Indkøb af teleradiologiske undersøgelser til Sygehus Lillebælt, Kolding Side 1 af 10
Indholdsfortegnelse 1 Indkøbet og Indkøbets omfang... 3 2 Ordregivers kontaktoplysninger... 4 3 Annonceringsmateriale... 4 4 Tidsplan... 4 5 Yderligere informationer og spørgsmål... 5 6 Afgivelsen af tilbud... 6 7 Prisoplysning... 6 8 Kontrakten... 6 9 Virksomhedsoverdragelse... 7 10 Tildelingskriterium... 7 11 Fortrolighed... 8 12 Orientering om resultatet af annoncering... 8 13 Ordregivers forbehold... 9 14 Tjekliste for Tilbudsgiver... 9 Side 2 af 10
1 Indkøbet og Indkøbets omfang 1.1 Generelt Dette indkøb vedrører teleradiologiske undersøgelser til Sygehus Lillebælt, Kolding. Der er tale om et indkøb omfattet af udbudslovens 1 afsnit IV, jf. udbudslovens 191 192, vedrørende offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse, jf. udbudslovens 10. Indkøbet er annonceret på udbud.dk. Disse indkøbsbetingelser indeholder en beskrivelse af proceduren for indkøbet, herunder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver samt oplysninger om indkøbet i øvrigt. Proceduren for konkurrenceudsættelsen minder om gennemførelsen af et offentligt udbud. Annonceringsmaterialet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside. Således kan annonceringsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, downloades fra https://regionsyddanmark.dk/wm508219. 1.2 Ordregiver Ordregiver i forbindelse med nærværende annoncering er: Region Syddanmark Sygehus Lillebælt, Kolding Sygehusvej 24 6000 Kolding 1.3 Indkøbets genstand og omfang Annonceringen vedrører Ordregivers indkøb af teleradiologiske undersøgelser. Kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 2, indeholder en uddybende beskrivelse af indkøbet. Forventet ydelsesomfang vedrørende indkøbet fremgår af Kontraktbilag 3. De angivne estimater og forventede omfang er alene udtryk for Ordregivers forventninger til forbruget af de ydelser, der er omfattet af indkøbet. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end, hvad estimaterne angiver. 1.4 De berettigede institutioner og enheder Indkøbet vedrører indkøb af teleradiologiske undersøgelser til følgende i Region Syddanmark: Sygehus Lillebælt, Kolding 1 Jf. Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud Side 3 af 10
2 Ordregivers kontaktoplysninger Region Syddanmark Strategisk Indkøb Kontaktperson: Juridisk rådgiver Susanne Hundebøll Nielsen E-mail: shni@rsyd.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende indkøb: "Indkøb teleradiologiske undersøgelser." Alle henvendelser vedrørende dette indkøb skal foregå på dansk via ovennævnte kontaktperson og være skriftlig. 3 Annonceringsmateriale Annonceringsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende annonceringsbetingelser med følgende bilag: Udkast til Kontrakt o Kontraktbilag 1: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til annonceringsmaterialet (NB! Dette dokument udarbejdes dog først efter annonceringens afslutning) o Kontraktbilag 2: Kravspecifikation o Kontraktbilag 3: Tilbudsliste o Kontraktbilag 4: Databehandleraftale I annonceringsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort i hjemmesiden, jf. pkt. 1.1, i overensstemmelse med den angivne tidsplan, jf. pkt. 4. 4 Tidsplan Annoncering forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 27. marts 2018 Dato for elektronisk annoncering på udbud.dk. 4. april 2018 Frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet. 5. april 2018, Kl. 23.59 Indtil dette tidspunkt kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm. Såfremt der måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger efter dette tidspunkt, vil tilbudsfristen blive forlænget. Side 4 af 10
9. april 2018, kl. 12.00 Uge 15 Uge 15 Uge 15 Uge 16-17 Frist for aflevering af tilbud Gennemgang af tilbud Forventet kontraktindgåelse Forventet kontraktstart Implementeringsperiode 9. august 2018 Vedståelsesfrist 5 Yderligere informationer og spørgsmål 5.1 Skriftlige spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller annonceringsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i annonceringsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre Ordregiver opmærksom herpå, og Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelser eller Kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Udkast til Kontrakt, som er en del af annonceringsmaterialet, vil være gældende for udførelsen af opgaven og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i annonceringsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Ordregiver pr. e-mail, idet spørgsmål skal sendes til den i pkt. 2 anførte kontaktperson. Spørgsmål, der er Ordregiver i hænde inden den i tidsplanen anførte frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet, jf. pkt. 4, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 4, blive offentliggjort i anonymiseret form via hjemmesiden, jf. pkt. 1.1. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af annonceringsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om denne annoncering på hjemmesiden, jf. pkt.1.1. Side 5 af 10
6 Afgivelsen af tilbud 6.1 Sprog Tilbud skal affattes på dansk. 6.2 Form Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i indkøbsmaterialet. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i elektroniskformat indeholdende det samlede tilbud med bilag i pdfformat. Tilbuddet fremsendes pr. e-mail til shni@rsyd.dk. 6.3 Frist for aflevering af tilbud Tilbud skal fremsendes pr. e-mail til shni@rsyd.dk: Tilbud skal være modtaget på ovennævnte e-mailadresse senest den 9. april 2018, kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 6.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen, jf. pkt. 4, angivne dato. 6.5 Omkostninger i forbindelse med annonceringen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Ordregiver. 7 Prisoplysning 7.1 Generelt Priser på de i Kontraktbilag 3 anførte ydelser skal opgives i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter og told. 8 Kontrakten 8.1 Generelt Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det til annonceringsmaterialet vedlagte Udkast til kontrakt. Side 6 af 10
8.2 Kontraktform Den vedlagte kontrakt, er at betragte som en rammeaftale i henhold til Udbudslovens 24, nr. 30). En rammeaftale indebærer, at Ordregiveren har adgang til, fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår at foretage indkøb af ydelser under rammeaftalen. 8.3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i 12 måneder fra godkendt implementering. 8.3.1 Forlængelse Kontrakten kan ikke forlænges. 8.4 Særlige vilkår 8.4.1 Socialt ansvar Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Der henvises herudover til udkast til kontrakt pkt. 19. 8.4.2 Databehandleraftale Den vindende tilbudsgiver vil evt. skulle behandle personoplysninger på Ordregivers vegne. Jf. kontrakten skal der derfor underskrives en databehandleraftale i medfør af persondatalovgivningen. Der henvises herudover til udkast til kontrakt pkt. 18, samt Kontraktbilag 4. 8.4.3 Udfasningsperiode Leverandøren skal være indstillet på, at kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel udfasningsperiode efter kontraktudløb ved overgang til en anden leverandør i en efterfølgende kontraktperiode. Perioden kan dog ikke overstige 6 måneder. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 4.5. 9 Virksomhedsoverdragelse Der er ikke forudsat overdragelse af medarbejdere eller materiel fra Kundens tidligere leverandør i forbindelse med indgåelse af kontrakten. 10 Tildelingskriterium 10.1 Generelt Identificering af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet Pris, idet Ordregiver agter at indgå kontrakt med den Tilbudsgivere, der afgiver tilbud med den laveste pris, jf. Kontraktbilag 3. Side 7 af 10
10.2 Pris Forstået som den samlede tilbudspris, jf. Kontraktbilag 3. Den samlede tilbudspris, der beregnes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 3A, findes ved at lægge alle totalpriserne pr. undersøgelse sammen. Totalpriserne pr. undersøgelse findes ved at gange forbruget med de tilbudte enhedspriser. Enhedspriserne skal indtastes i de hvide felter i Kontraktbilag 3A. 11 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i denne annoncering, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at særligt Tilbudsgivers samlede tilbudspriser, kan være underlagt aktindsigt i medfør af Offentlighedsloven. Herudover gælder i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, at i hvert fald den vindende tilbudsgivers samlede tilbudspriser typisk vil skulle offentliggøres i forbindelse med orienteringen om resultatet af annonceringen, jf. pkt.12. 12 Orientering om resultatet af annoncering Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken Tilbudsgiver Ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes til Tilbudsgiver via e-mail. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk til den person, der har tilbuddet. Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bindende kontrakt anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Ordregiver ikke anser annonceringen for afsluttet før dette tidspunkt. Side 8 af 10
13 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere annonceringen og eventuelt at gennemføre en ny annoncering, såfremt dette ikke sker på usagligt grundlag. Den estimerede omsætning er bl.a. under forbehold af Regionsrådets fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. 14 Tjekliste for Tilbudsgiver 14.1 Generelt Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet fremsende de oplysninger og dokumenter i den der kræves af Ordregiver i henhold til nærværende annonceringsbetingelser. Det bemærkes, at Tilbudsgiver selv skal påse, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. 14.2 Tjekliste Nedenfor ses en tjekliste. Tjeklisten indeholder en oversigt, dels over hvilke dokumenter, der indgår i annonceringen, dels over hvilke dokumenter, der skal returneres som en del af tilbuddet. Dokument Annonceringsbeting elser (dvs. nærværende dokument) Udkast til kontrakt Kontraktbilag 1 Indhold Rammerne for annonceringen De kontraktmæssige rammer Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til annonceringsmateri alet Hvor findes bilaget? På hjemmesiden, jf. pkt. 1.1 På hjemmesiden, jf. pkt. 1.1 Kontraktbilag 1 udarbejdes efter annonceringen er gennemført og på baggrund af de spørgsmål og svar der er indkommet og som løbende bliver offentliggjort på hjemmesiden. Kontraktbilag 2 Kravspecifikation På hjemmesiden, jf. pkt. 1.1 Kontraktbilag 3 Tilbudsliste, dvs. På hjemmesiden, Tilbudsgivers jf. pkt. 1.1 Skal bilaget eller andre dokumenter sendes med som en del af tilbuddet (i udfyldt stand)? Nej Nej Nej Ja Ja Side 9 af 10
Kontraktbilag 4 priser. Krav i forbindelse med behandling af data På hjemmesiden, jf. pkt. 1.1 Nej Side 10 af 10