Når lovgivning går hurtigere end programmering

Transkript

1 EFTERÅR/VINTER 2010 Up2date udgives af Medialogic A/S medialogic NyhEdSMAgASIN 5 Nye produkter + Forsikrede Ledige i WorkBase Jobcenter / Kundearrangementer / Syltede og snittede KMD snitflader Ny organisationsstruktur Side 8 Medialogic A/S Bryggerivej Nyborg Når lovgivning går hurtigere end programmering Side 4 Aalborg baserer sig på WorkBase Side 10 up2date_2010_3k.indd 1 27/10/

2 Medialogic runder snart 70 ansatte - og sidder på knapt 50 % af jobcenter markedet Årets første 3. kvartaler i 2010 har været en udfordring for Medialogic på mange fronter især har ændret lovgivning og Ny Match krævet hårdt arbejde. Meget er sket siden Up2date udkom sidst. Vi er bl.a. blevet kåret som tredje hurtigst voksende gazellevirksomhed på Fyn. Vi har siden årsskiftet ansat 29 nye medarbejdere, heriblandt 6 funktionschefer, som skal være med til at sætte en fælles fremtidsstrategi for Medialogic. derudover har vi styrket vores bestyrelse med en it-advokat. Nye lokaler og ny adresse - uden at flytte I juli måned fik Medialogic med et anneks ca. 250 m2 mere af Bryggergården i Nyborg. Nu udvider vi så med stueetagen, således at vi råder over hele Bryggergården på ca m2 i alt. Vi har fået indrettet nogle gode uddannelseslokaler for vores kunder samt skabt bedre indretningsmuligheder for vores medarbejdere. de ny lokaler er i samme bygning og på samme adresse, men vejen har fået nyt navn nemlig Bryggerivej 1. Vi har således også fået plads til at fejre vores 10 års jubilæum, der vil finde sted i Ny kunde: Aalborg Jobcenter Medialogic er stolte over, at Aalborg Jobcenter har valgt WorkBase Jobcenter som deres jobcenterløsning. Aalborg Kommune er landets tredje største by, og med Aalborg som kunde, arbejder vi nu for tre af landets største jobcentre. det stiller naturligvis store krav til os som leverandør. Vi har i den forbindelse styrket vor organisation med tre tidligere chefer fra Lindø-værftet: En driftschef, en udviklingschef og en projektleder. Lovgivningen går hurtigere end programmering 2010 var forudbestemt til konsolidering og optimering af WorkBase Jobcenter, men desværre må dette udsættes til dels på baggrund af mange, nye love og dels på grund af Ny Match, som vi må erkende var en større mundfuld, end vi havde ventet. det er svært af følge med, når lovgivning går hurtigere, end vi har kunnet programmere især når lovændringer har grebet voldsomt ind i flere vitale områder af systemerne, hvilket både Medialogic og andre leverandører har måttet sande. Medialogic har som følge af ovenstående sammen med KL nedsat en arbejdsgruppe bestående af kunder til at sikre, at både Medialogic og slutbrugerne fremadrettet får de bedst mulige arbejdsbetingelser. Underdrejede First Line supportere Som mange af jer måske har oplevet, er vores supportpiger bagud med besvarelser af jeres servicedesk-henvendelser. denne situation beklager vi naturligvis, men vi har ganske enkelt ikke kunne følge med. derfor har vi styrket First Line Support med 2 nye medarbejdere. For at få behandlet de mange ubesvarede henvendelser, arrangerer Medialogic en arbejds-event weekend. Med dette tiltag håber vi, at alle brugere vil kunne mærke effekten heraf og gerne fra midten af november. På vores jule-erfamøder evalueres dette tiltag. På sikker kurs Jeg vil runde af med at understrege, at med undertegnede siddende ved roret vil jeg gøre alt for at sikre, at Medialogic-ledelsen sammen med vores dygtige kolleger fortsat yder en ekstraordinær stor indsats for at få de sidste 6 måneders mange udfordringer sikkert i havn. det er af største vigtighed for Medialogic, at vores slutbrugere er tilfredse med det it-system, som de arbejder med i hverdagen. Et it-system der brugervenligt skal lette, effektivisere og mindske det administrative arbejde, så der i sidste ende bliver mere tid til borgeren. du ønskes god læselyst med dette nummer af Up2date! Kate Turch Adm. direktør 2 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 2 27/10/

3 Indhold 2 Leder ved Kate Turch 4 Når lovgivning går hurtigere end programmering 5 5 nye brugervenlige moduler Fraværsmodul KMD Integration til sygedagpenge UVvej AktørPortalen WBA Refusion 8 Ny organisationsstruktur 10 Aalborg Kommune baserer sig på WorkBase 11 Forsikrede Ledige i WorkBase Jobcenter 12 Kundearrangementer 24-timers konference for jobcenterchefer Socialchefernes Årsmøde i Århus JobCamp i Horsens Jule-erfamøder DHL stafet 14 Syltede og snittede KMD snitflader 15 Susi s Hjørne medialogic NyhEdSMAgASIN 3 up2date_2010_3k.indd 3 27/10/

4 Når lovgivning går hurtigere end programmering WorkBase Jobcenter blev implementeret i en proces med mange og hyppige ændringer. det resulterede i en version, der ikke levede op til forventningerne. Medialogic forklarer, hvorfor det gik galt. Af Mikkel Jørgensen Medialogic s it-system WorkBase Jobcenter har, som mange måske ved, fået kritik for ikke at være optimeret og finjusteret i forhold til jobcentrenes behov. En væsentlig grund til de mange indkørings- og performancevanskeligheder har primært bestået af en uheldig kombination og sammenblanding af primært tre faktorer: En kompleks og omfangsrig opgave En opgave præget af et kompliceret lovgivningsregelsæt En opgave som er underlagt mange og hyppige ændringer Forestil dig et hus Et it-system kan sammenlignes med at skulle bygge et hus fra grunden af. Forestil dig, at du skal projektere et større hus i flere etager. Og forestil dig at husets ejer løbende ændrer på placeringen af døre, vinduer og værelser under byggeprocessen. Det vil ikke kun forskyde husets indre logik og sammenhængskraft. Det vil naturligvis have konsekvenser for husets indretning og funktionalitet. Når man så yderligere lægger til, at huset i praksis skal kunne fungere tæt sammen med andre nybyggede huse (Arbejdsmarkedsportalen, Jobnet, m.v. ), ja så begynder opgaven at tage sig kompleks ud set fra en systemprogrammørs perspektiv. Lovmæssige ændringer skaber systemmæssige konsekvenser Men ingen siger, at det skal være nemt at være it-virksomhed, når der skal programmeres software til kommunernes systemer. Specielt ikke når lovgivningen bliver vedtaget hurtigt og i flere tempi så systemprogrammøren må ind og justere i en systemskabelon, der ikke er skræddersyet til at håndtere meget hyppige, lovgivningsmæssige ændringer. Årsagen til systemmanglerne findes især ét sted: Hver gang der skal programmeres en ny ændring, så går denne ændring ind og forskyder kravene til de øvrige funktioner i it-systemet. Og med disse forskydninger, så er det ikke svært at forestille sig, at ændringerne forårsager en hel stribe systemmæssige konsekvenser, der så igen skal tilpasses individuelt i hele systemet. Denne ændrings-knopskydning er lidt af et pillearbejde og kræver omhyggelig analyse af systemets individuelle komponenter samt evnen til 4 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 4 27/10/

5 INFO Version 6.1 indeholder: Ny Match Integration til Jobnet Understøttelse af ny databekendtgørelse Integration til UVvej Netforvaltning Sundhed o pdatering i november til version 6.2 indeholder: * Endnu flere system-optimeringer * delvis myndighedsoverdragelse til anden aktør * Opdateringer af integrationsområdet jf. ny lovgivning pr. 1. august, 2010 at forudsige eksakte følgevirkninger af de foretagede ændringer. Det er med andre ord en tids- og ressourcekrævende proces, når man fremadrettet skal skabe en velfungerende og brugervenlig it-løsning. Udfordringer efter Ny Match Kate Turch, adm. dir. i Medialogic, vil gerne indrømme, at Medialogic ikke forudså, at en skiftende lovgivning ville afstedkomme så store udfordringer: Problemerne opstod som følge af implementeringen af en større lovændring Ny Match, som blev udviklet under tidspres og gik i luften med flere store systemer samtidig. Ifølge Kate medførte lovændringen gennemgribende ændringer i de forskellige systemers mest vitale dele, hvorfor systemet blev en udfordring for brugerne: Hverken vi, Arbejdsmarkedsstyrelsen, vores konkollega eller vores kunder havde forventet, at systemændringerne ville afstedkomme så store indkøringsvanskeligheder, som tilfældet desværre var. Det skal jeg være den første til at beklage. Men samtidig understreger det, at området er kompliceret. Løbende optimeringer Netop de lovmæssige ændringer har bevirket, at Medialogic har været længere tid end beregnet om at implementere de nødvendige optimeringer i WorkBase Jobcenter. Medialogic har til stadighed fuld fokus på at optimere uhensigtsmæssighederne, pointerer Kate: Intet i denne verden er ufejlbarligt, det gælder også i it-branchen. Tid er altid en mangelvare, men vi arbejder fokuseret og målrettet med at optimere WorkBase Jobcenter. Efter de sidste opdateringer har der generelt været tilfredshed med Medialogic s WorkBase-løsning: Gennem en kundetilfredshedsundersøgelse i september måned kan jeg oplyse, at de sidste opdateringer efter sommerferien har haft en positiv effekt. I den ideelle verden kunne man håbe på, at lovgivningen fremover ville komme i større, og mere gennemtænkte pakker, der ikke afstedkom så mange systemændringer. Men det er nok betingelserne i den virkelige verden, hvis man vil være i vores branche, slutter Kate med et smil. medialogic NyhEdSMAgASIN 5 up2date_2010_3k.indd 5 27/10/

6 dialogic.dk gic.dk n. Vend Medialogic introducerer 5 nye brugervenlige moduler Fremtidens it-løsninger skal danne grundlag for at skabe synlige resultater. derfor produktudvikler Medialogic løbende brugervenlige it-systemer, der fleksibelt kan individualiseres og skabe optimalt overblik for den enkelte bruger. Fraværsmodulet Fraværsmodulet håndterer på enkel vis alle former for fravær. Modulet giver dig mulighed for at få en månedlig status på en borgers præcise fravær og træffe afgørelse om eventuelle sanktionsmuligheder på et veldokumenteret grundlag. giver en optimal og kvalitativ sagsbehandling Fleksibel i forhold til jobcentrets arbejdsgange og organisering direkte kommunikation med ydelseskontor sikrer en effektiv og hurtig sagsbehandling Økonomisk overblik ved kun at udbetale eksakt og berettiget ydelse Automatiske guideforløb i forlængelse af fraværsregistrering KMD Integration til sygedagpenge KMd Integration sparer dig for tid og ressourcer. Sygedagpenge-modulet betyder, at du kun behøver at bruge tid på løbende sager. du bestemmer selv, hvornår sagen skal overgå fra ydelseskontor til jobcenter, så kun aktuelle sager optager din tid. Automatisk oprettelse af sygedagpengesager i WorkBase Jobcenter Mulighed for at hente detaljerede oplysninger og filtrere på løbende sager Automatisk opdatering af alle sager Varighedsguide både generel og til pensionister UVvej UVvej er et integrationsmodul, der via fælles datagrundlag skaber overblik og fælles fodslag i ungeindsatsen. UVvej gør samarbejdet til Ungdomsuddannelsesvejledningen lettere og mere smidigt via direkte kommunikation og sikrer unge et målrettet og individuelt forløb. giver et optimalt overblik over den unges forløb Automatisk advisering der kan forhindre dobbelt vejledning Styrker samarbejdet mellem jobcenter og Ungdomsuddannelsesvejledningen genererer info der skaber grobund for effektiv, tidlig indsats Socialcenter ARBEJDSGANGSMODUL Arbejdsgangsmodul SOCIALCENTER WorkBase er mere end it-løsninger til Jobcentre Et komplet it-system til Familie- og Voksenområdet til fx håndtering af dag- og døgnbehandling med fokus på misbrug og socialt udsatte. Systemet varetager, understøtter og giver et overblik over følgende: Et procesunderstøttende sagsbehandlersystem og med stor fleksibilitet i forhold til opgaveløsningen. FORSIKREDE LEDIGE Forsikrede ledige - basis Fraværs- og Friholdelsesmodulet Overblik over nuværende funktionalitet til forsikrede ledige (FL) samt snitflader til AMS og Jobcenter vedr. forsikrede ledige (FL) og ikke forsikrede ledige (IFL). Nuværende funktionalitet (som er basis funktionalitet funktionalite for forsikrede ledige): Personopslag (TASS, WRSM) Jobplansmodul (samme funktionalitet som AMS) (TASS, FOD, IBS, WRSM) Til- og afmeldemodul (samme funktionalitet som AMS) (TASS, PJAK, ROP, WRSM) o Personstatusoverblik o Til/afmelding o Registrering af periodiske forhold o Se rettidighed o A-kasselog Visitation og kontaktforløb (samme funktionalitet som AMS) (DRV) Kontaktmodul (ROP, PJAK) o Opret/rediger møde o Søg ledige o Søg møder o Foretag møderegistrering o Opret og anvend søgeprofilersøgeprofile o Skriv brev o A-kasse kommunikation Printmodul (WRSM) Virksomhedsoverblik (VO) o Jobordre (HAJ, WRSM) WRSM AMS links (link til beskæftigelsesregionen mv.) Fraværs- og Friholdelsesmodulet lsesmodulet er et tilkøbsmodul til WorkBase Jobcenter som hurtigt og fleksibelt hjælper Jer med at håndtere fravær og sanktioner. sanktioner Via automatisk opgave genereringer og understøttende sagsguider f.eks. journalisering af fravær, håndtering af afsendelse og modtagelse af lægeerklæring, dannelse af månedlig rapport over fravær, kobling til negative hændelser m.v., sikre modulet Jer optimal og kvalitativ sagshåndtering. I kan vælge at tilknytte rollen fraværsadministrator, der giver mulighed for at håndtere arbejdet med fravær centralt. Modulet kommunikerer direkte med Ydelseskontoret og sikre blandt andet derved ed at der ved mere end 14 dages sammenhængende fravær kan ske korrekt omkontering af borgens sag. Fraværs- og Friholdelsesmodulet lsesmodulet giver Jer mulighed for: At håndtere alle former for fravær fra beskæftigelsesfremmende foranstaltninger dvs. både tilbud og jobsamtaler. Fraværet registreres let og hurtigt og der er adgang til fraværshistorik der giver et hurtigt overblik. At danne en månedlig opgørelse over en borgers præcise fravær og træffe afgørelse om sanktionsmuligheder herudfra (understøtter De Nye Sanktionsregler d. 1. oktober 2009). At kommunikere direkte med Ydelseskontoret vedr. sanktioner, hvilket giver sikker og hurtig sagshåndtering. At opstarte automatiske guideforløb i forlængelse af fraværsregistrering f.eks. negative hændelsesguide eller automatisk opgavegenerering på indhentning af lægeerklæring. At undgå at udbetale mere i ydelse end en borger er berettiget til, fordi modulet igennem gennemsigtig og præcis fraværsregistrering sikrer korrekt grundlag for sanktionering. Dette giver Jer økonomisk overblik og fordel. Direkte kobling til periodiske forhold på Arbejdsmarkedsportalen ved registrering af sygdom, lønnet arbejde, borgerligt ombud og barsel på de relevante sagstyper. (NB. ifm. Ny Match) Fraværs- og Friholdelsesmodulet lsesmodulet gør det nemt for dig som bruger at indberette fravær, at angive årsagen til fraværet og tage stilling til om der skal iværksættes sanktionering. Det giver dig overblik samt nem og direkte adgang til kommunikation til ydelseskontoret. Helt enkelt. For yderligere information og tilbud, kontakt Medialogic på tlf.: eller marketing@medialogic.dk AKTØRPORTAL WorkBase AktørPortal AktørPortalen er en kommunikationsportal, der skaber en integreret sammenhæng mellem jobcentret og de interne og private aktører i beskæftigelsesindsatsen. Portalen håndterer, smidigt og effektivt, delingen af informationer mellem jobcenter og den interne eller private aktør via en fælles database, hvor alle borgersager opbevares og løbende opdateres. Alle informationer, indtastet om borgeren, er tilgængelige for aktøren i den periode, hvor borgeren er henvist til denne og kun i denne periode. Dette sikrer, at personfølsomme oplysninger kun er tilgængelige, når de er aktuelle for aktøren. Aktørportalen har en snitflade til KMD-Opera, således at du via Opera kan overføre det oprettede tilbud til Aktørportalen, og herfra ra gennemføre placeringen af borgeren og angive de økonomiske betingelser for den enkelte placering. Portalen er bygget til at håndtere pris- og timestyring, således at der hele tiden er overblik over mængden af- og prisen på de bevilligede ede timer, hvilket varierer fra tilbud til tilbud. Denne håndtering giver mange muligheder for styring både hos den enkelte sagsbehandler og hos ledelsen. Funktionaliteten er bygget ud fra en bevillings- og godkendelsesproces, hvor brugerrollen bestemmer, hvad man har ret til at godkende. Via faktureringsmodulet sikres det, at aktøren aldrig fakturerer mere end, der er bevilliget og til den rette pris. Dette indebærer en meget stor effektivisering i forhold til fakturakontrol hos jobcentret. Portalen er et effektivt alternativ til manuel håndtering via blanketter og papirflow. Elektronisk grundregistrering, enkeltkøbsaftaler, progressionsrapporter og e-fakturering er nogle af de processer, som AktørPortalen understøtter. Denne elektroniske håndtering reducerer ventetiden for både borgeren, jobcentret og aktøren. Videndeling Snitflade til KMD-Opera Købepladshåndtering E-fakturering Flow automatisering Medialogic A/S Bryggerivej Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Version: LW WBA-REFUSION WBA-REFUSION Det nye refusionssystem WBA-Refusion Med indførelsen af ordningen om kommunal medfinansiering af arbejdsløshedsdagpenge til forsikrede ledige får I som kommune en enkelt, men meget omfattende beregningsopgave. I skal, som kommune, beregne og indberette de korrekte beløb til Indenrigs- og Socialministeriets refusionssystem hver måned. Med WBA-Refusion vil denne opgave kunne løses på en ny og tidsbesparende måde. WBA-Refusion sørger for, at I har pålidelige beregninger og grundig dokumentation. Beregningen forudsætter både oplysninger fra jobcentret og fra a-kasserne. Da a-kasserne ikke kan levere kommunespecifikke oplysninger om kommunens forsikrede ledige, har vi indarbejdet denne funktion i WBA-Refusion. Den samlede beregningsopgave sker automatisk, hvilket giver sikkerhed for, at Jeres medfinansiering af a-dagpenge beregnes korrekt. Med WBA-Refusion sikres det, at: kommunen får beregnet korrekt medfinansiering måned for måned. oplysningerne indberettes til de respektive systemer. opsamling af data, beregning og indberetning foregår automatisk. det enkelte jobcenter eller kommune således ikke bliver pålagt yderligere opgaver i hverdagen. sporbarhed og tilgængelighed har været en af de vigtigste parametre i designet af datamodellen. Udtræk af data fra WBA-Refusion til kommunalt datawarehouse I forbindelse med kommunernes understøttelse af Bekendtgørelsen om kommunernes medfinansiering af arbejdsløshedsdagpenge og befordringsgodtgørelse til de forsikrede ledige, kan kommunen få behov for adgang til de indberettede aktiveringsdata og medfinansieringsdata. Dataudtrækket vil kunne samkøres med dataudtræk fra WorkBase. Det vil så være muligt selv at beregne fx: Arbejdsgangsmodulet er et tilkøbsmodul til WorkBase Jobcenter som på en smidig og enkel måde giver jer mulighed for selv at definere arbejdsgange, som skal understøttes af WorkBase Jobcenters guideforløb. Med arbejdsgangsmodulet kan jeres superbrugere via administrationsmodulet indlægge arbejdsgange, som efterfølgende kan anvendes af brugerne i Borger-, Tilbuds- og Virksomhedsmodulet. Der findes to typer af arbejdsgange ge i WorkBase Jobcenter Arbejdsgangsmodul: Almindelige arbejdsgange som giver jer mulighed for at skræddersy jeres helt egen guides som supplement til de i forvejen definerede guideforløb i WorkBase Jobcenter. Almindelige arbejdsgange kan anvendes tre steder i WorkBase Jobcenter: Borger-, Tilbuds- og Virksomhedsmodulet og kan tilknyttes specifikt til en bestemt sagstype. Delte arbejdsgange hvor I bruger en af de i forvejen eksisterende guider i WorkBase Jobcenter, men erstatter egne trin/opgaver i guiden. Delte arbejdsgange kan oprettes fire steder i WorkBase Jobcenter, på guiderne: Afholdelse af CV samtale, Afholdelse af jobsamtale, Foretage Straksmatch tch og registrering hos staten i jobcentret og Sygeopfølgningsplan. Arbejdsgangsmodulet gør på denne måde WorkBase Jobcenter til jeres eget, da I får IT understøttelse der dækker jeres egne individuelle måder at arbejde på helt enkelt. Kontakt og tilbud For yderligere information og tilbud, kontakt Martin Hansen på tlf.: eller mha@medialogic.dk Medialogic A/S Fredensgade 5800 Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk KMD integration Sygedagpenge Medialogic tilbyder nu integration til KMD sygedagpenge via WorkBase Jobcenter. Snitfladen giver mulighed for automatisk sagsoprettelse. Ydelseskontoret skontoret fritages derfor for hele den manuelle oprettelse af nye sager. Derudover betyder KMD integration, at jobcentret t nu kun behøver at bruge tid på løbende sager. Jobcentret kan nemlig med KMD integration selv bestemme, hvornår sagen skal overgå fra Ydelseskontoret og til jobcentret, hvorved kun de relevante sager optager Jeres tid. Med KMD integration sparer I både tid og ressourcer helt enkelt. Snitfladen til KMD består af to dele: en batchdel, som har kørsel 1 gang om ugen og en online kørsel, hvor man kan trække opdateringer/oprettelser over, lige så snart de er indberettet i KMD sygedagpenge. Batchkørsel: Automatisk oprettelse af sygedagpengesager i WorkBase Jobcenter. Mulighed for at filtrere på sager, der skal være løbende. bliver registrerede som bekræftede sager, derved frasorteres start/stop-sager. til om oplysningsskemaet er kommet retur, som et filter. Når opgaven udføres, bliver man bedt om at tage stilling til, om der skal være en løbende sag i Jobcentret. Automatisk opdatering af sager: Bedre kvalitet og systematik i sagsbehandlingen. Arbejdsgangsunderstøttende guider til udarbejdelse af dagbog, handleplaner og opfølgning omkring evt. indsats. Systemets guider giver et solidt styringsgrundlag, sørger for dokumentation i sagen og skabelse af overblik og vidensdeling på tværs af interne og eksterne interessenter. Overskueligt kalenderbookingsystem. Nem administration af medicinering og indberetning af magtanvendelse. Statistikmodul til ledelsesinformation til dokumentation af indsats, kvalitet og resultater. Version: LW - Der tages forbehold for ændringer og trykfejl Der er mulighed for at lade sagerne stå 1 uge, før de bliver registrerede som Der er mulighed for at bruge opgaven, Tag stilling til om oplysningsskemaet er De to filtre kan kombineres. Gælder for lukning af delsager/hovedsager. Pensionskoder. Varighedsdato 4 uger før varighed. Genoptaget arbejdstid lønmodtager/selvstændig. Varighedsguide generel og for pensionister. Batchkørslen er envejs, og går fra KMD sygedagpenge og ind i WorkBase Jobcenter. Medialogic A/S Fredensgade 5800 Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Læs om online kørslen på bagsiden. Medialogic A/S Bryggerivej Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Version: LW Version: LW Version: LW Medialogic A/S Fredensgade 5800 Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Hvad koster en given målgruppe i tabt medfinansiering måned for måned - Tab kan defineres som det, som man skulle medfinansiere i forhold til det, man rent faktisk medfinansierer i en dagpengeuge. Hvilken myndighed er ansvarlig for tabet - og hvor stort er det. Datawarehouse udtrækket er et tilkøb til WBA-Refusion. Medialogic A/S Fredensgade 5800 Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Læs mere på bagsiden Medialogic A/S Fredensgade 5800 Nyborg Tlf.: Fax: info@medialogic.dk Version: LW Ønsker du at vide mere så kontakt en af vores konsulenter på tlf eller info@medialogic.dk 6 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 6 27/10/

7 AktørPortalen ny version i støbeskeen Af BJarne Lynderup Thorsen Medialogic har iværksat udviklingen af en helt ny aktørportal. Hovedformålet er at skabe en platform, hvorfra man bedre vil kunne kommunikere med jobcentrenes øvrige aktører. den nye 2011-version skal erstatte Arbejdsmarkedsstyrelsens Aktørportal. Årsagen til produktudviklingen skyldes, at Arbejdsmarkedsstyrelsen inden for en overskuelig fremtid lukker ned for den administrative understøtning og styring af andre aktører under service- samt LVU-udbud (Længerevarende og Videregående Uddannelser). Opgaven overgår fremover til en kommunal understøttet it-løsning. Et fremtidssikret produkt Pt. arbejder Medialogic med grundige foranalyser og markedsundersøgelser, der skal afdække, hvilken ideel, fremtidssikret løsning vi skal udvikle. den kommende AktørPortal-løsning vil gøre det muligt at: Oprette aftaler og delaftaler (både statslige og kommunale udbud) Skabe overblik over pladser herunder pris- og timestyring dele info mellem jobcenter og øvrige aktører smidigt og effektivt Føre tilsyn med (rettidig) aktiveringsgrader hos øvrige aktører Skabe overblik over øvrige aktørers indsats, effekter og priser gennemføre en effektiv faktureringsstyring AktørPortalen forventes udviklet som en selvstændig løsning, der skal fungere i samspil (men uafhængigt) af WorkBase. INFO Ønsker du at vide mere så kontakt: Bjarne Lynderup Thorsen, forretningsspecialist Tlf.: / blt@medialogic.dk WBA Refusion videreudviklet til at matche 2011-regler Af Flemming Skjold-Iversen Fra 1. januar 2011 træder nye regler i kraft med hensyn til den kommunale medfinansiering af dagpenge til forsikrede ledige. disse nye regler vil ændre refusionsberegningen på flere punkter, hvoraf de 2 væsentligste er: 1. Reglerne for rettidighed er indført i refusionssystemet således, at passive timer nu kan medfinansieres med enten 50 eller 100 % alt efter om rettidigheden er overholdt, mod i dag 50 %. Aktive timer medfinansieres fortsat altid med 25 %. 2. Karensen nedsættes fra 18 til 12 uger. Systemet i drift fra 3. januar 2011 Medialogic er i fuld gang med at implementere de nye regler, og vi forventer at sætte det nye system i drift fra 3. januar Lige som sidst arbejder vi sammen med BdO om en revisionsgodkendelse af nye beregninger og af systemet som helhed. Systemet har stadig beregningsmotoren for Rettelser tilbage i tid vil også efter årsskiftet blive beregnet efter de gamle regler. Som kunde vil du ikke mærke meget til denne ændring i hverdagen. data vil (præcis som i dag) automatisk komme ind i systemet fra WorkBase, Arbejdsmarkedsportalen og Opera. Ligeledes er systemets interne bogføring, og de rapporter der kommer ud til kommunerne, ikke ændret. den største ændring er, at der refusionsmæssigt er en økonomisk konsekvens af manglende rettidighed. medialogic NyhEdSMAgASIN 7 up2date_2010_3k.indd 7 27/10/

8 Ny organisationsstruktur giver større fordele for vores kunder Med Medialogic s markante udvikling og vækst det sidste år, og på grund af de mange, gode erfaringer virksomheden har opsamlet, har vi foretaget en række organisationsændringer, der styrker organisationen og kommer kunderne til gode. Af Kate Turch Fordele for vores kunder Medialogic har valgt at sætte stor fokus på at styre vores produktflow og dermed sikre større kundetilfredshed. Organisationsændringen styrker ikke kun Medialogic, den medvirker også til at gøre samarbejdet med vores kunder enklere og nemmere. Organisationsændringerne vil resultere i, at vi kan optimere vores processer 360 grader rundt i organisationen, bl.a. på baggrund af følgende tiltag: Fokus på kvalitet frem for kvantitet Løbende vurdering af indkomne fejl og mangler. her prioriteres og rettes de mest kritiske fejl og mangler først. Systematisk fokus på test og kvalitetssikring Større overblik vedrørende versioner og opdateringer Udnævnelse af ansvarlig medarbejder for versioner og opdateringer. det betyder, at nye opdateringer ikke genskaber gamle fejl og at allerede rettet funktionalitet ikke overskrives med gammel kode. Kommunikation Etablering af KundeNet. her sikres brugere og ledere i jobcentrene løbende information om fejlrettelser, kendte fejl, prioriteringer, konsekvenser ved fejl samt eventuelle oprydninger. User Experience Enhanced user effectiveness Product Management Satisfied customers Program Management Delivering the solution within project constraints Test sker i et stramt formaliseret forløb. dette giver et præcist overblik over, hvad der er rettet, og hvad som endnu ikke er rettet. MSF Team Roles Release Operations Smooth deployment and ongoing operations Architect Translator between program managers and developers. Alignment with best practice Medialogic har valgt at anvende en anerkendt udviklingsmodel: Microsoft Solution Framework (MSF). Test Approval for release only after all quality issues are identified and addressed Development Building to specification 8 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 8 27/10/

9 29 nye medarbejdere og 5 nye funktionschefer For at professionalisere og styrke vores organisation har vi i 2010 ansat ikke mindre end 29 nye medarbejdere. Disse er fordelt på næsten alle personalegrupper dog primært i konsulent- og udviklingsafdelingen. Ledergruppen Ledergruppen er i 2010 blevet forstærket med følgende 5 nye funktionschefer - se billedet til højre. Ledergruppens nye medlemmer Arne Bentsen, Financial Controller Ole Christiansen, Program Manager Carsten Lund, IT-driftschef Kim Mogensen, Udviklingschef Bjarne Lynderup Thorsen, Forretningsspecialist Konsulentgruppen Vi har ligeledes styrket vores socialfaglige konsulentgruppe med nye, stærke kræfter. Konsulenterne møder du ude i jobcentrene i forbindelse med møder, uddannelser og floorwalkerdage. Vores socialfaglige konsulentgruppe består af: Bagerst fra venstre: gert Rindom, Jesper hauritz Sørensen, Kim Ulv Christensen og henning Ziegler. Forrest: Ann Berit Christensen, Pia Van dijk, Ina Ringsdal, Jean-Nette Stenz hansen og Brian Larsen. First Line Support Medialogic s First Line Support sidder klar, når superbrugere ringer i forbindelse med supportspørgsmål. Supporterne modtager dagligt mange opkald, som besvares og registreres i servicedesken. medialogic NyhEdSMAgASIN 9 up2date_2010_3k.indd 9 27/10/

10 Aalborg Kommune baserer sig på Medialogic s WorkBase danmarks 3. største kommune, Aalborg, valgte WorkBase Jobcenter som deres fremtidige sagsbehandlingssystem. Af Mikkel Jørgensen Aalborg har for nylig afsluttet et EUudbud på deres fremtidige jobcenterløsning og valget faldt på WorkBase Jobcenter. det betyder, at Aalborg Kommune fra december 2010 har valgt en fremtid på minimum 4 år med Medialogic. Også KMd bød ind på opgaven. Bedste kvalitet, økonomi og serviceniveau En arbejdsgruppe i Aalborg Kommune var med, da Medialogic præsenterede WorkBase Jobcenter, der vandt EU-udbuddet ved vægtning af følgende kriterier: Bedste kvalitet, økonomi og serviceniveau. Aalborg Kommune havde specifikt vægtet 'kvalitet' højt, ved at dét parameter repræsenterede hele 60 % af den samlede vurdering. Jobcenterchef Arne Lund Kristensen udtaler: Vi har over en længere periode haft en arbejds- og styregruppe til at vurdere de mulige løsninger. Jeg kan derfor med sikkerhed sige, at vi ud fra de opstillede kriterier har valgt den bedst tilgængelige løsning. Aalborg Kommune lagde vægt på, at WorkBase Jobcenter er et intuitivt system med sammenhæng imellem de enkelte elementer, hvor alle funktioner indgår i samme program. Endnu en fordel ved WorkBase er, at systemet nemt kan anvendes til at trække info og statistik som et fleksibelt ledelsesværktøj, der skaber overblik. WorkBase understøtter også forsikrede ledige WorkBase skal erstatte et ældre arbejdsmarkedssystem udviklet af Aalborg Kommunes egen it-afdeling. det gamle system har gennem årene løst opgaven fint. Men fra 2010 er opgaven med at varetage de forsikrede ledige overgået fra Staten til kommunernes jobcentre, og her ville systemet komme til kort. hvis vi også skulle understøtte de forsikrede ledige med vores eget system, skulle vi videreudvikle på det, og det ville blive for omfattende en programmeringsopgave, udtaler konsulent i jobcentersekretariatet, John Andersen. Ser frem til en spændende udfordring Både ledelsen og medarbejdere i Medialogic glæder sig over Aalborgs valg af it-leverandør. Adm. direktør Kate Turch siger: det er altid en spændende udfordring for os, når en stor kommune som Aalborg vælger vores it-system til jobcentret. Jeg og mine medarbejdere glæder os meget til et godt samarbejde. Kontraktunderskrivelsen blev behørigt fejret med et glas champagne og kransekage. Kontrakten med Aalborg Kommune løber i 4 år med option på forlængelse af aftalen med 2 år. 10 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 10 27/10/

11 Forsikrede Ledige i WorkBase Jobcenter Inden for beskæftigelsesindsatsen har kommunerne overtaget ansvaret for it-understøttelse af statslige opgaver. det betyder nye opgaver for Medialogic. Martin hansen Af Martin hansen Som følge af finansloven i 2009 overtog kommunerne i august 2009 ansvaret for den samlede beskæftigelsesindsats. dette betød også, at kommunerne som udgangspunkt overtog ansvaret for it-understøttelsen af de hidtil statslige opgaver. derfor skal sagsbehandling i jobcentrene i fremtiden understøttes af de kommunale itleverandører. Processen trækker ud Fra august til november 2009 fik 20 af vores kunder konverteret data fra Arbejdsmarkedsportalen over Work- Base Jobcenter. de har siden håndteret sagsbehandlingen af de forsikrede ledige i WorkBase Jobcenter. det var herefter den oprindelige plan, at de resterende jobcentre skulle konvertere til WorkBase Jobcenter i løbet af disse konverteringer er desværre af flere omgange blevet udskudt, da der har været problemer med værktøjer, der skal anvendes til konverteringen af data. disse problemer er nu blevet løst hvilket betyder, at de næste jobcentre bliver konverteret i november De sidste jobcentre konverteres i første kvartal 2011 Arbejdsmarkedsstyrelsen har annonceret, at de sidste jobcentre skal konverteres i løbet af første kvartal I forlængelse heraf forbereder Arbejdsmarkedsstyrelsen lukningen af Arbejdsmarkedsportalen for jobcentre. de understreger dog, at anden aktørmodulet i Arbejdsmarkedsportalen ikke vil blive lukket, før andre leverandører på markedet vil kunne understøtte dette. hvornår Medialogic forventer at understøtte dette, kan der læses mere om på side 7 (WBA Refusion) i dette magasin. Vi ser frem til, at de nært forestående konverteringer bliver gennemført med succes, og at alle vores kunder fremadrettet kan håndtere både forsikrede og ikke forsikrede ledige i WorkBase Jobcenter i en fælles indsats. Et kig i supportafdelingen medialogic NyhEdSMAgASIN 11 up2date_2010_3k.indd 11 27/10/

12 Medialogic s 24-timers konference for jobcenterchefer På Medialogic s første konference for jobcenterchefer deltog 30 jobcenterchefer og tovholdere. Fokus var på udviklingen de næste 1-2 år inden for arbejdsmarkedsområdet og de krav, det stiller til udvikling af WorkBase Jobcenter. Af Kate Turch I forlængelse af den ustabile driftssituation, der har præget WorkBase Jobcenter siden Ny Match, var der på konferencen selvfølgelig meget fokus på, hvorledes Medialogic kan sikre et mere stabilt system. I det følgende er omtalt de væsentligste emner fra konferencen og Medialogic s tilbagemelding på de mange input og drøftelser. Stabilisering af WorkBase Jobcenter På konferencen gav deltagerne deres vurdering af, hvilke områder af WBJC der især bør være fokus på med henblik på at nå en bedre driftsstabilitet for brugerne. her er de emner (i uprioriteret rækkefølge) som blev nævnt: Forsikrede ledige-modulet A-kasse kommunikation Søgelister Forsikrede Ledige generelt Anden aktør understøttelse Integrationsmodulet Ledighedsydelse Cuber med fokus på rettidighed og aktivering Workshops På konferencen blev gennemført 3 workshops med følgende indhold: Ledelsesinformation, statistik og rapporter Anden AktørPortalen WorkBase Jobcenter generelt de 3 workshops var organiseret således, at alle konferencedeltagere fik mulighed for at deltage i alle workshops. det mundede ud i mange gode drøftelser og anbefalinger. Eksterne oplægsholdere På konferencen fik vi inspirerende oplæg fra: Vicekontorchef i KL, Kristina Bendixen, der fortalte om den fælles kommunale digitaliseringsstrategi Kontorchef Birthe Iversen, AMS, der gav en status på it-understøtningen af Jobcentrene Kontorchef Peter graversen, Beskæftigelsesregion Syddanmark, der bidrog med et oplæg om resultatmåling i jobcentre Jobcenterchef Kasper Kyed, Jobcenter holbæk, der præsenterede de værktøjer, som Jobcenter holbæk bruger til at styre og måle indsatsen i jobcentret Oplægsholdere fra Medialogic Fra Medialogic blev der bl.a. orienteret om: Status på Workbase Jobcenter Produktstyring og organisation med fokus på Medialogic s nye organisationsstruktur Kommende forbedringer i Work- Base Jobcenter Ledelsesinformation, cuber og rapporter Kommunikation, KundeNet og nye produkter Brugergrupper og Erfa-møder Endnu engang stor tak til alle jer, der deltog i konferencen. Vi håber, at I både fagligt og socialt fik noget med hjem. Tak for jeres bidrag og engagement. Vi håber, at vi kan sige på gensyn og at vi ses samme tid og sted næste år. Til jer, der ikke kunne deltage: Vi håber, at I kommer næste år og bidrager til at gøre chefkonferencen til en fast tradition. 12 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 12 27/10/

13 Kundearrangementer Vi deltager med en stand (nr. 8) på Socialchefernes Årsmøde i Århus 31. oktober til 1. november 2010 Vi deltager med en stand (nr. 22) på JobCamp i Horsens 4. til 5. november 2010 Medialogic s Jule-erfamøder Vi kan med glæde oplyse, at Medialogic afholder Jule-erfamøder i december. Møderne vil blive afholdt i henholdsvis Øst- og Vestdanmark. Tid og sted er nu fastlagt, så sæt derfor allerede nu kryds i Jeres kalendere: Vest Onsdag den 8. december kl på Scandic Bygholm Park i Horsens. Øst Torsdag den 9. december kl på Roskilde Kongres- og Idrætscenter. Som på de tidligere erfamøder vil deltagerne blive orienteret om flere centrale emner i forhold til WorkBase Jobcenter. desuden får deltagerne lejlighed til at dele deres erfaringer med tovholdere og superbrugere fra andre kommuner. Vi kan allerede nu løfte sløret for, at vi på disse møder ønsker at starte de lokale erfagrupper op, så de gode erfaringer med WorkBase Jobcenter også kan deles mellem jer uden for erfamøderne. Vi håber at se rigtig mange deltagere både i øst og i vest. Online tilmelding: medialogic NyhEdSMAgASIN 13 up2date_2010_3k.indd 13 27/10/

14 DHL stafet En it-virksomhed skal i princippet altid løbe hurtigt. Også i regnvejr Af henriette hjort Igen i år var der stor tilslutning blandt Medialogic s medarbejdere til DHL stafetten i Odense. Stafetten blev afholdt tirsdag den 17. august, som var en regnfuld og kold sensommerdag. Team Medialogic stillede i år med 3 løbehold og 2 gå-hold, som trodsede det regnfulde vejr og gennemførte i flot stil den 5,1 km lange rute omkring Odense Å og Zoologisk Have. Medialogic s vinderhold bestod af: Henriette Hjort, Jesper Damgaard, Brian Larsen, Casper Frets og Arne Bentsen. Holdet kom ind i tiden 2:12:41 og blev nr. 259 ud af 660 løbehold. Efter løbe/gå turen hyggede vi alle på trods for det ustadige vejr - med grillede pølser tilberedt på Pouls meget effektive Webergrill. Syltede og snittede KMD snitflader Snitflader til KMd Aktiv og sygedagpenge refusion N351 er en never ending story. Af Kate Turch Trods ihærdige forsøg siden 2006 på at få igangsat et snitfladesamarbejde med KMd omkring integration til flere KMd fagsystemer, er det til dato kun lykkedes at få én snitflade på plads, nemlig KMd sygedagpenge. Medialogic må desværre konstatere at udvikling af disse snitflader til KMd fagsystemer stadig trækker i langdrag. Betegnelsen Syltede og snittede flader passer vist meget godt til situationen. KOMBIT er nu gået ind i sagen på opfordring af KL. Formålet er at få udvikling af standard snitflader til henholdsvis KMd Aktiv og sygedagpengerefusion N351 udviklet under konsitionsaftalen. Flere af vores kunder, bl.a. Århus og Odense Kommune, har bedt KL og KOMBIT om at få udvikling af disse snitflader på dagsordenen. Vi håber, at kunne melde flere detaljer omkring udviklingen ud inden jul medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 14 27/10/

15 Sofie s hjørne er nu overdraget til Susi Medialogic s nye, lille maskot og pr-medarbejder. Tag godt imod hende. Susi s Hjørne Af henriette hjort Sofie, som trofast har fulgt med mor og far på arbejde gennem 9 år, sov desværre stille ind den første weekend i oktober måned. Æret været Sofie s minde. Medialogic har imidlertid budt velkommen til en ny, lille maskot og prmedarbejder Susi på 13 uger. Jeg er det nyeste og yngste medlem hos Medialogic. Mine første dage hos 'Familien Medialogic' var meget overvældende. der er rigtig mange indtryk, og jeg nyder at snuse rundt i de nye omgivelser. Jeg er jo ikke så stor og bliver derfor hurtigt træt, og må lige tage mig en lur ind i mellem. det tror jeg nu mine forældre er glade for, så kan de nemlig få arbejdet lidt Jeg er faktisk lidt stolt af mig selv og synes egentlig, jeg opfører mig rigtig pænt. Jeg laver ikke særligt mange ulykker og jeg er også flink til at lade mine forældre sove om natten. Ind imellem driller jeg dog lidt, for det er altså kedeligt at skulle ligge i sin kurv og være artig, mens de arbejder. Jeg vil jo meget hellere lege! Jeg er meget glad for mine nye forældre, som passer godt på mig, også selv om min mor på min 12 ugers fødselsdag skubbede døren op i min pote. Jeg græd og blødte meget, og måtte en tur på Nyborg dyrehospital. der fik jeg nogle beroligende sprøjter og bedøvelse i min pote, så de kunne undersøge mig grundigt. Min ene kno var brækket og min negl blev fjernet. Jeg mærkede heldigvis ingenting for jeg sov, og da jeg vågnede var min venstre pote banderet. Sikke en omgang. Min mor har sagt undskyld og har lovet, at passe bedre på mig fremover. Jeg nyder alle de klap og nusserier, jeg dagligt bliver mødt med af alle mine søde kolleger det tegner godt for min fremtid i Medialogic. Tak til jer alle, fordi I har taget så godt imod mig medialogic NyhEdSMAgASIN 15 up2date_2010_3k.indd 15 27/10/

16 Udvikling af it-systemer til kommunernes jobcentre skaber gazellevækst hos Medialogic Børsen har siden 1995 hvert år kåret erhvervslivets hurtigløbere. En gazelle er en virksomhed, der de seneste fire regnskabsår har haft positiv vækst i omsætning eller bruttoresultatet hvert år og som samlet set har mere end fordoblet omsætningen eller bruttoresultatet i perioden. Medialogic, der hastigt nærmer sig 70 ansatte, har over en fireårig periode skabt så gode resultater, at det har givet en vækst på hele 464 %. det gør Medialogic til den tredje hurtigst voksende gazellevirksomhed på Fyn. Medialogic har siden 2000 specialiseret sig i at udvikle markedets mest brugervenlige og avancerede it-systemer til beskæftigelsesindsatsen for jobcentre og andre aktører. Medialogic skaber nye arbejdspladser Medialogic sidder på næsten 50 % af markedet, der leverer it-løsninger til det offentlige beskæftigelsesområde. It-systemerne benyttes pt. af 42 kommuner overalt i danmark. Kåringen af gazeller for delregion Odense fandt sted onsdag den 22. september 2010 på hotel h.c. Andersen. gazellevinderne blev fejret på behørig vis, og som nævnt kom Medialogic ind på en fornem tredje plads. Nomineringen og kåringen er direktørerne Kim og Kate Turch naturligvis glade for. Kate udtaler: det er os en glæde at blive belønnet for det arbejde vi udfører og den tro, vi hele tiden har haft på vores forretningsområde. Specielt i krisetider er det en fornøjelse fortsat at kunne ekspandere og skabe nye arbejdspladser. 16 medialogic NyhEdSMAgASIN up2date_2010_3k.indd 16 27/10/