Aftale mellem Staben i Job og Borgerservice og Job- og Borgerservicechef Michael Maaløe 1. Indhold Styringsmodellen i Silkeborg Kommune baserer sig på gensidige aftaler mellem institutionslederne og den budgetansvarlige chef for den bevilling, institution drives under. Parterne udformer og indgår en aftale, som beskriver hvordan de politiske mål konkretiseres og udmøntes på den enkelte institution eller serviceområde. Derudover kan der fastlægges mål for institutionens arbejde, som ike direkte er afledt af bevillingsmålene. Aftalen udarbejdes på grundlag af de opnåede resultater fra foregående års aftale, det aktuelle budgetårs bevillingsaftale mellem det politiske fagudvalg og afdelingschefen, samt det aktuelle års budget. Aftalen omfatter både den økonomiske og den faglige styring, således at der skabes klarhed og balance i forventningerne til institutionens udvikling og serviceniveau, og at dette afstemmes med de økonomiske rammer, som er til rådighed for institutionen. 2. Mission og Vision Økonomi-og Erhvervsudvalget har følgende mission og vision: Mission Økonomi- og Erhvervsudvalgets mission er gennem overblik og sammenhæng at sætte rammer for drift og udvikling. Vision Økonomi- og Erhvervsudvalgets vision er at sikre et bæredygtigt fundament for Silkeborg Kommune, der understøtter service, udvikling og trivsel. I handlingerne udvises tillid, respekt og mod. Staben har følgende mission og vision Mission Vi åbner døre til nye muligheder med fokus på god service Vision Alle (borgere) føler sig godt behandlet og vurderer indsatsen som topprofessionel 1
3. Økonomi budgetforudsætninger for institutionen Driftsbudget for 2015 Beløb Korrigeret budget 32.596.000 4. Mål for Staben 2015 Bevillingens mål: Handlinger Succeskriterier Øget digitalisering Silkeborg Kommune lever op til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og følger bølgeplanen omkring obligatorisk digital service. Der er fortsat fokus på at understøtte borgernes digitale adgange. Der fokuseres på målgrupper; eksempelvis unge, ledige og ældre. Den digitale Virksomhedskommunikation styrkes. Fra 2015 sker 80 % af alle ansøgninger og anmeldelser digitalt. Fra 2015 sendes 100 % af den udgående post, der kan sendes digitalt, digitalt. Implementering af borgerens adgang til egen sag sker i Job og Borgerservice. Brugen af talegenkendelse bliver løbende forbedret i de enheder, der har implementeret løsningen, og implementeringen fortsættes. Strategi for udbredelse af adgangen til egne sager er udarbejdet og følges. Erfaringsopsamling fra 2014 danner grundlaget for evaluering af processen samt fastlæggelse af yderligere tiltag Digitaliseringsteamet laver en opsamling og evaluering af anvendelsen af Talegenkendelsen i Job og Borgerservice for 2014, som kan danne baggrund for fastlæggelse af yderligere tiltag. Digitaliseringsteamet vil i løbet af 2015 udarbejde en plan for hvordan teamet fremadrettet fortsat kan have fokus på nye digitale muligheder, samtidig med at teamet fortsat har en understøttende rolle ifm. implementeringen af nye It systemer i sektionerne. Controlling og opsamling på igangsatte projekter i 2014 Borgerne og virksomheder oplever at være i samspil med Silkeborg Kommune og oplever god Borgerinddragelse og virksomhedsdialog er en naturlig del af tilrettelæggelse af indsatser og varetagelse af 2
service opgaver. Der gennemføres tilfredshedsundersøgelser på de administrative områder med flest eksterne henvendelser. Tilfredshedsundersøgelser viser minimum 80 % tilfredshed med den oplevede service. Udvikle tilfredshedsmålingerne i samarbejde med sektionerne Udvikle strategi og koncept for øget borgerinddragelse i samarbejde med afdelingsledelsen Videreudvikling af kommunens økonomistyring Budgetopfølgningsapplikationen videreudvikles med henblik på udvidet grafisk præsentation af resultater. Implementering af nye faciliteter/moduler i økonomi og lønsystemet, herunder projekt- og processtyring. Anvendelse af FLIS-nøgletal i drift- og opfølgning. Opsamling af erfaringer med periodisering af budget og udrulning til flere enheder. Øget fokus på automatisering af økonomisk styringsinformation herunder grafisk præsentation og anvendelse af FLIS i den rapportering, der udarbejdes til politisk behandling. Styrke budgetopfølgningen gennem arbejdet med periodisering af relevante budgetposter. Understøtte sektionerne i at udvikle deres budgetstyring (effektbaseret styring, nyt IT system på arbejdsmarkedsområdet, projekter) Medvirke til budgetoverholdelse for alle s bevillinger Udvikle og effektivisere samarbejdet med sektionerne ift budgetopfølgning Organisatorisk og faglig udvikling. Udviklingen baseres på den værdibaserede/lærende organisations principper. Understøtte lederenes og medarbejdernes netværks-, innovative- og digitale kompetencer Der arbejdes med at etablere Rotationsprojekter i den kommunale organisation. Arbejdet fra 2013 videreføres med henblik på såvel kompetenceudvikling som procesunderstøttelse. I forlængelse af ESDH implementeringen arbejdes der på at optimere anvendelsen gennem etablering af integrationer til fagsystemer m.v. Der er udarbejdet en vurdering af gevinstpotentialet i de konkrete situationer. 3
Fortsat implementering af Silkeborg Kommunes nye lederudviklingskoncept. Konceptet, der er afprøvet i 2013, evalueres og implementeres efterfølgende i hele den kommunale organisation. Fortsat implementere forløbsprogrammer Igangsætte og synliggøre positive gevinster som følger af det tværgående samarbejde mellem og Sundheds- og Omsorgsafdelingen Staben vil fortsat have fokus på at udvikle staben og samarbejdet med sektionerne, bl.a. med afsæt i behovsanalysen fra 2014 Stabens egne mål Udvikle betjeningen af de politiske udvalg Staben i Job- og Borgerservice vil levere gennemarbejdede dagsordner som sikrer det bedst mulig beslutningsgrundlag for de politiske udvalg Sikre overholdelse af kommunens formelle krav til udarbejdelse af dagsordener og sagsfremstillinger til de politiske udvalg Styrke forberedelse og opfølgning i forbindelse med møder i AMU og SFU (det kan f.eks. være gennem tæt forventningsafstemning med afdelingschefen, kvalitetssikring af sagsfremstillinger, overholdelse af deadlines, hurtig og kvalificeret opfølgning på beslutninger mv.) 5. Stabens arbejde med Den Kommunale Kvalitetsmodel (KIK) Staben har gennemført den kommunale kvalitetsmodel med den spørgeramme, som ledelsen i har besluttet. Arbejdet med modellen har dannet afsæt for denne aftale mellem stabslederen og Job- og Borgerservicechefen. Spørgerammen fremgår af bilaget nedenfor. 4
Bilag Nedenstående spørgeramme bruges på konsensusseminaret, hvor staben drøfter styrker og forbedringsmuligheder. På baggrund af den bruttoliste med forbedringsmuligheder, der dannes på seminaret indgår stabslederen en aftale med afdelingschefen om hvilke mål staben skal arbejde efter det kommende år. Tema 1: Mål og handleplaner 1.1 Hvordan arbejder vi som ledelse og medarbejdere med at udvikle handleplaner på baggrund af de mål, der er sat for staben? 1.2 Hvordan sikrer vi, at handleplanerne får betydning i den enkelte medarbejders daglige arbejde? 1.3 Hvordan bidrager ledere og medarbejdere til udvikling af kommende mål? Tema 2: Arbejdsgange og ressourcer 2.1 Hvordan arbejder vi med at sikre hensigtsmæssige arbejdsgange, der understøtter stabens mål? 2.2 Hvordan arbejder vi med at vedligeholde og udvikle medarbejdernes kompetencer i forhold til stabens mål? 2.3 Hvad gør vi for at udvikle samarbejdet med borgerne og andre samarbejdspartnere ud fra de mål, der er sat for staben? Tema 3: Metoder og kvalitetsudvikling 3.1 Hvordan sikrer vi, at de metoder og tilgange vi anvender, er de, der bedst understøtter de mål, der er sat for staben? 3.2 Hvordan inddrages resultatmålinger i udviklingen af kvaliteten i de ydelser, vi leverer til brugerne? 3.3 Hvordan sikres opsamling af medarbejdernes erfaringer og ideer til forbedring og innovation? Tema 4: Målopfyldelse og resultatopfølgning 4.1 Hvordan følger vi op på de resultater, vi skaber i staben? 4.2 Hvordan vurderer vi om resultaterne er tilfredsstillende? 4.3 Hvordan bliver resultatopfølgningen til genstand for læring? 5