Økonomistyring af projektporteføljen integration af SAP og MS Project Server 2007 v/ Henrik Helsinghoff, Progressive IT A/S Jens Overbech Rasmussen, Globeteam A/S Peter Birkedal, Globeteam A/S
Ved at benytte virksomhedens økonomisystem i tæt integration med MS Project Server 2007 kan der opnås store fordele ved økonomistyring af projekter og porteføljer. Synlige sammenhænge mellem virksomhedens økonomistyring, projektstyring og opfølgning giver et solidt grundlag for beslutninger og kontinuerlig fremdrifts-rapportering, og de forbedrede styringsmuligheder skaber ro i en udfordrende hverdag. Indlægget giver dig indblik i en EPM-løsning, der bygger på det bedste fra to verdener: SAP og MS Project Server 2007.
De projektmæssige overvejelser Økonomistyring af porteføljen
Økonomistyring af porteføljen God økonomistyring af porteføljen sikres ved at der en valid sammenhæng mellem niveauerne (transparens og sammenhæng) at der er reel tilgængelig viden om de konkrete produkter (estimater og forbrug) at økonomiopfølgning gennemføres på tidssvarende data (proaktiv styring) at projekt- og økonomistyringsprocesserne er velfungerende Portefølje Registreringer Forbrug Estimat Opfølgning Tidsplan Ressourcer Produkter Program Rapportering Justering Projekt Produkt
Opfølgning på projektperfomance - I Traditionel projektopfølgning Forholder planlagte omkostninger til faktiske omkostninger Typisk dataudtræksproces: SAP Excel MS Project Powerpoint Giver desværre sjældent det reelle billede projektets fremdrift og stade Earned Value Tilføjer værdien af det udførte arbejde ikke at forveksle med faktiske omkostninger hvilket giver metoden objektivitet Fokus på færdiggørelse af projektleverancer og ikke på projektleder eller teammedlemmers fornemmelser for projektfremdrift i procenter! Officiel anerkendt og anbefalet best practise for projektopfølgning af PMI nu med meningsfulde abbreviationer
Opfølgning på projektperformance- II Hvad kræves af projektet for at anvende Earned Value princippet? Identifikation af alle projektleverancer på et passende niveau (WBS) Plan for gennemførelse af projektleverancer Værdisætning af projektleverancer (nedbrydning af projektbudget) Earned Value stiller store krav til konsistens mellem plan og økonomidata: Planlagt værdi (PV) vedligeholdes i MSP Faktisk omkostninger (AC) herunder også ressourcetimer opgøres i SAP Faktisk arbejde (% complete) opgøres i MSP Indtjent værdi (EV) er dem planlagt værdi og faktisk gennemførtarbejde (MSP/SAP) Hvad er værdien? Kontinuerlig estimering af endelige projektomkostninger og slutdato via performanceindikatorer (CPI og SPI) Et enkelt og værdifuldt overblik over projektstadet gennem S-kurver Et effektivt varslingssystem der giver projektleder og topledelse ro i maven
Opfølgning på projektperfomance - III Earned value princippet i grafisk fremstilling
Gradvis forbedret styring A: Etablere en plan B: Følge op på en plan C: Styre via en plan Scenarie Udfordring Forbedring Plan ved opstart MS Project til visuelt overblik Ad hoc opfølgning på planen. Planen uden styrende funktion. Projektmodel. Processer til Projektstyring. Løbende opfølgning på projektplan Indtastning af faktiske forbrugsdata fra andre systemer Tidskrævende administration Ikke sammenhæng mellem projektplan/kontoplan. Projektet styres reaktivt Fastlæg nødvendig sammenhæng mellem projektplan og kontoplan. Implementere sammenhæng mellem Project Server og økonomisystem. Projektplanen som styringsværktøj. Proaktiv Porteføljestyring. Optimering af opfølgning på projektperformance. Øge præcision i estimater/prognoser. Optimer projekt- og økonomistyringsprocesserne. Optimer projekternes leveranceprocesser og ledelsesprocesser inkl. IT understøttelse.
Typisk distribution af projektdata Microsoft Project Server Opgaver Milepæle Planlagt arbejde Projekt master data % - færdig Projekt WBS Dokumenter Ressource-data Problemer Faktisk arbejde Risici Ændringsønsker SAP Budgetter Planlagte omkostninger Faktiske omkostninger Kontrakter Ordre Fakturering
De væsentligste fordele ved integration Reel styring af projektøkonomi Gøre de reelle projekt indtægter og omkostninger tilgængelige for projektledelsen (ikke kun gennemsnitsværdier). Sammenhæng med regnskabsmæssige regler (periodisering, afskrivning osv.) Opfølgning på alle projektrelaterede finansielle informationer Omkostninger (udlæg, ressourcer, materialer, services) Intern og ekstern fakturering Let adgang til nøgledata i projekterne Budget estimater, aktuelt forbrug, risici, rest estimater, fakturering
IT Procesunderstøttelse Projektoprettelse (Project) Projekt detailplanlagt (Project) Opgave tilbagemeldinger (Project) Opfølgning på plan og budgetter (Project + SAP) Rapportering (Project+ SAP+Excel) (SAP) Godkendt projekt (SAP) Faktiske omkostninger
Eksempel på teknisk løsning Integration: SAP v. Xx og Microsoft Project Server 2007
Hvorfor en integration? Mulighed for at opnå det bedste fra begge verdener - for at opnå dette skal vi have en så ubesværet integration som muligt, hvor alle brugere som udgangspunkt kun har et værktøj.
Integrationsmodel Projektøkonomi SAP 6. Tidsregistrering 2. Projektkonto oprettes 7. Faktiske omkostninger Overordnet projektinf. 3 5 Detaljeret projektinf. 8 Timer og aggregerede faktiske omkostninger Projekt- og kapacitetsplanlægning MS Project 4. WBS nedbrydning og planlægning 1. Projektforslag 8. Opfølgning og replanlægning
Demonstration af integration Demo
Værdi Integrationen er designet til at levere en fuldt integreret projekt-infrastruktur reducere den administrative indsats for projektledere og controllere generere dyb indsigt og godt overblik til at træffe bedre og hurtigere beslutninger levere høj forretningsværdi med hurtig tilbagebetaling Hovedfordele Projektledere skal ikke længere arbejde i flere forskellige systemer, eks. Microsoft Project og SAP Øger den generelle accept af projektledelsesværktøjet Reducere problemer med problemløsning grundet inkonsistente, ukorrekte, ikke fuldstændige data og manuelle bogføringsrettelser, osv. Forbedre kvaliteten af data, rapporter, KPI er og generel beslutningsstøtte