Klub 144 Udviklingsplan 2010 Giv en mand en fisk og han har mad i dag. Lær ham at fiske og han har mad for livet.
Fritids og ungdomsklubben 144 Bagsværdvej 144 A 2800 Lyngby E-mail: Klub144@gladsaxe.dk Hjemmeside: www.klub144.dk Leder: Lau Heidemann Petersen Souschef: Christina Rasmussen Bestyrelsesformand: Kristine Lytje Klubbens åbningstider: Mandag til fredag Fritidsklubben: 12.00-17.00 Juniorklubben: 17.00-20.00 (tirsdag onsdag) Ungdomsklubben: 17.00-22.00 (fredag lukket) På alle skole og fridage åbner klubben kl.9.00
Forord: Denne udviklingsplan er først og fremmest vores egen rettesnor, en beskrevet plan for 2010. Den er godkendt af bestyrelsen og udarbejdet af såvel ledelse, som medarbejdere. Fra dette års start er vi ca. 300 medlemmer og 1.juni starter nye børn. Vores klubtilbud er primært orienteret omkring en bygning med få lokaler og netop det giver stadig en følelse at tryghed. Børnene deles i grupper og tildeles 2 kontaktvoksne som sikre overblik og fokus, samt mulighed for at alle børn bliver set hørt og forstået. Pædagogikken er grundstenen og udgangspunkt i alt hvad vi foretager os, men er selvfølgelig også klar over, at institutionen på mange punkter også er en servicebutik. Men Fokus er altid på børnene, deres trivsel, udvikling og deres ret til at være børn og unge. Således prioriteres ressourcer på at drive et pædagogisk værksted og ikke et produktionsværksted. Aktiviteterne er midlet til at udvikle klubbens børn og unge på deres rejse fra barn ung til voksen. Aktiviteterne er også midlet til at opnå den gode relation mellem personalet og de unge, samt skabe sunde relationer de unge imellem.. Ledelse og personale er byggestenene -og her skal pædagogikken, fagligheden og ansvaret udspringe fra. Trivsel, tryghed og kendskab til hinanden i personalegruppen er en forudsætning for at opnå den højst mulige kvalitet i klubarbejdet. Klub 144 arbejder løbende på at sikre den gode arbejdsplads og mener at det er en forudsætning for at organisationen kan udvikle sig og derved nå de mål vi sætter os. Udviklingsplanen 2010 vil derfor sætte fokus på udvikling af samarbejdsrelationer blandt klubbens ansatte, med ønske om, at skabe større og konstruktive samarbejdsflader, attraktive aktiviteter mm. Indledning 2008 2009 har været turbulente år for klub 144. Klubben har været hårdt ramt af skimmelsvamp, bygningsforbedring efter besøg af arbejdstilsynet, ligesom at en opgradering af klubbens fysiske rammer, på alle områder, har været påkrævede. Klubbens lokaler, fra kælder til kvist, er i dag tidssvarende og matcher tidens, trends og behov, blandt medlemmerne på stort set alle lokaliteter. Der er enkelte områder som stadig er under ombygning og indretning. Køkkenet er endnu ikke færdigt og der pågår aktuelt en dialog med forvaltningen om økonomisk tilskud til færdiggørelse. Kælderen er færdigbygget og skal i samarbejde med medlemmerne indrettes så flere kan få glæde af disse værdifulde kvm. Under byggeperioden har der været 4 ansatte på barsel og som nu begynder at genoptage arbejdet efter endt barsel. Ombygningen og den massive barsel har været en udfordring for organisationens dagligdag. Dagligdagen har tit været præget af praktisk arbejde samt koordinering af opgaver fra dag til dag. Ikke en ønskesituation for stabilitet, faglig udvikling og samarbejdsrelationer. Ovenstående har bevirkede, at vi sjældent har haft tiden til at fordybe os, øge kendskabet til hinandens styrker og svagheder, ligesom at vi qva den store personaleudskiftning, også er opstået behov for at skabe en fælles kultur og en synlighed i samarbejdsrelationerne.
Fokuspunkt 2010: Organisationsudvikling og samarbejde. Organisationsudvikling: Klubbens organisationsudvikling vil ske på 2 niveauer. Den bløde del hvor kendskabet til hinanden øges med hjælp fra eksterne konsulenter. Samt den mere faktuelle hvori arbejdsgange etableres og synliggøres (standarder).
Hvorfor organisationsudvikling: Organisationsudvikling er en gennemgribende forbedring af samarbejdes og kommunikationsformer i en organisation, så organisationen, dens aktiviteter og dens ansatte bliver bedre rustet til at klare fremtidige udfordringer. Den iværksættes typisk af ledelsen og involvere og gennemføres af alle lag i organisationen. Der er en grundlæggende antagelse bag en organisationsudvikling, at svigtende effektivitet i vidt omfang, skyldes, misforståelser, dårlig kommunikation og mangel på ansvarlighed på alle niveauer i organisationen. Hvis en organisation skal fungerer, skal både medarbejdere og ledere have det fornødne kendskab til ansatte og kolleger ligesom at der skal være et miljø hvori man trygt og løsningsorienteret, kan give feedback på den enkeltes adfærd og handlinger og ikke mindst resultater. For at understøtte dette må man bevidst fremelske et klima, der er præget af gensidig tillid, åbenhed og ansvarlighed og det kræver en målrettet, omfattende og langvarig indsats. Organisationsudvikling kræver intervention: Rent praktisk består organisationsudvikling for en stor del af interventioner, dvs, indgreb hvorigennem bl.a. ledere, konsulenter og andre nøglepersoner påvirker opfattelser, samarbejdsmønstre og kommunikationsformer i organisationen.
Intervention i Klub 144 Hvordan: Som konsekvens af den tid personalet har brugt til praktisk arbejde og indkøring af nye medarbejdere, anser vi det om ikke nødvendigt så givende at igangsætte aktiviteter der kan fremelske en kultur der giver mulighed for at håndtere kommende udfordringer mm. Ligesom at intervention vil påvirke og effektivisere vores samarbejdsmønstre og kommunikationsformer I den forbindelse har klubbens ledelse og personale, i fællesskab igangsat et udviklingsprogram i samarbejde med Gladsaxe Kommunes supportteam: Supporttemaet skal assistere organisationen med det formål at støtte os i at opnå følgende mål: Homogen personalegruppe At vi opnår en forståelse af hinandens styrker og svagheder og bruger denne viden i dagligdagen Fælles kultur Kulturen bliver synlig og konstruktiv Retning for det pædagogiske arbejde At udviklingsarbejdet fører til mere tid og forståelse der kan bruges til pædagogisk udviklingsarbejde Personale udvikling At personalegruppen oplever et miljø hvori man som enkelt individ eller som gruppe oplever mulighed for udvikling. Samt at organisationens personaleressourcer bringes i spil Fastholdelse af personalet At personalet oplever klub 144 som en attraktiv arbejdsplads med mulighed for udvikling Reducering af sygefravær At trivsel i personalegruppen, stabilitet, øget kendskab til kolleger og faglige udfordringer vil reducerer sygefraværet Mere tid til ledelse At fremelske en selvstyrende og ansvarlig kultur vil give mere tid til ledelse. Supportteamet deltog på klub 144`s personale weekend i november 2009. Her fortalte de om deres måde at arbejde på ligesom at de blev orienteret af ledelse og personale omkring ønsker for udkommet. På personaledagen tog supportteamet også hul på nogle forskellige øvelser, der skulle medvirke til øget kendskab til personalet imellem. Efterfølgende er der i samarbejde med supporttemaet, etablerede en plan for udviklingsdage sammen med dem. Et samarbejde som vil strække sig langt ind i 2010 og afsluttes med evaluering på klubbens personale weekend november 2010. Det overordnede formål med personaleweekenden var at give alle medarbejderne mulighed for at mødes og tage stilling til en række arbejdsmæssige forhold. Det var samtidig formålet at drøfte de indbyrdes relationer det sociale og og kulturelle klima for at styrke forståelsen for hinanden, hinandens arbejdsvilkår og for at styrke samarbejdet i hele organisationen.
Weekenden skulle også give medarbejderne bedre forudsætninger for at se klubbens struktur og arbejdsopgaver i et helhedsperspektiv. Weekenden skulle også give mulighed for at lave aftaler og handleplaner omkring de udvalgte emner i fremtiden. Forløbet med supporttemaet afholdtes i en systemisk ramme og blev af personalet, opfattede meget vellykkede af flere grunde. Dels bar det præg af konstruktiv og positiv stemning blandt deltagerne, fordi der bliver fjernet misforståelser, rygter og myter og dels fordi der er en oprigtig nysgerrighed til at prøve at forstå de andre Formål med udviklingsarbejdet for Klub 144: For klub 144 er det vigtigt at styre økonomi og ressourcer og sikre at arbejdet udføres i overensstemmelse med vedtagne mål og strategier samt sikre en god kvalitet i arbejdet, samtidig med at klubben kan blive positivt omtalt af kunderne og eksterne samarbejdspartnere. Formål med udviklingsarbejdet for Ledelsen i klub 144: Ledelsen ønsker med udviklingsarbejdet at opnå selvstyrende og ansvarlige medarbejdere og sikre en modernisering af klubben. Det er ønsket at uddelegere ansvar og kompetence til medarbejdergruppen på alle områder, sikre den gode kvalitet i arbejdet, skabe åbent og tillidsfuldt samarbejdsklima, inspirere medarbejderne til nytænkning og være med til at skabe et godt samarbejdsklima for alle i klub 144. Ligeledes skal udviklingsarbejdet også føre til mere ledelsestid, såsom personaleledelse, støtte og sparring og udvikling af organisationen, metoder og faglighed. Formål med udviklingsarbejdet for ansatte i klub 144: De ansatte har udtalt ønske om mere ansvar og kompetence. De ønsker at arbejde med trivsel og samarbejde, få bedre kvalitet i arbejdet og højne standarden (en moderne klub) arbejde på en arbejdsplads man kan være stolt af. Mere afvekslende og varieret arbejde, få større indflydelse på tilrettelæggelse af arbejdet, indkøb og planlægning og øge muligheden for samarbejde på tværs af aktivitetsområder, få overskud tid og lyst til at påtage sig andre opgaver end det daglige rutinearbejde og være med at sikre løbende kvalitetsudvikling for klub 144. Evaluering: Forløbet evalueres på personaleweekenden i november i samarbejde med Supportteamet.
Kvalitetsstandard: Personalet i klub 144, har i forbindelse med den nye organisationsform, fået tildelt opgaver, som betragtes som vigtige r i forhold til at får hverdagen og det attraktive fritidstilbud til at hænge sammen. Opgaverne løses forskelligt og tidsforbruget opleves også meget forskelligt blandt de enkelte medarbejdere. Ledelse og personale, har i den forbindelse på et personalemøde, valgt at beskrive arbejdsgange, forventninger og ansvar. Som tværinstitutionel arbejdsgangsbeskrivelse, har vi valgt at etablerer standarder ved drøftelses på personalemøder med henblik på implementering i dagligdagen.
Arbejdsopgaver som anskues som tværinstitutionelle og derved ønske om en standard er: Standard: 1. Indkøb 2. Hjemmeside 3. Nyhedsbrev 4. Personalemøde 5. Kl. 1 møde (etableres på personalemøde 2010) Hvad er en standard: En standard er en specifikation, der er pålagt / eller udbredt godkendt af de personer som skal gøre brug af den i hverdagen eller arbejder med det i hverdagen. Standarden illustrerer den aftalte måde at udføre en bestemt opgave på. Dette sker i organisationer og virksomheder, for at tydeliggøre arbejdsgange og sikre kommunikation og kvalitet samt udnytte ressourcerne bedst muligt. Standarder ses både i det offentlige og i det private. Standard 1. Aktivitet Formål Indkøb At sikre klub 144 overholder Gladsaxe Kommunes indkøbsstrategi. Handler ud fra de en hver tid udmeldte retningslinjer. NOTE: I de tilfælde hvor Kommunen har indkøbsaftaler, skal disse altid bruges, indkøbene skal foretages via Gate Trade, så købet registreres på indkøbskontoret. Undtagelser herfor, er indkøb hvor aftaler er ikke eksisterende, jf. indkøbskatalog. Hvordan Klubbens leder er øverste indkøbsansvarlige og indehaver af kode til brug for indkøb over Gate Trade. Medarbejdere udfylder ønsker for indkøb på en liste. Listen lægges i indkøbsbakke på kontoret. Alle indkøb foretages mandag 10.00-12.00. Lederen uddelegerer indkøbsopgaven i dennes fravær Ansvar Lederen har det overordnede ansvar for at indkøbs bestillinger foretages. Den enkelte medarbejder har ansvar for at deres område altid er opdateret. (Små indkøb frabedes, indkøb og læg på lager i kælder) Medarbejderen noterer indkøbstidspunkt i sin kalender Standard godkendt på p-møde d.
Standard 2. Aktivitet Hjemmeside Formål Klub 144`s hjemmeside som findes på www.klub144.dk er udviklet så alle ansatte, kan skrive nyheder, beskrive aktiviteter, annoncere tilbud mm. Hjemmesiden betragtes som et vigtigt redskab i forhold til omverden et vindue ud ad til. Hjemmesiden skal gøre brugere og interessenter af klub 144 opmærksomme på klubbens aktiviteter. Hjemmesiden indgår også i klubbens dokumentations strategi i forhold til den pædagogiske indsats. Den enkelte medarbejder er forpligtet til at skrive på hjemmesiden, hvilket kan medvirke til refleksion, planlægning og fastholdelse. Hvordan Hver medarbejder tildeles en kode til brug for log ind på hjemmesiden Den enkelte medarbejder beskriver sit område såfremt der er noget. Nye tiltag og nye aktiviteter beskrives løbende og når det er aktuelt. Med den tildelte kode kan den enkelte medarbejder logge på en hvilken som helst computer. Ansvar Kolja er webmaster og har det overordnede ansvar for at hjemmesiden altid er tilgængelig og fungerende. Kolja tildeler nye medarbejder en log ind, ligesom han er ansvarlig for introduktion af hjemmesiden. Kolja er ansvarlig for at foto af ny medarbejder tages og sættes på hjemmesiden senest 2 dage efter tiltrædelse. Når en medarbejder fratræder, opdaterer Kolja personalesiden senest 2 dage efter fratrædelse. Alle medarbejdere er forpligtet til at beskrive, events, aktiviteter og nyheder i almindelighed. Såfremt en medarbejder har problemer med hjemmesiden, oplyses dette til Kolja på personalemøde eller kl. 13 møde Standard godkendt på personalemøde d.
Standard 3. Aktivitet Formål Nyhedsbrev Nyhedsbrevet udsendes hver anden måned. Nyhedsbrevet indeholder beskrivelser af aktiviteter, arrangementer mm for de kommende 2 måneder. Nyhedsbrevet skal ses som et oplysnings værktøj med det formål at gøre flest mulige opmærksomme på klubbens aktivitets tilbud med henblik på at tiltrække og fastholde flest mulige. Nyhedsbrevet indgår også i klubbens pædagogiske dokumentationsstrategi Hvordan Den enkelte medarbejder er forpligtet til at komme med indslag ved hver udsendelse. Den enkelte medarbejder beskriver kommende 2 måneders områdeaktiviteter. Ved ture og kolonier i sætter den enkelte medarbejder annonce og tilmeldingsprocedurer. Ved hver udsendelse, gennemgår den enkelte medarbejder klubbens eventkalender for de kommende 2 måneder. Ansvar På personalemøde, oplyser Kolja om deadline. Medarbejderen har ansvar for at indslag er beskrevet på skabelon senest 2 dage før udsendelse. Kolja rydder skabelonen på fællescomputeren og gør klar til nyt nyhedsbrev Standard godkendt på personalemøde d.
Standard 4. Aktivitet Formål Personalemøde Personalemøde skal være et koordinerende forum i en travl hverdag, men skal også give mulighed for faglig udvikling og sparring, coaching og skabe rum for visioner og nytænkning. Mødet skal være omdrejningspunktet for interne meddelelser, pædagogisk snak, støtte krævende børn og børn hvor personalet har brug for sparring og rådgivning. Hvordan Personalemødet afholdes tirsdage kl. 10.00 12.00. Med undtagelse af den sidste tirsdag i måneden, hvor teamene afholder møde fra 10.00 11.00 Mødet afvikles efter fast dagsorden (dagsordnen skal være kendt af alle senest dagen før) Til hvert møde udpeges en mødeleder og referent. Sidste uges referent oplæser det foregående referat, såfremt ingen bemærkninger, godkendes referat. Referat renskrives samme dag og indsættes i ref, mappen på første sal. Alle store beslutninger træffes på personalemødet (under evt. træffes ingen beslutninger) Ferie og afspadsering drøftes og godkendes på personalemødet. Der tilbydes forplejning til mødet, forberedt af halvårs studerende. I dennes fravær aflyses forplejning Ansvar Ledelsen har det overordnede ansvar for at personalemøderne afholdes. Kun ledelsen kan aflyse et personalemøde. I ledelsens fravær, aflyses eller udpeges en ansvarsperson. Der er mødepligt og det forventes at alle medarbejdere er klar til mødeafholdelse kl. 10.00 Alle er forberedte med deres input og det forventes gjort kort og præcist og at den enkelte medarbejder fokusere på emnet Standard godkendt på p-møde d.
Plan for udviklingsaktiviteter 2010 Aktivitet Udvikling Ansvar Tid Sociale aktiviteter At styrke fællesskabet gennem fælles oplevelser Supportteam Samarbejde kultur visioner. trivsel, faglighed og ansvar Standarder Klare arbejdsgange og bedre udnyttelse af ressourcer Marco og kim er ansvarlige for arrangementer hele året. Budget 13.000 kr Alle deltager og bidrager i seancerne med supportteam Alle deltager i udfærdigelsen på personalemøde. Alle deltager aktivt i implementeringen i dagligdagen. Evaluering på personaleweekend i november Evaluering på personaleweekend i november (matrix) Evaluering på personaleweekend i november