STRATEGI FOR EJENDOMSADMINISTRATION Thisted Kommune

STRATEGI FOR EJENDOMSADMINISTRATION Thisted Kommune

INDLEDNING I Thisted Kommune udarbejdes styringsdokumenter ud fra dette begrebshierarki: Hvad er en strategi? Strategien fastsætter hvad der i Thisted Kommune vil blive gjort for at indfri de politiske målsætninger, som fremgår af kommunens politikker. Der er i forhold til denne strategi tale om følgende politiske målsætninger: 1 Sætte helhedsplanlægning og samskabelse i højsædet og inddrage kunst og kreativitet i forbindelse med forbedringer og forskønnelse af kommunens offentlige arealer og bygninger Skabe forskellige bosætningsområder og bytyper som er attraktive, levende, grønne og funktionelle for borgere, virksomheder og gæster. Udvikle infrastrukturen så den understøtter fremtidens behov og muligheder for mobilitet. At grønne løsninger og bæredygtig, multifunktionel arkitektur spiller en væsentlig rolle i fremtidige byggerier og anlægsprojekter. Arbejde for at fremtidssikre bygninger og anlæg, herunder forberedelser til nye innovative løsninger. Have mod til at afprøve nye teknologier med henblik på at finde fremtidens bæredygtige løsninger. Vi vil stille kommunens anlæg, flader og infrastruktur til rådighed for demonstrationsprojekter, tests og nye ideer Her kan du altså læse om de strategiske fokusområder for valgperioden. Videre fastsætter Kommunalbestyrelsen gennem strategien mål og succeskriterier for Ejendomsadministration i Thisted Kommune i valgperioden. Strategiens afsender og kompetenceområde: I Thisted Kommune samarbejder vi på tværs og med interessenter for at skabe helhed og sammenhængskraft. Strategien er derfor udarbejdet med input fra interessenter og på tværs af kommunens politiske udvalg. Det daglige ansvar for strategien ligger hos Klima-, Miljø- og Teknikudvalget, men i et samarbejde med øvrige relevante udvalg, kommunalbestyrelsen og øvrige forvaltninger. Strategiens anvendelse og målgruppe: Strategien angiver mål for Thisted Kommunes indsats i forhold til bygningsoptimering og ejendomsadministration i valgperioden. Den er et fælles arbejdsredskab for politikere og administration i Thisted Kommune, og vil danne udgangspunkt for kommunens samarbejde med borgere, brugerbestyrelser, pårørende, foreninger, virksomheder og andre med interesse i strategiens område og Thisted Kommune. Læsevejledning: Strategien består af en indledning, lidt baggrundsviden og herefter selve strategien. Ønsker du at fordybe dig yderligere i Thisted Kommunes øvrige politikker og strategier, kan du finde dem på kommunens hjemmeside. 1 Målsætningerne er ikke endeligt godkendt, så der kan komme enkelte ændringer senest dec. 2018 2

Gyldighed: Strategiens gyldighedsperiode er valgperioden plus ét år. Strategiens tilblivelse, herunder inddragelse af interessenter: Det blev besluttet i budgetforliget 2018 at lave en analyse af bygningsmassen i Thisted Kommune, samt udarbejde en fremtidig ejendomsstrategi. Dette arbejde er udmøntet i denne strategi. Planen for arbejdet blev godkendt af Klima, Miljø og Teknikudvalget den. 23. januar 2018. Arbejdet blev struktureret som et projekt benævnt Bygningsoptimering, og styregruppen bestod af: Direktør Mogens Kruse Andersen Økonomichef Ellen Dissing Drifts- og Anlægschef Ejgil Haurum Chef for Borgerservice og Ydelser Jan Bendix Sektionsleder Børne- og Familieforvaltningen Per Sejer Hansen I spidsen for projektet stod sektionsleder for Affald og Ejendomme Søren Funder Larsen med hjælp fra udviklingskonsulent Trine Holm, Drift og Anlæg. Arbejdsgrupperne blev sammensat på tværs af kommunen for at inddrage så mange relevante interessenter som muligt i processen og udarbejdelsen af både analyser og strategi. Projektets organisering var således: Projektleder Søren Funder Larsen Behovsanalyse Børge Nygaard, Drift og Anlæg Mari-Ann Palm, CØL Jeanette Hartin, Plan og Miljø Rene Melgaard, Plan og Miljø Bygnings- og funktionsanalyser Børne Nygaard, Drift og Anlæg Grethe Mortensen, CØL Tanja Bendix, CØL Strategi Børge Nygaard, Drift og Anlæg Lars Moss Hansen, CØL Søren Funder Larsen, Drift og Anlæg Processen for arbejdet var som følger: Strategigruppen har gennemført samtaler med flere forskellige interne interessenter og disse interviews ligger som bilag til sagsfremstillingen for godkendelsen af strategien. 3

BAGGRUNDSVIDEN Kort introduktion til strategiens område Udviklingen i dag på ejendomsadministrationsområdet går fra den meget decentrale struktur og over i en mere central struktur. En udvikling som dels er båret af ønsket om at høste gevinsterne ved den centrale struktur og dels båret af den teknologiske udvikling på hele bygningsområdet. En udvikling som gør det vanskeligere at bevare overblikket i den decentrale struktur. Der er i dag en meget stor bevægelighed og dynamik i samfundet, både i de større byer og i de små lokalsamfund. Dermed også hurtige skift imellem de behov der skal dækkes på eksempelvis institutionsområdet og fritidsområdet. Disse nye tendenser skaber behovet for en ny og mere dynamisk organisation inden for den kommunale ejendomsadministration. Denne strategi implementeres for at tage højde for denne udvikling, og samtidigt få skabt nogle bedre rammer for styring af ejendomsporteføljen. Ønsket er, at understøtte udviklingen, så Thisted Kommune kan samle informationsstrømmene og beslutningsstrømmene for hele ejendomsadministrationsområdet. Konkrete gevinster ved en større centralisering af opgaverne vil blandt andet være: Anvendelsesoptimering af lokalerne og dermed mulighed for minimering af kvadratmeterforbruget Samlet koordinering af opgaver omkring ind- og udvendig vedligeholdelse, etablering af teknisk udstyr mv. og dermed undgå dobbeltarbejde, som er lig med ressourcebesparelser Større samlet udbud og dermed mulighed for prisreduktioner Sikre ensartethed på områder som tyverisikring, overvågning mv. STRATEGIENS MÅLSÆTNINGER Den samlede ejendomsadministration vil fremtidig være samlet i Teknik og Erhverv. Formålet med at samle opgaverne er, at det giver et langt større samlet overblik over opgaverne, mulighed for en bedre planlægning og styring, og dermed også et reduceret ressourceforbrug i både administrationen og udførelsen. Placeringen af opgaven i Teknik og Erhverv begrundes i afdelingens ekspertise og viden om kommunens bygninger. Dog deltager relevante interne kolleger på tværs af kommunen i en arbejdsgruppe for ejendomsadministration, så arbejdet understøtter ledelsesgrundlagets overordnede princip om sammenhængskraft. Læs mere herom under afsnittet for Bygningskoordinering og Behovsanalyser. Når man i den her sammenhæng taler om ejendomsadministration drejer det sig om: Bygningsvedligeholdelsesopgaven Styring af energi- og ressourceforbrug i driftssituationen Til- og afgang af bygningskvadratmetre behovsanalyse Ombygnings og moderniseringsbehov -behovsanalyse Eje / leje model Disse opgaver kan ses som selvstændige isolerede opgaver, men Thisted kommune ønsker nu at sætte fokus på de gevinster der kan opnås ved at se opgaverne i en sammenhæng, ved at samle dem i en tværgående arbejdsgruppe. På bygningsvedligeholdelsesopgaven vil den største ændring være at ansvar og budget for den indvendige bygningsvedligeholdelse flyttes fra institutionerne og over i denne arbejdsgruppe. 4

Nedenfor præsenteres de 3 modeller som Thisted Kommune kan bruge som baggrund for den fremtidige udvikling på området for ejendomsadministration: Model Model 1 (Status quo) Principper Lokale vurderinger af behov og indgåelse af leverandøraftaler Central styring af den basale bygningsvedligeholdelse ift. Klimaskærm og installationer Model 2 (Implementering af Strategi for Ejendomsadministration) Central vurdering af behov og indgåelse af leverandøraftaler Centralisering af indvendig og udvendig bygningsvedligeholdelse + Samle energibudgetter et sted Model 3 (Integrering af samtlige Facility Managementfunktioner) Model 2 + Centralisering af øvrige FM funktioner (Rengøring /pedel) + Vedligeholdelse af udearealer Volumen i kr. 9,5 mio. kr. 17 mio. kr. 57 mio. kr. Tidsplan for implementering Nuværende 2019 - Det forventes, at vi i takt med at skifte hen mod model 3 kan opnå mere service og bedre vedligehold (Illustreret ved den stigende kurve), for de potentialer vi kan indhente ved stordrift og samordning af indvendig og udvendig vedligehold. De i budgetforliget for 2019 indmeldte besparelser 2. mio. årligt, vil være en del af potentialet for Model 2. Model 1 Status Quo Modellen har været brugt i en årrække. Da den blev indført, var Thisted kommune i front med den anvendte model. Den har været velfungerende og sikret en rimelig ensartet og økonomisk fornuftig styring af bygningsvedligeholdelsen for så vidt angår klimaskærm og de basale bygningsinstallationer. Fordelen med modellen har været en klar opdeling imellem de opgaver som Teknik og Erhverv har kompetencen til, og til de opgaver som har stor betydning for institutionernes hverdag. Det øgede fokus på effektivisering af budgetter, samt udviklingen på de tekniske områder gør dog, at der bør etableres en mere centraliseret udgave af modellen. Model 2 Implementering af Strategi for Ejendomsadministration Det centrale i denne model vil være, at alle elementer i bygningsvedligeholdelsesopgaven samles et sted. Det betyder, at man i lighed med model 1, nu også på det indvendige vedligeholdelsesområde kan få en mere ensartet udvikling, og man kan opnå økonomiske fordele ved at samle vedligeholdelsesopgaverne og ved at centralisere alle energibudgetter. Det betyder, at man nu bevæger sig ind på områder som har stor betydning for institutionernes hverdag. Modellen fordrer derfor også, at det gode og tætte samarbejde imellem ejendomsadministrationen og institutioner skal udbygges. Model 3 Integrering af samtlige Facility Management-funktioner I denne model går man hele vejen og samler de sidste tilbageværende funktioner i den centrale enhed. Det betyder en centralisering af hele rengørings og pedelområdet, vedligeholdelse af udearealer. Det giver nogle helt klare fordele, at samle disse funktioner i en samlet enhed. For at høste gevinsterne for 5

denne model, er det afgørende at inddrage organisationen i udviklingen af organisationen både ift. personale og økonomimodeller. Det vil også være afgørende at øge samarbejdet med de ansvarshavende og dermed mindske risikoen for en mindre ansvarsfølelse hos brugerne. Energi, ressourceforbrug og bæredygtighed Hos Thisted kommune er der en lang og gedigen tradition for, at have skarp fokus på energi- og ressourceforbruget. Således har man i mange år haft en Energi- og ressourcepolitik som har placeret Thisted kommune helt i front. Strategien på området skal fortsat være, at forfølge mulighederne for minimering af energi- og ressourceforbruget i alle faser af bygningsdriften. I model 1 fastholdes energibudgetterne på de enkelte institutioner og dermed tæt på brugerne. I model 2 + 3 flyttes energibudgetter til den centrale enhed. De værktøjer der allerede på nuværende tidspunkt er i anvendelse til overvågning af energiforbruget fastholdes, udbygges og udskiftes således, at de hele tiden kan anvendes optimalt. Det skal også være et krav i model 2 og 3, at man ved alle større renoverings- og vedligeholdelsesopgaver har bæredygtighed og genanvendelighed med inde i vurderingerne af projektomfanget. Hos Thisted kommune er det vigtigt, at man ved nybyggerier og renoveringer, tænker bredt og langsigtet med balance mellem kvaliteterne i bæredygtighedsprincippet. Bæredygtighedsindsatsen skal rette sig mod hele byggeriets værdikæde, og de bæredygtige løsninger skal komme alle aktører til gode på kortere og længere sigt. Således også i både anlægs- og driftsfasen. Det er ikke et mål i sig selv, at man skal styre efter at anvende bestemte modeller, som eksempelvis DGNB princippet 2. Det skal være det langsigtede bæredygtighedsprincip, som skal være ledetråden frem for ønsket om, at kunne hejse bæredygtighedsflaget på indvielsesdagen. Det er et krav, at man under analysefasen beskriver, hvordan man i det konkrete projekt har tænkt sig at takle bæredygtighedsprincippet. Bygningskoordinering og behovsanalyser De fremtidige behov for nybyggeri, ombygning, renovering og sambrug skal vurderes et samlet sted og ses som en opgave på tværs af forvaltningerne. Et meget vigtigt element i denne opgave vil derfor være etableringen af en ejendomsadministration. En arbejdsgruppe som forankres i Teknik og Erhverv. Eventuelle behov for brug af flere kvadratmeter eller anvendelsesbehov til de lokaler der skal bruges, skal analyseres i arbejdsgruppen, hvor mulige løsningsforslag kunne være sambrug af lokaler frem for nybyggeri/ombygninger. De vigtigste opgaver for ejendomsadministrationen vil være at udarbejde: Overblik over til- og afgang af bygningskvadratmetre (køb, salg, nedrivning og lejeforhold) Behovsanalyser (anvendelsesmuligheder, sambrug og trends) Ombygnings og moderniseringsbehov Bygningsanalyser (vedligeholdelsesstand) Den helt overordnede strategi med ejendomsadministration vil være at arbejdsgruppen, på et meget tidligt tidspunkt i en behovsdrøftelse skal involveres i eventuelle ideoplæg. Det bliver forvaltningens egne repræsentanter der er med i arbejdsgruppen, og kan derfor bringe boblere på bane på et meget tidligt stadie. Det er vigtigt, at der udarbejdes procedurer for ejendomsadministrationens arbejde, at de gives nogle klare kompetencer og at arbejdsgruppen gøres synligt. På den lange bane vil man komme til at skabe en hel ny kultur på bygnings- og lokaleanvendelsesområdet. At man fremover kommer til at se det som en hel naturlig ting, at lokale- og bygningsbehov er en tværkommunal opgave, og at opgaven starter hos ejendomsadministrationen. 2 Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (Bygger på FN s verdensmål, principperne for cirkulær økonomi og bæredygtighed ift. Miljømæssige-, sociale- og økonomiske hensyn) 6

Der skal udarbejdes en særskilt procedurebeskrivelse for ejendomsadministrationen, som uddyber ovenstående. Denne skal sammenskrives/ajourføres med Procedure for Anlægsprojekter. Arbejdsgruppen skal have deltagere fra hver forvaltning (typisk udviklingskonsulenter eller souschefer). Eje / leje modeller Hos Thisted kommune fastholdes strategien om selv at eje de bygninger, der rummer de kommunale institutioner. Strategien gælder for kommunale institutioner og kommunale aktiviteter som har permanent karakter. Når det drejer sig om mere ac hoc prægede opgaver med en begrænset levetid, typisk under 5 år eller andre specielle situationer, skal muligheden for en lejemodel også undersøges. 7

Denne strategi er vedtaget i Klima-, Miljø-, og Teknikudvalget den (skriv dato her) og sendt til efterretning i Kommunalbestyrelsen den (skriv dato her) 8

På kommunens hjemmeside www.thisted.dk kan du finde oplysninger om politikker, øvrige strategier og handlingsplaner. 9