Hovedudvalget BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 05/11 Sted : Grenaa Dato : 18. august 2011 Start kl. : 10:00 Slut kl. : 12:30 efter frokost er der møde med økonomiudvalget frem til kl. 14. Medlemmer (Ledelse) Deltog Medlemmer (Medarbejdere) Deltog Jesper Kaas Schmidt (Formand) Afbud Ole Andersen (3F) X Anders B. Larsen X Laila Christensen (Arbejdsmiljø) X Eva Holm Iversen X Lilly Lauridsen (HK)(Næstformand) X Kenneth Koed Nielsen X Jytte Skiffard (HK) Afbud Finn Mikkelsen X Karin Mathiesen (FOA) X Anders Fløjborg X Ellen B. Christensen (FOA) X Hanne Nielsen X Vibeke Binnerup (DSR) X Lotta Sandsgaard X Else Holm Poulsen (DLF) X Kim Bruun Nielsen X Tinne Christiansen (BUPL) X Kirsten Højgaard (DS) X Carsten Willadsen (AC) X Kennet Hansen (Arbejdsmiljø) Afbud Inge Kusk (SL) X For Jytte Skiffard mødte Marianne Bach som suppleant Medarbejdersiden holder formøde fra kl. 8.30 W:\temp\a\TRI8576\134239-11_v1_Beslutningsreferat.DOC Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af referat fra 19. maj 2011... 1 2. Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold... 2 3. Budget 2012... 3 4. Sygefravær... 5 5. Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 30 juni 2011... 6 6. Arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene... 8 7. Ligestillingsredegørelsen 2010... 9 8. Frivilligt arbejde... 10 9. Orientering fra ledelsen... 11 10. Orientering fra medarbejderne... 12 11. Information og kommunikation... 13 12. Møde med økonomiudvalget vedr. budget 2012 - kl. 13.00-14.00... 14 W:\temp\a\TRI8576\134239-11_v1_Beslutningsreferat.DOC Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af referat fra 19. maj 2011 Formanden indstiller, at referatet godkendes Referatet blev godkendt 1
2. Orientering vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal orienteres om budgetopfølgningerne. Der foretages to store årlige budgetopfølgninger pr. 1. april og 1. november. Endvidere udarbejdes skal der halvårsregnskab pr. 1. august. Budgetopfølgningerne og halvårsregnskabet forelægges kommunalbestyrelsen til behandling. Der henvises til kommunalbestyrelsens behandling af den seneste budgetopfølgning på mødet d. 17. maj 2011. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger på de enkelte udvalgsområder. Der henvises til fagudvalgenes behandling af budgetopfølgningerne. Formanden vil også orientere om den seneste viden om udviklingen i budget 2011. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Økonomidirektøren orienterede om budgetopfølgningerne. Der er fortsat et merforbrug på børn- og unge området. Medarbejdersiden ønskede at få uddybet mulige personalerelaterede konsekvenser af overskridelserne. Ledelsen forklarede, at udfordringerne i budget 2011 ikke forventes, at medføre ekstraordinære besparelser i 2011 lig den forsikringspulje, der blev gennemført tidligere på året. Orienteringen blev taget til efterretning. 2
3. Budget 2012 Økonomiudvalget har på mødet den 8. august 2011 taget stilling til den samlede rammejustering og fordelingen af rammerne på udvalgsniveau. Økonomiudvalget har vedtaget en ændret budgetproceduren sådan, at fagudvalgene skal prioritere forslagene inden for udvalgets område fra direktionens omprioriteringsforslag, således at det mest acceptable forslag får nummer 1 og det mindst acceptable forslag får det højeste nummer. Der er også mulighed for, at udvalgene indarbejder nye omprioriteringsforslag i prioriteringsrækkefølgen. Prioriteringerne skal ses som et input til de kommende budgetforhandlinger i kommunalbestyrelsen. Den 9. august 2011 har direktionen offentliggjort sit omprioriteringskatalog. Kataloget er først og fremmest tænkt til at understøtte kommunalbestyrelsens drøftelser og prioriteringer for at skabe balance i økonomien for budget 2012-2015. Direktionens omprioriteringsforslag er udarbejdet med fokus på: Omstillinger i organisationen - med henblik på rationel drift. Langsigtede strukturtilpasninger - med henblik på udnyttelse af stordriftsfordele. At der er opgaver, som Norddjurs Kommune ikke længere bør varetage. Procentvise besparelser. Samlet er der forslag for -28,03 mio. kr. i 2012 og når forslagene er fuldt implementeret svarer dette til i 2015 til omprioriteringer på -72,46 mio. kr. Formanden vil på mødet gennemgå indholdet i omprioriteringskataloget med særligt fokus på eventuelle personalerelaterede konsekvenser af de foreslåede besparelser. Formanden vil også gøre rede for den kommende budgetproces. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 3
Økonomidirektøren gjorde rede for Norddjurs Kommunes strukturelle ubalance mellem udgifter og indtægter. Indtægtssiden forventes afklaret i slutningen af august herunder muligheden for diverse tilskud. En skattestigning uden sanktion er kun mulig, hvis andre kommuner sætter skatten ned. Herudover gjorde økonomidirektøren rede for teknikken bag likviditeten og de udfordringer, der ligger på dette område de kommende år. Likviditeten er presset, og presset vokser betydeligt, når staten i 2013 etablerer Udbetaling Danmark og fører midler (eksempelvis pensioner), som indtil nu har ligget hos kommunerne, med over i den nye konstruktion. Herefter gennemgik økonomidirektøren kort omprioriteringskataloget. Økonomidirektøren forklarede, at direktionen har haft helt frie hænder ved udarbejdelsen af omprioriteringskataloget. Fokus har været på strukturtilpasninger og prioriteringer. Økonomidirektøren gennemgik kataloget med henblik på mulige personalemæssige konsekvenser, men understregede samtidigt, at dette var direktionens katalog og at der ikke foreligger politiske beslutninger på nuværende tidspunkt. Der afholdes budgetseminar d. 1. september. Politikkerne har indtil d. 20. august til at komme med yderligere omprioriteringsforslag, som der vil blive regnet på. Disse beregninger vil blive præsenteret på budgetseminaret. De to medarbejderrepræsentanter, der deltog på seminaret d. 11. august er også inviteret til at deltage d. 1. september. Ledelsen afklarer programmet for dagen og afstemmer forventningerne med politikkerne vedrørende medarbejderrepræsentanternes deltagelse. Orienteringen blev taget til efterretning. 4
4. Sygefravær På hovedudvalgsmødet d. 10. februar 2011 besluttede hovedudvalget at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal evaluere den nuværende strategi og udarbejde et oplæg til hovedudvalget gående på hvordan man fremover skal håndtere sygefravær. Arbejdsgruppen skal ikke foreslå tiltag, der dikterer ny praksis for de institutioner, der allerede er i gang med projekter til nedbringelse af sygefraværet. De tiltag arbejdsgruppen foreslår, skal kunne gå ind og støtte op om den indsats, der allerede er etableret mange steder. Arbejdsgruppen holdt møde første gang d. 25. maj 2011. Og har udarbejdet et oplæg til drøftelse i hovedudvalget../. Oplæget fra arbejdsgruppen vedlægges som bilag../. Norddjurs Kommunes interne statistik for de 2 første kvartaler 2011 er vedlagt som bilag. Formanden indstiller, at oplægget drøftes. Arbejdsgruppens oplæg blev drøftet og et enigt hovedudvalg tilsluttede sig den skitserede strategi. Det blev aftalt, at der udsendes en intern pressemeddelelse om at opgaven med at nedbringe sygefraværet skal løftes i hele organisationen. Opgaven er forankret i MED-systemet. Den primære opgave ligger i de lokale MED-udvalg og ansvaret ligger ved den pågældende leder. Målet er det til hver tid gældende landsgennemsnit i kommuner pt. 5,6%. Pressemeddelelsen skal præsentere projektet og beskrive ansvarsfordelingen og opgavefordelingen på de tre MED-niveauer. Derudover skal pressemeddelelsen understrege vigtigheden af at denne opgave tages alvorligt og loyalt løftes af hver enkelt enhed. 5
5. Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 30 juni 2011 Det fremgår af statistikken, at der i perioden har været 2011 (total) 1. kvartal 2011 2. kvartal 2011 3. kvartal 2011 4. kvartal 2011 Skader 155 88 67 Sygedage 949 434 515 Tilsvarende periode i 2010 viser 2010 (total) 1. kvartal 2010 2. kvartal 2010 3. kvartal 2010 4. kvartal 2010 Skader 136 76 60 Sygedage 1032 702 330 I forhold til 2010 er der en stigning i antallet af anmeldte skader, mens sygefraværet er faldet. Faldet i sygefravær kan begrundes med, at der i den tilsvarende opgørelsesperiode for 2010 var skader med længerevarende sygdom. Opmærksomheden henledes på, at der efter statistikkens udarbejdelse er fremsendt anmeldelser, som vedrører 2. kvartal; disse vil derfor indgå i den statistik, der vedrører perioden 1. januar 30 september 2011. Det fremgår af statistikken, at der i Andet har været 79 skader; disse fordeler sig således: 1. kvartal 2011 2. kvartal 2011 3. kvartal 2011 4. kvartal 2011 Briller 9 7 Skulder 8 6 Stikskader 7 8 Hals Tandskader 2 3 Ribben 1 Sårskade 4 6
Hofte Udslæt Nakke 2 Øjenskade 1 1 Kroppen Finger 7 1 Hoved 5 1 Brok 1 Forbrænding 1 Allergi 1 1 Bækken 1 1 Ialt 44 35 Skadekategorierne ryg, psykisk og vold er under særlig bevågenhed, og anmeldte skader i perioden fordeler sig på Ryg Psykisk Vold Antal skader 23 14 13./. Arbejdsskadestatistikken for perioden 1. januar 30 juni 2011 vedlægges som bilag Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Medarbejdersiden forklarede, at man på nogle områder havde sat ekstra fokus på indberetningen af skader. Dette kommer til udtryk i statistikken ved et højere antal indberettede skader. Dette betyder ikke, at det faktuelle antal skader er steget i forhold til tidligere, men at der i dag indberettes skader, der tidligere ikke er blevet indberettet. Medarbejdersiden efterspurgte hvor arbejdsskadefolderen kunne findes. HR orienterede om, at den findes på HR-portalen under punktet arbejdsmiljø og kan rekvireres (trykt udgave) hos Claus Løvbo i direktionssekretariatet. 7
6. Arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene I henhold til Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøpolitik skal hovedudvalget årligt orienteres om arbejdsmiljøudfordringer og arbejdet med disse fra områdeudvalget. Områdeudvalgene skal indsende en arbejdsmiljørapport, der beskriver generelle udfordringer på området../. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for kultur- og udvikling vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for voksen- og plejeområdet vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for børne- og ungeområdet vedlægges som bilag./. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for handicap- og psykiatri vedlægges som bilag Formanden indstiller, at arbejdsmiljørapporterne drøftes. Korrektion admin: generelt edb-problemer. Det er ikke holdningen, at der generelt er dårlig IT. Medarbejdersiden bemærkede, at rapporterne giver udtryk for, at flere af bygningerne i Norddjurs Kommune er slidte. Medarbejdersiden udtrykte utilfredshed med disse forhold. Derudover kunne man iagttage, at der flere steder var ubalance mellem ressourcer og opgavemængde. Medarbejdersiden ønskede også, at politikkerne får rapporterne at se. I forhold til kvaliteten af de indsendte rapporter opfordres områdeudvalgene til tage arbejdet mere alvorligt. Kvaliteten af rapporterne er meget svingende. Hovedudvalget savner indblik i hvad de enkelte områder konkret gør for at løse problemerne. Hovedudvalget anbefaler, at områdeudvalgene involverer flere personer i arbejdet - evt. en arbejdsgruppe, der løbende arbejder med emnet, så udarbejdelsen af rapporten ikke sker i sidste øjeblik. Formanden sender et brev ud til områdeudvalgene og beder dem om, at prioritere arbejdet højere. 8
7. Ligestillingsredegørelsen 2010 Efter ligestillingslovens 5a skal hver kommune hvert andet år udarbejde en ligestillingsredegørelse, som skal sendes til minister for ligestilling. Der skal udarbejdes ligestillingsredegørelse i 2011, og den skal indberettes inden 1. november 2011. Formålet med kommunernes og regionernes ligestillingsredegørelser er at give borgerne indblik i ligestillingssituationen i kommunen samt i kommunalbestyrelsens indsats for at fremme ligestilling af kvinder og mænd../. Ligestillingsredegørelsen for Norddjurs Kommune for 2011 vedlægges som bilag. Formanden indstiller, at ligestillingsredegørelsen drøftes. Ligestillingsredegørelsen blev drøftet. 9
8. Frivilligt arbejde 2011 er blevet døbt et frivillighedsår. Regeringen har udarbejdet en civilsamfundsstrategi, der sætter fokus på brugen af frivillige og kommunerne har kvitteret, ved at sætte skub i brugen af frivillige. Der er med andre ord stort fokus på de politiske sider af emnet, men formanden og næstformanden er enige om, at hovedudvalget med fordel kan drøfte de personalerelaterede spørgsmål, den øgede brug af frivillige rejser, herunder bl.a. arbejdsmiljø og sikkerhed, indhentning af straffeattester/børneattester, tavshedspligt og skellet mellem ordinært arbejde og ikke ordinært arbejde. Det er centralt, at få drøftet rammer for, hvordan ansatte i kommunen og frivillige skal arbejde sammen, især i de tilfælde, hvor de arbejder side om side og hvor skellet mellem arbejdsopgaverne er flydende. Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet vejledninger fra eksempelvis KL i forhold til de personalerelaterede spørgsmål for frivilligt arbejde i kommunerne. Derfor må hovedudvalget drøfte, på hvilket niveau sådanne principper skal aftales i Norddjurs Kommune. Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter punktet. Emnet blev drøftet. Det blev foreslået, at der udarbejdes en central politik, for hvordan vi som organisation forholder os til sagen. Medarbejdersiden ønsker, at politikken skal forholde sig til bl.a. faglighed, tavshedspligt og straffeattester. Forsikringsemnet er også relevant at få belyst. Formanden og næstformanden udarbejder et oplæg til hovedudvalget. 10
9. Orientering fra ledelsen 11
10. Orientering fra medarbejderne Medarbejdersiden gør opmærksom på, at MED-aftalen skal overholdes og TR skal involveres ved ansættelse. 12
11. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som hovedudvalget mener der skal informeres om. Hovedudvalget har valgt at påtage sig en mere direkte rolle i arbejdet med at nedbringe sygefraværet. En arbejdsgruppe nedsat under hovedudvalget har udarbejdet et oplæg til hvordan opgaven skal løses. Hovedudvalget har tilsluttet sig oplægget og igangsætter hermed projektet. Der udsendes en intern pressemeddelelse om igangsættelsen af et internt projekt til nedbringelse af sygefraværet. Hovedudvalget ønsker at gøre områdeudvalgene opmærksomme på, at tage opgaven vedr. de årlige arbejdsmiljørapporter alvorligt. Kvaliteten af materialet er ikke lige godt alle steder. Hovedudvalget ønsker at det fremgår af rapporterne hvilke problemer man har identificeret, samt hvad man helt konkret har gjort for at løse dem. Folderen vedrørende håndtering og indberetning af arbejdsskader findes på HR-portalen under punktet arbejdsmiljø og kan rekvireres direkte ved Claus Løvbo, forsikringskontoret. 13
12. Møde med økonomiudvalget vedr. budget 2012 - kl. 13.00-14.00 Jf. Norddjurs Kommunes MED-aftale mødes hovedudvalget mindst en gang årligt med økonomiudvalget med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, som vedrører konsekvenser for kommunens arbejds- og personaleforhold samt orientering og drøftelse af denne aftales funktion og indhold. Formanden indstiller, at punktet drøftes Punktet blev drøftet. 14