LM FOKUSGRUPPE 2 DMS BUDGET MODUL

Mødereferat: LM FOKUSGRUPPE 2 DMS BUDGET MODUL Dato Torsdag 11.marts 2010 kl. 09:00-13:00 inkl. let frokost fra 12:15-13:00 Mødet blev holdt på Til stede Afbud - Comwell, Middelfart LM Henrik Kongsdal, Nyborg; 135 køer LM Lars Åge Rasmussen, Nr.Aaby; 160 Jersey LM Henrik Jespersen, Ejby; 110 køer LM Nis H.Callesen, Rødekro; 125 køer LM Jørn Kjær Madsen, Bramming; 800 køer LM Kim Skou Rasmussen, Otterup; 180 køer + 400 i kviehotel NIR(Mødeleder), JHF, KIM, LAN, BPE Referent Dagsorden KIM/NIR 1. Velkomst og intro af deltagere (NIR) 2. Introduktion af formålet med mødet (NIR) 3. Introduktion til DMS projektet generelt (NIR) 4. Introduktion til DMS budget, generelt samt modulspecifikt med tilhørende dialog (JHF) 5. Kaffepause 6. Udredningsproces omkring spørgsmålene: (NIR) a) HVAD GIVER DET HER DIG SOM DU IKKE HAR I DAG? b) HVAD SKAL DER TIL FOR AT DETTE BLIVER EN SUCCES? c) VIL DU MED DETTE VÆRKTØJ BRUGE DINE RÅDGIVERE ANDERLEDES OG HVORDAN? 7. Opsamling og evaluering (v/nir) 8. Frokost Subjektiv vurdering af fokusgruppen: Alle LM er af yngre generation (op til ca. 45 år). De repræsenterer en blandet flot med variation i bedriftsstørrelse. Flere har ikke været LM mere end få år (eksempelvis Henrik Jespersen i 3-4 år). Generelt optræder gruppen som repræsentant for landmanden der vil overleve og udvikle sig alle har vækst som del af målsætningen. De har ikke uventet fokus på omkostninger også til rådgivningen! Side 1 af 10

Møde forløb: Ad 1 Ad 2 NIR bød velkommen og alle introducerede sig selv. NIR forklarede formålet med mødet: at syreteste DMS budgetmodulerne i konfrontation med grupper af forventede brugere af systemet, samt at vi ønsker en vurdering af hvorvidt det er tilstrækkelig brugervenligt til at LM selv ønsker at være en aktiv deltager i budgetprocessen, herunder i hvilket omfang han vil føle ejerskab til målsætningerne og hvorledes dette vil påvirke brugen af rådgiverne fremadrettet (i form og indhold). Ad 3 Ad 4 NIR fremlagde herefter PP med introduktion til DMS generelt, og at det omfatter en Budgetdel, en Resultatdel samt på et senere tidspunkt også et Dagligt overblik og at budgetdelen forventes køreklar ifm Ø90Budget til efteråret 2010, og resultatdelen som opfølgning efter 1.kvartal 2011. JHF fremlagde herefter DMS budgetmodulerne omfattende Prognosen, Foderbudget og Produktionsbudget. Fremlæggelsen foregik vha samme skærmbillede dumps som på første LM Fokusgruppemøde, og som udarbejdet af JEV. Gennemgangen af hvert modul blev afsluttet med dialog om indhold og relevans. JHF: Hvem får lavet budget? Kim ja det skal vi, jeg er ny og er født med det. Vil gerne kunne følge op på budgettet månedsvis og vil gerne kunne lave meget selv for det er dyrt, måske 30.000 bare for bankens skyld. Henrik j har lige fået det lavet for første gang ville ikke før fordi han ikke mente han skulle bruge det til noget, er nu presset til at lave og er glad for at der fokus på det. Henrik K har lavet budget i 20 år og vil meget gerne at de kan selv og vil gerne have KPO. Nis - har det i hovedet og er ikke tvunget endnu. Ved godt at det skal laves når der skal udvides. Jørn er overrasket over at vi siger at der ikke er mange der får lavet budget. JHF kunne oplyse at antallet varierer meget fra område til område - 20-90% i forskellige områder NIR kunne supplere med at det er ca.1400 kvægbedrifter men det reelle tal er svært at opgøre, Side 2 af 10

for også bedrifter med private rådgivere kan få lavet budgetter. JHF: Hvem opmåler beholdninger? Kvægkonsulenten, men i samarbejde. Man sparer penge ved at gøre det selv. Regulerer selv status til årsopgørelse. JHF: Hvordan sættes produktionsmål? Hvordan skal beslutningsprocessen foregå? Henrik J konsulent kan kigge med på robotter og kan derfor følge tingene løbende og kontakter ham når der er noget og det virker rigtig godt. Kommentarer til JHF s gennemgang af Prognosemodulet: Jørn - Hvorfor er der ikke gjort mere for at sælge det til landmænd? Man skal selv ind i det for at kunne forklare sig hos banken og for at få ejerskab til tingene. Vigtigt at kunne håndtere kønssorteret sæd. Henrik - I dag skal man selv lave noget mere, det skulle man ikke førhen. Henrik J kan man regulere mælkepris i prognose Lars markering for ændringer eller fokusområder ville være godt (vi kvitterer kun for grundlaget) Kim kunne godt tænke bemærkninger på hvor der er lavet ændringer og til at kunne kommunikere tankerne bag ændringerne til andre. Kommentarer til JHF s gennemgang af Foderbudgetmodulet: Nis de er vandt til at tyrene ikke er med, men lidt træls. Nis kan man ikke hente fodermidler i foderplan? Henrik kan man ikke overføre rationen fra Norfor foderplan Vi burde kunne hente foderplanen automatisk fra NorFor. Måske en kolonne med ration og hente fodermidler. Nis vil gerne have foderregistreringer til at nedskrive forbrug af foder Side 3 af 10

automatisk. Jørn vi skal sige på hjemmeside hvem der har systemer der kan tale sammen med vores systemer. Jørn indkøbt når man ikke er på kontrakt, ønsker hjælp til lagerstyring når man køber lidt her og der. Lagerstyring når indkøb foregår på kontrakt og indflydelse på budget når priser skifter budgetkontrol. Vil gerne have månedsvis budgetopfølgning. Foderopgørelse til dette. Kommentarer til JHF s gennemgang af Produktionsbudgetmodulet: Forskellige rationer til forskellige grupper betyder at man skal kunne hente foderplaner ind i foderbudget. Vil gerne kunne arbejde på forskellige ejendomme og bagefter flette på bedriften. På besætninger der er delt op i produktionsgrupper vil man gerne kunne arbejde på disse man kan ikke bruge gennemsnittet. Jørn - hvordan håndterer man at banker ikke kan lide at budgettet ændres over året og at der kommer mange siders kommentarer. Det håndteres i KPO her noteres nye forventninger ved siden af oprindeligt forventede og realiserede tal. Kim kan man ikke følge op tiere? Man vil gerne have det oftere, gerne per måned. LAH bedre for benchmarking når alle bruger samme perioder. Jørn synes ikke det er en god ide at bruge det til benchmarking. Vil hellere måle sig på egne målsætninger. Nis mener det er svært at lave benchmarking mod andre, med mindre de er meget lig egen bedrift. Nis det at tyrene ikke er med er vi jo vant til! frem med papir og lommeregner! Henrik J vil gerne se om kollegaer flytter sig og så skal han jo gerne følge med. Nis Benchmarking sker meget forsinket og man er for sent på den for at kunne rette op på tingene. Men de er sjove at have. Kan man lave budgetopfølgning på forskellige produktionsgrene? Lige Side 4 af 10

nu er planen at der skal være en samlet gruppe køer og kvier. Det duer ikke det skal være detaljeret. Man skal kunne kigge på de enkelte driftsgrene (kvier, køer osv.) Opfølgningen kan gøres så detaljeret som selv registrerer på. Fremtiden er måske at man går flere sammen. Ad 6 Udsagn ifm. 1.udfordring: Hvad giver det her dig som du ikke har i dag? Konklusioner fra de gule sedler alle deltagere fik 5 min til at skrive deres tanker ned på: Bedre styr på økonomien og bedre beslutningsgrundlag. Det bliver mere personligt. Tænker mere over budgettet og bruger det mere. Giver mulighed for at rette op på tingene i tide. Ser fejl hurtigere. Jeg får mere ro i sindet, og en bedre dialog med banken om virkeligheden. Mulighed for kontrakt og lagerstyring bliver meget vigtigt. Driftsgren budgetkontrol er vigtig, flere stalde med køer og flere forskellige afgrøder. Større mulighed for selv at lave budget. Får større ejerskab til budgettet. Lay-out bliver meget vigtig. Det bliver vigtig at man får forståelse for hvor de forskellige tal kommer fra. Mere ejerskab hurtigere evaluering. Med et budget kan vi agere hurtigere. Hvad går godt/skidt når vi mødes. Billigere budget overblik. At kunne selv og få overblik. Hurtig opfølgning. Snak med medarbejderne om det kommende år. Hvad går godt/skidt. Budget har jeg i dag i hovedet det her giver bedre styring med Side 5 af 10

løbende kontrol. Fordel: Du kan selv lave budgettet og der er mange data i programmet i forvejen. Ulempe: Hvis programmet ikke bruges så ofte skal det være simpelt at bruge du bør kunne guides igennem programmet. Er der klare mål man kan måle er det lettere at se om man når dem. Ejerskab til budget. Kan bruges i forhold til bank og kreditgiver meget mere konkret. Kan bruges til at få medarbejderne interesseret i hele bedriften (mus samtaler) Få budgettet arbejdet bedre igennem (mere ærligt). Styringsredskab på gren niveau. Opfølgende mundtlige kommentarer til udfordring 1: Kim skal være enkelt at bruge og gennemskues. Hvis det er for kompliceret vil det ikke være godt at bruge så tit som man gerne skulle. Man skal kunne bruge det uden at være IT person. Rådgiverne skal være villige til at samarbejde om det. Henrik bedre klædt på overfor bank ejerskab. Deles med medarbejdere for at få dem mere med ind i bedriften og få dem til at tænke mere over hvad de laver. Nis skulle gerne kunne få bedre styring, da han ikke laver budget i forvejen. Mange af tingene man skal lægge ind i budgettet ligger der i forvejen, så det er en fordel. Man skal bruge programmet tit så man ikke glemmer hvordan. Jørn forskellige udskrifter til forskellige målgrupper (landmand, medarbejder, bank osv). Ser udfordring i at det skal kunne mange til og stadig være enkelt. Vil gerne bruge dette til månedsrapportering, så man ikke behøver så mange udskrifter (tænker her også på dyreregistreingen). Henrik J vil nok give mere ejerskab til ejet budget. Men det skal være enkelt og let at gå til. Medarbejderen kan også se at der er arbejde det næste år. Lars har aldrig lavet budget, men her ville han kunne bruge det året rundt bruge det løbende, så det kunne få ham til at lave budget. Kan Side 6 af 10

vise medarbejderen hvad der sker hvis man laver tiltag. Det ville være godt. Ejerskab er godt og kommer ved selv at skulle igennem det. Hvad er det optimale interval for opfølgning? Jørn har nabo der har noget hver 14. Dag og det er han lidt misundelig på. Og konjunkturgevinsten hører ikke til under DB. Udsagn ifm. 2. udfordring: Hvad skal der til for at dette bliver en succes? Konklusioner fra de grønne sedler alle deltagere fik 5 min til at skrive deres tanker ned på: Programmet skal erstatte/samle noget vi har i dag og gøre det bedre. KEEP IT SIMPLE! At man kan se et afkast af anstrengelserne. Stor detaljeringsgrad i afkastet, uden at inputdelen bliver for voldsom Det skal være muligt at udpege klare indsatsområder og muligt at måle om målene opfyldes. Man skal vide hvad det er. Det skal være enkelt/overskueligt. Der skal være en gevinst kr/arbejde Det skal sælges til landmanden, rådgiveren og eller finansfolk. Introduktion landmand. Kursus for landmænd i brug af systemet Service (Hotline) Rådgivere er også positive! En god faglig hotline ikke til EDB, men det faglige indtastning Vigtig at landmanden bliver bruger, ikke kontorerne. Små kurser med gode fif til programmerne Lay-out Bankerne skal kunne accepterer at det er landmanden der er ansvarlig Systemet skal være brugervenligt og overskueligt. Side 7 af 10

Det skal kunne håndtere mange dyregrupper og (driftsgene) produktionsgrene det er giver overskuelighed på den enkelte afgrøde enkelte mark. Udfordringen ligger også i at brugeren skal føle sig inspireret til at bruge systemet. At det bliver så enkelt som muligt.- at rådgiveren er villig til at arbejde sammen med det. At det bliver overskueligt og at alle kan finde ud af at bruge det. At det er fleksibelt og kan bruges i flere fodergrupper. At man kan se det måned for måned så man kan rette op på tingene mens tid er. At det kan bruges som et rigtigt budget som banken kan bruge. Opfølgende mundtlige kommentarer til udfordring 2: Lars der skal markedsføring til. Det er vi ikke gode til og det er det største. Man skal vise til bønderne at det er der og at det er simpelt. Man skal vise hvad man kan få ud af at købe systemet. Hvad ønsker finansfolkene sig det skal vi kigge på. Bedre end at skulle forklare. Henrik introduktionen overfor landmændene, der skal laves kursus og uddannes. Der skal være hotline på. Rådgiverne skal have en positiv indstilling til det. Jørn rådgiverne bruger meget tid på at taste i programmerne i stedet for at lave faglig rådgivning. Hotline som også er faglige og kender systemerne. Når man taster et sted hvad sker der så For eksempel kan man ikke finde ud af at lave egne udskrifter i Dyreregistreringen vil gerne have en man kan ringe til om det. Bank vil gerne have budgetter lavet af et rådgivningskontor, det er et udtryk for kvalitetsstempling (mere troværdighed) og så de kan sammenligne. Ser ikke at der er meget for rådgiveren at gøre landmanden kan det meste selv. Håber at systemerne bliver så enkle at man selv stadig kan finde ud af det. Nis simpelt logisk guide igennem systemet. Henrik brugervenlig og overskueligt. NorFor er nemt at bruge. Fleksibelt system. Må godt inspirere til at man går dybere i det. Kim det må ikke komme ud før det er velfungerende. Tips og hjælp nemt tilgængeligt. Side 8 af 10

Udsagn ifm. 3. udfordring: Vil du med dette værktøj i hånden bruge dine rådgivere anderledes? og hvordan? Konklusioner fra de blå sedler alle deltagere fik 5 min til at skrive deres tanker ned på: Formodentlig lettere at bruge tværfaglig rådgivning. Få større udbytte/oversigt over tværfaglig rådgivning. Man kan være på forkant og bedre input. Bruge rådgivere som sparringspartnere på et højere plan. Lettere at få rådgiverne til at fokusere på de enkelte indsatsområder og give dem mulighed for lettere opfølgning. Sparring/kontrol Vil bruge mine rådgivere mere på det produktionsmæssige Sparring Vil give et større ejerskab Et ønske om at blive holdt op på de givne mål Nemmere at se konsekvensen af det given pris/handel Fremtiden bliver mere landmanden som chef og mindre brug af rådgivere hvis de ikke bliver bedre til at komme ud af huset. Ingen faste rådgivere i fremtiden specialister som bliver hentet ind til specifikke opgaver. Rådgivere vil blive brugt mere progressivt fremover da systemet er online, så direkte besøg af rådgiver bliver reduceret fra f.eks. 4 til et enkelt besøg, og mere kontakt via e-mail, telefon etc. Sparringspartner Jeg vil kunne spare mange penge. Jeg vil kunne svare mere på spørgsmål om mit eget budget. Jeg vil få en bedre sparring med mine Økonomi rådgivere. Mine rådgivere vil spørge mig hvorfor de ting er sådan i stedet for nu hvor det er mig der spørger. For mig vil det bare være det helt rigtige. Side 9 af 10

Opfølgende mundtlige kommentarer til udfordring 3: Kim bruges på en anden måde til sparring fordi tallene er mere ens egen. Rådgivning kan være mere koncentreret og fagligt på enkelte problemer i stedet for at taste. Sparer måske lidt penge. Sjovere for rådgiveren at komme ud at kigge på bedriften. Henrik vil nok arbejde mere på mail og hen over skærmen. Vil spare besøg. Mere progressiv rådgivning. Nis arbejder lidt per mail allerede. Får mere ud af tværfaglig rådgivning. Regner ikke med at spare penge, men skulle gerne få mere ud af rådgivningen. Jørn skulle gerne blive mere tilfreds. Ikke meget ved et budget der bliver lagt i skuffen og i øvrigt er dyrt. Arbejder man i rullende budgetter? Det gør man ikke i dette system. Henrik kommer ikke til at spare penge, men tror at man får bedre rådgivning ud af det. Lars håber at rådgiveren vil følge bedriften online og ringe når der er noget der ikke går som det skal. Gerne i god tid. NIR subjektive konklusioner på mødet: Det var meget svært for fokusgruppen at adskille budget- og den kortperiodiske opgørelse, hvilket understreget at disse elementer skal ses i sammenhæng ifm deres design og den information de tilbyder. Jørn Kær Madsens krav til at Budgetmodulet (og forventeligt efterfølgende også KPO modulet) kan håndtere hans virksomheds udtalte kompleksitet blev yderligere understreget af, at han efter mødet telefonisk har kontaktet GIG med henblik at udtrykke sin bekymring for om vi nu også bygger et system der evner dette. Personligt kan jeg være bekymret for hvorvidt vi er i stand til at tidsmæssigt at følge med dennes krav idet hans virksomhed forventeligt vil være endnu mere kompleks inden DMS er på gaden og samtidig vil det muligvis blive vanskeligt at retfærdiggøre en business case såfremt yderpunkterne i bedriftskompleksiteten skal honoreres. Fokusgruppen var mindre homogen end den første gruppe, men generelt blev Budget modulet vel modtaget som et godt værktøj de vil kunne arbejde med, og som forventes at give ejerskab til budgettet, men også at det ændrer rådgiverens rolle i retning af mindre service og mere proaktiv rådgivning (hvilket vel er det vi ønsker). Side 10 af 10