Koncep tfor slutbr ugerud dansls e Koncept og strategi for slutbrugeruddannelse Baggrundsnotat Kompetenceprojektets deltagere Aske Dahl Sløk (HUM) Jeppe Seirup (STUF) Nina Gøtzche Thiele (SAM) Jette Larsen (NAT) Inge Molt Ipsen (SUN) Elsebeth Beck Nielsen, projektleder (STUF)
1. Baggrund og resumé Kompetenceprojektets første leverance er at komme med forslag til strategi og koncept for oplæringen af studieadministrative medarbejdere i forbindelse med implementeringen af STADS som nyt studieadministrativt kernesystem på AU, som indeholder forslag til kursus- og manualkoncept, og herunder en afklaring om anvendelse af e-læring. Udgangspunktet er, at AU har et stort arbejde foran sig med at udarbejde kursusmateriale tilpasset AU s egne fælles standarder og fremtidige arbejdsfordeling af de studieadministrative opgaver, idet der ikke på forhånd findes et færdigt uddannelseskoncept, brugervejledninger og undervisningsmateriale til STADS. Opgaverne, som der hermed gives løsningsforslag til, er inddelt i to 1) Udarbejdelsen af kursus- og vejledningsmateriale 2) Afholdelsen af undervisningen forud for implementeringen Det foreliggende løsningsforslag er et bud på, hvordan oplæringen af medarbejdere i forbindelse med overgangen til STADS sikres. Løsningsmodeller til brugersupport, organiseringen af opfølgning i form af fx superbrugere samt den fremadrettede forankring af kompetenceudviklingen håndteres i projekterne AU-Implementering og forankring og Hovedområde implementering og forankring. Med andre ord er der tale om et forslag til udarbejdelsen af kurser og kursusmateriale i en version 1.0, men projektgruppen har forsøgt at finde frem til et koncept, som vi vurderer, er egnet til forankring og videre drift på AU. Projektgruppens forslag er grundlæggende, at: - Den bærende del i uddannelsen af slutbrugerne skal udgøres af holdundervisning, som udbydes som en række kursusmoduler, der tilsammen dækker alle de studieadministrative kerneprocesser. - Undervisningen tilrettelægges med udgangspunkt i pædagogiske principper, som er repræsenteret i Bjarne Herskins tilgang til IT-pædagogik en tilgang, som også kaldes Herskin-metoden. - Der skal anvendes en pædagogisk konsulent, som på workshops med kursusudviklere kan styre udviklingen af kursuslektioner, så de udvikles efter samme grundlæggende principper. - Der udarbejdes vejledningsmateriale som supplement til holdundervisningen, som man kan støtte sig til i den daglige udførelse af arbejdsgange, og som kan introducere nyansatte til arbejdsprocesserne i de studieadministrative systemer. Vejledningerne skal opbygges som navigationssedler et koncept, som er indeholdt i Herskinmetoden. - Projektdeltagere fra procesgrupperne, som bl.a. indbefatter daglige brugere, inddrages i kursusudviklingen. - Der skelnes mellem kursusudviklere og undervisere, således at kurserne gøres mindre personafhængige. Der kan i praksis naturligvis være personsammenfald mellem kursusudviklerne og underviserne, men opbygningen af kurserne efter et 2
grundlæggende koncept skal sikre, at kursusmaterialet kan overleveres til andre undervisere i form af lærermanualer. - Der ikke udarbejdes e-læring. 1) Model til udarbejdelsen af kursus- og vejledningsmateriale 1.1 Kursernes formål og opbygning 1.1.1 Ønsket effekt: at skabe selvhjulpne brugere Det foreslås, at den bærende del i uddannelsen af slutbrugerne skal udgøres af holdundervisning, og at tilrettelæggelsen af undervisningen skal tage udgangspunkt i Herskinmetodens pædagogiske principper, som er beskrevet i bogen Brugeruddannelse i praksis (Første kapitel af bogen kan evt. downloades her). Herskins metode lægger op til en IT-undervisning, som ikke er system- og skærmbilledorienteret, men som hele tiden fokuserer på de daglige situationer og fremtidige forretningsgange, som brugerne skal udføre ved hjælp af systemet. Dette falder i god tråd med, at overgangen til STADS som nyt kernesystem netop vil medføre ændrede arbejdsgange på det samlede AU, og at de studieadministrative medarbejdere vil have behov for en introduktion til de centrale funktioner, som vil gøre en forskel i fremtiden. Den overordnede tilgang er derudover, at de studieadministrative medarbejdere efter endt kursus ikke kan eller skal forventes at være ekspertbrugere i STADS og tilknyttede studieadministrative systemer. Formålet med undervisningen skal derimod være at skabe en platform og bibringe en kerneforståelse, som kursisterne selv er i stand til at overføre til nye situationer. Effekten af undervisningen vil således være, at Give en basisforståelse af systemets/systemernes centrale principper og vigtigste arbejdsgange Give mod til at gå videre Gøre kursisterne selvhjulpne Kurserne skal med andre ord starte en læreproces, som skal fortsætte i lang tid efter kurset. 1.1.2 Fast formel for undervisningen En styrke ved at tage udgangspunkt i et solidt defineret koncept som Herskins er, at tilrettelæggelsen af kurserne sker ud fra en redskabskasse af allerede definerede principper for, hvilke bestanddele undervisningen skal indeholde. Hver kursuslektion består grundlæggende af delelementerne: oplæg fra underviseren og hands-on-øvelser. Principperne for underviserens oplæg er, at det ikke skal indeholde huskestof i form af detaljer og gennemgang af skærmbilleder. Det er en pointe, at det overblik som underviserne ofte selv tror, at han/hun bibringer ved at gennemgå skærmbilleder, ikke opleves sådan af kursisterne. 3
Oplægget skal i stedet give overblik og forståelse ved hjælp af fx visualiserede forklaringer, på forhånd fremanalyserede pointer, overblik over procedurer og genbrugsforklaringer, der kan gå på tværs af kursusmodulerne. Under hands-on-øvelserne får brugerne adgang til at udføre arbejdsgange i et undervisningsmiljø. Hand-on-sessionen bygges på øvelsessedler og navigationssedler. Navigationssedlerne er det vejledningsmateriale, som brugerne også skal støtte sig til i dagligdagen efter kurserne. Hver navigationsseddel beskriver en arbejdsgang og fylder ca. 1 A4 side. Der er vedlagt et eksempel på en navigationsseddel som bilag (bilag 1). En fordel i forhold til en mere almindelig manuel er dels overskueligheden, dels at de samme typer af informationer er placeret de samme steder på tværs af sedlerne. Den yderste kolonne af navigationssedlen består fx af et procedureoverblik, som også bruges i holdundervisningen. 1.2 Kursusudviklingen 1.2.1 workshops ledet af pædagogisk konsulent Det opfattes af projektgruppen som afgørende, at kursusudviklingen styres af en pædagogisk konsulent, som kan sikre at kurserne udarbejdes efter de foreslåede principper. Dette med det forbehold, at alt efter hvilken konsulent, der vælges, vil han/hun naturligvis sætte sit individuelle præg på den pædagogiske tilgang. Den pædagogiske konsulent skal via workshops guide og sparre med kursusudviklerne om at udarbejde det konkrete materiale, dvs. at workshopforløbet dels klæder kursusudviklerne på i at udvikle og gennemføre undervisning iht. konceptet, dels udmønter sig i en række færdige lektioner og kursusmateriale. Et workshopforløb kan fx se således ud: 1-dags workshop med intro til indhold 3-dages workshop med indføring i koncept, konkret lektionsudvikling, uropførsel, tilpasninger En mellemliggende periode, hvor kursusudviklerne parvis laver skitser til resterende lektioner 1 dags workshop med uropførelse og feedback 1.2.2 Daglige brugere som kursusudviklere Der vil som kursusudviklere være brug for personer med kendskab til de nye arbejdsgange, der skal undervises i, og som kender brugernes dagligdag. Dette kendskab opbygges i procesprojektgrupperne, som netop skal definere arbejdsgangene. Det foreslås derfor, at der fra hver af procesgrupperne skal deltage 1-2 personer, som kan varetage udarbejdelsen af kursuslektioner og materialer 1-2 personer fra Kompetenceudviklingsprojektet og/eller Studieforvaltningen deltager for at koordinere kursusudviklingen i samarbejde med den pædagogiske konsulent, samt for at kunne overlevere undervisningskonceptet til forankring (fx hos ansvarlig enhed), når undervisningen i forbindelse med implementeringen af STADS er gennemført. 1.2.3 Distinktion mellem kursusudviklere og undervisere Ved at tilrettelægge kurserne efter de samme grundlæggende principper gøres den fremadrettede oplæring i de studieadministrative systemer mindre personafhængig. Kursusindholdet dokumenteres i et manuskript, som - sammen med en introduktion til det grundlæggende tankegods bag kursusopbygningen - vil kunne overleveres til andre undervisere. 4
Der kan naturligvis være personsammenfald mellem kursusudviklerne og underviserne, men det behøver ikke være tilfældet. Dette åbner dels for, at ressourcetrækket ikke nødvendigvis bliver på de samme personer til både kursusudviklingen og selve undervisningen forud for implementeringen kursusmoduler, som skal udbydes til mange i løbet af kort tid, vil kunne fordeles på flere undervisere at undervisningen fremadrettet ikke er baseret på enkeltpersoners egenudviklede kursusmateriale, som er vanskeligt at bruge for andre undervisere Overleveringen af kursusmaterialet fra kursusudviklere til andre undervisere vil skulle ske ved en såkaldt kaskademodel, som fx vil se således ud: Den nye underviser deltager som kursist på det undervisningsmodul, som skal overdrages Den nye underviser indføres i kursuskonceptet på fx et 2-dages kursus/workshop 1.3 Tidsmæssige og ressourcemæssige ramme 1.3.1 Antal moduler Der skal udarbejdes kurser og vejledninger for hver af de studieadministrative kerneprocesser. Indholdsmængden og antallet af lektioner inden for de enkelte studieadministrative kerneprocesser er stadig usikker og vil skulle fastlægges tydeligere i den kommende periode, i takt med at procesgrupperne definerer arbejdsgange, og at det endelige systemlandskab fastlægges. Behovet for uddannelse kan derfor ændre sig ganske meget, men projektgruppen arbejder som udgangspunkt med følgende moduler: Grundkursus i STADS Studieordninger - Studieordningsgenerator, UVA og CC Undervisningsadministration - Undervisningsadministration - Undervisningsplanlægning Prøver og eksamen - Eksamensadministration - Eksamensplanlægning - Beviser KOT-optagelse Optagelse uden om KOT SU Indberetninger og ledelsesinformation - STÅ - Ledelsesinformation EVU-administration Internationale studerende Vejlederes behov for opslag Studieguide I bilag 2 er omfanget af de enkelte kurser anslået med eksamensadministration og undervisningsadministration, som de største moduler. Der er tale om et skøn, som er fastlagt med udgangspunkt i de nuværende erfaringer med Delfi samt erfaringerne fra DPU s overgang til Delfi. 5
1.3.2 Ressourcer til ekstern pædagogisk konsulent Projektgruppen vurderer, at udarbejdelsen af kursusmateriale vil kræve 2 af de skitserede workshopforløb, svarende til 12 konsulentdage. Det sker ud fra det skøn, at der kan deltage op til 8 personer på et workshopforløb. Hvis der tages udgangspunkt i anvendelsen af en konsulent fra virksomheden Teach to Teach (Bjarne Herskins egen virksomhed) vil prisen for 2 workshopforløb være ca. 264.ooo kr. Hertil kommer at der ved overdragelse af kursusmateriale til andre undervisere vil være behov for en 2-dages workshop, som hvis ligeledes ledet af en konsulent fra Teach to Teach koster 44.000 kr., idet én konsulentdag med Teach to Teach koster 22.000 kr. Ressourcerne til ekstern konsulenthjælp ved den foreslåede model til kursusudvikling og med udgangspunkt i priser fra Teach to Teach skønnes dermed at blive i alt ca. 308.000 kr. 1.3.3 Interne ressourcer Kursusudviklerne foreslås at skulle findes inden for procesgrupperne, som består af medarbejdere fra Studieforvaltningen og hovedområderne. Hver kursusudvikler vil skulle deltage i workshopforløb på 6 dage. Som tommelfingerregel vurderes det, at det tager 1-2 dage for en person at udvikle én kursuslektion af én times varighed (inklusiv deltagelsen i workshop, hvor en del af det konkrete materiale produceres.) I oversigten over moduler i bilag 2 vurderes det, at der samlet skal produceres lektioner svarende til i alt 25 kursusdage, så det anslås, at der skal produceres materiale til 150 timer, hvilket svarer til, at det interne ressourcetræk samlet bliver 150 dage. Fordelt på anslået 12 kursusudviklere svarer det til, at hver kursusudvikler skal afsætte 12 arbejdsdage. 1.3.4 Tidshorisont for kursusudviklingen Det vurderes mest hensigtsmæssigt at påbegynde kursusudviklingen i 1. kvartal 2011. Jo bedre arbejdsgangene, som skal formidles, på forhånd er defineret, des lettere vil det være at producere kursusmaterialet. Ligeledes må der tages hensyn til, at evt. nyudviklede krav skal være leveret i et omfang, så et samlet billede af systemet kan videreformidles. 1.3.5 Fravalg af e-læring Projektgruppen har i den forgangne periode undersøgt mulighederne for at udarbejde kursusmoduler som e-læring. Ved hjælp af e-læringsprogrammer som Captivate eller UPK kan der optages guidede ture af de forskellige arbejdsgange, og der kan skabes interaktive træningssekvenser, hvor brugerne selv afprøver arbejdsgange. Det er projektgruppens opfattelse, at udarbejdelsen af kurser som e-læring kun vil kunne fungere som et supplement før og efter tilstedeværelsesundervisningen. Med indkøb af en licens til et e-læringsprogram samt dedikerede medarbejderressourcer vurderes det på den ene side ikke som en uoverkommelig opgave at lave e-læring, fx på baggrund de navigationssedler, som foreslås udarbejdet som vejledninger. Men den læringsmæssige effekt i forhold til en god holdundervisning er til at overse, og det er projektgruppens opfattelse, at de ekstra kræfter som skal lægges i at udarbejde e-læring, ikke vil kunne aflaste holdundervisningen. Kun hvis volumen af kursister havde været langt større end det er tilfældet, ville det være oplagt at erstatte holdkurser med e-læringskurser. Derfor foreslår projektgruppen, at der ikke laves e-læring. 6
2) Afholdelse af holdundervisningen 2.1 Hvem skal undervise? For at få en indikation af antallet af kursister på de enkelte moduler, er der i oversigten over moduler lavet et øjebliksbillede på baggrund af tilbagemeldinger fra hovedområderne via STADS-projektets referencegruppe. Tilbagemeldingerne indikerer, at der vil være behov for at afholde i alt ca. 100 kursusdage ved holdstørrelser på 15 personer. Igen må tallene opfattes som foreløbige, idet organisatoriske ændringer med ændringer i arbejdsgange til følge kan ændre behovet. Det er ikke en mulighed at købe undervisningskræfter i STADS sekretariatet/uni-it, idet STADS ikke er et standardsystem med et tilhørende udbud af bruger- og administratorkurser fra leverandørsiden. Der er derfor behov for en stillingtagen til ressourcetrækket til undervisere. Projektgruppen ser disse scenarier: Underviserne findes blandt medarbejdere fra Studieforvaltningen og hovedområderne, fx blandt de medarbejdere, som allerede er involveret i procesgrupperne Underviserne findes blandt medarbejdere i Studieforvaltningen Underviserne findes blandt medarbejdere på Hovedområderne Der rekrutteres undervisere ude fra, fx fra Købmandsskolen. 2.2. Tidshorisonten for undervisningen Afholdelsen af kurserne vil ideelt set skulle ske, så tæt på overgangen til STADS som muligt, dvs. at kurserne planlægges afholdt i august, september og indtil medio oktober 2011. 2.3. Kursuslogistik og kursusadministration Selve den logistiske opgave med at sikre egnede undervisningslokaler samt den konkrete opgave med at udbyde og håndtere tilmeldinger til kurserne har projektgruppen foreløbigt ingen estimater på. Det opfattes som en opgave, der bedst kan konkretiseres senere i forløbet, når antallet af moduler samt antallet af kursister er nærmere fastlagt. 3) Opsummering: For at projektgruppen kan fortsætte den videre planlægning af slutbrugeruddannelsen ønskes en stillingtagen til: 1) Om udviklingen af kurser skal se iht. til den skitserede model, herunder: at der tages udgangspunkt i Herskins IT-pædagogiske principper at kursusudviklerne findes blandt procesgrupperne at der anvendes en IT-pædagogisk ekstern konsulent i et omfang som skitseret at der ikke udarbejdes e-læring 2) Om medarbejderressourcerne til at varetage selve undervisningen skal findes decentralt og/eller centralt. Bilag Bilag 1: Eksempel på Navigationsseddel udarbejdet af KMD Bilag 2: Oversigt over kursusmoduler og volumen 7