Referat for: Herning Søndre Provstiudvalg PU møde 10. oktober 2017. Kl. 15.30 Mødested: Provstikontoret, Gl. Kirkevej 33, Herning Mødepunkt 1 Hedeager / lån i 5% midlerne Sag: Ekstra bevilling 2017 (890) Godkendt lån kr. 40.000,-. Hedeager / lån i 5% midlerne 2017.09.13 Hedeager sogne menighedsråd ansøger om bevilling af et lån på kr. 40.000,- i 5% midlerne. Menighedsrådet har på budget 2018 fået bevilget beløbet til anskaffelse af skabe til konfirmandmaterialer, men ønsker skabene indkøbt og monteret før konfirmandopstart i uge 43. 2 Gjellerup / Borebiller Sag: Ekstra bevilling 2017 (890) Egne frie midler. Gjellerup / Borebiller 2017.09.29 Gjellerup menighedsråd ansøger, i henhold til svarbrev i forbindelse med provstesynet i marts, om en ekstra bevilling på kr. 49.875,- til dækning af udgifterne til bekæmpelse af borebilleangreb i tagrum på Gjellerup kirke. 3 Kontraktoplæg vedrørende Herning Kirkehus Sag: Herning kirkehusbyggeri (596) - Herning Sogn Kontraktoplæg vedrørende Herning Kirkehus 2017.10.02 Herning sogns menighedsråd fremsender kontraktoplægget fra Friis & Moltke. Oplægget definerer endnu ikke en deling mellem Arkitec og Friis & Moltke. Anlægsprojektet er indeksreguleret fra 18,5 mio. til 21 mio. + moms! (kr. 26.250.000) med udgangspunkt i at opgavens omfang er det samme som for 6-7 år siden. Honorar for totalrådgivning kr. 2.185.000 + moms kr. 546.250 = kr. 2.731.250 Økonomisk ramme på 18,4 mio. + indeksregulering fra 2015 inkl. moms gældende for byggeriet. Svarer til ca. 19 mio. Beskrivelse af afsætningsvejen mellem kirken og kirkehuset inkl. økonomien. Redegørelse for parkeringsforhold eventuelt P- fond. Hvem har menighedsrådet som bygherrerådgiver? Rådgivningsaftalen skal tilrettes Dorthe Pinnerups bemærkninger og genindsendes. Bemærkninger fra Herning sogns menighedsråd: Skitseprojekt - facadebearbejdning er betalt med kr. 110.000,- så det er ikke medregnet i Referat,10-10-2017 Side: 1
kontraktoplægget. Ombygning af eksisterende kirkehus skal være indeholdt - der står i 2.1 at det er en let ombygning. Omprojekteringsklausul? (Provstiudvalget har i marts 2015 fastsat en samlet ramme for hele projektet (nybyggeri og renovering af bestående) på kr. 18.400.000 inkl. moms). 4 Vandtårnet i Sct. Johannes Kirken Sag: Sct. Johannes Kirke - vedr. Vandtanken (Herning Vand). (961) - Sankt Johannes Sogn Poul Bech orienterede fra mødet den 25. september. Nyt møde afholdes torsdag den 12. oktober. Punktet på igen til PU-mødet 7. november 2017. Vandtårnet i Sct. Johannes Kirken 2017.09.08. Herning Vand oplyser at de for 3 måneder siden er stoppet med at bruge vandtårnet til at opretholde et passende vandtryk i ledningsnettet for drikkevand i Herning. Trykket reguleres nu via frekvensstyrede pumper. Herning Vand ønsker at overdrage vandtanken til Kirken. 2017.09.18 Aftalt møde mellem Herning Vand, Finn Balle og Poul Bech mandag den 25. september 2017 kl. 9.00 ved Sct. Johannes kirke. 2017.09.18 Sendt orienteringsbrev til Sct. Johannes sogns menighedsråd. 5 Endeligt PUK budget 2018 Sag: PUK 2018 (889) Godkendt endeligt PUK budget 2018 med stempel. Endeligt PUK budget 2018 Endeligt PUK årsbudget 2018. Stempel: CVR 21222542, Budget 2018, Endelig budget afleveret d. 14-09-2017 15:36 Der er ikke foretaget rettelser i endeligt årsbudget for PUK 2018 i forhold til det vedtagne foreløbige budget på PU mødet 7. september 2017. 6 Revisionsprotokol vedrørende PUK årsregnskab 2016 Sag: PUK 2016 (759) Provstiudvalget har ingen bemærkninger. FKG vedtægt påføres Kirke til kirke vedtægt påføres. Revisionsprotokol vedrørende PUK årsregnskab 2016 Referat,10-10-2017 Side: 2
Revisionsprotokol - PUK årsregnskab 2016. Behandling af revisionsprotokollen. Samarbejder. 5% bevillinger PUK årsregnskabet for 2016 - svar på udkast til revisionsprotokollatet 7 Kvartalsrapport PUK 2017 3. kvartal Sag: PUK 2017 (851) Godkendt Kvartalsrapport PUK 2017 3. kvartal Kvartalsrapport PUK 2017 3. kvartal. 8 Takstblad for 2018 + følgebrev Sag: Takster 2018 (964) Takstblad for 2018 + følgebrev 2017.10.02 Takstblad + følgebrev til takstblad for 2018 9 Udtalelse fra kirkegårdskonsulent Mogens B. Andersen vedr.: Arnborg Kirkegård- Udviklingsplan Sag: Arnborg kirkegård - omlægning af gravsteder - udviklingsplan (850) - Arnborg Sogn Takstblad + følgebrev med afsnit om lapidarier godkendt. Opfordre kirkeværge og graver til at sætte sig grundigt ind i takstbladet. 1. etape er godkendt på budget 2018. Når/hvis 2. etape ønskes etableret skal Arnborg menighedsråd indsende ny ansøgning. Udtalelse fra kirkegårdskonsulent Mogens B. Andersen vedr.: Arnborg Kirkegård- Udviklingsplan 2017.09.27 Udtalelse fra kirkegårdskonsulent Mogens B. Andersen vedr. udviklingsplan for Arnborg Kirkegård. Kirkegårdskonsulenten anbefaler, at udviklingsplanen godkendes. PU møde 22. august 2017(22-08-2017) 10 Korrespondance vedr.: Folkekirkens Familiestøtte - vedr. den videre procedure Sag: Folkekirkens Familiestøtte (926) Asger arbejder videre med sagen. Punktet på igen på PU-mødet den 7. november 2017. Korrespondance vedr.: Folkekirkens Familiestøtte - vedr. den videre procedure Vedr. den videre proces. Referat,10-10-2017 Side: 3
11 Vedrørende lokale provstimøder Sag: Folkekirkens Skoletjeneste - Viborg Stift - FSVS (503) Provstiudvalget orienteret. Vedrørende lokale provstimøder 2017.09.11 Tine Boel og Charlotte Hansen fra Folkekirkens Skoletjeneste i Viborg Stift tilbyder at komme ud og fortælle om deres materiale på lokale provstimøder og præstemøder i 2018. 12 Herning revisionsprotokol Herning revisionsprotokol Herning revisionsprotokol. Regnskab for Herning Kirkes Drengekor - bilag vedr. Den Jyske Sangskole! Videresendelse af indsamlinger skal ske indenfor 14 dage. Regnskab for samarbejder. Risiko ved placering af likvider i værdipapirer. 13 Gullestrup revisionsprotokol Gullestrup revisionsprotokol Gullestrup revisionsprotokol. Gullestrup menighedsråd har godkendt regnskab 2016. Bemærkninger er taget til efterretning. Attestering af bilag. Fakturaer skal udstedes til kirken. 14 Sct. Johannes revisionsprotokol Sct. Johannes revisionsprotokol Sct. Johannes revisionsprotokol. Referat,10-10-2017 Side: 4
Samarbejder (oplyse hvilke samarbejder) Fakturaer skal udstedes til kirken 15 Hedeager revisionsprotokol Hedeager revisionsprotokol Hedeager revisionsprotokol. Negative frie midler Bedre økonomistyring - fokus på overholdelse af budget 16 Fredens revisionsprotokol Fredens revisionsprotokol Fredens revisionsprotokol 2 underskrifter på indsamlinger. 17 Herning kirkegårde revisionsprotokol Herning kirkegårde revisionsprotokol Herning Kirkegårde. Overskud. Bedre budgetlægning. 18 Gjellerup revisionsprotokol Gjellerup revisionsprotokol Gjellerup revisionsprotokol. Overskud. Referat,10-10-2017 Side: 5
Anbefaler uddybende forklaringer til regnskabet. 19 Rind-Kollund revisionsprotokol Rind-Kollund revisionsprotokol Rind-Kollund revisionsprotokol. Rind-Kollund menighedsråd har godkendt regnskab 2016. Bemærkninger er taget til efterretning. Udlån af off. midler i forbindelse med betaling af forbrugsafgifter vedr. præsteboligen. Biregnskab for kordegnesamarbejdet skal også omfatte Kølkær. 20 Kølkær revisionsprotokol Kølkær revisionsprotokol Kølkær revisionsprotokol. Ingen 21 Arnborg revisionsprotokol Arnborg revisionsprotokol Arnborg revisionsprotokol. Samarbejder - (oplyse hvilke og hvor regnskab findes) 22 Fasterholt revisionsprotokol Fasterholt revisionsprotokol Fasterholt revisioneprotokol Referat,10-10-2017 Side: 6
Samarbejder - (oplyse hvilke og hvor regnskab findes) Aktuelt takstblad anvendes nu. 23 Assing revisionsprotokol Assing revisionsprotokol Assing revisionsprotokol. Assing menighedsråd har godkendt regnskab 2016. Regnskab for samarbejder. 24 Sdr. Felding revisionsprotokol Sdr. Felding revisionsprotokol Sdr. Felding revisionsprotokol. revisionsprotokollen bliver tilrettet i arbejdsprocedurer fremover, og at fejlene og manglerne vedrørende regnskab/bogføring bringes i orden, inden det nye regnskabsår påbegyndes Bedre økonomistyring og overholdelse af budget. Utilstrækkelig styring af finansiering af sognehusprojektet. Underskud på byggeregnskab for sognehus mgl. PU tilladelse. Kollektregnskab. Opdaterings af regnskabsinstruks. Regnskab for samarbejder. Tilgodehavende beløb vandafg. præsteboligen. Honorar ekstern regnskabsfører. 25 Skarrild revisionsprotokol Skarrild revisionsprotokol Skarrild revisionsprotokol. Skarrild menighedsråd har godkendt regnskab 2016. Samarbejder (oplyse hvilke samarbejder og hvor regnskab findes. Referat,10-10-2017 Side: 7
26 Karstoft revisionsprotokol Karstoft revisionsprotokol Karstoft revisionsprotokol. Samarbejder (oplyse hvilke samarbejder og hvor regnskab findes) 27 Ilderhede revisionsprotokol Ilderhede revisionsprotokol Ilderhede revisionsprotokol. Regnskabsinstruks skal udarbejdes mere detaljeret. 28 Eventuelt Referat,10-10-2017 Side: 8
Orientering 29 Høring af Herning Kommunes forslag til lokalplan og kommuneplantillæg - Holing Sø Sag: Gullestrup menighedsråd (550) - Gullestrup Sogn Provstiudvalget orienteret Høring af Herning Kommunes forslag til lokalplan og kommuneplantillæg - Holing Sø 2017.09.08 Stiftet vurdering: Kommunen er opmærksom på, at der inden for kirkebyggelinjen ikke må opføres bygninger højere end 8,5 m. Kommuneplantillægget er udarbejdet for at bringe lokalplanen i overensstemmelse med kommuneplanen. Jeg vurderer ikke umiddelbart, at planforslagene har en negativ, væsentlig indvirkning på Gullestrup kirkes placering i landskabet. - frist senest 10. oktober - PU-møde også 10. oktober!! 30 Orienteringspunkter vedr. HR-arbejdet i Herning Nordre og Herning Søndre Provstier Sag: HR-konsulent Kirsten Lund (469) Provstiudvalget orienteret Orienteringspunkter vedr. HR-arbejdet i Herning Nordre og Herning Søndre Provstier Orientering om arbejdet. 31 Orienteringspunkt til PU-møder ( Skoletjenesten) Sag: Provstiudvalget (471) Provstiudvalget orienteret. Orienteringspunkt til PU-møder ( Skoletjenesten) Afbud fra Jens Martin Christensen. Referat godkendt: Kirsten Thyssen, Asger Grove Korsholm, Ejvind Dahl, Alex Dahl Nielsen, Anne Marie S. Nørgaard, Jørgen Andersen, Poul Bech, Erik Nielsen. Referat,10-10-2017 Side: 9