Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. 7. juni 2017 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang onsdag den 3. maj 2017 kl. 17.00 i Fælleshuset, afdeling Egebjerg Deltagere Afbud Udeblevet Fra bestyrelsen Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Heidi Kjærbye, Laila Arlofelt, Berit Ryberg, Tom Møller og Paul Nielsen samt suppleant Jan Nielsen Fra repræsentantskabet Mitta Samuelsen Fra administrationen Lisbet Schaltz og Lene Terpe (referent) Irene Jørgensen og Bart Gelert Michael Larsen, Jesper Smidt og Bjarne Rasmussen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 22. marts 2017 3. Optagelse af lån i perioden 22. marts 3. maj 2017 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Kirstinelund b. Afdeling Kornvænget c. Afdeling Egebjerghaven d. Afdeling Børneinstitutionen e. Boligorganisationen Kirstinevang f. Sideaktiviteter g. Spørgeskema h. Revisionsprotokollat 6. Budget 2018 - Orientering om administrationsbidraget for 2018 7. Behandling af indkomne forslag 8. Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Marie-Louise Scharling) Valg af suppleant for boligforeningens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Tina Jensen) b. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 569
9. Valg af revisor 10. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 11. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag tirsdag 24. oktober 2017 12. Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Lars Andersen blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 Godkendelse af referat fra det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. marts 2017 Bestyrelsen ønskede Punkt 10c (afdeling Kirstinelund) omformuleret således: Projektet med hegnsopsætning omkring institutionen var igangsat uden bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen havde rykket for tegninger, men disse var endnu ikke modtaget. Administrationen oplyste, at placering af det nye hegn trådhegn foran institutionen blev ved en fejl ikke godkendt af organisationsbestyrelsen. Det blev aftalt, at der skulle sendes en tegning frem til bestyrelsens godkendelse, desværre var hegnet ordret af entreprenøren og blev opsat inden tegning og godkendelse forelå. Herefter blev referatet godkendt. ad 3 Optagne lån i perioden 22. marts 3. maj 2017 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formanden aflagde følgende beretning: Jeg vil igen i år ikke lade være med at komme ind på de flotte regnskaber, som boligafdelingerne er kommet ud med. To afdelinger har et mere eller mindre stort overskud, hvilket er rigtig flot og en afdeling har et underskud. Dette er flot - særdeles set i lyset af de udfordringer i forbindelse med vedligeholdelse, som afdelingerne har. Jeg ved, at Lisbet vil sige mere om regnskaberne. Bestyrelsen i Kirstinevang har arbejdet med at få vores ejendomskontorer sammenlagt og sat det i gang pr. 1. januar 2017. Jeg kan sige, at vi kun har modtaget positive tilkendegivelser omkring sammenlægningen. Formandskabet for alle tre afdelinger holder løbende møde med Johnny ejendomsmesteren, for at kunne tage evt. kritik op inden det bliver for stort. 570
Vi har haft en forespørgsel på forhøjelse af råderetsbeløbet fra en lejer, som ikke har været tilfreds med vores afslag, beboeren fik dog også afslag i boligklagenævnet. Der har været noget arbejde omkring børneinstitutionens renovering, hvor vi har haft nogle praktiske ting til drøftelse i boligselskabet. Vi har også afholdt afskedsreception for Allan Fabritius, der gik på pension pr. 1. januar. Jeg ved, at Allan havde en dejlig dag med mange gæster. Vi har også arbejdet med nogle få ændringer i vores vedtægter. Ellers så har der i årets løb været gang i den ude i de enkelte afdelinger med masser af opgaver, der skulle tages stilling til, og vi er helt sikre på, at vi også har det i fremtiden. Ellers vil jeg takke alle ansatte og administrationen for det forløbne år, og ser frem til et godt samarbejde med jer alle i året som kommer. Sluttelig vil jeg håbe at vi bliver mange fra Kirstinevang på boligdagene i november i Århus. Jeg er helt sikker på, at det bliver nogle spændende dage. Der var følgende kommentarer til beretningen: Beretningen blev herefter godkendt. ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Kirstinelund Afdelingen har i 2016 et overskud på 360.789 kr., der skyldes mindre variable udgifter. Pr. 1. januar 2016 blev afdelingens leje forhøjet med 0,8% til en gennemsnitsleje på 795 kr. pr. m 2 årligt inkl. forbedringslejeforhøjelser for familieboliger og på 1.024 kr. pr. m 2 årligt for ældre- og handicapegnede boliger. Der blev spurgt hvad teksten kapitalindskud vedrørende note 16 konto 301 betød. Administrationen forklarede, at kapitaltilskud er det tilskud, der blev ydet til mindrebemidlede familier ved indflytning efter opførelse af ejendommen. Der blev spurgt vedrørende note 8, konto 118 særlige aktiviteter hvorfor beløbet til sæbe var steget så meget i forhold til budgettallet og administrationen blev bedt om at udarbejde en opgørelse over sæbeforbruget fra tidligere år. Til referat kan oplyses, at sæbeforbrug udgjorde 91 t.kr. i 2015 budgetteret til 80 t.kr. Sæbeforbrug 2016: 100 t.kr. budgetteret til 50 t.kr. Budgettallet for 2016 blev ikke afstemt med faktisk forbrug. Der blev spurgt hvad beløbet vedrørende note 34, konto 421 skyldige omkostninger dækkede. Administrationen svarede, at beløbet var fakturaer, der pr. 31.12.2016 endnu ikke havde forfaldsdato. Afdeling Kirstinelunds regnskab for 2016 blev godkendt. 571
b. Afdeling Kornvænget Pr. 1. januar 2016 blev afdelingens leje ikke forhøjet, men fastholdt med gennemsnitslejen 874 kr. pr. m 2 årligt. Afdeling Kornvængets regnskab for 2016 blev godkendt. c. Afdeling Egebjerghaven Afdelingen har i 2016 et overskud på 235.691 kr., der skyldes ikke anvendte beløb til afskrivning og dækning af underskud. Disse saldi blev afviklet med regnskabsoverskud i 2016. Pr. 1. januar 2016 blev afdelingens leje forhøjet med 1,9% til en gennemsnitsleje på 983 kr. pr. m 2 årligt. Afdeling Egebjerghavens regnskab for 2016 blev godkendt. d. Afdeling Børneinstitutionen Afdelingen har i 2016 et underskud på 23.777 kr., der skyldes renteudgifter samt en korrektion til tidligere pr. Pr. 1. januar 2016 blev afdelingens leje forhøjet med 13,5% til en gennemsnitsleje på 1.111 kr. pr. m 2 årligt. Den markante lejeforhøjelse skyldes lejers (Ballerup Kommune) ønske om en sammenbygning af institutionens tre bygninger. Der blev spurgt om beløbet vedrørende note 3, konto 109 dagrenovation. Til referat kan oplyses, at Børneinstitutionens tømning/afhentning af affald foretages af Ballerup Kommune. Beløbet der fremgår af regnskabet er det lovpligtige gebyr for erhvervsaffald. Der blev spurgt om beløbet vedrørende note 5, konto 114 renholdelse. Administrationen svarede, at beløbet skyldes en omfordeling af mandskab, hvor lønudgift til gartnere er indeholdt. Der blev spurgt, hvorfor beløbet for budget 2017 vedrørende note 6, konto 115 almindelig vedligeholdelse, er meget mindre end regnskab 2016. Administrationen svarede, at denne post er et budgettal, som er godkendt i 2016 og derfor ikke kan ændres. Afdeling Børneinstitutionens regnskab for 2016 blev godkendt. e. Boligorganisationen Kirstinevang Boligorganisationen har i 2016 et overskud på 147.881 kr., der overføres til boligorganisationens arbejdskapital. Overskuddet fremkommer ved en større nettorente end budgetteret. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen, der herefter udgør 1.286.909 kr. pr. 31.12.2016. Egenkapitalen udgør 12.212.973 kr. pr. 31.12.2016. Boligorganisationen Kirstinevangs regnskab for 2016 blev godkendt. f. Sideaktiviteter Regnskabet blev godkendt. 572
g. Spørgeskema Spørgeskemaet blev godkendt. h. Revisionsprotokol Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 Budget 2018 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2018 udgør 3.695 inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2018 på efterårsmødet. ad 7 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 8 Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Marie-Louise Scharling) Marie-Louise Scharling blev genvalgt. b. Valg af suppleant for boligforeningens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Tina Jensen) Tina Jensen blev genvalgt. c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen Der blev ikke valgt en kandidat fra Kirstinevangs bestyrelse. Der vil blive stem på en anden person fra en anden boligorganisation administreret af Almenbo. d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Valgkort blev udleveret til bestyrelsesformanden. ad 10 Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 11 Meddelelser a. Fra Formanden Formanden oplyste, at de er i dialog med Almenbo omkring nogle uenigheder, herunder at bestyrelserne mener, at Almenbo til tider ikke leverer relevante oplysninger. Det blev herunder nævnt, at afdelingsbestyrelsen i Kirstinelund ikke var orienteret om placering af hegn ved børneinstitutionen samt ikke havde fået oplyst, hvornår hegnet skulle opsættes. Endvidere havde bestyrelsen bedt om et møde med en anlægsgartner vedrørende forpladsen ved institutionen, men havde - trods flere rykkere - intet hørt fra administrationen. Administrationen svarede, at de ikke havde kendskab til tidspunktet for hegnsopsætningen og at planerne for forpladsen skal drøftes med Ballerup Kommune. 573
Endvidere var afdelingsbestyrelsen i Kirstinelund ikke orienteret om, at gavllejlighederne i de gule blokke ikke længere får reduktion i varmeprisen for udsat beliggenhed. Bestyrelsen mente, at reduktionen skulle have været nedsat i stedet for fjernet. Det blev endvidere nævnt, at en beboer havde oplyst, at reduktionen også var fjernet fra dennes gavllejlighed i de hvide blokke. Administrationen oplyser efter undersøgelse - at dette er ikke korrekt. Dette lejemål og øvrige gavllejligheders reduktion er ikke berørt. Det er kun gavllejlighederne i de gule blokke. Der blev spurgt om parkeringspladserne er private, hvilket administrationen oplyste ikke er tilfældet, men administrationen er i gang med at undersøge, om der kan opsættes skilte med privat parkering. b. Administrationen Administrationen oplyste, at der er en underfinansiering på 183.039 kr. på byggeregnskabet vedrørende institutionen. Administrationen afventer referat af styringsdialogmødet den 21. marts 2017 med Ballerup Kommune. Der er bestyrelsesmøde i Fællesskabet den 18. maj 2017. Ejerforeningen afholder generalforsamling den 22. maj 2017. c. Afdelingerne Afdeling Kirstinelund Formanden orienterede om, at Fællesskabets samarbejdsudvalg er blevet nedlagt og bestyrelsen skal overtage samarbejdsudvalgets opgaver. Afdelingsbestyrelsen spurgte, om projektet i børneinstitutionen var afsluttet den 1. april som planlagt. Rådgiveren har oplyst, at de indvendige arbejder endnu pågår og at der endnu er nogle opretningsarbejder udvendig; bl.a. opretning af flise- og græsarealer. Afdeling Kornvænget Formanden oplyste, at der afholdes møde omkring en eventuel sammenlægning af afdeling Kornvænget og afdeling Kirstinevang den 13. juni 2017. Afdeling Egebjerghaven Parkeringspladsen ved Netto flyttes på grund af nybyggeri på arealet. Arbejdet har været projekteret i lang tid og indsigelsesfristen er overskredet. YouSee har hævet priserne gevaldigt og afdelingsbestyrelsen ønsker derfor et møde med administrationen for at høre om andre muligheder for internet og tv-udbyder. d. Medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten havde intet at berette. e. Kommunens repræsentant Var ikke til stede på mødet. 574
ad 11 Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev aftalt til mandag den 23. oktober kl. 17.00. Mødested besluttes efterfølgende. ad 12 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 19.10. Digitalt underskrevet af: Formand og dirigent Lars Andersen Referent Lene Terpe 575