Kompetenceudvikling og jobrotation - få brikkerne på plads

Kompetenceudvikling og jobrotation - få brikkerne på plads

Historier fra virkelighedens verden om jobrotation og kompetenceudvikling

Introduktion 5 Forord 6 Få brikkerne på plads: Kunsten at skabe resultater Samfundsgevinster 10 Flere i arbejde: Fra et selvværd i gulvhøjde til fast arbejde 12 Etnisk integration: Fik du sagt det, du ville? 14 Modvirk flaskehalse: To problemer én løsning 16 Forebyggelse: Hvad er patientens dilemma? Virksomhedsgevinster 20 IT-udvikling: Kunsten at gøre kaos til udvikling 22 Bedre kvalitet og service: En portion mere, tak 24 Tiltræk og fasthold medarbejdere: En win-win-win-win situation 26 Større arbejdsglæde: Vi kan og vil meget mere 28 Plads til nytænkning: Hør mig, se mig jeg er til Sådan gør man: Fase til fase 32 Før du går i gang: Planlægningsfasen 33 Organiseringsfasen 36 Gennemførelsesfasen 37 Afslutning 38 Links & litteratur Redaktion Kirsten From, Sten Emborg, Ove Knudsen Koncept og tekst Jakob Groes Design Thuemoes Design Tegninger Otto Dickmeiss Foto Søren Hartvig ISBN 87-989188-2-6

Jobrotation afvikles i et netværk af aktører. Projektorganisationen for det enkelte projekt tilpasses projektets størrelse og organisatoriske kompleksitet se nærmere beskrivelse under metodevinkler. Jobrotationsnetværk i Københavns Amt Eksterne samarbejdspartnere Fagforeninger Arbejdsformidlingen Uddannelsessteder VUS Kontakt Koordinatorer Jørgen Søkilde, seminarierne Heidi Fjordvald, sygehusene Anette Nielson, sygehusene Per Thejls, SoSu Skolen Central jobrotations enhed: Arbejdsmarkedskontoret Ove Knudsen Sten Emborg Inge Tranemose Interne samarbejdspartnere Medarbejdere / ledelse Institutioner Forvaltninger Sygehuse Afdelinger

Introduktion Dette hæfte giver et indblik i noget unikt. Artiklerne fortæller om en pionérindsats, en succes såvel for samfundsøkonomien som for mange af amtets arbejdspladser, ansatte, borgere og ledige. Jobrotation et colombusæg Arbejdsmarkedskontoret har siden 1996 været Københavns Amts sekretariat for jobrotation og kompetenceudvikling. En permanent projektorganisation. Jobrotation er en virkningsfuld enkel kombination af efteruddannelse af de fastansatte og socialt ansvar overfor ledige borgere. Det unikke ved kontorets indsats kan sammenfattes i fire overskrifter: Resultater: Arbejdsmarkedskontoret har fastholdt et højt aktivitetsniveau, mens andre under de senere års gode konjunkturer har skruet ned for jobrotationen. Hvert år er 400-1200 af amtets medarbejdere blevet fagligt efteruddannet. 200-300 ledige er desuden årligt kommet i jobtræning med gode udsigter for en fast tilknytning til arbejdsmarkedet. Dynamik: En forklaring på Arbejdsmarkedskontorets usædvanlige drive er bl.a. en særlig konstruktion: Kontoret har selv kunnet beholde pengene fra overskudsgivende projekter og anvende dem til at igangsætte nye, ofte mere risikobetonede løsninger. Ofte pilotprojekter, som senere har dannet grundlag for større pakkeløsninger. Konstruktionen har vist sig at indeholde stærke incitamenter, der har motiveret kontoret til at udvikle en sjældent opsøgende, kundeorienteret og nytænkende arbejdsform. Kritisk masse: Arbejdsmarkedskontoret har opsamlet erfaring fra mange projekter, og denne kontinuitet fra projekt til projekt kan næppe overvurderes. Ingen enkelt arbejdsplads har samme erfaring og kompetencer. I særlig grad gælder dette evnen med at bringe faggrupper sammen på tværs af arbejdspladser samt overføre løsninger fra én faggruppe til en anden. Det er der brug for. Økonomisk effektivitet: Amtet har årligt bevilget ca. en million kroner i driftsmidler til Arbejdsmarkedskontoret. De penge har kontoret fået til at yngle gennem en professionel udnyttelse af bl.a. statslige støtteordninger og EU-fondsmidler, så amtets virksomheder har fået skræddersyede kursustilbud for det tidobbelte beløb. Hertil kommer værdien af de mange vikarer i jobtræning. Både kurser og vikarer har været udgiftsneutrale for arbejdspladserne. Når Københavns Amt fra 2007 overgår til Region Hovedstaden, ophører også Arbejdsmarkedskontorets virke, men erfaringerne bringer vi med os. God læselyst. Joost Nielsen Afdelingschef i Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen

6 Introduktion Få brikkerne på plads. På basis af en beskeden driftsbevilling er næsten 1.000 personer årligt blevet efteruddannet og jobtrænet via Arbejdsmarkedskontoret. Kritisk masse og incitamenter har udløst en forbløffende effektivitet og dynamik. Kunsten at skabe resultater Historien om jobrotation i Københavns Amt formidlet gennem et lille sekretariat under Arbejdsmarkedskontoret kan fortælles med nogle få nøgletal. I sine knap ti års levetid som en permanent projektorganisation har sekretariatet modtaget omkring en million kroner årligt til driften, og de penge har ynglet i en sådan grad, at amtet har fået efteruddannelse af medarbejdere retur for det tidobbelte beløb. Vel at mærke kurser, som amtets arbejdspladser selv har efterspurgt, skræddersyet til deres individuelle behov. Uden udgift for arbejdspladserne selv. Hvert år er tæt ved 1.000 personer på den måde blevet opkvalificeret i form af kurser eller jobtræning. Arbejdsmarkedskontorets foretrukne arbejdsform har nemlig været både at efteruddanne de ansatte og imens vikardække dem med ledige i jobtræning. En kombination af kompetenceudvikling og beskæftigelsesfremme, der er kendt som jobrotation. Hvad er forklaringen på disse robuste resultater? Spørger man to af sekretariatets eksterne samarbejdsparter, peger de på flere brikker til et svar. For det første har der i enhedens arbejdsvilkår været indbygget en dynamik i kraft af stærke, økonomiske incitamenter. For det andet har enheden opnået en kritisk masse af erfaring og viden, akkumuleret og overført gennem involvering i mange projekter på tværs af arbejdspladser og faggrænser. For det tredje har sekretariatet opnået en betydelig økonomisk effektivitet når det gælder kunsten at anvende og administrere især statslige støtteordninger. Dynamik og incitamenter To økonomiske incitamenter i Arbejdsmarkedskontorets arbejdsgrundlag har fra begyndelsen givet en dynamik og har vist sig at anspore til en opsøgende og kreativ arbejdsform. Dels har kontoret kunnet opsamle en mindre procentdel af de administrerede støttemidler, dels har kontoret selv kunnet disponere over eventuelle overskud, opnået gennem omhyggelig indhentning af støttemidler og effektiv administration af kursister og ledige på projekterne. Jo flere projekter og jo højere effektivitet, desto flere penge i kassen. De på den måde opsamlede midler har givet frihed til at kunne støtte idéudvikling og mere risikobetonede pilotprojekter med et potentiale for større udbredelse. Desuden har modellen givet økonomisk rum til at kunne tilknytte erfarne projektledere til selv meget lokale projekter. Hvilket yderligere har været med til at skabe resultater. Vi har været vidne til stor kreativitet, når det gælder om at kombinere forskellige aktører, arbejdsformer og økonomi, siger en af Arbejdsmarkedskontorets tætteste, eksterne samarbejdspartnere gennem en årrække, Lisbeth Jakobsen, leder af VUS Kontakt, som rådgiver virksomheder og formidler viden om efteruddannelse: Især er det konsulent Ove Knudsen, der som en dygtig forretningsmand har forstået at udtænke de modeller, der har kunnet bringe købere og sælgere sammen arbejdspladser, uddannelsesinstitutioner, jobcentre og som har udløst en merværdi til alle parter. En opfindsomhed med lydhørhed og respekt overfor parterne, så ingen har oplevet at blive slæbt af sted, men selv har kunnet beslutte at melde sig ind. Der er på den måde blevet åbnet for mange samarbejder, som ellers ville have været utænkelige. Kritisk masse på tværs af amt og faggrænser På to områder har Arbejdsmarkedskontoret opnået afgørende størrelsesfordele (kritisk masse), som ingen udviklingsafdeling på en enkelt arbejdsplads kan sammenligne sig med. For det første har det været en permanent projektorganisation, hvor omfattende erfaringer kontinuerligt er blevet opsamlet og videreført af konsulenter og projektledere fra projekt til projekt. For det andet har sekretariatet været midtpunkt i en netværksorganisation på tværs af alle arbejdspladser og faggrupper i amtet. Viden og læring, der ellers ville være bundet til lokale afdelinger eller snævre faginteresser, har derved kunnet udbredes og nyttiggøres umiddelbart og direkte i andre projekter. Den opsamlede viden og den tværgående funktion har i praksis været en støtte både for de lokale projekter og for de store projekter med samarbejde på tværs af f.eks. alle sygehuse eller bosteder, siger ledende konsulent, souschef Lis Lynge, sygehuset i Herlev. Som repræsentant for såvel sit eget som alle tre amtssygehuse er hun den person fra sygehusverdenen, der har deltaget i flest projekter sammen med Arbejdsmarkedskontoret: De lokale kræfter har stået på mere sikker grund med

Introduktion 7 Arbejdsmarkedskontoret som sparringpartner med øgede chancer for succes. Mange af de tværgående projekter var aldrig blevet blevet til noget uden Arbejdsmarkedskontoret. På det enkelte sygehus, den enkelte institution, er man tilbøjelig til at tænke inden for sit eget hierarki, sin egen struktur. Man ser måske ikke, at en afdeling på det andet sygehus har præcis samme overvejelser. Derfor har det været en stor opgave at bringe folk sammen på tværs af arbejdspladser og faggrupper, få dem til at snakke sammen, udruste dem med en dygtig projektleder og få dem til at danne styregrupper og arbejdsgrupper, der kunne fungere. Gang på gang er vi blevet udfordret med spørgsmålet: Hvorfor gør I ikke sådan? Også Lisbeth Jakobsen fremhæver den tværgående funktion som en forudsætning for at kunne omsætte ideer til praksis: Overblikket og det fælles ansvar mangler, hvis ikke der er en central enhed. De enkelte arbejdspladser kan ikke selv få det skubbet i gang. Vi ser masser af forslag fra arbejdspladser, som uddannelsesinstitutionerne bruger mange kræfter på at udvikle undervisningsløsninger til - men som aldrig bliver til virkelighed. Der skal følges op på rigtig mange ender i processen. Desuden skal der være et betydeligt underlag for jævnligt at kunne fylde et hold op med kursister. Økonomisk effektivitet Der kan være betydelige administrationsopgaver forbundet med jobrotation. Og her kommer selv de store sygehuses udviklingsafdelinger ofte til kort, siger Lis Lynge: Det er svært at administrere lokalt. Der skal nogen til at sørge for, at støttekronerne går ind og til at sikre at de bliver anvendt til at betale uddannelser og ansættelse af projektleder. Der skal nogen til at visitere vikarerne, forberede dem, indsluse dem og følge op på dem. Det er opgaver, som kræver specialister. Man skal kende bureaukratiet helt ned til det enkelte skema og den enkelte ansøgningsfrist og man skal have den erfaring med, hvad der virker i praksis. Ellers falder det hurtigt fra hinanden. Netop administrationen indgår ofte som en nøglefunktion i Arbejdsmarkedskontorets projekter, idet sekretariatet tilbyder at påtage sig opgaven. Det er samtidig gennem den effektive administration, sekretariatet er i stand til at få overskud på mange af sine projekter og dermed får frigivet midler til mere risikobetonede satsninger. Tilbuddet om at administrere er uvurderligt for arbejdspladserne, tilføjer Lisbeth Jakobsen: Det er med kompetenceudvikling lidt som med charterrejser. Arbejdspladserne har brug for at få serveret en pakkeløsning, der lige præcis imødekommer deres behov. De skal præcis kunne se, hvad de får ud af det og hvad de økonomiske rammer er. Så vil de som regel gerne være med. Skal de derimod selv stykke alle delene sammen og forhandle vilkårene til både den ene og den anden side, så kommer det sjældent videre end til skrivebordsskuffen. 7.000 ansatte og ledige har roteret job Samlet antal jobroterende ansatte i Københavns Amt, perioden 1998-2006 7.027 Antal personer 4.564 2.463 Fastansatte på kurser/ uddannelse Ledige ansat som vikarer for ansatte i uddannelse Ansatte og ledige i jobrotation ialt

Samfundsgevinster 10 Flere i arbejde 12 Etnisk integration 14 Modvirk flaskehalse 16 Forebyggelse

10 Samfundsgevinster Flere i arbejde. Københavnske handicap-bosteder er blevet eksperter i at skaffe ledige tilbage til arbejdslivet. Samtidig får bostederne deres ufaglærte medhjælpere uddannet til stærkt efterspurgte pædagoger. Det er jobrotation i praksis. Fra et selvværd i gulvhøjde til fast arbejde Københavnske bo- og dagtilbud for handicappede har de senere år høstet stor succes i en helt ny disciplin: De hjælper ledige tilbage på arbejdsmarkedet. Det sker som led i et af de største, mest succesrige og længstkørende jobrotationsprojekter herhjemme. Opgaven er ikke altid nem. Ind af døren kommer ledige, hvoraf nogle kan være præget af tidligere nederlag og kan have et selvværd i gulvhøjde, som projektkoordinator og underviser Per Thejls beskriver det. Andre ledige kan have en uddannelse eller flere års arbejdserfaring indenfor andet arbejdsområde og være uden udsigt til beskæftigelse grundet lang tids ledighed. På institutioner med svært handicappede beboere er der brug for psykisk robuste medarbejdere med en fintfølende indlevelsesevne, kompetencer til at håndtere konfliktfyldte situationer og en høj etik. Siger afdelingsleder Thomas Heinsøe på bostedet Stokholtbuen. Kunststykket er altså at få de lediges kvalifikationer og institutionernes behov til at matche hinanden. Arbejdsmarkedskontoret har engageret sig massivt i denne udfordring, og et par hundrede ledige har siden 1997 fået hul på et nyt arbejdsliv som følge af denne indsats. Effektiviteten af forløbene målt som den såkaldte arbejdsmarkedseffekt fejler ikke noget. Efter et års tid som pædagogmedhjælper-vikarer på institutionerne har mellem 60 og 70 procent af de tidligere langtidsledige nemlig fået et fast job, eller de har startet en kompetencegivende uddannelse. Jobrotation: Pædagoger uddannes, ledige får job Jobrotation er nøglen til succes en. De ledige kommer ind på institutionerne, mens faste medarbejdere samtidig er under opkvalificering fra ufaglærte medhjælpere til faglærte pædagoger. Det er en indsats, som ingen af de involverede institutioner selv kunne have fået i gang, siger vejleder Lisbeth Jakobsen fra VUS Kontakt, et forbindelsesled mellem arbejdspladser og uddannelsesinstitutioner. Det virker så godt, fordi konceptet er udtænkt som en færdig pakkeløsning med arbejdspladser, uddannelser, økonomiske støttemuligheder og rekruttering af vikarer. Modellen er udviklet, så den giver gevinst til alle involverede og er økonomisk robust. Efterfølgende er tilbuddet blevet kommunikeret effektivt ud til alle interessenter: Arbejdspladserne, de ansatte og de ledige. Når tingene bliver forberedt på den måde, vil mange gerne være med De fleste kommer i job efter vikariat 63 procent af jobrotationsvikarer fortsætter i job eller uddannelse Ikke i job eller uddannelse: 37% Arbejde på en af amtets sociale institutioner: 47% Arbejde uden for amtet: 11% Elev på Sosuskolen: 5% Arbejdsmarkedskontorets rolle Udvikling af modellen: Herunder koordinering og styring af mange parter Sosuskole, seminarium, arbejdsformidling, dagog bosteder for handicappede. Styring af omfattende økonomi: Hjemtagelse af uddannelsesstøtte og udbetaling af vikarmidler over 3-årig periode. Ansættelse af koordinator: Sikrer smidig administration af vikarer og uddannelsesforløb, så institutioner lettes for administration. Kilde: Københavns Amt, Arbejdsmarkedsafdelingen (vikarer for pædagogmedhjælpere, 2005)

Samfundsgevinster 11 fortæller Lisbeth Jakobsen, der har fungeret som sparringpartner på flere af Arbejdsmarkedskontorets projekter. Rotationen indebærer for pædagogmedhjælpere med mindst fem års arbejdserfaring et tilbud om at uddanne sig til pædagog. En opgørelse i slutningen af 1990 erne viste et behov for omkring 500 pædagoger i Københavns Amt. Denne mangel er der siden gjort et massivt indhug i. Via rotationsordningen er godt 150 nye pædagoger sprunget ud siden 1997, skønner projektkoordinator Jørn Søkilde. Pædagogerne er i så høj kurs på institutionerne, at de i praksis har jobgaranti. Medhjælperne modtager fuld grundløn, mens de læser på pædagogseminariet. Uddannelsen er den såkaldte merituddannelse med reduceret praktik. Institutionerne får tilbudt vikarerstatning i form af en langtidsledig, som er gratis for institutionen, idet den ledige enten er dagpengemodtager og fortsætter med et lønstilskud svarende til dagpengene - eller er kontanthjælpsmodtager, der efter en virksomhedspraktik ligeledes ansættes med løntilskud på reduceret dagpengesats. Opstartsvanskeligeheder Enkelte institutioner blev i begyndelsen skuffede over deres vikarer, fortæller projektkoordinator Per Thejls: Man kan nemt blive skuffet, hvis man forventer en vikar, som kan erstatte en erfaren og indkørt medarbejder fuldt ud. Der er som regel brug for en indkøring, men samtidig er vikarerne gradvist blevet bedre. Det er opnået ved at visitere de ledige bedre, hjælpe med personlig afklaring til at arbejde med handicappede og sikre en grundig introduktion til arbejdet. Bedre visitation: I starten var der vikarer, som følte sig under pres til at deltage som led i en jobplan og som måske ikke på forhånd var motiveret for at arbejde med handicappede. I dag er de ledige generelt mere motiverede for at afklare sig selv i forhold til arbejdsområdet og har selv fået interessen efter at have læst eller hørt om det. Personlig afklaring: For de ledige starter vejen mod arbejdslivet med et 8-ugers teoretisk introduktionskursus. Her arbejdes der bl.a. med at kalde de personlige kompetencer frem. Desuden beskrives og bearbejdes de personlige udfordringer, der ligger i at arbejde med netop handicappede. Introduktion til arbejdspladsen: En af de afgørende brikker til projektets succes ligger i, at vikaren får mulighed for at blive introduceret til institutionen inden de bliver ansat. I fire uger før vikariatet begynder, ser vikaren og institutionen hinanden grundigt an. Hvordan passer den nye medarbejder ind i helheden og kan vikaren se sig selv i de rammer institutionen kan tilbyde? Kunsten at tage ledige ind Et bosted for autister, Stokholtbuen i Herlev, har de sidste tre år taget 10 langtidsledige ind som jobrotations-vikarer. Kun én gang gik det dårligt tre vikarer blev til gengæld fastansat, fortæller afdelingsleder Thomas Heinsøe. Hvad er den mest kritiske faktor, der afgør om en ledig bliver en gevinst for jer? Thomas Heinsøe: At vi får visiteret vikarer, som passer til vores arbejdsplads, og at vi meget hurtigt lærer dem og deres særlige kvalifikationer at kende. Der kan være en grund til, at de har gået ledige i måske lang tid, og det skal vi kunne tage hensyn til. Derfor er vi meget grundige til den første samtale. Og vi følger op med hyppige evalueringssamtaler. Hvad kan I bruge den viden til i forløbet? Nogle vikarer kan jo bare varetage jobbet og går til den med det samme. Andre kan have brug for, at vi gearer lidt ned for kravene. For nogen er det en god idé at forlænge introduktionsperioden eller fokusere på praktiske arbejdsopgaver. Hvis vikaren har udenlandsk baggrund og taler begrænset dansk, kan det være en god idé at starte med ansvar for en enkelt beboer (mod normalt otte). Der kan vi være meget, meget fleksible. Hvordan bliver vikarerne modtaget af det faste personale, de skal samarbejde med? Der er en indbygget risiko for at skuffe nogen. Vikaren kan jo ikke altid fylde stillingen helt ud efter den erfarne medarbejder, der er væk. Derfor skal kollegerne vide helt præcist, at dette ikke er en fuldgyldig pædagogmedhjælper. Det er også vigtigt med en helt præcis arbejdsbeskrivelse, så alle fra starten har realistiske forventninger til et evt. træningsforløb.

12 Samfundsgevinster Etnisk integration. Hver tiende danske læge er i dag fra udlandet, og i en hektisk sygehushverdag kan sproget blokere for forståelse og respekt hos både patienter og kolleger. Der er brug for nye metoder til integration. Fik du sagt det, du ville? Sandsynligheden for at blive behandlet af en udenlandsk læge på et dansk sygehus bliver større år for år. Manglen på læger har gjort udenlandske læger stærkt efterspurgte, og andelen er hastigt voksende. Hver tiende læge med ret til at virke i Danmark, har i dag taget sin uddannelse i udlandet. Siden 1990 har Sundhedsstyrelsen givet mere end 2.500 udenlandske læger dansk autorisation. Det store antal udenlandske læger ligner en solstrålehistorie om vellykket integration, endda af en højtuddannet gruppe af medarbejdere. Men er integrationen god nok eller er det gået for stærkt? Tager sygehusene for mange ind og sænker kvaliteten? Går sygehusene glip af de menneskelige ressourcer ved at sætte kravene for højt? At der er tale om en følsom balance, viser resultaterne fra en nylig evaluering blandt en gruppe af de udenlandske lægers kolleger på Herlev Sygehus: 56 procent oplever sproglige og kommunikative problemer. 83 procent mener, at et sprogkursus burde være obligatorisk. 94 procent mener, at de udenlandske kolleger mangler viden om dansk sundhedsvæsen, inden de bliver autoriseret. Afprøvning af flere metoder Der er således en stor opgave at tage fat på, og Arbejdsmarkedskontoret har de seneste år finansieret flere projekter, der har haft til formål at udvikle metoder til at styrke de udenlandske lægers kendskab til dansk sprog, danske kommunikationsformer, dansk sygehuskultur og specifik faglighed på bestemte afdelinger. Formålet har været dobbelt. På den ene side at sikre kvaliteten i patientkontakten ved at de udenlandske læger bliver så dygtige til dansk, at de dels forstår patienterne helt præcist, dels er i stand til at forklare patienterne tydeligt og fyldestgørende om behandlingen. På den anden side at hjælpe lægerne til at kunne kommunikere problemfrit og på omgangshøjde med kolleger og plejepersonale i en travl hverdag. Klinisk dansk for udenlandske læger, hedder et aktuelt pilotprojekt på Herlev Sygehus, igangsat af urologisk overlæge Kári Mikines, som sit udenlandsk klingende navn til trods selv har levet hele livet i Danmark. Faderen var fra Færøerne. Det er tanken, at resultaterne fra dette projekt skal indgå i en samlet beskrivelse af erfaringer på området, således at der kan udvikles en gennemtestet og veldokumenteret undervisningsmetode for flere faggrupper med Flere udenlandske læger arbejder i Danmark Det årlige antal autorisationer til udenlandske læger tidoblet på få år Arbejdsmarkedskontorets rolle Autorisationer årligt Risikovillige forsøgsmidler: AMK har finansieret projektet Sundhedsdansk og pilotprojektet Klinisk dansk for udenlandske læger Metodeudvikling: AMK har støttet inddragelse af undervisningsfaglig ekspertise i de to projekter, henholdsvis fra Gladsaxe VUC og fra Danmarks Pædagogiske Universitet. Dokumentation: Projekterne bliver grundigt evalueret og dokumentationen vil indgå i udviklingen af en undervisningsmodel for flere personalegrupper og sygehuse. Kilde: Sundhedsstyrelsen, 2006

Samfundsgevinster 13 længere uddannelse. Det ligger i kortene, at flere sygehuse vil blive søgt inddraget, idet erfaringerne da kan nyttiggøres flere steder. I forvejen cirkulerer de udenlandske læger mellem sygehusene som en del af deres uddannelse. Danskprøve afskaffet Den stigende lægemangel har ført til at kravet om den såkaldte danskprøve 2 er faldet væk og erstattet med en tre måneders prøveansættelse, hvorefter det er op til den uddannelsesansvarlige overlæge at godkende såvel de lægefaglige kvalifikationer som den sproglige funktion. Derfor kan der i dag være store forskelle på kravene fra afdeling til afdeling. Kári Mikines: Nogle steder sættes niveauet så højt, at man smider barnet ud med badevandet og går glip af de faglige kompetencer, som de udenlandske læger kommer med. Andre steder vil man ikke være for pessimistiske. Man tænker, at sproget nok kommer hen ad vejen. Jeg er imidlertid bekymret for, at det ikke sker. Uddannelsespresset på yngre læger er så stort, at de nemt prioriterer den faglige udvikling på bekostning af den sproglige. Erfaringen viser, at den sproglige udvikling mange gange ophører, når lægerne akkurat kan klare sig. Og så har vi et problem. Sproglige begrænsninger kan være en alvorlig arbejdsbelastning for lægen selv uanset vedkommendes faglige dygtighed og flid: Det dårlige sprog smitter nemt af på det faglige omdømme. Man kan blive opfattet som én, der ikke har styr på tingene. Kan lægen ikke forklare sine overvejelser godt nok, kan en sygeplejerske blive bekymret for, om lægen egentlig har forstået patienten og hende. Hvis lægen ikke kan udtale navnet på et instrument under en operation, kan han få det stempel, at han ikke kan operere. Sådan en stempling spreder sig hurtigt mellem kolleger og kan leve længe. Sidemandsoplæring Sammen med professor Anne Holmen fra Danmarks Pædagogiske Universitet er sidemandsoplæring denne gang valgt som metode i det sproglige kompetenceløft. I et tidligere projekt, Sundhedsdansk blev der i samarbejde med Gladsaxe VUC valgt at undervise læger af blandet nationalitet på større hold. Kursisterne var glade for undervisningen, men effekten i hverdagen viste sig at udeblive. Undervisningen blev ikke omsat i bedre kommunikation, viste evalueringen. Planen er nu, at to udenlandske læger i en otte ugers periode knyttes til en erfaren speciallæge, der er fortrolig med afdelingens fagsprog og jargon. De mødes to gange to timer om ugen. Her superviserer speciallægen på basis af videooptagelser af de udenlandske lægers patientkonsultationer. Hvor kunne du have sagt noget andet? Forstod du, hvad patienten sagde? Risiko for fejlbehandling Fejltolkning af patienten giver risiko for fejlbehandling, siger urologisk overlæge Kári Mikines, Herlev Sygehus. Han er bekymret og har taget initiativ til at undervise udenlandske læger i klinisk dansk Hvordan opstod ideen om at udenlandske læger skal lære klinisk dansk? Kári Mikines: I januar 2005 kunne vi se, at en tredjedel af de 23 yngre læger på vores afdeling havde taget deres læge-uddannelse i udlandet. Det fik os til at overveje behovet for dansk-undervisning nærmere. Hvilke konsekvenser kan det have, hvis lægen ikke behersker dansk? At kommunikere med patienter er en utroligt vigtig del af lægegerningen. Hvis ikke lægen helt præcist forstår, hvad patienten fortæller, kan der ske fejlfortolkninger af patientens sygehistorie og symptomer. Det medfører en risiko for fejlbehandling. Samtidig efterspørger patienterne tydelige svar fra lægen. Hvad er det for en behandling, jeg skal have? Hvilke bivirkninger er der? Er lægen ikke helt til at forstå, efterlader det utryghed og utilfredshed. Hvilke sproglige problemer er der tale om? Vi undersøgte dansk-kundskaberne blandt afdelingens udenlandske læger med dansk autorisation og mindst tre års arbejde på danske sygehuse. Mindst én ville ikke kunne bestå den formelle danskprøve. Flere havde svært ved at besvare spørgsmål til en oplæst tekst. Og de havde alle store vanskeligheder med at finde oplysninger frem i et skriftligt materiale. Lægerne var derimod alle rimeligt gode til at udtrykke sig mundtligt om fagligt stof. Det er i sig selv en fordel, men i hverdagen kan det betyde, at man ikke opdager, at deres forståelse er mangelfuld.

14 Samfundsgevinster Modvirk flaskehalse. Lægesekretærer er sygehusenes blæksprutter. De sørger for, at alle funktioner spiller sammen. Der er bare for få af dem. Samtidig går mange kontorfolk ledige... To problemer én løsning En målrettet anvendelse af aktiveringsordninger for ledige har gjort det muligt for to sygehuse i Københavns Amt at gribe fat om et alvorligt problem: Manglen på lægesekretærer. Flaskehalse hører til blandt de mere ondsindede af arbejdsmarkedets udfordringer. De opstår nemlig typisk, hvor det går rigtig godt og masser af opgaver, der skal udføres der er bare ingen ledige medarbejdere med de nødvendige kvalifikationer. Udbuddet af arbejdskraft modsvarer ikke efterspørgselen. På Københavnske sygehuse har der længe været flaskehals-alarm, når det gælder rekrutteringen af lægesekretærer, sådan som det f.eks. blev beskrevet i et notat fra sommeren 2003: Mange annoncer: Mindst 10 lægesekretærstillinger bliver opslået hver søndag. Ingen ansøgere: Der er som regel ingen eller højest et par ansøgninger til stillingerne. Uafbrudt stoleleg: Ansøgerne er som regel ansat på et sygehus i forvejen, så problemet flyttes blot fra afdeling til afdeling. Det bliver værre: En stor del af de nuværende lægesekretærer nærmer sig pensionsalderen. Flaskehals-problemet er opstået, fordi der gennem mange år er uddannet for få lægesekretærer. Lægejournalen er det primære ansvarsområde for denne faggruppe, og netop lægejournalen får mange arbejdsfunktioner til at hænge sammen på et sygehus. Bliver sekretærfunktionen presset, kan det derfor være til skade for kommunikationen mellem de instanser, der hver især bidrager til patientens behandling og dermed for patientens oplevelse af sammenhæng i hele behandlingsforløbet. Ledige HK ere med løntilskud På Herlev og Glostrup sygehuse har udfordringen været at få uddannet flere lægesekretærer uden samtidig at belaste sygehusenes budget. En af løsningerne har været at opkvalificere ledige kontorassistenter. Dem er der mange af, bl.a. fordi den teknologiske udvikling indenfor den finansielle sektor og anden administration har gjort det muligt at rationalisere i stort omfang. Ved at tilbyde uddannelsen til ledige som jobtræning, kan der opnås løntilskud, således at eleverne opnår løn under hele uddannelsen uden udgift for sygehusene. Udover Halvdelen af lægesekretærer nær pension Ud af 275 lægesekretærer på Gentofte Sygehus er de 169 over 50 år Over 60 år: 17% 50-59 år: 44% Under 50 år: 39% Arbejdsmarkedskontorets rolle Penge til administrator og følgeomkostninger: Frikøb af administrator aflaster sygehus-afdelingerne og sikrer høj kvalitet i hele uddannelsesforløbet. Desuden dækning af udgifter til etablering af nye PC-arbejdspladser m.m. Administration af tilskudsordninger: Uddannelsen er udgiftsneutral for sygehusene. Hjælp til samarbejde med eksterne relationer: Tilrettelæggelse af uddannelse og rekruttering af vikarer via AF. Kilde: KAS Gentofte, personaleafdelingen, 2006

Samfundsgevinster 15 lønnen har det været nødvendigt at indrette ekstra arbejdspladser, indkøbe PC er til eleverne o.lign, og disse udgifter er blevet afholdt af arbejdsmarkedskontoret. Sygehusenes har desuden opkvalificeret en større gruppe sygeplejesekretærer til at blive lægesekretærer. De første erfaringer blev gjort med to store grupper af nye studerende, nemlig dels 27 ledige kontorassistenter, dels 24 sygeplejesekretærer. Det viste sig at være en meget stor mundfuld på én gang for de to sygehuse, og det skabte nogen uro omkring forløbet, fortæller projektleder Heidi Fjordvald. Siden 2003 har vi derfor valgt at tage kun 2-4 elever ind pr. år pr. sygehus ad gangen. Det fungerer fint, og på den måde bliver det også muligt at lade de ledige starte sammen med de almindelige, normerede elever og følge præcis det samme forløb. Dog kan de lediges praktik godt strække sig ud over de to år, som normerede elever har. Det skyldes at GVU-eleverne først kan gå op til fagprøve, når de har fulde to års praktik. Da vi i første omgang havde det store hold af ledige, opstod der desværre en vis opsplitning mellem de normerede og de andre, som kørte i hver deres forløb. Den forskelsvurdering og risiko for devaluering af de opkvalificerede ledige ville vi gerne undgå, og det er heldigvis helt væk nu. Svært at skaffe kvalificerede ledige De ledige er blevet rekrutteret via Arbejdsformidlingen, og trods den store ledighed blandt kontoruddannede har det i perioder været vanskeligt at få tilstrækkeligt mange ansøgere frem ad denne vej. Da der f.eks. i 2003 blev slået 10 jobtrænings-uddannelser op, kom der i første omgang 27 ansøgere via AF. Af disse blev 13 fundet kvalificeret til en ansættelsessamtale, men kun seks viste sig efterfølgende kvalificeret til at påbegynde uddannelsen. Knapheden af kvalificerede ansøgninger stod i skærende kontrast til de flere hundrede ansøgere, der normalt efterspørger lægesekretæruddannelsen. En forklaring er, at den ledige skal have en stor del af sin såkaldte aktivperiode tilbage for at kunne tage uddannelsen som aktivering. En anden forklaring er, at mange af de ledige kontorassistenter er over 50 år, og sygehusene har ønsket at investere uddannelsen i yngre medarbejdere med en længere fremtid foran sig. Endelig spillede det ind, at uddannelsespladserne ikke blev annonceret offentligt, idet AF på forhånd mente at kunne henvise tilstrækkeligt mange ledige internt. Det er en omkostning at annoncere, men på baggrund af vore erfaringer er det en udgift, som bestemt kan anbefales, siger projektleder Heidi Fjordvald. Yes, nu er det mig! 400 ansøgere kæmpede om kun syv lægesekretærelevpladser i Glostrup og Herlev. Lene Hansen, 35, var en af dem, der fik afslag. Men amtets flaskehalsprojekt gjorde alligevel hendes drøm til virkelighed. Hvor var du henne i dit liv, da du søgte ind som elev? Lene Hansen: Jeg havde gået ledig i et års tid. Før da havde jeg arbejdet i en skotøjsbutik og i en børnehave. Jeg havde også taget første år på efg. Men der var ikke nogen rigtig retning i det. Hvordan kom du frem til din drøm om at blive lægesekretær? På et tidspunkt var jeg i jobpraktik som sosu-assistent på et sygehus. Jeg kunne rigtig godt lide hele hospitalsverdenen, og jeg var tiltrukket af både det meningsfulde arbejde, følelsen, oplevelsen af at gøre gavn og det menneskelige perspektiv, der præger kulturen på et sygehus. Til gengæld var jeg ikke så interesseret i den personlige pleje af patienterne. Og så fik jeg øje på, at lige præcis lægesekretærens arbejdsopgaver passede til mine ønsker. Hvordan reagerede du så på at få afslag på din ansøgning? Jeg besluttede at være ihærdig. Jeg ringede til uddannelseslederen for at gøre opmærksom på mig selv og høre om, hvad jeg kunne gøre for at komme i betragtning næste gang. Hun hørte, at jeg var ledig, og opfordrede mig til at søge en af flaskehals-projektets pladser. Dit største øjeblik i hele forløbet? Da jeg var ved at være færdig og allerede havde fået tilbud om ansættelse fra to afdelinger, der endda selv henvendte sig til mig. Der var det bare: Yes! Nu er det endelig mig, der kan være høj i hatten.

16 Samfundsgevinster Forebyggelse. Bedre livsstil kan forebygge sygdomme og nedbringe samfundets udgifter til behandling og pleje men hævede pegefingre og belæring bryder ikke altid gamle vaner. Motivation til forandring kommer indefra. Hvad er patientens dilemma? Livsstilsrelaterede sygdomme belaster ikke bare danskerne i stort antal, men også det danske sundhedsvæsen. Hjerte-/karsygdomme, diabetes samt lunge- og leverskader er folkesygdomme og nogle af sundhedsverdenens mest ressourcekrævende opgaver. Alle disse lidelser hænger sammen med livsstil. Især rygning, alkohol, fed mad og manglende motion spiller en rolle. Sådan har det været i årtier, og heri ligger et paradoks og en kæmpe udfordring: Mange patienter har brug for at ændre vaner og få en sundere livsstil. De løftede pegefingres metode har været forsøgt. Oplysningskampagner er blevet rullet ud med mere eller mindre skræmmende budskaber. Også aviser, magasiner, tv og bøger har bugnet med gode råd om sundere livsstil. Danskerne har lært om følgerne af en usund livsstil lige fra børnehavealderen og videre via skole, egen læge og sygehuspersonale. Men hvordan kan patienterne hjælpes, når selv den bedste information og rådgivning ikke slår til? Og når gentagne tilbagefald og modstand mod at ændre vaner efterlader frustration og en oplevelse af magtesløshed hos både patienten og personalet? Den motiverende samtale Med støtte fra Arbejdsmarkedskontoret har sygehuset i Glostrup indledt forsøg med en metode, der måske kan bryde frustrationen og magtesløsheden: Den motiverende samtale. Her uddannes sundhedspersonale til både at kunne anvende metoden i samtaler med patienter og til at kunne undervise kolleger i metoden. Projektet består af et kortere kursus for interesserede medarbejdere og et fire-dages kursus for medarbejdere, der efterfølgende skal fungere som ressourcepersoner i afdelingerne. Projektet er kommet i stand ved samarbejde med psykolog Anne Kimmer Jørgensen, der i forvejen har positive erfaringer med metoden fra sin tilknytning til Folkesundhed København, Center for Sundhedsfremme samt sin private praksis. Arbejdsmarkedskontoret anvender på den måde en del af de frie midler, der er opsamlet fra bl.a. jobrotationsprojekter til at give fødselshjælp til nytænkning og til at gøre erfaringer, som kan have perspektiver for hele sygehusverdenen. Der er tale om støtte fra projektopstart og om finansiering af kurser og nye undervisningsmaterialer. Den grundlæggende tanke bag motivationssamtalen er at fremkalde en patients indre motivation til at bryde uhensigtsmæssige vaner. Det handler om at inspirere patienten til selv at ville en ændring frem for blot at informere om fordelene eller at søge at overtale. Det er en metode udviklet af to amerikanske misbrugspsykologer i 1980 erne. Metodens succes er veldokumenteret, og anvendelsen har siden bredt sig ud over misbrugsområdet, så den motiverende samtale nu bruges til at bryde mange former for dårlige vaner og til at støtte individuelle forandringsprocesser. Livsstil påvirkes gennem kaskademodel Metoden motiverende samtale udbredes via udvalgte ressourcepersoner og særligt interesserede ansatte 3,5-dages kursus Målgruppe: Udvalgte ressourcepersoner på hver afdeling (opfølgning ca. hvert andet år) 1-dags kursus Målgruppe: Interesserede medarbejdere (udbydes ca. 4 gange årligt) Kurser og temamøder i afdelingen Vidensdeling på afdelingsmøder Daglig kontakt med patienter på medicinske, kirurgiske og geriatriske/rheumatologiske afdelinger.

Samfundsgevinster 17 Gode råd og generel information om livsstil bliver af mange patienter opfattet som overtalelsesforsøg eller uinviteret indblanding. Begge dele kan derfor stik imod hensigten vække modstand og skabe afstand, og så er kommunikationen slået fejl, forklarer Anne Kimmer Jørgensen. For at komme udenom modstand er det vigtigt at lytte indgående til patienten. Hvad betyder mest, vanerne eller at skabe en sundere livsstil? Hvilken motivation til at ændre vaner gemmer der sig? Motivationen fra patienten selv er i fokus i motivationssamtalen. Forskellige teknikker giver nemlig patient og personale mulighed for i fællesskab at afklare den ambivalens hos patienten, der viser sig som en uoverensstemmelse mellem patientens konkrete adfærd og patientens ønsker og mål. På den måde finder patienten en personlig og mere vedholdende tilskyndelse til forandring. På tværs af alle faggrupper Teknikkerne er anvendelige overalt i sundhedsvæsenet fra sengekantsnak til egentlige rådgivningssamtaler, siger Anne Kimmer Jørgensen. Projektet på Amtssygehuset i Glostrup er da også tiltænkt et bredt spektrum af personalegrupper fysioterapeuter, ergoterapeuter, jordemødre, læger, sygeplejersker samt social- og sundhedsassistenter. Ifølge udviklingschef Dorthe Jeppesen er der perspektiv i også at udbrede erfaringerne og metoden til andre sektorer af sundhedssektoren, f.eks. til praktiserende læger. Den motiverende samtale er et led i Glostrup Sygehusets overordnede fokus på kommunikation og medinddragelse af patienten. Den motiverende samtale er nemlig et forsøg på at imødekomme den enkelte patients behov, så patienten får netop de oplysninger, der er relevante for en forbedret handlekompetence. Både Anne Kimmer Jørgensen og Dorthe Jeppesen peger på, at det er vigtigt, at sundhedspersonalet selv er opsøgende, og at de er så trænede i metoden, at de er i stand til at vælge og vægte deres ord med omhu. Livsstil er for de fleste et privat område, og der skal handles med stor respekt og lydhørhed. Der er også behov for tid og rum til rent faktisk at tage de motiverende samtaler med patienterne. Succesen med projektet afhænger derfor også af, om sygehusledelserne vil inddrage det motiverende aspekt i fremtidens evalueringer og prioriteringer. Arbejdsmarkedskontorets rolle Støtte til formulering af projekt: Herunder perspektivet i at udbrede erfaringer på tværs af faggrupper, sygehuse og sektorer. Risikovillige forsøgsmidler: Finansiering af forsøg med kurser og udbredelse efter kaskademodellen. Desuden finansiering af udvikling af undervisningsmateriale. Fra patient til aktør Glostrup Sygehus har kommunikation med patienter som særligt indsatsområde. Det handler om at give god besked men også om at støtte patienternes ansvar og indflydelse på egen sundhed, fortæller udviklingschef Dorthe Jeppesen. Hvad er formålet med at gøre kommunikation til et højt prioriteret indsatsområde? Dorthe Jeppesen: Vi vil være kendte for at være gode til at kommunikere med patienterne. Vi vil kunne profilere os udadtil på at her får du et ordentligt svar. Det handler om kvaliteten af den oplevelse, patienten får. Men kommunikationen er samtidig en vigtig brik i et større paradigmeskift nemlig at patienten får større ansvar for sin egen sundhed. Patienten bliver aktør, bl.a. ved at erhverve viden og motivation gennem sin kommunikation med personalet. Hvad er den kommunikationsmæssige udfordring på netop et sygehus? Personalet og patienten møder hinanden med hver sin dagsorden, og udfordringen er at integrere de to dagsordener. På den ene side kommer personalet med sin overvejende naturvidenskabelige dagsorden, som handler om at sikre den fagligt korrekte undersøgelse, diagnose, behandling og pleje. På den anden side kommer patienten med en mere følelsesbetonet dagsorden, som er præget af angst og bekymring for helbredelse, konsekvenser for arbejds- og familieliv, bivirkninger og lignende spekulationer. Hvad skal sygehuspersonalet blive bedre til? At rumme patientens følelser og tanker og håndtere dem, så de sætter rammen for en kommunikation med netop den enkelte.

Virksomhedsgevinster 20 IT-løft 22 Bedre kvalitet og service 24 Tiltræk og fasthold medarbejdere 26 Større arbejdsglæde 28 Plads til nytænkning

20 Virksomhedsgevinster IT-løft. Alle personalegrupper bliver berørt af den elektroniske patientjournal og tusinder af lægesekretærer får en helt ny arbejdsidentitet. Men hvem, hvilken og hvordan nu det? Lige en opgave for Arbejdsmarkedskontoret. Kunsten at gøre kaos til udvikling Kompleksiteten er enorm, når en elektronisk patientjournal skal indføres på danske sygehuse. Se bort fra hele udviklingsarbejdet. Se bort fra, at stort set alle sygehusenes personalegrupper bliver omfattet af forandringen og skal bruge det nye værktøj. Se bort fra, at vidt forskellige sygehuskulturer skal samkøres i ét fælles system på tværs af traditioner og hidtidige arbejdsgange. Tag blot én faggruppe: Lægesekretærerne. Hvad sker der med dem? To af lægesekretærernes væsentligste opgaver - at føre papirjournalen ved at skrive ud fra lægens diktat samt at journalisere dokumenter forsvinder stort set eller overtages af andre. Bliver lægesekretærerne som gruppe dermed overflødige? Intet tyder på det, siger projektleder og uddannelsesansvarlig lægesekretær i Glostrup, Heidi Fjordvald: Potentiale i lægesekretærer Der er i forvejen mangel på såvel læger, sygeplejersker som sekretærer, og såvel læger som sygeplejersker ønsker mere tid til patienterne. Mangelen bliver derfor næppe mindre i fremtiden, og hvem kan da aflaste det kliniske personale? Vi ved, at det er forholdsvis billigt at uddanne lægesekretærer sammenlignet med læger og sygeplejersker. Vi ved også, at der er masser af ledige kontorassistenter. Derfor er lægesekretærerne en faggruppe med et meget spændende potentiale. At udløse dette potentiale og ruste sekretærerne til nye udfordringer kræver imidlertid en hel del forarbejde og en ganske omfattende logistik. Processen er et eksempel på en kompleks udfordring, der fra Arbejdsmarkedskontoret er blevet imødekommet med aktiv deltagelse i udviklingen af en udgiftsneutral pakkeløsning for tre sygehuse. Pakken var ved redaktionens slutning under politisk drøftelse. I organiseringen af et så omfattende projekt er det afgørende at have nogen, der er fortrolige med projektstyringen, som i forvejen har erfaringer med andre faggrupper, som kender til forskellige uddannelsesforløb og som desuden ved, hvad der kan lade sig gøre lovgivningsmæssigt og økonomisk. Samtidig skal nogen tage sig af en mængde organisatoriske og administrative opgaver på tværs af sygehusene. Det er netop disse roller, som Arbejdsmarkedskontoret har udfyldt, siger personaleudviklingschef Morten Finnemann fra Gentofte Sygehus. Afklaring, kortlægning, uddannelse og vikarer For at forstå pakkens kompleksitet er det værd at kaste et blik på hver af dens hoveddele. For det første skal det afklares, hvilke arbejdsopgaver, der er behov for, at lægesekretærerne dækker i fremtiden. Denne afklaring indebærer, at der indhentes vurderinger fra alle Lægesekretæren på vej mod ny nøglefunktion Elektronisk patientjournal skrives af lægen og dokumenter indsamles automatisk Vigtigste arbejdsopgaver Idag Skrive: Udskrive lægens diktafon-notater til journal. Samle: Indhente og journalisere undersøgelsesdokumenter, røntgenbilleder mm. I fremtiden Rykke i front: Ansvar for patientkontakt og kommunikation mellem personalegrupper Koordinere: Ansvar for patientforløb, hvor det rigtige sker på rette tid Behandle/undersøge: Udføre mindre opgaver, f.eks. blodprøver Forandringsagent: Være et forbillede og vise vejen for andre personalegrupper Effektivitetsmål Idag Ingen stave- og journalfejl Hurtig afvikling af skriveopgaver I fremtiden Patienttilfredshed Rationelle og smidige patientforløb