2A Kravspecifikation 21-08-2013

2A Kravspecifikation 21-08-2013

2A.1 INTRODUKTION TIL DET ØNSKEDE SYSTEM... 3 2A.2 ARBEJDSGANGE I ADMINISTRATIONEN AF REJSER OG UDGIFTER... 4 2A.3 INTRODUKTION TIL INTEGRATIONER... 7 2A.4 FUNKTIONELLE KRAV... 9 2A.4.1 Regelgrundlag... 9 2A.4.2 Overordnede krav... 10 2A.4.3 Koncernstruktur og administrative fællesskaber... 10 2A.4.4 Roller og rettigheder... 12 2A.4.5 Generelt om dokumenter og dokumentflows... 15 2A.4.6 Sammenkobling af dokumenter... 18 2A.4.7 Forhåndsgodkendelsesdokumenter og rejsebestilling... 20 2A.4.8 Rejse-/udlægsafregning... 22 2A.4.9 Rejsedage og rejsegodtgørelser... 23 2A.4.10 Kørsler og kørselsgodtgørelser... 25 2A.4.11 Generelt om godtgørelser... 26 2A.4.12 Omkostninger... 26 2A.4.13 Tildeling af finanskonti... 28 2A.4.14 Bilagshåndtering... 29 2A.4.15 Valutahåndtering... 30 2A.4.16 Print af dokumenter... 30 2A.4.17 Adviseringer... 31 2A.4.18 EU-rejser... 32 2A.4.19 Forskud til medarbejdere... 32 2A.4.20 Søgefunktion og dokumentoversigter... 33 2A.4.21 Rapportering og statistik... 34 2A.4.22 Understøttelse af mobile platforme... 36 2A.4.23 Systemkonfiguration... 36 Side 2 af 38

2A.1 Introduktion til det ønskede system Moderniseringsstyrelsen ønsker at stille et rejse- og udlægshåndteringssystem til rådighed, der kan understøtte statslige myndigheder og statslige selvejende institutioners administration af rejser og udlæg. Systemet skal erstatte Moderniseringsstyrelsens nuværende RejsUd-løsning, der anvendes af 155 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner. I udbudsmaterialet benævnes systemet STRUHS for Statens Rejse- og UdlægsHåndteringsSystem. Dette bilag indeholder Kundens specifikation af krav til STRUHS funktion og virkemåde. Kravspecifikationen er udarbejdet i samarbejde med en tværstatslig referencegruppe, med repræsentanter fra ministeransvarsområderne, og dækker dermed de kendte forretningsmæssige behov hos de statslige myndigheder. Der efterspørges et etableret moderne standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best practice på markedet. Løsningen skal være en samlet koncernløsning til Staten, der understøtter tværgående konsolidering af administrative funktioner (fx i administrative fællesskaber), og tværgående processer på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministeransvarsområde og på tværs af ministeransvarsområder. STRUHS formål er at forenkle og digitalisere de administrative arbejdsgange forbundet med forhåndsgodkendelse af tjenesterejser/udlæg, bestilling af tjenesterejser, og den efterfølgende afregning af tjenesterejser, -udlæg, og andre udgifter afholdt i tjenesteøjemed. STRUHS skal understøtte regelsættet i Statens Rejsecirkulære, arbejdsgangene defineret som best practice for rejseadministration i staten, samt overholdelsen af gældende lovgivning om fx skatteindberetning for offentlige arbejdsgivere. Det kræves, at STRUHS: Understøtter forhåndsgodkendelse af udlæg/rejser og afsendelse af rejsebestillinger. Understøtter afregning af rejser (inkl. automatisk beregning af godtgørelser), udlæg og andre udgifter afholdt i tjenesteøjemed, herunder befordring. Understøtter et effektiv kontrol- og godkendelsesflow. Hjælper medarbejderne og ledelse med at skabe overblik over egne og organisationens rejseaktiviteter og omkostninger. Side 3 af 38

Er webbaseret, og kan tilgås af smartphones og tablets via brugergrænseflader beregnet til mobile enheder. Understøtter effektiv organisering i administrative fællesskaber såvel inden for ministerområder som på tværs af ministerområder. Integreres med en række eksterne systemer. STRUHS skal integreres med Navision Stat for opdatering af stamdata og bogføring/udbetaling af de oprettede afregninger. En række integrationer til banker, rejsebureau, taxaselskab og kørebog sikrer bl.a. overførsel af kreditkorttransaktioner, rejsekontotransaktioner, kørsler, rejsebestillinger og rejseplaner, med det formål at gøre håndtering af tjenesterejser og -udgifter så brugervenlig og automatiseret som muligt. Foruden skal der opsættes integrationer til eksport af godtgørelsesinformationer til SKAT via Staten Lønsystem, og data til statens datavarehus, ØSLDV. Det anbefales at læse Best Practice for Rejseadministration i Staten inden besvarelse af kravspecifikationen, da kravene til STRUHS tager udgangspunkt i de forretningsmæssige mål med at digitalisere rejsereglerne og giver en grundlæggende forståelse for Kundens ønsker og behov. Best Practice er vedlagt i underbilag XX, eller kan findes her: XXX. 2A.2 Arbejdsgange i administrationen af rejser og udgifter STRUHS skal kunne understøtte forhåndsgodkendelse af rejser og tjenesteudgifter, afsendelse af rejsebestilling og afregning af rejser og tjenesteudgifter: Forhåndsgodkendelse og afsendelse af bestilling: Afholdelse af tjenesterejser over 24 timer omfatter typisk forhåndsgodkendelse af selve rejseafholdelsen og de forventede udgifter, inden køb af rejsen gennemføres. Ligeledes kan større udlæg kræve forhåndsgodkendelse. Forhåndsgodkendelsen af både rejser og udlæg skal kunne ske i STRUHS (men vil ofte også ske via mere uformelle kanaler, fx mundtlig godkendelse eller pr. mail). Når en rejse forhåndsgodkendes i STRUHS skal der automatisk kunne genereres en rejsebestilling, der digitalt sendes videre med henblik på køb af rejsen, oftest via Statens Rejsebureau. Afregning af rejser og tjenesteudgifter: Ved rejseafholdelse skal den rejsende lave en rejseafregning i STRUHS, hvilket indebærer registrering, kontering og dokumentation af diverse udlæg, befordring og andre udgifter afholdt under rejsen, samt registrering af diæter. Ligeledes skal en medarbejder kunne lave en udgiftsafregning for øvrige udgifter, eller for udgifter der er afholdt i forbindelse med en rejser under 24 timer. Det kan fx være udgifter til fx mødeforplejning, Side 4 af 38

befordring, eller repræsentation. For både udgifts- og rejseafregninger gælder, at afregningerne skal sendes igennem et dokumentflow til kontrol og/eller godkendelse inden afregningen overføres til bogføring i Navision. I det følgende beskrives alle delarbejdsgangene i processen for administration og afholdelse af tjenesterejser og udgifter, samt hvordan de skal understøttes af STRUHS. I figur XX er illustreret, at indeværende udbud ikke omfatter alle dele af processen: Udbuddet og kravspecifikationen omfatter kun forhåndsgodkendelsen af rejser/udlæg og afsendelse af bestilling, samt den efterfølgende afregning og kontrol og godkendelse af tjenesteudgifterne. Selve købet af rejsen foregår typisk hos Statens rejsebureau, alt imens bogføring og betaling sker i Navision Stat: Figur XX. Forhånds- Afsendelse af Køb af Rejse-/ udgifts- Afregning af Kontrol og Bogføring og godkendelse rejsebestilling rejse afholdelse rejse/udlæg godkendelse betaling STRUHS STRUHS Det bemærkes, at selvom indeværende udbud ikke omfatter delprocesser for køb af rejser og bogføring af afregninger, så understøttes de af STRUHS gennem integration og dataoverførsel til de nævnte systemer. Forhåndsgodkendelse Forhåndsgodkendelse indebærer, at en bruger opretter et dokument i STRUHS og angiver en forventet tjenesteudgift og/eller specifikationen på en tjenesterejse og de forventede udgifter forbundet hermed, herunder fx befordring og diæter. Dokumentet afsendes til en godkender, der har til opgave at forhåndsgodkende afholdelsen af udgiften og/eller tjenesterejsen. Ved forhåndsgodkendelse af enkelte udgifter/udlæg, stopper arbejdsgangen ved godkendelsen, men ved forhåndsgodkendelse af rejser, skal STRUHS understøtte muligheden for at generere en rejsebestilling. Afsendelse af bestilling Ved forhåndsgodkendelse af tjenesterejser skal STRUHS kunne understøtte afsendelse af rejsebestilling med henblik på køb af rejsen. STRUHS skal både kunne sende en rejsebestilling direkte til Statens rejsebureau s bookingssystem, og sende en rejsebestilling pr. mail til fx en sekretær, som viderebehandler rejsekøbet. Brugeren skal kunne vælge helt at undlade at sende rejsebestillingen, såfremt rejsen fx allerede er blevet bestilt på anden vis. Side 5 af 38

Køb af rejse Køb af rejser håndteres hos rejsebureauet på baggrund af en bestilling fra STRUHS eller anden kommunikationskanal, fx telefonisk henvendelse. Ved køb af en rejse gennem rejsebureauet genereres en fil med en rejseplan, samt en følgeseddel i PDF-format, der begge sendes til STRUHS. I STRUHS skal der på baggrund af rejseplanen genereres en rejseafregning for den rejsende, alt imens følgesedlen kan vedhæftes som dokumentation. Selve købet af rejsen gennemføres således ikke i STRUHS, men STRUHS modtager rejseoplysninger fra alle køb i rejsebureauet med henblik på at lette brugerens efterfølgende afregning af rejsen. Rejse- og udgiftsafholdelse Under rejsen afholder medarbejderen omkostninger med institutionens firmakreditkort eller eget betalingsmiddel (udlæg), og afholder omkostninger til befordring ved fx kørsel i egen bil, tjenestebil eller taxa. Efterhånden som medarbejderen afholder udgifter, bliver så mange udgiftsdata som muligt importeret automatisk til STRUHS (fx transaktioner og kørsler). Medarbejderen dokumenterer løbende udlæg, fx ved at uploade billeder af kvitteringer ved hjælp af STRUHS mobilapplikation. Afregning af rejser/udlæg Brugeren afregner rejsen/udlægget ved at registrere rejsedage, befordring mv., og kontere og dokumentere alle afholdte udgifter i STRUHS. Systemet beregner eventuelle godtgørelser på baggrund af det indtastede. Brugeren sender afregningen videre i dokumentflowet til kontrol og godkendelse. Kontrol- og godkendelsesled Kontrolledet i STRUHS kontrollerer, at afregningen indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentationer, og at den lever op til institutionens og Rejsecirkulærets regler. Godkendelsesleddet godkender konteringen, udgifternes afholdelse, og den eventuelle udbetaling. Såfremt afregningen ikke kan godkendes, sendes den tilbage til forrige led med begrundelse, og kan evt. sendes igennem dokumentflowet igen efter tilretning. Først efter godkendelse i godkendelsesleddet sendes afregningen til Navision Stat til bogføring og evt. udbetaling. Bogføring og betaling I Navision Stat bogføres afregningens udgiftsposter og eventuelle godtgørelser udbetales til den rejsende. Side 6 af 38

2A.3 Introduktion til integrationer Det forventede dataflow i systemunderstøttelse er beskrevet i bilag XX og gengivet i figuren nedenfor. Dataflowet viser integrationen mellem STRUHS og de diverse systemer/instanser der sender data til eller modtages data fra. SLS: STRUHS sender oplysningspligtige informationer vedr. godtgørelser til Statens Lønsystem med henblik på indberetning af skattefri- og skattepligtige godtgørelser til SKAT. ØSLDV: Et datadump overføres til Moderniseringsstyrelsens lokale datavarehus (ØSLDV) til brug for rapportering, afstemning, etc. Navision Stat: Hver institution har egne regnskaber i Navision Stat, som er Statens regnskabssystem. STRUHS modtager stamdata fra og sender bogføringsdata til disse regnskaber. Kørselsregistrering: Fra en kørebog modtager STRUHS oplysninger om bilkørsler fx genereret vha. GPS-teknologi. I STRUHS allokeres kørslerne til de rette brugere. Taxakørsel: Fra taxiselskaber modtages oplysninger om taxakørsler betalt med Taxakort, som i STRUHS indlæses som almindelige tjenesteudgifter. I STRUHS allokeres taxakørslerne de rette brugere. Side 7 af 38

Banker: Fra banker modtages kreditkort- og rejsekontotransaktioner, som i STRUHS allokeres de rette brugere. Fra bankerne modtages også valutakurser. Rejsebureau: STRUHS skal understøtte bestillingen af rejser hos rejsebureauet og tillade rejser at blive forhåndsgodkendt og afregnet i STRUHS. Tjenesteyder kan fremlægge forslag til flow og integrationsniveauer, og på baggrund heraf selv definere hvad der modtages og afsendes til rejsebureauet. I vurderingen lægges der vægt på brugervenlighed og simple arbejdsgange. Udgangspunktet for Kundens forslag til integrationen er, at der sendes bestillinger fra STRUHS, og modtages rejseplaner og fakturaer fra rejsebureauet til brug ved afregningen af rejsen. Der sendes ligeledes brugerstamdata fra STRUHS til rejsebureauet. 2A.3.1.1 Læsevejledning Kravene i kravspecifikationen er kendetegnet ved følgende: Emneopdeling: Alle krav er emneopdelt, hvilket har til formål at forbedre læseligheden af kravene til STRUHS. Hvert emneafsnit initieres med baggrundsinformation og/eller overordnende krav til området. Ofte vil emneafsnit indeholde et åbent krav, om brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner. I løsningsbeskrivelsen bedes Tjenesteyder referere til dette krav, når der beskrives ydelser/funktioner, som der ikke er blevet stillet krav om, men som Tjenesteyder ønsker skal indgå i besvarelsen og vurderingen af systemet. Alle krav vedrører funktionaliteten i en browser, medmindre andet er angivet. Alle funktionelle krav til mobilapplikationer er kravstillet i et særskilt afsnit. Side 8 af 38

2A.4 Funktionelle krav I dette afsnit er de funktionelle krav til STRUHS specificeret. Indledningsvist er defineret de overordnede krav til systemet, de regelsæt, der ligger til grund for kravspecifikationen, samt kravene til opbygningen af en koncernstruktur og kravene til rolleopdelingen defineret baggrund af best practice for rejseadministration i Staten. Herefter følger de generelle krav til dokumentflow, forhåndsgodkendelse/bestilling og afregning i STRUHS, og kravene til de underliggende processer, der er af relevans for at kunne skabe en samlet effektiv understøttelse af administration af rejser og udlæg i Staten. 2A.4.1 2A.4.1.1.1 Regelgrundlag STRUHS skal understøtte og bistå med at sikre, at regelsættet defineret i følgende regelsamlinger overholdes: Tjenesterejsecirkulæret 1. Best Practice for Rejseadministration i Staten 2. SKAT s regler for skattefri rejsegodtgørelse 3. Persondataloven. Regnskabsbekendtgørelsen. 2A.4.1.1.2 2A.4.1.1.3 2A.4.1.1.4 2A.4.1.1.5 STRUHS skal sikre, at satser og grænseværdier fra det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære overholdes (MK) 4. STRUHS skal sikre, at oplysningspligtige informationer til SKAT indsamles og indberettes i henhold til skattelovgivningen for offentlige arbejdsgivere (MK). STRUHS skal sikre, at Persondataloven overholdes (MK). Systemet skal overholde gældende revisions- og regnskabsmæssige krav (MK) 1 Tjenesterejsecirkulæret: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=5318. Findes også i bilag XX. 2 Indsæt link til best practice, når dokumentet er blevet revideret og offentliggjort 3 SKAT s regler for skattefri rejsegodtgørelse: https://www.skat.dk/skat.aspx?oid=2064205&vid=0&lang=da. Findes også i bilag XX 4 Satsreguleringscirkulære for 2013: http://hr.modst.dk/service%20menu/love%20regler%20og%20aftaler/circular/2012/~/media/circu lar/2012/040-12.ashx. Findes også i bilag XX Side 9 af 38

2A.4.2 2A.4.2.1.1 2A.4.2.1.2 2A.4.2.1.3 2A.4.2.1.4 2A.4.2.1.5 2A.4.2.1.6 2A.4.2.1.7 2A.4.2.1.8 2A.4.2.1.9 2A.4.2.1.10 2A.4.3 Overordnede krav STRUHS skal understøtte en effektiv proces forhåndsgodkendelse af rejser og tjenesteudgifter (MK). STRUHS skal understøtte afsendelse af rejsebestillinger på baggrund af forhåndsgodkendte rejser (MK). STRUHS skal understøtte effektiv afregning af rejser og tjenesteudgifter (MK). STRUHS skal fungere som et workflowssystem, der understøtter interne kontrol-/ og godkendelsesprocedurer (MK). STRUHS skal stilles til rådighed som en hosted løsning og skal kunne tilgås via en browser (MK). STRUHS skal understøtte grænseflader der tilgås via tablets- og smartphones (PK). STRUHS skal integreres til Navision Stat (MK). STRUHS skal være opbygget som et koncernsystem for staten, så systemet understøtter effektiv organisering i administrative fællesskaber (både inden for ministerområder og på tværs) (PK) STRUHS skal sætte brugerne i stand til at udføre deres opgaver hurtigt og effektivt, herunder ved at tilbyde beslutningsstøtte og hjælp til fejlidentifikation og fejlhåndtering i dagligdagen (MK) STRUHS skal være bruger- og arbejdsmiljøvenligt, så det ikke medfører unødig belastning af brugerne, fx ved at antallet af museklik og behov for scrolling minimeres (MK) Koncernstruktur og administrative fællesskaber STRUHS skal være et koncernsystem til Staten, der gør det muligt at understøtte de stadig stigende krav til effektiv og fleksibel administration i Staten. Staten er organiseret i en række ministeransvarsområder med et centralt ministerium (departement). Hvert ministerium har hver især en række statslige institutioner og evt. selvejende institutioner under sig. Hvert ministerium og institution er en selvstændig juridisk enhed, som har et eller flere Navisionregnskaber/-bogføringskredse tilknyttet (en institution kan fx have mere end et regnskab, fordi den administrerer en tilskudsordning). Hvert regnskab kan altså betragtes som en separat organisation, der indgår i et statsligt hierarki. Det er hensigtsmæssigt, at den enkelte bruger let kan få adgang til mere end en organisation og at brugeren kan have forskellige roller i Side 10 af 38

forskellige organisationer, så administrative fællesskaber kan understøttes, uden at brugeren skal oprettes mere end en gang. Endeligt gælder det, at den hierarkiske opbygning af organisationerne skal være fleksibel og kunne ændres, så man fx let kan flytte en institution fra et ministeransvarsområde til et andet i forbindelse med en ressortændring. Organisationshierarkiet i STRUHS skal kunne styres af Moderniseringsstyrelsens globale systemadministratorer, mens tildeling af brugerrettigheder også skal kunne gennemføres af en lokal systemadministrator i de dele af organisationshierarkiet, som den lokale systemadministrator har adgang til. 2A.4.3.1.1 2A.4.3.1.2 2A.4.3.1.3 2A.4.3.1.4 2A.4.3.1.5 2A.4.3.1.6 2A.4.3.1.7 2A.4.3.1.8 En global systemadministrator skal kunne oprette, ændre og spærre organisationsenheder i STRUHS, således at de fx kan administrere oprettelsen af en ny institution eller sammenlægning af to institutioner (PK). En global systemadministrator skal kunne opsætte og ændre den hierarkiske struktur for organisationsenhederne i STRUHS, således at de fx kan administrere flytningen af en institution til et andet ministeransvarsområde (PK). En bruger skal kunne tildeles systemroller til en, flere eller alle organisationer der er oprettet i STRUHS, på den samme brugerprofil, således at en bruger fx kan være kontrollant for alle institutioner under et givent ministeransvarsområde (ØK). En bruger skal kunne tildeles forskellige systemroller i forskellige organisationer, på den samme brugerprofil, således at en bruger fx kan være godkender i én institution og kontrollant i en anden institution (ØK). En bruger med systemroller i flere forskellige organisationsenheder skal kunne behandle data på tværs af organisationsenhederne, så en bruger fx kan trække rapporter for et helt ministeransvarsområde (ØK). Når en bruger med systemroller i flere organisationer logger sig ind, skal alle brugerens dokumenter i alle organisationer vises på brugerens forside, så brugeren fx ikke skal vælge hver enkelt organisation for at se brugerens igangværende dokumenter i den enkelte organisation (PK). Det skal være tydeligt for en bruger i hvilken organisation data er placeret, så det fx er tydeligt for brugeren, hvor brugeren er i gang med at oprette eller godkende en afregning (ØK). En bruger med tilstrækkelige rettigheder skal kunne flytte transaktionsdata fra en organisation til en anden, fx flytte kreditkorttransaktioner fra en institution til en anden, såfremt disse skulle være blevet fejlafsendt (ØK). Side 11 af 38

2A.4.4 Roller og rettigheder En brugers rettigheder i STRUHS kan inddeles i tre typer af rettigheder: Adgangsrettigheder vedrører retten til at kunne tilgå en specifik organisation, fx at kunne tilgå en specifik institution eller alle institutioner under et ministeransvarsområde. Adgangsrettighederne ligger i forlængelse af STRUHS som værende et koncernsystem og kravene hertil er beskrevet i forrige afsnit. Funktionsrettigheder vedrører retten til at udføre en specifik funktion, fx kontrol eller oprettelse af dokumenter, i de organisationer, brugeren kan tilgå. Funktionsrettigheder understøtter funktionsadskillelsen i administrationen af rejse og udlæg. I STRUHS skal en systemrolle danne rammen om et givet sæt af funktionsrettigheder. Nedenfor er beskrevet de funktionsroller, der i denne kravspecifikation opereres med, efterfulgt af krav til systemroller og generel brugeradministration. Global Systemadministrator Den globale systemadministrator for STRUHS er placeret i Moderniseringsstyrelsen og har adgangsrettigheder til hele STRUHS. Den globale systemadministrator har til opgave at oprette, vedligeholde og administrere organisationer og organisationshierarkiet i STRUHS, at oprette lokale administratorer og evt. at oprette, vedligeholde og administrere roller, og globale konfigurationer i STRUHS. Den globale systemadministrator skal desuden have mulighed for at supportere STRUHS jf. bilag XX Drift, vedligeholdelse og support. Lokal Systemadministrator Den lokale systemadministrator har adgang til en eller flere organisationer i STRUHS. Den lokale systemadministrator har, for de pågældende organisationer, til opgave at vedligeholde og tildele rettigheder samt at administrere lokale konfigurationer. Rejsende Den rejsende er en ansat, der benytter STRUHS til at få forhåndsgodkendt og bestilt kommende tjenesterejser og udlæg. Den rejsende benytter ligeledes STRUHS til at registrere, kontere og dokumentere alle afholdte tjenesterejser og -udlæg, og til at få beregnet og indberettet godtgørelser. Side 12 af 38

Kontrollant Kontrollantens rolle er at kontrollere, at rejsereglerne er overholdt og at der er vedlagt nødvendig dokumentation. Kontrollants ansvar er altså at sikre, at den rejsende har lavet en rejsepolitisk rigtig rejseafregning. Derved skal den endelige godkender kun tage stilling til afholdelsen af udgiften i forhold til det aftalte budget og om konteringen er korrekt. Godkender Godkenderen har det overordnede ansvar for budgetrammen for området/institutionen. Godkenderen skal godkende udgifter og rejser i forhold til det aftalte budget og sikre, at konteringen er korrekt. Det er institutionens ansvar at sikre, at den rejseafregning, som sendes til bogføring, er rigtig, idet der i Navision Stat ikke føres kontrol før bogføring. Sekretær Selvom det er best practice, at brugerne selv bestiller/afregner i STRUHS, skal sekretærer kunne håndtere rejseadministrationen på vegne af specifikke rejsende eller alle rejsende i en institution. Bruger med læseadgang En bruger med læseadgang til STRUHS skal fx trække rapporter og gennemgå konteringen og dokumentationen af afregninger. Typisk benyttes læseadgangen af regnskabsmedarbejdere, controllere og revisorer. STRUHS skal indeholde systemroller, som understøtter ovenstående funktionsroller. Det er ikke et krav, at systemrollerne er identiske med ovenstående funktionsroller, men det gælder, at systemrollerne skal dække funktionsrollernes arbejdsopgaver, på en måder der er i overensstemmelse med best practice, revisions- og sikkerhedshensyn. Det noteres, at globale og lokaleadministratorer fremover benævnes systemadministratorer, dvs. at der ved kravsætning til, hvad en systemadministrator skal kunne, henvises til, at globale og lokale administratorer skal kunne udføre funktionen inden for de organisatoriske enheder, de har rettigheder til at tilgå. I tilfælde af, at der henvises til kun fx globale administratorer, vil dette fremgå af kravet. 2A.4.4.1.1 STRUHS skal indeholde systemroller, som understøtter en enkelt og/eller en kombination af funktionsrollerne beskrevet ovenfor: Global systemadministrator, lokal systemadministrator, rejsende, kontrollant, godkender, sekretær, og bruger med læseadgang (PK) Side 13 af 38

2A.4.4.1.2 2A.4.4.1.3 2A.4.4.1.4 2A.4.4.1.5 2A.4.4.1.6 2A.4.4.1.7 Systemadministratorer skal kunne oprette, slette og redigere systemroller i STRUHS, således at de fx selv kan definere, hvilken sammensætning af rettigheder der skal udgøre en systemrolle (ØK). Systemadministratorer skal kunne redigere en brugers systemrolle, således at de fx kan tildele en bruger en kontrollantrolle (MK). En bruger skal kunne have flere funktionsrettigheder i STRUHS, således at brugeren fx både kan have rettigheder som rejsende og som kontrollant (MK). STRUHS skal understøtte gruppering af brugerprofiler inden for organisationen, således at medarbejderes kan grupperes i persongrupper efter afdeling/kontor, til brug i fx statistikudtræk og opsætning af dokumentflow (ØK). STRUHS skal understøtte opdeling af brugerprofiler i interne medarbejdere og udenlandske ansatte, således at der kan differentieres mellem dem, der skal have indberettet godtgørelser til SKAT via Statens Lønsystem, og dem der ikke skal (PK). Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere opdelinger, som STRUHS understøtter ved håndteringen af roller og rettigheder (PK). Se desuden afsnit XX for krav til brugeradministrationen i STRUHS. 2A.4.4.2 Stedfortrædere Når en bruger er på ferie, har orlov eller er sygemeldt, kan det være nødvendigt at en anden bruger får rettigheder til at løse den første brugers opgaver i STRUHS. En sekretær vil også skulle oprette afregninger på vegne af rejsende i en institution. STRUHS skal have en stedfortræderfunktionalitet, så en brugers rettigheder og opgaver let kan håndteres af en anden bruger i en kortere eller længere periode. 2A.4.4.2.1 2A.4.4.2.2 2A.4.4.2.3 STRUHS skal understøtte en stedfortræderfunktion, således at der kan gives autorisation til en bruger om at udføre en anden brugers opgaver (MK). En bruger der er udpeget som stedfortræder, skal overtage de roller og rettigheder, som den person vedkommende er stedfortræder for, er tildelt (ØK). Mens stedfortræderfunktionen er slået til, skal stedfortræderen modtage alle dokumenter og adviseringer, der sendes til den person vedkommende er stedfortræder for, og allerede allokerede dokumenter skal være tilgængelige for stedfortræderen (ØK). Side 14 af 38

2A.4.4.2.4 2A.4.4.2.5 2A.4.4.2.6 2A.4.4.2.7 2A.4.5 Det skal være tydeligt for en stedfortræder, hvornår han behandler egne dokumenter, og hvornår han behandler dokumenter på vegne af en anden bruger (PK). Brugeren skal kunne tildele og fjerne stedfortræderrettigheder for sig selv, således at han fx selv kan udpege sin stedfortræder (ØK). Den lokale systemadministrator skal kunne tildele og fjerne stedfortræder rettigheder for brugere (ØK). Der skal kunne angive en start- og en slutdato for gyldighedsperioden for hvornår en given bruger må optræde som stedfortræder (ØK). Generelt om dokumenter og dokumentflows STRUHS skal understøtte institutioners administration af rejser og udlæg. Dette indebærer som tidligere beskrevet arbejdsgange forbundet med dels forhåndsgodkendelse af tjenesterejser/udlæg og dels afregningen af afholdte tjenesterejser/udlæg. Administrationen indebærer desuden arbejdsgange forbundet med at overholde kontrol- og godkendelsesprocedurer af de forventede og afholdte udgifter. STRUHS skal understøtte arbejdsgangene ved at lade brugerne oprette forhåndsgodkendelses- og afregningsdokumenter, hvori tjenesterejse- og udlægsoplysninger kan registreres. Foruden skal STRUHS understøtte et dokumentworkflow, hvor dokumenterne kan sendes igennem til behandling hos kontrollanter og godkendere. I dette afsnit er beskrevet en række generelle krav til brugeres anvendelse af STRUHS. Indledningsvis er beskrevet de overordnede krav til visning af dokumenter, krav til dokumentflowet, samt generelle krav til behandling af dokumenter. I det efterfølgende afsnit specificeres de konkrete krav til forhåndsgodkendelses- og afregningsdokumenter, og til de underliggende processer, herunder beregning af godtgørelser, registrering af omkostninger, kontering, mv. Dokumenter tilhørende en rejsende (uanset om en anden person har oprettet dokumentet på deres vegne, og uanset type) betegnes egne dokumenter. 2A.4.5.1.1 2A.4.5.1.2 Brugeren skal let kunne danne sig et overblik over alle egne dokumenter i STRUHS, således at der i listeform fx både kan ses dokumenter der ligger i udkast og tidligere, færdigbehandlede dokumenter (PK) Brugeren skal tydeligt kunne identificere igangværende dokumenter, der kræver behandling af brugeren, og det skal være tydeligt for brugeren hvad handlingen skal være, fx ved visning af en listeform med dokumenter opdelt efter status, og hvilken organisationsenhed dokumentet tilhører (PK). Side 15 af 38

2A.4.5.1.3 2A.4.5.1.4 2A.4.5.1.5 2A.4.5.2 Brugeren skal i listeformer kunne danne sig et overblik over dokumenters mest relevante indhold, således at dokumentet ikke skal åbnes uhensigtsmæssigt ofte. Fx skal vigtigste økonomiske tal, sidst skrevne kommentar i dokumentet, foruden personoplysninger, status og organisationstilknytning vises i oversigten (ØK). Kun de dokumenter, som ens brugerprofil giver adgang til, skal være synlige i systemet (ØK). Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle yderligere brugervenlighedstiltag som har til formål at give brugerne et overblik over egne dokumenter og dokumenter til behandling i STRUHS (PK). Opsætning af dokumentflow Et centralt formål med digitaliseringen af administration af rejser og udgifter er overholdelsen af kontrol- og godkendelsesprocedurer og at opnå et effektivt og dokumenterbart workflow, der sikrer en overskuelig arbejdsproces for alle parter involveret i oprettelsen og viderebehandling af dokumenter i STRUHS. I opsætning af et dokumentflow skal der navnlig tages stilling til hvor mange personer der skal gennemgå et dokument før det er færdigbehandlet i STRUHS. Dokumenter til forhåndsgodkendelse sendes typisk igennem to led et oprettelsesled og et godkendelsesled, alt imens dokumenter til afregning af rejser/tjenesteudgifter typisk sendes igennem tre led et oprettelsesled, et kontrolled og et godkendelsesled. I dokumentflowet skal det desuden defineres, hvem der har ansvaret for fx at kontrollere og godkende et dokument oprettet af en given bruger, således at det for hver bruger er defineret, hvem der viderebehandler deres dokument, når de sender det i dokumentflow. 2A.4.5.2.1 2A.4.5.2.2 2A.4.5.2.3 2A.4.5.2.4 STRUHS skal fungere som et workflowssystem, der understøtter et dokumentflow baseret på interne kontrol-/ og godkendelsesprocedurer (MK). Systemadministratorer skal kunne opsætte dokumentflow for alle brugere i STRUHS (ØK). Systemadministratorer skal nemt kunne opsætte et dokumentflow til en gruppe af brugere, fx ud fra afdeling/kontor, således at det fx kan defineres en fast godkender for alle brugere, der i deres brugerprofil er sat op til at tilhøre en given afdeling/kontor. Systemadministratorer skal kunne opsætte dokumentflow ud fra dokumenttype, således at dokumentflowet kan afvige alt efter om der er tale om en forhåndsgodkendelse eller en afregning (ØK). Side 16 af 38

2A.4.5.2.5 2A.4.5.2.6 2A.4.5.2.7 2A.4.5.2.8 2A.4.5.2.9 2A.4.5.2.10 2A.4.5.2.11 2A.4.5.2.12 2A.4.5.3 Systemadministratorer skal nemt kunne opsætte antallet af led i et dokumentflow, dvs. hvor mange led et dokument skal sendes igennem, før det er færdigbehandlet. Fx skal en systemadministrator kunne definere, om dokumentopretter kun skal sende et dokument til godkendelse før det er færdigbehandlet, eller om det først skal sendes til kontrol (PK). Systemadministratorer skal nemt kunne opsætte, hvem der har ansvaret for et led i et dokumentflow, fx hvilken bruger et dokument skal sendes til kontrol hos (ØK). Systemadministratorer skal nemt kunne opsætte, at flere personer kan have ansvaret for et led i dokumentflowet, således at dokumentet blot skal behandles af én af de angivne. Dette er fx hensigtsmæssigt ved administrative fællesskaber, hvor en større gruppe af personer vil skulle gives rettigheder til fx at kontrollere dokumenter for alle brugere i en given organisation (PK). Systemadministratoren skal kunne opstille krav pr. organisationsenhed om, at én bruger ikke kan sende et dokument igennem hele dokumentflowet, uanset om brugerens systemrolle tillader dette (PK). STRUHS skal understøtte muligheden for opsætning af alternativt dokumentflow for afregningsdokumenter, det er knyttet til et forhåndsgodkendelsesdokument, således at en godkender ikke skal godkende samme udgift/rejse to gange. Fx skal det være muligt at genanvende godkendelsen af en forhåndsgodkendt rejse, hvor afregningen af samme rejse ikke eller kun delvist afviger fra det forhåndsgodkendte, fx ud fra parametre som kontering, max pris, mv. (PK). STRUHS skal understøtte mulighed for opsætning af alternativt dokumentflow for dokumenter, der overstiger en brugers prokuragrænser, således at et dokument fx ikke sendes til en godkender, der ikke har den nødvendige prokura (ØK). STRUHS skal understøtte mulighed for at opsætning af redigeringsrettigheder pr. led i dokumentflowet, således at et godkendelsesled kan opsættes til fx ikke at have rettigheder til at ændre et dokuments rejseoplysninger eller kontering, men kun at afvise, videresende eller godkende det (PK). Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner, som opsætning af dokumentflowet understøtter (PK). Dokumentflow STRUHS skal understøtte en effektiv behandling af dokumenter og sikre en smidig afsendelse af dokumenter gennem det opstillede dokumentflow for brugerne af systemet. STRUHS skal understøtte tilbageløb og afvigelser i dokumentflowet, således at der sikres en fleksibel proces for behandling af dokumenter. Side 17 af 38

2A.4.5.3.1 2A.4.5.3.2 2A.4.5.3.3 2A.4.5.3.4 2A.4.5.3.5 2A.4.5.3.6 2A.4.5.3.7 2A.4.5.3.8 2A.4.6 En brugers dokumenter skal som standard sendes igennem det dokumentflow, som er opsat af systemadministratoren (ØK). STRUHS skal understøtte mulighed for, at brugeren afviger fra det forudbestemte dokumentflow, således at der fx kan vælges en anden kontrollant/godkender end den forudbestemte (ØK). STRUHS skal understøtte mulighed for, at brugeren afviger fra det forudbestemte antal led i dokumentflowet, således at et dokument fx kan sendes mellem den rejsende og en sekretær, inden det sendes videre til kontrol og godkendelse (PK). Brugeren skal kunne videresende et dokument i dokumentflowet uden at åbne dokumentet, fx skal en kontrollant kunne sende dokument videre direkte fra listeformen (ØK) STRUHS skal understøtte afvisning af et dokument og tilbagelevering til første eller forrige led, således at fx en kontrollant kan sende dokumentet tilbage til en bruger (ØK). Ved afvisning af et dokument skal STRUHS understøtte muligheden for at informere om årsagen til afvisningen, fx ved at indtaste en kommentar til dokumentet (ØK). Kun relevante brugere må kunne vælges ved videresendelse af dokumenter, så det fx ikke er muligt at sende et dokument til godkendelse hos en bruger der er spærret, ikke har godkenderrollen, eller som ikke har tilstrækkelig prokura til at godkende et dokument (PK). Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner, som STRUHS understøtter ved afsendelse af et dokument gennem dokumentflowet (PK). Sammenkobling af dokumenter Når en rejse forhåndsgodkendes og afregnes gennem STRUHS er det hensigtsmæssigt at kunne sammenkoble de to dokumenter med henblik på sammenligning af de budgetterede og afholdte udgifter, forsimpling af dokumentflowet eller blot for nem reference. I andre tilfælde vil det være hensigtsmæssigst at sammenkoble to eller flere afregningsdokumenter i forbindelse med afregning af fx forsinkede kreditkorttransaktioner eller kreditnotaer, som hører til transaktioner, der afregnet i et tidligere afregningsdokument. 2A.4.6.1.1 STRUHS skal understøtte sammenkobling af dokumenter, således brugeren kan registrere at et dokument har forbindelse til et andet dokument i systemet (PK). Side 18 af 38

2A.4.6.1.2 2A.4.6.1.3 2A.4.6.1.4 2A.4.6.1.5 2A.4.6.1.6 2A.4.6.2 Brugeren skal i alle led i dokumentflowet og i listeformer kunne se, at et dokument er sammenkoblet til et andet (ØK). Brugeren skal kunne åbne et dokuments sammenkoblede dokument direkte, fx via et link i dokumentet, således at brugeren nemt kan tilgå det sammenkoblede dokument (ØK). Ved sammenkobling af dokumenter skal dokumentoplysninger, skal brugeren kunne vælge at overføre rejseoplysninger, kontering mv. fra det tidligere til det seneste dokument, således at brugeren ikke skal genindtaste oplysningerne (PK). Ved sammenkobling af et forhåndsgodkendelses- og et afregningsdokument, skal STRUHS vise en sammenligning mellem de forventede udgifter, rejsedage, mv. angivet i forhåndsgodkendelsesdokument og de afholdte udgifter, rejsedage mv. registreret i rejseafregningen. Sammenligningen skal bruges af fx godkendere, så de kan danne sig et overblik over afvigelser (ØK). Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner, som STRUHS understøtter i sammenkoblingen af dokumenter (PK). Kopiering af dokumenter og skabelonopsætning Mange rejsende afholder gentagne rejser med samme destinationer. Der er behov for en funktion, der tillader den enkelte bruger at kopiere egne tidligere dokumenter, således at rejseoplysninger, kontering mv. bliver overført til et nyt. Dog uden at sammenkoble de to dokumenter. Formålet er at begrænse det antal oplysninger brugeren skal indtaste, når der håndteres dokumenter, der ligner brugerens tidligere oprettede dokumenter. Mange institutioners ansatte rejser til de samme destinationer gentagne gange, fx ved rejser til og fra Bruxelles. Institutionen skal kunne oprette en dokumentskabelon for sådanne gentagne rejser, som udfyldes med prædefinerede rejseoplysninger og kontering, således at brugerne kan kopiere skabelonen. Formålet er dels, at begrænse det antal oplysninger brugeren skal indtaste, dels at et dokument er forhåndsudfyldt med korrekte oplysninger. Kopifunktionen skal kunne bruges ved både forhåndsgodkendelses- og afregningsdokumenter. 2A.4.6.2.1 2A.4.6.2.2 STRUHS skal understøtte kopiering dokumenter, således at gamle dokumenters rejseoplysninger, kontering, mv. overføres til et nyt. (ØK). En lokal administrator skal kunne oprette en skabelon for dokumenter, der indeholder rejseoplysninger, kontering, mv., for ofte foretagne rejser i en institution, således at brugerne kan vælge skabelonen kopiere indholdet til et nyt dokument (ØK). Side 19 af 38

2A.4.6.2.3 2A.4.6.3 Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner, som STRUHS understøtter ved kopiering af skabeloner og tidligere dokumenter (PK). Samtidige adgange til et dokument Det kan ske, at to eller flere brugere forsøger at tilgå et dokument samtidigt. Det kan i nogle tilfælde være acceptabelt, fx i forbindelse med en supportsag. Men det skal ikke være muligt, at to brugere forsøger at redigere de samme dele af et dokument simultant. 2A.4.6.3.1 2A.4.6.3.2 2A.4.6.3.3 2A.4.7 Hvis mere end en bruger forsøger at åbne og/eller redigere et dokument på en gang, skal STRUHS sikre hensigtsmæssig afgrænsning af muligheden for at redigere dokumentet, så den ene brugeres arbejde i dokumentet ikke kan påvirke den anden brugers arbejde i dokumentet uhensigtsmæssigt (PK) STRUHS skal automatisk gøre en bruger opmærksom på, hvis brugerens rettigheder, til at redigere et specifikt forretningsdokument, er begrænset som følge af at en anden bruger anvender dokumentet (ØK) Tjenesteyder bedes beskrive, hvilke eventuelle brugervenlighedstiltag eller yderligere funktioner, som STRUHS benytter ved håndtering af samtidige adgange til et dokument (PK). Forhåndsgodkendelsesdokumenter og rejsebestilling I dette afsnit defineres de overordnede krav til forhåndsgodkendelser og den efterfølgende rejsebestilling. Ved afholdelse af tjenesterejser er forhåndsgodkendelse af rejseafholdelsen og dertilhørende udgifter en del af best practice for rejseadministration i Staten. STRUHS skal understøtte en standardiseret og veldokumenteret arbejdsgang for forhåndsgodkendelse af rejser og udgifter, og understøtte afsendelse af en rejsebestilling på baggrund af rejsespecifikationen for en forhåndsgodkendt rejse. Forhåndsgodkendelse og bestilling af en rejse sker på baggrund af den rejsendes oprettelse af et dokument i STRUHS med specificering af bl.a. formålet med en rejse, dato og tidspunkt for rejsen, destination, overnatningsforhold, specielle ønsker til rejsen og opholdet, og forventede udgifter. Rejsespecifikationen kan være mere eller mindre detaljerig, afhængig af om STRUHS fx understøtter integration til rejsebureauets bookingsystem, så specifikke rejseafgange og hotelværelser kan vælges af den rejsende, således at prisen til godkendelse også bliver mere nøjagtig. Selve købet af rejsen sker uden om STRUHS. I forlængelse heraf er det nødvendigt, at STRUHS sender en rejsebestilling videre på baggrund af rejsespecifikationen for en forhåndsgodkendt rejse. Rejsebestillingen kan Side 20 af 38

sendes pr. mail til fx institutionen rejseteam, og/eller sendes som XML-fil direkte ind i rejsebureauets bookingsystem til videre behandling. Det bemærkes, at kravene i dette afsnit og bilag XX om integration til rejsebureauet er baseret på Kundens forslag til flowet mellem STRUHS og rejsebureauet. Tjenesteyder kan fremlægge forslag til alternative eller udvidede integrationssnitflader og -niveauer. I vurderingen lægges der vægt på brugervenlighed og simple arbejdsgange. Kravene i dette afsnit om forhåndsgodkendelsesdokumenter, skal ses i forlængelse af de generelle krav til dokumenter og dokumentflow i STRUHS beskrevet i de foregående afsnit. 2A.4.7.1.1 2A.4.7.1.2 2A.4.7.1.3 STRUHS skal understøtte en effektiv proces for forhåndsgodkendelse af forventede tjenesteudgifter og tjenesterejser (MK). STRUHS skal understøtte afsendelse af rejsebestilling med henblik på køb af rejse uden for STRUHS (MK). STRUHS skal sætte brugerne i stand til at håndtere forhåndsgodkendelsesdokumenter hurtigt og effektivt, og sikre bruger- og arbejdsmiljøvenlighed, fx ved at ved at begrænse antallet af museklik og behov for scrolling (MK) Se mere om registrering og beregning af befordring og diæter i krav XX. 2A.4.7.1.4 2A.4.7.1.5 2A.4.7.1.6 2A.4.7.1.7 2A.4.7.1.8 Brugeren skal kunne angive forventede/estimerede beløb for fremtidige udgifter, herunder eventuelle rejsedage og kørsler, således at STRUHS på baggrund heraf kan beregne de samlede udgifter forbundet med rejsen (ØK). Brugeren skal kunne angive specifikationen på en rejse, fx formålet med rejsen, dato og tidspunkt for rejsen, afrejse- og destinationsland og by, overnatningsforhold, mv., således at dokumentet danner grundlag for bestilling af en rejse (PK). Systemadministratorer skal kunne opsætte forhåndsdefinerede tilvalgsparametre, som brugeren kan vælge ved bestilling af rejser, fx ønske om billettype, udlejningsbil, etc. (ØK). Brugeren skal kunne angive bonusrejseoplysninger (ledige point til bonusprogram), således at der på vegne af den rejsende kan bestilles bonusbilletter. Yderligere bonusprogramoplysninger (herunder navn på bonusprogram og adgangskode) bør hentes fra brugerprofilen (ØK). Brugeren skal forhindres i kunne oprette forhåndsgodkendelsesdokumenter for rejser med datoer, der ligger tilbage i tiden (ØK). Side 21 af 38

2A.4.7.1.9 2A.4.7.1.10 2A.4.7.2 STRUHS skal understøtte bestilling af enkeltvejsrejser (dvs. uden returdato), således at muligheden for og kravet om angivelse af returrejsedato ophæves (ØK). STRUHS skal gøre det så brugervenligt som muligt at generere og afsende forhåndsgodkendelsen og bestillingen. Tjenesteyder bedes specificere eventuelle yderlige funktioner, der understøtter en effektiv arbejdsgang for forhåndsgodkendelse af rejser/udgifter, herunder eventuelle udvidede integration til rejsebureauets bookingssystem (PK). Efter forhåndsgodkendelse Når et forhåndsgodkendelsesdokument er blevet godkendt, skal STRUHS notificere brugeren om godkendelsen, og give mulighed for at sende dokumentets rejseoplysninger videre som en rejsebestilling, således at der på baggrund heraf kan foretages et køb af en rejse uden om STRUHS. 2A.4.7.2.1 2A.4.7.2.2 2A.4.7.2.3 2A.4.7.2.4 2A.4.7.2.5 2A.4.8 Ved godkendelse af et forhåndsgodkendelsesdokument, skal STRUHS kunne advisere dokumentopretteren om godkendelsen, fx ved at sende en mail til brugeren, således at de bliver informeret om/får bekræftet, at rejsen er godkendt (ØK). Ved godkendelse af et forhåndsgodkendelsesdokument, skal STRUHS kunne sende en e-mail med alle indtastede og relevante rejseoplysninger til en eller flere på forhånd defineret mailadresser, således at mailen fungerer som rejsebestilling. Mailen vil typisk blive sendt til et rejseteam eller en sekretær, der håndterer den videre administration og køb af rejsen (MK). Brugeren skal kunne se og redigere de mailadresser, bestillingen bliver sendt til (ØK). Ved godkendelse af et forhåndsgodkendelsesdokument, skal STRUHS kunne sende alle indtastede og relevante rejseoplysninger til Statens rejsebureaus bookingssystem i en XML-fil, således at der kan oprettes et udkast til en rejsebooking på baggrund af rejseoplysningerne. Se bilag XX for formatbeskrivelse og yderlige information om dataoverførslen (PK). Ved godkendelse af et forhåndsgodkendelsesdokument, skal brugeren kunne vælge om og hvordan forhåndsgodkendelsesdokument skal videresendes. Således skal brugeren kunne vælge om dokumentet skal sendes som bestilling pr. mail og/eller som XML-fil til indlæsning i rejsebureauets bookingssystem. Brugeren skal også kunne vælge ikke at sende en bestilling på baggrund forhåndsgodkendelsesdokument, fx hvis rejsen ad omveje allerede er blevet bestilt, eller hvis der forhåndsgodkendelsesdokumentet kun indeholder udgifter (PK). Rejse-/udlægsafregning Side 22 af 38

2A.4.8.1.1 2A.4.8.1.2 2A.4.8.1.3 2A.4.8.1.4 STRUHS skal understøtte en effektiv proces for afregning af rejser og tjenesteudgifter, herunder beregning af diæter og godtgørelser jf. Rejsecirkulæret (MK). STRUHS skal kunne oprette en rejseafregning for en bruger på baggrund af rejseoplysninger modtaget fra rejsebureauet, således at brugeren ikke skal indtaste rejsedata ind manuelt. Se detaljer om integration til rejsebureauet i bilag XX (MK). STRUHS skal vise en oversigt over konteringen af dokumentets omkostningsposter som de bliver overført til Navision, således at det kan kontrolleres, at der sikres et sammenlignelighedsgrundlag ved afstemning med det overførte til Navision (ØK). STRUHS skal understøtte opdeling af rejseafregninger ud fra rejsetypen (ØK). Følge rejsetyper er standard: Indland Udland Rådet med refusion Kommissionen med refusion Formålet er at kunne kategorisere og lave udtræk på rejsetyper (se mere i krav XX), og kunne understøtte alternativ kontering på baggrund af rejsetype (se mere i krav XX). Rejsetype kan eksempelvis håndteres som en dimension i institutionens dimensionskontoplan. 2A.4.8.1.5 2A.4.9 Systemadministratorer skal kunne konfigurere rejsetyper, således at både antallet og navnene på rejsetyperne kan variere organisation til organisation (ØK). Rejsedage og rejsegodtgørelser I forlængelse af kravet om, at STRUHS skal håndtere tjenesterejser, stilles der krav til beregning af diæter og godtgørelser ved både forhåndsgodkendelsesog afregningsdokumenter: STRUHS skal understøtte beregning af time- /dagpenge, procentgodtgørelse og udokumenteret nattillæg på baggrund af antallet af brugerens angivelse af rejsedage, overnatningsforhold og antallet af gratis måltider på tjenesterejsen. 2A.4.9.1.1 STRUHS skal kunne håndtere udregning og afregning af godtgørelser for måltider og lignende (MK). I rejsecirkulæret er defineret følgende godtgørelsesformer: Refusion mod dokumentation Side 23 af 38

Refusion mod dokumentation samt ydelse af procentgodtgørelse Udbetaling af time-/dagpenge 2A.4.9.1.2 2A.4.9.1.3 2A.4.9.1.4 2A.4.9.1.5 Systemadministratorer skal kunne konfigurere godtgørelsesformer, således at både antallet og navnene på godtgørelsesformerne kan variere fra organisation til organisation (ØK). Beregning af godtgørelse skal ske under hensyn til brugerens registrering af godtgørelsesform, måltidsfradrag på rejsen, overnatningsforhold, destination og antallet af rejsedage og -timer, samt de til enhver tid gældende godtgørelsessatser (MK). STRUHS skal understøtte beregning af danske og grønlandske rejseregler (PK). STRUHS skal understøtte nem og hurtig udfyldelse af grundlaget for godtgørelsesberegningen, fx med udgangspunkt i standardværdier fra brugerens brugerprofil, sidst benyttede værdier, osv. (PK). 2A.4.9.1.6 Brugeren skal kunne få udbetalt nedsat godtgørelsesbeløb efter d. 28. tjenesterejsedag jf. de særlige regler for udstationering (MK). 2A.4.9.1.7 2A.4.9.1.8 2A.4.9.1.9 2A.4.9.1.10 2A.4.9.1.11 2A.4.9.1.12 Brugeren skal kunne foretage periodevis afregning af godtgørelser ved udstationeringer, fx ved at gøre det muligt at oprette et dokument, der fra dag 1 opererer med nedsat godtgørelsesbeløb (i stedet for efter d. 28. dag) (ØK). Brugeren skal nemt kunne registrere rejsedage som privat del tjenesterejsen Private rejsedage som del af en tjeneste forekommer, når medarbejderen tager af sted tidligere end tjenesterejsen starter, hjemrejser senere end tjenesterejsen formelt slutter, eller afholder private rejsedage midt i tjenesterejsen (PK). STRUHS skal ikke beregne godtgørelser for dage, der er registreret som private dele af tjenesterejsen (ØK). Brugeren skal nemt og hurtigt kunne registrere antallet af gratis måltider pr. rejsedag, fx ved at registrere måltider fra en samlet oversigt over rejsedage (PK). Brugeren skal notificeres såfremt registreringen af måltidsfradrag ikke stemmer overens med rejsens start-/slutklokkeslæt, fx hvis der på en rejsedag er registreret aftensmadsfradrag, selvom den slutter om eftermiddagen (ØK). Systemadministratorer skal kunne angive en standardopsætning for gratis måltider pr. dag, så rejsedage som standard kun indeholder fx et gratis morgenmadsmåltid, og der således som standard registreres måltidsfradrag for frokost og aftensmad, medmindre brugeren ændrer dette (ØK). Side 24 af 38