Den 6. oktober 2009 Kort om Umbrella 1. Umbrella Umbrella er et fælleskommunalt samarbejde om udvikling af digitale selvbetjeningsløsninger. De udviklede løsninger skal sikre en videreudvikling af borgerservicen og give administrative gevinster baseret på konkrete business cases. Umbrellasamarbejdet skal i første omgang realisere minimum fem effektive digitale løsninger, som understøtter kommunernes digitalisering og e2012-målet om fuld digital kommunikation. Men ambitionen er, at der med kommunal opbakning kan udvikles langt flere. 2. Fordele og gevinster Alle løsninger i Umbrella vil tage udgangspunkt i en positiv business case med fokus på omsættelige gevinster for kommunen. Det forretningsmæssige forarbejde skal sikre, at kun løsninger, hvor der er klar forventning om gevinst, udvikles og implementeres. I en bredere henseende vil målene for Umbrella være at sikre: Ressourcemæssige gevinster Åbning af markedets snitflader og dermed øget konkurrence Bedre priser pga. øget prisgennemsigtighed Standarder på tværs Langsigtede driftsgevinster Bedre og flere løsninger til det kommunale marked Større dataintegration Større integration på tværs af selvbetjeningsløsningerne Ensartede brugergrænseflader og stor brugervenlighed Videndeling og forøget udviklingsstyrke Tværfagligt netværk Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at værdisætte de direkte gevinster, de deltagende kommuner vil kunne realisere. Den enkelte kommunes gevinst vil i høj grad afhænge af blandt andet antallet af deltagende kommuner, de valgte løsninger og implementeringsprocesserne. Hvad KOMBIT med sikkerhed kan fastslå er, at gevinsterne vil stige i takt med, at den forventede infrastrukturløsning etableres, og med at antallet af løsninger, der tages i brug, stiger. 3. Beslutningsproces og tidsplan Umbrella bygger på fælleskommunalt samarbejde og involvering. Projektet ledes af en styregruppe med fem kommunale repræsentanter udvalgt blandt de deltagende Umbrella-kommuner. Det er målet, at styregruppen nedsættes 20. november 2009 og afholder første møde omkring den 26. november 2009. Styregruppen nedsættes med to medlemmer fra den oprindelige styregruppe samt tre medlemmer fra de nye Umbrella kommuner fordelt således, at styregruppen kan repræsentere både store, mellem og mindre kommuner.
For at sikre et vist antal løsninger har KOMBIT givet tilsagn om, at der udvikles minimum fem selvbetjeningsløsninger. Udover det igangværende pilotprojekt, som er en flytteløsning, vil yderligere fire løsninger blive udvalgt, og udviklingen igangsat i de kommende måneder. Men ambitionerne er store. Med kommunal opbakning forventes det, at styregruppen vil påbegynde en ny udvælgelsesproces med henblik på fremtidige løsninger, der skal udvikles, når de første fem løsninger er færdiggjort. Den forventede tidsplan for resten af året kan ses nedenfor: - 6/11 2009: Tilmeldingsfrist - 20/11 2009: Ny organisation fastlægges - 20/11 2009: Valg af repræsentanter til styregruppe - 26/11 2009: Første styregruppemøde. Fastsættelse af løsning 2 og 3-10/12 2009: Udarbejdelse af kravspecifikation og business case igangsættes for Umbrella-løsninger 2 og 3 - Medio 2010: Flytteløsning i drift. 4. Økonomi og betalingsprincipper Den økonomiske styring af Umbrella vil være en vigtig opgave for KOMBIT at løfte i samarbejde med kommunerne. For at komme godt i gang og for at opnå en fornuftig økonomi i projektet, vil KOMBIT yde tilskud til udviklingen af den tiltænkte infrastruktur. Desuden vil KOMBIT finansiere investeringerne og lægge penge ud i udviklingsperioder, indtil løsningerne går i drift. For at KOMBIT kan yde denne økonomiske støtte og opbakning, er det vigtigt at sikre den kommunale opbakning omkring samarbejdet. KOMBIT vil ikke forudsætte juridisk bindende tilsagn, men har i stedet valgt et tilslutningsbeløb på kr. 100.000,- pr. kommune for de første fem løsninger. Beløbet faktureres primo 2010 og vil indgå som betaling for udarbejdelse af business case, kravspecifikation og udbud af Umbrellaløsningerne i forbindelse med senere tilslutning til Umbrellaløsningerne. Beløbet refunderes kun for de kommuner, der tilmelder sig Umbrellasamarbejdet inden den 6. november 2009. De kommuner der allerede har indbetalt et beløb til udarbejdelses af Flytteløsningen fratrækkes dette. Forløbs- og betalingsmæssigt arbejdes der ud fra følgende koncept: 1. Kommunerne tilkendegiver interesse i specifikke selvbetjeningsløsninger - Umbrellasamarbejde. 2. KOMBIT finansierer udarbejdelse af business case på udvalgte løsninger. Kommunerne bidrager med fagressourcer til udarbejdelsen. 3. Kommunerne giver accept til, at KOMBIT påbegynder udvikling af en detaljeret kravspecifikation og gennemfører et udbud på kommunernes vegne, samt accepterer betaling for omkostningerne forbundet med udarbejdelse og gennemførsel af det forestående udbud. 4. Der indgås kontrakt med en eller flere leverandører om tilpasning og/eller udvikling af den givne løsning. 5. Kommunerne køber adgang til løsningen gennem en leverandør i henhold til konkret aftale. Side 2
6. Når en løsning er klar til drift, vil tilbagebetalingen af de udgifter, KOMBIT har haft til udarbejdelse og gennemførsel af udbud, påbegynde. KOMBIT forudsætter en afskrivning af investeringen over fem år, og de årlige betalinger fratrækkes indskuddet på kr. 100.000,-. Den konkrete betalingsmodel for Umbrella vil blive endelig fastlagt i tæt samarbejde med den nye styregruppe. Det er imidlertid KOMBIT forventning, at følgende principper vil danne grundlag for den enkelte kommunes betalinger: De individuelle kommunebetalinger vil tage udgangspunkt i kommunestørrelsen (befolkningsunderlag). Det forventes, at landets kommuner grupperes i 4-6 betalingsbånd. Kommuner der tilmelder sig efter den fastsatte tilmeldingsfrist den 6. november 2009 vil ikke kunne opnå fuld kredit på det fastsatte tilslutningsgebyr (100.000,- kr). Udmeldinger af Umbrellasamarbejdet kan ske uden varsel. Det skal dog bemærkes, at indgåede betalingsaftaler med leverandører og KOMBIT skal følge de indgåede aftaler. Eksempel betalingsprincipper for projektudgifter Der indbetales kr. 100.000 i generelt tilslutningsbidrag til Umbrellasamarbejdet. For de kommuner, der tilmelder sig inden tilslutningsfristens udløb, anvendes tilslutningsbidraget som betaling for udarbejdelse af business case, kravspecifikation, udbud, projektstyring m.v. af Umbrellaløsningerne i gennemsnit ca. kr. 20.000 pr. løsning. I nedenstående eksempel for Korsbæk kommune er forudsat, at 50 kommuner har indgået en tilslutningsaftale om en konkret selvbetjeningsløsning. Det er endvidere forudsat, at styregruppen har tilsluttet sig en betalingsmode med 4-6 bånd. Projektudgifter til analyse, business case, kravspecificering, udbudsforretning, leverandørstyring og projektstyring m.v. for den pågældende løsning udgør i alt 1.000.000 mio. kr. På baggrund af den vedtagne betalingsmodel skal Korsbæk betale kr. 18.000 i projektudgifter. Da Korsbæk har indbetalt det generelle tilslutningsbidrag, fratrækkes kr. 18.000 herfra og Korsbæk har derefter kr. 82.000 til dækning af projektudgifter på andre løsninger. Ovenstående er eksklusive rente- og momsbetragtninger og beløbenes størrelse er fiktive. Ud over projektudgifter skal der afholdes leverandørudgifter til bygning af selve løsningen. 5. De foreslåede løsninger I det hidtidige Umbrella-samarbejde (udført i samarbejde med EDB Gruppen) har kommunerne identificeret fem løsninger, som den kommende styregruppe kommer til at skulle forholde sig til som noget af det første. Flytteløsningen er dog allerede Side 3
iværksat, ligesom infrastrukturløsningen forventes igangsat i starten af 2010. De fire andre løsninger ligger således ikke fast og skal drøftes på ny. De fem løsninger, som er identificeret, er: Flytteløsning (pilotprojekt) Projektet er valgt som pilotprojekt. Flytteløsningen skal skabe en brugervenlig og sikker it-løsning, der gør det nemmere for borgeren at anmelde flytning og som samtidig letter arbejdsgangene for sagsbehandlerne i behandling af flytteanmeldelserne. Løsningen forventes i drift medio 2010. Infrastrukturløsningen Infrastrukturløsningen (tidligere benævnt selvbetjeningsplatform) betragtes som det forretningsmæssige grundlag for Umbrella og er derfor en meget central del af Umbrella. Løsningen indebærer opbyggelse af en fælles it-infrastruktur, som over tid vil danne grundlag for standardisering og integration mellem de fremtidige digitale løsninger. Udover at sikre kritisk integration imellem fagsystemer, databaser og andre systemer, som f.eks. CPR, BBR, og KMD s fagsystemer, vil infrastrukturen også medføre bedre og mere økonomiske løsninger. På grund af infrastrukturen vil nye løsninger blive hurtigere at udvikle og nemmere at implementere og vedligeholde. Det er tanken, at infrastrukturen opbygges løbende, efterhånden som behovene og antallet af digitale løsninger stiger. Infrastrukturen vil desuden betyde, at Umbrella i højere grad vil understøtte et flerleverandørmarked, da leverandører kan udvikle løsninger direkte på og til den tiltænkte infrastruktur. Visionen for den tiltænkte infrastruktur er, at: fremme en hurtigere udvikling af billigere og mere fleksible løsninger, baseret på åbne standarder og fælles komponenter. fremme konkurrencen på markedet (flerleverandørstrategien) ved åbenhed, tilgængelighed og styring. sikre fleksibilitet og mulighed for tilpasning til den enkelte kommunes behov. fremme bedre borgerservice og optimere sagsbehandlingen. give mulighed for nem adgang til data til brug for afgørelser og ledelsesinformation. Formueoversigt Løsningen sikrer registrering af danskernes formuer i én samlet database, med inspiration fra eindkomst. Hensigten er, at kommunerne kan tilgå databasen, når data om borgernes formuer indgår i beregninger og godkendelse af offentlige ydelser. Grænsegængere Kommunerne har i de seneste år oplevet en markant tilgang af udenlandsk arbejdskraft, grænsegængere. Løsningen sikrer, at der etableres en database over grænsegængere, og at der bliver mulighed for at indberette data på fremmedsprog. Side 4
Webshop Webshoppen skal skabe en digital indgang til kommunale tilbud. Via webshoppen skal borgeren eksempelvis kunne booke lokaler, tilmelde sig diverse aktiviteter mv. Webshoppen har til hensigt at vænne borgerne til digitale selvbetjeningsløsninger. Side 5