SÆRUDGAVE EFTERÅR 2011 up2date udgives af Medialogic A/S Digital Forvaltning - helt enkelt Medialogic A/S Bryggerivej 1 / 5800 Nyborg www.medialogic.dk / info@medialogic.dk / 63310310
Viljen til at ville Medialogic er ikke en politisk organisation. Vi er en privat virksomhed, der arbejder i et felt, som i høj grad er politisk ladet. Kun få områder har gennem de sidste mange år haft så stor bevågenhed som beskæftigelsesområdet og indsatsen over for ledige. Begreber som meningsløs aktivering og klapjagt på ledige er med jævne mellemrum dukket op i medierne, og den til enhver tid siddende minister på området har haft nok at gøre med at svare på spørgsmål fra oppositionen og kritiske journalister. Det har uden tvivl været fast arbejde. Den 3. oktober 2011 fik Danmark en ny regering, og Mette Frederiksen blev udnævnt til ny beskæftigelsesminister. Medialogic vil gerne ønske til lykke. Det kan vi godt, selv om vi ikke er en politisk organisation. En lykønskning er et udtryk for almindelig høflighed. I november måned sidste år forsøgte den selvstændige a-kasse min A-kasse at illustrere, at reglerne på beskæftigelsesområdet er ganske omfattende. Den 22. november 2010 begyndte a-kassen at udprinte samtlige regler på området. 10 dage og 23.675 sider senere var eksperimentet færdigt. A-kassen er i øjeblikket på jagt efter en rutineret bogbinder, der kan samle de 23.675 sider til verdens største bog. Hvis det lykkes at få bundet de mange sider sammen, bliver den næste udfordring at holde bogen opdateret. Reglerne på beskæftigelsesområdet ændres som bekendt ofte, og verdens største bog vil altså skulle udkomme i en ny version med jævne mellemrum. Sådan er det også med Medialogics kerneprodukt, WorkBase Jobcenter, som til enhver tid skal kunne håndtere det gældende regelsæt på dette komplicerede område. Og på forunderlig vis er det derfor det politiske arbejde med at ændre indsatsen for ledige, der holder Medialogics medarbejdere beskæftigede. Vi har ikke nogen officiel holdning til, om reglerne på beskæftigelsesområdet er for få eller for mange. Vi nøjes med at konstatere, at der er mange. Vores kræfter og vores engagement er bundet til at sikre, at vores produkter altid er opdateret og afstemt efter de gældende regler, så vores kunder kan arbejde effektivt og lovgivningsmæssigt korrekt. Når tingene af og til ikke kører så glat, som vi gerne vil, erkender vi vores fejl og skrider til handling. Vi fejer ikke noget ind under gulvtæppet. Medialogic er nemlig ikke en politisk organisation. Vi er ikke markedets største aktør, men vi vil være de bedste til det, vi gør. Og vi tror på, at viljen til at ville, fremmer evnen til at kunne. Sådan har det været siden begyndelsen, hvor Medialogic blev grundlagt, og sådan vil det være fremover. God læselyst til alle. Kate Turch Adm. direktør 2 MEDIALOGIC NYHEDSBREV
Indhold 4-5 Konvertering af de forsikrede ledige 5 Nye kurser i 2011-12 6 Arbejdsmarkedsportalen lukker 6 Anden Aktør Portalen 4-5 7 Nyt CMS-system hos Fujitsu 7 Statistikmodulet i WorkBase Jobcenter 8 Fokusområder hos Medialogic 6 7 8 Ansvarshavende redaktør Kate Turch Redaktion Martin Brahtz 13 Layout Lars Westermann Udgiver Medialogic A/S Bryggerivej 1, 5800 Nyborg Tlf.: 63 310 310 - www.medialogic.dk MEDIALOGIC NYHEDSBREV 3
Lukning af Arbejdsmarkedsportalen Af HANNE HEEBØLL (hhe@medialogic.dk) Som omtalt i sidste bulletin er Arbejdsmarkedsstyrelsen i gang med at udfase Arbejdsmarkedsportalen. Det betyder i praksis, at kommunerne fra den 12. december 2011 selv har ansvaret for itunderstøttelsen af alle dele af sagsbehandlingen for såvel forsikrede som ikke forsikrede ledige. Medialogic arbejder lige nu på højtryk, så vi er klar til december med de løsninger, der er nødvendige for at understøtte kommunernes sagsbehandling og tilbyde løsninger, der kan erstatte de funktioner, der forsvinder med lukningen af Arbejdsmarkedsportalen. Derefter lanceres en række tilkøbsmoduler, der skal give jobcentrene langt bedre muligheder for at styre indsatsen, måle på effekter og benchmarke de forskellige aktører både hvad angår de interne, kommunale leverandører som de eksterne, private aktører og leverandører. Anden AktørPortalen Af HANNE HEEBØLL (hhe@medialogic.dk) En af de funktioner, der forsvinder med nedlukningen af Arbejdsmarkedsportalen, er it-understøttelsen af anden aktøropgaverne. Medialogic lancerer som tidligere nævnt en ny løsning til disse opgaver Anden AktørPortalen eller blot AAP. Vi er netop nu i gang med at teste løsningen for at sikre, at funktionerne i vores nye modul lever op til kravene og kan understøtte såvel jobcentre som anden aktør i arbejdet. Systemet er opdelt i to faser. Første fase er klar til december. Fase 1 indeholder: Mulighed for at oprette delaftaler på de landsdækkende rammeaftaler Fakturering for de landsdækkende rammeudbud for ledige Jobplansmodul, hvor anden aktør direkte kan registrere jobplaner Journalmodul Samtalemodul, hvor anden aktør direkte kan registrere samtaler Hændelsesstyring anden aktør og jobcenter kan kommunikere om hændelser via portalen Fase 2 indeholder, der lanceres i første kvartal 2012, indeholder: Mulighed for at oprette lokale rammeaftaler og kontrakter med myndighedsoverdragelse Effektmåling for lokale rammeaftaler Redskaber til de enkelte ydelsestyper: o Ressourceprofil til både forsikrede og ikke forsikrede ledige o Jobplansmodul til både forsikrede og ikke forsikrede ledige o Journalmodul - til både forsikrede og ikke forsikrede ledige o Printmodul o Kontaktmodul Vi planlægger endnu et infomøde ultimo november, hvor vi vil præsentere den endelige løsning og de fremtidige visioner for vores aktørløsning. Invitation følger. Økonomi I forbindelse med køb af AAP gør vi opmærksom på, at der er mulighed for at anvende SKI rammeaftale 02.19 til direkte tildeling ved køb af AAP, således at jobcentret ikke behøver at gå i udbud, selv om man er over udbudsgrænsen. Ligger prisen under udbudsgrænsen, skal SKI rammeaftale ikke anvendes, da der blot kan indgås en Medialogic standardkontrakt. Medialogic har beregnet priser for alle vores kunder. Vi er netop nu i gang med at kontakte alle jobcentre med henblik på indgåelse af kontrakt. NB: Medialogic tilbyder AAP til en fordelagtig kampagnepris til de kunder, der indgår kontrakt om køb af AAP inden 1. december 2011. Kontakt Arne Bentsen, arb@medialogic.dk, for yderligere information om pris. 6 MEDIALOGIC NYHEDSBREV
KONVERTERING Konvertering af forsikrede ledige - en overgang er snart gennemført Af MARTIN BRAHTZ (mbr@medialogic.dk) I løbet af sommeren og efteråret har en lang række kommuner fået gennemført konvertering af forsikrede ledige, som er blevet flyttet fra Arbejdsmarkedsportalen til WorkBase Jobcenter. Det har været et stort og krævende arbejde for alle involverede, og vi er derfor glade for at kunne konstatere, at konverteringen langt de fleste steder er forløbet problemfrit. En spændende øvelse Der har været flere store kommuner med i de seneste konverteringer. En stor kommune vil naturligt nok have en større mængde data, der skal konverteres, end en mindre kommune. Og spændingen før en konvertering kan derfor opleves som større, ligesom arbejdet med at reparere eventuelle fejl vil være tilsvarende større, hvis noget går galt. Eller som Peter Thomsen, Jobcenterleder i Aalborg Kommune siger: En konvertering af denne størrelse er jo altid en interessant øvelse. Det er med en vis spænding, at man møder ind på arbejde dagen efter, for vi ved ikke helt, hvad det er for en situation, vi møder ind til. Og måske derfor har glæden denne gang også været stor, fordi tingene er forløbet smertefrit. Der har kun været ganske få sager, hvor noget ikke er gået som planlagt. Tilfredshed blandt brugerne Også selve skiftet fra ét system til et andet er fungeret godt ifølge Peter Thomsen: Alle brugere siger desuden samstemmende, at skiftet til et nyt system er gået godt. Det er det nemmeste skift, vi har prøvet indtil nu, og vi har efterhånden prøvet at skifte fra ét system til et andet en del gange. Lige nu er vi i gang med at øve os i at arbejde med WorkBase Jobcenter, og vi er alt i alt positive, selv om der selvfølgelig ind imellem opstår udfordringer., slutter Peter Thomsen. Opfattelsen deles af sekretariatsleder i Aalborg Kommune, Stig Stavnskær Pedersen, som udtaler: Vi har været absolut positivt overraskede. Tingene er gået, som vi havde aftalt og forventet, og det er rigtig dejligt. Så det samlede indtryk herfra er, at vi er tilfredse med konverteringen. Småfejl og tidspres Træerne vokser som bekendt ikke ind i himlen. Så selv om Lars Vintersborg, ITkoordinator i Næstved Kommune, kan bekræfte dele af det positive indtryk, er der andre dele, der giver anledning til kritik. Den rent tekniske del af konverteringen er gået forbløffende godt, siger Lars Vintersborg. Men når det gælder brugernes oplevelse af WorkBase, er der nogle irritationsmomenter. Når man som 4 MEDIALOGIC NYHEDSBREV
sagsbehandler har et pres, der hedder rettidighed, er det frustrerende at opleve fejl i systemet. Også selv om det faktisk er småfejl, for det betyder i nogle tilfælde, at det administrative arbejde bliver mere besværligt og tidskrævende, end vi er vant til., siger Lars Vintersborg. På trods af fejlene er der dog også forståelse for, at Medialogic er underlagt en række vilkår, der kommer udefra. Eller som Lars Vintersborg udtrykker det: Det er klart, at Medialogic arbejder under et tidspres, fordi Arbejdsmarkedsportalen bliver lukket meget snart, og derfor er der sikkert mange småfejl, der må vente med at blive rettet. Men det er vigtigt for mig at sige, at sagsbehandlerne har brug for, at der meget snart bliver taget fat på at rette de fejl, der giver forsinkelser i det administrative arbejde., slutter Lars Vintersborg. Den rent tekniske del af konverteringen er gået forbløffende godt. Lars Vintersborg IT-koordinator i Næstved Kommune Intensiv fejlrettelse I november gennemføres konvertering af forsikrede ledige i Horsens og Ringsted, og konverteringen af alle forsikrede ledige vil dermed være afsluttet. Det betyder bl.a., at de ressourcer, der hidtil har været anvendt i forbindelse med konverteringer, vil blive frigivet. Disse kræfter vil blive brugt til en intensiveret indsats på at stabilisere WorkBase Jobcenter og ikke mindst på at få rettet de fejl, der besværliggør visse arbejdsgange for brugerne i både de små og de store kommuner. Det er det nemmeste skift, vi har prøvet indtil nu, og vi har efterhånden prøvet at skifte fra ét system til et andet en del gange. Peter Thomsen Jobcenterleder i Aalborg Kommune NYE KURSER Medialogic afholder løbende kurser i Work- Base Jobcenter. I resten af året har vi ledige pladser på følgende kurser: 22. november 2011 Kursus om fleksjobvisitering, ledighedsydelse og særlig ydelse 24. november 2011 Kursus i statistik og LIS 13. december 2011 Kursus i Administrationsmodulet Du kan tilmelde dig kurserne på vores KundeNET. MEDIALOGIC NYHEDSBREV 5
Nyt CMS hos Fujitsu: Turen gik til München Af MARTIN BRAHTZ (mbr@medialogic.dk) I august måned drog Medialogics grafiker Lars Westermann sydpå med kurs mod München. Forude ventede der fem dages intensiv hands-on træning med Fujitsus nye CMS-system. Fujitsu har benyttet Lars som webmaster i snart syv år, og det var derfor et naturligt valg, at han skulle varetage det nye system. Hands-on træningen skal suppleres med e-learning, og efter planen skal det nye system implementeres i starten af 2012. Lars og Medialogic ser frem til udfordringen med at få implementeret det nye system problemfrit hos Fujitsu. B2B webshop Foruden webmasteropgaver udvikler Grafisk Afdeling, som består af Lars Westermann og Peter Lemb, også specifikke systemer til Fujitsu, deriblandt en B2B webshop der gik i luften i august måned. Grafiker Lars Westermann og Web-integrator Peter Lemb får de sidste detaljer på plads Statistikmodulet i WorkBase Jobcenter Af MARTIN BRAHTZ (mbr@medialogic.dk) I løbet af de seneste måneder har Medialogic gennemført en række ændringer i vores statistikmodul. Baggrunden for disse ændringer var et behov for at sikre, at de tilgængelige data var korrekte. Flere kunder oplevede nemlig til tider, at datagrundlaget på grund af fejl og/eller mangler gav tilsvarende fejl i de rapporter, der efterfølgende blev genereret. Det er naturligvis ikke tilfredsstillende. For at sikre korrekte data har vi derfor bl.a. foretaget en mindre reduktion i de typer af data, der er tilgængelige i Work- Base Jobcenter. Det er altså sket ud fra betragtningen, at kvalitet er bedre end kvantitet. En af de mere grundlæggende ændringer er, at rapporter nu genereres i WorkBase og derefter skal overføres til Excel for videre databehandling, sortering, filtrering, dannelse af tabeller med videre. For at kunne foretage denne databehandling kræver det naturligvis, at man har kendskab til de mange funktioner og finesser, der findes i Excel. Medialogic har et tilbud om en workshop for de brugere, der har behov for at komme helt på hjemmebane i Excel og samspillet mellem WorkBase Jobcenter og Excel. Workshoppen kan tilrettelægges efter helt individuelle behov, og programmet kan f.eks. se sådan ud: Lær at overføre rapporter i WorkBase til Excel Grundlæggende behandling af lis terne, eksempelvis sortering, filtrering, dannelse af pivottabeller på baggrund af data fra WorkBase Udarbejdelse af ledelsesrapporter i Excel som kan opdateres nemt fra gang til gang om f.eks. o Sagsantal. o Aktiveringsomfang. o Styring af rettidighed på indsatsen. Workshoppen vil være en blanding af en gennemgang af mulighederne i WorkBase og praktiske øvelser, hvor Medialogics forretningsspecialist på området vil guide deltagerne i forhold til at få udarbejdet ledelsesinformation, der kan bruges fremadrettet. Workshoppen vil vare ca. 4 timer og kan gennemføres som plenum for op til 12 deltagere eller som en mere intensiv gennemgang for 1-3 deltagere. For nærmere information eller for at træffe aftale om afholdelse af workshop kan man kontakte forretningsspecialist Jesper Hauritz Sørensen på tlf. 31 45 87 70 eller på mail: jhs@medialogic.dk MEDIALOGIC NYHEDSBREV 7
Fokusområder i Medialogic Siden foråret har vi i Medialogic haft en række fokusområder, som har haft særlig opmærksomhed. Vi har gennemført et stabiliseringsprojekt for at give bedre drift og mindske antallet af fejl i WorkBase Jobcenter. Vi har arbejdet på at forberede nye funktioner og nye produkter, så WorkBase kan håndtere de gældende regler og den IT-tekniske udvikling hos vores samarbejdspartnere. Vi har gjort en indsats for at tiltrække nye, dygtige medarbejdere til vores stab. Det svære samspil Den gennemgående ambition med alle tre fokusområder er, at vi vil have det bedste produkt på markedet, og at vores kunder og brugere skal opleve kvalitet, service og engagement fra vores side. Vi ved dog også godt, at det i perioder desværre har været svært for vores kunder og brugere at se, at det går den rigtige vej. Det skyldes bl.a., at flere af fokusområderne ikke altid spiller så godt sammen. Når vi udvikler nye funktioner og nye produkter, sker det enten på baggrund af ønsker fra vores kunder, eller fordi ændringer i lovgivningen eller i IT-strukturen, som WorkBase Jobcenter skal fungere sammen med, nødvendiggør det. Den kommende lukning af Arbejdsmarkedsportalen er et godt eksempel på det sidste. Men nye funktioner medfører af og til, at der opstår fejl. Det kan skyldes, at mulighederne for at teste nye funktioner kan være ret begrænsede. Men en forklaring på mange af de fejl, der desværre opstår, er ofte, at tingene er gået for hurtigt, fordi udefra kommende krav nødvendiggør, at ændringer i WorkBase Jobcenter skal implementeres i et tempo, der gør det svært at nå at sikre kvaliteten. Hurtigt og grundigt Den politiske virkelighed kræver hurtige beslutninger. De komplekse IT-strukturer, som WorkBase Jobcenter er en del af, kræver grundighed. Det er en vanskelig balancegang, og her kommer det tredje fokusområde, som jeg nævnte i starten, ind i billedet: de dygtige medarbejdere. Vi har i løbet af de seneste måneder ansat en række nye medarbejdere, der skal gøre os bedre til at løfte de nuværende og de kommende udfordringer uden at miste balancen. Vores udviklingsafdeling har fået tilført nye kræfter, bl.a. med tre eksterne konsulenter, der arbejder med fejlrettelser og stabilisering. Hos vores Product Owners har vi ansat to nye forretningsspecialister, ligesom vores socialfaglige teams er blevet suppleret af flere erfarne og kompetente medarbejdere. Og endelig har vi på kommunikationssiden ansat to konsulenter, der skal hjælpe med at binde det hele sammen. Et af de helt konkrete områder, der har trængt til en kærlig hånd, er sygedagpengeområdet. Samspillet mellem Work- Base Jobcenter og KMD s fagsystemer har desværre haft mange fejl. Derfor har vi nu givet ekstra opmærksomhed til netop dette samspil, og det er vores klare forventning, at vores snitflader til KMD Sygedagpenge i løbet af kort tid vil blive væsentligt forbedret. Desuden er vi ved at lægge sidste hånd på nye snitflader til KMD Sygedagepenge Refusion (N351), som vil være klar til december, og til KMD Aktiv, som er køreklar i april 2012. Begge de nye snitflader vil betyde store lettelser i de administrative byrder for vores kunder og brugere. Fundamentet: Kunderne Det er nemlig her, vi finder Medialogics helt centrale fokusområde: brugerne. Hvis brugerne ikke er tilfredse, er vi heller ikke tilfredse. Kunderne er fundamentet for vores virksomhed, og derfor er vi hele tiden optaget af at sikre en meget høj grad af kundetilfredshed. Det er ikke et område, der fra tid til anden skal sættes fokus på. Det er hele grundlaget for Medialogic. I december måned udkommer endnu et nummer af dette nyhedsmagasin, up- 2date. Her vil vi se tilbage på et meget travlt år 2011 i Medialogic, og vi vil prøve at løfte sløret for flere af vores spændende planer for 2012. Kate Turch Adm. direktør 8 MEDIALOGIC NYHEDSBREV