Holbæk den. 11. december 2012. 1 Der indkaldes herved til Menighedsrådsmøde Tirsdag den 11. december 2012 kl. 19.00 Referat. Fraværende med afbud; Vita Yvonne Fischer Ole Frank Jørgensen Michael Rosendal I Sortebrødreklostret Klosterstræde 7, 4300 Holbæk. Dagsorden LUKKET MØDE. Formanden erklærede mødet for åbent. Ad pkt. 2. Pkt. 1. Ansættelse af organistassistent. Henning Petersen orienterede om ansættelsesudvalgets arbejde. Herefter åbent møde Pkt. 2. Ad pkt. 2. Siden sidst Henvendelse fra Kirkens Korshær om tilskud til Fælles Juleaften i Tuse forsamlingshus. Menighedsrådet har tidligere givet kr. 1.000,-. Der er fra Holbæk provsti modtaget skrivelse om forskellige oplysninger til nye menighedsrådsmedlemmer. Der kommer en særlig indbydelse søndag den 3. februar 2013.
Holbæk den. 11. december 2012. 2 Der er modtaget nyhedsbrev fra Landsforeningen af menighedsråd. Kan ses på hjemmesiden, særlig omtale af kurser for nye menighedsrådsmedlemmer. Ansøgning fra medlem af koret, Lotte Pazdecki om lån af klostersalen til familiebegivenhed. Personalet har tidligere vederlagsfrit kunne låne Klostersalen, hvis ikke den skal anvendes til menighedsrådets aktiviteter. Takkeskrivelse fra Hanne Korsby for den fine reception og gaven den 25. november 2012. Takkeskrivelse fra Inge Duelund Nielsen for menighedsrådets opmærksomhed ved hendes 60 års fødselsdag. Takkeskrivelse fra Hans Walter for menighedsrådets opmærksomhed ved hans 75 års fødselsdag. Henvendelse fra Dansk Europamission om tilskud til deres arbejde med hjælp til piger i Pakistan. Takkeskrivelse fra Serapions-ordenen for lån af kirken i anledning af deres julekoncert den 25. november. Der er bevilget kursus til: Formanden orienterer om aktuelle artikler fra Kristeligt Dagblad. Pkt. 3. Sager behandlet i forretningsudvalget den 4. december 2012. 1. Ansættelse af organistassistent. 2. Gennemgang af dagsordnen til mødet den 11. dec. 2012. 3 Planlægning af separat møde lørdag den 12 januar 2013 fra kl. 10.00 4. Orientering om konsulentens oplæg/forslag til behandling af APV. 5. Eventuelt. Ad pkt. 3. Ad pkt. 3. Henning Petersen laver oplæg til FU. Ad pkt. 4. Behandles af sikkerhedsgruppen og Henning Petersen den 19.december 2012. Ad pkt. 5. Der er aftalt møde med provsten og borgmesteren den 15/1.2013. Forplejning ved menighedsrådsmøder blev drøftet.
Holbæk den. 11. december 2012. 3 Pkt. 4. Ad pkt. 4. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Nyt fra kassereren Nyt fra kirkeværgen Nyt fra kontaktpersonen Der har været afholdt medarbejdermøde, hvor medarbejderne har valgt kirketjener Hanne Norre som medarbejderrepræsentant. Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Intet Afholder møder i kirken og på kirkegårdene. Henning Petersen redegjorde for baggrunden for, hvorfor undersøgelsen blev igangsat. Den lovede rapport vedr. undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø er endnu ikke fremsendt. Der er aftalt møde med konsulenten og arbejdsmiljøgruppen den 19.12-2012. Der har været uanmeldt besøg af arbejdstilsynet, og efterfølgende er der berammet et møde den 14. januar 2013. Omtalte arrangement 1. søndag i advent med Gløgg og æbleskiver, hvor der manglede hjælp, gerne fra menighedsrådets medlemmer. Pkt. 5. Orientering fra præsterne. Ad pkt.5. Pkt. 6. Menighedsrådsvalg tirsdag den 13. november 2012. Der er modtaget skrivelse fra Roskilde Stiftskontor, der meddeler, at menighedsrådet skal tilkendegive, om man ønsker, at menighedsrådet skal fortsætte med 13 valgte medlemmer, eller om man ønsker, at der udskrives udfyldningsvalg efter gældende regler. Ad pkt. 6. Menighedsrådet godkendte at fortsætte med 13 valgte medlemmer.
Holbæk den. 11. december 2012. 4 Pkt. 7. Godkendelse af regnskabet for 2011. Ad pkt. 7. Menighedsrådet har fra Holbæk provsti modtaget regnskabet for 2011, som er godkendt uden bemærkninger, herunder har Provstiet noteret sig, at menighedsrådet pr. 1/1-2012 har kr. -147.388 som frie midler. Pkt. 8. Godkendelse af nye bønner, som kan anvendes fremover ved højmesser i Skt. Nikolai kirke. Materiale gennemgås på mødet. Pkt. 9. Husleje for kunstforeningen Giotto: Menighedsrådet har fremsendt en anmodning om fritagelse for husleje for kunstforeningen Giottos brug af lokalerne i årene 2012 2014. Holbæk Provsti har i skrivelse af 14. november meddelt, at Provstiet ikke kan godkende fritagelsen for husleje på kr. 2.500 om måneden i udstillingsperioden og kr. 500 kr. om måneden resten af året, en årlig udgift for kunstforeningen på kr. 19.500,- + moms kr. 4.875, I alt kr. 24.375,- Ad pkt. 8. Menighedsrådet godkendte, at nye bønner kan anvendes efter præsternes ønske. Det forudses, at biskoppen godkender ordningen. Ad pkt. 9 Ove Nygaard Madsen redegjorde for sagen. Der nedsættes et hurtigarbejdende udvalg bestående af: Per Buttenschøn, Flemming Erland Christensen og Allan hvid Olsen. Punktet behandles på næste møde. Skrivelse af 26/11 fra Knud Munksgaard formand for kunstforeningen GIOTTO. Skrivelse af 28/11 fra Per Buttenschøn. Pkt. 10. Ad pkt. 10. Regnskabsoversigt for perioden 1/1 til 5/12-2012. Der vedlægges kopi af regnskabsoversigten hvor der er bogført op til datoen. Vibeke Beierholm gennemgik regnskabsoversigten, som blev taget til efterretning.
Holbæk den. 11. december 2012. 5 Pkt. 11. Forretningsorden for Skt. Nikolai Menighedsråd. Den forretningsorden som hidtil har været gældende, Ad. Pkt. 11. Gældende indtil ny forretningsorden er vedtaget. Pkt.12. Vedtægt for Forretningsudvalget. Ad pkt. 12. Den vedtægt, som hidtil har været gældende Rettet til efter valgt af nyt forretningsudvalg. Pkt. 13. Vedtægt for kasserer for kirkekassen. Ad pkt. 13. Gældende til ny vedtægt er vedtaget Pkt. 14. Vedtægt for kirke og kirkegårdsværge. Ad pkt. 14. Pkt. 15. Vedtægt for kontaktpersonen. Ad pkt. 15. Gældende indtil ny vedtægt er godkendt. Den vedtægt, som hidtil har været gældende
Holbæk den. 11. december 2012. 6 Pkt. 16. Vedtægt for gudstjenesteudvalget. Ad pkt. 16. Pkt. 17. Vedtægt for forretningsfører Henning Hansen Ad pkt.17. Pkt. 18. Eventuelt. Med venlig hilsen Ad pkt.18. Reguleret flagregulativ blev taget til efterretning. Ove Nygaard Madsen Sign; O. Madsen Allen H.Olsen F.E.Christensen Vilmer Thorsen Nana Schøitt Hansen Henning Erik Petersen Søren Waage Lis Grove-R. Vibeke Beierholm Hanne Mejlhede Bjarne Albrechtsen Kirstine Høffding Per Buttenschøn