Sekretariatets kommentarer til scenariebeskrivelserne Bilag 4 Denne kommentar er opbygget med først kort et indledende afsnit. Dernæst følger de 4 scenarier hver for sig det betyder, at nogle af kommentarerne optræder flere gange, idet de er relevante i flere af scenarierne. Sidst i dokumentet er en oversigt over netværkets aktiviteter og fordelingen af deltagerne i disse. Mission, vision og strategi: Som opfølgning på vedtagelsen af det nye navn gik bestyrelsen i gang med at arbejde på en ny vision og strategi. Det var et langvarigt arbejde og blev vedtaget 2014, hvorefter vi gik i gang med at udarbejde handlingsplaner og både nye tiltag, men også nye arbejdsgange. Det er derfor lige tidligt nok at konkludere ud fra disse. Det er først nu, vi skal se værdien af disse nye tiltag. Værdien af et medlemskab af GREENET Kommentaren her vedlægges artikel fra DI/Miljøstyrelsen om Arovit Petfood (Nu C&D food), samt Nils Thorsens indlæg fra generalforsamlingen i 2013, hvor emnet var CSR, og han havde gennemgået de miljøredegørelser, der skulle have diplom, for at vise, at selv om virksomheder ikke bevidst reklamerede med indsatser på CSR-området, så kunne der præsenteres mange CSR-tiltag ud fra miljøredegørelserne. Sekretariatet har fået til opgave at telefoninterviewe et antal medlemmer om deres grunde til medlemskab. Resumé af disse bliver vedhæftet særskilt sammen med de medlemsudtalelser, vi har samlet gennem årene. Enkelte af disse er også brugt i scenariebeskrivelserne herunder. Udtalelser fra de tekniske chefer i kommunerne vedhæftes ligeledes særskilt. Scenarier: 1. Scenarie: Status quo Ultimo 2014 blev arbejdsgangene omkring miljøredegørelser ændret efter et grundigt arbejde i koordinationsgruppen. Fra at det var sekretariatet, der kontaktede virksomhederne og mindede om, at det nu er tid for at indsende miljøredegørelse, er det nu aftalt, at den kontakt sker gennem sagsbehandlerne. Proceduren har kun været gennemført én gang (forår 2015), hvor der kun var 4 virksomheder, der skulle aflevere redegørelse, men på trods af dette ser vi allerede nu en effekt af den ændrede arbejdsgang. I sekretariatet er vi af den klare opfattelse, at dialogen har været god, og 3 ud af 4 sagsbehandlere har givet udtryk for, at det har været godt at være mere involveret i processen inden miljøredegørelsen skulle afleveres end tidligere. For den sidste sagsbehandlers vedkommende var det første gang.
En af netværkets styrker er allerede nu den korte responstid fra ønske om et kursus eller en ERFAgruppe til realisering af ønsket dette gælder for både sagsbehandlere og virksomheder, og begge grupper henvender sig jævnligt. Generelt kan nye tiltag rettet mod medlemmerne hurtigt og nemt sættes i søen gennem etablering af en eller flere ERFA-grupper. ERFA-gruppen om energisyn er et eksempel på dette (her henvendte Billund Lufthavn sig med ønsket ultimo januar 2015, og der gik kun 2 måneder, før gruppen var samlet og holdt sit første møde). Og sikkerhedsleder/miljøkoordinator Børge Jacobsen fra Eurofins A/S udtaler: Jeg tog kontakt til netværket i nov. 2011 med ønsket om hjælp til forenkling af miljøledelsessystemer i jan. 2012 startede ERFA-gruppen Miljøledelse, når det er sjovest og efter et møde med en netværkskollega i februar og en forenkling og modernisering af vores miljøledelsessystem var jeg klar til recertificering medio april 2012. Mit medlemskab af netværket gav mig mulighed for at få kontakt til personer, der besad erfaringer, jeg ikke selv havde. Måske er det mig, der sidder med erfaringen på andre områder. Det er altså også sekretariatets opfattelse, at der gennem deltagelse i ERFA-grupperne sker en del aktivitet deltagerne i mellem, og på den måde kan både den enkelte virksomhed men også den enkelte kommune profilere sig selv gennem deltagelse i netværkets aktiviteter. Selvom nogle af de større virksomheder også er ISO- eller EMAS-registrerede, kan medlemskab af netværket bidrage til virksomhedens synliggørelse af det lokale engagement, som for nogle har stor betydning ved fx eksterne audits. Bl.a. har Arla, Esbjerg Mejeri, fortalt, at det var af meget stor betydning, da en spansk kunde kom på audit, at de kunne fremvise diplomet og på den måde dokumentere, at de tog lokalområdet alvorligt. Virksomhederne skal ikke lave miljøredegørelse for myndighedernes og Netværkets skyld, men som middel til at forene overblik, miljøbeskyttelse, økonomi og dokumentation. SB Pork A/S i Brørup udtaler, at dokumenteret miljøarbejde har stor værdi hvis ikke der er styr på miljødelen, så er der rigtig mange kunder, der vælger virksomheden fra. Derfor er virksomheden nu ved at udarbejde en miljøredegørelse, der skal styrke overblikket og interessenternes tillid til virksomheden. 2. Scenarie: Udvikling Med de nye visioner og handlingsplaner er der allerede taget hul på mange nye arbejdsområder. Da både Varde Kommune og Erhvervs Akademi Vest er medlemmer af Netværket, har vi bidraget med undervisning om miljø på et kursus for servicemedarbejdere (pedeller o. lign), hvor Tine i foråret har undervist 3 hold i hver 2 dage og stiller op igen i efteråret med 3x2 dage. Gennem de sidste par år har vi igen fået et tæt samarbejde med SDU bl.a. med et 2. semesterprojekt på designledelsesstudiet, hvor vi fik nogle bud på markedsføringsaspekter. Vi bliver inviteret til at byde ind med cases, når de har virksomhedsrelaterede aktiviteter. I 2014 havde vi en case med.
Vi har lige lavet en aftale med en studerende fra Miljø- og ressourcemanagement, der kommer i praktik i efteråret, og produktet skal munde ud i en strategi for og værktøjer til, hvordan mindre virksomheder kan bruge miljøredegørelsen aktivt som ledelsesværktøj. I uge 44 er vi inviteret til at være case-virksomhed på SDU i Kolding, hvor der afvikles en tværfaglig camp, hvor de studerende på tværs af studieretning i grupper skal komme med løsningsforslag på de udleverede cases. Vi har budt ind med en opgave, hvor der skal udarbejdes et værktøj til at arbejde med CSR, som kan integreres i miljøredegørelsesmanualen. Casebeskrivelsen lægger op til, at de studerende skal byde ind med: Hvordan kan miljømanualen, som anvendes i dag, videreudvikles til ligeledes at tage højde for de kommende krav om rapportering af samfundsansvar og den sociale dimension af bæredygtighed, og dermed give små og mellemstore virksomheder et grundlag for at arbejde med området? Dette spørgsmål kan behandles ved at se nærmere på en række områder: a) Hvordan kan små og mellemstore virksomheder kortlægge deres CSR-profil? Hvilke områder bør indgå som del af en virksomheds CSR-profil, og hvordan kan små og mellemstore virksomheder opgøre deres performance i relation til disse områder? Skal det omhandle design af produkter og services, interne processer eller hvorledes der arbejdes med leverandører og kunder? Konkret forventes små og mellemstore virksomheder at skulle dokumentere i forhold til standarder såsom DS 49001 og ISO 26000 over for både danske og udenlandske forretnings- og samarbejdspartnere. b) Hvordan kan små og mellemstore virksomheder aktivt bruge deres CSR-profil? Hvordan kan CSR-profilen anvendes både internt i virksomheden såvel som eksternt i relation til deres forretnings- og samarbejdspartnere såsom leverandører og kunder? Herunder, hvordan kan CSR integreres som et statisk eller dynamisk element i virksomheden? Hvordan kan små og mellemstore virksomheder anvende det i en businessto-business eller business-to-consumer sammenhæng? c) Skal små og mellemstore virksomheder stille krav til deres forretnings- og samarbejdspartnere, og i så fald hvilke og hvordan? Skal virksomheden opstille en række udvælgelseskriterier baseret på miljømæssige og sociale forhold, som kan anvendes til udvælgelse af leverandører og de råvarer, som indkøbes? I så fald, hvilke type af kriterier kan anvendes (f.eks. certificering, produktmærkning)? Skal virksomheden etablere et samarbejde med deres forretnings- og samarbejdspartnere med henblik på at nå fælles miljømæssige og sociale målsætninger? Og i så fald, hvad skal samarbejdet omhandle (f.eks. deling af viden, ressourcer, praksisser)? I juni blev vi inviteret til at tale om miljøledelse gennem miljønetværkernes miljøredegørelsesmanual på Offshore messen i Fredericia.
3. Scenarie: Udtræden af en kommune Med udtræden af en kommune vil virksomhederne i denne kommune ikke længere få opfordringer fra sagsbehandlerne til medlemskab af netværket. Det dialogbaserede miljøarbejde svækkes markant, og kommunens service over for virksomhederne forringes dermed. Kommunens sagsbehandlere vil ikke længere kunne deltage i ERFA-grupperne og muligheden for let og hurtig oprettelse af nye ERFA-grupper uden brug af unødig arbejdstid (da sekretariatet servicerer alle ERFA-grupper med de praktiske detaljer) forsvinder. De kan dog deltage i de fleste kurser mod en mer-pris som deltagere fra andre kommuner i dag. Naturligvis får en udtræden også konsekvenser hvad angår GREENET s indtægter. De er primært baseret på kontingentbetaling, suppleret med indtægter fra kurser og projekter. Kommunernes kontingent udgør 45% og virksomhedernes 36%. Resten er projekter og salg af kurser og materialer. Hvis indtægtsgrundlaget falder drastisk, kan det blive nødvendigt at se på bemandingen i sekretariatet, som pt. er 2,3 fuldtidsmedarbejdere. Det skal også besluttes, hvordan virksomheder hjemmehørende i kommuner, der ikke er medlem, skal betjenes. Et par spørgsmål, der melder sig på sekretariatet, er: a) Skal godkendelsesudvalget i givet fald godkende redegørelser fra virksomheder i en kommune, der ikke er medlem? I dag har alle medlemskommuner dels en repræsentant i bestyrelsen (udpeget af byrådet), dels en repræsentant i koordinationsgruppen (kontorchef el.lign. fra miljøafdelingerne). I både bestyrelse og koordinationsgruppe er der et tilsvarende antal virksomhedsrepræsentanter. Godkendelsesudvalget består af repræsentanter fra koordinationsgruppen, der enten selv udarbejder miljøredegørelse eller repræsenterer en kommune, der har virksomheder, der udarbejder redegørelser. b) Kan GREENET udstede diplom, når det ikke som i dag kan være underskrevet af borgmesteren? 4. Samarbejdet opløses Hvis samarbejdet opløses vil sagsbehandlerne nok kunne fortsætte den kommunale del af netværksarbejdet i reduceret form. Muligheden for let og hurtig oprettelse af ERFA-grupper uden brug af unødig arbejdstid (da sekretariatet servicerer alle ERFA-grupper med de praktiske detaljer) minimeres dog særligt, hvis det også er ønskeligt, at der er virksomheder med i gruppen. For virksomhederne ser scenariet mere alvorligt ud. Det er muligt, at de større virksomheder vil fortsætte miljøarbejdet uændret grundet deres certificeringer (men der er ikke mange af dem), men de små og mellemstore virksomheder ser ikke nogen alternativer til netværket på
miljøområdet. Lukker det, er der risiko for, at deres dokumenterede miljøarbejde forringes i mangel på incitament og opbakning fra både myndigheder og sparringspartnere i netværket. Netværket er en vigtig men måske lidt overset samarbejdspartner for sagsbehandlerne, idet virksomhedernes frivillige miljøarbejde og væren på forkant med lovgivningen alt andet lige sparer sagsbehandlernes tid, så de dermed kræver færre ressourcer hos myndighederne. Desuden øges evnen til selvbetjening væsentligt, når der er et godt netværk til at understøtte virksomhederne et sted, hvor de kan sparre med andre virksomheder og lære af hinandens erfaringer. Som Henrik Bay fra DONG Nybro Gasbehandlingsanlæg siger: Vi deler gerne Nybros ideer og erfaringer, idet vi tror på, at gode ideer med fordel kan benyttes af forskellige virksomheder til gavn for både virksomhederne og miljøet. Det vil mange andre virksomheder også gerne men det kræver et netværk at mødes i. Aktiviteter: Siden 2008 har netværket afholdt en lang række kurser og temadage, som alle er blevet til på baggrund af ønsker fra både virksomhedsmedlemmer og ansatte i kommunerne. En opgørelse viser, at deltagerne fordeler sig med 49 % Sagsbehandlere i GREENETs medlemskreds 9 % Sagsbehandlere fra andre kommuner 42 % Virksomheder Når vi ser på fordelingen internt i GREENETs medlemskommuner, ser fordelingen ud som følger: 24 % Billund Kommune 28 % Esbjerg Kommune 1 % Fanø Kommune 24 % Varde Kommune 18 % Vejen Kommune Vi har ikke en fuldstændig opgørelse over aktiviteter i vores ERFA-grupper, men i 2014 og 2015 har aktiviteterne været størst i følgende ERFA-grupper: ERFAgruppe Antal møder Antal deltagere 2014 Affald som Ressource 3 69 Erhvervsaffald Kun for sagsbehandlere 1-2 repræsentanter for hver kommune samt Varde 4 Forsyning Varmeværker Etableret ultimo 2014 1 10 Kampagnetilsyn Kun for sagsbehandlere 1 10 Offentlig Miljøklub 4
2015 Energisyn. Etableret forår 2015 3 27 Varmeværker 2 35 Offentlig miljøklub 2(4) Erhvervsaffald Kun for sagsbehandlere 1-2 repræsentanter for hver kommune samt Varde 2 (4) Forsyning Affald som ressource 1 15 Esbjerg den 17. august 2015 Tine E. Nedergaard Sekretariatsleder