11. juni 2018 Bestyrelsesmøde Onsdag den 23. maj 2018 kl. 17.00 Almenbo - Hold-an Vej 16 Til stede: Formand Per Kloster Andersen (dirigent) Erik Frikke Allan Bogholdt Vibeke Ahlmann Bjarne Frølund Steen Jørgensen René Hattens Lisbet Schaltz Claus Sieben Hansen Anne Kirstine Olesen Boligorganisationen Munkegård Boligselskabet AKB Lyngby Boligorganisationen Lundebjerggård Boligforeningen i København Særligt udpeget Medarbejderrepræsentant Deloitte Revisionspartnerselskab Almenbo, Administrationen Almenbo, Administrationen Almenbo, Administrationen (referent) Afbud: Bjarne Rasmussen Jens Rytter Hansen Marie-Louise Scharling Repræsentant fra Ballerup Kommune Boligorganisationen Munkegård Boligselskabet Kirstinevang 505
Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 28. februar 2018 og bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 9. maj 2018- bilag x2 3. Status på Organisationsbestyrelsesmøder a. Effektivisering af driftsopgaver i afdelingerne - bilag b. Effektiviseringsmuligheder - Almenbo - bilag 4. Bestyrelsens årsberetning - bilag 5. Regnskab 2017 a. Årsregnskab - bilag b. Spørgeskema bilag c. Revisionsprotokollat - bilag 6. Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager - bilag b. Meddelelser c. Status på Almenbos økonomi - bilag 7. Eventuelt. Ad 1 Godkendelse af dagsordenen Dagsorden godkendt. Ad 2 Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 6. december 2017 og bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 29. januar 2018 Referat fra bestyrelsesmøde godkendt uden bemærkninger. Referat forretningsudvalgsmøde: Bestyrelsen ønskede uddybning af bemærkning om Lundebjerggårds og Kirstinevangs utilfredshed med administrationen? Lundebjerggård føler grundlæggende, at informationsniveauet i forbindelse med eksisterende byggesager har været mangelfuldt. Det har efterfølgende vist sig, at vigtige mails ikke har været videresendt af bestyrelsesformand. Fremadrettet udsendes info til samtlige bestyrelsesmedlemmer. Afklarende møde er afholdt med Kirstinevangs repræsentantskab, hvor kritikpunkter blev gennemgået og forventninger afstemt. Der er nu ro på sagen. 506
Ad 3 Status på Organisationsbestyrelsesmøder a. Effektivisering af driftsopgaver i afdelingerne Samtlige Organisationsbestyrelser har på seneste forårsmøder fået fremlagt oplæg om mulig besparelse ved sammenlægning af rengøring på tværs af organisationer og har i forlængelse heraf godkendt, at administrationen foretager en mere tilbundsgående undersøgelse af nævnte. b. Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Tilsvarende har organisationsbestyrelserne i Kirstinvang, Munkegård, Lundebjerggård og København på forårsmøderne godkendt, at der arbejdes videre med en eventuel fremtidig fusionering. Næste trin i processen bliver et arrangement i begyndelsen af oktober, hvor de fire stiftere sammen med Almenbos bestyrelse og repræsentanter fra administrationen skal drøfte relevante forhold i relation til emnet. Repræsentant fra BL inviteres til at holde oplæg. Ad 4 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsen havde enkelte smårettelser til årsberetningen som efter godkendelse på generalforsamlingen skal publiceres på Almenbos hjemmeside. Ad 5 Regnskab 2017 a. Årsregnskab Regnskab godkendt Bemærkninger: Regnskabet viser overskud på 129.679 kr. som primært er forårsaget af større indtægt på lovmæssige gebyrer. 507
Egenkapitalen er øget fra 3.627.008 kr. til 4.035.468 kr. og der efterstræbes fremadrettet en fortløbende stigning. b. Spørgeskema Spørgeskema godkendt Ingen kommentarer c. Revisionsprotokollat Revisionspåtegningen er uden forbehold og fremhævelser og blev godkendt. Revisor gennemgik protokollatet og havde følgende bemærkninger: - Revisionen har gennemgået og vurderet administrationsorganisationens forretningsgange og de heri indarbejdede interne kontroller inden for det regnskabsmæssige område. Samtidig er der foretaget generelle itkontroller, hvilket ikke har givet anledning til bemærkninger. - Driftsbekendtgørelsens bestemmelser om bestyrelsens pligt til at sikre at administrationsorganisationen organiseres og tilrettelægges effektivt, er justeret i april 2017. Således skal bestyrelsen nu påse, at der udøves god økonomistyring, påse egenkontrol med henblik på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet og påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen. Ad 6 Orientering om virksomhedens drift A. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager Se oversigt over igangværende og kommende renoveringsprojekter i afdelingerne. B. Meddelelser Kunstnerbyen er administreret af Almenbo fra 1. maj 2018 og er således også blevet oprettet i administrationens systemer. Der er foretaget husgennemgang i afdelingen og administrationen deltager ved afdelingens 508
generalforsamling den 14. juni 2018. Almenbo skal udarbejde afdelingens budget for 2019. Persondataforordningen træder i kraft pr. 25. maj 2018 og Almenbo er godt med. Databehandleraftalerne er næsten på plads og der arbejdes på en skriftlig information til samtlige beboere, boligsøgende og ansatte. C. Status på Almenbos økonomi Budgetkontrollen viser fejlagtigt, at der på nuværende tidspunkt kun er brugt 5 % af de totale udgifter. Dette hænger sammen med manglende bogføring af løn som er forsinket grundet nyt lønsystem. Ad. 7 Evt. Ingen kommentarer Møde slut kl. 18.38 509