Indhold Sende en E-mail... 1 Modtager... 2 CC-felter... 2 BCC-Feltet... 2 Emnefeltet... 2 Indhold... 2 Behandle modtagne E-mail... 3 Besvar... 3 Svar til alle... 3 Videresend... 3 Vedhæftede filer... 4 Kontaktpersoner... 5 Føj til kontaktpersoner... 5 Opgave... 6 Opgave - aflevering... 7 Januar 2014
Sende en E-mail Når du sender en e-mail skal du angive hvem e-mailen er til og, som minimum, emne og indhold: Modtager Du angiver din modtager med en gyldig e-mail adresse. Du har mulighed for at angive flere modtagere. CC-felter I CC-feltet angiver du den, du ønsker at orientere om e-mailen. CC er en forkortelse af Carbon Copy. Som tommelfingerregel skal du ikke forvente at en CC-modtager giver svar på e- mailen ønsker du svar fra en kollega bør du sætte hende i Til-feltet. BCC-Feltet BCC-feltet anvendes til at angive en eller flere modtagere, som øvrige modtagere af din e-mail ikke får at vide, hvem er. Heller ikke andre BCC-modtagere. BCC er en forkortelse for Blind Carbon Copy altså: Blind kopi. Emnefeltet Indholdet i emnefeltet er det første, modtagere af din e-mail læser. Indholdet vises i modtagerens Indbakke allerede før e-mailen åbnes. Derfor skal du bruge emnefeltet til den kortest mulige og mest præcise beskrivelse af e-mailens budskab. Åbn aldrig en e-mail hvor emnefeltet ikke er angivet. Indhold Indholdsruden rummer e-mailens indhold. Afhængigt af postformatet (ren tekst, formateret tekst eller web-format) kan du formatere indholdet og eventuelt indsætte billeder og baggrundsfarve. Forudsætningen for at din modtager kan se resultatet af Side 2
dit arbejde er imidlertid, at modtageren åbner e-mailen i et tilsvarende format og det har du ingen garanti for. Behandle modtagne E-mail Når du modtager en e-mail er der tre muligheder: o Besvar o Svar til alle o Videresend Besvar Ved besvar åbnes e-mailen med den/de adresser der står i Til-feltet og der er muligt at tilføje et svar, kommentar til e-mailen. Svar til alle Som ved besvar, med med den forskel at alle modtagere af e-mailen får svaret. Videresend Ved videresend skal Til-feltet og eventuelt også CC-feltet udfyldes. Der er også muligt at tilføje en tekst/kommentar til vidersendelsen Side 3
Vedhæftede filer Du har måske brug for at sende et mødereferat, en rapportering eller et billede til en kunde? For at spare tid, penge og ulejlighed sender du det elektronisk som vedhæftet fil til en e-mail. Du kan indsætte ubegrænset antal og arter af filer med din e-mail. Dog skal du være opmærksom på at: jo større den samlede filstørrelse er, jo længere er overførselstiden for e-mailen din postserver eller modtagerens kan have begrænsninger i hvor mange kb der kan sendes/modtages sikkerhedssystemer kan blokere for visse filtyper: programfiler, internetgenveje eller password-beskyttede zip-filer der ikke kan åbnes for virus-tjek. Side 4
Kontaktpersoner I virksomhedens kundekontakt og i andre sammenhænge, er det en fordel, at du har alle kontaktpersoner listet op samme sted. Du kan vedligeholde lister med navne og tilhørende e-mailadresser, telefonnumre, postadresser og måske også supplerende informationer Hvis du har en mobiltelefon, der kan synkronisere dine e-mail med Outlook, kan du ofte også synkronisere dine kontaktpersoner, så det vil være ligegyldigt, om du har oprettet personen via din mobiltelefon eller din Outlook på computeren. Vi vil her koncentrere os om, at oprette og vedligeholde, samt bruge kontaktpersoner via Outlook på computeren. For at se dine kontaktpersoner og arbejde med disse, skal du vælge kontaktpersoner i din navigationsrude. Føj til kontaktpersoner De fleste e-mailprogrammer har det således, at når du modtager en e-mail, så kan du føje e-mil-adressen til dine kontaktpersoner. Ved at gøre dette er du sikker på at e-mail-adresse er rigtig. Sådan gør du: (kan være forskellig fra program til program) 1. Åbn den e-email du vil hente adressen fra. 2. Klik/højre klik på adresse 3. Se efter Føj til kontaktpersoner Side 5
Opgave Opret kontaktpersoner Opret o Ellen Larsen o Sofievej 61, 9000 Aalborg o Telefon 96 33 23 41 o E-mail elar@amunordjylland.dk Du kan finde oplysningerne til de andre kontakter på www.amunordjylland.dk Opret din kontaktlærer som kontaktperson o Fulde navn Opret Skolepraktikvejleder som kontaktperson (Praktikpladskonsulent) o Navn: Aage Brøndum Opret din dansklærer Karin Sundtoft o Fulde navn Opret din matematiklærer Niels Gram Gellert o Fulde navn Side 6
Opgave - aflevering Send en mail Send en e-mail Til: Cc: Emne: Ellen Larsen Til dig selv Dit holdnummer Indhold: Dit holdnummer Dit fulde navn Dit brugernavn Navnet på din kontaktlærer Side 7