oprindelige ombygningsprogram kan overordnet inddeles således: x 1. Etablering af en stiforbindelse mellem Byskovskolens afd. Asgård og SFO-en. 2. Udvendig etablering af niveaufri adgang til alle indgangsdøre, herunder rampe til hovedbygning A, som har en høj sokkel. 3. Nødvendige indvendige ombygninger, så som ændring af dørbredder, dørtrin, nedrivning af vægge mv., samt tilpasninger af toiletter i bygning A og B1. 4. Afretning af gulv i stald (bygning B2) 5. Etablering af et handicaptoilet 6. Etablering af 2 lifte, én til 1. sal bygning A og én til 1. sal bygning B1. 7. Indretning af ny samlingssal i Bygning B3. - Se bilag - Oversigtskort over SFO Det oprindelige overslagsbudget rummer, ud over estimering af priserne for ombygningerne, ligeledes estimeringer på rådgiverhonorar og uforudsete udgifter.
Side 15 Administrationen har, i samarbejde med rådgiver, gennemgået bygningerne og byggeprogrammet og kommet frem til, at det oprindelige byggeprogram visse steder er estimeret for lavt prismæssigt, og at visse ombygninger og anlæg er unødvendige i forhold til det overordnede princip og lovmæssige krav. Det kan nævnes, at rampen til hovedbygning A skal være en anden model end den, der er estimeret pris på. Grundet bygningens høje sokkel og lovmæssig krav til maksimal hældningsgrad på en rampe skal rampen etableres med i to løb og med repos i mellem. En sådan rampe vil koste ca. 0,125 mio. kr. mere end estimeret. Etableringen af et handicaptoilet er ligeledes en større postering end estimeret. Nogle af de kørestolsbrugende børn kan ikke ved egen hjælp komme på toilettet, og der er derfor brug for et toilet-og bad med indrettet hejs/lift til løft af disse børn, og hvor der er behov for medhjælp. Et sådan toilet- og bad er større end et almindeligt handicaptoilet, hvor børnene ved egen hjælp kan komme på toilettet. Dette toilet inkl. inventar/hjælpemidler vil koste ca. Kr. 0.32 mio. mere end estimeret. Indretningen af dette toilet kan, grundet konstruktive forhold og adgangsforhold, bedst indrettes i bygning B1, hvor der pt. er indrettet et almindeligt handicap toilet og et ikke-handicaptoilet. Grundet kravet til toilettets størrelse vil der også skulle inddrages rum, hvor der nu er indrettet personaleomklædning og -bad. De inddragede personalefaciliteter skal derfor i henhold til arbejdsmiljøloven indrettes andetsteds. Disse faciliteter indrettes i bygning A. Disse ombygninger alene betyder, at prisen for indvendige ombygninger må justeres op i forhold til det oprindelige budget, hvor dette forhold ikke var påregnet. Vurderingen er, at de indvendige ombygninger således vil være ca. 1,2 mio. kr. mere end først budgetteret. På baggrund af de øgede udgifter, hvor der i det oprindelige budget heller ikke er kalkuleret med interne rådgivertimer, samt byggepladsindretning, som samlet set ca. udgør 0,5 mio. kr., har administrationen og rådgiver udarbejdet et nyt byggeprogram hvor: 1. En lift til 1. salen i bygning B1 udelades. Det eneste rum på 1. salen er indrettet til kontor og benyttes ikke af børnene. Denne etage behøver derfor i henhold til ombygningsprincippet og lovgivningen ikke at ombygges. 2. Indretning af ny samlingssal i bygning B3 udelades. Det er administrationens vurdering, at en indretning af en opvarmet samlingssal i et nuværende udhus ikke er nødvendigt i forhold til at øge tilgængeligheden på SFO, og at en sådan ombygning vil koste ca. 0,75 mio. kr. mere end estimeret. I forhold til disse justeringer i byggeprogrammet er vurderingen, at ombygningen samlet set har behov for yderligere 0,325 mio. kr. Alternativt må der justeres yderligere i byggeprogrammet. Det eneste sted administrationen vurderer, at der kan skæres i budgettet, er på de byggeønsker, der ikke er lovmæssige krav til. Administrationen vurderer, at det alene er på budgettet for stiforbindelsen, der kan spares. Stiforbindelsen er ikke et lovmæssigt krav, men har en stor indflydelse på det samlede resultat af ombygningen og formålet med, at skabe lige vilkår for gående og køresolsbrugere efter et ligeværdighedsprincip. Stien vil medvirke til, at kørestolsbrugere i højere grad kan bevæge sig selvstændigt til og fra skole. Ombygningerne indebærer samlet set, at der fragår meget af børnenes brugsareal, og at det samlede antal af toiletter til børnene reduceres. Mange af ombygningerne indebærer ligeledes, at nuværende funktionelle rum nedrives og genetableres andetsteds. Administrationen har derfor udarbejdet et forslag til en om- og tilbygning til SFO-en. Meningen er, at tilbygningen skal rumme handicaptoilet og -bad, samt garderobe for kørestolsbrugerne.
Side 16 Der vil derfor ikke i samme omfang være behov for indvendige ombygninger og nyetableringer inde i bygning A og B1, idet personalefaciliteter og eksisterende toiletter i bygning B1 kan bevares. Der fragår heller ikke brugsarealer til børnene, og der reduceres ikke i nuværende antal af toiletter. Dette kan lade sig gøre indenfor den givne anlægsbevilling, såfremt stiforbindelse mellem skolen og SFO kan udgå af det nuværende program for at blive anlagt senere. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi I henhold til de opstillede forslag vil ombygningen af SFO-en være dyrere end først antaget. Såfremt administrationen skal arbejde videre med en ren ombygning, hvor de unødvendige byggeanlæg er udeladt, vil der være behov for yderligere 0,325 mio. kr. Alternativt må der reduceres i kvaliteten af den ønskede stiforbindelse mellem skole og SFO. Vælges i stedet at etablere en tilbygning rummende handicaptoilet og garderobe vil dette kunne rummes inden for anlægsbevillingen, såfremt man udtager stiforbindelsen. Stiforbindelsen kan i stedet afsættes i Budget 2019, hvor der så skal afsættes 0,80 mio. kr. Vurdering Det er administrationens vurdering at, 1. en ombygning med de nævnte udeladelse af samlingssal og lift til 1. sal i bygning B1 indebærer, at der fragår meget brugsareal for brugerne. Ombygningerne kræver store ændringer i tidssvarende faciliteter i bygning B1 grundet indretning af et større handicaptoilet-og bad, der kun kan etableres ved at inddrage eksisterende toiletter og personalerum, som så skal reetableres i bygning A. Ombygningerne betyder, at der vil blive reduceret i børnenes brugsarealer og toiletter. Skal byggeprogrammet gennemføres, vil dette kræve en tillægsbevilling på 0,325 mio. kr. Såfremt anlægsbevillingen skal overholdes, vil det betyde, at man enten skal reducere i kvaliteten af den påtænkte stiforbindelse eller helt udelade den for at sætte den på Budget 2019. Vælges dette forslag vil man kunne forvente en ibrugtagning i december 2018. 2. en om- og tilbygning vil koste noget mere end kun en ombygning, men fordelen ved denne løsning er, at der ikke skal foretages ændringer i bygning B1. Der fragår derfor ikke brugsareal i bygning A, fordi der ikke er behov for at indrettet personalefaciliteter mv. i denne bygning. Ligeledes vil tilbygningen kunne skabe en kobling mellem bygning A og en evt. fremtidig udvidelse af SFO-en. Dette forslag kan holdes inden for anlægsbevillingen, såfremt man udelader stiforbindelsen og sætter den på Budget 2019. Vælges en til-og ombygning vil man kunne forvente en ibrugtagning i februar 2019. Administrationen vurderer, at forslag 2, en om- og tilbygning er den bedste løsning, fordi man dels, ikke skal ombygge faciliteter i bygning B1, som er tilfredsstillende og funktionsdygtige, og dels vil en tilbygning betyde, at der ikke fragår brugsarealer for børnene. Man får reelt mere for pengene, hvilket dog betyder at stiforbindelsen i første omgang udelades og først etableres efter SFO er gjort tilgængelig.
Side 17 Indstilling Direktionen indstiller: 1. at en om- og tilbygning vælges, 2. at stiforbindelse udsættes og sættes på Budget 2019, hvor der så skal gives en anlægsbevilling hertil på 1,10 mio. kr. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 19-02-2018 Orienteringen blev taget til efterretning. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Udvalget sender sagen tilbage til administrationen med det formål at få en kvalificeret beregning på hvad en ny bygning til formålet vil koste i både den nødvendige, det udvidede og den ambitiøse udgave.
Side 18 6. Forslag til Kommuneplan 2017-29 Åben sag Sagsid: 17/25363 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Præsentation til ODEUM.pdf (157556/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 fremlægges med henblik på udsendelse i høring. Forslaget forelægges Plan- og Boligudvalget den 21. december 2017 (nuværende udvalg) og i 29. januar 2018 (kommende udvalg). Beskrivelse af sagen Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 er udarbejdet i henhold til den vedtagne planstrategi, og i henhold til ændring af Planloven, der trådte i kraft den 15. juni 2017 med tilhørende vejledninger. Byrådet vedtog på mødet den 13. november 2017, at forslag til Kommuneplan 2017-2029 behandles i både eksisterende Plan- og Boligudvalg (valgperiode 2014-2017) og kommende Plan- og Boligudvalg (2018-2021) forud for behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Forslag til Kommuneplan 2017 2029 er indarbejdet i Ringsted Kommunes nye planportal, der på sigt kommer til at indeholde de fleste af Ringsted Kommunes planer på det tekniske område. Planportalen giver mulighed for, at borgerne kan søge alle oplysninger om deres ejendom frem ved at skrive deres adresse eller matr. nr. i et søgefelt på forsiden. I forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 er der i forhold til Ringsted Kommuneplan 2013 foretages følgende tilretninger: Retningslinjerne tilrettet i forhold til nye love. Den væsentlige ændring i retningslinjerne er ændringen af detailhandelsbestemmelserne i Planloven. Retningslinjerne for detailhandel er udarbejdet i henhold til de nye bestemmelser i Planloven. De generelle rammer og parkeringsnormen er sammenskrevet og indgår i retningslinjerne ligesom begge vil fremgå af siden for den enkelte rammebestemmelse. Rammerne er gennemarbejdet og er for de udbyggede områder samlet i nogle større områder, så antallet af rammebestemmelser er nedbragt. Der er indarbejdet udvidelse af nogle eksisterende rammer og nogle enkelte nye udlæg. o Rammen for Ortved Erhvervsområde er udvidet med et område, hvor der kan placeres et biogasanlæg. Virksomheden arbejder med planer om et
Side 19 biogasanlæg, der indsamler restprodukter fra restauranter og omdanner det til naturgas, og økologisk gødning. o Rammen for erhvervsområdet Jordemodervej er udvidet mod nord med en ejendom, som ejer har ønsket kunne indgå i området og mod øst med 3 ejendomme, som Ringsted Kommune ejer. Disse ejendomme anvendes p.t til boliger, og det er tanken at boligerne nedlægges, da de vil ligge for tæt på det område, der kan anvendes til miljøklasse 7 virksomheder. o Rammerne for Benløse Skovby er samlet til et bynært rammeområde nu Langagerområdet efter ønske fra ejer, som udlægges til boligformål. Dette område er tidligere besluttet udlagt at Byrådet. o Et landzoneareal, beliggende midt i Benløse, der tidligere indeholdt en rideskole, er indarbejdet som 3 nye rammeområder et til tekniske anlæg, et til boligformål, og et til erhvervsformål. o To eksisterende rammeområder er ændret fra erhvervsformål til blandet bolig og erhvervsformål, så de afspejler det konkrete indhold. Der er tale om et område i Benløse og et område ved Køgevej. o Et område ved Klosterparken, der i nuværende kommuneplan er udlagt til offentligt formål, er ændret til boligformål. Kortgrundlaget er gennemgået og opdateret. Beskrivelser af bevaringsværdige bygninger, fredede bygninger, kulturmiljøer og kirkeomgivelser er opdateret og lagt ind i planportalen, så det bliver nemmere for den enkelte borger at se, hvad der gælder i forhold til disse dokumenter. Grundvandsredegørelsen og bilag 1 hertil er indarbejdet. Bilag 1 beskriver grundvandsforholdene for hvert af de rammeområder, der endnu ikke er udbygget. Odinsvejkvarteret er indarbejdet i retningslinjerne som et byomdannelsesområde, og retningslinjeafsnittet indeholder en foreløbig skitse over udviklingen af området. De retningslinjer og rammer, der er ændret i forhold til Kommuneplan 2013 skal screenes for at afgøre, om de skal Miljøvurderes. Forud for screeningen skal de berørte myndigheder høres. Det har ikke været muligt at screene Kommuneplan 2017-2029 før nu, da de endelige ændringer ikke var kendt før. De berørte myndigheder høres i løbet af december, og Miljøvurderingen vil foreligge i forbindelse med behandling af sagen i PBU den 29. januar 2018. Det digitale forslag til kommuneplan findes her - link Indgangen til den samlede planportal findes her - link Inddragelse og høring I forbindelse med udarbejdelse af forslag til Kommuneplan 2017-2029 har der løbende været dialog med relevante parter. Forslag til Kommuneplan 2017-2029 er fuldt digitaliseret. Det betyder, at forslag til kommuneplan kun findes elektronisk. Anvendelse af den digitale plan vil blive gennemgået for Plan- og Boligudvalget på mødet den 21. december 2017, og for det samlede nye Byråd på et temamøde forud for behandling i slutningen af januar / begyndelsen af februar. Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 udsendes i offentlig høring, når Byrådet har godkendt at den udsendes i høring.
Side 20 Økonomi Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 har ingen direkte bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Forslag til Ringsted Kommuneplan 2017 2029 er klar til udsendelse i offentlig høring. De ændringer, der er indarbejdet, samt den nye planportal, vurderes at Opfylde nye lovkrav, Give den enkelte borger nemmere adgang til kommuneplanens bestemmelser, Give administrationen et godt arbejdsredskab. Der kan forekomme tekniske rettelser i bilaget frem til udsendelse til mødet i januar 2018. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 21-12-2017 Anbefales godkendt. Ej til stede: Timo Jensen og Kisser Franciska Lehnert Supplerende sagsfremstilling Miljøvurdering af forslag til Kommuneplan 2017-2029 er nu modtaget, og indarbejdes i Forslag til Kommuneplan 2017-2029. Følgende retningslinjer er miljøvurderet: Detailhandel er ændret i forhold til den nye planlov og derudover er indarbejdet 10.000 m 2 til udvidelsen af Outlet byen Arkitektur der er indarbejdet retningslinjer for arkitektur Følgende rammer er miljøvurderet: Boligområde 1B2 bebyggelsesprocenten er ændret til 80 %, bygningshøjden ændret til 12 meter, og etageantallet er ændret til 3 etager Blandet bolig og erhvervsområde 5BE1 ændret fra erhvervsområde til blandet bolig og erhvervsområde på baggrund af det aktuelle indhold i området Erhvervsområde 5E5 (Jordemodervej) eksisterende ramme, hvor bebyggelseshøjden er ændret til 40 meter Erhvervsområde 5E6 (Jordemodervej) udvidelse af området mod nord på baggrund af ønske fra ejer Erhvervsområde 5E7 (Jordemodervej) udvidelse af området mod øst med 3 boligejendomme tilhørende Ringsted Kommune Erhvervsområde E1L (Ortved) udvidelse af området mod vest / nordvest Screening (scoping) af Miljøvurderingen har været sendt til de berørte myndigheder med anmodning om at fremsende bemærkninger. Museum Vestsjælland har bemærket, at mulighed for at bygge i 40 meters højde i hele Jordemodervej området vil kunne resulterer i et meget markant byggeri i det åbne agerland, der omgiver området. I Kommuneplan 2013-2025 er der mulighed for at bygge i 20 meter i hele området, og yderligere mulighed for at bygge i
Side 21 40 meter i en del af området. I forslag til Kommuneplan 2017-2025 blev der oprindelig indarbejdet en ændring, så der er mulighed for at bygge i 40 meter i hele området, fordi der ikke er mulighed for at indberette mere end en højde i Plansystem.dk (nu Plandata.dk). Det er denne ændring, der har været sendt til de berørte myndigheder, og som Museum Vestsjælland har reageret på. Forslag til Kommuneplan 2017-2025 forslås derfor ændret således: Rammebestemmelserne giver mulighed for at bygge i 20 meters højde i hele området Der indarbejdes en ny retningslinje, der giver mulighed for at 5 % af den enkelte bygning kan bygges i op til 40 meters højde, så der bliver mulighed for at bygge fx skorstene højere I forbindelse med gennemgang af rammebestemmelserne i Forslag til Kommuneplan 2017-2029 har der indsneget sig i fejl. Bestemmelserne for rammeområde 3C3 (område til pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret) giver mulighed for en bebyggelsesprocent på 80 %. Rammebestemmelsen skulle ikke have været ændret i forhold til Kommuneplan 2013, som giver mulighed for en bebyggelsesprocent på 50 %. Følgende foreslåede ændringer er indarbejdet i forslag til Kommuneplan 2017-2025: Miljøvurderingen De foreslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5) De foreslåede ændringer i rammeområde 3C3 (område til pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret) Direktionen indstiller, 1. at forslag til Ringsted Kommuneplan 2017-2029 udsendes i 8 ugers offentlig høring. 2. at følgende ændringer indarbejdes i forslag til Kommuneplan 2017-2025: a. Miljøvurderingen b. De foreslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5) c. De foreslåede ændringer i rammeområde 3C3 (område til pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret). Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 29-01-2018 Udvalget udsætter sagen med henblik på at holde et temamøde for Byrådets medlemmer forud for næste udvalgsbehandling. Supplerende sagsfremstilling Behandling af sagen genoptages efter Byrådets temamøde. Direktionen indstiller, 1. at forslag til Ringsted Kommuneplan 2017-2029 udsendes i 8 ugers offentlig høring. 2. at følgende ændringer indarbejdes i forslag til Kommuneplan 2017-2025: a. Miljøvurderingen b. De foreslåede ændringer Jordemodervej området (rammeområde 5C5)
Side 22 c. De foreslåede ændringer i rammeområde 3C3 (område til pladskrævende varegrupper i Odinsvejkvarteret). Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Anbefales godkendt med den tilføjelse at Forslag til Kommuneplan 2017-29 tilføjes de formuleringer i afsnittet Offentlig service i Kommuneplan 2013, som ikke er med i administrationens oplæg.
Side 23 7. Deltagelse ved KL's konference Teknik & Miljø'18 - Fælles løsninger Åben sag Sagsid: 18/527 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Beslutning x x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal træffes beslutning om deltagelse ved KL"s konference Teknik & Miljø"18 i Århus den 12. og 13. april 2018. Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog den 7. april 2014 fælles retningslinjer for Byrådsmedlemmers deltagelse i rejser, konferencer o.lign. I retningslinjerne står følgende i forbindelse med deltagelse i konferencer og KLarrangementer: Der træffes beslutning om deltagelse på baggrund af en konkret sag i det enkelte udvalg. Klima- og Miljøudvalget og Plan- og Boligudvalget har mulighed for at deltage i KL s Teknik & Miljø 18 - Fælles løsninger den 12. og 13. april 2018. Udover udvalgene har to centerchefer og direktør mulighed for at deltage. Årets tema FÆLLES LØSNINGER handler om, at gode løsninger findes i fællesskaber mellem kommunerne og i fællesskaber på tværs af velfærdsområderne. Mere om konferencen på følgende link Onsdag den 11. april kl. ca. 16.00 er der afgang fra Ringsted Kommune, forventet hjemkomst er fredag kl. 16.00. Transport vil være i kommunens busser. Frist for bindende tilmelding er den 16. marts 2018. Budget Deltagerpris 16 x 5.250 84.000 Hotelophold 16 x 2.400 38.400 Mad og drikke 16 x 250 4.000 Transport i kommunens 2 stk 3.000
Side 24 bus I alt 8.087,50 pr. person 129.400 Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at budgettet for udvalgsturen ligger inden for rammerne af Byrådsbeslutningen den 7. april 2014 Retningslinjer for byrådsmedlemmers deltagelse i rejser, konferencer og lign. Indstilling Direktionen indstiller, at Klima- og Miljøudvalget samt Plan-og Boligudvalget deltager ved KL s Teknik & Miljø 18 den 12. og 13. april 2018, og at to centerchefer og direktøren tager med. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 22-02-2018 Godkendt. Ej til stede: Klaus Hansen og Per Nørhave Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Godkendt.
Side 25 8. Orientering om dispensationer og afslag fra byggeloven 2. halvår 2017 Åben sag Sagsid: 18/471 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag - Dispensationer og afslag 2. halvår 2017 (10414/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Plan- og Boligudvalget har bemyndiget administrationen til at træffe afgørelser i forbindelse med ansøgning om dispensationer fra Byggeloven med dertil knyttede regulativer, deklarationer samt bebyggelsesregulerende bestemmelser i lokalplaner og nedrivningstilladelser til bygninger med bevaringsværdi 4. Sagen fremlægges på baggrund af udvalgsbeslutning den 18. februar 2014, hvor udvalget anmodede om halvårlig orientering om afslag og dispensationer mv. Beskrivelse af sagen Administrationen har i perioden den 1. juli til den 31. december 2017 i forbindelse med byggesagsbehandlingen givet 24 dispensationer og 1 afslag jf. bilag. Der er i perioden ikke udstedt nedrivningstilladelser til bygninger med bevaringsværdi 4. Der er en naturlig variation i antallet af disse sager, som følge af hvor der bygges, de konkrete plangrundlag, de enkelte byggeprojekter osv. Antallet i perioden vurderes at ligge på et normalt niveau. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Ingen. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Til efterretning. X
Side 26 9. Orientering fra formand og direktør - februar 2018 Åben sag Sagsid: 17/26453 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-02-2018 Administrationen orienterede om det kommende borgermøde om Nørregade-delen af torveprojektet. Administrationen oplyste om, at p-pladsen ved Benløsehallen igen er åben. Der var spørgsmål til byggesagsområdet og sagsbehandlingstid.
Side 27 10. Salg af areal ved Arsenalet, område A og A1 Lukket sag Sagsid: 17/25621 Sagen afgøres i: Byrådet
Side 28 11. Salg af storparcel på Skansen Syd Lukket sag Sagsid: 17/24411 Sagen afgøres i: Byrådet
Side 29 12. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til Torvet og licitationsresultat Åben sag Sagsid: 17/9478 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet gav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt. Projektet går nu ind i fase 3, Nørregade og markedspladsen, og licitationsresultatet for projektet fremlægges hermed. Det søges en anlægsbevillingen på 1,3 mio. kr. samt om afsættelse af yderligere rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen. Endelig søges Byrådets accept af omdisponering af midler i forhold til de tidligere fremlagte budgetposter for projektet. Beskrivelse af sagen Licitationsresultat Siden Byrådet gav anlægsbevilling til gennemførelse af Torvet den 9. januar 2017 er 3. etape af projektet, Nørregade og markedspladsen, projekteret og udbudt. Arbejdet blev udbudt i hovedentreprise, og der blev indbudt 5 entreprenører til at afgive tilbud på opgaven. Tildelingskriteriet for opgaven var laveste pris. Der blev afgivet 5 tilbud på opgaven, og alle tilbud var konditionsmæssige og uden forbehold. Laveste pris blev afgivet af firmaet Arkil Holding A/S, som dermed blev vinder af opgaven. Opdimensionering af Ringsted Spildevands regnvandsprojekt Byrådet gav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt. Siden bevillingen blev givet, er der foretaget en detailprojektering af klimaprojektet i Nørregade. Projekteringen har præciseret de tekniske løsninger og de tilhørende anlægsomkostninger. Byrådet godkendte den 7. april 2015 en anlægsbevilling på 14,3 mio. kr. til klimaprojektet på Torvet samt fastsættelse af servicemål for projektet, som sikrer, at der ikke sker skader på bygninger ved en 100 års regn. Samtidig godkendte Byrådet en aftale mellem Ringsted Forsyning og Ringsted Kommune om medfinansiering af projektet. Det blev godkendt, at Ringsted Kommune optager et lån i Kommune Kredit med en løbetid på 25 år og med fast rente. Ringsted Forsyning betaler de årlige ydelser, således at lånet er udgifts- og likviditetsneutralt for Ringsted Kommune. Alle omkostninger, som Ringsted Forsyning afholder, skal godkendes af Forsyningssekretariatet under Konkurrence og X
Side 30 Forbrugerstyrelsen. Forsyningssekretariatet skal således godkende omkostningerne i medfinansieringsprojektet. Projekteringen har vist en nødvendig opdimensionering af Ringsted Spildevands regnvandssystem i forhold til det tidligere beregnede, for at sikre det serviceniveau, som Byrådet har vedtaget. Der søges i forbindelse med opdimensioneringen en anlægsbevilling til klimaprojektet på 1,3 mio. kr. Anlægsbevillingen på de 1,3 mio. kr. foreslås finansieret ved, at Ringsted Kommunes låneoptagelse i Kommune Kredit hæves fra 14,3 til 15,6 mio. kr. Ringsted Forsyning har forhåndsdrøftet sagen om udvidelse af den økonomiske ramme for projektet fra 14,3 til 15,6 mio. kr. med Forsyningssekretariatet. Forsyningssekretariatet ser velvilligt på sagen men kan ikke give formel forhåndsgodkendelse af udvidelsen. En endelig godkendelse af udvidelsen til samlet 15,6 mio. kr. kan først gives i forbindelse med indberetning af de faktiske omkostninger. Såfremt Forsyningssekretariatet godkender projektudvidelsen, vil Ringsted Kommune kunne udvide låneoptagelsen med 1,3 mio. kr., og lånet vil være udgifts- og likviditetsneutralt for Ringsted Kommune, idet Ringsted Forsyning vil betale de årlige ydelser. Såfremt Forsyningssekretariatet ikke godkender projektudvidelsen, foreslås de 1,3 mio. kr. finansieret af Ringsted Kommune ved træk på Byudviklingsfonden. Omdisponering af projektmidler Byrådet gav den 9. januar 2017 anlægsbevilling til Ringsted Torveprojekt. Budgetposterne for sagen fordelte sig dengang som følger: Etape Budgetpost Beløb i kr. 1 Anlægsomkostninger - Klosterlunden 2.403.294 2 Anlægsomkostninger - Torveområdet 24.843.850 3 Anlægsomkostninger - Nørregadeområdet 14.524.550 4 Anlægsomkostninger - Kirkeplænen 800.000 Øvrige projektomkostninger 12.160.000 Total projektsum 54.731.694 Hovedsagelig grundet en gunstig licitation er Toveområdet blevet billigere en antaget i sidste dagsorden. Nørregade er blevet dyrere grundet den tidligere beskrevne nødvendige opdimensionering af regnvandsprojektet. Der er tilløbet projektomkostninger grundet forlængelse af tidsplanen for projektet og dermed øgede rådgiverudgifter. Såfremt Byrådet godkender igangsættelse af etape 3, vil projektomkostningerne herefter fordele sig som følger: Etape Budgetpost 09.01.2017 Dags dato 1 Anlægsomkostninger - Klosterlunden 2.403.294 2.403.294 2 Anlægsomkostninger - Torveområdet 24.843.850 20.856.455 3 Anlægsomkostninger - Nørregadeområdet 14.524.550 17.686.902 3 Tillægsbevilling - Nørregadeområdet 1.300.000 4 Anlægsomkostninger - Kirkeplænen 800.000 800.000 Øvrige projektomkostninger 12.160.000 12.260.000
Side 31 Total projektsum 54.731.694 55.306.651 Byrådet anmodes om at acceptere denne omdisponering af midler i forhold til tidligere fremlagte budgetposter for projektet. Status på etaper og tidsplan Torvet, ekskl. vandrender, bund i bassiner samt fugning af disse, forventes færdigt medio marts under forudsætning af, at granitten kommer som varslet, og at vintervejret gør det muligt at gennemføre arbejderne som planlagt. Gartnerarbejder samt belægningsarbejde og fugning i vandrender og bassiner vil pågå i april, da plantningen og fugearbejde er afhængig af bedre vejr. Såfremt Byrådet godkender anlægsbevillingen, vil der umiddelbart efter sagens behandling blive indgået kontrakt med entreprenør Arkil Holding A/S om udførelse af Nørregade og markedspladsen, og opgaven op startes hurtigst muligt herefter. Nørregade og markedspladsen planlægges gennemført i 6 etaper og forventes afsluttet 1. kvartal 2019. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges en anlægsbevilling til klimaprojekt Torvet (anlægsprogram 222) samt en udvidelse af rådighedsbeløbet på 1,3 mio. kr. Anlægsbevillingen på de 1,3 mio. kr. foreslås finansieret ved, at Ringsted Kommunes låneoptagelse i Kommune Kredit hæves fra 14,3 til 15,6 mio. kr. Såfremt Forsyningssekretariatet godkender projektudvidelsen, vil Ringsted Kommune kunne udvide låneoptagelsen med 1,3 mio. kr., og lånet vil være udgifts- og likviditetsneutralt for Ringsted Kommune, idet Ringsted Forsyning vil betale de årlige ydelser. Såfremt Forsyningssekretariatet ikke godkender projektudvidelsen, foreslås de 1,3 mio. kr. finansieret af Ringsted Kommune ved træk på Byudviklingsfonden. Byrådet anmodes om at acceptere omdisponering af midler, jf. beskrivelsen af sagen, i forhold til tidligere fremlagte budgetposter for projektet. Vurdering Administrationen vurderer, at projektets målsætning og fremdrift sikres ved en godkendelse af licitationsresultatet nu. Ringsted Spildevand har ikke mulighed for at reducere projektet for regnvandet, hvis servicemålene skal opfyldes. Da forøgelsen af projektet forventes godkendt af Forsyningssekretariatet, vil udvidelsen være udgiftsneutral for Ringsted Kommune. På denne baggrund anbefaler administrationen projektet gennemført som beskrevet. Indstilling Direktionen indstiller til Klima- og Miljøudvalget, at sagen tages til orientering. Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, 1. at der gives en anlægsbevillingen på 1,3 mio. kr. i forbindelse med opdimensionering, 2. at rådighedsbeløbet for sagen udvides med 1,3 mio. kr. i 2018,