Kommissorium for: 30-1 (Helhedsorienteret social indsats) Projektleder: Stinne Hjorth- Andersen Projektejer: Christine Brochdorf Projektgruppe: Susan Bjerregaard Mette Riegels Phu Van Nguyen Rune Juul Jensen Kathrine Hansen Anne Wallberg Katja Steen Nina Nilsson Marianne Wernblad Version Dato Projekt sluttidspunkt 5 10. november 2015 2016 Motivation/baggrund for projektet Analyser baseret på tværgående kommunale omkostningsdata viser, at der gennemsnitligt i danske kommuner er et forholdsvis stort omkostningstræk på en relativt lille gruppe borgere. Dette betyder, at ca. 1 % af borgerne står for ca. 30 % af de samlede kommunale serviceudgifter. Med så skævvredne tal så må det samtidig antages at den faglige koordinering og logistik omkring hjælpen til de enkelte borgere og familier ikke altid er optimal. I Regeringens og KL s Opfølgning på forhandlingsresultat fra juli 2015 er der fokus på bedre styring af netop disse muligheder for at koordinere og samtænke det specialiserede socialområde. Det betyder bl.a., at Regeringen og KL er enige om, at der kan være behov for at styrke den tværfaglige indsats over for borgere, der har mange kontaktflader med det offentlige. På den baggrund skal kommunernes styrings- og prioriteringsmuligheder i indsatsen over for udsatte familier afdækkes, herunder hvad der kendetegner de udsatte familiers kontakt med det offentlige, og hvilke barrierer, herunder regler, der gør sig gældende, når der arbejdes på tværs af forskellige lovgivninger. I lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det forudsat, at kommunerne sikrer en helhedsorienteret indsats i sociale sager. Det indebærer blandt andet, at kommunerne skal behandle ansøgninger og spørgsmål om hjælp i forhold til alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning. Det indebærer også, at kommunerne hvis en borger har brug for at få hjælp i en længere tid tidligt i forløbet skal tilstræbe at tilrettelægge hjælpen ud fra en samlet vurdering af pågældendes situation og behov på længere sigt. I forhold til en helhedsorienteret social indsats er det en udfordring i Hvidovre Kommune - som i andre kommuner at sagsbehandlingen varetages i mange forskellige afdelinger under forskellige lovgivning og af mange forskellige fagpersoner. Organiseringen af fagpersoner i forskellige afdelinger tager udgangspunkt i, at der er behov for en høj faglig specialisering og robusthed for at kunne løse de konkrete udfordringer, som borgerne har, bedst muligt. Dette er en korrekt organisering, når det handler om at sikre den specialiserede faglige tilgang, men omvendt kan noget gå tabt, hvis helhedsperspektivet for f.eks. en udsat familie ikke er tilstede. Erfaringer viser, at en effektiv tværfagligt koordineret indsats i sagsbehandlingen af en udsat families situation kan være en udfordring, fordi involverede medarbejdere kan have forskellige fagligheder og arbejde med forskellig lovgivning og dermed have forskellige opfattelser af familiens situation og behov. Derfor kan det i praksis være vanskeligt at lave en reel koordineret socialindsats, hvor alle fagligheder arbejder i samme retning til gavn for familien. 1
Hvorvidt det er en problemstilling i Hvidovre kommune, at de forskellige faglige dimensioner og love spiller godt og hensigtsmæssigt sammen, ved vi ikke konkret. Vi har ikke et overblik over hvor mange borgere der får forskellige ydelser og tilbud i forskellige sammensætninger og ligedan heller ikke et overblik over dette sammensat på husstand og/eller familie. Projektets formål Projektet har potentielt flere faser. Første fase handler om at finde ud af, hvor mange borgere/familier, der modtager 2 eller flere ydelser fra forskellige afdelinger eller modtager ydelser med meget store omkostninger knyttet til. Første fase handler således primært om at sikre et datagrundlag, der giver mulighed for at vurdere hvorvidt vi har basis for at formode, at det er nødvendigt med en indsats i forhold til de enkelte familier I fald dette er tilfældet skal projekt Helhedsorienteret social indsats i fase 2 tilvejebringe viden om - og erfaringer med, hvordan den kommunale organisation kan arbejde helhedsorienteret med udgangspunkt i den enkelte udsatte families situation for at sikre den bedste og mest effektive sagsbehandling for udsatte familier i kommunen. Ved at undersøge og styrke den helhedsorienterede indsats målrettet udvalgte udsatte familier sikres det, at udsatte familier får de rette tilbud og dermed ikke overkompenseres eller modtager overlappende ydelser fra kommunen. Familien vil samtidig opleve færre indgange til kommunen og modtage relevante og velkoordinerede tilbud, som understøtter familien i en positiv retning. Projektet har fokus på familien (husstanden) som helhed, da der er en formodning om, at det særligt i et familieperspektiv vil være muligt at optimere den samlede sociale indsats, da mange forskellige fagligheder er i spil som f.eks. hjemmesygepleje, alkoholbehandling, økonomisk friplads, personlige tillæg, mentorordning, kontaktpersonordning, sygedagpenge mv. Fase 3 er en generel vurdering af om den organisatoriske forankring af den tværfaglige sagsbehandling og indsats i Hvidovre Kommune understøtter, at udsatte familier oplever en helhedsorienteret og relevant hjælp og støtte fra kommunen. Færre og mere velkoordinerede indgange til Hvidovre Kommune skal sikre en sammenhængende udredning, relevante indsatser og grundig opfølgning for udsatte familier. Dette for at støtte de udsatte familier bedst muligt og for at sikre, at den indsats, som sættes i værk, er så god som muligt, så familien undgår overlap mellem de forskellige indsatser og fagligheder. Ved løbende at udlede erfaringer og relevant læring fra projektet, kan Hvidovre Kommunes organisering af det socialfaglige arbejde tilpasses bedst muligt mhp. at kunne levere de bedste, mest relevante og billigste ydelser til borgerne. Det skønnes, at der vil være et positivt socialt og deraf følgende økonomisk potentiale ved at optimere den helhedsorienterede indsats for udsatte familier i Hvidovre Kommune ved at se på, hvordan de offentlige midler anvendes. Projektets faser samt juridiske overvejelser Der udarbejdes en oversigt over de 100 familier (husstande) i Hvidovre Kommune, som modtager de største og/eller fleste økonomiske ydelser fra kommunen. Oversigten udarbejdes for at sikre den mest hensigtsmæssige og velkoordinerede indsats for de 100 familier og evt flere på sigt Oversigten over de 100 familier tilvejebringes via samkøring af kommunens relevante fag- og 2
økonomisystemer, som bl.a. DUBU, KMD, OPUS mv. Diverse øvrige ydelser, som ikke er at finde i førnævnte registrer (frit valgs ydelser, pension, sygedagpenge, dagpenge mv.), suppleres efterfølgende manuelt. Samkøring af såvel ikke følsomme som følsomme personoplysninger gennemføres i henhold til reglerne i persondatalovens kapitel 4. Datatilsynet gør derudover gældende, at kvalitetskontrol, på samme måde som kommunale forskningsprojekter, er omfattet af den fælles anmeldelse, som Hvidovre Kommune har indhentet hos Datatilsynet i forbindelse med kommunens generelle myndighedsudøvelse og sagsbehandling. Det skal understreges, at der ikke sker samkøring af personfølsomme oplysninger mellem afdelinger med det formål at kontrollere oplysninger men udelukkende med det formål at understøtte den nødvendige og helhedsorienterede indsats i sagsbehandlingen til gavn for borgeren. I fald det besluttes at igangsætte fase 2 vil det i overensstemmelse med Datatilsynets vurdering kræve en samtykkeerklæring fra de enkelte familier således, at fagpersonerne får indblik i familiernes generelle journaler mv. Dette faglige indblik vil have til formål at forberede et møde med den enkelte familie med henblik på at udrede, hvorvidt de eksisterende ydelser, tilbud og indsatser faktisk lever op til den udfordring den enkelte familie har. De 100 familiers ydelser, tilbud og sociale sager gennemgås i en konkret gennemgang i relation til den enkelte familie, som har til formål at afdække, om familierne modtager en helhedsorienteret og effektiv støtte fra kommunen. Fase 3 vurderes uproblematisk i relation til diverse lovgivning. Læringen fra projektet og resultaterne fra analysen bruges til at optimere og understøtte det fremadrettede tværfaglige arbejde målrettet alle familier, der modtager ydelser eller hjælp fra kommunen med henblik på at løbende kvalitetssikre, at familierne modtager de ydelser, de faktisk har behov for, uden overlap eller unødvendige tiltag men med fokus på effekt og nytteværdi af den kommunale hjælp. Projektets produkt(er) På nuværende tidspunkt forventes det, at der i 2016 udarbejdes en rapport, der giver en oversigt over, hvor mange (og hvilke) ydelser der er givet til de 100 mest udsatte familier i kommunen de første 6 måneder i 2015. Da projektet er i en indledende fase, er det muligt, at der løbende justeres i forhold til projektets produkter. Rapporten giver forventelig svar på: Hvor stor en andel af kommunens borgere modtager 2 eller flere ydelser/hjælp/indsatser fra flere afdelinger/lovparagraffer Sammensætning/sammenkøring af de 100 familier der modtager flest eller mest mhp en gennemgribende gennemgang af denne hjælp og ydelser Status over gennemgribende tværgående sagsbehandling af de 100 udvalgte sager. Generelle overvejelser over hvordan indsatsen målrettet de udsatte familier evt. styrkes, så den bliver mere tværfaglig og helhedsorienteret? Findes der overlap i ydelser eller indsatser mellem afdelinger/lovgivninger? Projektet kan derudover skabe et vigtigt overblik over de juridiske muligheder, der findes, i forhold til relevant og nødvendig samkøring af registre og CPR numre til gavn for borgerne, som vil opleve en mere helhedsorienteret indsats fra kommunen. Dette overblik vil kunne finde anvendelse i mange andre relevante tværfaglige projekter. Bindinger/begrænsninger 3
Al samkøring af registre og/eller CPR numre sker udelukkende med det formål at styrke den nødvendige og helhedsorienterede sagsbehandling, så de udsatte familier kan støttes bedst muligt. I evt. tvivlsspørgsmål i forhold til persondatalovens kapitel 4 indhentes altid samtykkeerklæringer fra de involverede familier. Projektet tager i første omgang udgangspunkt i de 100 familier, som modtager de fleste eller største økonomiske ydelser. Projektets organisering Projektet omfatter alle relevante afdelinger og forvaltninger i Hvidovre Kommune. Projektgruppen er indtil videre organiseret med deltagelse fra følgende afdelinger/forvaltninger: 1. Børne- og Velfærdsdirektør Christine Brochdorf, projektejer. 2. Souschef i Familie- og Dagtilbud Stinne Hjorth-Andersen, projektleder. 3. Familie- og Dagtilbudschef Susan Bjerregaard, projektmedarbejder. 4. Sundheds- og Træningschef Mette Riegels, projektmedarbejder. 5. Chefkonsulent Rune Juul Jensen, projektmedarbejder. 6. Specialkonsulent i jobcenteret Katrine Hansen, projektmedarbejder. 7. Økonom Phu Van Nguyen, projektmedarbejder. 8. Sekretariatschef Anne Wallberg, projektmedarbejder. 9. Juridisk konsulent Katja Steen, projektmedarbejder. 10. Direktionssekretær Nina Nilsson, projektmedarbejder. 11. Administrativ medarbejder i Familie- og Dagtilbud Marianne Wernblad, projektmedarbejder. Det vil være naturligt, at projektets organisering løbende justeres og tilpasses i forhold til, at projektet sættes i gang og udvikler sig. Øvrige relevante afdelinger og forvaltninger involveres derfor løbende i projektet. Tidsramme Projektets overordnede faser er fastlagt som følger: Medio oktober 2015: Projektbeskrivelse/Kommissorium er fyldestgørende. Ultimo december 2015: Oversigten over de 100 mest udsatte familier er på plads. 2016: Gennemgang af sagsbehandlingen af de 100 mest udsatte familiers ydelser/bevillinger. Ultimo 2016: Rapport om helhedsorienteret indsats målrettet udsatte familier er færdig. Medio 2017: Der gennemføres en opfølgende statusevaluering. Ultimo 2017: Der gennemføres en afsluttende evaluering. Da projektet er i en indledende fase, vil det kunne forventes, at tidsrammen løbende justeres og tilrettes. Arbejdet med milepæle, delmål og øvrige tidsfaser fastlægges i oktober og november 2015. 4
Økonomi/ressourcer Der er ikke på dette tidlige stadie i projektet afsat et budget. Det er muligt, at der undervejs i projektet vil skulle afsættes midler. Det forventes, at de primære ressourcer afholdes til projektledelse samt til grundig sagsbehandling og sagsgennemgang af de 100 udvalgte familier. Afrapportering Direktionen i Hvidovre Kommune vil løbende modtage en evalueringsrapport, som giver klarhed over projektets læring og viden med fokus på: 1. Økonomiske konsekvenser. 2. Forenkling eller effektivisering i sagsbehandlingen med fokus på ydelsesstrukturen. 3. Læring og ny viden som giver anledning til ny organisering. Evaluering Der foretages løbende evalueringer af projektets form, indhold, ressourcer og fremdrift. Direktionen i Hvidovre Kommune vil jf. ovenstående afsnit om Afrapportering løbende modtage evalueringsrapporter, som giver klarhed og overblik over projektet. 5