Ledelse af borger og patientforløb på tværs af sektorer Et lederudviklingsforløb for ledere i Sundhed og Omsorg i Aarhus Kommune og ved Aarhus Universitetshospital Hold 1, 2014 LOGBOG. 2. Samling Denne logbog tilhører:
PROGRAM 2
Onsdag den 27. august 08.00 Morgenmad 08.30 Velkomst og opstart Rammesætning og forventningsafstemning Vi deler viden og erfaringer i forhold til arbejdet med prototyperne 12.00 Frokost 12.30 Feltarbejde version 2 Prototyperne testes og viden samles ind ved endnu et besøg hos en borger/patient og medarbejdere i felten 16.30 Opsamling i plenum Hvad fik vi øje på? 17.00 Egen tid 18.30 Middag 19.30 En hemmelig gæst Torsdag den 28. august 07.00- Morgenmad 08.30 Opsamling fra Nathøjskolen 09.00 Ledelse i grænselandet Forstå Nexus-effekten - i din egen afdeling/afsnit 12.00 Frokost 12.45 Nexus-effekten - i vores prototype, version 2, 3, 4? 14.30 At samle et kludetæppe 16.00 Vi slutter her og bygger videre i morgen 3
Status på prototyper og prøvehandlinger Tilsigtede/forventede værdier Forventede bivirkninger Utilsigtede merværdier Utilsigtede bivirkninger 4
Lytteniveauer Ikke hvad, men hvordan niveauer af lytning Den måde, vi er opmærksomme på det sted, hvorfra vi tænker og handler er den blinde plet på alle niveauer i samfundet. Teori U skelner mellem de forskellige måder hvorpå handling opstår og viser sig. Vi kan handle ud fra mere end ét indre sted. Problemet er, at vi ofte kun handler ud fra ét indre sted (downloading), og ikke ser og aktiverer de andre steder, vi også kunne handle ud fra. Det er ikke bare et spørgsmål om, hvad vi gør og hvorfor, men også hvordan. Awareness, attention, listening 4 niveauer; Jeg-i-mig Jeg-i-det Jeg-i-dig Jeg-i-nu Jeg projekterer. Jeg hører, hvad jeg allerede ved Kan lytte til andre Opmærksomhedsfelt ud over egne grænser Omverdensorienteret Lytte fra den andens perspektiv/ser gennem den andens øjne Lytte med sanserne Ikke hvad de gør mod os, men hvad vi gør mod os selv Nulstille viljen. Holding the space. Tillade at noget nyt opstår. Alt går langsommere. Taler ud fra det, der er ved at ske Awareness, attention, listening ikke kun på individniveau, men også på gruppeniveau. Dybden af awareness. 5
Interview med BORGER/PATIENT Formålet med interviewet er at undersøge, hvordan mødet med primær/sekundær sektor ser ud fra borgerens/patientens og frontmedarbejderens synsvinkel. Forberedelse! 10-15 minutter (i ikke-forstyrrende omgivelser) 5 min egen refleksion, derefter dele refleksioner i gruppen Gør dig bevidst, hvilke fordomme og forudfattede meninger du evt. kunne have om den person I skal interviewe og personens situation. Fokuser på formålet med interviewet Forestil dig det bedst mulige resultat af denne samtale (både for jer og den I interviewer) Visualiser den fremtid, som I ønsker at skabe (for borgeren/patienten i mødet med primær/sekundær sektor), og tænk på, hvordan denne samtale kunne blive et lille første skridt i den retning Egne refleksioner 6
Gruppens forberedende refleksioner før interview Mindset under interviewet Indstil jer på: At forholde jer åbent og nysgerrigt til den andens perspektiv At lytte med empati. Dvs. at I forsøger at leve jer ind i den andens oplevelse og virkelighed At I ikke skal forsvare jer. Tage stilling eller vurdere, hvad der er rigtigt eller forkert. Blot bruge jeres undring til at undersøge med. 7
Interview med BORGER/PATIENT (version 2) Rammesætning over for borger/patient: Hvorfor interviewer vi borgere/patienter? Hvad skal dette interview bruges til? 1. Beskriv dit første møde med os hvad gjorde indtryk? 2. Hvad synes du, vi gør særligt godt? 3. Er der noget du kunne tænke dig anderledes? Undervejs i interviewet kan I stille uddybende spørgsmål. Noter det ned, I lægger mærke til, så ordret som muligt. 8
Efter interviewet! Brug 10 minutter på at tænke over de særlige indsigter I har fået, og skriv dem ned i logbogen (brainstorm) Eftertanker borger/patient-interview 9
Interview med MEDARBEJDER Formålet med interviewet er at undersøge, hvordan mødet med primær/sekundær sektor ser ud fra borgerens/patientens og frontmedarbejderens synsvinkel. Forberedelse! 10-15 minutter (i ikke-forstyrrende omgivelser) 5 min egen refleksion, derefter dele refleksioner i gruppen Gør dig bevidst, hvilke fordomme og forudfattede meninger du evt. kunne have om den person, I skal interviewe og personens situation. Fokuser på formålet med interviewet Forestil dig det bedst mulige resultat af denne samtale (både for jer og den I interviewer) Visualiser den fremtid, som I ønsker at skabe (for borgeren/patienten i mødet med primær/sekundær sektor), og tænk på, hvordan denne samtale kunne blive et lille første skridt i den retning Vores forberedende noter 10
Gruppens forberedende refleksioner før interview Mindset under interviewet Indstil jer på: At forholde jer åbent og nysgerrigt til den andens perspektiv At lytte med empati. Dvs. at I forsøger at leve jer ind i den andens oplevelse og virkelighed At I ikke skal forsvare jer. Tage stilling eller vurdere, hvad der er rigtigt eller forkert. Blot bruge jeres undring til at undersøge med. 11
Interview med MEDARBEJDER Interviewguide 1. Hvad er din vigtigste opgave? 2. Hvordan bidrager ledere, som os, til at du kan lykkes med det? 3. Hvordan kan vi bidrage til, at du kan lykkes i endnu højere grad? 4. Hvis vi inden for de næste seks måneder skulle ændre to ting inden for dit ansvarsområde, hvilke ville så skabe flest fordele og størst effekt for dig? Undervejs i interviewet kan I stille uddybende spørgsmål. Noter det ned, I lægger mærke til, så ordret som muligt. 12
Efter interviewet! Brug 10 minutter på at tænke over de særlige indsigter I har fået, og skriv dem ned i logbogen (brainstorm) Eftertanker medarbejderinterview 13
Efter interviewene Skriv en mail til de personer, I har interviewet, hvor du takker for interviewet (12-24 timer efter interviewet). Brug anledningen til at formulere og fremhæve de vigtigste indsigter, I fik fra samtalen (1-2 sætninger). Nøglecitater Udvælg 2-3 nøglecitater af det, hver af de interviewede har sagt, som udtrykker essensen af jeres indtryk. Skriv dem op på en flip-over. Borger/patientinterview Medarbejderinterview 14
Opsamling fra Nathøjskolen Hvad har jeg hæftet mig ved fra i går? Hvad gjorde særligt indtryk? De vigtigste pointer jeg tager med mig til min daglige praksis? 15
16
Ledelse i grænselandet Nexus effekten 17
Ledelse i grænselandet 6 ledelsespraktikker Buffer: Reflectig: Commecting: Mobilizing: Weaving: Transforming: At skabe tryghed At skabe respekt At skabe tillid At skabe fællesskab At skabe oplevelse af gensidig afhængighed At genopfinde 18
Lederen i grænselandet Spørgeguide til dig og dine seks ledelsespraktikker Hvad bliver du mest optaget af, når du hører og læser om Ledelse i Grænselandet og de seks ledelsespraktikker? Ledelse af grænser 1. Buffering (Tryghed) Hvordan kan du sikre, at din gruppe har en klar følelse af identitet? At gruppemedlemmerne forstår deres rolle og ansvar, og hver især kender deres unikke bidrag til organisationens mål? Hvordan kan du skabe respekt om din gruppes grænse? Hvilke dele af kerneopgaven løser de? Hvad skal de ikke løse? Er der grænser? Hvilke gode erfaringer har du med bufferrollen? Hvad kan du udbygge i din bufferrolle i fremtiden? 19
2. Reflecting: Lederen, som skaber rammer for refleksion og respekt (Respekt) Oh Great Spirit, keep me from ever judging a man until I have walked in his moccasins Hvordan kan du hjælpe medarbejderne til at se verden fra de andres perspektiv? Hvordan kan du gøre det naturligt for dine medarbejde at dele deres perspektiver, viden og ekspertise internt og ekstern? Ledelse der skaber fælles grund 3. Conncecting (Tillid) Birds of one feather tend to flock together Hvordan kan du bygge bro mellem splittede grupper i din egen organisation og på tværs? Hvordan kan du bidrage til at udvikle mere tillid mellem dig selv, andre ledere, medarbejdere og afdelinger med meget forskellige roller, baggrund og faglighed? Hvordan kan du skabe mere tillid i relationerne til den anden sektor? Er der en bestemt person, du kan starte med at tage fat i? 20
4. Mobilizing (udvikling af fællesskab og identitet på tværs) Hvordan kan du være med til at skabe en følelse af fællesskab på tværs af sektorer? Hvordan kan du og dine medarbejdere i højere grad arbejde efter fælles mål sammen med den anden sektor? Hvordan kan du lede grupper til at føle fælles ejerskab for et større mål, der rækker udover den enkeltes (succes eller mål)? 21
Ledelse der opdager nyt land 5. Weaving (lederen skaber gensidig afhængighed) Hvordan kan du skabe dialoger på tværs, der opfordrer grupper til at være nysgerrige på hinandens praksis, løse opgaver sammen og drage fordel af hinandens forskellighed? Hvordan tackler du de konflikter og diskussioner, der opstår, når forskellige værdier, interesser og perspektiver støder sammen (f.eks. dem og os )? Hvordan tager du hånd om dig selv (psykisk, mentalt mm.), når du er i væverrollen. Hvilke gode erfaringer har du med væverrollen? Hvordan kan du udbygge væverrollen i fremtiden? 6. Transforming (lederen der genopfinder og skaber ny identitet) Hvordan kan du skabe tid og rum til at bringe flere forskellige grupper sammen for at finde nye måder at løse vores kerneopgave på? Hvordan kan du i højere grad være med til, at vi opfinder sammen med den anden sektor og andre relevante samarbejdspartnere? Når du leder i grænselandet, hvordan kan du holde alle muligheder åbne og samtidig udstikke en retning? 22
23
Vores prototype version 0.9 Med den viden og gensidig inspiration, vi har fået de seneste dage, hvor vil vi så sætte ind i, når vi udvikler vores prototype version 0.9? HVAD HAR VI HÆFTET OS VED? Status prototyper Medarbejder- og borgerinterview De seks ledelsespraktikker og nexus-effekten 24
HVAD ER INTENTIONEN MED VORES PROTOTYPE NU? HVILKE PRØVEHANDLINGER GIVER DET MENING AT SÆTTE I VÆRK? 25
HVILKE(N) MILEPÆL(E) VIL VI HAVE NÅET INDEN 3. SAMLING? HVEM, HVORDAN OG HVORNÅR? 26
PLAN 27
Vores laboratoriegruppe Medlemmerne i vores laboratoriegruppe (navn, mail, telefon) Allerede i morgen vil vi Vi mødes igen (tid og sted) Og har i øvrigt af talt, at GÅ HJEM AFPRØV OG VÆR NYSGERRIG! 28
Inddragelse af medarbejderne Min strategi og kommunikationsplan for at sikre at mine medarbejdere føler sig inddraget i arbejdet med og afprøvningen af prototyper og i udviklingsforløb i det hele taget 29
Inddragelse af min leder Hvad kan jeg med fordel inddrage min leder i? Hvad vil han/hun kunne bidrage til i forhold til prototyper, og i forhold til mit udbytte af dette ledelsesudviklingsforløb i det hele taget? Hvornår vil jeg tale med min leder om dette? 30
Eksempel på inddragelse af medarbejderne i afprøvning af prototype Der hænges 4 flip-overs op i kaffe/frokoststuen, som medarbejderne løbende kan skrive kommentarer på. Vi afprøver (i dag) Forventede fordele De styrende principper Forventede ulemper Uventede fordele Opmærksomhedspunkter Uventede ulemper 31
Inddragelse af min leder Hvad kan jeg med fordel inddrage min leder i? Hvad vil han/hun kunne bidrage til i forhold til prototyper, og i forhold til mit udbytte af dette ledelsesudviklingsforløb i det hele taget? Hvornår vil jeg tale med min leder om dette? 32
Laboratoriedag 33
Ledelsesfaglig sparring 34
Løbende refleksioner prototype og prøvehandlinger i dagligdagen Status - hvordan går det med afprøvning af prototype og prøvehandlinger? Inddragelse af leder og medarbejdere Grænsekrydsende ledelse Mødet og samarbejdet med borgeren/patienten 1. oktober 2014 35
36
37
38
39
40
41