E-faktura og arkiv for kommende superbrugere Kursus Centrovice 7. Maj 2013 Morten Langgaard Jens Juul Andersen
Dagsorden 2... 1. Velkomst program og præsentation 2. Detaljeret præsentation af e-faktura 3. Hvilke kunder er oplagte at have med som de første? 4. Muligheder med DLBR Arkiv 5. Forslag til succesfuld implementeringsperiode i din virksomhed og hos kunderne 6. Ledelsesmæssige overvejelser 7. Evaluering og tak for i dag
Formål med kurset om E-faktura og arkiv Formålet er at du: kan orientere kolleger og kunder om e-faktura og arkiv Ved hvordan konceptet fungerer Har overblik over mulige forandringer i Ø90 Får informationer til, hvordan din virksomhed kan udarbejde forretningsplan og implementeringsplan 3...
2. Detaljeret præsentation af e-faktura - Formål for kunden - Film præsentation - Præsentation af arbejdsgangen - Demo af e-faktura - Erfaringer fra pilotafprøvningen
Formål med e-faktura set fra kunden Opdateret likviditetsbehov i nær fremtid Daglig leverance giver kunden mulighed for hurtigere overblik via råbalance eller budgetopfølgning Elektronisk opbevaring af de elektroniske bilag, der modtages via løsningen Bedre effektivitet økonomisk besparelse Højere grad af automatikker/mindre bøvl Betaling og udprintning/aflevering af bilag Tilgængelighed Flere brugersystem Data online 24/7/365 Ipad, smartphones, Mac, Chome mv. Økonomisk besparelse for landmanden
Faktura løsning.. E-faktura OIOUBL Betaling E-faktura Konvertering Dataoverførsel Adgang fra: - Ø90 - Landm.dk - E-mail 6... Arkiv Opbevaring Ubehandlet Behandlet stamdata Godkend og betal Advisering og godkendelse Via: SMS, e-mail, Applet Ø90 Data til Ø90 via XML
Præsentations video http://www.o90.dk/vejledning/e_faktura_arkiv /vejledninger/v_e_videovejledninger.htm 9...
Demo e-faktura Medio: https://efakturamedio.dlbr.dk/ Produktion: http://efaktura.dlbr.dk/ Demo: http://109.236.181.17/o90efakdemo/arkiv/s earkiv.xhtml
Præsentation af arbejdsgangen
Oprettelse og igangsætning Først skal du sikre dig at kundens DLI logonid er CVR valideret. Dernæst skal der oprettes et samtykke på ejendommen i Ø90
Nye oplysninger til e-faktura på Stamdata 13...
14...
Oprettelse i NemHandel registret Når samtykket er oprettet i Ø90, Så foretages en automatisk oprettelse af kunden i NemHandel registret. 15...
Arbejdsgang ved modtagelse af e-faktura Kunden modtager en mail med link Login med DLI Fælles Login 16...
E-faktura web siden åbnes: 17...
18...
Hvordan kommer man til e-faktura? Via link fra mail Via Landmand.dk Via www direkte Via link fra Ø90 (Menu>Registrering>e-faktura) 19...
Erfaringer fra Pilotafprøvningen
Erfaringer fra Pilotafprøvningen Udfordringer under pilotafprøvningen Virksomheder kan ikke sende e-faktura Anvender indscanningsbureauer Kan ikke udlæse til CVR nummer Skal indtaste CVR pr. faktura Leveringsdato afstemningsfejl Fejlramte e-faktura modtages men kan ikke indlæses. Manuel håndtering hos VFL 21...
3. Hvilke kunder er oplagte at have med som de første til e-faktura og arkiv?
Hvilke kunder er oplagte at have med som de første til e-faktura? Kunder som benytter farmsekretær Mellem segmentet Ikke de helt små Ikke de helt store med krav om specifik kontering 23...
Hvilke kunder er oplagte at have med som de første til arkiv løsningen? Kunder med mange bilag Kunder med styr på bilag i dag Kunder med interesse og flair for elektroniske løsninger Mellem segmentet Kunder med Ø90 24...
3.1 Hvilke forandringer skaber e-faktura i processerne i Ø90?
Forandringer i processer i Ø90 som følge af e-faktura? Varegæld konto pr. kreditor? E-faktura konteres på faktura dato Posteringer skal eventuelt have ændret kontering? Kontonummer kan ændres Øget antal posteringer Kontering som Dataoverførsel Det vil sige ud fra landskontoplanen 26...
Forandringer i arbejdsprocesser? Forskellige bilagsnumre, fakturanummer fra e- faktura Momsbeløb synligt (som Dataoverførsel) To bilagsmapper: E-faktura på www Øvrige bilag i bilagsmappe Fejlkonti hvis indhold ikke kan fastlægges. 7999 67 Uafklaret kontering E-faktura 27...
Muligheder med Dataoverførsel Kobling mellem varer og konto Virksomhed1 varetekst Virksomhed 2 varetekst Gruppering Gruppe til konto Ret & Regnskab
Muligheder med Dataoverførsel Brug af mellemregningskonto 29...
Varegældskonto 30...
Summeringskode 31...
3.2 Gennemgang og prioritering af ønsker til e-faktura
Ønsker til e-faktura 33...
4. Præsentation af prototype på DLBR Arkiv
Indbakk e Regnsk a Økono mi Person al Mark Svin Kvæg
4.A Bilagsnumre i arkivet og håndtering af e-faktura i arkivet
Bilagsnumre i DLBR Arkivet: Det bliver arkivet der styrer bilagsnummer (fortløbende nummerering fra 10.001 til 99.999). 5 cifre kan tastes i kasseregistrering (Dokumentationen vil altså kunne bestå af flere fortløbende bilags nummerserier) Dataoverførsel: fortsat 5 cifre fakturanummer 37...
Bilagsnumre i DLBR Arkivet: Fordelen ved bilagstildeling i arkivet er, at alle bilag i arkivet har et entydigt bilagsnummer, og det er arkivet der er kilden Det er her bilaget SKAL være at finde. Alle bilagsnumre påsættes automatisk (både i arkiv og i kasseregistrering) 38...
E-Faktura og arkiv løsning.. E-faktura virksomheder 1 E-faktura E-faktura Arkiv 3 Ø90
4.B Hvordan kommer dokumenter i arkivet?
Dokumenter / Bilag kommer til arkivet Træk og slip Mappe med auto synkronisering fra PC En mappe til indbakke En mappe til regskabsbilag Sendes via mailadresse: (senere) Mailadresse: fx CVR @efaktura.dlbr.dk Enten en adresse til indbakke eller En adresse til regnskabsbilag 41...
4.C Sammenkædning af bilag i arkivet med posteringer i Ø90
Forskellige situationer for match 1. Manuel match Match af enkelte posteringer i kasseregistrering 2. Match via indlæs bankdata 3. Match fra kasseregistrering 4. Opdatering af arkiv med søgefelter tags 43...
1. Manuel match ud fra bilagsnr. 44...
1. Manuel match med posteringer Bruger indsætter bilagsnummer Ø90 påsætter bilag og link til arkivet 45...
2. Match via indlæs bankdata Hver enkelt postering fra Bankdata: Udgangspunkt: betalingsdato Søger i arkivet i perioden = -20 dage +5 dage Pr bilag findes det største beløb (faktura total) Og den nyeste dato (betaling senest) Hvis der er dato og beløb der passer med posteringen, så matches automatisk Alt andet ignoreres. 46...
2. Bankdata match med arkiv. 47... Hvis dato er i intervallet 20.06.10 til 06.07.10 Og faktura totalbeløb = 743,01 Ved overførsel til kasse opdateres link og bilagsnummer fra arkivet.
3. Match fra kasseregistrering Fokus er på en linje i kasseregistrering med betalingsart Aktiver en funktion Find bilag Vælg afgrænsningsperiode Default fra primo til d.d Bilag fra arkivet vises hvis beløb eller dato stemmer med postering (Eller vis alle bilag fra perioden) Udpeg bilag og Overfør bilagsnr. og link 48...
3 Match kasseregistrering 49...
4. Opdater arkiv med søge Tags Når en postering er linket med arkivet Så opdateres arkivet, når en postering opdateres med kontonummer Hvis konto påsættes eller rettes Kontotekst indsættes som tag Ved rettelse af konto erstattes tag Posteringstekst opdateres som metadata 50...
Hvad er med til juli 2013? E-fakturamodul på web side www.efaktura.dlbr.dk DLI login Advisering via mail Manuel betaling af faktura Dataoverførsel af fakturalinjer til Ø90 Link fra Ø90 til e-faktura arkiv Kunden kan give regnskabsassistent adgang 51...
Hvad er med til juli 2013 fortsat Layout ændringer (forventet) NemHandel registrering automatisk Håndtering hvis DLI ikke er CVR valideret Visning af faktura på Landmand.dk Her vises ulæste faktura Visning af advarsler på Landmand.dk Her vises faktura hvis betalingsfrist er overskredet + betales inden for 5 dage. Mellemregningskonto pr. afgivervirksomhed 52...
Hvad er med til juli 2013 fortsat Arkivløsning E-faktura version 2: (forventet) Integration til arkiv fra e-faktura Udvidelse af DLI login så kunden kan uddelegere 53...
Hvad kommer der til september 2013 Applikation til Smartphone Dataoverførsel tilrettet (forbedring af motor) Hjælpetekst kan ses i Kasseregistrering Automatisk betalingsmodul (forventet) 54...
5. Succesfuld implementeringsperiode i din virksomhed og hos kunderne
5.1 Kursusaktiviteter vedr. e-faktura og Arkiv
Kursustilbud 7. maj E-faktura og arkiv for kommende superbrugere Infomøde for revisor og økonomiassistenter For alle der skal vide noget om e-faktura og arkiv Bliv klar til at servicere kunder med e-faktura (Hands on) DLBR arkiv (Hands on) For alle der skal servicere kunderne 57...
Kursustilbud forsat Præsentation af e-faktura og arkiv for DLBR virksomeden Handlingsplan / implementeringsplan 58...
6. Hvilke ledelsesmæssige overvejelser skal I gøre inden I går i gang?
Ledelsesmæssige overvejelser Hvem skal være ansvarlig for e-faktura og arkiv? Hvordan skal prisfastsættelsen være? Pris på salg af produktet Pris på grundgebyr Hvornår skal det sættes i gang? Hvilke parametre skal e-faktura og arkiv sælges på? 60...
6.1 Det videre forløb
Det videre forløb Kontakt til virksomheder Benyt oversigten med virksomheder Hvilke virksomheder i eget område? Flow med e-faktura på demoejendom. Afprøv DLBR Arkiv Hvilke behov har I for information frem til sommer? 62...
6.2 Hvad giver e-faktura af udfordringer? Gruppeopgave
7. Evaluering og tak for i dag